PHƯƠNG PHÁP CƠ BẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU I II CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT: Tổng quan thị trường tổ chức kiện Việt Nam Tổ chức kiện gì? Khái quát ngân sách tổ chức kiện Vai trò ngân sách tổ chức kiện CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CƠ BẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Phân loại loại hình kiện: 1.1 Phân loại theo quy mơ 1.2 Phân loại theo hình thức 1.3 Phân loại theo mục đích Các yếu tố liên quan đến việc hoạch định kiểm soát ngân sách kiện Quy trình lập dự tốn ngân sách kiện: Phương pháp xác định ngân sách kiện 4.1 Phương pháp xác định ngân sách theo hạng mục 4.1.1 Khái niệm phương pháp xác định ngân sách theo hạng mục 4.1.2 Lấy ví dụ thực tế: “FTS Show” năm 2017 4.1.3 “FTS Show” năm 2018 4.1.4 Đánh giá 4.2 Phương pháp xác định ngân sách theo chương trình 4.2.1 Khái niệm phương pháp xác định ngân sách theo chương trình 4.2.2 Lấy ví dụ thực tế :”Dự án “ Xuân yêu thương 2012” 4.2.3 Lấy ví dụ thực tế “Khai thương showroom thứ JYSK 100 Lò Đúc” 4.2.4 Đánh giá Các hình thức xác định ngân sách kiện Các cách để tăng thu, giảm chi kiện Các điều kiện để thực KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Tổ chức kiện đến có lẽ khơng cịn nghề mẻ trước người ta thường rỉ tai Trong thời kì kinh tế có nhiều biến động tại, thị trường kiện có ảnh hưởng định nhiên ln sơi động đầy sức sống thân Ở nước phát triển, tổ chức kiện coi ngành công nghiệp, hoạt động nhộn nhịp Ngày nay, tồn cầu hóa xu tất yếu phát triển giới quan hệ quốc tế đại Việt Nam khơng nằm ngồi xu Việt Nam gia nhập WTO điều kiện thuận lợi phát triển kinh tế, mở rộng thị phần phát triển doanh nghiệp Việt Nam Bên cạnh đó, khó khăn thách thức khơng nhỏ địi hỏi doanh nghiệp nước phải tìm cho hướng đắn Chính vậy, muốn tồn doanh nghiệp phải tạo hình ảnh mắt khách hàng đối tác Hiện quảng cáo phương tiện thơng tin đại chúng hình thức Marketing khác chưa đủ Các doanh nghiệp muốn cho khách hàng đối tác ngày hài lịng Vì lẽ mà doanh nghiệp thường tổ chức kiện nhằm quảng bá hình ảnh Một kiện thành cơng ghi dấu ấn vào lòng khán giả người tham gia khơng phải điều dễ, kết làm việc nhiều nguồn nhân lực yêu tố khác nhau: ý tưởng kiện, truyền thông,thiết kế, hậu cầu, ngân sách…Mỗi yếu tố lại có tầm quan trọng khác tất yếu tố nhỏ tạo nên tranh tổng thể hồn hảo.Và khơng thể khơng nhắc đến ngân sách, vấn đề quan trọng hàng đầu tổ chức kiện Ngân sách định việc tổ chức kiện hay khơng mục tiêu kiện, quy mô tổ chức kiện Nhân thức tầm quan trọng việc lập ngân sách tổ chức kiện, dựa vào thông tin thực tế , kiến thức học hiểu biết thân, báo cáo , em đề cập đến phương pháp để xác định ngân sách tổ chức kiện phân tích ví dụ cụ thể I CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT: Tổng quan thị trường tổ chức kiện Việt Nam: Việt Nam gần 90 triệu dân, 60 tỉnh thành, 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăn ngàn doanh nghiệp thuộc ngành với nhu cầu đa dạng tổ chức kiện Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với 60 dân tộc ởcác miền khác nên văn hóa Việt Nam đa dạng phong phú Hơn nữa, Việt Nam nơi giao thoa văn hóa lớn Trung Hoa, ấn độ, phương Tây ngày làm cho văn hóa Việt Nam đại phong phú đa dạng Chính yếu tố tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức kiện, làm quy mô nhu cầu tăng cao với nhiều phân đoạn Nhu cầu mong muốn lớn Mỗi năm có tới hàng triệu kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chưc Tuy nhiên khả cung ứng có hạn Phần lớn kiện tổ chức rơi vào tổ chức kinh tế xã hội, doanh nghiệp, quan khối công quyền Số cịn lại rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập cao rơi vào loại kiện bất khả khán ma chay, hiếu hỷ, v.v Tuy nhiên kinh tế phát triển, thu nhập người dân cao khả toán cho loại dịch vụ tăng lên nhiều.Từ phân tích dự đốn nhu cầu chi tiêu cho tổ chức kiện nước ta hàng năm lên tới hàng chục tỉ đồng Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đơng Nam Á với văn hóa đa sắc tộc quy mô tăng lên nhiều mức tăng trưởng thị trường cao Đây thị trường hấp dẫn nhà kinh doanh.Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức kiện chưa thành ngành dịch vụ độc lập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức kiện Các hoạt động tổ chức kiện thường doanh nghiệp ngành khác kết hợp thức khách sạn, trung tâm hội nghị, doanh nghiệp quảng cáolớn Những kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế lễ Quốc Khánh, SEAGAMES, APEC, ngày hội tơn giáo, v.v Đó kiện dài ngày diễn phạm vi không gian rộng có chế tổ chức riêng biệt Ban tổ chức Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác hình thành để triển khai tổ chức hoạt động kiện thuộc loại Khi kiện tổ chức hồn tất ban tổ chức hoàn thành nhiệm vụ tự giải thể Với tình khơng chun nghiệp nên việc tổ chức hoạt động tổ chức kiện trở nên tốn lãng phí.Nhìn chung hoạt động cung ứng tổ chức kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ cịn thấp,chi phí cao thiếu tính chun nghiệp Cạnh tranh lĩnh vực chưa gay gắt, nhà kinh doanh nước chưa tham gia sâu vào thị trường Tuy nhiên tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập cư dân cao với hội nhập quốc tế sâu rộng nhiều lĩnh vực khả tốn nhu cầu thị trường lớn, thu hút nhà đầu tư cạnh