Xây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông LàoXây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông LàoXây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông LàoXây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông LàoXây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông LàoXây dựng hệ thống văn phòng điện tử tại Bộ Bưu chính Viễn thông Lào
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG - SOUKSAVANH THAMMAVONG XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI BỘ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT (Theo định hướng ứng dụng) Hà Nội, Năm 2016 HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG - SOUKSAVANH THAMMAVONG XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI BỘ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG LÀO CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC MÁY TÍNH MÃ SỐ: 60.48.01.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT (Theo định hướng ứng dụng) NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS LÊ HỮU LẬP Hà Nội, Năm 2016 i LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan công trình nghiên cứu riêng tôi.Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố công trình khác Tác giả luận văn Souksavanh THAMMAVONG ii LỜI CẢM ƠN Học viên xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Quốc tế Đào tạo Sau Đại học Khoa Công nghệ thông tin 1,Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông tạo điều kiện thuận lợi cho học viên trình học tập nghiên cứu Học viênđặc biệt xin chân thành cảm ơn PGS.TS.Lê Hữu Lập người trực tiếp tận tình hướng dẫn học viên hoàn thành luận văn Học viên xin chân thành cảm ơn bạn bè sát cánh giúp học viên có kết ngày hôm Xin chân thành cảm ơn! Tác giả luận văn Souksavanh THAMMAVONG iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v DANH MỤC CÁC BẢNG vi DANH MỤC CÁC HÌNH vii MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ 1.1 Giới thiệu chung 1.2 Những lợi ích Văn phòng điện tử 1.3 Quá trình quản lý văn điện tử 1.4 Quản trị hệ thống Văn phòng điện tử 1.5 Cấu trúc hệ thống phần cứng Văn phòng điện tử Kết luận chương 10 CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ 12 2.1 Các Modul Văn phòng điện tử 12 2.1.1 Quản lý văn 12 2.1.2 Quản lý công việc 14 2.1.3 Quản lý quy trình 15 2.1.4 Quản lý tài sản 16 2.1.5 Quản lý văn phòng phẩm 17 2.1.6 Quản lý nhân 18 2.1.7 Quản lý tài liệu 19 2.1.8 Các chức giao tiếp 19 2.1.9 Truyền thông nội 21 2.2 Thiết kế hệ thống quản lý Văn điện tử 22 2.2.1 Giới thiệu chung 22 2.2.2 Thiết kế Hệ thống quản lý Văn điện tử 28 iv Kết luận chương 39 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI BỘ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG LÀO 40 3.1 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin Bộ Bưu Chính Viễn Thông Lào 40 3.1.1 Hạ tầng mạng 41 3.1.2 Các dịch vụ ứng dụng CNTT 41 3.2 Xây dựng thử nghiệm hệ thống quản lý văn điện tử 41 3.2.1 Chức hệ thống văn điện tử 41 3.2.2 Nhận xét kết đạt hệ thống 48 3.3 Đề xuất hạ tầng mạng 48 3.4 Các bước triển khai hệ thống 49 3.5 Cài đặt Appserv Navicat Lite 49 3.5.1 Giới thiệu Appserv 49 3.5.2 Hướng dẫn sử dụng Navicat - MySQL 56 Kết luận chương 62 KẾT LUẬN 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 v DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Bộ BCVT Lào Tiếng Anh Ministry of Posts and telecommunications Laos Tiếng Việt Bộ Bưu viễn thông Lào International Organization Tổ chức Quốc tế Tiêu for Standardization chuẩn hoá CNTT Information Technology Công nghệ thông tin SMS Short Message Service Dịch vụ tin