Tài liệu Quản lý và tổ chức thực hiện các dự án CNTT pptx

Quản lý là gì ?z Quản lý nói chung là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường... Mục tiêu c

QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC THỰC

HIỆN CÁC DỰ ÁN CNTT

Quản lý là gì ?

z Quản lý (nói chung) là sự tác động của

chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý

nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường

Mục tiêu cần

đạt được

Môi trường (có thể biến động)

- Tăng năng suất lao động

- Hạ giá thành sản phẩm

=> Quy ra các chỉ tiêu, con

-Điều kiện làm việc trong nhà máy

-Điều kiện sinh hoạt, đi lại trong thành phố

-Tình hình chính trị, xã hội của nhà nước

-ảnh hưởng của thế giới

Đặc điểm chung nhất của các hệ

thống quản lý ?

(Quản lý là một tiến trình năng động)

Chủ thể quản lý

(tạo ra các tác động quản lý)

Đối tượng quản lý ( tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý)

-Có chủ thể quản lý và đối tượng quản lý.

-mục đích nhằm thống nhất giữa chủ thể và đối tượng quản lý.

-Có sự trao đổi thông tin nhiều chiều Chủ thể quản lý phải thu nhận thông tin từ

Dự án là gì?

thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dựkiến, với một kinh phí dự kiến

Bốn yếu tố quan trọng cấu thành nên dự

Ví dụ :

Dự án "Nâng cao năng lực quản lý của cán bộ" trong một Bộ

z - Tập thể thực hiện dự án: Các chuyên gia, tư vấn

có kinh nghiệm trong những lĩnh vực: quản lý, chuyên môn kỹ thuật, ngoại ngữ.

z Thời hạn thực hiện: 1 năm.

z Kinh phí dự kiến: 100 triệu đồng.

z Kết quả đạt được: trình độ quản lý của cán bộ được nâng cao Được trang bị một số công cụ mới trong quản lý.

Quản lý dự án là gì ?

kỹ năng, công cụ và kỹ thuật trong các hoạt động của dự án để đáp ứng các yêu cầu của

dự án đã ghi trong kế hoạch

trong các giai đoạn của suốt vòng đời của dựán: từ lúc hình thành dự án, lập kế hoạch dự

án, thực hiện dự án, kiểm soát dự án và đóng dự án

Nội dung chủ yếu trong Quản lý dự án:

thời gian, chi phí, rủi ro, chất lượng

quan trong mỗi giai đoạn

thúc phải thoả mãn được chủ đầu tư về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả

QUẢN LÝ DỰ ÁN

VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN

Các kết quả bàn giao của dự án

Các yêu cầu của người quản lý

Các yêu cầu của người quản lý

Các yêu cầu của người quản lý

Các yêu cầu của người quản lý

Các yêu cầu của người quản lý

Các yêu cầu của người quản lý

Bức tranh tổng thể quản lý dự án

phác thảo công việc

Công bố

dự án

Danh sách công việc

Ước lượng Lên lịch biểu

Lên ngân sách Lập tài liệu dự

án và hoạt động quản lý

Quản lý

dự án

Theo dõi

và quản lý tiến độ

Phân tích khác biệt Lập kế

hoạch lại?

Xác định

dự án

Lập kế hoạch dự án

Các nội dung chính của quản lý dự án:

1 Quản lý tổng thể (các thành phần khác nhau trong dự án được phối hợp với nhau một cách hài hòa, nhất quán)

2 Quản lý phạm vi dự án (chỉ thực hiện những công việc đã được quy định)

3 Quản lý thời gian (hoàn thành các hạng mục công việc đúng thời hạn)

4 Quản lý tài chính (hoàn thành công việc trong kinh phí cho phép)

5 Quản lý chất lượng (đảm bảo chất lương các sản phẩm giao nộp đáp ứng tốt các yêu cầu đã đề ra)

6 Quản lý nguồn nhân lực (sử dụng lực lượng tham gia dự án một cách có hiệu quả)

7 Quản lý trao đối thông tin trong dự án (đảm bảo các thông tin được tạo ra, thu thập lưu trữ và trao đổi trong quá trình thực hiện dự án là kịp thời và chính xác)

