Chức năng quản lý

Chức năng quản lý

Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh Lời nói đầuQuản lý là một công việc hết sức nhạy cảm và đầy khó khăn. Quản lý trong một doang nghiệp lại càng đa dạng và khó khăn hơn, bởi nó phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh, môi trờng kinh doanh, môi trờng pháp lý . đòi hỏi ở nhà quản lý một trình độ, một khả năng làm việc ở áp lực cao, t duy tổng hợp, nhạy bén và quyết đoán.Chúng ta đang sống trong thời đại của nền kinh tế tri thức.Ngoài công nghệ hiện đại, nguyên liệu đa dạng, dồi dào thì quản lý có vai trò quyết định sự suy tàn, phá sản hay sự phát triển phồn thịnh của doanh nghiệp. Nhà quản lý là ngời đề ra đ-ờng đi nớc bớc của doanh nghiệp, quyết định của họ có liên quan đến số phận của doanh nghiệp. Một đòi hỏi mang tính tất yếu đối với bất cứ nhà quản lý doanh nghiệp nào là họ phải trang bị cho mình một lợng kiến thức đủ lớn. Họ phải là nghệ sĩ trong việc sử dụng các công cụ quản lý một cách khoa học và hiệu quả nhất. Nghĩa là vận dụng nó một cách hợp lý, tinh tế, linh hoạt đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và đáp ứng đ-ợc mục tiêu của mục đích quản lý.Vậy chức năng của quản lý là gì? Nó bao gồm những nội dung gì, chúng có quan hệ với nhau nh thế nào? thực tế các nhà quản lý vận dụng chúng nh thế nào trong doanh nghiệp của mình? Đây sẽ là những nội dung chính sẽ đợc đề cập đến trong bài tiểu luận này.1 Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh Phần I Những kiến thức cơ bản về chức năng quản lýI.Khái niệm chung 1. Khái niệmChức năng quản lý kinh doanh là kết quả của quá trình phân công lao động theo h-ớng chuyên môn hoá lao động quản lý đối với hoạt động kinh doanh. Chức năng là cơ sở để định ra các nhiệm vụ cần thực hiện lâu dài, trách nhiệm phải hoàn thành, quyền hạn đợc giao; là cơ sở để lựa chọn mô hình tổ chức , thiết lập bộ máy và bố trí nguồn nhận lực; đồng thời xác định mối quan hệ làm việc.Mọi chức năng của quản lý đều hớng vào mục tiêu chung của doanh nghiệp đó là sự phát triển phồn thịnh của doanh nghiệp.Chức năng quản lý của doanh nghiệp là hoạch định, ra các quyết định quản lý và điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp để kinh doanh có hiệu quả và không ngừng phát triển.Một yêu cầu đặt ra là các chức năng cần phải xác định rõ rãng, đúng đắn và không đợc phép trùng chéo. Nội dung chính của một chức năng đợc thể hiện ngay ở tên gọi của mỗi tổ chức. Chẳng hạn phòng sản xuất thì chức năng chính của nó là bố trí các công đoạn, bộ phận dây chuyền trong chu trình sản xuất kinh doanh . Phòng nhận sự thì chức năng chính của nó là phân công bố trí sử dụng lực lợng lao động. Còn chức năng chính của phòng quản trị là thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan quản lý ở từng cấp từng bộ phận.Từ chức năng cơ bản đợc phân tách ra những chức năng cụ thể cần thực hiện lần lợt hoặc đồng thời ( tuỳ theo yêu cầu và hoàn cảnh cụ thể) để cuối cùng hoàn tất các chức năng cơ bản.2. Phân loại Có rất nhiều nhà nghiên cứu nh H. Fayol, L. Gulick và L. URWICK đã phận chia, xác định các chức năng của quản lý. Mặc dù mỗi nhà nghiên cứu đều có cách phận chia khác nhau phù hợp với các đối tợng nghiên cứu nhng nhìn chung các cách phận chia này đều nêu ra 4 chức năng chính đó là: Chức năng hoạch định. Chức năng tổ chức. Chức năng điều khiển và