Đang tải... (xem toàn văn)
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Nhà trường, lập hồ s[r]
(1)PHÒNG GD&ĐT THANH OAI TRƯỜNG MN MỸ HƯNG Số: 04/QC-MNMH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Mỹ Hưng, ngày 15 tháng 01 năm 2021 QUY CHẾ Công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ năm 2021 (Ban hành kèm theo Quyết định số 188/QĐ-MNMH Ngày 11 tháng năm 2020 Hiệu trưởng việc thành lập tổ văn thư lưu trữ trực thuộc Tổ văn phòng năm học 2020-2021) Căn Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Căn Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ngày 04/04/2001; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư lưu trữ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộ lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ đơn vị; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý và sử dụng dấu Căn kế hoạch số 03/KH-MNMH ngày 15/01/2021 trường mầm non Mỹ Hưng kế hoạch công tác quản lý nhà nước văn thư lưu trữ năm 2021; Xét đề nghị Bộ phận văn thư - lưu trữ trường Mầm non Mỹ Hưng, trường Mầm non Mỹ Hưng ban hành Quy chế áp dụng các quy định Pháp luật công tác quản lý nhà nước văn thư - lưu trữ năm 2021 sau: CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi và đối tượng điều chỉnh Phạm vi áp dụng Quy chế này áp dụng công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ trường Mầm non Mỹ Hưng Đối tượng điều chỉnh a Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn đến, văn đi, tài liệu khác hình thành quá trình hoạt động Nhà trường, lập hồ sơ hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành; quản lý và sử dụng dấu b Công tác lưu trữ bao gồm các công việc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành quá trình hoạt động Nhà trường Điều Trách nhiệm quản lý và thực công tác văn thư, lưu trữ Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung quản lý và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trường và trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các cá nhân, các tổ chức nhà trường Thủ trưởng đơn vị, tổ chức trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực nhiệm vụ theo Quy chế này (2) Toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên đơn vị có trách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định Quy chế này Điều Nhiệm vụ văn thư, lưu trữ trường Văn thư Trường có nhiệm vụ cụ thể sau: a Tiếp nhận, đăng ký văn đến b Trình, chuyển giao văn đến cho các đơn vị, cá nhân sau có ý kiến Hiệu trưởng c Giúp Hiệu trưởng người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến d Tiếp nhận các dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành đ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật e Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn g Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu h Quản lý sổ sách và sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường i Bảo quản, sử dụng dấu đơn vị và các loại dấu khác k Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ quan Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ cụ thể sau: a Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên đơn vị lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành b Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành c Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu d Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu đ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ e Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và thực các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định Quy chế này Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm quản lý văn độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ bí mật quan, bí mật Nhà nước theo quy định pháp luật CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1: SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Các loại văn hành chính quan ban hành rà soát và đúng theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộ lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ đơn vị; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật Điều Thể thức và kỹ thuật trình bày văn (3) Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành chính trường thực đúng theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành chính Phụ lục kèm theo Quy chế này là mẫu trình bày văn hành chính trường ban hành (theo mẫu Thông tư số 01/2011/TT-BNV), gồm: Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn hành chính và quan ban hành Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn Phụ lục III: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn Phụ lục IV: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức VB và thể thức Phụ lục V: Các mẫu văn a Các mẫu trình bày văn hành chính (từ mẫu 1.1 đến mẫu 1.19) b Mẫu trình bày văn (mẫu 2.1) Điều Soạn thảo văn Cán giao thụ lý, giải hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn hành chính thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan chịu trách nhiệm nội dung, thể thức văn Thủ trưởng đơn vị sau xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy cuối dòng nội dung văn bản, văn quan trọng phải ký nháy cuối trang Đối với trường hợp các cá nhân giao tham mưu xây dựng văn quy phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật hành Điều Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo đã duyệt Bản thảo văn phân công duyệt theo quy trình: Quy trình soạn thảo quy định cụ thể theo bước, từ việc soạn thảo đến trình Thủ trưởng đơn vị có ý kiến sửa chữa, bổ sung và trình đến Hiệu trưởng ký theo thẩm quyền (đối với các văn Hiệu trưởng ký) Trước trình Hiệu trưởng ký, Thư ký Hiệu trưởng người phân công rà soát lại lần cuối thể thức và nội dung văn (nếu