MBO_Kỹ năng tổ chức công việc_dành cho chủ doanh nghiệp_DH Kinh tế quốc dân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Chuyên đề Quản trị theo mục tiêu - MBO Tổ chức công việc TS Vũ Trọng Nghĩa ThS Nguyễn Thu Hà TS Vũ Trọng Nghĩa Khái niệm • Theo nghĩa rộng: tổ chức q trình xác định cơng việc cần phải làm phân công cho đơn vị cá nhân đảm nhận cơng việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc nội DN • Theo nghĩa hẹp: tổ chức việc xếp cơng việc giao • Trong tài liệu này, tổ chức hiểu kết hợp hai định nghĩa trên, nhấn mạnh tổ chức cơng việc cá nhân TS Vũ Trọng Nghĩa TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN Xác định chức năng, nhiệm vụ Định biên nhân Xác định mô tả công việc Sắp xếp công việc cho NV TS Vũ Trọng Nghĩa Xác định chức nhiệm vụ Xác định chức năng: Nhiều công ty nhầm lẫn khái nhiệm chức nhiệm vụ • • Chức hiểu nhiệm vụ lớn phận • Chức hiệu sản phẩm/dịch vụ mà phận bạn cung cấp Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, phận bạn phải cung cấp sản phẩm…cho phận Sản phẩm gì? Đó chức bạn TS Vũ Trọng Nghĩa Xác định quy trình • Từ chức đó, bạn đặt câu hỏi: làm để thực • Ví dụ: bạn có chức phải tuyển nhân cho cơng ty, làm để tuyển dụng: bạn có câu trả lời quy trình tuyển dụng gì? • Mỗi bước quy trình đó, bạn đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H TS Vũ Trọng Nghĩa Xác định quy trình LÀM GÌ VỚI HOW? • Bạn cần ý kỹ với HOW, mở rộng ý nghĩa là: - Bằng cách nào? Với câu hỏi bạn xây dựng hướng dẫn cơng việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc - Đo lường nào? Bạn xây dựng tiêu chuẩn cho cơng việc quy trình TS Vũ Trọng Nghĩa Định biên cơng việc • Bây bạn lập list công việc mà phận bạn phải thực • Hãy nhớ liệt kê công việc quản lý, hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra • Hãy ước lượng thời gian thực cho cơng việc năm • Tổng cộng thời gian chia cho số ngày làm việc năm Bạn biết cần người TS Vũ Trọng Nghĩa Lập mô tả công việc: • Bây bạn lập mơ tả cơng việc cho chức danh • Bản mơ tả công việc gồm nội dung: thông tin công việc (mã số, chức danh, phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ, tiêu chuẩn cơng việc, điều kiện làm việc • Lên sơ đồ tổ chức phận TS Vũ Trọng Nghĩa Sắp xếp cơng việc cho NV • Cơng việc nhân viên gồm công việc thường xuyên công việc khơng thường xun • Cơng việc thường xun công việc lặp lại, ghi nhận mơ tả cơng việc Cơng việc thường xun phải có tính lặp lại • Cơng việc khơng thường xun bạn giao cho nhân viên thực TS Vũ Trọng Nghĩa Sắp xếp công việc cho NV Công việc khơng thường xun • • • • Hãy thể nội dung giao việc cho nhân viên sổ giao việc Giải thích cho nhân viên lý thực cơng việc (why) Giải thích u cầu, mục tiêu, thời hạn (when) cơng ty Giải thích phương pháp thực (how) TS Vũ Trọng Nghĩa 10 TỔ CHỨC CƠNG VIỆC Sắp xếp cơng việc theo thứ tự ưu tiên Sắp xếp hồ sơ Sắp xếp nơi làm việc Quản lý thông tin Lập kế hoạch công việc TS Vũ Trọng Nghĩa 11 1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1.1 Phân loại cơng việc •Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" việc quan trọng (liên quan tới số tiền lớn an nguy doanh nghiệp); cịn "việc nhỏ" ngược lại •Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp việc khơng khẩn cấp •Theo tân suất: Việc thường xuyên việc không thường xuyên (sự vụ) TS Vũ Trọng Nghĩa 12 1.2 Xác định thứ tự ưu tiên • Quan trọng khẩn cấp Đối với công việc này, bạn phải thực • Ví dụ: Nếu khơng tốn cho khách hàng tuần bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho cơng