32 dục, thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác; - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, [r]
(1)1 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỖ THÀNH TRÍ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2020 (2) BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỖ THÀNH TRÍ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGHIÊM KỲ HỒNG Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2020 (3) BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ QH Quốc hội CTN Chủ tịch nước TTg Thủ tướng Chính phủ BNV Bộ Nội vụ BKHCN Bộ Khoa học Công nghệ HĐBT Hội đồng Bộ trưởng HĐNN Hội đồng Nhà nước SNV Sở Nội vụ HĐND Hội đồng nhân dân 10 UBND Ủy ban nhân dân 11 VTLTNN Văn thư lưu trữ Nhà nước 12 NVTW Nghiệp vụ Trung ương 13 NVĐP Nghiệp vụ địa phương 14 LCT Lệnh Chủ tịch 15 CT Chỉ thị 16 QĐ Quyết định 17 TT Thông tư 18 HD Hướng dẫn 19 TCN Tiêu chuẩn ngành 20 TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam 21 KHKT Khoa học Kỹ thuật 22 PGS Phó Giáo sư 23 TS Tiến sĩ 24 ThS Thạc sĩ (4) LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu riêng tôi và hướng dẫn Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng Các trích dẫn, số liệu Luận văn là trung thực, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, tác giả thu thập từ các nguồn khác ghi rõ phần tài liệu tham khảo Học viên cao học Đỗ Thành Trí (5) LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy, Cô Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức cho học viên quá trình học tập trường Vốn kiến thức quý báu này không là tảng để tôi thực luận văn mà còn là tảng cho quá trình nghiên cứu và học tập sau này Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành và tri ân sâu sắc đến Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng là giảng viên hướng dẫn trực tiếp đã nhiệt tình hướng dẫn, bảo và động viên, khích lệ nhiều để học viên có thể hoàn thành luận văn này Xin chân thành cảm ơn gia đình, các anh chị, bạn bè đồng nghiệp đã tạo điều kiện và hỗ trợ, cung cấp tư liệu thực tế để giúp tôi hoàn thành đề tài Do trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp quý Thầy, Cô để học viên hoàn thiện đề tài tốt Tôi xin chân thành cảm ơn! (6) MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 01 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, HUYỆN 07 1.1 Cơ sở lý luận chỉnh lý tài liệu lưu trữ 07 1.1.1 Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ 07 1.1.2 Nguyên tắc và yêu cầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ 07 1.1.3 Vị trí, tầm quan trọng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 09 1.1.4 Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ 09 1.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông ủy ban nhân dân cấp quận, huyện 15 1.2.1 Một số yếu tố ảnh hưởng đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ……………………………………………………………………15 1.2.2 Phông lưu trữ các quan nhà nước cấp quận, huyện 16 1.2.3 Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện 17 1.3 Cơ sở pháp lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ 19 1.3.1 Văn quan Trung ương ban hành ……………….…………………19 1.3.2 Văn UBND thành phố và Sở Nội vụ ban hành ……….…………… 20 1.3.3 Văn UBND Quận 12 ban hành 21 Tiểu kết chương 22 Chương 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 23 2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân Quận 12 23 2.1.1 Vị trí, chức 24 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 24 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 26 2.2 Tình hình tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 27 2.2.1 Tình hình phân loại, xếp sơ tài liệu từ năm 1997 đến 2003 27 2.2.2 Tình hình tài liệu từ năm 2004 đến 2017 36 2.3 Nhận xét chung 39 2.3.1 Ưu điểm 39 (7) 2.3.2 Hạn chế 41 2.3.3 Nguyên nhân 43 Tiểu kết chương 43 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 44 3.1 Một số phương hướng, nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân Quận 12 44 3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân Quận 12 46 3.2.1 Nhóm giải pháp chung - đảm bảo điều kiện cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 46 3.2.2 Nhóm giải pháp nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 51 Tiểu kết chương 59 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC Phụ lục số Phụ lục số Phụ lục số PHẦN MỞ ĐẦU Lý nghiên cứu đề tài (8) Đề tài luận văn thạc sĩ “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 Thành phố Hồ Chí Minh” thực từ lý chính sau đây: Thứ nhất, tài liệu lưu trữ là di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ đã góp phần tích cực việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, phục vụ đời sống xã hội và gìn giữ giá trị văn hóa dân tộc Tài liệu lưu trữ góp phần tái quá trình hình thành và phát triển đất nước qua các thời kỳ lịch sử Ngay sau Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trực tiếp ký ban hành Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 và khẳng định: Tài liệu lưu trữ là “… tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia”[14] Ngày tháng năm 2011 Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh số 34/2001/PLUBTVQH10 khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ hình thành các thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, quá trình hoạt động các quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn” Thứ hai, công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, để phát huy giá trị, tài liệu lưu trữ cần tổ chức khoa học, thông qua nhiều nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ, đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ có ý nghĩa quan trọng Bởi vì: - Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức khoa học tài liệu hình thành qua hoạt động quan, tổ chức, làm cho tài liệu đó phản ánh trung thực các hoạt động đã qua - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ mang tính tổng hợp, kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ khác thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu Vì vậy, thực tốt công tác chỉnh lý cần thiết, có ý nghĩa định chất lượng phông lưu trữ nói riêng và toàn tài liệu phòng, kho lưu trữ nói chung, đồng thời góp phần thúc đẩy các nghiệp vụ lưu trữ khác cùng phát triển Thứ ba, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu nước ta nói chung và các phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện nói riêng, đó có phông lưu trữ Ủy (9) ban nhân dân Quận 12 còn nhiều hạn chế, thiếu sót cần khắc phục Qua khảo sát thực tế công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân Quận 12, tài liệu giao nộp vào lưu trữ chưa lập hồ sơ, số hồ sơ lập chưa hoàn chỉnh, tài liệu còn nằm rải rác nhiều nơi khác gây khó khăn cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn nhiều hạn chế; tài liệu số năm đã chỉnh lý chưa đúng quy định, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng Với tình trạng vậy, chỉnh lý tài liệu phông UBND Quận 12 là cần thiết Thứ tư, theo quy định Luật Lưu trữ (2011), Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh mạng lưới các lưu trữ lịch sử và chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ quận, huyện thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân quận, huyện phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, nên việc chỉnh lý hoàn chỉnh, đạt chất lượng tốt phông lưu trữ UBND Quận 12 để sẵn sàng giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố là công việc cần xúc tiến cách kịp thời Chính vì lý trên, tôi chọn đề tài “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học mình Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có thể cho rằng, chỉnh lý tài liệu là nội dung quan trọng việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Những vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu đã nhiều nhà khoa học và ngoài nước nghiên cứu Trong phạm vi nước, đã có nhiều công trình nghiên cứu tiêu biểu là sách chuyên khảo, giáo trình như: “Công tác lưu trữ Việt Nam” Vũ Dương Hoan chủ biên, 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, 1990; “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, 2010; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy, 2015; “Lịch sử, lý luận, thực tiễn lưu trữ và quản trị văn phòng” Vương Đình Quyền, 2015; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu các quan, tổ chức” Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường, 2017; “Lý luận và phương pháp (10) 10 công tác lưu trữ” Chu Thị Hậu, 2017; “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” Dương Văn Khảm, 2015, v.v Trong các công trình tiêu biểu đó, các tác giả đã trình bày lý luận công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng, là sở lý luận quan trọng cho việc nghiên cứu đề tài học viên Ngoài ra, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu đăng tải các tạp chí khoa học và kỷ yếu hội thảo khoa học lưu trữ như: “Tổ chức chỉnh lý tài liệu - Những vấn đề đặt ra” tác giả Nguyễn Đăng Khải, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2004; “Bàn thuật ngữ Chỉnh lý khoa học Lưu trữ” tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 2/2015; Hội thảo khoa học “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ các trung tâm lưu trữ quốc gia” Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức, tháng 10/2004 TP Hồ Chí Minh; Hội thảo nghiệp vụ “Công tác thu thập tài liệu từ các quan, tổ chức cấp quận vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng năm 2017 Lâm Đồng; Hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng năm 2017 Hà Nội, v.v Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là đề tài nhiều luận án, luận văn khoa học, có thể kể đến các công trình nghiên cứu sau: - Luận án tiến sĩ Sử học: “Tổ chức và hoạt động lưu trữ chế độ Việt Nam Cộng hòa (1955-1975)” Nguyễn Văn Báu, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP Hồ Chí Minh, năm 2017; - Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Thành phố Đà Nẵng” - Lê Thanh Hùng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, năm 2014; - Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi” - Nguyễn Thị Bình, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP Hồ Chí Minh, năm 2018 Nhìn chung các sách, giáo trình, công trình nghiên cứu nêu trên đã hướng dẫn, đánh giá, phân tích vấn đề có tính lý luận công tác chỉnh lý tài liệu Những tài liệu này đã cung cấp sở lý luận và thực tiễn tương đối đầy đủ cho đề tài (11) 11 luận văn, góp phần giúp học viên đưa nhận định chính xác, khách quan giải vấn đề Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu riêng chỉnh lý khoa học tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 Do đó đề tài luận văn học viên không trùng lặp với các đề tài khác Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 3.1 Mục tiêu nghiên cứu Trên sở đánh giá thực trạng tình hình chỉnh lý tài liệu các quận, huyện mà cụ thể là phông Ủy ban nhân dân Quận 12, luận văn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ này 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu, hệ thống hóa sở lý luận và pháp lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ, là chỉnh lý tài liệu Phông Ủy ban nhân dân cấp quận - Khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu Ủy ban nhân dân Quận 12 và số quận, huyện khác nhằm đánh giá đúng thực trạng, nêu rõ ưu điểm, khuyết điểm và bài học kinh nghiệm - Từ đó, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 và có thể vận dụng số Ủy ban nhân dân quận, huyện khác Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Trong giới hạn luận văn, học viên sâu vào công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh 4.2 Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian, luận văn khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu khối phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12, có tìm hiểu thêm số phông lưu trữ UBND quận, huyện khác - Về thời gian, luận văn nghiên cứu các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12 từ năm 1997 đến năm 2017 (thời gian Luật lưu trữ có hiệu lực) - Về nội dung, luận văn nghiên cứu vấn đề chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 (12) 12 Phương pháp nghiên cứu đề tài 5.1 Phương pháp luận Luận văn vận dụng phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng và chủ nghĩa vật lịch sử để giải vấn đề lý luận và thực tiễn đặt công tác lưu trữ Kết hợp vận dụng số nguyên tắc mang tính phương pháp luận khoa học lưu trữ nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp tiến hành thu thập, bổ sung, phân loại và xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ UBND Quận 12 5.2 Phương pháp cụ thể Để giải các vấn đề nêu lên luận văn, tác giả đã vận dụng số phương pháp nghiên cứu cụ thể chủ yếu sau đây: - Phương pháp phân tích - tổng hợp: Trên sở các quy định pháp luật, các thông tin từ tư liệu tham khảo, đề tài sử dụng phương pháp phân tích vận dụng để đánh giá công việc, vấn đề công tác chỉnh lý Dựa trên kết phân tích từ đó đánh giá toàn diện lý luận và thực tiễn nhằm rút bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu công tác chỉnh lý - Phương pháp lịch sử: Đề tài nghiên cứu quá trình phát triển đơn vị hình thành phông (UBND Quận 12) quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12 Do đó, nghiên cứu đề tài, học viên đã vận dụng phương pháp này xem xét các nội dung nghiên cứu theo trình tự thời gian từ hình thành phông lưu trữ đến - Phương pháp so sánh: Được vận dụng để so sánh nhằm làm rõ điểm khác biệt lý luận và thực tiễn, phương pháp chỉnh lý tài liệu các phông lưu trữ UBND quận, huyện khác nhau, để từ đó có thể đưa nhận định khách quan, khoa học - Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp này vận dụng tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu phông và chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12 với nội dung khảo sát cụ thể thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng công tác thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu; để từ đó nêu rõ ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp phù hợp chỉnh lý tài liệu phông Đóng góp đề tài (13) 13 a) Về mặt lý luận: Luận văn góp phần làm sáng tỏ vấn đề lý luận và pháp lý liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu phông Ủy ban nhân cấp quận nói riêng, tạo điều kiện vận dụng có hiệu vào công tác chỉnh lý phông lưu trữ UBND quận cụ thể b) Về mặt thực tiễn: Luận văn đánh giá đúng thực trạng tổ chức chỉnh lý tài liệu Phông UBND Quận 12 với ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân từ đó đưa số giải pháp cần thiết, giúp quận 12 và các quận, huyện khác có thể vận dụng để tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ đạt chất lượng tốt Kết nghiên cứu luận văn có thể tham khảo để áp dụng cho chỉnh lý các phông lưu trữ Ủy ban nhân dân các quận, huyện khác trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành khác nước Bố cục luận văn Ngoài các phần Mở đầu, Phụ lục, kết cấu Luận văn gồm chương: Chương Cơ sở lý luận và pháp lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân cấp quận Chương Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân Quận 12 Chương Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân Quận 12 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN 1.1 Cơ sở lý luận chỉnh lý tài liệu lưu trữ (14) 14 1.1.1 Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ Có thể nói, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng toàn hoạt động lưu trữ các quan, tổ chức Thuật ngữ “chỉnh lý tài liệu lưu trữ” nhiều công trình nghiên cứu nghiệp vụ lưu trữ nhiều nước trên giới đề cập đến với cách diễn đạt khác “chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ’’, “chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ” Trong luận văn này, để phù hợp với Luật lưu trữ (2011), chúng tôi thống viết là “chỉnh lý tài liệu lưu trữ” Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ có cách diễn đạt khác nhau: Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam năm 1992, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là “Tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, đó sửa chữa phục hồi hồ sơ, đơn vị bảo quản, làm các công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để tối ưu hóa khối lượng tài liệu đưa chỉnh lý” [55,tr.19] Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng Văn thư Lưu trữ Việt Nam PGS, TS Dương Văn Khảm năm 2015, cho rằng: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu không phải là chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà là tổ chức lại tài liệu theo chuẩn mục khoa học lưu trữ”[67, tr.93] Luật Lưu trữ (2011) nêu rõ: “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân” [25,tr.2] Từ các khái niệm nêu trên, chúng ta có thể hiểu chỉnh lý tài liệu lưu trữ là kết hợp cách chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ để tổ chức khoa học các phông lưu trữ, nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và có hiệu 1.1.2 Nguyên tắc và yêu cầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trong hoạt động lưu trữ, để công việc chỉnh lý tài liệu tiến hành cách khoa học và hiệu quả, chúng ta cần tuân thủ số nguyên tắc và yêu cầu sau đây: 1.1.2.1 Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu thực chất là quá trình tổ chức khoa học tài liệu để lập lại trật tự tài liệu hình thành quá trình hoạt động quan, tổ chức Để đạt mục tiêu đó, chỉnh lý tài liệu cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây: (15) 15 - Không làm phân tán phông lưu trữ, nghĩa là toàn tài liệu phông lưu trữ phải bảo toàn nguyên vẹn, không xé lẻ phân tán nhiều phông khác - Tài liệu phông không bị phá vỡ kết cấu tự nhiên nhằm đảm bảo mối liên hệ lịch sử tài liệu phông, nghĩa là quá trình chỉnh lý, hồ sơ, tài liệu hình thành từ các đơn vị, tổ chức và cá nhân đã xếp theo phương pháp định, cần tôn trọng trật tự xếp tài liệu lập theo hồ sơ, đơn vị tổ chức và theo năm - Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh các hoạt động quan, tổ chức, nghĩa là tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu quan Để đảm bảo nguyên tắc này cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức và hoạt động quan 1.1.2.2 Yêu cầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ Để công việc chỉnh lý đảm bảo chất lượng và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu thì chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải thực các yêu cầu chặt chẽ công tác chỉnh lý Luật Lưu trữ (2011) đã nêu rõ: Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ Nghĩa là phân loại tài liệu lưu trữ phải tuân thủ các nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ nhằm đảm bảo tài liệu phông không bị phân tán, quá trình chỉnh lý chọn phương án phân loại, hồ sơ lập phải đảm bảo mối liên hệ logic các tài liệu, các hồ sơ lập phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan - Được xác định thời hạn bảo quản Thời hạn bảo quản tài liệu là thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý hoàn chỉnh phải xác định thời hạn bảo quản hai mức độ đó là vĩnh viễn có thời hạn - Hồ sơ hoàn thiện và hệ thống hoá Hồ sơ sau tiến hành chỉnh lý phải hoàn thiện có nghĩa là phải tiến hành biên mục bên và biên mục bên ngoài Hồ sơ sau lập phải hệ thống hóa theo phương án để cố định trật tự xếp các hồ sơ - Có Mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu sau chỉnh lý phải thống kê vào mục lục hồ sơ sở liệu tra cứu để quản lý và tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác Đối với tài liệu hết giá (16) 16 trị phải thống kê theo nhóm tài liệu loại tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị, để tiêu hủy Nhìn chung, quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải kết hợp các yêu cầu trên toàn quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ để tài liệu sau chỉnh lý đạt chất lượng tốt 1.1.3 Vị trí, tầm quan trọng chỉnh lý tài liệu lưu trữ Có thể nói, chỉnh lý tài liệu lưu trữ chiếm vị trí quan trọng toàn hoạt động công tác lưu trữ Cụ thể là: - Giúp cho tài liệu phân loại khoa học, thiết lập các công cụ tra tìm, tạo điều kiện tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ - Giúp giữ lại tài liệu thực có giá trị phục vụ cho hoạt động các quan trước mắt lâu dài sau - Hàng năm, các quan, tổ chức quá trình hoạt động mình đã hình thành khối lượng tài liệu tương đối lớn Trong đó, có tài liệu có giá trị cao có tài liệu không có giá trị, tài liệu hết giá trị giá trị không cao Vì vậy, ngoài mục đích lựa chọn tài liệu thực có giá trị để giữ lại, qua chỉnh lý còn giúp loại tài liệu không có giá trị nhằm giải phóng kho tàng, tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu 1.1.4 Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Tất công việc tiến hành cách khoa học, thống thì chúng ta phải xây dựng cho mình nội dung, quy trình chỉnh lý tài liệu hợp lý Chỉnh lý tài liệu vậy: 1.1.4.1 Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ Như trên đã nói, chỉnh lý tài liệu là khâu nghiệp vụ lưu trữ mang tính tổng hợp Điều đó giải thích rõ Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, với năm nội dung cụ thể như: - Phân loại tài liệu theo phương án phân loại; - Lập phục hồi hồ sơ; - Xác định giá trị tài liệu: Lựa chọn tài liệu cần giữ lại để bảo quản và loại tài liệu trùng thừa, hết giá trị để tiêu hủy; - Thống kê, làm công cụ tra cứu: Lập mục lục hồ sơ cần giữ lại để bảo quản và xây dựng sở liệu tra tìm thông tin tài liệu lưu trữ; (17) 17 - Thống kê danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy 1.1.4.