8 Quản lý rủi ro (giảm thiểu những hậu quả của các yếu tố bất lợi)

9 Quản lý mua sắm (đảm bảo có được các hàng hoá và dịch vụ có chất lượng, đáp ứng

được các yêu cầu đã đề ra)

Các phong cách quản lý dự án

để hoàn thành mục đích và mục tiêu cần tạo ra :

Ví dụ về bảng công việc cho dự án làm

mềm

Hệ thống thông tin

Phần mềm Tài liệu

hướng dẫn sử dụng

Khóa huấn luyện

Hệ thống thông tin

Mô tả hệ thống

Sơ đồ thiết

kế hệ thống

Hệ thống được thiết lập

Hệ thống được kiểm thử

Thu thập yêu cầu

hệ thống

Các kỹ thuật làm ước lượng thời gian

1.Ước lượng phi khoa học

z Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính

z Nhanh và dễ dùng

z Kết quả thiếu tin cậy

z Chỉ nên dùng trong các trường hợp Đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm, có kỹ năng cao, đội hình cố định.

z Dự án đã quy định, bắt buộc phải theo.

2.Ước lượng PERT

-Đòi hỏi tính sáng tạo

-Coi trọng chất lượng kết quả công việc hơn làthời gian hoàn thành dự án

Ví dụ: các công việc liên quan đến lắp mạng

nội bộ cho cơ quan.

Đơn vị tính: ngày

Tên công việc

MO(thờigian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “tốt nhất” hay

“lý tượng” (không

có trở ngại nào).

ML(thời gian cần

để hoàn thành công việc trong điều kiện

“bình thường”

hay “hợp lý”.

MP thời gian cần để hoàn thành công việc một cách

“tồi nhất”

EST (ước lượng thời gian

để làm

dự án) (MO+ 4(ML) + MP) /6

LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

người quản lý lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án của mình một cách hiệu quả

điều này là Lịch biểu về tiến độ thực hiện dự

án

Mục đích của lịch biểu

z Cho biết trật tự thực hiện (logic) của các công việc

z Cho biết ngày bắt đầu, kết thúc cho mỗi công việc.

z Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án.

z Cho phép xác định công việc nào là chủ chốt/ không chủ chốt -> tập trung sức người và tiền cho các công việc chủ chốt (không tập trung tràn lan)

Phương pháp lập lịch theo biểu đồ

Phương pháp lập lịch theo biểu đồ

Khởi công

Hoàn thành

0

0

20

20 20

Các chỉ tiêu thời gian của dự án

Thời gian hoàn thành dự án xây nhà: 135 ngày

Thời gian thực hiện

3 Sơ đồ Gantt:

MS Project

SỬ DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ TRỢ GIÚP QUẢN LÝ DỰ ÁN

một số phần mềm trợ giúp quản lý dự án

– Microsoft Project ( lậpkế hoạch, xem tình hình thực hiện dự án, điều chỉnh kế hoach làm

việc, cập nhật tiến độ công việc, xem báo cáo)

z Dễ sử dụng đối với những nhà quản lý không chuyên tin học.

z Phản ảnh tốt việc lập kế hoạch dự án (công việc, thời gian, chi phí tài chính, nhân lực).

z Còn chưa đáp ứng tốt các yêu cầu khác đối với quản lý: giám

CÁC GIAI ĐOẠN CỦA

DỰ ÁN ỨNG

DỤNG CNTT

l Hoạch định chiến lược ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

2 Xây dựng mô hình nghiệp vụ

và qui trình nghiệp vụ

3 Thiết kế mô hình ứng dụng CNTT

4 Xây dựng giải pháp ứng dụng CNTT

5 Kiếm thử, cài đặt, đào tạo, vận hành và khai thác hệ thống