Khi lưu văn bản MS Powerpoint font Unicode tiếng Việt dưới dạng Outline rồi mở lại bằng MS Word sẽ bị tình trạng một số cặp chữ như ‘ươ’, ‘ướ’ v.v… bị đổi thành ‘ýõ’, ‘ýớ’ v.v… Khắc phục[r]
(1)CÁCH CHUYỂN ĐỔI TẬP TIN GIỮA MS WORD VÀ MS POWERPOINT
BS, ThS Trương Trọng Hoàng
Trung tâm Truyền thông-Giáo dục Sức khỏe TP.HCM Để tiết kiệm thời gian gõ văn MS Word MS Powerpoint ta có sẳn tập tin Word Powerpoint, ta tận dụng khả chuyển đổi phần mềm cung cấp thông qua dạng tập tin trung chuyển Rich Text Format (.rtf) Microsoft (Dạng trung chuyển dùng để chuyển đổi tập tin MS Word với phần mềm MS khác kể với phần mềm soạn thảo văn Công ty phần mềm khác)
1 Chuyển đổi từ MS Word sang MS Powerpoint
Muốn thực việc chuyển đổi trước hết ta phải nắm khái niệm kiểu định dạng (KĐD, style) Trong MS Word có KĐD chuẩn quan trọng mà ta cần biết KĐD từ Heading đến Heading Trong tập tin MS Word ta gán KĐD để MS Powerpoint hiểu chuyển tập tin Word ta thành slide Powerpoint cách: từ xuống dòng ta gán KĐD Heading (kể dòng trống), MS Powerpoint tạo slide kể từ dịng đặt dịng tựa đề slide Kế dịng gán Heading hiểu đoạn có KĐD cấp nội dung thứ nhất, tương tự Heading cấp nội dung thứ năm Các Heading cấp thấp MS Word (Heading trở xuống), MS Powerpoint hiểu cấp nội dung thứ năm Dấu ngắt trang MS Word bị bỏ qua MS Powerpoint không tạo slide
Sau gán xong ta lưu file MS Word dạng “.rtf” Sau vào MS Powerpoint chọn Open chọn kiểu tập tin Outline/RTF mở tập tin lưu, MS Powerpoint tự động phân tập tin Word ta thành slide rời Lúc ta sửa chửa, thêm bớt, định dạng lại v.v để tạo tập tin slide Powerpoint theo ý muốn
Chú ý:
- Khi gán KĐD để ngắt đoạn slide nên ước lượng số từ hàng cho slide không nhiều, vào khoảng xấp xỉ hàng cho nội dung (không kể tựa) vừa; - Ta chuyển đổi phần chữ tập tin MS Word Các thành phần khác
như biểu đồ, sơ đồ ta phải dùng phương pháp cắt dán để chuyển qua
2 Chuyển đổi từ MS Powerpoint sang MS Word
Việc chuyển đổi đơn giản, thực tế ta cần lưu tập tin Powerpoint dạng Outline ta có tập tin rtf mở MS Word chứa tất nội dung chữ Outline Các thành phần khác biểu đồ, sơ đồ ta phải dùng phương pháp cắt dán để chuyển qua Tuy nhiên cần lưu ý phần chữ khung chuẩn có cửa sổ Outline lưu phần chữ hộp văn (text box) ta chèn thêm vào khơng lưu lại
3 Mẹo cắt dán văn font Unicode tiếng Việt không bị lỗi từ MS Word qua MS Powerpoint ngược lại
(2)MS Powerpoint đích ta muốn soạn
Khi lưu văn MS Powerpoint font Unicode tiếng Việt dạng Outline mở lại MS Word bị tình trạng số cặp chữ ‘ươ’, ‘ướ’ v.v… bị đổi thành ‘ýõ’, ‘ýớ’ v.v… Khắc phục cách chọn văn phần Outline dán qua Frontpage sau cắt dán lần qua Word khơng bị