tranh thị trường gay gắt, địi hỏi dịch vụ chất lượng cao công ty chuyên kinh doanh tổ chức kiện Tổ chức kiện gì? Sự kiện ngành nghề có manh nha từ lâu thực phát triển khoảng 20 năm trở lại Chúng ta tiếp xúc làm kiện hàng ngày, hàng mà vơ tình chưa định nghĩa tổ chức kiện Chưa bàn vội đến chương trình nghệ thuật lớn, buổi trình diễn với âm thanh, ánh sáng hoành tráng, bữa tiệc với dàn thảm đỏ Có thể lễ đầy tháng, sinh nhật, đám giỗ hay tổ chức ăn uống họp mặt gia Tất trải qua bước event, có thu gọn, đơn giản hơn.Khi nhắc đến kiện, người ta nghĩ đế hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ truyền thơng quan tâm World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,… Hay việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày phong tục tập quán : đám cưới, sinh nhật,… Hoặc hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại marketing : hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương,… Theo PGS.TS Lương Hồng Quang (2009) cho rằng: “Sự kiện dùng để mô tả nghi lễ, buổi giới thiệu, trình diễn, hay lễ kỷ niệm lập kế hoạch tạo để đánh dấu cột mốc cá nhân, tổ chức hay cộng đồng với mục đích trị, kinh tế, xã hội văn hóa mục đích hợp tác” Vì vậy, tùy vào vị trí, góc nhìn, quan điểm, học vấn mà người lại có cách hiểu khác kiện Nhiều quan điểm kiện dẫn đến có nhiều quan điểm khác tổ chức kiện Theo PGS.TS Lưu Văn Nghiêm Tổ chức kiện đề cập “Tổ chức kiện trình bao gồm kết hợp hoạt động lao động với tư liệu lao động với việc sử dụng máy móc thiết bị, cơng cụ lao động thực dịch vụ đảm bảo tồn cơng việc chuẩn bị hoạt động kiện cụ thể thời gian khơng gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự kiện thông điệp truyền thông theo yêu cầu chủ sở hữu kiện thỏa mãn nhu cầu khách tham dự kiện”.1 Tuy nhiên, với kiện khác phụ thuộc vào quy mô, địa điểm, thời gian, tính chất kiện góc độ tiếp cận cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mà có quan điểm khác tổ chức kiện Nhiều kiện nhỏ hội thảo, họp công ty, sinh nhật khơng cần cần đến máy móc thiết bị, cơng cụ lao động khơng chịu áp lực lớn từ phía chủ sở hữu kiện Nhưng với kiện mang tầm cỡ lớn công ty kiện âm nhạc Heineken, Tiger hay tiêu biểu kiện lễ hội âm nhạc quốc tế gió mùa Monsoon Music festival tổ chức kiện quy trình đầy vất vả với kết hợp người làm kiện với tư liệu lao động hệ thống âm thanh, ánh sáng, khung sân khấu, hình led… kết hợp làm việc nhiều bên liên quan từ thiết kế sân khấu, nội dung, thiết kế, truyền thông nhằm thỏa mãn kỳ vọng chủ sở hữu kiện nhu cầu khách hàng Có thể hiểu đơn giản, tổ chức kiện quy trình với nhiều bước, nhiều giai đoạn khác từ chuẩn bị đến thực thi cuối dọn dẹp trường sau kiện tổ chức hoạt động bên lề khép lại kiện với kết hợp nhân lực kiện bên liên quan kết hợp có cơng cụ trợ giúp nhằm mục đích cuối thỏa mãn nhu cầu bên liên quan kiện Khái quát ngân sách kiện: Dự toán ngân sách tổ chức kiện (event budget planer) việc liệt kê tính tốn khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính phát sinh trình tổ chức kiện Cân phân biệt việc lập dự tốn ngân sách việc tính gia thực tế cua kiện Việc tinh gia thực tế kiện việc tính tốn tổng chi phỉ thực tế phát sinh trình thực kiện, dự toan no se mang y nghia la việc tính tốn khoản chi phí theo kế hoạch, theo dự tỉnh Ngân sách tổ chức kiện nhà đầu tư kiện định, yếu tố ban định đến chương trình, nội dung chất lượng dịch vụ kiện, hay nói cách khác điều kiện, sở cho tổ chức kiện Vai trò ngân sách tổ chức kiện: Ngân sách đóng vai trị cần thiết chu trình dự án/chương trình  Giai đoạn lập kế hoạch Lập kế hoạch ngân sách giúp cho cán quản lý dự án cán khác có hình dung xác kinh phí cần cho dự án Nó đảm bảo kế hoạch thực tế mặt kinh phí cần thiết để thực hoạt động nhằm đạt kết qua mong muốn Khi xây dựng ngân sách, cán quản lý dự án cần có thảo luận chi tiết với cán dự án với cán quản lý chương trình lớn quản lý ngân sách hoạt động để đảm bảo việc lập ngân sách mang tính thực tế  Vận động nguồn lực Một kế hoạch ngân sách thực tế quan trọng cho công tác gây quỹ thương lượng với nhà tài trợ tiềm Kế hoạch thể rõ tổ chức sử dụng kinh phí cho việc đạt kết từ việc sử dụng kinh phí Một kế hoạch ngân sách thực tế tạo niềm tin nhà tài trợ, quan trọng việc phát triển kế hoạch vận động nguồn lực nhằm giúp có kinh phí để thực dự án theo kế hoạch đề Giai đoạn thực Ngân sách rõ ràng xác sở để đảm bảo có đủ nguồn lực để thực hoạt động theo kế hoạch  Giám sát Ngân sách cụ thể chi tiết (tới cấp độ hoạt động) giúp cho việc giám sát liên tục chi phí thực tế theo lịch hoạt động, công cụ cần thiết để đảm bảo hoạt động diễn theo kế hoạch Việc giám sát tốt giúp cho dự án có điều chỉnh cần thiết đảm bảo cho việc đạt mục tiêu đề cách tốt Cần rà sốt ngân sách q trình thực dự án Trong trường hợp có khác biệt lớn ngân sách chi phí thực tế, cần điều chỉnh kế hoạch ngân sách cần có rà sốt phân tích ngun nhân khác biệt  Báo cáo tài Ngân sách điểm khởi đầu cho việc báo cáo tài cho nhà tài trợ Lòng tin nhà tài trợ tăng lên báo báo tài tốt, cần có kế hoạch hoạt động ngân sách thực tế Điều quan trọng báo cáo hoạt động báo cáo tài phải làm lúc phải quán Việc theo dõi kinh phí theo hoạt động hữu ích Điều giúp cho người quản lý dự án thấy dễ dàng rõ ràng tiến độ thực dự án Có nhiều cách để làm điều