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Mục đích việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu; loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản Tuỳ theo điều kiện cụ thể quan, tổ chức và tình hình khối tài liệu đưa chỉnh lý mà thực chỉnh lý hoàn chỉnh số công đoạn quy trình chỉnh lý Hiện nay, chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính thực theo quy định Luật lưu trữ và các hướng dẫn cụ thể Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính và Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000 Theo đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông phần phông tài liệu lưu trữ thường thực với số nội dung công việc sau: a) Chuẩn bị chỉnh lý Có thể nói, chuẩn bị chỉnh lý tài liệu là nội dung quan trọng quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ thường nhiều người cùng tham gia, để đảm bảo tài liệu sau chỉnh lý đạt kết thì phải thực các nội dung như: - Thu thập, bổ sung tài liệu Để tiến hành chỉnh lý tài liệu đạt hiệu quả, cần phải tiến hành thu thập đầy đủ khối tài liệu cần đưa chỉnh lý Phải xác định rõ các nội dung tên phông, giới hạn thời gian sớm và muộn tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý - Biên soạn các văn hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý Mục đích đầu tiên việc biên soạn các văn hướng dẫn nghiệp vụ là giúp cho người tham gia chỉnh lý thực thống các công việc cụ thể quá trình chỉnh lý (18) 18 Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là tóm tắt lịch sử tổ chức và hoạt động đơn vị hình thành phông khối tài liệu và tóm tắt tình hình, đặc điểm phông tài liệu Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải biên soạn chi tiết, đầy đủ tổ chức chỉnh lý lần đầu; lần chỉnh lý sau cần bổ sung thông tin thay đổi tổ chức và hoạt động đơn vị hình thành phông và khối tài liệu đưa chỉnh lý Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông giúp cho người tham gia thực chỉnh lý nắm bắt khái quát lịch sử quan và tình hình tài liệu đưa chỉnh lý Trên cở sở lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông làm để xây dựng kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các hướng dẫn nghiệp vụ khác Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là hướng dẫn phân chia tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo phương án phân loại định và phương pháp lập hồ sơ Hướng dẫn phân loại dùng làm để người tham gia chỉnh lý thực việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông thống Phương án phân loại tài liệu và hướng dẫn cụ thể quá trình phân chia tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ phù hợp theo cấu tổ chức theo mặt hoạt động quan Hướng dẫn lập hồ sơ là hướng dẫn chi tiết phương pháp tập hợp các văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu vấn đề, tên gọi văn bản, tác giả, quan giao dịch, thời gian v.v thành hồ sơ phông khối tài liệu còn tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu xây dựng nhằm xác định các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản loại khỏi phông Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu dùng làm để người tham gia chỉnh lý thực việc xác định giá trị và quy định thời hạn bảo quản cho hồ sơ thống Khi biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải dựa vào các nguyên tắc nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp để xem xét giá trị tài liệu Ngoài ra, phải dựa vào các phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, các quy định pháp luật có liên quan đến thời hạn quản tài liệu và các bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu khác (19) 19 Đối với hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải biên soạn chi tiết, cụ thể các phông tài liệu chỉnh lý lần đầu, lần sau cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa chỉnh lý Kế hoạch chỉnh lý là dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý Khi chỉnh lý các phông khối tài liệu lớn với nhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể Các văn hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý phải người có thẩm quyền phê duyệt người có trách nhiệm thông qua và có thể bổ sung, hoàn thiện quá trình thực cho phù hợp với thực tế b) Thực chỉnh lý Sau công việc chuẩn bị cho giai đoạn chỉnh lý xong, chúng ta tiến hành bước vào giai đoạn thực chỉnh lý: Thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ, đánh số hồ sơ chính thức, viết và dán nhãn hộp (cặp), xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu, thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Những công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu phông chất lượng phông lưu trữ Vì vậy, đòi hỏi người tham gia chỉnh lý phải thật cẩn thận, tỷ mỷ các khâu nghiệp vụ - Phân loại tài liệu Có thể hiểu, phân loại tài liệu là tiến hành phân chia tài liệu toàn phông khối tài liệu đưa chỉnh lý thành các nhóm theo hướng dẫn phân loại Cụ thể tài liệu phân theo các bước sau: Bước 1: Phân chia tài liệu thành các nhóm lớn; Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành các nhóm vừa; Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm vừa thành các nhóm nhỏ và cuối cùng là hồ sơ (đơn vị bảo quản) - Lập hồ sơ Lập hồ sơ là việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành quá trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp định [25,tr.2] (20) 20 Tài liệu sau đã phân chia thành các nhóm nhỏ tiến hành lập hồ sơ Hồ sơ lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ quan và đơn vị quan Tài liệu hồ sơ phải xếp, đánh số tờ (đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm), lập mục lục văn (đối với hồ sơ có thời hạn bảo vĩnh viễn) Mỗi hồ sơ lập chỉnh sửa hoàn thiện cần để tờ bìa tạm sơ mi riêng và đánh số tạm thời; đồng thời, ghi số đó và thông tin ban đầu hồ sơ (như tên viết tắt các nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản và thời gian sớm và muộn tài liệu có hồ sơ) lên thẻ tạm phiếu tin - Hệ thống hoá hồ sơ + Sắp xếp, hệ thống hóa phiếu tin thẻ tạm Hồ sơ sau lập tiến hành xếp các phiếu tin thẻ tạm phạm vi nhóm nhỏ, xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, các nhóm vừa nhóm lớn và các nhóm lớn phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin thẻ tạm + Trên sở phiếu tin thẻ tạm đã xếp để hệ thống hóa hồ sơ (đơn vị bảo quản) Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phông theo thứ tự tạm thời phiếu tin thẻ tạm Khi tiến hành hệ thống hoá hồ sơ phải kết hợp với việc kiểm tra và chỉnh sửa hồ sơ lập bị trùng lặp, bị xé lẻ hay việc xác định giá trị tài liệu các cá nhân tham gia lập hồ sơ chưa đồng Cần kiểm tra lần cuối cùng trước đánh số chính thức cho hồ sơ Căn phiếu tin thẻ tạm, tiến hành viết bìa hồ sơ, bìa hồ sơ phải ghi đầy đủ tên phông, tên đơn vị tổ chức, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ in sẵn theo quy định - Đánh số hồ sơ chính thức, viết và dán nhãn hộp (cặp) Đánh số hồ sơ giúp cho việc quản lý hồ sơ chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, số hồ sơ chính thức đánh cho toàn phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Hồ sơ sau đánh số chính thức đưa vào cặp, hộp, viết nhãn hộp, nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu, chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, (21) 21 dễ đọc Nhãn in trực tiếp lên gáy gộp in riêng theo kích thước phù hợp với gáy hộp (cặp) dùng để đựng tài liệu - Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu Tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý phải thống kê để quản lý và khai thác sử dụng Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu các phông lưu trữ chủ yếu là mục lục hồ sơ và phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ thực theo tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997, ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước Việc xây dựng sở liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá thực theo hướng dẫn Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phần mềm ứng dụng các quan, tổ chức, trên sở quy định chung quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 xây dựng sở liệu lưu trữ Xây dựng sở liệu lưu trữ bao gồm: sở liệu quan lưu trữ; sở liệu phông, công trình, sưu tập lưu trữ; sở liệu hồ sơ; sở liệu văn (thông tin cấp 2); sở liệu toàn văn văn (thông tin cấp 1) áp dụng tài liệu lưu trữ giấy Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ quan [23, tr.1] - Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị loại quá trình chỉnh lý phải tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị loại phải hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định Qua kiểm tra, tài liệu yêu cầu giữ lại bảo quản phải lập thành hồ sơ và xếp vào vị trí phù hợp bổ sung vào các hồ sơ tương ứng phông Đối với tài liệu hết giá trị phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền định tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định pháp luật Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm: Danh mục tài liệu loại kèm theo thuyết minh tài liệu loại; Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức; Văn thẩm định cấp có thẩm quyền c) Kết thúc chỉnh lý Nội dung quan trọng cuối cùng hoạt động chỉnh lý là công việc kết thúc chỉnh lý Nội dung công việc này là kiểm tra lại toàn quá trình chỉnh lý tài liệu đã đạt mục đích, yêu cầu đề đợt chỉnh lý hay chưa Đồng thời, kiểm tra thực tế các (22) 22 công việc đã thực từ các hướng dẫn nghiệp vụ đến kết thực các nội dung công việc cụ thể, tình hình tài liệu và công cụ tra cứu tài liệu sau chỉnh lý Tài liệu sau chỉnh lý giữ lại bảo quản bàn giao vào kho lưu trữ kèm theo mục lục hồ sơ Những tài liệu loại để tiêu hủy bàn giao theo danh mục tài liệu loại để tiêu hủy theo quy định Khi bàn giao hồ sơ giữ lại bảo quản và tài liệu loại để tiêu hủy phải lập biên giao nhận đầy đủ Tổng kết đợt chỉnh lý tài liệu phải có báo cáo tổng kết đợt chỉnh lý Trong đó, trình bày tóm tắt tổng số tài liệu đưa chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước chỉnh lý, tổng số tài liệu sau chỉnh lý, cụ thể như: số lượng tài liệu giữ lại bảo quản bao nhiêu hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, bao nhiêu hồ sơ bảo quản có thời hạn, số lượng tài liệu loại để tiêu huỷ bao nhiêu cặp Nhận xét, đánh giá tiến độ thực đợt chỉnh lý và ưu điểm, khuyết điểm quá trình chỉnh lý, rút kinh nghiệm qua đợt chỉnh lý Sau kết thúc đợt chỉnh lý phải lập hoàn chỉnh hồ sơ chỉnh lý và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý cho lưu trữ quan, bao gồm báo cáo kết khảo sát tài liệu, các văn hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý, mục lục hồ sơ, sở liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có), danh mục tài liệu hết giá trị phông khối tài liệu chỉnh lý kèm theo thuyết minh, báo cáo kết đợt chỉnh lý 1.2 Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ UBND quận, huyện Có thể nói, công việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông lưu trữ UBND quận, huyện thực cách khoa học và hiệu thì yêu cầu đặt người làm công tác chỉnh lý là phải đưa số yếu tố ảnh hưởng tới công tác chỉnh lý sau: 1.2.1 Một số yếu tố ảnh hưởng đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện Nhìn chung, công tác chỉnh lý tài liệu phông UBND cấp quận nói chung và UBND Quận 12 nói riêng thường chụi ảnh hưởng số yếu tố sau đây: Thứ nhất, nhận thức công chức, viên chức tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ mà đăc biệt là công tác lập hồ sơ hành các quan chưa thật đầy đủ, công chức viên chức sau giải xong công việc không tiến hành lập hồ sơ đã lập hồ sơ không hoàn chỉnh Nếu hồ sơ hành lập hoàn chỉnh và khoa học thì giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan thuận tiện (23) 23 hơn; cán làm công tác lưu trữ không phải thực nghiệp vụ chỉnh lý cách toàn diện, mà tài liệu có thể đưa vào khai thác sử dụng Ngược lại công tác lập hồ sơ cán chuyên môn không thực thì công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ khó khăn, tài liệu rời lẻ, thiếu khoa học Vì cho nên xảy tình trạng tài liệu bó gói, tích đống nhiều nơi khác Thứ hai, nhân lực làm công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu các quan còn thiếu và yếu, số cán chưa đào tạo bồi dưỡng theo đúng chuyên ngành Thứ ba, sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưa thực chú trọng như: đầu tư kinh phí cho việc xây dựng kho tàng và mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ Phòng, kho lưu trữ tài liệu còn chật hẹp, ẩm mốc, thiếu ánh sáng Thứ tư, thiếu các chế tài mang tính bắt buộc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào trữ quan Mặc dù, đã có các văn đạo hướng dẫn các quan cấp trên việc thực các quan không chặt chẽ, thống Như vậy, yếu tố trên đã làm ảnh hưởng đến công tác chỉnh lý tài liệu các phông lưu trữ nói chung và Phông UBND cấp quận, huyện nói riêng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 1.2.2 Phông lưu trữ các quan nhà nước cấp quận, huyện Chúng ta có thể hiểu rằng, phân phông lưu trữ là để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ dựa theo nguyên tắc xuất xứ và nguyên tắc phân kỳ lịch sử Căn vào nguyên tắc này, tài liệu hình thành qua hoạt động quan, tổ chức phân chia và lập thành phông lưu trữ riêng Cơ quan, tổ chức có tài liệu gọi là “Đơn vị hình thành phông” Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, năm 2015: “Phông lưu trữ quan là toàn tài liệu lưu trữ hình thành qua hoạt động quan, tổ chức” [67,tr.427] Theo Luật lưu trữ (2011), để thành lập phông lưu trữ độc lập, các quan, tổ chức phải đủ các điều kiện như: “Có văn quan cấp trên có thẩm quyền cho phép thành lập; có tài khoản riêng; có văn thư và dấu riêng; có tổ chức biên chế riêng” Như vậy, vào tiêu chuẩn, điều kiện thành lập phông lưu trữ thì tài liệu hình thành hoạt động quan Ủy ban nhân dân quận, huyện có đầy đủ các yếu tố thành lập phông lưu trữ độc lập (24) 24 Có thể nói, phông lưu trữ đời cùng với quá trình thành lập và phát triển các quan, tổ chức Đối với Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân (UBND) cấp quận hình thành quá trình thành lập các đơn vị hành chính Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, thống đất nước (30/4/1975), các đơn vị hành chính thành lập và từ đó Phông lưu trữ UBND quận hình thành Tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân quận là tài liệu sản sinh quá trình hoạt động Ủy ban nhân dân, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, đó là tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ để bảo quản và khai thác sử dụng Thành phần Phông UBND quận là tài liệu quản lý nhà nước địa phương hình thành từ hoạt động Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên thuộc chức năng, nhiệm vụ giao và văn các quan, tổ chức và cá nhân gửi đến quan Theo định UBND Quận 12 nội dung tài liệu thuộc Phông UBND quận bao gồm các nhóm tài liệu sau đây: - Nhóm tài liệu tổng hợp: gồm tài liệu phản ánh công tác lãnh đạo, đạo; qui hoạch - kế hoạch, thống kê, đối ngoại, thi đua khen thưởng, hành chính - văn thư lưu trữ; tài liệu Đảng và các đoàn thể quan UBND - Nhóm tài liệu nội chính: gồm tài liệu phản ánh công tác địa giới hành chính, tài liệu, tổ chức, cán bộ, quân sự, tra, công an, kiểm sát, tòa án, tư pháp, tôn giáo, dân tộc - Nhóm tài liệu tài chính - thương mại: gồm tài liệu phản ánh công tác tài chính, giá cả, thuế, thương mại - du lịch, ngân hàng, kho bạc - Nhóm tài liệu công nghiệp: gồm tài liệu tiểu thủ công nghiệp, điện, xây dựng bản, giao thông công chính, bưu điện, tài nguyên (đất đai, nhà ở, nước), khoa học công nghệ - Nhóm tài liệu nông - lâm nghiệp - thủy sản: gồm tài liệu nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, chính sách phát triển nông thôn, thủy sản - Nhóm tài liệu văn xã: gồm tài liệu văn hóa thông tin, thể thao, giáo dục, y tế, lao động - thương binh - xã hội, dân số - gia đình - trẻ em 1.2.3 Chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện (25) 25 Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ nói chung, Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận nói riêng thực theo các quy định, hướng dẫn chung nghiệp vụ lưu trữ Hiện nay, chưa có hướng dẫn cụ thể việc chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND cấp quận, nên việc chỉnh lý tài liệu, thực theo quy trình chỉnh lý tài liệu đã trình bày chi tiết mục 1.2.4.2 Qua thực tiễn chỉnh lý tài liệu lưu trữ, số nội dung quan trọng việc tiến hành chỉnh lý tài liệu phông cần làm rõ là: Thứ Phải thu thập tài liệu trước chỉnh lý Để tiến hành chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cần phải thu thập đầy đủ tài liệu sản sinh đã đến thời hạn nộp lưu Bởi vì, việc thu thập đầy đủ tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực các nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu Thứ hai Biên soạn tài liệu hướng dẫn chỉnh lý Việc thực chỉnh lý tài liệu gồm nhiều công việc khác nhau, nhiều người tham gia thực Vì thế, tổ chức chỉnh lý tài liệu cần phải biên soạn tài liệu hướng dẫn chỉnh lý Tài liệu hướng dẫn chỉnh lý là hướng dẫn người tham gia chỉnh lý liệu thực đúng nghiệp vụ, làm các sản phẩm chỉnh lý đạt yêu cầu, là để kiểm tra chất lượng sản phẩm chỉnh lý, nghiệm thu sản phẩm chỉnh lý Thứ ba Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu Kế hoạch chỉnh lý tài liệu là văn dự kiến nội dung, tiến độ thực các công việc chỉnh lý tài liệu, dự trù lao động, vật tư, kinh phí, trang thiết bị cần thiết để chỉnh lý Kế hoạch chỉnh lý lập sau đã thu thập đầy đủ tài liệu cần chỉnh lý và đã biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý Thứ tư Chuẩn bị vật tư, trang thiết bị phục vụ chỉnh lý tài liệu Để thực tốt, hiệu công tác chỉnh lý tài liệu thì phải chuẩn bị đầy đủ vật tư, trang thiết bị phục vụ chỉnh lý tài liệu Chuẩn bị tốt vật tư, trang thiết bị góp phần thúc đẩy quá trình chỉnh lý tài liệu nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian Thứ năm Tổ chức và quản lý công việc chỉnh lý tài liệu Mỗi đợt chỉnh lý tài liệu theo kế hoạch thì lãnh đạo quan phải lập phận quản lý công việc chỉnh lý Nhiệm vụ phận này là giúp lãnh đạo quan quản lý, điều hành đợt chỉnh lý từ bắt đầu kết thúc Tài liệu sau tiến hành chỉnh lý xong tiến hành nghiệm thu và bàn giao sản phẩm chỉnh lý Nghiệm thu các sản phẩm chỉnh lý là kiểm tra, đánh giá số lượng, (26) 26 chất lượng các hồ sơ sau chỉnh lý, làm để tổng kết đợt chỉnh lý Công việc nghiệm thu và bàn giao hồ sơ chỉnh lý thực sau hồ sơ đã kiểm tra, sửa chữa sai sót Thứ sáu Tổng kết chỉnh lý Tổng kết chỉnh lý thực các đợt chỉnh lý tài liệu phông Mục đích việc tổng kết đợt chỉnh lý là để đánh giá lại kết đã đạt đợt chỉnh lý tài liệu, nêu các ưu điểm, hạn chế cần khắc phục, các nguyên nhân và bài học kinh nghiệm thực các nghiệp vụ lưu trữ chỉnh lý tài liệu Tóm lại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung, chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND cấp quận nói riêng thực theo các quy định, hướng dẫn chung Đảng, Nhà nước và các quan cấp trên 1.3 Cơ sở pháp lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ 1.3.1 Văn hướng dẫn cấp Trung ương Nhằm tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu, Quốc hội, Bộ Nội vụ và Cục văn thư lưu trữ nhà nước đã ban hành số văn hướng dẫn công tác chỉnh lý tài liệu cụ thể sau: - Luật Lưu trữ Quốc hội khóa 13 ban hành ngày 11/11/2011 - Chỉ thị số 35/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ ban hành 07/9/2017 tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử - Thông tư số 09/2007/TT-BNV Bộ Nội vụ bàn hành ngày 26/11/2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng - Thông tư số 03/2010/TT-BNV Bộ Nội vụ bàn hành ngày 29/4/2010 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy - Thông tư số 12/2010/TT-BNV Bộ Nội vụ bàn hành ngày 26/11/2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy - Thông tư số 09/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ bàn hành ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động các quan, tổ chức - Thông tư số 14/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ bàn hành ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (27) 27 - Thông tư số 07/2004/TT-BNV Bộ Nội vụ bàn hành ngày 22/11/2004 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Thông tư số 10/2004/TT-BNV Bộ Nội vụ bàn hành ngày 14/12/2004 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 19/5/2004 ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính - Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 19/12/2006 việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị - Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000 - Quyết định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động các quan, tổ chức - Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 10/3/2010 xây dựng sở liệu lưu trữ 1.3.2 Văn hướng đẫn Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh Về phía Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Chủ tịch UBND Thành phố quan tâm đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ thông qua việc ban hành các văn hướng dẫn cụ thể sau đây: - Quyết định số 4033/QĐ-UBND ngày 24/8/2011 UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ban hành Danh mục số các quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh - Quyết định số 341/QĐ-UBND UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 21/01/2013 ban hành Danh mục số các quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh - Quyết định số 2153/QĐ-UBND UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 02/5/2013 ban hành Danh mục nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ) (28) 28 - Quyết định số 5249/QĐ-UBND UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 23/10/2014 việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, quận nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh - Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 07/11/2014 việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan các quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh - Quyết định số 7109/QĐ-UBND UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 30/12/2015 việc ban hành Danh mục các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh - Chỉ thị số 11/CT-UBND