phối hợp. Chức năng kiểm tra.2 Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn AnhĐể hiểu rõ hơn về chức năng của quản lý, chúng ta sẽ đi sâu xem xét từng chức năng để thấy rõ vai trò, vị trí của chúng trong tổ chức.II. Nội dung của các chức năng quản lý1. Chức năng hoạch địnhNói đến hoạch định, nhà quản lý phải hiểu ngay đây là chức năng quản lý đầu tiên, là cơ sở để thực hiện tất cả các chức năng còn lại. Thực tế cho thấy sự phát triển phồn thịnh hay suy tàn của một tổ chức phụ thuộc phần nhiều vào việc hoạch định.Do đó, việc hoạch định đòi hỏi sự cận nhắc , tính toán và dự kiến mọi yếu tố cần thiết cho quá trình kinh doanh với một tầm nhìn chiến lợc cũng nh cho từng chu kỳ kinh doanh. Công việc đó buộc các nhà quản lý phải đa ra đợc dự báo, xác định đợc mục tiêu, vạch ra chiến lợc, lập kế hoạch, đồng thời đề ra các giải pháp thực hiện.Hoạch đinh phải đảm bảo các yếu tố nh tính chiến lợc, tính chủ động sáng tạo, tính hiệu lực, tính hiệp đồng và tính chuẩn mực.Mỗi một tổ chức đợc hình thành đều có mục tiêu rõ ràng. Để đạt đợc các mục tiêu rõ ràng đã đề ra thì yêu cầu sống còn là phải có chiến lợc cụ thể, chi tiết cho từng giai đoạn, từng thời kỳ và phải linh hoạt để phù hợpvới mục tiêu, hoàn cảnh của từng thời điểm khác nhau. Tránh mò mẫm đến đâu hay đến đó, đối phó thụ động, hoạt động chụp giật và tầm nhìn hạn hẹp.Muốn vậy nhà quản lý phải chủ động và sáng tạo trong việc nhận biết và tận dụng các cơ hội từ môi trờng kinh doanh; Một con mắt tinh tờng; một khả năng phân tích nhạy bén và một nhạy cảm nghề nghiệp là hết sức cần thiết . Chủ động linh hoạt trong việc xử lý các tình huống bất ngờ, yếu tố bất định, các biến cố xuất hiện trong quá trình hoạt động nhằm giảm thiểu các thiệt hại có thể xảy ra. Thậm chí, nếu có thể xoay chuyển các biến cố đó thành một cơ hội mới.Một trong những bí quyết của thành công trong kinh doanh là biết cách làm thế nào để đạt đợc mục tiêu với hiệu quả tối u, biết tập trung vào các trọng điểm trong từng thời gian, thời điểm phù hợp, phận bổ nguồn lực một cách hợp lý đến mức tối u. Làm đợc nh vậy nghĩa là thoả mãn tính hiệu lực trong quản lý. Việc dùng ngời và phận bổ nguồn lực khi đạt đến độ u việt sẽ đợc gọi là nghệ thuật nghệ thuật dùng ngời và phận bổ nguồn lực trong tổ chức.Đoàn kết, hợp tác tạo ra đợc sức mạnh trong tổ chức là điều hết sức quan trọng. Nó là nội lực vững mạnh để thực hiện các công việc đã đợc hoạch định một cách nhanh gọn, hiệu quả nhất. Đoàn kết nghĩa là liên kết đợc mọi ngời ở mọi vị trí hành động theo một hớng chung. Từ đó động viên họ và khuyến khích họ làm việc và cống hiến hết mình vì sự phát triển của doanh nghiệp. Tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh trong doanh nghiệp với ý thức trách nhiệm cao, hình thành đợc phong cách riêng của doanh nghiệp hay nói cách khác đó là văn hoá doanh nghiệp.3 Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn AnhĐể đánh giá mức độ hoàn thành của một công việc, một nhiệm vụ, một công đoạn đã đợc hoạch định cần phải có chuẩn mực rõ ràng, chi tiết. Qua đó đánh giá đợc đúng thực chất kết quả hoạt động và sự đóng góp của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân.Những nhân tố trên đây cũng chính là tác dụng của chức năng hoạch định. Qua nó các nhà quản lý có thể kiểm tra và đa ra các quyết định phù hợp.Trong quản lý, hoạch định đợc