phát sai sót, thì đề nghị phận soạn thảo sửa chữa lại) Trường hợp các loại văn Hiệu trưởng phân công cho các Phó Hiệu trưởng trực tiếp phụ trách ký, thì trước trình các Phó Hiệu trưởng trực tiếp ký cần phải chuyển cho thư ký người phân công rà soát lại lần cuối thể thức và nội dung văn bản, phát sai sót, thì đề nghị phận soạn thảo sửa chữa lại Điều Đánh máy, nhân Việc soạn thảo văn hành chính thông thường cán bộ, chuyên viên giao giải công việc thực Trường hợp văn lãnh đạo dự thảo viết tay và giao cho phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy văn phải đúng nguyên văn thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót không rõ ràng thảo thì người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo người duyệt thảo đó Nhân đúng số lượng quy định phát hành: a Số lượng văn nhân để phát hành xác định trên sở số lượng nơi nhận văn bản; (4) b Nơi nhận phải xác định cụ thể văn trên nguyên tắc văn gửi đến quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; phải gửi đúng địa quan, đơn vị và các cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền giải và thực công việc; không gửi vượt cấp gửi cho quan, đơn vị cá nhân để biết để tham khảo, để thay cho báo cáo công việc đã làm Giữ gìn bí mật nội dung văn và thực đánh máy, nhân theo đúng thời gian quy định Việc nhân văn mật lãnh đạo định và thực theo các quy định bảo vệ bí mật Nhà nước Điều 10 Kiểm tra văn trước ký ban hành Cá nhân soạn thảo văn phải kiểm tra và chịu trách nhiệm độ chính xác nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Nhân viên văn thư người phân công giao trách nhiệm giúp Hiệu trưởng quản lý công tác văn thư, có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản; ký nháy đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày văn vào vị trí 9b Điều 11 Ký văn Hình thức ký văn sử dụng dấu quan, gồm có: - Hiệu trưởng - Các phó Hiệu trưởng phân công, ủy quyền cụ thể văn riêng, đó thẩm quyền ký ghi ký thay (KT.) - Trường hợp Phó hiệu trưởng đơn vị Hiệu trưởng ủy quyền ký số văn cụ thể văn riêng và khoảng thời gian định, đó thẩm quyền ký ghi thừa ủy quyền (TUQ.) (TL.) Điều 12 Bản văn Các hình thức quy định Quy chế này gồm y chính, trích và lục Thể thức quy định sau: Hình thức sao: Sao y chính trích sao, lục; tên quan văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan văn bản; nơi nhận Bản y chính, trích và lục thực theo đúng quy định Quy chế này có giá trị pháp lý chính Bản chụp (photocopy dấu và chữ ký văn chính) không thực theo đúng thể thức quy định khoản Điều này, có giá trị thông tin, tham khảo Không sao, chụp, chuyển phát ngoài Trường ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến lãnh đạo ghi bên lề văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành chính Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 13 Trình tự quản lý văn đến (5) Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan (sau đây gọi chung là văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải và theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tất văn đến trường phải quản lý tập trung, thống văn thư trường Tất các loại văn (kể Fax, văn chuyển qua mạng và văn mật), đơn, thư gửi đến quan gọi chung là văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn và hồ sơ trường Văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v Trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Văn đến loại này thuộc diện đăng ký văn thư, chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) thì cần chụp lại trước đóng dấu đến, văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết có thể in và làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đến nhận chính Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị cá nhân đã nhận Fax, văn chuyển qua mạng Những văn cán bộ, chuyên viên họp mang nhận trực tiếp phải đăng ký văn thư trước xử lý theo quy định Những văn đến không đăng ký văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải Văn đến thuộc ngày nào phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm là ngày làm việc Các bì văn đến cán văn thư không bóc: bao gồm các bì văn gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể quan và các bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, là văn liên quan đến công việc chung quan thì cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký Đối với bì thư gửi đích danh người đứng đầu, văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận người phân công bóc gỡ các bì thư người đứng đầu; sau có ý kiến người đứng đầu thì văn phải chuyển đến văn thư để đăng ký và xử lý tiếp Đối với bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật có ghi “chỉ người có tên bóc bì”, văn thư đăng ký và chuyển đến người nhận người có trách nhiệm xử lý Sau xử lý xong, các văn trên phải chuyển cho người giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật Văn khẩn đến ngoài làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo với người đứng đầu người phân công để xử lý Khi tiếp nhận văn đến, văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý bì thư có độ khẩn, mật Văn đến bị thiếu, rách, bị bóc, văn bên không đúng với số ghi ngoài bì, nơi nhận, văn hỏa tốc hẹn mà chuyển đến muộn thời gian (6) ghi ngoài bì trường hợp phát sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét giải quyết, cần thiết phải lập biên có chữ ký xác nhận người đưa văn đến 10 Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến sở liệu văn đến trên máy vi tính Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Đối với văn đến có yêu cầu giải công việc khẩn, chuyển đến người phụ trách lĩnh vực xử lý, sau đó chuyển lại văn thư để đăng ký Đối với loại văn đến bình thường, văn thư đăng ký và chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý Căn vào ý kiến đạo giải quyết, văn thư vào sổ sở liệu văn đến trên máy vi tính, chuyển ý kiến đạo lưu văn thư Việc chuyển giao văn phải đảm bảo các yêu cầu tính chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn và phải ghi nhận vào chương trình quản lý văn và hồ sơ công việc quan (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản) Điều 16 Giải và theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến, các Phó Hiệu trưởng Hiệu trưởng phân công trực tiếp đạo giải các văn đến thuộc các lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng giao cho các tập thể cá nhân giải Người đứng đầu các tập thể đơn vị phân công đích danh cho cá nhân nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan Trong công tác xử lý văn đến, Hiệu trưởng giao cho, Thư ký Hiệu trưởng, nhân viên văn thư người phân công chịu trách nhiệm thực công việc sau: a Xem xét toàn VB đến và báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp b Chuyển văn đến cho các đơn vị, cá nhân giải c Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 17 Trình tự quản lý văn Tất văn Trường phát hành phải quản lý tập trung, thống văn thư Trường theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm văn Đóng dấu trường; đóng dấu giáp lai văn từ 02 trang trở lên, dấu đóng tối đa 05 trang văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Đăng ký văn Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 18 Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngày văn đó ký, chậm là ngày làm việc Văn có thể chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Điều 19 Lưu văn Mỗi văn lưu hai bản: Bản gốc (chữ ký tươi) lưu văn thư Trường, xếp theo thứ tự đăng ký, chính (chữ ký photo copy, đóng (7) dấu đỏ) lưu hồ sơ giải công việc và chuyển giao nộp vào trữ hành đơn vị theo thời hạn quy định Văn có chế độ mật lưu văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, xếp theo số thứ tự và bảo quản cặp, hộp Tuyệt đối không mang khỏi quan trường hợp cần khai thác sử dụng phải đồng ý lãnh đạo Các văn liên ngành mà không lấy số văn thư thì sau đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu chính Bản lưu văn quan trọng quan phải in giấy tốt có độ pH trung tính và in mực bền màu Mục 3: LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 20 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu hồ sơ lập Nguyên tắc: Tất công chức, viên chức làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hành Nội dung việc lập hồ sơ hành: a Mở hồ sơ: hàng năm, vào danh mục hồ sơ đơn vị trực thuộc và thực tế công việc giao, công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ Trong quá trình giải công việc, đưa các văn hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó b Thu thập văn đưa vào hồ sơ: - Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến việc ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác văn để chọn cách xếp cho thích hợp - Kết thúc và biên mục hồ sơ: công việc giải xong thì hồ sơ kết thúc, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại văn trùng, thừa, nháp, các tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập: - Hồ sơ lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ quan hình thành hồ sơ - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với và phản ánh đúng trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc - Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng - Sau giải xong công việc, hồ sơ giải công việc, phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ và lưu giữ văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định Trường hợp hồ sơ giai đoạn góp ý, lấy ý kiến trao đổi, phối hợp giải quyết, thì chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể phần ghi chú phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị, cá nhân tiếp tục theo dõi, xử lý Công chức, viên chức phải thực nghiêm túc các quy định công tác quản lý tài liệu quan; tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác cá nhân (8) phải xắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng theo quy định và có hiệu Điều 21 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Trách nhiệm các tập thể và cá nhân trường a Các tập thể trực thuộc và cá nhân trường phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan theo thời hạn quy định khoản Điều này b Trường hợp các tập thể cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành đơn vị thời hạn giữ lại không quá hai năm c Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại toàn hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, đơn vị người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan làm riêng mang sang quan khác Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: a Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau năm kể từ năm công việc kết thúc b Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu chính thức c Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ công trình toán d Cơ sở liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai “Biên giao nhận tài liệu” Các đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan giữ loại Điều 22 Trách nhiệm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trường Hiệu trưởng đạo nhân viên văn thư người phân công chịu trách nhiệm tham mưu lập kế hoạch hàng năm để bảo đảm triển khai thực tốt công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ đơn vị Thư ký Hiệu trưởng người giao trách nhiệm có nhiệm vụ: a Tham mưu cho Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp HS, tài liệu vào lưu trữ hành các đơn vị thuộc trường b Tổ chức thực việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành trường