UBND thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 11/9/2017 tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ các quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Trên sở văn hướng dẫn đạo UBND Thành phố, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh với vai trò là quan giúp UBND Thành phố quản lý lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn ban hành văn hướng dẫn cụ thể sau: - Công văn số 1272/SNV-VTLT Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 08/10/2009 Sở Nội vụ công tác chỉnh lý, xếp tài liệu lưu trữ các quan, tổ chức - Công văn số 1374/SNV-QLVTLT Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 02/11/2009 quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quận, quận - Hướng dẫn số 207/HD-SNV Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 27/02/2004 việc tổ chức quản lý kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc uỷ ban nhân dân quận, quận - Công văn số 2905/SNV-CCVTLT Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 02/8/2018 thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng 1.3.3 Văn hướng dẫn Ủy ban nhân dân Quận 12 Trên sở các văn đạo hướng dẫn UBND thành phố, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Chủ tịch UBND Quận 12 ban hành số văn nhằm cụ thể hóa đề án chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1997-2015 cụ thể sau: - Kế hoạch số 131/KH-UBND Chủ tịch UBND Quận 12 ký ban hành ngày 6/4/2018 việc tổ chức thực Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 (29) 29 việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015 - Kế hoạch số 15058/KH-UBND Chủ tịch UBND Quận 12 ký ban hành ngày 02/11/2017 phát triển ngành văn thư, lưu trữ quận 12 đến năm 2025 Như các văn hướng dẫn cụ thể công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ từ Trung ương (Quốc hội, Bộ Nội vụ, Cục văn thư lưu trữ Nhà nước) đến địa phương (UBND Thành Phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ, UBND Quận 12) là sở pháp lý và cụ thể giúp tác giả nghiên cứu đề tài này Tiểu kết chương Chương học viên tập trung nghiên cứu để làm rõ các vấn đề tạo nên khung sở lý luận và pháp lý liên quan đến đề tài Luận văn Trong chương này, luận văn đã hệ thống và phân tích để làm sáng tỏ số vấn đề cụ thể sau đây: Một là, Cơ sở lý luận chỉnh lý tài liệu lưu trữ, phân tích, làm rõ các khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu và nội dung, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Hai là, phân tích, làm rõ các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu Phông UBND cấp quận, đó đã tập trung nêu rõ yếu tố ảnh hưởng đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ và thành phần, nội dung tài liệu loại hình phông lưu trữ này Ba là, sở pháp lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ thông qua các văn hướng dẫn cấp Trung ương, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Ủy ban nhân dân Quận 12 Những kết nghiên cứu Chương chính là sở lý luận và pháp lý quan trọng để giải vấn đề đặt các chương luận văn Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ (KHOA HỌC) TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân Quận 12 (30) 30 Quận 12 công bố thành lập ngày 01 tháng năm 1997 theo Nghị định 03/CP, ngày tháng năm 1997 Chính phủ trên sở toàn diện tích các xã Thạnh Lộc, An Phú Đông, Tân Thới Hiệp, Đông Hưng Thuận, Tân Thới Nhất, phần xã Tân Chánh Hiệp; phần xã Trung Mỹ Tây thuộc huyện Hóc Môn trước đây Tổng diện tích đất tự nhiên 5.274,89 ha, dân số trên 622.500 người, đó nhân thường trú 288.603 người, tạm trú trên 333.900 người (theo kết Tổng điều tra dân số năm 2019) Quận 12 nằm phía bắc Thành phố Hồ Chí Minh với vị trí địa lý sau: Phía Bắc giáp huyện Hóc Môn; phía Đông giáp tỉnh Bình Dương, Quận Thủ Đức; phía Nam giáp quận Tân Bình, Gò Vấp, Bình Thạnh; phía Tây giáp huyện Bình Tân; xã Bà Điểm Có 11 phường trực thuộc là: - Thạnh Xuân: diện tích 968,58 - Hiệp Thành: diện tích 542,36 - Thới An: diện tích 518,45 - Thạnh Lộc: diện tích 583,29 - Tân Chánh Hiệp: diện tích 421,37 - Tân Thới Hiệp: diện tích 261,97 - An Phú Đông: diện tích 881,96 - Trung Mỹ Tây: diện tích 270,63 - Tân Thới Nhất: diện tích 389,97 - Đông Hưng Thuận: diện tích 255,20 - Tân Hưng Thuận: diện tích 181,08 ha, tách từ phường Đông Hưng Thuận (bao gồm khu phố 6, khu phố và phần khu phố 4, khu phố 5) theo nghị định 143/2006/ NĐ-CP ngày 23/11/2006 Chính phủ Quận 12 có hệ thống đường với quốc lộ 22 (nay là đường Trường Chinh), xa lộ vành đai ngoài (nay là quốc lộ 1A ), các tỉnh lộ 9, 12, 14, 15, 16, hệ thống các hương lộ này khá dày, Quận 12 có sở hạ tầng thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội Quận 12 còn có sông Sài Gòn bao bọc phía đông, là đường giao thông thủy quan trọng Trong tương lai, nơi đây có đường sắt chạy qua Vị trí này, cảnh quan này tạo cho Quận 12 không gian thuận lợi để bố trí các khu dân cư, khu công nghiệp, thương mại - dịch vụ - du lịch để đẩy nhanh quá trình đô thị hóa, phát triển kinh tế - xã hội, hướng tới công nghiệp hóa, đại hóa (31) 31 Ủy ban nhân dân quận 12 đã thành lập với vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức Ủy ban nhân dân cấp quận nói chung và Ủy ban nhân dân Quận 12 nói riêng quy định luật và nhiều văn quy phạm pháp luật khác nhà nước 2.1.1 Vị trí, chức Ủy ban nhân dân các cấp nói chung và UBND Quận 12 nói riêng chiếm vị trí quan trọng hoạt động máy quản lý nhà nước Để thực chức quản lý nhà nước địa phương, UBND Quận 12 thành lập giúp nhà nước quản lý, điều hành và tổ chức hoạt động địa phương Hiện nay, theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13, Ủy ban nhân dân quận, huyện Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành chính nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và quan hành chính nhà nước cấp trên Với tư cách là quan hành chính nhà nước địa phương, Ủy ban nhân dân là quan thực chức quản lý hành chính nhà nước, chấp hành nghị Hội đồng nhân dân cùng cấp các văn quan nhà nước cấp trên Ủy ban nhân dân có quyền ban hành các chế, chính sách phù hợp với thực tế địa phương, tạo điều kiện thuận lợi khuyến khích các thành phần kinh tế phát triển và thu hút đầu tư nước ngoài 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân các cấp nói chung và quận 12 nói riêng điều chỉnh qua các lần thay đổi Hiến pháp và quy định cụ thể các văn luật như: Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 11LCT/HĐNN7, ngày 30/6/2004; Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 19-LCT/HĐNN8, ngày 30/06/1989; Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 35-L/CTN, ngày 21/06/2004; Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số 11/2004/QH11, ngày 26/11/2004 đã quy định chức năng, nhiệm vụ UBND các cấp, nhìn chung nhiệm vụ, quyền hạn UBND đề cập đến các nội dung chính sau: - Ủy ban nhân dân thực nhiệm vụ quản lý nhà nước địa phương các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể (32) 32 dục, thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác; - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, các văn quan nhà nước cấp trên và nghị hội đồng nhân dân cùng cấp; - Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội; - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước và cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính phủ; Hiện nay, theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/Q13 ngày 19/6/2015, Ủy ban nhân dân quận, huyện nói chung và UBND Quận 12 nói riêng có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân quận định các nội dung quy định Luật và tổ chức thực các nghị Hội đồng nhân dân quận - Quy định tổ chức máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận - Tổ chức thực ngân sách quận; thực các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn quận theo quy định pháp luật - Thực các nhiệm vụ tổ chức và bảo đảm việc thi hành hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền - Phân cấp, ủy quyền cho ủy ban nhân dân cấp xã, quan, tổ chức khác thực các nhiệm vụ, quyền hạn ủy ban nhân dân quận (33) 33 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Từ thành lập, cấu tổ chức UBND Quận 12 thực theo quy định Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban hành chính các cấp năm 1962, đến ngày 01 tháng năm 1997 theo Nghị định 03/CP, ngày tháng năm 1997 Chính phủ ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy, quan hệ công tác và lề lối làm việc ủy ban nhân dân quận và các quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân quận và Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 1983, năm 1989, sửa đổi năm 2004 và Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004 thì cấu tổ chức UBND Quận 12 gồm có Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên Hiện nay, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận 12 thực theo Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và các Ủy viên là người đứng đầu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công an - Chủ tịch UBND quận chịu nhiệm phụ trách chung, đạo các lĩnh vực công tác nội chính, tổ chức và cán bộ, thi đua, khen thưởng, tôn giáo, cải cách hành chính; quản lý điều hành ngân sách quận; quản lý quy hoạch và kế hoạch đầu tư hạ tầng phát triển đô thị và kinh tế xã hội, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội; công tác kêu gọi, thu hút đầu tư; công tác an toàn giao thông; là người phát ngôn UBND quận; công tác giải các tranh chấp có liên quan đến lĩnh vực phân công và trực tiếp đạo các đơn vị phân công - 01 Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch UBND quận phụ trách khối văn hóa xã hội, đạo các lĩnh vực phân công - 01 Phó chủ tịch giúp Chủ tịch UBND quận phụ trách lĩnh vực quản lý đô thị, đạo các lĩnh vực phân công - 01 Phó chủ tịch giúp Chủ tịch UBND quận phụ trách và đạo các lĩnh vực kinh tế - Các ủy viên là người đứng đầu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận phụ trách các lĩnh phân công, Ủy viên phụ trách quân và Ủy viên phụ trách công an Bộ máy các quan chuyên môn UBND Quận 12 20 năm qua (1997 - 2017) đã có nhiều thay đổi Theo quy định hành, các quan chuyên môn (34) 34 Ủy ban nhân dân quận 12 bao gồm: Phòng Nội vụ; Phòng Tư pháp; Phòng Tài chính - Kế hoạch; Phòng Tài nguyên và Môi trường; Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội; Phòng Văn hóa và Thông tin; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Y tế; Thanh tra quận; Phòng Kinh tế; Phòng Quản lý đô thị; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Tóm lại, sau hai mươi năm hình thành và phát triển, để phù hợp với tình hình thực tế giai đoạn và đảm bảo đúng quy định pháp luật, Ủy ban nhân dân Quận 12 đã có thay đổi chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức để thực tốt chức quản lý nhà nước địa phương 2.2 Tình hình tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân Quận 12 Nhìn chung, Phông lưu trữ UBND Quận 12 bảo quản tài liệu hình thành từ năm 1997 đến năm 2017 Trong đó, tài liệu năm 1997 đến năm 2003 đã chỉnh lý sơ bộ, tài liệu từ năm 2004 đến năm 2017 chưa chỉnh lý, sau giải xong đưa vào kho bảo quản chưa tổ chức chỉnh lý khoa học, bảo quản tạm thời các hộp, cặp để phục vụ cho việc tra cứu sử dụng hàng ngày Tài liệu hình thành quá trình hoạt động UBND Quận 12 chia theo hai giai đoạn cụ thể sau: 2.2.1 Tình hình phân loại, xếp sơ tài liệu từ năm 1997 đến 2003 2.2.1.1 Tình hình tài liệu Trong quá trình hoạt động, nhằm thực chức năng, nhiệm vụ giao UBND Quận 12 đã sản sinh khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu, hồ sơ, tài liệu có giá trị sau giải xong giữ lại để phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt và lâu dài sau Có thể nói, tài liệu bắt đầu sớm Phông lưu trữ UBND Quận 12 là tài liệu năm 1997, khối lượng tài liệu kho khoảng 800 mét tài liệu, đó tài liệu từ năm 1997 đến năm 2003 đã chỉnh lý, phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hóa và đưa vào cặp, hộp xếp lên giá để phục vụ khai thác sử dụng Tuy nhiên, khối tài liệu năm 1997 đến năm 2003 giữ lại không nhiều công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn này chưa thực quan tâm, hồ sơ, tài liệu sau giải xong không nộp vào lưu trữ quan theo quy định Số lượng tài liệu đã (35) 35 chỉnh lý từ năm 1997 đến năm 2003 Phông lưu trữ UBND Quận 12 là 450 hồ sơ, tương đương 95 hộp Nhìn chung, tài liệu hình thành quá trình hoạt động UBND Quận 12 gồm các văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, tài liệu phim, ảnh và tài liệu khoa học kỹ thuật Đối với văn quy phạm pháp luật, UBND Quận 12 ban hành định và thị Quyết định UBND ban hành để thi hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp trên, thi hành Nghị Hội đồng nhân dân cùng cấp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh; thực chức quản lý nhà nước địa phương và thực các chính sách khác trên địa bàn Chỉ thị Ủy ban nhân dân quận ban hành để quy định biện pháp đạo, phối hợp hoạt động, đôn đốc và kiểm tra hoạt động quan, đơn vị trực thuộc và Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp việc thực văn quan nhà nước cấp trên, Hội đồng nhân dân cùng cấp và định mình Tài liệu hành chính bao gồm: nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình Tài liệu kỹ thuật hình thành hoạt động UBND Quận 12 đó là vẽ các hồ sơ xây dựng công trình, tài liệu địa chất, trắc địa và các tài liệu ảnh, băng ghi âm hình thành quá trình hoạt động UBND quận Căn vào chức năng, nhiệm vụ giao, quá trình hoạt động UBND Quận 12 các loại tài liệu đã sản sinh có nội dung khác Nội dung tài liệu chủ yếu phản ảnh quá trình hình thành UBND quận, quá trình phát triển, hoạt động tổ chức, điều hành các mặt khác đời sống xã hội trên địa bàn quận theo nhiệm vụ thời kỳ Nội dung tài liệu lưu trữ UBND Quận 12 đa dạng và phong phú, thể trên các lĩnh vực cụ thể sau: - Lĩnh vực đạo, quản lý Ở lĩnh vực này bao gồm các tài liệu sau: + Tài liệu công tác lãnh đạo, đạo bao gồm tài liệu đạo quan Trung ương, Thành phố Hồ Chí Minh các vấn đề kinh tế - xã hội, hồ sơ các hội nghị, các kỳ họp của Ủy ban, thường trực UBND + Tài liệu thi đua, khen thưởng bao gồm tài liệu công tác thi đua, khen thưởng (36) 36 quận và Thành phố Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng quận theo năm, hồ sơ khen thưởng các danh hiệu tập thể, cá nhân quận + Tài liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ bao gồm tài liệu đạo quan trung ương, thành phố ban hành để hướng dẫn, đạo lĩnh vực văn thư, lưu trữ cho UBND quận Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, báo cáo thống kê - tổng hợp hàng năm UBND quận công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ - Lĩnh vực công - nông nghiệp - thủy lợi + Tài liệu công nghiệp - nông nghiệp bao gồm tài liệu quản lý thực chương trình, dự án phát triển công nghiệp, xây dựng và phát triển các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế địa bàn quận và kết các dự án đó Tài liệu nông nghiệp và chính sách phát triển nông thôn quận, chương trình, kế hoạch, số liệu điều tra tổng hợp tình hình biến động, phát triển nông nghiệp quận + Tài liệu thủy lợi bao gồm tài liệu đạo quan trung ương, thành phố gửi xuống và tài liệu chính UBND quận lĩnh vực thủy lợi Tài liệu phòng, chống lụt bão và bảo vệ hệ thống đê điều, hệ thống thoát nước - Lĩnh vực quản lý, xây dựng và phát triển đô thị + Tài liệu quản lý xây dựng các công trình xây dựng bao gồm tài liệu đạo công tác quản lý xây dựng, chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp công tác xây dựng các dự án quận, tài liệu quy hoạch xây dựng trên địa bàn + Tài liệu quản lý đô thị bao gồm hồ sơ, tài liệu công tác quản lý đô thị, chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác quản lý đô thị + Tài liệu điện lực bao gồm tài liệu, số liệu lĩnh vực điện lực, kế hoạch, báo cáo lĩnh vực điện quận, hồ sơ xây dựng các công trình điện + Tài liệu giao thông vận tải bao gồm tài liệu đạo quan cấp trên lĩnh vực giao thông vận tải Các kế hoạch, chương trình, báo cáo tổng kết công tác giao thông vận tải quận; hồ sơ quy hoạch và phát triển mạng lưới giao thông vận tải - Lĩnh vực thương mại - dịch vụ - du lịch + Tài liệu thương mại - dịch vụ - du lịch bao gồm tài liệu hướng dẫn, đạo lĩnh vực thương mại dịch vụ, du lịch, kế hoạch, báo cáo hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn quận, hồ sơ quản lý các địa điểm du lịch trọng điểm (37) 37 - Lĩnh vực giáo dục và đào tạo Gồm tài liệu Bộ Giáo dục và Đào tạo, Sở, Phòng lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo; kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác giáo dục quận; các số liệu điều tra ngành giáo dục quận; tài liệu các trường học gửi đến - Lĩnh vực văn hóa - thông tin - thể dục thể thao + Tài liệu văn hóa - thể thao bao gồm tài liệu đạo công tác văn hóa, thể thao và các báo cáo các hoạt động văn hóa, thể thao quận, các chương trình, kế hoạch hoạt động thể thao trên toàn quận + Tài liệu phát - truyền hình bao gồm chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác phát thanh, truyền hình quận - Lĩnh vực y tế - bảo hiểm - xã hội + Tài liệu y tế bao gồm tài liệu lĩnh vực y tế, tình hình hoạt động y tế Trung tâm y tế dự phòng quận, bệnh viện đa khoa quận, các trạm y tế các phường, báo cáo tổng kết hoạt động y tế quận, các bệnh viện + Tài liệu lao động - thương binh - xã hội bao gồm tài liệu công tác lao động, thương binh, xã hội, tài liệu hội cựu chiến binh, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác lao động, thương binh và xã hội trên địa bàn quận + Tài liệu bảo hiểm xã hội bao gồm tài liệu đạo quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội Thành phố và bảo hiểm xã hội quận công tác bảo hiểm Báo cáo tổng kết công tác bảo hiểm quận, tài liệu việc tổ chức, đạo và quản lý các loại hình bảo hiểm trên địa bàn quận, báo cáo công tác đóng bảo hiểm và trả tiền bảo hiểm cho các quan và người dân + Tài liệu dân số - gia đình và trẻ em bao gồm tài liệu công tác dân số, gia đình và trẻ em, báo cáo việc thực chế độ kế hoạch hóa gia đình, chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác dân số, gia đình và trẻ em quận - Lĩnh vực quốc phòng - an ninh Gồm tài liệu đạo, hướng dẫn công tác quốc phòng an ninh chính trị, đảm bảo giữ gìn trật tự, an toàn xã hội, các báo cáo công tác giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội quận Tóm lại, thành phần tài liệu phông đã phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quá trình hoạt động Ủy ban nhân dân quận 12 qua các giai đoạn lịch sử phát triển quận (38) 38 2.2.1.2 Tình hình phân loại, chỉnh lý tài liệu Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu từ năm 1997 đến năm 2003 Phông UBND Quận 12 thực theo trình tự các nội dung công việc sau: a) Biên soạn các văn hướng dẫn nghiệp vụ - Về biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Trong quá trình chỉnh lý phải tiến hành biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để nắm bắt quá trình hình thành, phát triển quan và lịch sử khối tài liệu đưa chỉnh lý nhằm giúp các cá nhân tham gia chỉnh lý nắm bắt quá trình hoạt động UBND và tình hình khối tài liệu đưa chỉnh lý Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1997 - 2003 người tham gia chỉnh lý tài liệu đã biên soạn sơ lược lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để giới thiệu tóm tắt tình hình khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu đưa chỉnh lý - Về Hướng dẫn phân loại Phân loại tài liệu là dự kiến các nhóm tài liệu để làm sở phân chia tài liệu các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ nhằm tổ chức xếp tài liệu phông lưu trữ theo trật tự khoa học, hợp lý Hướng dẫn phân loại tài liệu nhằm giúp cho người tham gia chỉnh lý tài liệu phân chia tài liệu cách thống đảm bảo tài liệu phông phân chia theo phương án Trong quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1997-2003, Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12 không có phương án phân loại tài liệu lưu lại hồ sơ chỉnh lý Căn vào mục lục hồ sơ và tình hình thực tế tài liệu xếp kho, tài liệu giai đoạn 1997-2003 phân chia theo “Mặt hoạt động - Thời gian” Tài liệu phân nhóm lớn đầu tiên theo mặt hoạt động, mặt hoạt động tiếp tục phân chia theo năm Cụ thể tài liệu phông UBND Quận 12 hướng dẫn phân loại theo phương án phân loại sau: I Tham mưu, giúp việc HĐND II Tham mưu, giúp việc UBND Nhóm tài liệu này phân chia tiếp thành theo các mặt hoạt động sau: Tổng hợp Nội chính Kinh tế Tài chính (39) 39 Khoa học - Giáo dục Văn hóa - Xã hội I Tham mưu, giúp việc HĐND Trước tiên phân tài liệu theo khoá/nhiệm kỳ, khoá/nhiệm kỳ phân tiếp tài liệu các năm, cụ thể: Khoá/nhiệm kỳ I (năm 1997…đến năm …) Khoá/nhiệm kỳ II (năm….đến năm…) Khoá/nhiệm kỳ II (năm….