Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại In[r]
(1)1 Tạo file Excel trước, có cột theo ý bạn, ví dụ file Excel có tên
Danhmuc.xls có cột sau tương ứng với cột A/B/C/D, sau save file vào ổ cứng ID/ Hoten/ Ngaysinh/Dia chi /
2 Mở Word, soạn sẵn form văn cần trộn, lưu ý để trống chỗ cần điền văn tự động vào
3 Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard
4 Task pane Word xuất cho bạn chọn thơng số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau bấm Next
5 Ở bước chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients
6 Chọn tiếp Use an existing list, sau bấm vào link Browse bên
7 Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files hộp list box Files Of Type, sau đến file Excel bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls nói trên)
8 Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục sheet chọn sheet đó, ví dụ sheet1$ (nếu dịng file Excel có tên cột nói bấm vào checkbox First row of data contains column headers Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất cho bạn chọn dịng muốn đưa vào mail, mặc định chọn tất Nhấp OK
10 Sau tồn hộp thoại biến hình lại chưa có xảy Nếu bạn bấm next: write your letter ln task pane khơng có xảy đâu (Tôi bạn bị mắc chỗ :-)
11 Chọn menu View/Toolbars/Mail Merge để xuất công cụ trộn mail 12 Di chuyển đến chỗ cần điền để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) cơng cụ Mail Merge xuất để xuất hộp thoại Insert Merge Field Chọn nút Database Fields, bạn thấy tên cột bạn
13 Bây chọn tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 đến chèn hết cột vào chỗ tương ứng Sau bấm Next Task Pane Bấm Next : Preview your letters ln, bạn khơng có cần quan tâm đến Step đâu