Ngân sách định dự án kiện có tổ chức hay không quy mô/ mục tiêu kiện nào? Bản ngân sách dùng để so sánh chi phí doanh thu thực tế với chi phí doanh thu dự tính Dự trù kiểm soát ngân sách quan trọng cho hoạt động quản lý kiện phần lớn yếu tố kiện địi hỏi phải tốn trước có doanh thu Với kiện có tài trợ, phần lớn đơn vị tài trợ muốn có khai ngân sách kiện dự kiến trước chấp nhận trao khoản tài trợ Dự tốn ngân sách có vai trị quan trọng kiểm sốt ngân sách kiện.Nhưng phần việc khó khăn nhà quản trị kiện.Thực tế cho thấy, nhà tổ chức kiện ln phải đối mặt với chi phí phát sinh, chí khoản chi phí phát sinh khổng lồ.Vấn đề nảy sinh từ nhiều nguyên nhân.Trong đó, có lẽ nguyên nhân khâu lập dự tốn khơng tốt Dự tốn ngân sách ước lượng tổng thể, thường dựa giới hạn giả định thơng tin (chủng loại, kích thước, số lương, mô tả yêu cầu chi tiết…) Bản ước tính cơng cụ quan trọng mà nhà quản trị kiện sử dụng để định tổ chức kiện.Mỗi kiện có ngân sách riêng.Mức độ xác khoản ước tính phụ thuộc vào kinh nghiệm nhà tổ chức kiện.Một nhà quản trị kiện lâu năm thường có ước tính xác II CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CƠ BẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Phân loại loại hình kiện 1.1 Phân loại kiện theo quy mô: Tổ chức kiện xem ngành phát triển giới Việt Nam Với đặc thù có nhiều loại hình kiện khác nhau, đơi người lấn sân vào lĩnh vực bối rối, chưa phân định rõ ràng Bài viết cung cấp thông tin phân loại loại hình kiện phổ biến giai đoạn Tổ chức kiện ngành đa dạng, việc phân loại loại hình kiện phong phú Để có nhìn chun sâu chúng tơi phân tích loại hình kiện phổ biến phân loại theo quy mơ, hình thức mục đích Căn vào quy mô, tầm cỡ kiện mà chúng đưa loại hình Thơng thường dựa theo yếu tố kiện chia thành kiện lớn, kiện vừa kiện nhỏ  Loại hình kiện lớn Sự kiện lớn kiện tổ chức với tầm cỡ, quy mơ, mục đích độ lan truyền lớn Theo quan điểm chuyên gia, kiện lớn cần có yếu tố: Sự kiện lớn thường nhắm vào thị trường quốc tế, có tính cộng đồng cao Ví dụ kinh điển cho loại hình kiện không nhắc đến đại hội lớn World Cup, Olympic, Hoa hậu giới, Số lượng người tham gia trực tiếp kiện phải vượt số hàng triệu người Những kiện lớn có tác động trực tiếp tới kinh tế, xã hội, văn hóa quốc gia hay nhiều quốc gia  Loại hình kiện vừa Đây loại hình kiện nhắm đến quốc gia, địa phương.Thu hút số lượng lớn người có sở thích, đặc thù văn hóa, Thơng thường kiện vừa loại hình kiện mang tính chất nhắc nhở văn hóa truyền thống, vừa trì sắc riêng quốc gia, địa phương  Loại hình kiện nhỏ Sự kiện diễn lẫn phục vụ cho mục đích thời điểm Sự kiện bao gồm hoạt động lễ trao giải thưởng, tiệc tùng, hội nghị, triển lãm, 1.2 Các loại hình kiện theo hình thức Bước vào giới tổ chức kiện, chắn bạn phải chống ngợp trước hình thức kiện, thực đa dạng phong phú Dưới chúng tơi liệt kê số loại hình kiện theo hình thức:  Sự kiện lễ hội Trong loại hình kiện lễ hội xem hình thức trơng chờ năm địa phương, vùng văn hóa định Bởi khơng gắn kết cộng đồng, gìn giữ sắc văn hóa mà cịn tạo động lực kinh doanh du lịch Trong kiện lễ hội bạn thấy chia thành nhánh nhỏ như: lễ hội nghệ thuật, lễ hội ẩm thực,  Loại hình kiện thể thao Những kiện tổ chức với hình thức thi đấu biểu diễn nhằm đo lường khả năng, ý chí lịng can đảm người Loại hình kiện thường tổ chức địa phương, quốc gia giới Ngồi loại hình kiện đời sống bạn cịn bắt gặp kiện giáo dục, thương mại, tôn giáo, 1.3 Các loại hình kiện theo mục đích Như biết tất kiện diễn có mục đích khác Và để nhận biết, phân loại chia thành loại hình kiện khác với mục đích khác nhau:  Sự kiện kỉ niệm  Sự kiện giáo dục  Sự kiện tiếp thị  Sự kiện họp mặt  Sự kiện khai trương Các yếu tố liên quan đến việc hoạch định kiểm soát ngân sách kiện: Trước xác định ngân sách cho kiện, nhà tổ chức phải tự trả lời số câu hỏi như: cần tổ chức gì?/ nhằm mục đích gì? – lí tổ chức?/ nào?/ diễn ra?/ cần chi phí? Câu trả lời cho câu hỏi gợi ý, định hướng để nhà tổ chức phát triển dự án tiến hành bước xây dựng ngân sách phục vụ trình tổ chức Thứ nhất, loại hình kiện – cần tổ chức gì? Sự kiện có tính chất khoa học (hội nghị, hội thảo), văn hóa (triển lãm, du lịch, hịa nhạc…), thể thao (các trận thi đấu, trận đấu từ thiện)… Mỗi loại hình kiện khác đòi hỏi cấu trúc tổ chức khác nhau, nguồn ngân sách khác nhau.Vì mục tiêu chúng khác nên lợi nhuận chi phí hẳn nhiên khác Thứ hai, quy mơ kiện – điều quan trọng cần biết xem kiện chào đón lượng khán giả khổng lồ nhóm chọn lựa.Vì nguồn thu hay chi phí kiện thay đổi tuỳ thuộc vào quy mô – địa phương hay quốc gia hay quốc tế - kiện từ có thay đổi nguồn huy động tài cho kiện Thứ ba, mục đích mục tiêu kiện – tính chất kiện ảnh hưởng đến nguồn lực hỗ trợ kinh tế tiềm cho kiện, đến từ tổ chức/đơn vị công lập hay tư nhân Thứ tư, thành phần tham gia dự kiến – liên quan đến kiểm soát tài chính/ngân sách cho kiện hiển nhiên phải nắm rõ thành phần tham gia kiện điều liên quan trực tiếp tới việc dự kiến nguồn thu chi phí cần bỏ cho tổ chức kiện đạt kết mà kỳ vọng làm thoả mãn đối tượng tham gia kiện Quy trình lập dự tốn ngân sách kiện (5 bước)     TT Bước 1: Xác lập môi trường kinh tế cho kiện Bước 2: Lập hướng dẫn sử dụng ngân sách Bước 3: Xác định khoản thu nguồn chi Bước 4: Lập dự toán ngân sách Nội