đến năm…) II Tham mưu, giúp việc UBND Tổng hợp (1997 - 2003) Nội chính (1997 - 2003) Kinh tế (1997 - 2003) Tài chính (1997 - 2003) Khoa học - Giáo dục (1997 - 2003) Văn hóa - Xã hội (1997 - 2003) (Ghi chú: UBND Quận 12 là quan áp dụng thí điểm Văn phòng HĐNDUBND đầu tiên TP Hồ Chí Minh) - Về Hướng dẫn lập hồ sơ Có thể nói, hướng dẫn lập hồ sơ là vào các văn hướng dẫn và tình hình thực tế tài liệu để hướng dẫn việc lập hồ sơ cách chính xác Để hồ sơ lập đáp ứng yêu cầu, người tham gia phải vào phương án phân loại tài liệu đã chọn để tiến hành các bước thực Hiện UBND Quận 12 văn hướng dẫn lập hồ sơ chưa biên soạn chi tiết, cụ thể Hồ sơ lập chủ yếu dựa vào phương án phân loại để xếp tài theo các nhóm dự kiến Trong quá trình chỉnh lý tài liệu từ năm 1997 đến năm 2003 chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu - Về Kế hoạch tổ chức chỉnh lý tài liệu Mục đích việc lập Kế hoạch chỉnh lý tài liệu là nhằm giúp cho đợt chỉnh lý dự kiến các công việc cần phải thực Trong kế hoạch phải xác định mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý, các nội dung nghiệp vụ cần phải thực Kế hoạch chỉnh lý lập càng chi tiết, cụ thể thì đợt chỉnh lý càng có hiệu Tuy nhiên, (40) 40 hồ sơ chỉnh lý tài liệu UBND Quận 12 trước đây chưa thấy thể nội dung kế hoạch chỉnh lý Trên sở khảo sát thực tế việc xây dựng và ban hành các văn hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12 giai đoạn 1997 đến năm 2003 có thể đưa số nhận xét sau: Một là các văn ban hành chưa đầy đủ, số văn hướng dẫn chưa biên soạn chi tiết, số văn ban hành không đóng dấu mà photocopy chữ ký thủ trưởng quan Hai là phương án phân loại tài liệu chưa xác định rõ ràng, cụ thể, tài liệu hình thành quá trình hoạt động Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận 12 chưa tách riêng phông mà xây dựng chung cùng phương án phân loại b) Phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu Có thể hiểu rằng, phân loại tài liệu lưu trữ là vào đặc trưng phổ biến tài liệu để phân chia chúng các khối, các nhóm các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhằm mục đích quản lý tốt và sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Như vào phương án phân loại, tài liệu phông lưu trữ UBND Quận 12 phân chia nhóm lớn đầu tiên theo mặt hoạt động, cụ thể khối tài liệu năm 19972003 chia nhóm sau: A HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN B ỦY BAN NHÂN DÂN Trong các nhóm lớn tài liệu chia theo mặt hoạt động chi tiết hơn, sau đó tiếp tục phân theo thời gian Ví dụ: Tài liệu nhóm B ỦY BAN NHÂN DÂN I Văn xã Tài liệu nhóm Văn xã chia theo thời gian Năm 1997 Năm 1998 Năm 1999 Tài liệu tiếp tục chia các nhóm nhỏ theo lĩnh vực I Văn xã (41) 41 Năm 1997 Thông tin văn hóa Giáo dục Y tế Thương binh xã hội Năm 1998 Thông tin văn hóa Giáo dục Y tế Thương binh xã hội Trong lĩnh vực tiếp tục phân thành hồ sơ (đơn vị bảo quản) và đã tiến hành lập hồ sơ cho tài liệu phông Thực tế Phông lưu trữ UBND quận 12, việc lập hồ sơ phần nào phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan Tài liệu hồ sơ xếp theo trình tự giải công việc, theo thời gian, theo số ký hiệu văn theo vần chữ cái phụ thuộc vào tài liệu có hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đánh số tờ, lập mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ Hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài xếp, đánh số tờ và viết bìa hồ sơ, hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời tài liệu hồ sơ xếp và viết bìa hồ sơ Việc lập hồ sơ giai đoạn này hồ sơ sau lập đã giúp cho quan việc quản lý, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng các tài liệu phông dễ dàng Tài liệu sau phân loại đến nhóm nhỏ cuối cùng là hồ sơ đã tiến hành hệ thống hóa và thống kê vào Mục lục hồ sơ để bảo quản và khai thác sử dụng Hồ sơ hệ thống hóa theo nguyên tắc xếp các hồ sơ (đơn vị bảo quản) các nhóm nhỏ để các nhóm vừa, xếp các nhóm vừa thành các nhóm lớn và xếp các nhóm lớn để hình thành phông lưu trữ Những hồ sơ có tính chất hướng dẫn chung xếp trước, hồ sơ các vấn đề, vụ việc cụ thể xếp sau, tài liệu quan cấp trên xếp trước, tài liệu quan cấp xếp sau Qua kết khảo sát trên, có thể đưa số ưu điểm, hạn chế công tác phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu giai đoạn 1997 - 2003 sau: (42) 42 Ưu điểm: Về tài liệu giai đoạn này đã phân loại theo các lĩnh vực hoạt động, hồ sơ sau lập đã phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan Hạn chế: Vẫn còn tồn số hồ sơ phân loại, lập hồ sơ, tài liệu đưa vào hồ sơ kéo dài nhiều năm c) Thống kê, làm công cụ tra cứu Công tác thống kê Phông lưu trữ UBND Quận 12 đã thực khối tài liệu đã chỉnh lý Có thể hiểu, thống kê lưu trữ là vận dụng các phương pháp nghiệp vụ, các biểu mẫu chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu các kho lưu trữ Thông qua số liệu thống kê, các phòng, kho lưu trữ nắm số lượng, tình hình tài liệu để tổ chức, quản lý chặt chẽ; đồng thời làm sở để xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể kho lưu trữ Công cụ thống kê tài liệu Phông UBND Quận 12 là Mục lục hồ sơ và file Excel trên máy vi tính lập để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ Mục lục hồ sơ sử dụng để thống kê tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12 dùng để thống kê chung cho hồ sơ có thời bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Nhìn chung, việc thống kê, lập công cụ để tra tìm hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12 đã thực hiện, hồ sơ sau lập thống kê vào Mục lục hồ sơ và file Excel đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê và tra tìm tài liệu phông Tuy nhiên, thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ chưa thực đúng theo quy định, hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài và hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời chưa thống kê riêng mà sử dụng để thống kê chung cho tất các loại thời hạn bảo quản d) Xác định giá trị và thống kê, làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Về công tác xác định giá trị tài liệu Trong quá trình thực chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1997 - 2003 thời hạn bảo quản tài liệu giai đoạn này xác định giá trị theo “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu” ban hành kèm theo Công văn số 25-NV ngày 10/9/1997 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng Trên sở bảng thời hạn bảo quản văn kiện mẫu, tài liệu hình thành quá trình hoạt động UBND Quận 12 xác định thời hạn bảo quản theo ba mức: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn là hồ (43) 43 sơ về đường lối, chủ trương, chính sách, chế độ, quy định, kế hoạch, báo cáo tổng kết, v.v Thời hạn bảo quản lâu dài là hồ sơ quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động quan, không có ý nghĩa lịch sử, có giá trị bảo quản lâu dài (10 năm trở lên) Thời hạn bảo quản tạm thời là hồ sơ không quan trọng, phục vụ cho đời sống sinh hoạt hàng ngày quan, có giá trị bảo quản tạm thời (10 năm trở xuống) - Về thống kê, làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Đối với tài liệu hết giá trị loại quá trình chỉnh lý cần tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và thống kê vào danh mục tài liệu hết giá trị theo dạng trùng thừa, hết giá trị, tài liệu khác phông, tài liệu loại nhóm phân chia theo năm, đơn vị tổ chức vấn đề, chia thành cặp, đánh số cặp, ghi tóm tắt nội dung tài liệu cặp Tài liệu loại hết giá trị từ năm 1997 đến 2003 Phông UBND Quận 12 đã tiêu hủy Tuy nhiên, hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm các loại Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị, Danh mục tài liệu hết giá trị, Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, Biên huỷ tài liệu hết giá trị không còn lưu lại phông Như vậy, qua khảo sát thực trạng công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu từ năm 1997 đến năm 2003 Phông lưu trữ UBND Quận 12 có thể đưa số nhận xét sau: - Ưu điểm: Tài liệu từ năm 1997 đến năm 2003 đã phân loại, lập hồ sơ đưa vào hộp, cặp và xếp lên các giá, tủ Tài liệu sau chỉnh lý giúp cán làm công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban thuận lợi việc bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Hạn chế: Ở giai đoạn này, các văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu còn thiếu và yếu Việc phân loại, lập hồ sơ số hồ sơ sau chỉnh lý chưa đạt yêu cầu, chưa thực đúng theo quy định lập hồ sơ công việc Công tác xác định giá trị tài liệu giai đoạn này dựa theo quy định Công văn số 25NV ngày 10/9/1997 vì thời hạn bảo quản tài liệu giai đoạn này không còn phù hợp, cần phải kiểm tra, xem xét lại thời hạn bảo quản để đảm bảo thống cho toàn phông 2.2.2 Tình hình tài liệu từ năm 2004 đến năm 2017 2.2.2.1 Tình hình thu thập và xếp tài liệu Nhìn chung, tài liệu hình thành quá trình hoạt động UBND Quận 12 là (44) 44 tài liệu đạo, quản lý, điều hành các hoạt động địa phương các lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, quản lý, xây dựng và phát triển đô thị, thương mại - dịch vụ - du lịch, giáo dục và đào tạo, văn hóa - thông tin - thể dục thể thao, y tế - bảo hiểm - xã hội, quốc phòng - an ninh Trong quá trình hoạt động, từ năm 2004 đến năm 2017 sau giải xong công việc, tài liệu đưa vào kho bảo quản với khối lượng khoảng 900 mét Tại giai đoạn này, tài liệu giao nộp vào lưu trữ chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, chưa chỉnh lý Tuy vậy, giao nộp vào lưu trữ quan tài liệu đã xếp sơ chừng mực định, giúp cho quan tra tìm tài liệu cần thiết Chính vì vậy, việc chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu giai đoạn 2004-2017 là nhiệm vụ quan trọng việc tổ chức khoa học tài liệu Phông UBND Quận 12 thời điểm 2.2.2.2 Về công tác lập hồ sơ công việc Có thể hiểu, hồ sơ công việc là hồ sơ hình thành quá trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ các đơn vị, cá nhân Căn vào chức năng, nhiệm vụ giao các đơn vị, cá nhân phải lập hồ sơ công việc mình giải quyết, thực tế UBND Quận 12 việc lập hồ sơ công việc từ các phòng, ban thực chưa tốt Hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ chủ yếu là từ văn thư quan giao nộp Theo quy định văn phải giữ lại quan hai bản, (bản gốc) lưu văn thư và (bản chính) lưu hồ sơ giải công việc Thực tế UBND Quận 12 văn lưu văn thư mà không thực hồ sơ công việc Văn gửi đến Ủy ban văn thư giữ lại chính, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải văn nhận photo scan vào máy tính chuyển qua mạng nội để giải Các cá nhân giải công việc thường không lập hồ sơ, tài liệu hình thành quá trình giải công việc kèm với các văn trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký ban hành nằm hồ sơ tập lưu văn Ủy ban mà không lập hồ sơ công việc hoàn chỉnh 2.2.2.3 Về tình hình thực các nội dung nghiệp vụ lưu trữ Có thể nói, thực các nghiệp vụ lưu trữ là nội dung quan trọng công tác lưu trữ Tại Phông lưu trữ UBND Quận 12 tài liệu giai đoạn từ năm (45) 45 2004 đến 2017, số nội dung công việc thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu thực cụ thể sau: a) Thu thập tài liệu lưu trữ Thu thập tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ quan trọng nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ để quản lý, tránh mát, thất lạc tài liệu và làm sở, tiền đề để thực các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan Phông lưu trữ UBND Quận 12 thường là tự phát, UBND quận chưa có cán làm công tác lưu trữ vì hàng năm chưa có kế hoạch nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ thực có cán nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác hết nhiệm kỳ, vì vậy, tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan không đầy đủ và không đảm bảo chất lượng hồ sơ Công tác lập hồ sơ công việc UBND Quận 12 giai đoạn năm 2004 đến 2017 chưa thực hiện, tài liệu giao nộp vào lưu trữ chủ yếu từ văn thư, đó là tập lưu văn và văn các quan bên ngoài gửi đến Để đảm bảo tài liệu không bị mát, thất lạc, nhiều năm liền văn thư UBND Quận 12 giữ toàn tài liệu là gốc, chính tất văn đi, văn đến quan Mặc dù, không thực việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan theo đúng quy định, tài liệu chưa lập hồ sơ công việc theo lĩnh vực, tài liệu phông giữ lại tương đối đầy đủ Hàng năm, sau kết thúc năm văn thư, tài liệu phận văn thư Ủy ban nhân dân quận 12 đưa vào kho để bảo quản Như vậy, qua thực tế công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan UBND Quận 12 chưa thực đúng theo quy định nhà nước, quan cấp trên công tác thu thập tài liệu Nếu tình trạng này không khắc phục dẫn đến thất lạc, mát tài liệu, tài liệu giải xong không lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan khó khăn cho việc thực các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ b) Phân loại tài liệu Có thể nói, phân loại tài liệu lưu trữ là nghiên cứu xem xét số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu phông lưu trữ quan để tiến hành phân nhóm, xếp khoa học, hợp lý tài liệu nhằm thuận lợi cho việc quản lý, tra tìm phục vụ nghiên cứu sử dụng Thực tế, việc phân loại tài liệu phông lưu trữ quan gắn với (46) 46 việc chỉnh lý khoa học tài liệu phông bao gồm quy trình gồm nhiều nội dung công việc gọi là chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Tại Phông lưu trữ UBND Quận 12 việc phân loại tài liệu giai đoạn 2004 đến năm 2017 chưa thực Do đặc thù việc quản lý văn đi, văn đến Ủy ban, tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan chủ yếu từ văn thư, hồ sơ công việc các thành viên ủy ban giao nộp vào ít Tài liệu kho phân loại theo số, ký hiệu văn và văn đến xếp theo số thứ tự văn gửi đến quan Tài liệu đưa vào kho xếp vào hộp, đánh số hộp tạm thời và đưa lên các giá tủ để bảo quản và khai thác sử dụng c) Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu là yêu cầu cấp thiết các quan nói chung và UBND Quận 12 nói riêng Hiện nay, tài liệu sản sinh quan với khối lượng ngày càng nhiều, khả xây dựng kho tàng, điều kiện bảo quản còn nhiều hạn chế, yêu cầu đặt công tác lưu trữ là tài liệu giữ lại ít lượng thông tin cao Yêu cầu này tác động trực tiếp đến việc tra tìm lựa chọn, cung cấp thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng Tại Phông lưu trữ UBND Quận 12 giai đoạn 2004 - 2017 tài liệu giao nộp vào lưu trữ chưa xác định giá trị Trong kho có nhiều tài liệu không có giá trị, hết giá trị, tài liệu photocoppy, tài liệu trùng thừa bảo quản, đặc biệt là số tài liệu là văn có chữ ký trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch không đóng dấu quan, tài liệu này khó khăn cho việc xác định giá trị tài liệu tiến hành chỉnh lý sau này Tài liệu giai đoạn này chưa xác định giá trị nguyên nhân phần chưa bố trí cán làm công tác lưu trữ, tài liệu trước giao nộp vào lưu trữ chưa xem xét, đánh giá giá trị tài liệu d) Xây dựng công cụ tra cứu Công cụ tra cứu là phương tiện cần thiết các kho lưu trữ, giúp cho việc tra tìm thông tin các tài liệu lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng Dựa vào công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có thể xác định thành phần, nội dung, ký hiệu tài liệu lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ tài liệu phòng kho lưu trữ Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chủ yếu các quan là Mục lục hồ sơ, và phần mềm quản lý trên máy vi tính (47) 47 Tài liệu từ năm 2004 đến năm 2017 Phông lưu trữ UBND Quận 12 chưa chỉnh lý vì công cụ tra tìm tài liệu chưa lập Hiện nay, để phục vụ cho việc nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ, văn thư quan chủ yếu dựa vào sổ đăng ký văn đi, văn đến và phần mềm quản lý văn đi, văn đến trên máy vi tính để tra tìm tài liệu Nhìn chung, việc thực các khâu nghiệp vụ lưu trữ khối tài liệu từ năm 2004 đến năm 2017 Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12 còn gặp nhiều khó khăn và bất cập Trong đó, vấn đề nhân là yếu tố tác động đến các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Hiện nay, UBND Quận 12 chưa bố trí viên chức làm công tác lưu trữ nên việc thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu giai đoạn này chưa thực Tài liệu đưa vào kho xếp tạm vào hộp, cặp để bảo quản, vì vậy, cần tra tìm nghiên cứu sử dụng tài liệu nhiều thời gian 2.3 Nhận xét chung 2.3.1 Ưu điểm Trên sở khảo sát thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12, luận văn xin đưa số kết đạt quản lý công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng sau: Thứ nhất, xây dựng, ban hành các văn hướng dẫn công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ, UBND Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành nhiều văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ, đó có thể kể đến việc ban hành số văn quan trọng làm để thực chủ trương, chính sách, biện pháp hoạt động quản lý công tác lưu trữ như: Quyết định số 4033/QĐ-UBND, ngày 24/8/2011 UBND Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Danh mục số các quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh; Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23/10/2014 việc ban hành danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, quận nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh; Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan các quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; Quyết định (48) 48 số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 việc ban hành Danh mục các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh; Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ các quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Thực nhiệm vụ giao, Văn phòng UBND thành phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ đã ban hành nhiều văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư, lưu trữ, các văn này đã giúp cho quản lý công tác văn thư, lưu trữ triển khai toàn diện, thống các quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Trên sở các văn đạo, hướng dẫn các quan cấp trên, để thực chức nhiệm vụ mình, UBND Quận 12 ban hành Công văn số 1857/UBND-NV ngày 23 tháng 02 năm 2017 việc xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017; Kế hoạch số 15058/KH-UBND ngày 02/11/2017 phát triển ngành văn thư, lưu trữ quận 12 đến năm 2025; Kế hoạch số 131/UBND-NV ngày 06/4/2018 việc tổ chức thực Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015 Các văn đã ban hành kịp thời có tác dụng thiết thực, tạo chuyển biến nhận thức vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ Thứ hai, sở vật chất Ủy ban nhân dân quận đã tạo điều kiện bố trí kho để bảo quản tài liệu, trang bị các trang thiết bị giá, tủ, hộp cặp, bìa hồ sơ, là tạo điều kiện mặt kinh phí để chỉnh lý khối tài liệu còn tồn đọng Thứ ba, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Lãnh đạo UBND Quận 12 đã quan tâm đến công tác văn thư lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng Hàng năm, UBND Quận 12 ban hành các văn đạo, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Tài liệu sau giải xong đưa vào kho bảo quản để hạn chế hư hỏng, thất lạc 2.3.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm nêu trên, công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng UBND Quận 12 còn hạn chế tồn sau: Thứ nhất, xây dựng và ban hành các văn hướng dẫn nghiệp vụ Nhìn chung, việc ban hành các văn công tác văn thư, lưu trữ nói chung, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ nói riêng đã quy định chi (49) 49 tiết các văn các quan cấp trên Tuy nhiên, UBND Quận 12 việc ban hành các văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ còn nhiều hạn chế, là các quy định cụ thể việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Một số văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Phương án phân loại, Hướng dẫn lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu chưa xây dựng cách chi tiết Phòng Nội vụ là quan tham mưu cho UBND quận ban hành các văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ chưa bố trí nhân có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phụ trách lĩnh vực này Hiện nay, Phòng Nội vụ bố trí nhân tốt nghiệp đại học Quản lý nhà nước phụ trách công tác văn thư, lưu trữ là kiêm nhiệm vì chưa đáp ứng yêu cầu công việc giao Thứ hai, nhân làm công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân quận bố trí người làm lưu trữ UBND quận chưa đúng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cho nên các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa thực Việc mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng cho công chức, viên chức công tác lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu UBND quận tổ chức thường xuyên, kết đạt chưa cao sau tập huấn công chức, viên chức chưa vận dụng vào thực tế công việc Bên cạnh đó việc kiểm tra, giám sát các cấp quản lý công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực dẫn đến tình trạng tài liệu không giao nộp có giao nộp thì tình trạng bó gói chưa lập hồ sơ Thứ ba, sở vật chất Ủy ban nhân dân quận 12 đã bố trí kho lưu trữ để bảo quản tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng đủ diện tích để thu thập tài liệu, kho bố trí rải rác nhiều nơi gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng và quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ Trang thiết bị bảo quản tài liệu giá, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ chưa đúng theo quy định Thứ tư, hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ Mặc dù đã có nhiều văn hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, số công chức, viên chức không lập hồ sơ mình giải Bên cạnh đó, quá trình thực thiếu kiểm tra, giám sát các cấp quản lý, đây là nguyên nhân dẫn đến tình trạng sau giải xong công việc hồ sơ không lập Mặc dù làm việc liên quan đến văn bản, giấy tờ (50) 50 số phận công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng việc lập hồ sơ hành Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND Quận 12 còn hiều hạn chế, chưa có kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm Sau giải công việc xong tài liệu còn nằm rải rác các phận, cá nhân, không giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định Công tác phân loại tài liệu chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng tài liệu các phông cùng phương án phân loại Việc phân loại tài liệu chưa đáp ứng nguyên tắc, yêu cầu việc phân loại, lập hồ sơ Công tác xác định giá trị tài liệu phông UBND Quận 12 thực chưa tốt, nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị thấp còn bảo quản kho Thời hạn bảo quản tài liệu chưa cụ thể, mức độ: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời, nhiều tài liệu đưa vào kho chưa xác định thời hạn bảo quản Công cụ thống kê và tra tìm tài liệu còn nghèo nàn, lạc hậu, Mục lục hồ sơ sử dụng để thống kê cho tất các loại hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Thứ năm, việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động lưu trữ Nhìn chung, cán làm công tác lưu trữ UBND Quận 12 không tập huấn việc áp dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Kho lưu trữ chưa trang bị các trang thiết bị phần mền quản lý tài liệu lưu trữ gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu Đa số cán công chức chưa thực quen với việc giải giấy tờ trên môi trường mạng nên chưa trang bị cho mình kiến thức ứng dụng công nghệ thông lưu trữ 2.3.3 Nguyên nhân Một số nguyên dẫn đến hạn chế công tác chỉnh lý tài liệu UBND cụ thể sau: - Các văn quy định, hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa thực đầy đủ, thiếu đồng và chưa đáp ứng yêu cầu thực tế - Nguồn kinh phí bố trí cho chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn hạn chế - Trình độ lực lượng tham gia đạo chỉnh lý và thực chỉnh lý còn thiếu kiến thức tảng lưu trữ - Do công tác tra, kiểm tra chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan nhà nước có thẩm quyền chưa tăng cường (51) 51 - Nguyên nhân đến từ việc sử dụng dịch vụ chỉnh lý và quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ Tiểu kết chương Qua nghiên cứu thực tiễn tình hình công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND quận 12, luận văn đã trình bày khái quát vấn đề chung Ủy ban nhân dân và phông lưu trữ UBND quận 12 Một là, khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Quận 12 từ năm 1997 đến Hai là, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND Quận 12 giai đoạn 1997-2003 Ba là, khảo sát thực tiễn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Phông lưu trữ UBND Quận 12 công tác chỉnh lý tài liệu giai đoạn 2004 đến năm 2017 Trên sở khảo sát thực trạng, luận văn đã đánh giá ưu điểm, hạn chế còn tồn công tác chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND quận 12 Những ưu điểm, hạn chế nêu trên là sở thực tiễn để tác giả đưa các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu Phông UBND cấp quận nói chung, quận 12 nói riêng chương Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND các quận, huyện bước đầu có quan tâm đạo Thủ tướng Chính phủ, UBND Thành phố, Sở Nội vụ nhằm bảo vệ và phát huy tài liệu giá trị lưu lưu trữ Tuy nhiên để nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông UBND Quận 12 chúng ta cần có số phương hướng, nhiệm vụ và các giải pháp sau đây: 3.1 Một số phương hướng, nhiệm vụ để nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông UBND quận 12 Trong năm qua, việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã Đảng và Nhà nước ta quan tâm Ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính (52) 52 phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chỉ thị yêu cầu các quan đẩy mạnh tuyên truyền phổ biến pháp luật lưu trữ để nâng cao nhận thức bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu Các quan phải bố trí đủ kho tàng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Đến năm 2010 các quan phải giải xong tình trạng tài liệu tồn đọng kho lưu trữ chưa phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu Đặc biệt, ngày 11 tháng 11 năm 2011, Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, đó có khá nhiều quy định cụ thể công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chính vì vậy, thực các văn đạo quan trọng nói trên, Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành số văn công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng Cụ thể: Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND ngày 22 tháng năm 2007 UBND thành phố Hồ Chí Minh tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã nêu yêu cầu lãnh đạo các quan phải bố trí kho lưu trữ, tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, lập đề án giải tình trạng tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý, bố trí cán văn thư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để đảm bảo thực tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ đơn vị, thực nghiêm túc chế độ nộp lưu hồ sơ theo quy định Với các quận, Chỉ thị nêu rõ phải: “Tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ các phòng, ban kho lưu trữ quận, quận để lưu trữ theo quy định hành Lập đề án giải tình trạng tài liệu còn tồn đọng quận, quận chưa phân loại, lập hồ sơ xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập sở liệu phục vụ công tác quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ, đảm bảo đến năm 2020 không còn tồn đọng” Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng năm 2013 số biện pháp để giải tài liệu tồn đọng các quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015 Nhằm chuẩn bị nguồn tài liệu quan, tổ chức đủ tiêu chuẩn và điều kiện để thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đưa vào sử dụng, yêu cầu đặt cần có giải pháp xử lý tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng các quan, tổ chức trên địa bàn thành phố, góp phần tăng cường quản lý tài liệu lưu trữ quan và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Mục tiêu Đề án là “Phấn đấu từ năm 2018 đến (53) 53 năm 2022 hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn tồn đọng các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố” Ngoài ra, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh ban hành số văn nhằm đạo, hướng dẫn các quan, tổ chức triển khai thực việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng các quan Ngày 20/11/2017 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Kế hoạch số 1628/KH-SNV việc tổ chức thực Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015 nhằm tổ chức quản lý sử dụng tốt nguồn tài liệu hình thành quá trình hoạt động các quan, tổ chức và lựa chọn chuẩn bị nguồn tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố, làm sở cho số hóa tài liệu lưu trữ áp dụng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử các quan, tổ chức Trên sở các văn các quan cấp trên, UBND Quận 12 đã ban hành Kế hoạch số 131/UBND-NV ngày 06/4/2018 việc tổ chức thực Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015, với mục tiêu nhằm giải dứt điểm tài liệu tồn đọng các phòng, ban để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Nhiệm vụ đặt là phải phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và xếp khoa học bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực đúng theo quy định Ủy ban nhân dân quận 12 phấn đấu đến năm 2020 hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 1997 đến năm 2017 và lựa chọn tài liệu có giá trị giao nộp vào lưu trữ lịch sử Ngoài phương hướng nhiệm vụ đề các văn bản, bên cạnh đó, tình hình tài liệu Phông UBND quận 12, là khối tài liệu từ năm 2004 đến năm 2017 chưa chỉnh lý hoàn chỉnh đòi hỏi phải tổ chức chỉnh lý khoa học nhằm giúp cho việc quản lý và sử dụng tài liệu hiệu Những phương hướng và nhiệm vụ quan trọng nêu trên, các quan, đơn vị thuộc UBND quận đã xây dựng kế hoạch tổ chức công tác lưu trữ nói chung, chỉnh lý tài liệu nói riêng, đó có việc chỉnh lý phông lưu trữ UBND quận với biện pháp cần thiết nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý, quản lý tốt nguồn tài liệu (54) 54 hình thành quá trình hoạt động quan; lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử thành phố theo đúng quy định pháp luật 3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ Từ nghiên cứu thực trạng chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông UBND Quận 12 và phương hướng, nhiệm vụ đặt cho công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng thời gian tới, luận văn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu Phông UBND Quận 12 sau đây: 3.2.1 Nhóm giải pháp chung - để đảm bảo điều kiện nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 3.2.1.1 Xây dựng và tổ chức, hướng dẫn thực các văn pháp lý công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ Có thể nói, bên cạnh các văn pháp lý các quan nhà nước ban hành, Ủy ban nhân dân quận 12 cần ban hành đầy đủ các quy chế, hướng dẫn công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ để áp dụng quan UBND và phông lưu trữ UBND quận Trên sở Luật Lưu trữ (2011) và các văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Để có sở pháp lý cho công tác lưu trữ nói chung, chỉnh lý tài liệu nói riêng, học viên cho thời gian tới UBND và Phòng Nội vụ quận 12 cần ban hành các văn như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn thời hạn bảo quản, hướng dẫn xây dựng công cụ tra cứu Phòng Nội vụ là quan tham mưu cho Ủy ban nhân dân Quận 12 việc ban hành các văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Tiếp tục nghiên cứu, soạn thảo trình UBND ban hành các văn công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo thống việc thực các hoạt động nghiệp vụ Đồng thời tiến hành tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến phận, cá nhân để thực thống các hoạt động lưu trữ Tuyên truyền, phổ biến, giải thích phải thực cách sâu rộng để toàn thể đội ngũ công chức, viên chức nhận thức đúng và đầy đủ các quy định Bên cạnh đó, việc nâng cao nhận thức cần đôi với việc nghiêm túc triển khai thực đúng quy định công tác lưu trữ, gắn nhận thức với hành động Cũng các hoạt động khác, hoạt động lưu trữ các văn đạo, hướng dẫn cần phải ban hành kịp thời để phù hợp với yêu cầu thực tiễn, phải định kỳ tiến hành rà soát, bổ sung nhằm thúc đẩy công tác lưu trữ ngày càng vào nề nếp (55) 55 Một số văn mà Ủy ban nhân dân Quận 12 cần ban hành để hướng dẫn cụ thể công tác chỉnh lý tài liệu đơn vị mình sau: - Bảng hướng dẫn phân loại tài liệu và Xác định giá trị tài liệu; - Bảng hướng dẫn viết Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông; - Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu theo mẫu; - Hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Hướng dẫn Báo cáo tổng kết công tác chỉnh lý tài liệu theo mẫu Như Ủy ban nhân dân dân Quận 12 ban hành đầy đủ các văn trên thì đây có thể xem là các văn mẫu để UBND các quận, huyện khác áp dụng triển khai công tác chỉnh lý trên địa bàn mình quản lý 3.2.1.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân làm công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ Có thể khẳng định rằng, đội ngũ nhân các quan, tổ chức là yếu tố định thành công quan Trong lĩnh vực hoạt động nào thì công tác cán đóng vai trò quan trọng định đến chất lượng, hiệu công tác Công tác lưu trữ là hoạt động khoa học, đòi hỏi phải có đội ngũ cán có phẩm chất, đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng để đáp ứng yêu cầu công việc Tại UBND quận 12, đội ngũ cán làm công tác lưu trữ còn thiếu và yếu chuyên môn nghiệp vụ Để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân làm công tác lưu trữ, trước tiên phải nói đến công tác tuyển dụng người Tại quận 12, phòng Nội vụ là quan chuyên môn giúp UBND quận quản lý công tác văn thư, lưu trữ, cần bố trí, tuyển dụng cán lưu trữ có đủ lực và trình độ để đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực các công việc công tác văn thư, lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng Cán lưu trữ phòng Nội vụ phải thực có lực để phối hợp, kiểm tra các khâu nghiệp vụ thuê các tổ chức dịch vụ chỉnh lý Trong tổng số biên chế giao phải bố trí nhân có đủ trình độ và lực làm công tác lưu trữ quan Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng năm trước và tồn đọng năm là công việc thường xuyên và nặng nề Vì vậy, bài toán giải nguồn nhân lực chỉnh lý thường phải giải theo hai hướng: Thứ nhất, cán bộ, công chức, đơn vị, phận quan UBND thực chế độ lập hồ sơ, tự xếp hồ sơ, tài liệu để chuẩn bị hồ sơ nộp lưu hàng (56) 56 năm theo đúng quy định pháp luật lưu trữ là cách làm tốt nhất, cần thực thật tốt trước mắt lâu dài Thứ hai, thuê nhân lực làm dịch vụ chỉnh lý giúp cho việc xếp khoa học tài liệu phông UBND quận Tuy nhiên, đây là giải pháp tạm thời để giải tình trạng tài liệu tồn đọng UBND trước đây chưa chỉnh lý Cách này giúp UBND quận việc xếp tài liệu nhanh chóng, người tham gia chỉnh lý không phải là người trực tiếp giải công việc nên việc phân loại, lập hồ sơ không thể đáp ứng cách tốt hồ sơ lập 3.2.1.3 Đảm bảo sở vật chất cho công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Có thể nói, sở vật chất, trang thiết bị là điều kiện cần thiết cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Do nhiều nguyên nhân khác nên năm qua việc đầu tư sở vật chất cho công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế, gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu nói riêng Hiện nay, kho lưu trữ UBND quá chật, không đủ diện tích để bảo quản tài liệu lưu trữ Đây là nguyên nhân gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ quan Vì vậy, xây dựng kho lưu trữ là giải pháp giúp UBND quận giải khối tài liệu tồn đọng, tích đống quan Kho lưu trữ xây dựng phải đáp ứng yêu cầu kho lưu trữ chuyên dụng nhằm đảm bảo các yêu cầu bảo quản tài liệu và tổ chức các hoạt động khác hoạt động lưu trữ Bên cạnh đó, cần đầu tư mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu giá, tủ, các loại cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn quốc gia Trong kho phải bố trí các trang thiết bị máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi và các thiết bị phòng cháy chữa cháy theo quy định Ủy ban nhân dân quận cần hỗ trợ mặt kinh phí để thực chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý từ năm 2004 đến 2017 Việc lập dự toán kinh phí, vào các sơ pháp lý Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy, Thông tư số 10/2004/TT-BNV ngày 14/12/2004 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị 3.2.1.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ (57) 57 Để ứng dụng thành công công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ thì yêu cầu UBND Quận 12 cẩn phải có giải pháp sau: - Lãnh đạo Quận 12 cần quan tâm đến cán làm công tác lưu trữ UBND quận 12, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan các sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu lưu trữ - Trang bị phòng, kho lưu trữ phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu nhận - Phối hợp các quan chức cài đặt phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Tăng cường khâu kết nối đồng các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn - Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán chuyên trách UBND Quận 12 nói chung và cán làm công tác lưu trữ nói riêng - Thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng công nghệ thông tin cán chuyên trách làm công tác lưu trữ Như vậy, cùng với phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng không giấy hình thành, công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải quản lý thống phận văn thư, lưu trữ 3.2.1.5 Nâng cao trách nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận 12 và Phòng Nội vụ việc thực đạo, triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ a Trách nhiệm Chủ tịch UBND Quận 12 - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai Luật Lưu trữ và các văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, trách (58) 58 nhiệm cho cán bộ, công chức, viên chức quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Chỉ đạo Trưởng phòng Nội vụ người phụ trách công tác hành chính tham mưu ban hành Danh mục hồ sơ công việc; tăng cường đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan các quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý b Trách nhiệm Phòng Nội vụ UBND Quận 12: Tham mưu hướng dẫn cho cán công chức, viên chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp vào kho lưu trữ quan, với số nhiệm vụ cụ thể: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; - Phối hợp với cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan; - Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên giao nhận tài liệu; - Vận hành phần mềm Lưu trữ quan để tiếp nhận tài liệu điện tử đồng từ Phần mềm Quản lý Văn và Điều hành - Tiến hành khảo sát thẩm định doanh nghiệp lưu trữ tham gia chỉnh lý khối tài liệu Quận 12 có 3.2.2 Nhóm giải pháp nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ Các giải pháp có liên quan đến quan đến nghiệp vụ chỉnh lý có thể phân chia thành hai nhóm giải pháp: Một là, nhóm giải pháp hoàn thiện, nâng cấp tài liệu lưu trữ phông UBND Quận 12 đã phân loại, xếp sơ từ năm 1997 - 2003 Hai là, nhóm giải pháp chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu liệu lưu trữ phông UBND Quận 12 từ năm 2004 - 2007 theo các bước quy trình chỉnh lý Các nhóm giải pháp trên đề cập đến cụ thể sau: 3.2.2.1 Hoàn thiện, nâng cấp tài liệu liệu lưu trữ phông UBND Quận 12 đã phân loại, xếp sơ từ năm 1997 - 2003 a) Thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu (59) 59 Tiếp tục thu thập tài liệu giai đoạn từ năm 1997 - 2003 còn nằm rải rác các đơn vị và cá nhân quan, từ các cán bộ, công chức chuyển công tác, nghỉ việc … chưa giao nộp đầy đủ vào lưu trữ UBND quận b) Hoàn chỉnh các tài liệu hướng dẫn chỉnh lý - Đối với Phương án lập hồ sơ Trên sở phương án phân loại tài liệu đã xây dựng rà soát lại toàn hồ sơ đã lập, hồ sơ quá trình phân loại, lập hồ sơ chưa chính xác cần chỉnh sửa lại cho phù hợp Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND quận 12, giai đoạn từ năm 1997 - 2003 là phương án “Mặt hoạt động - Thời gian” sử dụng để phân loại tài liệu Ngày nay, phát triển kinh tế - xã hội, khoa học - công nghệ, hội nhập quốc tế nên nhiều lĩnh vực hoạt động đã đời, phương án phân loại tài liệu theo “Thời gian - Mặt hoạt động” trở nên linh hoạt bổ sung mặt hoạt động Cho nên học viên đề xuất điều chỉnh phương án để thống toàn phông - Đối với Tài liệu Hướng dẫn lập mục lục hồ sơ Tại Phông lưu trữ UBND quận 12, Mục lục hồ sơ lập cho khối tài liệu từ 1997-2003, qua khảo sát thực trạng chương 2, Mục lục hồ sơ sử dụng để thống kê hồ sơ cho tất các dạng thời hạn bảo quản và thống kê chung cho phông Hội đồng nhân dân và Văn phòng UBND quận Vì vậy, mục lục hồ sơ cần phải kiểm tra, rà soát để điều chỉnh theo đúng quy định theo TCN-04-1997 ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/3/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước Tiêu chuẩn ngành c) Về thống kê, làm công cụ tra cứu Việc thống kê hồ sơ và muc lục hồ sơ phải thực đúng theo quy định nhà nước Hồ sơ có thời hạn 70 năm, 20 năm, 10 năm thống kê thành mục riêng và hồ sơ có thời hạn vĩnh viễn phải thống kê vào mục lục riêng để thuận tiện cho công tác tra tìm Không nên thống kê chung cho tất các loại thời hạn bảo quản d) Về công tác xác định giá trị tài liệu Việc áp dụng “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu” ban hành kèm theo Công văn số 25-NV ngày 10/9/1997 Cục Lưu trữ Phủ thủ tướng giai đoạn 19972003 không phù hợp mà nên áp dụng theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ việc Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu (60) 60 hình thành phổ biến hoạt động các quan, tổ chức để đảm bảo công tác xác định giá trị tài liệu thống cho toàn phông 3.2.2.2 Chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu liệu lưu trữ phông UBND Quận 12 từ năm 2004 - 2017 Đối với tài liệu giai đoạn 2004-2017 chưa xếp sơ nên học viên đề xuất giải pháp chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu theo quy trình nghiệp vụ, cụ thể sau: a) Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là lựa chọn, xác định nguồn tài liệu giao nộp vào lưu trữ, đây là nội dung quan trọng việc tổ chức chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Tại Phông lưu trữ UBND Quận 12 để giải tốt công tác thu thập tài liệu trước thực chỉnh lý cần tiến hành số giải pháp sau: Thứ nhất, Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ Hàng năm lưu trữ UBND quận phải xây dựng kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu đã giải xong và có giá trị bảo quản từ năm trở lên Thứ hai, Xác định nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ quan Đối với lưu trữ quan nguồn tài liệu thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh quá trình hoạt động theo chức nhiệm vụ, đây là nguồn tài liệu quan trọng và thường xuyên kho lưu trữ quan Nguồn tài liệu giao nộp vào phông lưu trữ UBND Quận 12 đó là tài liệu hình thành từ Chủ tịch, các phó Chủ tịch, các Ủy viên và các phận giúp việc cho UBND quận Thứ ba, Xác định thành phần tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan Thành phần tài liệu giao nộp vào phông lưu trữ UBND Quận 12 gồm các hồ sơ, tài liệu lãnh đạo, đạo chung, quy hoạch, kế hoạch, thống kê, nội vụ, an ninh quốc phòng hình thành quá trình hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ UBND quận b) Phân loại, lập hồ sơ Đây là giải pháp quan trọng để tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Trên sở thực trạng việc phân loại tài liệu lưu trữ Phông UBND quận 12, để tiến hành phân loại tài liệu đạt hiệu cần thực các nội dung sau: Thứ nhất, Xây dựng phương án phân loại tài liệu Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu là nội dung quan trọng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chỉnh lý việc (61) 61 lựa chọn phương án phải thận trọng Các kiểu phương án phân loại tài liệu thường áp dụng cho các phông lưu trữ là “Thời gian - Mặt hoạt động”; “Mặt hoạt động - Thời gian”; “Thời gian - Cơ cấu tổ chức”; “Cơ cấu tổ chức - Thời gian” Để tiến hành chỉnh lý tài liệu từ năm 2004 đến năm 2017, học viên đề xuất phương án “Thời gian - Mặt hoạt động” để phân loại tài liệu (phụ lục số 01) Thứ hai, Tiến hành phân loại tài liệu Để việc phân loại tài liệu Phông UBND Quận 12 đạt chất lượng và đảm bảo thống toàn phông cần phải thực số nhiệm vụ cụ thể sau: Thực phân chia khối tài liệu tích đống, tồn đọng chưa chỉnh lý từ năm 2004 đến năm 2017 Thực chủ trương UBND Thành phố Hồ Chí Minh chỉnh lý tài liệu tồn đọng các quan trên địa bàn Thành phố UBND Quận 12 đã ban hành Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, đó tạo điều kiện mặt kinh phí để thực chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu hình thành từ năm 1997 đến năm 2017 UBND và các phòng, ban thuộc quận Khối tài liệu từ năm 2004 - 2017 bảo quản kho cần phải tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh Ba là, Hướng dẫn lập và hoàn chỉnh hồ sơ Đối với tài liệu năm 2004 - 2017 chưa chỉnh lý Hướng dẫn chi tiết đến các nội dung