chia làm hai loại: hoạch định chiến lợc và hoạch định tác nghiệp. Hoach đinh chiến lợc là việc hoạch định các mục tiêu và các việc lớn cần làm trong thời gian dài, với các giải pháp lớn mang tính định hớng để đạt tới mục tiêu, trên cơ sở khai thác và sử dụng tối u các nguồn lực hiện có và có thể có.Do có tầm quan trọng nh vậy cho nên việc haọch đinh chiến lợc phải do ngời quản lý chủ chốt thực hiện và giải quyết cùng với sự trợ giúp của bộ máy chức năng. Việc hoạch định phải đợc thực hiện rất chu đáo, đợc cân nhắc và xét duyệt một cách thận trọng để có giá trị lâu dài. Tất nhiên không phải là bất di bất dịch. Trong điều kiện có sự thay đổi lớn từ môi trờng thì phải có sự điều chỉnh hợp lý. áp dụng vào thực tế các doanh nghiệp, để có thể phát triển lâu bền cần phải đợc xây dựng cho đợc các chiến l-ợc nh : chiến lợc ổn định, chiến lợc phát triển, chiến lợc cắt giảm để tiết kiệm, chiến lợc kết hợp điều hoà.ổn định là điều mà bất cứ nhà quản lý nào cũng mong muốn. Mọi nỗ lực, công sức của họ chỉ là nhằm duy trì sự bình ổn trong suốt thời gian tồn tại của doanh nghiệp với điều kiện môi trờng ít thay đổi, giữ đợc uy tín của sản phẩm và duy trì thị phần cùng mảng khách hàng hiện có. Tuy nhiên chiến lợc này không thể hiện đợc thâm vọng phát triển.Điều mà các nhà quản lý nhắm tới là ổn định để phát triển. Sự gia tăng, mở rộng hoạt động về nhiều yếu tố nh doanh thu quy mô hoạt động, thị phần hoạt động, phơng thức và chất lợng ngày càng cao của dịch vụ. Trên cơ sở của sự phát triển đa dạng của thị trờng, nhu cầu của xã hội và tiềm năng của daonh nghiệp, chiến lợc phát triển thể hiện tầm nhìn và bản lĩnh của nhà quản lý trong việc đa ra các phơng thức thực hiện; thể hiện đờng đi nớc bớc của doanh nghiệp.Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh các nhà quản lý cần phải biết nhìn nhận mặt trái của thị trờng .Phải có kế hoạch cụ thể trong trờng hợp có các bất lợi xảy ra có thể hoặc không thể kiểm soát đọc .Trớc thực tế có thể xảy ra buộc doanh nghiệp phải có chiến lợc cắt giảm để tiết kiệm .Có thể giảm bớt quy mô đằu t và quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong trờng hợp cấp thiết , vì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp .4 Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh Giải pháp tối u trong việc hoạch định chiến lợc của doanh nghiệp là thực hiện đồng thời các chiến lợc trên đây một cách hợp lý , điều hoà .Yêu cầu đặt ra là việc kết hợp các chiến lợc trên đây phải là nền tảng , điểm bật của nhau ,trong mối quan hệ thống nhất và vững chắc. * Hoạch định tác nghiệp Nếu hoạch định chiến lợc là chiến lợc dài hơi thì hoạch định tác nghiệp là chiến l-ợc có tính chất ngắn hạn hơn .Nhiệm vụ của hoạch định tác nghiệp là xây dựng các dự án, kế hoạch và đề ra các giải pháp thực hiện trên cơ sở nguồn lực có thể dự tính đợc tơng đối sát thực và có tính khả thi cao .Dùng trong hoạch định tác nghiệp là kế hoạch trung và ngắn hạn .Do vậy hoạch định tác nghiệp là cơ sở trực tiếp để điều hành các công việc diễn ra hàng ngày và là trách nhiệm của tất cả các cấp quản lý .ở một khía cạnh khác hoạch định tác nghiệp là việc ra chiến thuật để thực hiện từng bớc chiến lợc .Chơng trình mục tiêu đợc đa ra là các kế hoạch sử dụng một lần và đợc quản lý bằng phơng pháp riêng gọi là quản lý theo mục tiêu _MBO.Việc hoạch định tác nghiệp bao gồm một quy trình với các bớc nh sau : Nhận thức , nắm bắt cơ hội với cách nhìn toàn diện và chính xác về thị trờng, khách hàng , khả năng ,chính sách pháp luật .