nhắn ngắn HTTP HyperText Transfer Protocol Giao thức truyền siêu văn VP điện tử Electronic office ISO Văn phòng điện tử vi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1: Biểu tượng dùng Dataflow Diagram 30 vii DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1: Quy trình làm việc hệ thống văn phòng điện tử Hình 1.2: Cấu trúc hệ thống phần cứng Hình 2.1: Quy trình quản lý Văn hồ sơ công việc 13 Hình 2.2: Mô hình quản lý công việc 14 Hình 2.3: Mô hình quản lý tài sản 16 Hình 2.4: Quy trình quản lý Văn phòng phẩm 17 Hình 2.5: Modul quản lý nhân 18 Hình 2.6: Chức quản lý tài liệu 19 Hình 2.7: Các bước thực hành làm việc văn giấy 24 Hình 2.8: Các bước tìm kiếm tài liệu văn giấy tờ 24 Hình 2.9: Quy trình làm việcđối với tài liệu giấy tờ 25 Hình 2.10: Sơ đồ hệ thống trách nhiệm người dùng 28 Hình 2.11: Sơ đồ ngữ cảnhcủa hệ thống quản lý văn điện tử 30 Hình 2.12: Sơ đồ luồng liệu hệ thống quản lý văn điện tử, mức 31 Hình 2.13: Quá trình đăng ký người dùng 32 Hình 2.14: Kiểm tra thông tin người dùng 33 Hinh 2.15: Quản lý văn hệ thống 34 Hinh 2.16: Quản lý văn hệ thống 34 Hình 2.17: Qúa trình tìm kiếm văn 35 Hinh 3.1: Hạ tầng mạng Bộ bưu viễn thông Lào 40 Hinh 3.2: Home page 41 Hinh 3.3: Thêm người dùng 42 Hinh 3.4: Thêm văn phong 42 Hinh 3.5: Thêm loại văn 43 Hinh 3.6:Danh sách người dùng hệ thống văn phòng 43 Hinh 3.7:Danh sách văn phòng 44 Hinh 3.8:Các loại văn 44 viii Hinh 3.9:Chỉnh sửa hồ sơ cá nhân 45 Hinh 3.10:Gửi văn 45 Hinh 3.11:Thư mục (Folder) lưu trữ văn 46 Hinh 3.12:Văn đến (nhận văn từ văn phòng khác) 46 Hinh 3.13:Văn (gửi văn đến văn phòng khác) 46 Hinh 3.14:Thêm người dùng văn phòng 47 Hinh 3.15:Danh sách người dùng 47 Hinh 3.16:Chính sửa hồ sơ cá nhân 47 50 Cài đặt AppServ lên localhost Trước hết bạn vào trang chủ AppServ để download AppServ Chúng ta truy cập download Sau bước cài đặt AppServ Kích hoạt file appserv-win32-2.5.10.exe để bắt đầu cài đặt: Chọn Next Để tiếp tục bước bạn phải đồng ý với Điều lệ sử dụng AppServ, nháy vào I Agree để tiếp tục: 51 Chọn thư mục cài đặt Thư mục cài đặt AppServ mặc định ổ C Nếu cần chuyển bạn nháy vào Browse… để thay đổi thư mục cài đặt Chúng ta thể yên tâm cài vào ổ C AppServ không bị xóa nâng cấp hay cài lại Windows Chọn Next để tiếp tục Chọn phần mềm để cài đặt Nếu cần cài số phần mềm AppServ bỏ dấu tick vào phần không cài đặt, cài lần đầu tốt bạn nên giữ nguyên Chọn Next để tiếp tục 52 Đặt cấu hình cho Apache: – Server Name: Tên server chạy Apache, bạn điền localhost – Admin Email: thông tin host gởi tới mail này, không quan trọng, bạn đánh mail bỏ qua - HTTP Port: thông số mặc định 80, HTTP Port 80 không cần phải khai báo theo sau server Đặt cấu hình MySQL: – Root password: Đặt mật cho MySQL Database, mật tự đặt, username mặc định root - Charecter Sets: Ngôn ngữ cho Database, bạn chọn UTF-8 Unicode để đánh tiếng Việt với Unikey – Old Password: Nháy vào bạn có lỗi lập trình với phiên cũ PHP lỗi Client does not support authentication protocol requested by server; consider upgrading MySQL client - Enable InnoDB: Nháy vào bạn sử dụng InnoDB, tốt nên để trống 53 Thời gian cài đặt AppServ nhanh, khoảng phút hoàn thành 54 Hoàn thành cài đặt: Bạn dùng nháy Finish Một số lưu ý sau cài đặt Sau cài đặt check xem việc cài đặt hoàn tất chưa cách bật trình duyệt web gõ http://localhost/, việc cài đặt thành công 55 Chương trình AppServ 2.5.10 cần cài đặt (c:\AppServ) Sau cài đặt AppServ 2.5.10 xong cài đặt hệ thống quản lý văn phòng điện tử như: copy file project (eDocument file) paste file project vào folder www C:\AppServ\www 56 Tiếp theo mở Mozilla