xác lập hồ sơ, dự kiến tiêu đề cho hồ sơ, dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ, xếp tài liệu hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc Hồ sơ sau lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ UBND quận Tài liệu phân chia các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ phải đảm bảo mối liên hệ với cùng vấn đề, cùng tên loại, tác giả… tài liệu nào không có mối liên hệ với các tài liệu nhóm phải đưa khỏi nhóm và tìm chuyển trả đúng nhóm Hồ sơ sau lập đưa vào bìa sơ mi tạm, trên bìa sơ mi tạm phải ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ hồ sơ đó Sau đã kiểm tra các nhóm tài liệu để lập hồ sơ cần dự thảo tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ phải ngắn gọn, bao quát và phản ánh hết nội dung các tài liệu hồ sơ Thành phần tiêu đề hồ sơ bao gồm tên loại tài liệu, tác giả tài liệu, tóm tắt nội dung tài liệu hồ sơ, địa điểm, thời gian tài liệu Tài liệu sau phân loại đến nhóm nhỏ (hồ sơ) xếp theo thời gian, theo trình tự giải công việc vào tình hình thực tế tài liệu có (62) 62 hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên tiến hành đánh số tờ, tờ văn dù lớn hay nhỏ, dù làm loại giấy gì, làm phương tiện gì ghi số thứ tự Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lập Mục lục văn để quản lý tài liệu hồ sơ chặt chẽ c) Xác định giá trị tài liệu Có thể nói, công tác xác định giá trị tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung, thành phần tài liệu phông lưu trữ, vì xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng Việc xác định giá trị tài liệu không chính xác làm tài liệu có giá trị đồng thời không loại tài liệu hết giá trị khỏi phông Tại Phông lưu trữ UBND Quận 12 việc xác định giá trị đã thực quá trình chỉnh lý tài liệu qua giai đoạn Tuy nhiên, để công tác xác định giá trị tài liệu đạt chất lượng cần thực số giải pháp sau: Một là, xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12 Hiện nay, Nhà nước đã ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động các quan, tổ chức và số bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành Trong thời gian tới Phòng Nội vụ cần sớm tham mưu giúp UBND quận ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành quá trình hoạt động UBND làm sở pháp lý để lựa chọn và quy định thời hạn bảo quản tài liệu Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho các quan nói chung và UBND Quận 12 nói riêng vào bảng thời hạn bảo quản mẫu Thông tư số 09/2011/TTBNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ, Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động các quan, tổ chức; các văn quy định, hướng dẫn UBND thành phố Hồ Chí Minh và vào tình hình thực tế tài liệu hình thành quá trình hoạt động phông để xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho phù hợp Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành quá trình hoạt động UBND quận 12, xác định theo hai mức độ đó là: - Nhóm hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản “vĩnh viễn” là hồ sơ, tài liệu các quan cấp trên đạo trực tiếp các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ UBND quận; hồ sơ xây dựng, ban hành các văn quy phạm pháp luật; hồ sơ, tài liệu (63) 63 để triển khai thực các văn đạo Đảng, văn quy phạm pháp luật Nhà nước, thi hành nghị Hội đồng nhân dân quận; báo cáo, chương trình, kế hoạch công tác năm UBND quận; hồ sơ, tài liệu tra, kiểm tra các vụ việc nghiêm trọng; hồ sơ, tài liệu giải các vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhà nước UBND quận các lĩnh vực; hồ sơ hội nghị, tổng kết năm; tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác - Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản “có thời hạn” là hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tối thiểu là 20 năm, bao gồm hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa việc tra cứu, sử dụng thông tin thời gian dài Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản tối thiểu là 5, 10 năm, gồm tài liệu giải công việc cụ thể, tính chất công việc không thường xuyên, lâu dài, dùng để tra cứu, đối chiếu, so sánh, lấy thông tin Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản năm, là các tài liệu thông báo dấu, chữ ký các quan, tổ chức; báo cáo ngày; lịch công tác tuần, ngày UBND quận; giấy mời họp, hội thảo; sổ chuyển giao văn nội quan; tư liệu, tài liệu nghiên cứu, tham khảo lấy thông tin quá trình giải công việc… Hai là, tiến hành kiểm tra, rà soát đánh giá lại giá trị tài liệu đã chỉnh lý giai đoạn 1997 - 2003 Trong đó tập trung lựa chọn tài liệu có giá trị, quy định thời hạn bảo quản cụ thể cho hồ sơ để thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng Tài liệu hết thời hạn bảo quản cần phải thống kê vào danh mục tài liệu loại và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định Ba là, tài liệu loại hết giá trị, không có giá trị, tài liệu trùng thừa phải thống kê vào danh mục tài liệu loại theo nhóm Khi tiêu hủy tài liệu loại phải có hồ sơ tiêu hủy tài liệu, đó có các tài liệu như: Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giá trị; Tờ trình và Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; định huỷ tài liệu hết giá trị; Biên bàn giao tài liệu hủy; Biên huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản UBND quận ít 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu (64) 64 Công tác xác định giá trị tài liệu là công việc khó khăn và phức tạp, liên quan đến số phận tài liệu lưu trữ Thực tốt giải pháp này góp phần nâng cao chất lượng thông tin tài liệu, tiết kiệm diện tích kho tàng, giá, tủ bảo quản tài liệu d) Xây dựng các công cụ thống kê và tra tìm tài liệu Từ thực tiễn công cụ tra cứu tài liệu Phông UBND Quận 12, học viên cho thời gian tới cần phải thực số giải pháp để xây dựng và hoàn thiện lại các công cụ tra cứu tài liệu nhằm phục vụ cho việc quản lý tài liệu khai thác tài liệu phông tốt Các giải pháp cụ thể sau: Thứ nhất, hoàn chỉnh mục lục hồ sơ Tiến hành kiểm tra, rà soát để điều chỉnh mục lục hồ sơ theo đúng quy định TCN-04-1997 ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/3/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước Tiêu chuẩn ngành Thứ hai, xây sở liệu tra tìm tài liệu Cơ sở liệu văn thư lưu trữ là tổ hợp các thông tin tài liệu văn thư lưu trữ và thông tin khác có liên quan với lưu trữ trên các phương tiện ghi tin điện tử để quản lý, tra tìm theo hệ thống chương trình phần mềm [65,tr.135] Cơ sở liệu lưu trữ thiết lập theo số yêu cầu đảm bảo tính hệ thống, có khả cập nhật và truy nhập tự động hóa nhằm phục vụ tốt việc quản lý, khai thác thông tin Cơ sở liệu lưu trữ gồm nhiều loại như: Cơ sở liệu Phông lưu trữ quốc gia với đơn vị quản lý là phông lưu trữ có giá trị lịch sử; Cơ sở liệu quản lý hồ sơ theo phông lưu trữ; Cơ sở liệu quản lý tài liệu lưu trữ theo chuyên đề Căn vào tình hình thực tế và yêu cầu quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ UBND quận 12, các loại sở liệu nói trên, sở liệu quản lý hồ sơ theo phông lưu trữ phù hợp phông lưu trữ quan UBND Cụ thể: Thông tin đầu vào sở liệu hồ sơ gồm có: - Mã quan lưu trữ ; Mã phông; Mục lục số; Hộp số; Hồ sơ số; Tiêu đề hồ sơ; Ký hiệu thông tin; Chú giải; Thời gian bắt đầu; Thời gian kết thúc; Ngôn ngữ; Bút tích ; Số lượng tờ; Thời hạn bảo quản; Chế độ sử dụng; Tình trạng vật lý Hướng dẫn biên mục thông tin đầu vào thực theo Hướng dẫn số 169/HDVTLTNN, ngày 10/3/2010 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ngoài ra, Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng đó có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng (sau (65) 65 đây gọi là TCVN ISO 9001:2015) áp dụng nhiều lĩnh vực Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu hoạt động quản lý nhà nước Vì vậy, áp dụng ISO công tác văn thư lưu trữ là nhu cầu cần thiết các quan nhà nước giai đoạn cải cách hành chính nhà nước Bởi lẽ, việc thực hệ thống quản lý theo mô hình ISO giúp cho các quan, tổ chức có phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao và đặc biệt là khắc phục chồng chéo, rườm rà các bước thực công việc Vì vậy, các quan nói chung, Phông lưu trữ UBND Quận 12 nói riêng có thể áp dụng TCVN ISO 9001: 2015 để xây dựng các quy trình như: - Quy trình lập hồ sơ; thu thập, bổ sung tài liệu - Quy trình xác định giá trị tài liệu - Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị - Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Như vậy, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ giúp cho các quan nhà nước đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi và giảm thiểu hạn chế, rủi ro quá trình hoạt động Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 gắn với việc xây dựng, thực các quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị quá trình thực thi công việc nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu công tác lưu trữ tài liệu, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực và hiệu công tác quản lý nhà nước quan, đại hóa công tác lưu trữ Tiểu kết chương Có thể nói, nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác thông tin là nhiệm vụ thường xuyên, liện tục các kho lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, UBND Quận 12 xem đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý quan và nhu cầu chính đáng khác Xuất phát từ thực tiễn công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông UBND quận 12, chương luận văn đã đưa số giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ thời gian tới gồm: Thứ nhất, Nhóm giải pháp chung để đảm bảo điều kiện để nâng cao hiệu chỉnh lý gồm xây dựng và tổ chức, hướng dẫn thực các văn pháp lý, nâng cao (66) 66 chất lượng đội ngũ nhân sự, đảm bảo sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Thứ hai, Nhóm giải pháp nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm các các nội dung hoàn thiện, nâng cấp tài liệu đã phân loại, xếp sơ từ năm 19972003 và chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu từ năm 2004 - 2017 theo quy trình nghiệp vụ KẾT LUẬN Công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng là lĩnh vực quan trọng hoạt động quản lý nhà nước Đề tài “Chỉnh lý khoa học tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12” thực nhằm khảo sát, đánh giá cách tổng thể công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông UBND quận 12 Qua nghiên cứu đề tài, học viên rút số kết luận sau: Một là, luận văn đã khái quát các vấn đề sở pháp lý, lý luận công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ và nội dung trọng tâm công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung và Phông lưu trữ UBND Quận 12 nói riêng Hai là, khái quát chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND quận 12, qua đó nắm bắt thành phần, nội dung tài liệu hình thành quá trình hoạt động UBND quận Đồng thời qua khảo sát đánh giá thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu Phông, đó: Tài liệu giai đoạn 1997-2003 đã chỉnh lý, đã phân loại, lập hồ sơ và thống kê vào mục lục để quản lý và khai thác sử dụng Tuy nhiên, giai đoạn này cần phải rà soát, xây dựng lại các văn hướng dẫn nghiệp vụ, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị cho các hồ sơ thật chính xác Giai đoạn 2004 - 2017 tài liệu đã đưa vào kho bảo quản, chưa tổ chức khoa học Thực đạo các quan cấp trên việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng các quan, đơn vị, UBND Quận 12 đã tạo điều kiện kinh phí, sở vật chất và nhân lực cho việc chỉnh lý khối tài liệu từ năm 2004 - 2017 Ba là, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu Những tồn và hạn chế công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ UBND Quận 12 nhìn nhận cách khách quan và đánh giá đúng thực (67) 67 trạng Để giải hạn chế và tồn cần phải có các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu Thứ nhất, Nhóm giải pháp chung để đảm bảo điều kiện để nâng cao hiệu chỉnh lý gồm xây dựng và tổ chức, hướng dẫn thực các văn pháp lý, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, đảm bảo sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Thứ hai, Nhóm giải pháp nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm các các nội dung hoàn thiện, nâng cấp tài liệu đã phân loại, xếp sơ từ năm 19972003 và chỉnh lý tài liệu từ năm 2004 - 2017 theo quy trình nghiệp vụ Như vậy, luận văn đã khái quát số vấn đề có tính lý luận công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cùng số nội dung có tính thực tiễn chỉnh lý tài liệu lưu trữ Qua đó luận văn mong muốn góp phần công sức mình việc nghiên cứu chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Phông UBND cấp quận nói chung và quận 12 nói riêng./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ a) Văn các quan Trung ương Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động các quan, tổ chức; (68) 68 Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Bộ Nội vụ (2004), Thông tư số 07/2004/TT-BNV ngày 22/11/2004 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Bộ Nội vụ (2004), Thông tư số 10/2004/TT-BNV ngày 14/12/2004 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị; Bộ Nội vụ (2013),Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 03/6/2011 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ các quan,tổ chức 10 Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp 11 Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp 12 Bộ Nội vụ (2017), Quyết định số 2711/QĐ-BNV ngày 30/10/2017 ban hành kế hoạch thực Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử các cấp; 13 Bộ Khoa học và Công nghệ (2004), Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2004 công bố các tiêu chuẩn quốc gia bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và giá bảo quản tài liệu lưu trữ; 14 Chủ tịch Chính phủ (1946), Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 giữ gìn và cấm tiêu hủy công văn, hồ sơ cũ; 15 Chính phủ (1963), Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 việc ban hành Điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ; 16 Chính phủ (2008), Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 quy định tổ chức các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh 17 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết số điều Luật lưu trữ (69) 69 18 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (1997), Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”; 19 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính 20 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2006), Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19/12/2006 việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 21 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2009), Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000; 22 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Quyết định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động các quan, tổ chức; 23 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010) Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 xây dựng sở liệu lưu trữ; 24 Hội đồng Bộ trưởng (1981), Quyết định số 168-HĐBT ngày 26/12/1982 việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; 25 Quốc hội khóa 13 (2011), Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 26 Thủ tướng Chính phủ (20017) Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 27 Thủ tướng Chính phủ (2017), Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử 28 Uỷ ban thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia b) Văn UBND Thành phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và UBND quận 12 29 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2004), Quyết định số 272/2004/QĐ-UB ngày 18/11/2004 ban hành Danh mục các quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Thành phố 30 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2007), Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND ngày 22/8/2007 tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 31 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2010), Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24/9/2010 tăng cường công tác quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (70) 70 32 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2010) Quyết định số 93/2010/QĐ-UBND ngày 31/12/2010 ban hành Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ quan 33 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2011), Quyết định số 4033/QĐ-UBND ngày 24/8/2011 ban hành Danh mục số các quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh 34 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2013), Quyết định số 341/QĐ-UBND ngày 21/01/2013 ban hành Danh mục số các quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh 35 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2013), Quyết định số 2153/QĐ-UBND ngày 02/5/2013 ban hành Danh mục nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ) 36 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2014), Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23/10/2014 việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, quận nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh 37 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2014), Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan các quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 38 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2015), Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 việc ban hành Danh mục các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh 39 UBND thành phố Hồ Chí Minh (2017), Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ các quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 40 UBND Quận 12 (2017), Kế hoạch số 15058/KH-UBND ngày 02/11/2017 phát triển ngành văn thư, lưu trữ quận 12 đến năm 2025; 41 UBND Quận 12 (2018) , Kế hoạch số 131 ngày 6/4/2018 việc tổ chức thực Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24/10/2017 việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1997 - 2015; 42 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2009), Công văn số 1272/SNV-VTLT ngày 08/10/2009 Sở Nội vụ công tác chỉnh lý, xếp tài liệu lưu trữ các quan, tổ chức; (71) 71 43 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2009), Hướng dẫn số 1320/HD-SNV ngày 22/10/2009 số chức quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, quận; 44 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2009), Công văn số 1374/SNV-QLVTLT ngày 02/11/2009 quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quận, quận; 45 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2009), Công văn số 1388/SNV-QLVTLT ngày 04/11/ 2009 đề án xây dựng kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng; 46 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2011), Công văn số 155/SNV-CCVTLT ngày 15/02/2011 Sở Nội vụ xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan; 47 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2011), Công văn số 284/SNV-CCVTLT ngày 18/3/2011 thực Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng năm 2010 Uỷ ban nhân dân Thành phố tăng cường công tác quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; 48 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2004), Hướng dẫn số 207/HD-SNV ngày 27/02/2004 việc tổ chức quản lý kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc uỷ ban nhân dân quận, quận; 49 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2004), Hướng dẫn số 248/HD-SNV ngày 07/3/2004 trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức thuộc Uỷ ban nhân dân Thành phố; 50 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2017), Quyết định số 7875A/QĐ-SNV ngày 04/5/2017 việc ban hành quy chế Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh; 51 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2017), Quyết định số 12055/QĐ-SNV ngày 03/8/2017 việc công bố Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh; 52 Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh (2018), Công văn số 2905/SNV-CCVTLT ngày 02/8/2018 thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng; II Sách, giáo trình, luận văn, bài viết các hội thảo khoa học 53 Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển lưu trữ Việt Nam, Giấy phép xuất số 205/CXB, Hà Nội (72) 72 54 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004), Hội thảo khoa học “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ các trung tâm lưu trữ quốc gia” TP Hồ Chí Minh 55 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2015), Hội thảo “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Một số đề xuất, kiến nghị” ngày 19/5/2015 56 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2017), Hội thảo nghiệp vụ “Công tác thu thập tài liệu từ các quan, tổ chức cấp quận vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” Lâm Đồng 57 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2017), Hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” tháng năm 2017 Hà Nội 58 Chu Thị Hậu (2017), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội 59 Dương Văn Khảm (2007), Nguyên tắc xuất xứ và lý thuyết phân loại tài liệu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 6/2007) tr 3-4 60 Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Nxb Thông tin và truyền thông, Hà Nội 61 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 62 Hồ Văn Quýnh (1977), Về nội dung và cách viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sở phông chỉnh lý sơ phông UBND cấp tỉnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 2/1977) 63 Hồ Hải Hưng (1978), Cần nắm vững hoạt động UBND tỉnh để lập hồ sơ, thu thập hệ thống hóa tốt tài liệu UBND tỉnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 02/1978) 64 Hoàng Thị Hương Giang (2014), Tổ chức khoa học tài liệu Viện Khoa học Địa chất và khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường, Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội 65 Lê Thanh Hùng (2014), Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Thành phố Đà Nẵng, Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội (73) 73 66 Nguyễn Đăng Khải (2004), Tổ chức chỉnh lý tài liệu - Những vấn đề đặt ra, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 1/2004) tr.14-16 67 Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường (2017) Lưu trữ tài liệu các quan, tổ chức, Nxb Chính trị Quốc gia - Sự thật Hà Nội 68 Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (2010), Lịch sử Lưu trữ Việt Nam, Nxb Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh 69 Nguyễn Công Trọng (2004), Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Công nghệ thông tin và lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc, Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội 70 Nguyễn Văn Báu (2017), Tổ chức và hoạt động lưu trữ chế độ Việt Nam Cộng hòa (1955-1975), Luận án tiến sĩ Sử học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP Hồ Chí Minh 71 Nghiêm Kỳ Hồng (1975), Công tác chỉnh lý sơ tài liệu các kho lưu trữ nay, Tạp Chí Văn thư lưu trữ số 4/1975 72 Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội 73 Vũ Thị Phụng (2005), Bàn thuật ngữ Chỉnh lý khoa học Lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (số 2/2015) 74 Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015), Giáo trình Lưu trữ học đại cương, Nxb Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh III Trang thông tin điện tử 75 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, http//luutru.gov.vn (74) 74 Hình 1: Công tác thu thập tài liệu từ các phòng, ban Kho lưu trữ UBND Quận 12 Hình 2: Hiện trạng tài liệu phòng Tài nguyên và Môi trường trước chỉnh lý (75) 75 Hình 3, 4: Công tác phân loại, xếp tài liệu, vào bìa hồ sơ UBND Quận 12 (76) 76 Hình 5, 6: Công đoạn vào hộp dán dãn kết thúc chỉnh lý (77) 77 Hình 7: Công việc chỉnh lý tài liệu Văn phòng HĐND-UBND Quận 12 đã hoàn thiện (Một số hình ảnh trên tác giả ghi lại quá trình thực Đề án chỉnh lý tài liệu UBND Quận 12, TP Hồ Chí Minh từ năm 2018-2020) (78) 78 PHỤ LỤC (79) 79 DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục số 1: Quyết định số 1168/QĐ-UBND ngày 19/6/2017 UBND Quận 12 việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng quan, tổ chức thuộc UBND Quận giai đoạn 1997 - 2017; Phụ lục số 2: Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12; Phụ lục số 3: Bảng lịch sử đơn vị hình thành phông Ủy ban nhân dân Quận 12 (80) 80 Phụ lục số ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUẬN 12 ĐỀ ÁN Chỉnh lý tài liệu tồn đọng giai đoạn 1997 - 2017 (Ban hành kèm theo Quyết định số 1168/QĐ-UBND ngày 19/6/2017 Ủy ban nhân dân quận 12) Phần I SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN I CƠ SỞ THỰC TIỄN: Thực trạng Qua khảo sát thực tế tài liệu hình thành từ ngày thảnh lập quận năm 1997 đến 2017: tổng khối lượng 2.919 mét giá Bao gồm: Đơn vị STT Văn phòng HĐND - UBND quận 12 Phòng Tài chính -Kế hoạch quận 12 Phòng Tài nguyên và Môi trường quận 12 Thanh tra quận 12 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận 12 10 11 Phòng Giáo dục và Đào tạo quận 12 Phòng Kinh tế quận 12 Phòng Tư pháp quận 12 Phòng Văn hóa và Thông tin quận 12 Phòng Nội vụ quận 12 Phòng Quản lý đô thị quận 12 12 Phòng Y tế quận 12 Tống cộng Đánh giá Số lượng mét tài liệu 262 509 770 70 181 186 152 61 21 67 600 40 2.919 m (81) 81 - Tài liệu tình trạng chất đống bó gói để tủ và trên kệ tạm Lý là hầu hết là các phòng, ban chưa thực việc lập hồ sơ hành và chưa phân công cụ thể công chức, viên chức phụ trách công tác lưu trữ tài liệu cho đơn vị Nhìn chung, tài liệu lưu trữ các phòng, ban chủ yếu hình thành từ sau năm 1997 Sau 40 năm xây dựng đổi và hội nhập, quận đã đạt nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp vói phát triển chung toàn xã hội trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh - quốc phòng, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp , tất đã ghi lại đầy đủ tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, khối tài liệu tồn đọng chất đống, bó gói cần xếp, chỉnh lý và bảo quản điều kiện và môi trường tốt để tránh xuống cấp, hư hỏng oxy hóa làm tài liệu rách thủng, giòn, mục, mờ chữ chữ Nguyên nhân Tài liệu hình thành với thời gian tồn khá dài, nguyên nhân tác động trực tiếp ảnh hưởng như: môi trường khí hậu, các loại côn trùng phá hoại, điều kiện kho tàng bảo quản không đáp ứng yêu cầu, phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, tài liệu lưu trữ ghi phương pháp ghi tin khác viết tay, đánh máy,với các chất liệu ghi tin mực viết, chì, giấy carbon, mực in và lưu trữ trên vật mang tin giấy Đồng thời giấy sử dụng để làm tài liệu đa dạng, phong phú chủng loại như: giấy pơ-luya, giấy can và khác chất lượng Tình trạng vật lý xử lý nghiệp vụ chuyên môn phần lớn chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ chuyên ngành mà còn dẫn tới nguy tiềm ẩn là nhiều tài liệu lưu trữ bị hủy hoại hoàn toàn Do đó, nhằm loại bỏ tài liệu không có giá trị, hết giá trị; đồng thời nộp Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định và đưa vào bảo quản, lưu trữ tài liệu có giá trị vĩnh viễn, lâu dài để phục vụ công tác xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng quận thì việc ban hành Đề án “giải tài liệu tồn đọng” quận giai đoạn là cần thiết II CƠ SỞ PHÁP LÝ Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; (82) 82 Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ vê việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính Phần II MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG GIAI ĐOẠN 1997 - 2017 I MỤC TIÊU Mục tiêu chung Giải dứt điểm tài liệu tồn đọng giai đoạn từ năm 1997 - 2017 các Phòng, ban là việc làm cần thiết nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, nhằm nâng cao vai trò trách nhiệm quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và công dân việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn quận Mục tiêu cụ thể - Tổ chức phân loại khoa học, xác định giá trị, lựa chọn, bảo quản an toàn để nâng tuổi thọ tài liệu phục vụ việc khai thác, sử dụng các quan, đơn vị trên địa bàn quận - Hình thành nguyên tắc việc quản lý tài liệu lưu trữ cách nghiêm túc, bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc, hồ sơ hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan hàng năm - Từng bước xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và hệ thống sở liệu thông tin cấp II để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng II NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP (83) 83 Nhiêm vụ - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và xếp khoa học bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực đúng theo quy định Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính - Thực các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu các phông tài liệu có giá trị lớn có tần số khai thác sử dụng cao có nguy xuống cấp trầm trọng Giải pháp - Thủ trưởng các quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tập trung đạo việc chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số tài liệu tồn đọng từ lúc hình thành đến năm 2017 - Thủ trưởng quan các đơn vị kiên đạo kiểm tra việc lập hồ sơ công việc công chức, viên chức hàng năm phải thực việc giao nộp hô sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan theo quy định pháp luật vê lưu trữ và đưa vào tiêu chuẩn xét thi đua hoàn thành nhiệm vụ hảng năm - Hàng năm đạo việc kiểm tra lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử các cấp và thực việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo hướng dẫn Chi cục Văn thư và Lưu trữ Thành phố Phần III KINH PHÍ VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN I KINH PHÍ THỰC HIỆN Đơn giá chỉnh lý 01 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý (tài liệu rời lẻ): thực theo Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy, cụ thể: - Đơn giá tiền lương áp dụng mức lương tối thiếu và thay đổi theo quy định nhà nước 23 bước công việc (Phụ lục 1) - Đơn giá vật tư, văn phòng phẩm tính theo đơn giá thị trường thời điểm thực chỉnh lý tài liệu (Phụ lục 2) a) Đối với tài liệu Hội đồng nhân dân,Ủy ban nhân dân cấp quận (hệ số phức tạp (84) 84 là 0,9) (Phụ lục 3) b) Đối với các phòng chuyên môn trực thuộc (hệ số phức tạp 0,7) (Phụ lục 4) Kinh phí thực hiện: - Tổng số đon vị: 12 phòng chuyên môn - Tổng số mét giá cần chỉnh lý: 2.191 mét giá - Tổng kinh phí: 12.980.280.960 đồng (Mười hai tỷ, chín trăm tám mươi triệu, hai trăm tám mươi ngàn chín trăm sáu mươi đồng) Nguồn kinh phí: cân đối từ ngân sách quận II THỜI GIAN, LỘ TRÌNH THỰC HIỆN Năm 2017-2018 gồm các phòng chuyên môn sau: - Văn phòng HĐND - UBND quận; - Phòng Tài chính - Kế hoạch quận; - Phòng Tài nguyên và Môi trường quận; - Thanh tra quận; - Phòng Y tế quận; Năm 2018 - 2019 gồm các phòng chuyên môn sau: - Phòng Lao động Thương binh và XH quận; - Phòng Giáo dục và đào tạo quận; - Phòng Kinh tế quận; - Phòng Tư pháp quận; - Phòng Văn hóa và Thông tin quận; - Phòng Quản lý đô thị quận; - Phòng Nội vụ quận; (Kèm theo Bảng phân bố kinh phí phòng chuyên môn) III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thủ trưởng các Phòng, ban, có tài liệu chỉnh lý tập trung lựa chọn tài liệu trùng lắp, dư thừa (giấy nháp, báo cũ, tờ bướm ) Đồng thời theo dõi lịch bố trí kinh phí tiến hành lựa chọn đơn vị chỉnh lý (có chứng hành nghề) ký kết hợp đồng chỉnh lý tài liệu theo quy định Từ đến năm 2019 phải giải xong tình trạng tài liệu chưa xếp chỉnh lý, lập hồ sơ và xác định giá trị đã tồn đọng nhiều năm qua Định kỳ có báo cáo tiến độ thực hiện, có khó khăn vướng mắc báo cáo Phòng Nội vụ để theo dõi, tổng họp báo cáo Ủy ban nhân dân quận (85) 85 Giao Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch quận chịu trách nhiệm cân đối ngân sách quận đảm bảo triển khai Đề án; hướng dẫn các quan thực đúng mục đích và toán đúng quy định hành Giao Ban Bồi thường giải phóng mặt quận, Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình quận cân đối nguồn kinh phí giao tự chủ đơn vị để thực Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tiến độ thực Đề án các quan có tài liệu tồn đọng và hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ phạm vi toàn quận./ Phụ lục 1: Các bước Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy Số TT Nội dung công việc Ngạch, bậc viên chức A B C Giao nhận tài liệu và lập biên giao Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 nhận tài liệu Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m) Vệ sinh sơ tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 Khảo sát và biên soạn các văn a) hướng dẫn chỉnh lý: - Kế hoạch chỉnh lý; Lưu trữ viên chính bậc 2/8 - Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch luư trữ viên bậc 7/9 sử phông; - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân Lưu trữ viên bậc 4/9 luư trữ loại Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ viên trung cấp bậc 8/12 sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ Lập hồ sơ tài liệu chưa lập hồ sơ Lưu trữ viên bậc 3/9 luư trữ (tài liệu rời lẻ) viên trung cấp bậc 7/12 (86) 86 Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ tài b) liệu đã lập hồ sơ chưa đạt yêu cầu (tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ) 11 a b c 12 13 viên trung cấp bậc 7/12 Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 4, Lưu trữ viên bậc 3/9 luư trữ 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14) viên trung cấp bậc 7/12 Kiếm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và Lưu trữ viên chính bậc 2/8 việc biên mục phiếu tin lưu trữ viên bậc 7/9 Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án Lưu trữ viên bậc 4/9 lưu trữ phân loại 10 Lưu trữ viên bậc 3/9 luư trữ Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin viên trung cấp bậc 9/12 Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 Biên mục hồ sơ Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền vào trường 10 Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 Viết phiếumục tin lục văn tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 bảo quản vĩnh viễn Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc Lưu trữ viên trung câp bậc 2/12 Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ Lưu trữ viên bậc 5/9 lưu trữ sơ viên trung cấp bậc 10/12 Đánh số chính thức cho hồ sơ vào Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 15 trường tháo phiếubỏtinghim, và lên bìalàm hồ Vệ sinhsốtài3liệu, kẹp, Lưu trữ viên trung câp bậc 1/12 sơ phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 16 Viết và dán nhãn hộp (cặp) 17 Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 giá Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 Biên giao, nhận tài liệu Nhập phiếu tin vào sở liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 14 18 19 Lưu trữ viên trung câp bậc 2/12 21 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin Lưu trữ viên bậc 3/9 lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12 Lập mục lục lìồ sơ a) Viết lời nói đầu b) Lập bảng tra cứu bổ trợ 20 Lưu trữ viên chính bậc 2/8 lưu trữ viên bậc 7/9 Lưu trữ viên chính bậc 2/8 lưu trữ viên bậc 7/9 (87) 87 d) Tập hợp liệu và in mục lục hồ sơ từ Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 sở liệu (03 bộ) Đóng mục lục (03 bộ) Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 22 Xử lý tài liệu loại a) 23 Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 liệu loại Lưu trữ viên chính bậc 2/8 Viết thuyết minh tài liệu loại lưu trữ viên bậc 7/9 Kết thúc chỉnh lý a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông b) Viểt báo cáo tổng kết chỉnh lý c) b) Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 Lưu trữ viên chính bậc 2/8 lưu trữ viên bậc 7/9 Cộng chi Đối với tài liệu rời lẻ (Vsp = Vsp.l + phí Vsp,2 + + Vsp,6a + + Vsp,23) nhân công Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ (Vsp Cộng chi = Vsp,l + Vsp,2 + + Vsp,6b+ + Đối với tài liệu rời lẻ (Vsp X 1,1) phí đã Vsp,23) bao gồm thuế GTGT 10% Đối với tài liệu đã nộp hồ sơ sơ (Vsp X 1,1) (88) 88 Phụ lục 2: Đơn giá Văn phòng phẩm cho 01 mét tài liệu: STT Tên vật tư, văn phòng phấm Bìa hồ sơ (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) Tờ mục lục văn (đã bao gồm 5% tỷ lệ ĐVT Số lượng Thành Đơn giá tiền tờ 100 4000 (đồng) 400.000 đ tờ 126 250 31.500 đ tờ 126 200 25.200 đ tờ 40 200 8.000 đ tờ 18 200 3.600 đ tờ 126 300 37.800 đ sai hỏng) Giấy trắng làm sơ mi lập hồ sơ Giấy trắng in mục lục hồ sơ, nhãn hộp (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) Giấy trắng viết thống kê tài liệu loại (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) Phiếu tin (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) Bút viết bìa 3000 3.000 đ 3000 3.000 đ Bút viết phiếu tin, thống kê tài liệu loại (bút bi) Bút chì để đánh số tờ 3.000 đ 10 Mực in mục lục hồ sơ, nhãn hộp 11 Cặp, hộp đựng tài liệu 12 Hồ dán nhãn hộp 13 Dao, kéo cắt giấy, ghim kẹp, dây buộc, bút xóa, chổi lông, các văn phòng phẩm khác Tổng cộng: hộp 1/100 1.000.0 10.000 đ 00 28.000 196.000 đ 1.300 đ lọ 16.600 đ 739.000 đ (89) 89 Phụ lục 3: Hệ số phức tạp 0.9 (Đối với tài liệu HĐNĐ-UBND) Số Nội dung công việc TT (1) (2) Giao nhận tài liệu và lập biên giao nhận tài liệu Vận chuyên tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m) Vệ sinh sơ tài liệu Khảo sát và biên soạn các văn hướng dẫn chỉnh lý: Đơn vị Thành tiền tính (3) (4) mét kệ 1449 mét kệ 7239 mét kệ 12065 mét kệ 64719 - Kế hoạch chỉnh lý; - Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại mét kệ Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ a) Lập hồ sơ tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ) mét kệ 1582266 Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14) mét kệ 604657 Kiêm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin mét kệ 660713 Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại mét kệ 36109 10 Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin mét kệ 11 Biên mục hồ sơ Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền vào a mét kệ trường 10 phiếu tin 45128 b Viết mục lục văn tài liệu bảo quản vĩnh viễn 260254 147186 mét kệ 286550 c Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc mét kệ 12 Kiếm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ mét kệ Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trưòng số phiêu tin và lên 13 mét kệ bìa hồ sơ 191033 208255 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào mét kệ bìa hồ sơ 32634 118319 (90) 90 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) 16 Viết và dán nhãn hộp (cặp) 17 Vận chuyên tài liệu vào kho và xếp lên giá mét kệ mét kệ mét kệ 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên giao, nhận tài liệu mét kệ 19 20 21 a) b) Nhập phiếu tin vào sở liệu Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiêu tin Lập mục lục hồ sơ Viết lời nói đầu Lập bảng tra cứu bố trợ 9652 9288 7239 161848 mét kệ mét kệ 416676 136134 mét kệ mét kệ 7765 31065 c) Tập hợp liệu và in mục lục hồ sơ từ sở liệu (03 bộ) mét kệ 10531 d) Đóng mục lục (03 bộ) 22 Xử lý tài liệu loại a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tải liệu loại mét kệ 10496 mét kệ 120810 b) 23 a) b) mét kệ 2588 mét kệ mét kệ 530 5176 5.188.374 đ Viết thuyết minh tải liệu loại Kết thúc chỉnh lý Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông Viết báo cáo tống kết chỉnh lý Tổng cộng (91) 91 Phụ lục 4: Hệ số phức tạp 0.7 (Đối với tài liệu các phòng chuyên môn khác) Số TT Nội dung công việc Đơn vị tính Thành tiền (1) (2) (3) (4) Giao nhận tài liệu và lập biên giao nhận tài liệu mét kệ 1127 mét kệ 5630 mét kệ 9384 mét kệ 50337 mét kệ 202420 mét kệ 1230651 mét kệ 470289 mét kệ 513887 mét kệ 28085 mét kệ 35099 mét kệ 114478 mét kệ 222872 mét kệ 148581 3 Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m) Vệ sinh sơ tài liệu Khảo sát và biên soạn các văn hướng dẫn chỉnh lý: - Kê hoạch chỉnh lý; - Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ a) Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại Lập hô sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hô sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ Lập hồ sơ tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ) Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14) Kiêm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại 10 Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin 11 Biên mục hồ sơ Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên a và điền vào trường 10 phiếu tin b c Viết mục lục văn tài liệu bảo quản vĩnh viễn Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc (92) 92 12 Kiếm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ mét kệ 161976 mét kệ 25382 mét kệ 92026 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) 16 Viết và dán nhãn hộp (cặp) 17 Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên 18 giao, nhận tài liệu 19 Nhập phiếu tin vào sở liệu 20 Kiếm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin 21 Lập mục lục hồ sơ a) Viết lời nói đầu b) Lập bảng tra cứu bổ trợ Tập hợp liệu và in mục lục hồ sơ từ sở c) liệu (03 bộ) mét kệ mét kệ mét kệ 7507 7224 5630 mét kệ 125882 mét kệ mét kệ 324082 105882 mét kệ mét kệ 6040 24162 mét kệ 8191 d) Đóng mục lục (03 bộ) 22 Xử lý tài liệu loại mét kệ 8163 a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại mét kệ 93964 b) 23 a) b) Viết thuyết minh tài liệu loại Kết thúc chỉnh lý Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Cộng VAT Tổng cộng mét kệ 2013 mét kệ mét kệ 412 4026 4.035.402 403.540 4.438.942 đ 13 14 Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số phiếu tin và lên bìa hồ sơ Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ (93) 93 Phụ lục số ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Quận 12, ngày tháng PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12 Giai đoạn: 2004 - 2017 (Thời gian - Mặt hoạt động) NĂM 2004 I TỔNG HỢP Công tác lãnh đạo, đạo chung Quy hoạch Kế hoạch Đầu tư Thống kê Pháp chế Quản trị tài vụ II NỘI CHÍNH Nội vụ 1.1 Địa giới hành chính 1.2 Tổ chức cán 1.3 Lao động tiền lương 1.4 Tôn giáo 1.5 Dân tộc 1.6 Thi đua khen thưởng 1.7 Quản trị hành chính, văn thư, lưu trữ 1.8 Cải cách hành chính 1.9 Xây dựng chính quyền, bầu cử năm 2017 (94) 94 Thanh tra Tư pháp Quân Tòa án Kiểm sát III KINH TẾ Tài chính ngân sách Vốn, kinh phí Quản lý công sản Kiểm toán Vật giá Thuế Quản lý thị trường Kho bạc Tài chính doang nghiệp 10 Thương mại - Dịch vụ - Du lịch IV ĐÔ THỊ - TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG Đô thị 1.1 Xây dựng 1.2 Quản lý đô thị 1.3 Quản lý nhà và sử dụng dất Tài nguyên - Môi trường 2.1 Tài nguyên đất 2.2 Tài nguyên nước V NÔNG - LÂM - THỦY Nông nghiệp Lâm nghiệp Thủy sản Thủy lợi VI CÔNG NGHIỆP - TIỂU THỦ CÔNG NGHIỆP (95) 95 Công nghiệp Tiểu thủ công nghiệp Điện VII VĂN HÓA - XÃ HỘI Văn hóa - Thông tin Thể thao Giáo dục và đào tạo Y tế Lao động - Thương binh và Xã hội Dân số - Gia đình và trẻ em Bảo hiểm xã hội (96) 96 Phụ lục số LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN 12 (Giai đoạn 1997 - 2017) I LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG Lịch sử hình thành Quận 12 Quận 12 công bố thành lập ngày 01 tháng năm 1997 theo Nghị định 03/CP, ngày tháng năm 1997 Chính phủ trên sở toàn diện tích các xã Thạnh Lộc, An Phú Đông, Tân Thới Hiệp, Đông Hưng Thuận, Tân Thới Nhất, phần xã Tân Chánh Hiệp; phần xã Trung Mỹ Tây thuộc huyện Hóc Môn trước đây Tổng diện tích đất tự nhiên 5.274,89 ha, dân số trên 622.500 người, đó nhân thường trú 288.603 người, tạm trú trên 333.900 người (theo kết Tổng điều tra dân số năm 2019) Quận 12 nằm phía bắc Thành phố Hồ Chí Minh với vị trí địa lý sau: Phía Bắc giáp huyện Hóc Môn; phía Đông giáp tỉnh Bình Dương, Quận Thủ Đức; phía Nam giáp quận Tân Bình, Gò