Người đứng đầu các tập thể trực thuộc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp HS, tài liệu trường vào lưu trữ hành Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức: lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải Trách nhiệm cán lưu trữ: cán chuyên trách lưu trữ quan có trách nhiệm hướng dẫn cho các đơn vị và công chức, viên chức lập hồ sơ công việc theo đúng quy định Mục 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 23 Quản lý và sử dụng dấu (9) Cán văn thư người phân công giúp Hiệu trưởng quản lý và sử dụng dấu quan theo đúng quy định hành Cán văn thư đuợc giao nhiệm vụ giữ và sử dụng dấu trường Cán văn thư phân công đóng dấu, không mang dấu khỏi khu vực đóng dấu không có đạo lãnh đạo trường Không tự ý giao dấu cho người khác sử dụng không có đạo lãnh đạo Trường văn Điều 24 Đóng dấu Tuyệt đối không đóng dấu khống Không đóng dấu các văn ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản, thiếu chữ ký nháy Trưởng các tập thể cá nhân giao nhiệm vụ pháp chế đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, các có chữ ký không rõ ràng, lem luốc Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn chính người ký văn định và dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Đóng dấu giáp lai, đóng dấu lên văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Trường hợp đóng dấu lên các văn có nhiều trang, dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần các tờ giấy, dấu đóng tối đa 05 trang văn Đối với các tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật CHƯƠNG III: CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 25 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm, cán văn thư, lưu trữ Trường có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với các tập thể, cá nhân đơn vị xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập theo Danh mục hồ sơ quan xây dựng hàng năm Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị các kho tàng và phương tiện để tiếp nhận tài liệu Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị có hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, loại hai bản, đơn vị cá nhân nộp lưu và lưu trữ quan giữ loại Điều 26 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt các yêu cầu sau: a Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm b Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Thời hạn bảo quản tài liệu thực theo quy định Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động các quan, tổ chức (10) Điều 27 Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Nhà trường phải thành lập HĐ xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Hiệu trưởng việc định: a Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản b Danh mục tài liệu hết giá trị Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm: - Phó Hiệu trưởng thường trực: Chủ tịch Hội đồng - Chủ tịch công đoàn: Ủy viên thường trực - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu đưa xét hủy: Ủy viên; - Đại diện lưu trữ trường: Ủy viên kiêm thư ký Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây: a Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần) b Hội đồng thảo luận tập thể và biểu theo đa số tài liệu dự kiến tiêu hủy Biên họp có đủ chữ ký các thành viên Hội đồng và lập thành hai bản, lưu hồ sơ hủy tài liệu, đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị c Thông qua biên bản, trình Hiệu trưởng định Điều 28 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hình thức nào và bán tài liệu tiêu hủy thị trường tự Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hiệu trưởng định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ trường sau có ý kiến thẩm định đề xuất văn Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến văn quan có thẩm quyền Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin trên tài liệu Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm: a Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị b Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh c Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu d Biên họp Hội đồng xác định giá trị đ Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tài liệu hết giá trị e Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị g Biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị và các tài liệu liên quan khác Việc tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục VT< Nhà nước và các quy định pháp luật hành có liên quan Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Trường, tổ chức tài liệu tiêu hủy thời hạn ít 20 năm, kể từ ngày tài liệu tiêu hủy Điều 29 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (trường hợp Nhà trường thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử) Trách nhiệm Nhà trường nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử a Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải đồng ý văn lãnh đạo quan (11) b Giao nộp tài liệu trên sở hồ sơ đơn vị bảo quản thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” c Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo d Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp Trách nhiệm lưu trữ lịch sử: a Lập kế hoạch thu thập tài liệu b Phối hợp với lưu trữ hành lựa chọn tài liệu cần thu thập c Hướng dẫn lưu trữ hành chuẩn bị tài liệu giao nộp d Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu đ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên giao nhận tài liệu”.“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên giao nhận tài liệu” lập thành hai theo mẫu thống Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn Lưu trữ quan và Lưu trữ lịch sử giữ loại Thành phần và thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộ lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ đơn vị Mục 2: THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 30 Thống kê tài liệu lưu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày tháng đến 24 ngày 31 tháng 12 Báo cáo thống kê thực theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật Điều 31 Bảo quản tài liệu lưu trữ Nguyên tắc: a Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu không thuộc diện nộp lưu trữ hành các công chức, viên chức các đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó b Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản kho lưu trữ quan Kho lưu trữ trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Cán văn thư người phân công có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo quan đạo và tổ chức thực các quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ: a Xây dựng bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định b Thực các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ c Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ d Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lưu trữ đ Thực các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổ chức VS kho tàng theo định kỳ e Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng (12) g Thực chế độ bảo hiểm TL lưu trữ TL lưu trữ đặc biệt quý, Công chức, viên chức phụ trách công tác lưu trữ chuyên trách kiêm nhiệm có trách nhiệm: a Thực đúng các quy định Nhà nước và quan bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và kho lưu trữ b Bố trí, xếp khoa học LT lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, KT và tra cứu c Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu, trên sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế Áp dụng theo tiêu chuẩn các loại kho lưu trữ Bộ trưởng BNV quy định Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Mục 3: TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 32 Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hành: - Cán bộ, công chức, viên chức và ngoài Trường đến nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ để thực nhiệm vụ giao - Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu mình Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hành: - Các đối tượng là người thuộc Nhà trường phải có ý kiến Thủ trưởng đơn vị cho phép nghiên cứu, sử dụng tài liệu có liên quan - Tất các đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu Điều 33 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Cán phụ trách công tác lưu trữ phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo đúng quy định Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu Mượn tài liệu nghiên cứu chỗ: sau nghiên cứu văn xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu Cán phụ trách công tác lưu trữ phải giám sát quá trình mượn và kiểm tra tài liệu sau hoàn trả Mượn tài liệu nơi làm việc: trường hợp đặc biệt nhu cầu công tác công chức, viên chức thuộc Nhà trường cần sử dụng hồ sơ, tài liệu ngoài kho phải Trưởng Phòng Hành chính người phân công đồng ý Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn Sao, chụp tài liệu lưu trữ: người đến khai thác cần chụp tài liệu phải thực đầy đủ thủ tục khai thác và có giấy xin chụp tài liệu, đồng thời phải đồng ý người có thẩm quyền phép chụp Việc chụp tài liệu lưu trữ phải cán lưu trữ thực Đối với tài liệu mật thực theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu Điều 34 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Thẩm quyền định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan sau: (13) Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng cho phép việc sử dụng chính các tài liệu lưu trữ các tổ chức, cá nhân nước ngoài có yếu tố nước ngoài; cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật Cán văn thư người có trách nhiệm cho phép việc sử dụng sao, điện tử các tài liệu lưu trữ công chức, viên chức thuộc quan, đơn vị và cá nhân có nhu cầu chính đáng Cán phụ trách lưu trữ quan cho phép sử dụng tài liệu đồng ý người có thẩm quyền Việc chụp tài liệu lưu trữ phải ý kiến phê duyệt lãnh đạo Điều 35 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quản lý các công cụ sau: Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ Sổ giao nhận tài liệu CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 36 Khen thưởng và xử lý vi phạm Việc thực các nội dung Quy chế này là tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng tập thể các tập thể và cá nhân đơn vị, là sở để đánh giá, nhận xét, phân loại công chức, viên chức; xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch công chức, viên chức Công chức, viên chức vi phạm các quy định Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định pháp luật xử lý kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Trường hợp công chức, viên chức vi phạm các quy định Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho Nhà trường phải bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật hành trách nhiệm vật chất cán bộ, công chức, viên chức Điều 37 Tổ chức thực Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực Quy chế này đến toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên phạm vi quản lý Cán văn thư người phân công có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực Quy chế này Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành.Trong quá trình thực hiện, phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, cán văn thư người phân công đề nghị lãnh đạo đơn vị sửa đổi, bổ sung Quy chế này để phù hợp với tình hình thực tế./ Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Phòng GD&ĐT,PNV Thanh oai (để b/c); - CB,GV,NV trường MNMH (để t/h); - Lưu VP./ Nhữ Thị Thủy (14)