Đề tài văn PHÒNG điện tử

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU ----WX---- BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐỀ TÀI : VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Chủ nhiệm đề tài : KS. Huỳnh Cao Tuấn Thực hiện :Lương Quốc Sơn Nguyễn Bình Trọng Biên Hòa, tháng 06 năm 2011 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .1 1.1. eOffice là gì? 1 1.2. Mục tiêu đề tài 1 1.3. Phạm vi ứng dụng . 1 1.4. Nội dung thực hiện đề tài: 2 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 3 2.1. Đặt vấn đề 3 2.2 Khảo sát hệ thống: 4 2.3. Qui trình thực hiện . 6 2.4 Kỹ thuật sử dụng: 6 2.4.1. Kỹ thuật sử dụng: . 6 2.4.2. Xây dựng mô hình quan hệ cơ sở dữ liệu: 8 3.1. Công nghệ AJAX: . 11 3.2. So sánh với các ứng dụng web truyền thống: 11 3.3. Ưu nhược điểm: . 14 3.3.1. Ưu điểm: . 14 3.3.2. Nhược điểm: 14 3.4. Cơ sở lý thuyết về mạng GSM: . 16 3.4.1. Đặc tả chung về mạng GSM 16 3.4.2. Kiến trúc mạng GSM 16 CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ VÀ NHỮNG MODULE ĐÃ HOÀN THÀNH .18 4.1. Hệ thống gửi nhận, chia sẻ file: . 20 4.1.1 Đăng nhập . 20 4.1.2 Đổi mật khẩu 20 4.1.3 Hiển thị thư chung và cá nhân: 21 4.1.4 Hiển thị theo thư mục: . 22 4.1.5 Hiển thị nội dung email: . 22 4.1.6 Quản lý nhóm: . 23 4.1.7 Gửi thư và tài liệu đính kèm: . 23 4.2. PHẦN QUẢN LÝ CÔNG VĂN: 24 4.2.1 Quản lý công văn: 24 4.2.2 Tạo mới, luân chuyển một công văn: 25 4.2.3 Luân chuyển tiếp công văn: . 26 4.2.4 Tìm kiếm công văn đã được lưu trữ: . 27 4.2.5 Quyền của người dùng đối với công văn: . 28 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 29 5.1. Kết luận: 29 5.2. Hiệu quả đầu tư: 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 DANH MỤC CÁC HÌNH ĐÃ SỬ DỤNG Hình 2.1: Mô tả tổng quan của hệ thống eOffice 6 Hình 2.2: Mô hình cơ sở dữ liệu của hệ thống eOffice .8 Hình 2.3: Mô hình cơ sở dữ liệu của phần quản lý công văn 9 Hình 2.4: Mô hình cơ sở dữ liệu của hệ thống nhắn tin tự động 10 Hình 3.1: So sánh ứng dụng web truyền thống (trái) với AJAX Adaptive Path .13 Hình 4.1: Giao diện phần đăng nhập .20 Hình 4.2: Giao diện phần đổi mật khẩu .20 Hình 4.3: Giao diện chính của hệ thống eOffice .21 Hình 4.4: Giao diện Hiển thị mail theo thư mục .22 Hình 4.5: Giao diện phần hiển thị nội dung mail 22 Hình 4.6: Giao diện phần quản lý nhóm 23 Hình 4.7: Giao diện phần gửi thư và tài liệu đính kèm .23 Hình 4.8: Giao diện chính của chương trình quản lý công văn .24 Hình 4.9: Giao diện phần nhập mới và luân chuyển công văn 25 Hình 4.10: Giao diện phần Quản lý công văn và xử lý .26 Hình 4.11: Giao diện phần luân chuyển công văn .26 Hình 4.12: Giao diện phần tìm kiếm công văn 27 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1. eOffice là gì? eOffice – Văn phòng điện tử là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Tiêu chí của eOffice là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp họ dần có một tác phong làm việc hiện đạ i, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn. Tính năng của eOffice rất đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người sử dụng máy tính văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, phòng ban. Đặc biệt, cũng trên hệ thống này, bạn cũng có thể xử lý, tạo, duyệt các công văn, giấy tờ theo những chu trình (lu ồng công việc) tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi. eOffice giúp bạn nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất. 1.2. Mục tiêu đề tài Mục tiêu của đề tài là nhằm đưa ra những giải pháp cho phép việc trao đổi thông tin một cách tối ưu nhất, tiện dụng nhất cho các doanh nghiệp tư nhân, cũng như các tổ chức giáo dục và cụ thể là áp dụng được cho công việc c ủa Trường Đại Học Lạc Hồng với chi phí rẻ nhưng vẫn đáp ứng được sự chính xác thông tin và thời gian xử lý nhanh. 