trình thi cơng Nếu khơng định giá nhanh sáng bị đối thủ cướp hợp đồng TS Vũ Trọng Nghĩa 13 1.3 Lưu đồ thời gian Khẩn cấp A Không quan trọng Quan trọng B C Không khẩn cấp TS Vũ Trọng Nghĩa 14 Sắp xếp hồ sơ: BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA? • Bạn hàng đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ mình? • Sếp muốn nhận hồ sơ XYZ ngay, bạn tự tin hồ sơ ơng muốn, bạn cung cấp vịng phút? • Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, khơng làm được, phịng bạn nháo nhào tìm hồ sơ NV theo yêu cầu khách hàng? TS Vũ Trọng Nghĩa 15 2.1 Quản lý hồ sơ giấy • Bạn nên lập danh mục tất loại hồ sơ giấy máy tính nhân viên (tham khảo trang bên) • Danh mục hồ sơ NV danh mục hồ sơ bạn hồ sơ tồn phận bạn • Khi NV lập xong cũa họ, kiểm tra lại danh mục hồ sơ họ, ký tên duyệt danh mục • Hãy tổ chức tháng tháng lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục TS Vũ Trọng Nghĩa 16 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… • Cách quản lý hồ sơ thông thường lập theo cấp folder khác • Nên có mục input để quản lý thông tin đầu vào Đây phần chức đựng thông tin chưa xử lý • Phần thùng rác (không phải mục Recycle máy tính) để lưu thơng tin cần xố, xố thơng tin sau tháng TS Vũ Trọng Nghĩa 17 Sắp xếp nơi làm việc • • • • • Bạn nên lưu ý xếp vật dụng sau để việc sử dụng thuận tiện cho người sử dụng: Fax Điện thoại bàn Máy in Photo TS Vũ Trọng Nghĩa 18 Quản lý thơng tin 4.1 Phân loại thơng tin: • Giữa quản lý nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…) • Giữa nhân viên nội • Input (thơng tin đầu vào) • Output (thông tin ra) TS Vũ Trọng Nghĩa 19 4.2 Bằng chứng thông tin Bạn thiết lập hệ thống chứng việc chuyển thông tin tổ chức • • • • • Sổ giao việc Sổ giao nhận thông tin Sổ công văn đến – Sổ giao nhận sản phẩm Sổ giải quyêt công việc TS Vũ Trọng Nghĩa 20 4.3 Lưu đồ thông tin Loại thông tin Báo cáo nhập kho Người giao Thủ kho Người nhận Thời hạn Cán kế hoạch 4h sau nhập hàng TS Vũ Trọng Nghĩa 21 4.4 Các ngun tắc quản lý thơng tin • Feedback Khi nhận thông tin, phản hồi cho người nhận Trường hợp chưa trả lời được, email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời • Quản lý thông tin đầu vào Nhiều NV nhận thơng tin “bỏ đại” vào nơi xử lý sau Sau họ lại qn mất, khơng xử lý Điều địi hỏi nhân viên bạn phải chuyển thông tin vào nơi Input quy định TS Vũ Trọng Nghĩa 22 4.5 Sổ giải cơng việc • Sổ giải cơng việc sổ theo dõi tồn cơng việc bạn • - Sổ giải cơng việc gồm nội dung: Nội dung công việc Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân) Thời hạn Diễn giải Kết quả/ngày hoàn thành TS Vũ Trọng Nghĩa 23 4.6 Lập kế hoạch cơng việc • Bạn có biết 9h sáng mai bạn làm gì? • Bạn biết ngày mai NV bạn làm gì? • Bạn khó biết bạn khơng có kế hoạch Bạn tham khảo phần kỹ lập kế hoạch TS Vũ Trọng Nghĩa 24 chúcbạnthànhcông TS Vũ Trọng Nghĩa 25 ... này, tổ chức hiểu kết hợp hai định nghĩa trên, nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân TS Vũ Trọng Nghĩa TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN Xác định chức năng, nhiệm vụ Định biên nhân Xác định mô tả công. .. công việc Sắp xếp công việc cho NV TS Vũ Trọng Nghĩa Xác định chức nhiệm vụ Xác định chức năng: Nhiều công ty nhầm lẫn khái nhiệm chức nhiệm vụ • • Chức hiểu nhiệm vụ lớn phận • Chức hiệu sản phẩm/dịch... nghĩa rộng: tổ chức trình xác định cơng việc cần phải làm phân công cho đơn vị cá nhân đảm nhận cơng việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc nội DN • Theo nghĩa hẹp: tổ chức việc xếp công việc giao