ở từng thời điểm doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu cần đạt cụ thể và có thứ tự u tiên tơng ứng.5Nhận thức cơ hội Phân tích so sánh các phơng ánChọn phơng án tối uLập các kế hoạch phụ trợLập ngân quỹ và dự kiến các chi phíXác định mục tiêu cần đạtXem xét các tiền đềXây dựng các phơng án Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh` Xem xét đánh giá các tiền đề hoạch định ( các dự báo, các giả thuyết về mục tiêu kinh doanh , các kế hoạch hiện có và các biện pháp có thể áp dụng ) , dự đoán sự biến động và phát triển của chúng . Xây dựng các phơng án hành động khác nhau , qua việc bàn bạc ,cân nhắc từ nhiều khả năng thực hiện ,Trên cơ sở đó cơng quyết loại bỏ các phơng án ít tính khả thi .Mỗi kế hoạch chỉ nên có hai hoặc ba phơng án là tốt nhất .Phân tích , so sánh các phơng án để tìm ra u điểm , hạn chế của từng phơng án , từ đó tìm ra phơng án tối u .Xác định một phơng án tối u đợc lựa chọn qua so sánh.Có nhiều trờng hợp phải thực hiện đồng thời hai đến ba phơng án thích hợp với từng điều kiện . Phơng án tối u không nhất thiết phải hoàn hảo mà là phơng án ít nhợc điểm lón và khả thi hơn cả.Các kế hoạch phụ đợc đặt ra nhằm đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch chính và có thể hỗ trợ hoặc thay thế trong trờng hợp cần thiết.Mọi phơng án muốn thực hiện đợc phải có tiền.Việc lập ngân quỹ và các chi phí thực hiện là điều quan trọng .Từ đó ngời ta có thể đánh giá đợc hiệu quả kinh tế (tổng doanh thu,chi phí, lợi nhuận .) và chất lợng kế hoạch 2 Chức năng tổ chức Quản lý về tổ chức là một chức năng cơ bản, quan trọng nhất của quản lý nói chung và quản lý kinh doanh nói riêng, bởi lẽ quản lý và trớc hết là quản lý con ngời- yếu tố quyết định- thông qua đó tác động vào đối tợng vật chất nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Một cách tổng quát tổ chức là việc liên kết nhiều ngời lại với nhau để thực hiện các hoạt động có sự phân công, nhằm đạt mục tiêu chung.ở cấp độ nhỏ hơn thì tổ chức là sự thiết lập và vận hành hệ thống bộ máy để điều khiển, phối hợp mọi hoạt động trong tổ chức.Ta có thể nhận ra qua hai khái niệm trên, nội dung của chức năng quản lý tổ chức trong doanh nghiệp gồm:- Xác định chức năng cụ thể cần phải thực hiện : xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp, xác định các lĩnh vực cần quản lý ( kế hoạch, tài chính, vật t, marketing, nhân sự .)- Lựa chọn cơ cấu bộ máy quản lý tối u: Cơ cấu đó phải hợp lý và có tính hệ thống, tạo thành một tổng thể hoạt động nhịp nhàng, gắn bó, có hiệu lực; cho phép sử dụng tốt các nguồn lực phục vụ kinh doanh có hiệu quả.6 Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anh- Phân chia quyền lực : từ chức năng phải thực hiện, xác đinh rõ quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng, chế độ nề nếp làm việc tao ra phong cách riêng của doanh nghiệp.