1.3. Phạm vi ứng dụng Chương trình “VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ” có thể được ứng dụng trong các trường học, các trung tâm giáo dục hướng nghiệp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ và nhất là các trường đại học sẽ tạo ra nhiều thuận lợi trong việc trao đổi thông tin. Giúp những thành viên trong tổ chức có được sự thuận tiện nhất trong tất cả những vấn đề về trao đổi thông tin với nhau. 2 1.4. Nội dung thực hiện đề tài: Các bước thực hiện chính bao gồm: ¾ Tìm hiểu, khảo sát nhu cầu trao đổi thông tin cá nhân của người dùng. ¾ Tìm hiểu về AJAX trong việc lập trình Web Form. ¾ Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin trao đổi của người dùng. ¾ Tìm hiểu kỹ thuật lập trình trên GSM Modem ¾ Xây dựng chương trình. ¾ Tích hợp phần mềm qu ản lý công văn vào eOffice. ¾ Kết hợp hệ thống eOffice với hệ thống nhắn tin tự động. ¾ Kiểm thử. ¾ Đưa vào sử dụng. Các chức năng chính: ¾ Gởi và nhận mail cá nhân (gởi theo nhóm, trả lời và chuyển tiếp) ¾ Quản lý các thông báo chung ¾ Lịch làm việc ¾ Quản lý công văn ¾ Luân chuyển công văn ¾ Nhắc việc ¾ Nhắ n tin tự động 3 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 2.1. Đặt vấn đề Việc trao đổi thông tin, luân chuyển công văn qua lại giữa nhân viên với nhân viên, và các phòng ban với nhau là không thể thiếu trong môi trường làm việc tại trường Đại học Lạc Hồng. Trong nhiều năm qua, việc trao đổi thông tin, công văn, nhắc việc, lịch làm việc, công việc trong các các phòng ban vẫn còn áp dụng các thủ tục hành chính trên giấy tờ thủ công. Việc luân chuyển hồ sơ công văn, công việc vẫn phải đ i đến tận nơi để bàn giao và giải quyết. Bên cạnh đó việc lưu trữ và luân chuyển các tài liệu, công văn, quyết định, . trên giấy tờ có nhiều nguy cơ rủi ro như: thất lạc, không còn nguyên vẹn, tìm kiếm khó khăn, trễ nải trong việc luân chuyển, . Từ những thực trạng trên, hệ thống eOffice – Văn phòng điện tử của trường Đại học Lạc Hồng ra đời nh ằm khắc phục những vấn đề trên. Tính năng của eOffice rất đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người sử dụng máy tính văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, phòng ban. Bạn có thể hội thoại, nhắn tin, gửi file, gửi tin nhắn ra điện thoại di động, nhắc việc (tự nhắc mình, nhắc người khác qua mạng), thông báo chung, lư u sổ địa chỉ . Đặc biệt, cũng trên hệ thống này, bạn cũng có thể xử lý, tạo, duyệt các công văn, giấy tờ theo những chu trình (luồng công việc) tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi. Hệ thống eOffice thay đổi cách phân phối công văn và cách giao việc truyền thống bằng một giải pháp hiện đại: Từ máy tính của mình, văn thư cập nhậ t và phân phối công văn đến các bộ phận. Tìm kiếm tổng hợp công văn một cách nhanh chóng theo loại, nhóm, dự án, cơ quan ban hành… 4 2.2 Khảo sát hệ thống: Những sản phẩm trên thị trường hiện nay về eOffice hiện tại: Trong nước: • eOffice của BKIS • Giải pháp văn phòng điện tử của công ty phần mềm HOÀNG HÀ • CS Eoffice của công ty TNHH INGA • Văn phòng điện tử .NET của công ty giải pháp CNTT & truyền thông DAGINET Ngoài nước: • London Virtual Office tại website http://www.eoffice.net. • E-OFFICE system ECM LLC Những sản phẩm trên đều đi đến một số chức năng nhất định như: ¾ Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng. ¾ Quản lý