Firefox Internet Explorer, gõ http://localhost/edocument/ hình sau: 3.5.2 Hướng dẫn sử dụng Navicat - MySQL Để sử dụng Navicat quản trị sở liệu Mysql dĩ nhiên ta cần phải có Mysql cài sẵn máy, cài thêm Navicat phiên miễn phí pro tùy theo người Việc cài đặt đơn giản nên không đề cập 1.) Khởi tạo database Mysql: Để khởi tạo database ta phải tạo kết nối đến MySql Điền thông tin Connection nhấn ok nhấn nút Test Connection để kiểm tra trước xem có kết nối thành công không không thành công xem lại cài đặt MySQL bạn 57 Để tạo database ta click chuột phải vào connection vừa tạo chọn New database 58 2.) Restore file Sql vào database Click vào connection vừa tạo để mở rộng ta thấy database ta vừa tạo Nhấp đúp vào chọn nút Query bên phải cửa sổ phải Nhấp chọn New query chọn nút Load tìm đến vị trí lưu trữ file sql 59 Nhấn run chờ đến có kết 60 Hoặc chuột phải lên data vừa tạo chọn Sau tìm đến đường dẫn file sql chọn file restore nhấn open nhấn start chờ đợi kết 3.) Backup database Để backup ta chọn nút backup sổ bên phải làm theo tứ tự có kết 61 Để tạo file sql để sau tiện restore lại ta làm sau 62 Ok chuyện xong Kết luận chương Trong chương này, luận văn bày trình thử nghiệm thành công hệ thống quản lý văn điện tử dùng cho văn phòng Bộ BCVT Lào Qua học viên hiểu, nắm phương pháp xây dựng triển khai văn phòng điện tử nói chúng 63 KẾT LUẬN Về mức độ hàm lượng khoa học luận văn vấn đề Tại Việt Nam có sản phẩm phần mềm thương mại hóa Hệ thống Văn phòng điện tử Nhiều quan, doanh nghiệp đưa Văn phòng điện tử vào ứng dụng thực tế, đưa đến hiệu kinh tế xã hội cao Tuy vậy, Tại CHDC nhân dân Lào vấn đề bắt đầu khởi động Do đề tài luận văn chủ yếu tập trung nghiên cứu để áp dụng thực tế quan, nơi học viên làm việc, Văn phòng Bộ Bưu Viễn thông Lào đơn vị có liên quan.Qua khảo sát tình hình ứng dụng CNTT Bộ Bưu Chính Viễn Thông Lào, cho thấy cần phải đẩy mạnh số dự án CNTT nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước Bộ tất lĩnh vực, nhiệm vụ mà Bộ quản lý Một nhiệm vụ nhanh chóng đưa hệ thống văn phòng điện tử Bộ vào hoạt động Để triển khai công việc này, học viên nghiên cứu luận văn chức hệ thống văn phòng điện tử; Quy trình, nghiệp vụ quản lý chức năng; Phân tích luồng liệu mối quan hệ sở liệu;Tiến hành thiết kếvà xây dựng thử nghiệm hệ thống quản lý văn điện tử, module quan trọng VP điện tử Qua việc nghiên cứu học viên tư vấn cho Bộ Bưu Chính Viễn Thông Lào, thiết lập ứng dụng đồng hệ thống văn phòng điện tử, thông qua đề xuất đề án triển khai, có lưu ý tới vấn đề đảm bảo hạ tầng kết nối tới đơn vị Bộ cho hoạt động hệ thống Tiếp bước theo triển khai Chính phủ điện tử Góp phần đưa ứng dụng CNTT Lào ngày mạnh mẽ, đóng góp cho phát triển kinh tế xã hội đất nước Luận văn số vấn đề tiếp tục phát triển.Do thời gian, kinh nghiệm, ngôn ngữ Tiếng Việt hạn chế nên không tránh khỏi sai sót, kính mong thông cảm thầy cô, nhà khoa học Hà nội 8/2016 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt [1].Hoàng Văn Hiệp, Ứng dụng sở liệu web với PHP MYSQL [2].Nguyễn thị thảo, Tìm hiểu ngôn ngữ lập trình PHP MySQL, 2006 Tiếng Anh [3].Jiratchaya Nakhonchai, Electronic Document Management System, 2010 [4].Ratapon Themsuk,Document Management System, 2010 [5].Manu Sri Virat, Sompong Wephuna, Electronic Document Management System (EDMS), 2005 Web site [6].http://www.weboffice.vn/ [7] http://www.cloudoffice.com.vn/ [8] http://www.vn.co.th/product_doc.php [9] http://qts.vn/cat/175/quan-ly-van-ban.html [10] http://www.vanphongdientu.net [11].http://software.thaiware.com/10885-E-Document.html [12].https://www.navicat.com/