dung Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Trang trí sân khấu Lắp đặt lễ đài M2 Lắp đặt lễ đài phụ M2 Nhân lực Giờ/công Kỹ thuật viên Viết kịch … Để lập dự toán ngân sách (chi) cho kiện, cần xem xét yếu tố sau: - Cấu trúc phân chia công việc (WBS – work break down structure) sử dụng yếu tố đầu vào để xây dựng ngân sách Các chi phí cấp thấp thêm vào cung cấp cho chi phí tổng thể - Bản phân tích nguồn lực, mơ tả u cầu nguồn lực cho kiện (con người, nguyên liệu, thiết bị), đơn giá nguồn lực - Lịch biểu cho biết thời gian thực cơng việc, nhận biết chi phí ứng phó với rủi ro - Sử dụng thơng tin lịch sử (lịch sử kiện trước đó, hay kiện có quy mơ tương tự) Đây chứng hồ sơ lưu trữ quan trọng hoạt động quản lý tài nàh quản trị kiện  Bước 5: Chuẩn bị tiền mặt xác định số kiểm soát Đây khâu cuối tiến trình xây dựng ngân sách cho kiện Do tính chất đặc biệt dự án kiện, nhà quản trị kiện đòi hỏi phải thật ý tới dòng tiền để đảm bảo tính tính cực Bởi tính tích cực dịng tiền thể khả tốn cơng ty tổ chức kiện.Nó cho phép nhà tổ chức kiện trả tiền hoá đơn mua cho nhà cung ứng trả tiền lương cách kịp thời.Khi khả đi, ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín tương lai cơng ty nhà tổ chức kiện.Thực tế cho thấy nhiều nhà quản trị kiện không thành công khâu họ ln thiếu tiền mặt Như vậy, việc kiểm sốt dịng tiền cho kiện có tầm quan trọng đặc biệt, định khả toán kiện, đảm bảo việc tổ chức kiện thông suốt thuận lợi Kiểm sốt dịng tiền nhiệm vụ quan trọng nhà quản trị kiện Những yếu tố thị trường, đối tác khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền nhà tổ chức kiện.Về kiểm sốt dịng tiền, trước hết cần tạo dựng mối thiện chí với nhà cung ứng.Nếu khơng, họ buộc nhà tổ chức kiện phải toán khoản mua cơng ty kiện phải đối mặt với khó khăn trước mắt.Đồng thời, nhà tổ chức kiện phải quản lý tốt việc mua bán Sau ba nhóm giải pháp chính: Nhóm 1: Thiết lập điều khoản tốn Nhóm 2: Tập hợp khoản thu chi trả cách kịp thời để đáp ứng nghĩa vụ toán nhà cung ứng Nhóm 3: Kiểm sốt chặt chẽ việc mua bán Ví dụ: Bản danh mục khoản mua T Nội Đơn Số Tiêu T dung vị tính lượng chuẩn Đơn giá Thuế phụ phí Hình thức tốn Thời gian giao hàng Hình thức giao hàng Ghi Phương pháp xác định ngân sách tổ chức kiện: Theo Getz (1997), có hai cách tính ngân sách dùng hoạt động quản lý kiện: ngân sách theo mục (như tên gọi – tập trung vào mục chi phí doanh thu tổng thể kiện) ngân sách theo chương trình - thiết lập cho yếu tố chương trình cụ thể 4.1 Phương thức lập ngân sách theo khoản mục 4.1.1 Phương pháp lập ngân sách theo khoản mục gì? Trong phương thức này, khoản thu, chi ngân sách khoản mục hóa Những khoản mục chi tiết phân định rõ số tiền cho ban hưởng tiểu mục xác định rõ tiểu mục chi Việc qui định cụ thể mức chi yêu cầu đơn vị thụ hưởng ngân sách theo khoản mục qui định cần có chế giải trình yếu tố đầu vào • Roadshow kết hợp phát tờ rơi số điểm đông dân cư tuyến đường  Lễ khai trương • Một lễ khai trương đơn giản, túy Tuy nhiên phải tạo khơng gian kích thích tò mò phong cách Bắc Âu khách tham dự thông qua décor, âm nhạc cách thức, phong cách, tình cảm đón tiếp  Dàn dựng, trang trí: Quấn lụa màu xanh – trắng Cắt băng sân khấu  Ô lệch tâm  Bàn cocktail  Bàn teabreak  Đường thảm danh dự  Sân khấu  Bóng bay  Tiệc nhẹ: 50 suất  Bia tươi Sapporo  Hạt điều, loại bánh ngọt, loại trái cây, nước suối,nước chanh leo dưa hấu, trà, cafe  Cốc tách, khay đĩa bày đồ, giấy ăn  Nhân viên phục vụ  Âm âm nhạc: Lãng Du Ca  Chơi warm-up lúc đón khách  Chơi khách tham quan showroom  Chạy nhạc theo kịch LinkStar  Mic phát biểu, mic MC  Nhân sự:  PGs: nữ (cao 1,65 trở lên, áo phông JYSK, chân váy  trắng)  PB mặc mascot ngỗng JYSK: nam  Nhân sự:  MC: Song ngữ  Ưu tiên MC nam (gửi đề xuất cụ thể sau)  Kịch chương trình:  Dự trù ngân sách: Chi phí in ấn Số lượng Đơn giá Giá Standee 400.000 600.000 Banner 200.000 200.000 Backdrop 500.000 500.000 Tờ rơi 4000 1000 4.000.000 Poster 3000 6.000.000 Quà tặng Cốc tách, 50 10.000 500.000 Khay đĩa 50 10.000 500.000 Giấy ăn 100 gói 5.000 50.000 Hạt điều 10 100.000 1.000.000 loại bánh 15 100.000 1.500.000 loại trái ( ổi, nho, quýt) 6kg 300.000 1.800.000 Nước suối 10 5.000 50.000 Nước chanh leo 10 10.000 100.000 Cafe 10 5.000 50.000 Trà 10 5.000 50.000 Bia tươi Sapporo 10 7.000 70.000 Chi phí thuê thiết bị kiện Âm – ánh sáng Màn hình – máy chiếu 1 1.500.000 500.000 1.500.000 500.000 Bóng bay Thảm Lụa Chi phí văn nghệ Trang phục Chi phí nhân MC Lễ tân Khác Xăng xe Chi phí dự phịng, trường hợp phát sinh 4.2.3 Đánh giá: 100 10 10 1.000 25.000/m2 10.000 100.000 250.000 100.000 5.000.000 200.000 5.000.000 1.200.000 1.000.000 10.000.000 Phương pháp xác định ngân sách theo chương trình phụ thuộc tính chất, quy mơ… mà danh mục hàng hóa , dịch vụ cho kiện cụ thể khác Nói cách khác, nhà tổ chức cần vào nhu cầu thực tế kiện cụ thể để lựa chọn danh mục thích hợp cho chương trình cụ thể Ví dụ, Dự án “ Xn yêu thương 2012”, đơn vị tổ chức cần đưa dự trù kinh phí cho ban với mục tiêu kiến đó, việc lập ngân sách phải dựa nội dung kiện đó, kiến cần gì? Vật dụng sao? Cịn chương trình khai trương, nhà tổ chức kiện đưa ngân sách khác so với Dự án “ Xuân yêu thương 2012” Mỗi chương trình hướng đến mục tiêu, mục đích khác việc lập dự trù ngân sách cho chương trình khác