Vấp, Bình Thạnh; phía Tây giáp huyện Bình Tân; xã Bà Điểm Có 11 phường trực thuộc là: - Thạnh Xuân: diện tích 968,58 - Hiệp Thành: diện tích 542,36 - Thới An: diện tích 518,45 - Thạnh Lộc: diện tích 583,29 - Tân Chánh Hiệp: diện tích 421,37 - Tân Thới Hiệp: diện tích 261,97 - An Phú Đông: diện tích 881,96 - Trung Mỹ Tây: diện tích 270,63 - Tân Thới Nhất: diện tích 389,97 - Đông Hưng Thuận: diện tích 255,20 - Tân Hưng Thuận: diện tích 181,08 ha, tách từ phường Đông Hưng Thuận (bao gồm khu phố 6, khu phố và phần khu phố 4, khu phố 5) theo nghị định 143/2006/ NĐ-CP ngày 23/11/2006 Chính phủ (97) 97 Trong lịch sử mở cõi người Việt, Hóc Môn – Bà Điểm khai phá từ sớm Theo tư liệu lịch sử ít ỏi còn lưu lại thì từ đầu kỷ XVII từ năm 1623 – chúa Nguyễn lập đồn thu thuế Sài Gòn thì cư dân sinh sống vùng này đã khá đông Dưới thời chúa Nguyễn và triều Nguyễn, Hóc Môn thuộc huyện Tân Bình vào năm 1698 Huyện Tân Bình lúc rộng 11.000km2, tức 1/5 diện tích toàn Nam (63.058km2) trải từ hữu ngạn sông Sài Gòn đến tả ngạn sông Vàm cỏ Khi huyện Tân Bình đổi tên thành Phủ (năm 1808) gồm huyện thì Hóc Môn thuộc huyện Bình Dương Năm 1841, nhà Nguyễn lập huyện Bình Long thì Hóc Môn thuộc huyện này Sau chiếm Nam làm thuộc địa, người Pháp đặt các đơn vị hành chính trên vùng đất chúng cai trị gọi là Hạt, Hạt tham biện, Hóc Môn thuộc Hạt tham biện Sài Gòn Dù là vùng đất hạt Sài Gòn Hóc Môn không là vùng đô thị hóa, là vùng nông thôn Chính quyền thuộc địa xây dựng quốc lộ 22 chạy qua Hóc Môn lên Tây Ninh, sang Phnom Pênh phục vụ chính sách bóc lột thuộc địa Đến thời Mỹ can thiệp vào miền nam, xâm lược nước ta chính sách thực dân mới, chúng xây dựng xa lộ Đại Hàn (ngày là xa lộ vành đai ngoài) chạy ngang qua huyện Hóc Môn từ đông sang tây Nhiều liên tỉnh lộ nối Sài Gòn với các tỉnh miền đông xây dựng … tất các công trình giao thông này nhằm phục vụ các mục tiêu chiến lược Mỹ và Ngụy quyền không phải để đô thi hóa và phát triển kinh tế vùng Tây Bắc Sài Gòn Thực dân Pháp và đế quốc Mỹ mưu đồ biến Hóc Môn thành vành đai, lá chắn bảo vệ phía Tây Bắc Sài Gòn Lịch sử vùng đất này 100 năm kể từ tên thực dân Pháp đầu tiên đặt chân lên Sài Gòn năm 1859 và tên đế quốc Mỹ cuối cùng chạy tháo chân trên trực thăng rạng sáng ngày 30.4.1975, khẳng định vai trò Mười tám Thôn vườn trầu là vành đai đỏ cách mạng giải phóng dân tộc với địa danh đã vào lịch sử Bà Điểm - An Phú Đông - Vườn cau Đỏ Quận 12 có hệ thống đường với quốc lộ 22 (nay là đường Trường Chinh), xa lộ vành đai ngoài (nay là quốc lộ 1A ), các tỉnh lộ 9, 12, 14, 15, 16, hệ thống các hương lộ này khá dày, Quận 12 có sở hạ tầng thuận lợi cho phát triển kinh tế – xã hội Quận 12 còn có sông Sài Gòn bao bọc phía đông, là đường giao thông thủy quan trọng Trong tương lai, nơi đây có đường sắt chạy qua Vị trí này, cảnh quan này tạo cho Quận 12 không gian thuận lợi để bố trí các khu dân cư, khu công nghiệp, thương mại – dịch vụ – du lịch để đẩy nhanh quá trình đô thị hóa, phát triển kinh tế – xã hội, hướng tới công nghiệp hóa, đại hóa (98) 98 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND-UBND Quận 12 Văn phòng HĐND-UBND Quận 12 từ năm 1997 -2017 đã trải qua nhiều giai đoạn thay đổi, nhiên tác giả giới thiệu chức nhiệm vụ ban hành năm 2017 để bám sát thực tế công việc Căn Quyết định số 02/2017/QĐ-UBND ngày 28 tháng năm 2017 UBND Quận 12 ban hành quy chế tổ chức và hoạt động Văn phòng HĐNDUBND Quận 12 thuộc Ủy ban nhân dân Quận 12 a Vị trí Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận 12 (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận 12, là quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận quận 12 Văn phòng có tư cách pháp nhân, có dấu và tài khoản riêng, cấp kinh phí hoạt động; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế và công tác Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Văn phòng Hội đồng nhân dân Thành phố và Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố b Chức Tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận về: Hoạt động Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận và các quan nhà nước địa phương; công tác kiểm soát thủ tục hành chính; bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân quận và Ủy ban nhân dân quận; trực tiếp quản lý và đạo hoạt động Bộ phận tiếp nhận và trả kết theo chế cửa, cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ cá nhân, tổ chức trên tất các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải Ủy ban nhân dân quận, chuyển hồ sơ đến các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận giải và nhận kết để trả cho cá nhân, tổ chức c Nhiệm vụ và quyền hạn Xây dựng, trình chương trình, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và năm, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác (99) 99 đạo, điều hành Hội đồng nhân dân quận, Thường trực Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận và các báo cáo khác Ủy ban nhân dân quận theo đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng yêu cầu quản lý, đạo, điều hành Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận Thực công tác tổng hợp, thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật; Chuẩn bị các báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành công việc chung Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân và Ủy ban nhân dân quận theo quy định pháp luật Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân quận, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận có các nhiệm vụ sau đây: a) Tổ chức phục vụ hoạt động Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân quận, các Ban Hội đồng nhân dân quận, các đại biểu Hội đồng nhân dân quận; phối hợp hoạt động các Ban Hội đồng nhân dân quận; bảo đảm việc thực quy chế hoạt động Hội đồng nhân dân quận, Thường trực Hội đồng nhân dân quận, các Ban Hội đồng nhân dân quận, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân quận; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân quận giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân Thành phố; phục vụ Hội đồng nhân dân quận, Thường trực Hội đồng nhân dân quận, các Ban Hội đồng nhân dân quận hoạt động đối ngoại; phối hợp với quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân quận tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân quận tổng hợp ý kiến, nguyện vọng nhân dân và gửi quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết; b) Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân quận xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, phiên họp Thường trực Hội đồng nhân dân và các Ban Hội đồng nhân dân quận; phối hợp với các quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, phiên họp Thường trực Hội đồng nhân dân, họp các Ban thuộc Hội đồng nhân dân quận; tổng hợp chất vấn đại biểu Hội đồng nhân dân quận; (100) 100 c) Tham mưu, phục vụ Ban Hội đồng nhân dân quận thẩm tra dự thảo Nghị quyết, báo cáo, đề án; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân quận hoàn thiện các dự thảo nghị Hội đồng nhân dân quận; d) Tham mưu, phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân quận, các Ban Hội đồng nhân dân quận, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân quận và đại biểu Hội đồng nhân dân quận hoạt động giám sát; khảo sát, theo dõi, tổng hợp, đôn đốc quan, tổ chức, cá nhân thực Nghị giám sát; đ) Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân quận và đại biểu Hội đồng nhân dân quận tiếp công dân; tiếp nhận, tham mưu xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo quan, tổ chức, công dân gửi đến Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại, tố cáo và kiến nghị quan, tổ chức, công dân; e) Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân quận tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn khác theo yêu cầu Thường trực Hội đồng nhân dân Thành phố; g) Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân quận công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân phường; h) Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân quận giải các vấn đề hai kỳ họp; giúp Ban Hội đồng nhân dân quận thẩm tra các văn Ủy ban nhân dân trình hai kỳ họp Hội đồng nhân dân theo phân công Thường trực Hội đồng nhân dân quận; i) Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân quận, các Ban Hội đồng nhân dân quận công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ hoạt động cho đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; k) Phục vụ Hội đồng nhân dân quận, Thường trực Hội đồng nhân dân quận, các Ban Hội đồng nhân dân quận giữ mối liên hệ công tác với các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố và Ủy ban nhân dân quận, Thường trực Quận ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các quan, tổ chức, đoàn thể địa phương; l) Được ký văn thông báo ý kiến, kết luận Thường trực Hội đồng nhân dân quận; quyền đề nghị yêu cầu các đơn vị cùng cấp, cấp phối hợp (101) 101 thực nhiệm vụ; quyền yêu cầu các tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, tài liệu cho Hội đồng nhân dân quận, Thường trực Hội đồng nhân dân quận, các Ban Hội đồng nhân dân quận, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân quận và đại biểu Hội đồng nhân dân quận hoạt động theo quy định; m) Giúp Hội đồng nhân dân quận trình Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố phê chuẩn kết bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân quận; Tham mưu Thường trực Hội đồng nhân dân quận phê chuẩn kết bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân phường; n) Thực chế độ, chính sách đại biểu Hội đồng nhân dân quận Đối với chức là quan chuyên môn Ủy ban nhân dân quận: a) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân quận ban hành: - Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân quận; - Quyết định thành lập và Quy chế hoạt động Ban Tiếp công dân quận trực thuộc Văn phòng; - Quy chế hoạt động Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; - Văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức Văn phòng; - Quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng; b) Giúp Ủy ban nhân dân quận kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực Quy chế theo đúng quy định; c) Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung Ủy ban nhân dân quận; d) Tổ chức thực chương trình, kế hoạch công tác Ủy ban nhân dân quận; thu thập, xử lý thông tin, kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận đưa vào chương trình, kế hoạch công tác vấn đề cần tập trung đạo, điều hành giao quan liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản; đ) Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận thực nhiệm vụ trước Hội đồng nhân dân quận; tiếp xúc, báo cáo, trả lời kiến nghị cử tri; e) Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận ban hành nội quy tiếp công dân Trụ sở tiếp công dân quận; (102) 102 g) Triệu tập, chủ trì, phối hợp với các quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ các họp Ủy ban nhân dân quận; h) Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận đạo, áp dụng biện pháp cần thiết giải công việc trường hợp đột xuất, khẩn cấp; i) Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận cải tiến lề lối làm việc; trì kỷ luật, kỷ cương máy hành chính nhà nước địa phương; k) Tổ chức triển khai thực nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính theo đạo Ủy ban nhân dân quận, hướng dẫn quan cấp trên và theo quy định pháp luật kiểm soát thủ tục hành chính; tham mưu giúp Ủy ban nhân dân quận đạo, tổ chức thực rà soát, đánh giá thủ tục hành chính thực trên địa bàn quận để kiến nghị, đề xuất việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, bãi bỏ; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực niêm yết công khai thủ tục hành chính, báo cáo tình hình, kết giải thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị quy định hành chính quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường Chủ trì, phối hợp với Phòng Tư pháp quận và các quan liên quan việc thực rà soát thủ tục hành chính Ủy ban nhân dân quận, phường; trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng; l) Tiếp nhận, xử lý, trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giải văn bản, hồ sơ các quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn đến): - Đối với đề án, dự án, dự thảo văn các quan trình: Kiểm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; tóm tắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền định, đồng đạo, điều hành Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận vấn đề liên quan, đề xuất các phương án: ban hành, phê duyệt; đưa phiên họp Ủy ban nhân dân quận; gửi lấy ý kiến các thành viên Ủy ban nhân dân quận; thông báo ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận yêu cầu quan soạn thảo hoàn chỉnh lại, bổ sung ý kiến các quan, tổ chức, cá nhân thực các nhiệm vụ khác theo quy định và quy chế làm việc Ủy ban nhân dân quận Trong quá trình xử lý, đề án, dự án, dự thảo văn còn ý kiến khác nhau, chủ trì họp với quan, tổ chức liên quan để trao đổi trước trình - Đối với dự thảo báo cáo, bài phát biểu: phối hợp với các quan liên quan biên tập, hoàn chỉnh theo đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận (103) 103 - Đối với văn khác: kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao quan liên quan triển khai thực hiện; tổ chức các điều kiện cần thiết để Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xử lý theo quy định pháp luật và nội dung văn đến m) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước công tác dân tộc Quản lý, đạo Bộ phận tiếp nhận và trả kết Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết thực văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận: a) Quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận; b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết thực văn Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; định kỳ rà soát, báo cáo Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận để đảm bảo đồng bộ, thống đạo, điều hành; c) Rà soát nhằm phát vướng mắc, phát sinh thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục và nghiệp vụ hành chính văn phòng quá trình đạo, điều hành Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; kịp thời báo cáo Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận sửa đổi, bổ sung; hàng năm, tổng hợp, báo cáo Văn phòng Hội đồng nhân dân Thành phố và Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố; d) Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu, báo cáo Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận Theo dõi, chịu trách nhiệm quản lý việc thực công tác tiếp công dân theo đúng quy định pháp luật 10 Thực chế độ thông tin: a) Tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ đạo, điều hành Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận; b) Thực chế độ thông tin báo cáo hoạt động Cổng thông tin điện tử và kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử đạo, điều hành Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận; (104) 104 c) Thiết lập, quản lý và trì hoạt động mạng tin học Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận d) Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận 12 có trách nhiệm cung cấp thông tin Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, các quan Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp quận tạo và thông tin mình tạo theo quy định Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 11 Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật: a) Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận; b) Phục vụ các chuyến công tác, làm việc, tiếp khách Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận 12 Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phòng: Chủ trì tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ hành chính văn phòng, công tác tiếp dân Hội đồng nhân dân phường, công chức Văn phòng - Thống kê phường 13 Thực nhiệm vụ quản trị nội bộ: a) Tổ chức thực các văn bản, quy hoạch, kế hoạch quan có thẩm quyền ban hành phê duyệt liên quan đến hoạt động Văn phòng; b) Tiếp nhận, xử lý văn quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng; ban hành và quản lý văn theo quy định; c) Nghiên cứu, ứng dụng kết nghiên cứu khoa học và cải cách hành chính phục vụ nhiệm vụ giao; d) Quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, số lượng người làm việc thuộc Văn phòng; đ) Quản lý tổ chức cán bộ, công chức, người lao động; thực chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách quy hoạch, đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý Văn phòng; e) Quản lý và chịu trách nhiệm tài chính, tài sản giao theo quy định 14 Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao theo quy định pháp luật Tổ chức máy (105) 105 Văn phòng có Chánh Văn phòng, không quá 03 Phó Chánh Văn phòng và các công chức khác a) Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận và trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm ủy viên Ủy ban nhân dân quận Hội đồng nhân dân quận định Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và Văn phòng Hội đồng nhân dân Thành phố và Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố tổ chức, hoạt động Văn phòng; báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân quận và Ủy ban nhân dân quận yêu cầu; phối hợp với Thủ trưởng quan chuyên môn, đơn vị nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân quận, các tổ chức chính trị - xã hội quận giải vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mình Thực trách nhiệm người đứng đầu quan nhà nước tổ chức thực trách nhiệm giải trình theo Điều 16 Nghị định số 90/2013/NĐ-CP ngày 08/08/2013 Chính phủ quy định trách nhiệm giải trình quan nhà nước việc thực trách nhiệm, quyền hạn giao b) Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng đạo số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật nhiệm vụ phân công Một Phó Chánh Văn phòng phụ trách, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý trụ sở Tiếp công dân quận Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động Văn phòng c) Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, thực chế độ, chính sách Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận định theo quy định pháp luật Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác Văn phòng phải là người có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, am hiểu ngành, lĩnh vực phân công phụ trách, theo dõi; áp dụng chế độ, chính sách đãi ngộ theo quy định pháp luật; bố trí tương xứng với nhiệm vụ giao (106) 106 Căn vào chức năng, nhiệm vụ nêu trên, đặc điểm tình hình cụ thể đơn vị, trình độ, lực công chức, Văn phòng tổ chức thành các phận gồm: - Ban Tiếp công dân; - Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả; - Tổ Tổng hợp; - Tổ Hành chính - Văn thư - Lưu trữ; - Tổ Tin học; - Tổ Kế toán - Tài vụ - Quản trị Tùy theo quy mô hoạt động, tính chất công việc và nhân cụ thể địa phương, Văn phòng có thể bố trí công chức phân công đảm nhận các chức danh công việc trên các mặt công tác Văn phòng, phụ trách riêng lĩnh vực kiêm nhiệm các lĩnh vực trên sở tinh gọn, hiệu và tiết kiệm Biên chế Căn vào khối lượng công việc và tình hình cán cụ thể để xác định chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức để phân bổ biên chế cho phù hợp, đảm bảo thực và hoàn thành nhiệm vụ giao Số lượng biên chế cụ thể Văn phòng Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận định trên sở vị trí việc làm, gắn với chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc và tổng biên chế hành chính Ủy ban nhân dân Thành phố giao II LỊCH SỬ PHÔNG Giới hạn thời gian tài liệu Căn vào tài liệu Phông văn phòng HĐND-UBD quận 12 thu thập đưa chỉnh lý từ năm 1997 đến năm 2017 Khối lượng tài liệu 2.1 Tài liệu hành chính Tổng số tài liệu sau chỉnh lý: 262 mét, đó: Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: 262 mét Tổng số hộp tài liệu UBND là: 1647 hộp bảo quản có thời hạn và 443 hộp bảo quản vĩnh viễn Tổng số hộp tài liệu HĐND-UBND là: 51 hộp bảo quản có thời hạn và 07 hộp bảo quản vĩnh viễn (107) 107 Tổng số hộp tài liệu Đảng ủy quan chính quyền là: 79 hộp bảo quản có thời hạn Tổng số hồ sơ là: 1204 hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, 5701 hồ sơ bảo quản có thời hạn 2.2 Tài liệu khác: không Thành phần và nội dung tài liệu Tập lưu văn đi, đến; tiếp công dân; tiếp nhận và trả kết Tài liệu Kế toán - Tài vụ - Quản trị Tài liệu các quan trung ương, HĐN và UBND tỉnh, huyện ủy, HĐND và UBND quận đạo trực tiếp các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ văn phòng HĐND-UBND quận 12 Tất các vấn đề chủ yếu và các kiện quan trọng quá trình hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực tham mưu, giúp UBND cấp quận thực chức quản lý nhà nước Tình trạng tài liệu Phông Ủy ban nhân dân Quận 12 đưa chỉnh lý 4.1 Mức độ thiếu đủ Phông Ủy ban nhân dân Quận 12: tài liệu phông đưa chỉnh lý tương đối đầy đủ 4.2 Mức độ xử lý nghiệp vụ Phông Ủy ban nhân dân Quận 12: Tài liệu phông chưa xử lý nghiệp vụ lưu trữ 4.3 Tình trạng vật lý tài liệu Phông Ủy ban nhân dân Quận 12: Tình trạng tài liệu ít bị hoen ố, rách góc, chất liệu giấy lưu trữ, mực in, phương tiện sản sinh văn khá tốt Công cụ thống kê, tra cứu Phông Ủy ban nhân dân Quận 12: Sổ nhật ký quản lý văn đi, đến Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu: Thường xuyên III CÁCH SỬ DỤNG CUỐN MỤC LỤC HỒ SƠ (ĐVBQ) Khi sử dụng mục lục hồ sơ để tra tìm tài liệu, trước hết cần phải xác định tài liệu cần tìm thuộc lĩnh vực nào, nội dung vấn đề gì, năm nào? Xem mục lục hồ sơ cần tìm thống kê năm nào, số hộp, số hồ sơ Xem tiêu đề hồ sơ cần tìm mục lục để xác định vị trí hồ sơ kho lưu trữ quan (108) 108 Sau đã xác định vấn đề cần tìm tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ) thì xem hồ sơ đó mang số hồ sơ bao nhiêu, hộp số mở để lấy tài liệu./ NGƯỜI BIÊN SOẠN (109)