các thông báo chung. ¾ Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file. ¾ Video conference, chatting. ¾ Trưng cầu ý kiến. ¾ Quản lý tin nhắn di động. ¾ Hệ thống notify. ¾ Hệ thống phân quyền. ¾ Quản lý công văn ¾ Quản lý hồ sơ công việc Sau khi khảo sát nhu cầu thực tế của người dùng và các hệ thống eOffice khác, chúng tôi đi đến thống nhất chung một qui trình quản lý sau: ¾ Gởi và nhận mail cá nhân (gởi theo nhóm, trả lời và chuyển tiếp): Tích hợp các tiện ích phổ biến nhất của mạng máy tính như gửi nhận email, gửi tài liệu 5 trực tiếp tránh bị lây nhiễm virus khi chia sẻ tài liệu bằng share ổ đĩa. Ngoài ra người dùng có thể quản lý email cá nhân theo thư mục, quản lý người dùng trong cơ quan theo nhóm để tiện cho việc gởi và nhận email. ¾ Quản lý các thông báo chung: Thông báo chung này chỉ có những người có chức năng mới có thể gởi thông báo chung này. Gửi thông báo đến nhân viên thông qua các hòm thư đã tạo lập, giúp những thông tin này đến được nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác. ¾ Lịch làm việc: Hệ thố ng giúp ghi nhận và thông báo lịch làm việc của lãnh đạo nhà trường. ¾ Quản lý công văn: giải quyết chính soạn thảo dự thảo công văn đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan. ¾ Luân chuyển công văn: Luân chuyển dự thảo công văn đi: chuyên viên soạn thảo công văn gửi công văn xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các công văn được phê duyệt đượ c chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành công văn đi, các công văn cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo. ¾ Nhắc việc: thông báo cho người dùng biết có thư mới nếu người dùng có ngồi ở trên máy tính. ¾ Hệ thống nhắn tin: nhắn tin vào điện thoại di động của người dùng nếu có thư mớ i. Để người dùng kịp thời nắm bắt được thông tin. 6 2.3. Qui trình thực hiện Hình 2.1: Mô tả tổng quan của hệ thống eOffice ¾ Tìm hiểu, khảo sát nhu cầu trao đổi thông tin cá nhân của người dùng. ¾ Tìm hiểu về AJAX trong việc lập trình Web Form. ¾ Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin trao đổi của người dùng. ¾ Tìm hiểu kỹ thuật lập trình trên GSM Modem ¾ Xây dựng chương trình. ¾ Tích hợp phần mềm quản lý công văn vào eOffice. ¾ Kết hợp hệ thống eOffice với hệ th ống nhắn tin tự động. ¾ Kiểm thử. ¾ Đưa vào sử dụng. 2.4 Kỹ thuật sử dụng: 2.4.1. Kỹ thuật sử dụng: ¾ Mô hình ứng dụng: ứng dụng Web Form với các lớp ứng dụng như sau: o Lớp giao diện người dùng (User Interface Layer): gồm các form trình bày nội dung và tương tác với người dùng. Ngôn ngữ lập trình và kỹ thuật được sử dụng là ASP.Net. o Lớp nghi ệp vụ (Business Logic Layer): gồm các thành phần (Components) thực hiện các chức năng như kiểm tra dữ liệu, tính toán, 7 mã hóa, bảo mật và tương tác với các thành phần khác của hệ thống…. Ngôn ngữ lập trình và công nghệ / công cụ được sử dụng chủ yếu ở lớp này là ASP.Net. o Lớp truy cập dữ liệu (Data Access Layer): đảm nhiệm chức năng tương tác (truy cập / cập nhật) dữ liệu giữa chương trình ứng dụng và các các hệ CSDL như MS SQL Server, các tập tin hệ thống (Files System). Ngôn ngữ lập trình và công nghệ sử d ụng chủ yếu ở lớp này là ASP.Net. ¾ Ngôn ngữ giao diện người dùng và lưu trữ dữ liệu: tiếng Việt theo chuẩn Unicode ¾ Hoạt động trên mạng cục bộ (LAN) với mô hình khai thác hệ thống như sau: o Máy chủ Server: sử dụng HĐH MS Windows Server 2008, net Framework 4.0. o Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2008. o Người dùng cuối: sử dụng trình duyệt web để chạ y chương trình. ¾ Sử dụng kỹ thuật lập trình trên GSM Modem: