Cách in trộn văn bản trong Office 2003

In trộn văn bản trong office_XP ================= Bớc 1: (giống trong Office 97 - 2000) - Tạo bảng dữ liệu (danh sách những ngời đợc mời). - Dòng tiêu đề không đợc đánh chữ Tiếng Việt. Ví dụ: TT Ho va ten Dia chi Ghi chu 1. Nguyễn Lan Anh Thôn 1 Cái gì cũng đợc 2. Trần Thị Bích Thôn 2 Cái gì cũng đợc 3. Nguyễn Mạnh Cờng Thôn 3 Cái gì cũng đợc 4. Nguyễn Lan Hơng Thôn 4 Cái gì cũng đợc 5. Đồng Xuân Nam Thôn 5 Cái gì cũng đợc - Lu lại: ví dụ tên file DANHSACH Bớc 2: (giống trong Office 97_2000) - Tạo tài liệu chính nh giấy mời, thông báo nhập học . - Ví dụ: Giấy mời Trân trọng kính mời phụ huynh em: . Địa chỉ: . Tới dự buổi lễ khai giảng năm học mới. Thời gian: vào hồi 8 h ngày 5 tháng 9 năm 2002 Tại trờng THCS Mỹ Đồng huyện Thủy Nguyên Hải Phòng. Ghi chú: . Ban giám hiệu trờng THCS . Hiệu trởng: - Lu lại : ví dụ với tên file GIAYMOI. * Chú ý: Các dòng trống trong tệp GIAYMOI phải tơng ứng với các cột mục trong tệp DANHSACH. - Để trống các dòng nh phụ huynh em ., địa chỉ . (Theo mẫu) - Để tài liệu GIAYMOI hiện hành trên màn hình. Bớc 3: - Kích hoạt menu TOOLS -> chọn mục Letter and Mailings chọn tiếp mục Show Mail Merge Toolbar (bật thanh công cụ trộn văn bản lên màn hình). 1 Insert merge fileds (nút 6) Merge to new Document (nút 4 phải) Main document setup  Bíc 4: - §Ó néi dung tÖp tin GIAYMOI.DOC hiÖn lªn mµn h×nh. - BÊm vµo nót Main document setup (h×nh l¸ th) -> Chän môc Normal . - Chän OK.  Bíc 5: - BÊm chuét t¹i nót Open Data source.  Bíc 6: - Chän ®êng dÉn cho tÖp tin DANHSACH.DOC ( bÊm vµo nót mòi tªn quay xuèng cña môc My Data Sources -> chän môc: tªn .’s Documents ). 2 Bớc 7: - Sau khi chọn đờng dẫn xong, ta để con trỏ nháy tại chỗ trống của dòng Ho_va_ten, ta bấm chuột tại nút thứ 6 (từ trái sang phải) (Insert Merge Fields) -> hiện ra bảng chọn nh sau: Giấy mời Trân trọng kính mời phụ huynh em: ôHo_va_tenằ Địa chỉ: ôDia_chiằ Tới dự buổi lễ khai giảng năm học mới. Thời gian: vào hồi 8 h ngày 5 tháng 9 năm 2002 Tại trờng THCS Mỹ Đồng huyện Thủy Nguyên Hải Phòng. Ghi chú: ôGhi_chuằ. 3 - Đánh dấu (.) vào mục Database Fields -> bấm chọn mục Ho_va_ten -> bấm chọn nút Insert -> bấm nút Close (tự khắc sẽ hiện ra thay thế nút Cancel). - Để con trỏ nháy tại chỗ trống của dòng Ngay_sinh, ta bấm chuột tại nút thứ 6 (nh trên). - Các thao tác tơng tự cho đến hết các đề mục cần điền (lấy từ tệp tin DANHSACH.DOC chuyển sang nội dung tệp tin GIAYMOI.DOC). * Mỗi một lần chèn chỉ đợc một tiêu đề đợc chọn. Nên các thao tác bắt buộc phải làm nhiều lần. - Khi đó tài liệu Giấy mời sẽ có dạng: Bớc 8: - Kích chuột tại nút số 4: MERGE TO NEW DOCUMENT (từ phải sang trái). Đánh dấu (.) vào mục All -> OK. - Hiện ra một tệp mới với tên danh sách đã đợc chèn. - Tệp này có tên FORM LETTERS 1. - Số trang phụ thuộc vào số ngời trong danh sách. Mỗi trang tơng ứng một trang giấy mời. Bớc 9: - Ghi tệp đó lại. (số trang phụ thuộc vào số ngời trong danh sách) - Ví dụ với tên HOAN_THANH.DOC. - Kích OK. . In trộn văn bản trong office_ XP ================= Bớc 1: (giống trong Office 97 - 2000) - Tạo bảng dữ liệu (danh sách những. -> chọn mục Letter and Mailings chọn tiếp mục Show Mail Merge Toolbar (bật thanh công cụ trộn văn bản lên màn hình). 1 Insert merge fileds (nút 6) Merge