- Bố trí nguồn lực từ việc tuyển mộ, tuyển chọn đến phân công, huấn luyện - đào tạo, đánh giá, đãi ngộ ,giải quyết các mối quan hệ về lao động.Các nội dung trên nhằm phục vụ hiệu quả các hoạt động, đáp ứng mục tiêu; giúp cho việc quản lý điều hành có hiệu lực, kiểm soát đợc mọi hoạt động với các kênh thông tin nhiều chiều đáng tin cậy. Tạo điều kiện cho các bộ phận và mọi thành viên trong doanh nghiệp hiểu rõ nhiệm vụ phải hoàn thành, phát huy tính chủ động sáng tạo với trách nhiệm cao. Tạo ra sự ổn định với độ linh hoạt cần thiết để thích nghi với điều kiện mới . Đặc biệt chú trọng xác lập và xử lý tốt các mối quan hệ giữa tổ chức với con ngời, giữa các đơn vị tổ chức, giữa con ngời trong tập thể lao động.Các nội dung của chức năng tổ chức cho ta thấy khi thiết lập và vận hành tổ chức phải dựa trên cơ sở khoa học và vận dụng linh hoạt nh là một nghệ thuật - đặc biệt là nghệ thuật dùng ngời.Sử dụng các nguồn lực phải căn cứ vào mục tiêu mà định ra chức năng nhiệm vụ, từ chức năng nhiệm vụ mà thiết lập bộ máy phù hợp, từ bộ máy mà bố trí sử dụng con ngời đáp ứng yêu cầu.Nội dung chức năng cần đợc phân chia thành các phần việc rõ ràng, chuyên môn hoá và theo chiều dọc. Nhiệm vụ và trách nhiệm phải tơng xứng với quyền hạn.Xác lập và xử lý đúng đắn các mối quan hệ chức năng, phân định ranh giới trách nhiệm, chế độ làm việc.Bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ, kịp thời, và tin cậy. Hệ thống thông tin phải là đa chiều và luôn thông suốt, nhanh nhạy, chính xác. Từ đó có sự kiểm tra kịp thời ở mọi khâu để kiểm chứng việc thực hiện nhiệm vụ.Qua đó xử lý các vấn đề phát sinh ,thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm. Đồng thời tạo ra sự hợp tác gắn bó giữa các khâu, các cấp, các thành viên trong tổ chức, hớng vào mục tiêu chung.Việc tuyển chọn phải đợc thực hiện chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng ngời, tạo điều kiện cho mọi ngời phát huy cao độ tinh thần trách nhiệm, khả năng, sở trờng, tính năng động sáng tạo. Bên cạnh đó phải có một tầm nhìn xa trong việc chuẩn bị nguồn nhân lực. Đơng nhiên phải thực hiện đầy đủ các chính sách đối với ngời lao động tạo động cơ làm việc.Tất cả các yêu cầu trên đây nhằm thể hiện nguyên tắc cao nhất trong tổ chức là tự chủ, tự chịu trách nhiệm, có hiệu lực quản lý cao để đạt hiệu quả quản lý cao nhất.7 Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn AnhCăn cứ vào mục tiêu chiến lợc, vào quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức, vào kỹ thuật công nghệ, vào môi trờng, vào trình độ năng lực của cán bộ quản lý mà ngời ta thiết kế cơ cấu tổ chức cho phù hợp.Có nhiều loại cơ cấu tổ chức, thông dụng hơn cả vẫn là : cơ cấu trực tuyến; cơ cấu chức năng; cơ cấu kết hợp trực tuyến- chức năng; cơ cấu theo sản phẩm khách hàng, thị trờng; cơ cấu theo ma trận và cơ cấu tổng hợp.Căn cứ vào các yếu tố tác động nêu trên doanh nghiệp có thể chọn một trong các cơ cấu này để xác định mô hình tổ chức hợp với đơn vị mình nhất, đảm bảo thực hiện đợc mục tiêu đã đề ra.Khi đã lựa chọn đợc cơ cấu tổ chức phù hợp, nghĩa là có căn cứ quan trọng cho việc phân chia quyền lực trong quản lý doanh nghiệp. Quyền lực là công cụ quyết định để thực hiện các chức năng quản lý. Phân chia quyền lực đúng đắn làm cho hiệu lực quản lý đợc thực hiện tốt nhất tạo ra sự ổn định và phát triển trong tổ chức và ng-ợc lại.Sự phân chia quyền lực thờng đợc thực hiện theo hai hớng: tập trung quyền lực và phân quyền.Tập trung quyền lực là cơ quan quản lý cấp trên nắm toàn bộ quyền lực để cấp dới thừa hành một cách hoàn toàn thụ động. Ưu thế của tập trung quyềnlực là tạo ra đợc sự thống nhất ý chí và hành động với kỷ cơng cứng rắn. Do đó nhiệm