nhau, khơng thể áp đặt khoản mục chương trình lên chương trình khác Với chương trình ca nhạc “ Sky tour” với quy mô rầm rộ, đơn vị tổ chức cần phải chuẩn bị nhiều hạng mục cho chương trình chương trình ca nhạc nhỏ Các hình thức lập dự tốn ngân sách Túy theo hợp đồng thoa thuận việc cung cấp dịch vụ vai tro cua nha tổ chức kiện q trình thực kiện, có hình thức lập Dự tốn ngân sách tinh gia kế hoạch) cho kiện khác Có hình thực lập Dự toán ngân sách tổ chức kiện ban sau:  Giá trọn gói Trường hợp áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức kiện thuê nhà tổ chức kiện thực công việc, dịch vụ phát sinh kiện nhằm đạt mục đích, y tưởng mà họ đề Như vậy, nhà tổ chức kiện xây dựng chương trình, xác định giá dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ nhận, xác định chi phí dự phịng, mức lợi nhuận, thuế từ đưa giá trọn gói cho tồn kiện với nhà đầu tư kiện  Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức kiện Trường hợp áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức kiện thuê nhà tổ chức kiện đóng góp ý tưởng, lập chương trình, kế hoạch điều hành giám sát trình tổ chức kiện Nhà tổ chức kiện xây dựng chương trình, xác định giá dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ (nhà tổ chức kiện) nhận từ lập dự tốn cho chương trình Hình thức nhà đầu tư kiện cung giám sát dịch vụ, người chi trả cho tất dịch vụ, hàng hoa phát sinh trình tổ chức kiện Giống xây nhà- nhà tổ chức kiện (với vai trò tương đương với người thiết kế thi công  Giá đấu thầu Nhà đầu tư kiện, đưa khung giá giới hạn (thường có giá trần – mức giá tối đa cho kiện) từ yêu cầu nhà tổ chức kiện lập nên chương trình với mức giá định trước Cách làm gần mang tính đấu thầu xây lắp, ví dụ thực tế có nhà đầu tư kiện đưa mức giá trần mục đích, nội dung kiện yêu cầu nhà tổ chức xây dựng chương trình, đưa mức giá dự toán để họ chọn lựa Mặc dù hình thức đáp ứng việc tiết kiệm, quản lý chi phí thực hiệu thường có hạn chế định Trong trường hợp này, việc lập dự toan thương thực theo bước sau: + Bước 1: Tự mực gia trận ma chủ đầu tư kiện đưa ra, xác định chi phí trực tiếp cho tổ chức kiện (bằng mực gia trần trừ khoản chi phí dự kiến về: Gia trị tra cho nha tổ chức kiện: Cac khoan thuế, lệ phí phai nộp cho nhà nước; Các khoản chi phí dự phịng liên quan đến thay đổi chương trình) Trong thực tế chủ đầu tư đưa mức giá trần thấp, công ty phải tiến hành điều chỉnh giảm khoản chi phí dự kiến nơi nhằm tăng chi phí trực tiếp cho tổ chức kiện + Bước 2: Lập danh mục dự kiến hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện Trong danh mục cần có nội dung (tiêu đề cột lập bảng) như: Số thứ tự (hoặc ký hiệu mã hóa chi phí), hạng mục chi phí, đơn vị tinh, số lượng, đơn gia, tiện, mô ta hàng hóa sản phẩm, mơ tả chất lượng nhà cung cấp, mức độ quan trọng cho kiện (có thể chia mức độ như: khơng thể thiếu, thiếu, khơng thực cần thiết ), ghi chu + Bước 3: Tính tổng chi phí trực tiếp cho tổ chức kiện theo danh mục bước Nếu tổng chi phí trực tiếp thấp kinh phí trực tiếp cho tổ chức kiện (đã tính tốn bước 1) điều chỉnh tăng khoan kinh phí có liên quan bổ sung thêm nội dung chương trình kiện (trường hợp it xay ra) Trường hợp phổ biến, tổng chi phí tinh toan bước cao so với kinh phí trực tiếp tinh tán bước 1, cần phải tiến hành điều chỉnh giảm hạng mục chi phi trực tiếp kiện theo hương sau: | * Loại trừ danh mục hàng hóa, dịch vụ khơng thực cần thiết Tuy nhiên danh mục loại trừ lại hạng mục chi phí thực cần thiết kinh phí khơng đáp ứng nhà tổ chức kiện cần phải thảo luận với chủ đầu tư kiện Vì tiến hành kiện khơng đạt mục tiêu mong muốn, chí gây anh hương tiêu cực * Giam số lượng dịch vụ, hàng hoa chí giam chất lượng dịch vụ, hang hoa có chương trình (cần xem xét kỹ tác động tiêu cực, cần thiết cần thao luận với chủ đầu tư kiện) * Kết hợp hai hứong nói Ngồi cách điều chỉnh giảm hạng mục chi phí, tiến hành điều chỉnh tăng theo hướng ngược lại | * Xác định danh mục hàng hóa, dịch vụ khơng thể thiếu cho kiện Nếu kinh phí khơng cho phép cần phải thao luận với chủ đầu tư kiện Trường hợp kinh phí dự tốn cịn dư tiến hành tiếp bước sau * Bổ sung hạng mục, số lượng, tăng chất lượng hạng mục hang hoa, dịch vụ (cần lưu ý đến mức độ quan trọng cua cac loai hang hoa, dịch vụ nay)  Giá hỗn hợp Là hình thức phối hợp loại hình thức nói trên, nhà đầu tư kiện xác định giá trọn gói cho số công việc, dịch vụ kiện cho nhà tổ chức kiện (như lập chương trình, biểu diễn nghệ thuật, chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị ), họ trực tiếp chi trả hàng hóa dịch vụ khác (ví dụ họ chi trả cho chi phí ăn uống, lưu trú khách mời thường khoản chi phí có nhiều biến động theo số lượng khách mời thực tế ) Ngoài số dịch vụ, hàng hóa khơng quan trọng khác thực hình thức đầu thầu chủ đầu tư kiện, nhà tổ chức kiện ủy quyền lựa chọn (như dịch vụ vận chuyển, vệ sinh, an ninh ) Ngoài giá hỗn hợp, mang ý nghĩa gần giá trọn gói, nhiên nhà đầu tư kiện xem xét điều chỉnh giá số loại dịch vụ định  Lập dự toán ngân sách tổ chức kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi Trong trường hợp, nhà tổ chức kiện đồng thời nhà đầu tư kiện, để thuận tiện cho việc tinh toan, ước lượng tổng chi phi, xác định điểm họa vốn, lợi nhuận theo sản lượng tiêu thụ việc lập dự toán ngân sách tổ chức kiện tiến hành theo hình thức tổng hợp chi phí cố định chi phổ biến đổi Chúng ta xem xét hình thức lập dự tốn ngân sách với ví dụ tổ chức buổi biểu diễn ca nhạc trực tiếp Khi lập dự toán ngân sách cho buổi biểu diễn ca nhạc trực tiếp, nhà đầu tự kiện (đồng thời nhà tổ chức kiện), có khảon thu từ nhà tài trợ kiện, quảng cáo Ngoài khoản thu quan trọng khác đo tiền vẻ tự khan gia (hoặc khách mời) Vì lập dự tốn người ta quan tâm đến số lượng khán giảvà chi phí thay đổi theo số lượng khán giả khách mời tham gia kiện Các bước xác định dự toán tiến hành theo: - Liệt kê khoản mục chi phí cho kiện (tương tự hình thức lập dự tốn ngân sách đề cập trên) - Nhóm khoản mục chi phí liệt kê nói vào hai nhóm sau: + Chi phí cố định: Đây khoản chi phí khơng thay đổi (hoặc xem la khơng thay đổi mặt lý thuyết) theo thay đổi san lượng (vi du số khan gia khách mời) tổ chức kiện Thuộc loại chi phí tổ chức kiện la: Chi phí thuê địa điểm, chi phí làm thủ tục tổ chức kiện, chi phí cho việc chuẩn bị chung + Chi phí biến đổi: khoản chi phí thay đổi theo sản lượng (số khan gia khách mời tổ chức kiện Các khoản chi phí thường liên quan trực tiếp đến khách mời va tính toán thương tinh cho khan gia khách mời tham gia kiện Thuộc loại chi phí như: chi phí lưu tru, ăn uống vận chuyển cho khách; chi phí cho dịch vụ điện nước, chi phí cho nhân công quan ly va phục vụ khach - Tổng chi phí: tổng chi phí cố định chi phí biến đổi Như tổng ngân sách tổ chức kiện tính: TC = FC + AVC* Q Trong đó: TC (total cost) tổng ngân sách tổng chi phí cho kiện FC (fix cost) tổng chi phí cố định AVC (avagre variable cost) chi phí biến đổi cho đơn vị sản phẩm Q: (quantity) san lượng Cách phân loại giúp người quản lý tổ chức kiện nắm xu hưởng biến đổi loại chi phí theo số lượng sản phẩm tiêu thụ, dễ dàng xác định sản lượng hoà vốn, theo dõi kế hoạch thực mục tiêu lợi nhuận kiện, xác định quy mô kiện hợp lý để thu hiệu cao Ngoài cách phân loại chi phí thuận tiện việc xác định giá bán (dự tính) cho khách mời (ví dụ tiên ve vao cua vé tham dự ) để có mức lợi nhuận định Do phạm vi tiếp cận cua tài liệu không sâu vào nội dung (người đọc tìm hiểu nội dung tương tự tài liệu quan tri tai chinh), số vận dụng đơn gian cách phân loại chi phí theo cac nhom nói Ví dụ: tổng chi phí cố định FC = 55.000; chi phí biến đổi cho khách: 1.200; (đơn vị tinh: 1.000 VNĐ) Nếu số khách mời 200 khách; ngân sách kiện la: TC = FC + AVC* Q = 55.000+ 1.200 + 200 = 295.000 Gia sư khách mời 250 khách; khoản thu tư quảng cáo, tài trợ 150.000 Xác định gia ve vao cưa để nhà đầu tư thu lợi nhuận 50.000 đồng TC = FC + AVC* Q = 55.000 + 1.200*250 = 355.000 TP = TR - TC = TR - (FC + AVC* 0) = (P*300 + 150.000) - 355.000 Do lợi nhuận dự tính la: 50.000 vậy: 50.000 = 300*P - 205.000 => P = (205.000 +50.000)/250 = 1.020 Công thức tổng quát: P=(TP + TC)/Q Trong đo: TP (total profit) lợi nhuận; TR (total revenue) tổng doanh thu; P (price) gia ban không thuế Nếu với số liệu trên, gia sư giá bán bao gồm ca 10%VAT 2.200 xác định số khách mời cần thiết để nhà đầu tư thu lợi nhuận 40.000 (không kể tài trợ) - Giá bán không thuế là: P=P/1,1 = 2.200/ 1,1 = 2.000 Ta có: TP = TR – TC hay TP = P*Q- FC - AVC*Q =>Q=(TP + FC)/(P-AVC) Vây số khách mời cần thiết để nhà đầu tư thu lợi nhuận 40.000 la: Q= (40.000 + 55.000) / (2.000 – 1.200) = 118,75 gần 119 khách Một số cách làm giảm chi phí kiện: Một số chi phí giảm biết lập kế hoạch cẩn thận sáng tạo Các chi phí thể sau: Quảng cáo: Một kiện mẻ cần khoản ngân quỹ lớn để quảng cáo dựa theo doanh thu có từ lượng vé bán Nhà quản lý lễ hội nên đặt mục tiêu giảm chi phí nhiều tốt.Các lễ hội ln diễn ổn định không cần phải quảng cáo nhiều hệ thống “truyền miệng” đãđảm nhiệm cơng việc này.Ví dụ Lễ hội dân gian Woodford có tổng ngân quỹ 2,3 triệu đơđã chi cho quảng cáo Lễ hội tạo nhiều uy tín với khán giả mục tiêu mình.Một kiện mẻ dễ dàng quảng cáo miễn phí nhiêu Ví dụ, Liên hoan Phim ngắn Tropicana tổ chức Sydney nhận nhiều chương trình quảng cáo miễn phí đãthu hút nhiều ngơi điện ảnh đến tham dự Thiết bị nguồn cung cấp: Các nhà cung cấp sản phẩm cho kiện thường hay có thời điểm xuống năm mà sản phẩm họ bị thuê rẻ mạt Đặc biệt, sản phẩm dùng sân khấu cuối buổi biểu diễn nguồn sẵn có để trang trí dựng cảnh.Các kiện diễn hàng năm Sydney Gay Lesbian Mardi Gras thường có sẵn thiết bị cho thuê Quà vật: nhiều tổ chức hỗ trợ kiện giành lợi quảng cáo ngược Các họat động giải trí khơng bị đắt tổ chức có dịp quảng cáo cho buổi biểu diễn sản phẩm kiện Ví dụ, buổi hịa nhạc Đầm lầy macquarie, cơng ty rượu quần áo thời trang Bloodwood chấp thuận cung cấp rượu miễn phí bữa tiệc dành cho phương tiện thông tin đại chúng nhóm ban tổ chức trước kiện diễn - để đổi lấy quyền bán sản phẩm họ buổi hịa nhạc Chi phí th đồ: Chi phí thuê thiết bị sở hạ tầng lều máy phát điện tiết mục biểu diễn nghệ thuật mở đầu giảm đưa đề nghị tiếp tục thuê lễ hội kiện khác Ví dụ, lễ hội văn hóa lớn tổ chức khắp nước Úc, gồm Lễ hội Melbourne Quốc tế Lễ hội nghệ thuật Adelaide có hệ thống rạp hát cho nghệ sỹ nước ngồi Chi phí phân bổ xuyên suốt lễ hội Trung tâm chi phí ưu tiên: Đơi giảm chi phí điều cần thiết Tồn kiện hiệu yếu tố thay đổi hay loại bỏ đáng kể.