Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 4 Phát hiện và khắc phục sự lãng phí thời gian cung cấp cho người học các kiến thức: Phát hiện sự lãng phí thời gian; Khắc phục sự lãng phí thời gian. Mời các bạn cùng tham khảo!
CHƢƠNG PHÁT HIỆN VÀ KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN Khái niệm PHÁT HIỆN lãng phí thời gian KHẮC PHỤC lãng phí thời gian PHÁT HIỆN SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN Các biểu lãng phí thời gian Sự trì hỗn Q tải cơng việc Gián đoạn cơng việc KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN THỰC HIỆN BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC SỰ TRÌ HỖN NGUN NHÂN Những nhiệm vụ khó chịu khơng tạo hứng thú Sợ thất bại, ngại va chạm Không CÁCH KHẮC PHỤC Nhóm giải pháp 1: Giao nhiệm vụ cho người khác Tạo cảm giác nhẹ nhõm sau thực động lực để bạn hành động Lập kế hoạch cho nhiệm vụ khó chịu cách dứt khốt khơng lặp lại Nhóm giải pháp 2: Hãy trực tiếp đối đầu với Đánh bại chủ nghĩa cầu tồn Nhóm giải pháp 3: Bắt đầu công việc điểm Chia nhỏ cơng việc thành nhiều phần Sau xác định nhiệm vụ cần thiết để hoàn tất phần Sắp xếp nhiệm vụ theo trình tự hợp lý Sau bắt đầu nhiệm vụ trình tự công việc tiếp tục QUÁ TẢI CÔNG VIỆC Nguyên nhân Chưa thực am hiểu nhiệm vụ, trách nhiệm thân Có nhiều mục tiêu, mong muốn Cách khắc phục Hãy nhận biết nhiệm vụ, trách nhiệm thân Xác định mục tiêu xếp thứ tự ưu tiên Hãy nhận biết nhiệm vụ, trách nhiệm thân Đừng can thiệp đảm nhận cơng việc người khác khơng chịu làm việc họ khơng làm theo chuẩn mực bạn Đừng nhận tất thứ phải làm Biết nói khơng “Nói không” với hoạt động mức độ ưu tiên thấp “Nói khơng” với cơng việc khơng phù hợp “Nói khơng” bạn phải nói tế nhị nhẹ nhàng kèm theo lời giải thích ngắn gọn rõ ràng Thiết lập ƣu tiên rõ ràng Lập kế hoạch cho dự án, chương trình với mục tiêu rõ ràng Nguyên lý Pareto để phân loại xếp công việc Quy luật số Xác định nhiệm vụ chính, nhiệm vụ quan trọng hay cấp bách Giữ hướng xây dựng nguyên tắc làm việc, lối sống Xây dựng thói quen tốt cơng việc Ủy nhiệm, ủy quyền Gián đoạn công việc Nguyên nhân Biện pháp khắc phục (Kiểm soát gián đoạn) • • • • • • Các họp Email Điện thoại Tiếp khách Sắp xếp nơi làm việc … • Nhận diện tượng/người gây gián đoạn • Đặt khoảng thời gian thích hợp • Cuộc họp hiệu • Làm việc email hiệu • Quản lý điện thoại gọi •Tiết kiệm thời gian tiếp khách • Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp •… Nhận diện tượng/người gây gián đoạn • Sự gián đoạn cần thiết gián đoạn khơng cần thiết • Sự gián đoạn hợp l{ cấp bách bạn cần phải giải chúng • Sự gián đoạn khơng thể ngăn chặn Đặt khoảng thời gian thích hợp Cần tối thiểu 60 đến 90 phút để thực việc có giá trị Dành thêm thời gian Đừng lẫn lộn công việc sáng tạo hành Đặt khoảng thời gian phù hợp vào buổi sáng, ăn trưa… Loại bỏ họp khơng cần thiết Tránh họp bạn đóng góp đạt Nắm chương trình trước dự họp CUỘC HỌP Tổ chức hội nghị/cuộc họp Trước họp • • • • • • • • Chuẩn bị chương trình văn Xác định mục tiêu Xác định rõ thời gian bắt đầu Xác định rõ thời gian kết thúc Chỉ mời thành phần tham gia có liên quan Liệt kê công việc cần thảo luận Chuẩn bị tài liệu cần thiết Sử dụng thiết bị nghe, nhìn thích hợp Trong họp • Đặt nhiều câu hỏi • Khơi gợi ý tưởng tốt người tham dự • Ghi lại biên Sau họp: Chính thức hóa kết luận họp gửi tới đối tượng liên quan triển khai Email công việc giấy tờ Giải email theo thời gian định ngày Duy trì địa email riêng cho thư từ cá nhân Nếu giao phó Điện thoại nhóm gọi Tránh gọi nhiều lần Sàng lọc gọi Để điện Lịch thoại chuyên chế độ nghiệp rung chế độ Đi thẳng vào hộp thư vấn đề sử thoại dụng điện thoại Điện thoại nhóm gọi Cuộc điện thoại từ bên ngồi • Phân loại điện thoại gọi đến dựa vào mức độ khẩn cấp quan trọng để ứng xử nhận hay khơng hay ủy quyền • Cuộc gọi quan trọng, gấp • Cuộc gọi quan trọng, khơng gấp • Cuộc gọi khơng quan trọng, gấp • Cuộc gọi không quan trọng, không gấp Cuộc điện thoại gọi ngồi gọi lại • Chuẩn bị giấy tờ ghi rõ nội dung trao đổi • Xác định thời gian cho gọi kéo dài vơ tận • Chọn thời điểm gọi lại nên vào cuối làm việc buổi sáng cuối làm việc buổi chiều Tiết kiệm thời gian tiếp khách Làm chủ việc tiếp khách Đừng quên đóng cửa Quan hệ xã hội Làm chủ việc tiếp khách Quy định thời gian tiếp khách Kiểm soát thời gian nói chuyện Phân loại lựa chọn cách thức tiếp khách phù hợp Đến chỗ làm việc cấp Tiếp khách ngồi phịng làm việc Đứng để tiếp khách Tiếp khách phòng ăn Sắp xếp chỗ làm việc khoa học Vị trí làm việc • Thư ký vị trí gần cửa vào • Người hay trao đổi xếp ngồi gần Trang trí nơi làm việc • • • • Màu sắc Tiếng ồn Thiết bị Ánh sáng Bàn giấy trống trải (bàn giấy ngổn ngang đầu óc ngổn ngang) • • • • Phân loại tài liệu giấy tờ Không đề hồ sơ lưu trữ trước mặt Để vào ngăn kéo tài liệu sử dụng 10 – 15 ngày Thư mục, danh mục có nhãn dán ... HIỆN lãng phí thời gian KHẮC PHỤC lãng phí thời gian PHÁT HIỆN SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN Các biểu lãng phí thời gian Sự trì hỗn Q tải cơng việc Gián đoạn cơng việc KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN... đoạn ngăn chặn Đặt khoảng thời gian thích hợp Cần tối thiểu 60 đến 90 phút để thực việc có giá trị Dành thêm thời gian Đừng lẫn lộn cơng việc sáng tạo hành Đặt khoảng thời gian phù hợp vào buổi... đạt Nắm chương trình trước dự họp CUỘC HỌP Tổ chức hội nghị/cuộc họp Trước họp • • • • • • • • Chuẩn bị chương trình văn Xác định mục tiêu Xác định rõ thời gian bắt đầu Xác định rõ thời gian