vụ có thể đ-ợc hoàn thành nhanh gọn. Tuy nhiên, nó đòi hỏi năng lực quản lý vừa sâu và có tính bao quát của cấp trên, rất dễ phạm sai lầm khi công việc phức tạp và không khai thác đúng trí tuệ, tính sáng tạo,sự hứng thú của cấp dới.Phân quyền là xu hớng phân tán các quyền ra quyết định quản lý là cơ sở cho việc xác định và giao quyền hạn cho mỗi cấp.Phân quyền tốt nhất là phân quyền mức độ tối u, không thể áp dụng phân quyền tuyệt đối.Căn cứ vào quy mô tổ chức, tầm quan trọng của nhiệm vụ và quyết định quản lý, năng lực của cán bộ quản lý cấp dới mà thực hiện mức độ phân quyền.Việc giao phó quyền hạn có thể thực hiện bằng văn bản hay truyền miệng trực tiếp theo cấp bậc để xử lý các tình huống liên quan đến chức năng nhiệm vụ, trên cơ sở: giao quyền theo mục tiêu, giao quyền theo chức năng,phân quyền theo cấp bậc; đảm bảo sự thống nhất trong mệnh lệnh và giao quyền phải tơng xứng với trách nhiệm.Nh đã đề cập đến từ đầu , thực chất của tổ chức quản lý là quản lý nhân sự- quản lý con ngời - một bộ phận quan trọng mang tính quyết định trong chức năng quản lý tổ chức.Quản lý nhân sự bao gồm : xác định cung cầu, tuyển mộ và tuyển chọn, bố trí sử dụng đào tạo và phát triển, đãi ngộ và xử lý các mối quan hệ về lao động .Với mục tiêu là cung cấp cho các khâu hoạt đông trong doanh nghiệp một lực lợng lao động 8 Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn Anhvới chất lợng tốt để thực hiện có hiệu qủa các nhiệm vụ .Nó phải tạo đợc hệ thống hợp tác làm ăn việc qua phân công hợp lý, phát huy tối đa năng lực của mỗi cá nhân nhằm đảm bảo hoàn thành tốt các mục tiêu trớc mắt cũng nh lâu dài của doanh nghiệp.Ngời quản lý về nhân sự phải quan tâm đến xu hớng mới và những thách thức đang đợc diễn ra để có tầm nhìn chiến lợc, đồng thời chủ động sẵn sàng chuẩn bị đối phó với những thách thức nh trình độ kỹ năng và phong cách của công nhân , nhu cầu của ngời lao động ngày càng cao, sự nhàm chán với công việc đơn điệu do tự động hoá, sự căng thẳng trong lao động .Ngoài ra còn phải quan tâm và biết các mong muốn, các nhu cầu chính đáng của ngời lao động để đáp ứng ( trong khả năng cho phép)3.Chức năng điều khiển và phối hợpTheo một số học giả nh H. Fayol thì ta phải phân chia điều khiển và phối hợp ra làm hai chức năng riêng biệt.,nhng qua thực tế hoạt động của các doanh nghiệp đã chứng minh hai chức năng này gắn kết với nhau nh một chức năng duy nhất và thờng đợc gọi là điều hành .Điều hành trong quản lý kinh doanh là quá trình khởi động và duy trì guồng máy hoạt động của doanh nghiệp theo kế hoạch bằng cách tác động lên động cơ và hành vi của cá nhân trong doanh nghiệp để mỗi ngời hoàn thành nhiệm vụ của mình trong sự liên kết với nhau nhằm đạt mục tiêu chung.Điều hành đòi hỏi có hệ thống thông tin quản lý tốt thông tin đa chiều , nhanh nhạy , chính xác và đáng tin cậy qua đó phân tích ,xử lý thông tin để đa ra quyết định quản lý đúng đắn , kịp thời .Đồng thời chỉ đạo việc thực hiện có hiệu lực cao để đạt đợc kết quả với hiệu quả cao .Trong quá trình chỉ đạo thực hiện phát hiện các vấn đề nảy sinh và kịp thời xử lý tình huống,giải quyết các vớng mắc cản trở công việc.Trong điều hành quản lý nổi lên hai mối quan hệ trong doanh nghiệp đó là :- Quan hệ điều khiển - phục tùng - Quan hệ phối hợp- cộng tácQuan hệ đièu khiển phục tùng là mối quan hệ chủ yếu trong một tổ chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dới , giữa ngời phụ trách và ngời điều hành .Tác động điều khiển là việc thực hiện các hành vi đơn nhất của quản lý để giải quyết các nhiệm vụ đơn nhất qua các quyết định khác nhau nh :lệnh , chỉ thị thông báo.Đây là hình thức tác động tích cực nhất và linh hoạt nhất trong quản lý, có hiệu lực thi hành cao do dựa vào quyền lực của tổ chức .Sự điều khiển có thể mang tình hành chính hoặc mang tính hớng dẫn.Hiệu lực thi hành có khi là tuyệt đối song cũng có những quyết định có thể đợc tạm ngừng để xem xét điều chỉnh khi cấp dới đề nghị .9 Tiểu luận KHQL và TCQL Bùi Tuấn AnhCác quyết định đợc đa ra là hành vi quyết đoán mang tính sáng tạo của ngời quản lý, từ việc hoạch định đến việc đIều khiển quá trình thực hiện.Mức độ đúng đắn của quyết định quản lý phụ thuộc vào việc nắm bắt và xử lý thông tin, đề ra nhiệm vụ đúng và lựa chọn giải pháp đúng.Bất kỳ một quyếtd định quản lý khi đa ra cần có cơ sở khách quan , có tính định hớng, có tính hệ thống, tính linh hoạt, tính cụ thể và có tính hành chính.Khi đã có đợc quyết định thì việc truyền đạt quyết định phải rõ ràng, nội dung đầy đủ , địa chỉ chịu trách nhiệm , có thời hạn hoàn thành, có các điều kiện để tiến hành, thậm chí nên giải thích tầm quan trọng và gợi ý biện pháp (nếu có thể) Sơ đồ các bớc ra quyết định và triển khai thực hiện Quan hệ phối hợp cộng tác là quan hệ theo chiều ngang giữa các bộ phận cùng cấp, giữa cơ cấu chính thức và phi chính thức, giữa các thành viên trong tổ chức với nhau .S ự phối hợp hay cộng tác đều có vai trò của cấp quản lý với t cách là trung tâm chủ trì hoặc hỗ trợ, thuộc chức năng điều hành .Phối hợp là hình thức điều hành rất quan trọng làm tăng hiệu lực của tổ chức tạo ra tính đồng bộ, nhịp nhàng giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý, hiệp đồng trong hệ thống để cùng phục vụ mục tiêu chung.Có sự phối hợp sẽ làm cho các hoạt động có sự gắn kết, có sự phân định hợp lý ,hỗ trợ lẫn nhau tạo ra hiệu quả trong hoạt 10Sô đồ đề ra nhiệm vụThu thập và xử lý t. tinChính thức đề ra nhiệm vụChọn tiêu chuẩn đánh giáDự kiến các phơng ánLựa chọn ph-ong án tối uRa quyết địnhKiểm traĐiều chỉnh quyết địnhChỉ đạo thực hiệnTruyền đạt quyết định [...]... II.Nội dung của chức năng quản lý 1.C hức năng Hoạch định 2 .Chức năng Tổ chức 3Chức năng ĐIều khiển Phối hợp 4Chức năng Kiểm tra Phần II: Mối quan hệ giữa các chức năng quan lý &việc áp dụng thực tế vào DNVN I Mối quan hệ giữa các chức năng quản lý II.Thực tế áp dụng các chức năng quản lý vào DNVN LờI KếT TàI liệu tham khảo: -Giáo trình khoa học quản lý( đh ql&kd hn) -Giáo trình tổ chức quản lý (đh ql&kd... quan hệ giữa các chức năng quản lý và việc áp dụng thực tế vào doanh nghiệp I.Mối quan hệ giữa các chức năng quản lý Trên lý thuyết nghiên cứu thì các chức năng của quản lý đợc phân tách một cách rõ ràng Nhng trên thực tế nó là một thể thống nhất Giữa chúng có mối quan hệ qua lại,tác động và là tiền đề của nhau Công đoạn này, chức năng này là nền tảng, là điểm tựa của công đoạn kia ,chức năng kia Chúng... Các chức năng này móc nối với nhau tạo ra sự vận động của doanh nghiệp, nó làm cho guồng máy đó vận động đúng quỹ đạo và hơóng tới mục tiêu đã định Nếu tách rời các chức năng này ra thì chúng không có ý nghĩa, không có tác dụng và không có vai trò gì trong quản lý II Thực tế áp