Điều cịn gọi phân tích nhạy cảm (Burke 1993) hoạt động quản lý dự án Hiệu chi phí thay đổi kiện trung tâm chi phí dự đoán được liệt kê theo thứ tự ưu tiên có ý nghĩa chi phí Ví dụ, phân tích nhạy cảm dẫn tới việc áp dụng mức phí cho chương trình mà trước miễn phí.Trong điều làm tăng đáng kể chi phí, làm giảm khả đáp ứng nhu cầu nhà tài trợ khán giả, dẫn tới việc làm giảm chi phí Tình nguyện viên: Tình nguyện viên thay cho nhân viên trả lương giúp làm giảm chi phí Vấn đề quan trọng phải tận dụng triệt để tất kỹ tình nguyện viên.Các kỹ cần phải luôn xem xét kế hoạch kiện tiếp diễn cần đến kỹ mới.Đối với kiện từ thiện, tình nguyện viên thường hay đem nhiều chi phí khoản tiền hiến tặng giảm thuế Chi phí ăn uống: Cần phân tích kỹ bữa ăn phục vụ cho khách nên chia nhỏ thành phần vài kiểu phục vụ thức ăn; ăn theo hình thức tiệc tự chọn (tiệc buffet) lựa chọn phù hợp, giảm chi phí th nhân viên phục vụ; nên yêu cầu số lượng thức ăn vừa đủ để phục vụ, dựa vào kinh nghiệm kiện trước; tìm kiếm nhà tài trợ cho bữa tiệc (ví dụ cơng ty đồ uống); giảm lượng tiêu thụ bia rượu Cuối cùng, phục vụ đồ uống quầy bar Đây loại thức uống quản lý bar tự pha chế phục vụ đoàn Phục vụ nước uống tự pha chế quầy bar cửa vào kiện, đáp ứng nhu cầu khách hàng thưởng thức đồ uống giảm chi phí cho nhà tổ chức nhờ kiểm sốt tốt lượng tiêu thụ 6.3.2 Một số kĩ thuật để tăng thu nhập cho kiện Cân đối giá vé: Việc tính giá vé có nhiều chiến lược để đem lại giá trị cao từ doanh thu bán vé Một chiến lược phổ biến thay đổi mức giá dựa theo vị trí chỗ ngồi, số lượng vé bán tỉ lệ thời gian Phí khấu trừ cho người đến sớm phí đăng ký dài hạn hai ví dụ yếu tố sau đó.Một chiến lược khác tạo danh mục đặc biệt dành cho người tham dự Danh mục bao gồm người bảo trợ, câu lạc đặc biệt, "các chiến hữu kiện", người mà có ý nghĩa đặc biệt chủ đề kiện người tham dự nhiều kiện đặc biệt tương tự Ví dụ, giá vé có cao người bảo trợ phục vụ dịch vụ tăng cường chỗ quan sát riêng biệt, chỗ đậu xe có người phục vụ bữa tiệc cocktail Hỗ trợ đổi vật đổi hàng: Có cách giúp làm tăng thu nhập cần xem xét cách trao đổi sản phẩm với nhà cung cấp Ví dụ: phát số vé miễn phí (có thể quy tiền) để trao đổi với nhà cung ứng đối tác với (các khách sạn thường trao đổi voucher với nhau) Thông qua cách thức này, kiện cịn có lợi mặt truyền thơng Mua bán hàng hố: Quy trình tổ chức kiện đem lại nhiều hội mua bán hàng hoá Nhiều người tham dự muốn đồ vật (sản phẩm) gắn liền với kiện để làm kỷ niệm.Chẳng hạn, khách hàng tham gia kiện, họ tham gia trò chơi hay tiết mục đó, mà khó lặp lại đời họ.Nhà tổ chức kiện chụp hình quay phim, sau bán cho người tham dự Ngồi ra, đồ vật hay điều đặc biệt kiện trở nên có giá trị bán kiện có liên quan Chỉ cần lưu ý câu hỏi cần phải xem xét là: "Hoạt động mua bán hàng hóa có hỗ trợ cho chủ đề kiện không?" Quyền đưa tin (bản quyền phát sóng): Có nguồn doanh thu ngày trở nên quan trọng, kiện thể thao, khoản toán cho quyền phát tin Một buổi truyền hình trực tiếp kiện nguồn có tiềm kiếm lời dù phải phí nữa.Bản quyền truyền hình trực tiếp, cụ thể nhu cầu mong đợi người xem đơi trở thành vấn đề kiện (ví dụ, VTV chi mua quyền truyền hình World Cup 2014 khoảng triệu USD để phát sóng Việt Nam) Thúc đẩy tài trợ: Đây thuật ngữ lưu hành đề cập tới cách sử dụng khoản tài trợ dành cho kiện để nhận khoản hỗ trợ sau nhà tài trợ khác Có cơng ty hay tổ chức muốn trở thành nhà tài trợ cho kiện diễn lần.Tuy nhiên, kiện nhận ủng hộ nhà tài trợ có đủ tín nhiệm để tiếp cận nhà tài trợ khác Một nhà quản lý kiện sau giành ủng hộ tạp chí, đơn vị truyền thơng hay kênh phát lớn tiếp cận nhà tài trợ khác chẳng hạn Các nhà tài trợ nhận họ giành hội quảng cáo miễn phí Các tiết mục đặc biệt:Nếu kiện liên quan đến đơng đảo cơng chúng có nhiều hội để đem thu nhập Thí dụ, xổ số thường dùng để gây quỹ.Tại khiêu vũ hòa nhạc Anh, tất người bảo trợ có giải thưởng cho xổ số rút đêm đó.Mọi người nhận vé với tờ xổ số phần chi phí tham dự kiện.Các giải thưởng có từ cà vạt cũ vé máy bay nước ngoài.Tất người nhận giải thưởng chơi xổ số trở thành phần hoạt động giải trí buổi tối ngày hơm đó.Tổ chức buổi bán đấu giá cách giải trí để làm tăng thu nhập Trước diễn Lễ hội Broome Fringe (tổ chức vào tháng năm 1998), nhà quản lý kiện tổ chức buổi đấu giá sáng tạo.Các đồ vật dùng để bán đấu giá bao gồm cắt tóc, "nơ lệ ngày", làm việc mát xa cho thể.áo cầu thủ, dính vết bùn sau trận bóng đá, cách thức hữu ích để làm tăng doanh thu 6.4 Các điều kiện để thực 6.4.1 Nhân kiểm soát ngân sách kiện Nhân kiện: tập hợp tất cá nhân nhóm cá nhân cống hiến sức lực, trí óc để hình thành, ni dưỡng, thực hóa vận hành kiện Mục đích cuối tập thể nhân sự thành cơng kiện Việc có đội ngũ nhân chất lượng kiện vốn yếu tố định đến thành bại kiện Đối với ngân sách - vấn đề cốt lõi định kiện có tổ chức hay khơng tổ chức vai trị chất lượng nhóm nhân giao phó nhiệm vụ quản lý kiểm sốt ngân sách cho kiện trở nên quan trọng Phải có phân công rõ ràng nhân phụ trách công tác kiểm soát ngân sách cho kiện Tuỳ vào quy mơ tính chất kiện mà gồm hay nhiều người tham gia kiểm soát ngân sách kiện Thơng thường nhóm bao gồm: người chịu trách nhiệm cao kiện phê duyệt dự tốn tồn vấn đề liên quan đến ngân sách kiện – người làm việc trực tiếp với khách hàng kiện để định trực tiếp đến kiện cho thoả mãn yêu cầu khách hàng; người phụ trách mảng thu