dụng các chức năng quản lý vào doanh nghiệp Việt Nam Hiện các doanh nghiệp Việt Nam đang vận dụng các chức năng quản lý một... doanh nghiệp 4 .Chức năng kiểm tra Đây là chức năng cuối cùng của quản lý, tuy nhiên, đây không phải là công đoạn cuối cùng, nó đợc thực hiện trong suốt quá trình kinh doanh Đây là khâu then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và là cơ sở để đánh giá kết quả trong kinh doanh, là cơ sở nhìn nhận lại, tổng kết kinh nghiệm, hoàn thiện các công việc thuộc chức năng quản lý Theo H.Fayol... hiến của ngời lao động Làm đợc nh vậy nghĩa là các chức năng của quản lý đã đợc áp dụng một cách khoa học, đúng đắn vào doanh nghiệp Hiệu lực và kết quả của quản lý đợc thực hiện và phát huy Điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ tồn tại và phát triển phồn thịnh trong tơng lai MụC LụC Lời mở đầu Phần I: Những kiến thức cơ bản về chức năng quản lý I.KháI niệm chung 1.KháI niệm 2.Phân loạI 14 Trang... động và luân chuyển trong suốt quá trình tồn tại của doanh nghiệp Chức năng hoạch định có nhiệm vụ đề ra chiến lợc và phơng thức thực hiện ; chức năng tổ chức có nhiệm vụ tổ chức ra cơ cấu để thực hiện các chiến lợc đó; chức năng điều khiển phối hợp có nhiệm vụ điều chỉnh, kết hợp các nhân tố liên quan để thực hiện kế hoach còn chức năng kiểm tra có trách nhiệm đánh giá mức độ hoàn thành của doanh... lớn, mối quan hệ trong hoạt động, hạn chế tính năng động sáng tạo gây lãng phí các nguồn lực trong khi nguồn lực để đầu t phát triển đòi hỏi ngày một cao hơn Thiết nghĩ đây là một số bất cập trong việc áp dụng các chức năng quản lý vào thực tế doanh nghiệp hiện nay ở nớc ta Để có sự thay đổi tích cực cần một khoảng thời gian dài và thái độ của các nhà quản lý đối với chính bản thân doanh nghiệp và sự... của cơ quan quản lý cấp trên Quan hệ cộng tác là mối quan hệ không mang tính hành chính vì dựa trên sự giao tiếp ứng xử giữa các thành viên trong tổ chức với sự ràng buộc giữa các bên cộng sự bằng sự tin cậy lẫn nhau, ý thức trách nhiệm chung và bầu không khí văn hoá trong doanh nghỉêp Quan hệ cộng tác có ảnh hởng tích cực đến quan hệ điều khiển phối hợp tạo ra hiệu lực của tổ chức quản lý đợc nâng... có thể thu thập thông tin cần thiết dễ nhất ? Nh vậy, nhà quản lý sẽ thực hiện chức năng một cách chính xác, kịp thời và hiệu quả nhất Công việc kiểm tra cũng cần phải thoả mãn các yêu cầu : - Kiểm tra theo kế hoạch - Kiểm tra phải khách quan và chính xác dựa trên các tiêu chuẩn rõ ràng tránh cảm tính, định kiến - Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con ngời trong doanh nghiệp - Kiểm tra cần linh hoạt... tổ chức Cần đặt mục tiêu của tổ chức lên trên hết không vì quan hệ cá nhân mà làm ảnh hởng đến mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp Quyết đoán linh hoạt và tăng cờng khả năng thích ứng với môi trờng kinh doanh đầy biến động để đề ra chiến lợc phù hợp có gía trị trong thời gian dài và tạo ra sự ổn định cần thiết cho doanh nghiệp Nâng cao tinh thần tự chủ tự chịu trách nhiệm trong tổ chức, tạo tâm lý . 2 Chức năng tổ chức Quản lý về tổ chức là một chức năng cơ bản, quan trọng nhất của quản lý nói chung và quản lý kinh doanh nói riêng, bởi lẽ quản lý. chất của tổ chức quản lý là quản lý nhân sự- quản lý con ngời - một bộ phận quan trọng mang tính quyết định trong chức năng quản lý tổ chức. Quản lý nhân sự