chi kiện - cụ thể người đứng đầu phận gây quỹ/huy động tài cho kiện người phụ trách phần lập kế hoạch tổ chức sản xuất kiện; cuối kế toán, thủ quỹ để đảm bảo quy trình quản trị tài cho kiện nói riêng doanh nghiệp hay đơn vị quản lý kiện nói chung Để kiểm sốt ngân sách kiện đạt hiệu ekip nhân giao nhiệm vụ phải người có kiến thức/hiểu biết tài chính, tài doanh nghiệp, quản trị dự án kinh nghiệm thực tiễn thiết kế tổ chức sản xuất kiện Sự kiện quy mơ lớn hay tính chất phức tạp địi hỏi trình độ, mức độ kỹ nhóm nhân này.Khi đó, khơng kiểm sốt vấn đề cụ thể phát sinh liên quan đến ngân sách để kiện tổ chức thành cơng phạm vi chi phí cho phép, mà cịn tối ưu nguồn thu mang lại lợi nhuận cho nhà tổ chức kiện, đặc biệt xử lý tốt quy định thuế hay dự phòng rủi ro tài chính, pháp lý lĩnh vực tổ chức kiện 6.4.2 Hệ thống quản lý kiểm sốt ngân sách kiện Ngồi việc phải có nhân phân công trách nhiệm rõ ràng nhân phải có trình độ, kỹ phù hợp để kiểm sốt ngân sách kiện thành cơng cịn cần phải có chiến lược, quy trình hệ thống quản lý kiểm sốt tương thích Trước kiện, doanh nghiệp người chịu trách nhiệm cao kiện phải xác định chiến lược cho kiện, có chiến lược tài chính, đặc biệt kiện có tầm cỡ, quy mơ lớn, phạm vi quốc gia hay khu vực, quốc tế Từ chiến lược định vị phát triển kiện dẫn tới chiến lược marketing, truyền thông gây quỹ tài trợ, huy động tài cho kiện Quản trị ngân sách cho kiện giống quản trị ngân sách cho dự án, muốn đảm bảo hiệu cho dự án kiện nói riêng lợi nhuận doanh nghiệp (tổ chức kiện) nói chung, cần có quy trình hệ thống cơng cụ kiểm sốt phù hợp Đối với quy trình hệ thống cơng cụ kiểm sốt tài chính, doanh nghiệp phận tổ chức kiện phải thống định chế, sách tài chính, kế toán doanh nghiệp, quy tắc quản lý khai thác nguồn thu, phân bổ, sử dụng, quy chế chi tiêu hạch toán hữu công cụ định hướng, lối giám sát tài Ngồi ra, DN phải cụ thể hóa chế độ, sách kế hoạch tài thành quy tắc, nội quy để dẫn khn khổ hóa hoạt động kiện Có vậy, hoạt động phận kiện doanh nghiệp đạt tới hợp pháp, cộng sinh với mơi trường tài chung, tận thu nguồn lực sử dụng chúng cách hiệu Bản thân quy trình, quy tắc quản trị tài ln phải đổi theo hướng cập nhật chế độ, sách, thiết thực, tiết kiệm có hiệu cao Một ví dụ cơng cụ phổ biến hiệu mà nhà tổ chức kiện thường dùng để kiểm soát ngân sách kiện biểu đồ hịa vốn Biểu đồ hòa vốn đồ họa đơn giản làm bật vấn đề kiểm sốt cách tìm giao điểm chi phí doanh thu Ví dụ biểu diễn đồ thị hòa vốn kiện mà nguồn thu phụ thuộc vào doanh số bán vé Sự kiện có chi phí cố định thiết kế sân khấu, thuê địa điểm hành Số người tham dự lớn, chi phí an ninh, chỗ ngồi, làm vệ sinh lớn Tuy nhiên, điểm doanh thu từ bán vé vượt chi phí – điểm hịa vốn – kiện bắt đầu có lợi nhuận Giả sử, lý bất khả kháng, buộc ban tổ chức phải thay đổi chi phí cố định (tiền thuê địa điểm tăng lên) Đồ thị thiết lập điểm cân số lượng người qua cửa tăng thêm tính tốn cách nhanh chóng Vậy làm mà nhà tổ chức kiện thu hút thêm khách hàng đến với kiện? Câu trả lời cần phải tăng cường hoạt động xúc tiến quảng cáo Để quy trình hệ thống quản lý, kiểm soát ngân sách phát huy hiệu quả, nhà tổ chức kiện phải lưu ý vấn đề ủy quyền tự kiểm soát nội nhóm nhân liên quan thực chế độ báo cáo khoa học, tiến độ KẾT LUẬN Để thực chương trình event hồn chỉnh phải trải qua nhiều trình làm việc tỉ mỉ, tỉ mỉ thành cơng lớn Một người giỏi tổ chức kiện trước tiên phải người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới tiểu tiết Đó thể chuyên nghiệp Ngân sách yếu tố quan trọng, đòi hỏi tỉ mỉ, hiểu rõ kiện để đưa phương pháp phù hợp để xác định ngân sách kiện.Hơn nữa, việc xác định ngân sách giúp cho việc lập ngân sách trở nên dễ dàng mạch lạc Đồng thời, đơn vị tổ chức cần ý đến biện pháp để tăng thu, giảm chi để tiết kiệm ngân sách xây dựng event thành cơng Ngân sách kiện tờ giấy thông hành quan trọng cho tổ chức kiện thành công linh hồn tổ chức kiện Vì vậy, người làm việc tổ chức kiện phải người chăm chỉ, cầu toàn, cẩn thận chi tiết Nhiều lúc người nghề hay ví von người làm nghề cịn cần phải có "trái tim nóng" "cái đầu lạnh" "Trái tim nóng" để ln trì nhiệt huyết với nghề, khơng ngại khó ngại khổ Cịn "cái đầu lạnh" tức ln phải tỉnh táo bình tĩnh tình huống, sáng suốt lựa chọn phương án tối ưu để tổ chức, giải vấn đề cân não tổ chức kiện, từ khâu lên ý tưởng kiện khép thành công TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Bài giảng Quản trị kiện – Lương Hồng Quang (chủ biên), Trịnh Lê Anh, Nguyễn Thị Ngọc Thuỷ, Nguyễn Thu Thủy, ĐHKHXHNV PHỤ LỤC  Một số hình ảnh Sự kiện “ Khai trương showroom thứ JYSK 100 Lị Đúc” Một số hình ảnh “FTS Show”: ... năm thường có ước tính xác II CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CƠ BẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Phân loại loại hình kiện 1.1 Phân loại kiện theo quy mô: Tổ chức kiện xem ngành phát triển... Sự kiện kỉ niệm  Sự kiện giáo dục  Sự kiện tiếp thị  Sự kiện họp mặt  Sự kiện khai trương Các yếu tố liên quan đến việc hoạch định kiểm soát ngân sách kiện: Trước xác định ngân sách cho kiện, ... tỉnh Ngân sách tổ chức kiện nhà đầu tư kiện định, yếu tố ban định đến chương trình, nội dung chất lượng dịch vụ kiện, hay nói cách khác điều kiện, sở cho tổ chức kiện Vai trò ngân sách tổ chức kiện: