Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại văn phòng bộ nội vụ lào (tt)

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THƠNG - Khanlaya PHOMMAVONGSA XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ LÀO CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC MÁY TÍNH MÃ SỐ: 8.48.01.01 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ Hà Nội – 2018 Luận văn hoàn thành tại: HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THƠNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS LÊ HỮU LẬP Phản biện 1: PGS TS Nguyễn Linh Giang Phản biện 2: TS Vũ Văn Thỏa Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng Vào lúc: 09 40 ngày 14 tháng 07 năm 2018 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Thư viện Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Chúng ta sống kỷ nguyên kinh tế tri thức với đời phát triển mạnh mẽ Internet mà qua người dễ dàng tìm kiếm, khai thác trao đổi thơng tin Làm để lưu trữ tài liệu quản lý, khai thác, trao đổi tài liệu số lượng tài liệu xuất liên tục ngày nhiều? Đây câu hỏi lớn đặt cho nhà quản lý Trong hoạt động quản lý hàng ngày quan, nói rằng, tài liệu lưu trữ ln ln hình thành trình hoạt động quan Trong quan nay, tài liệu lưu trữ có vai trị sau: - Cung cấp xác thơng tin giúp quan đề chủ chương, sách, biện pháp cơng tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn mang tính khả thi cao - Cung cấp thơng tin, số liệu, giúp quan xây dựng chương trình kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn - Cung cấp số liệu giúp quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua giai đoạn khác - Giúp quan giải vấn đề chế độ sách cán bộ, nhân viên - Giúp quan giải nhu cầu đáng công dân nhu cầu đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch … Do đó, hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu có ý nghĩa khoa học thực tiễn lớn tổ chức, quan, cá nhân … Hiện nay, việc quản lý tài liệu văn phòng Bộ Nội Vụ Lào dạng giấy tờ phức tạp Khi khối lượng lưu trữ số lượng tài liệu mà tăng lên ngày, nhầm lẫn mát văn dễ xảy Ngồi việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ khó khăn Do việc nghiên cứu để triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử văn phịng Bộ Nội Vụ Lào nói riêng quan doanh nghiệp Lào nói chung cần thiết Từ lý em chọn đề tài : “Xây dựng hệ thố đ ện tử tạ vă phò Bộ Nội Vụ uả t ệu ” luận văn tốt nghiệp Tổng quan vấn dề nghiên cứu  Tìm hiểu phần lý thuyết ứng dung công nghệ thông tin việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử nói chung  Phân tích thiết kế hệ thống phần tích luồng liệu quan hệ, thiết kế sở liệu, giải pháp phần cứng lựa chọn hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, giải pháp quản lý bảo hệ thống quản lý tài liệu điện tử  Xây dừng thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử tài văn phòng Bộ Nội Vụ Lào với chức Mục đích h ê cứu Phân tích thiết kế hệ thống quản lý tài liệu điện tử nói chung tạo lập thử nghiệm số chức hệ thống quản lý tài liệu điện tứ áp dụng văn phòng Bộ Nội Vụ Lào Đố tƣợng phạm vi nghiên cứu  Đối tượng : - Hệ thống quản lý tài liệu điện tử - Phát hiển ứng dụng hệ thống tin trực tuyến Web  Phạm vi: - Hoạt động hệ thống quản lý tài liệu điện tử - Thiết kế triển khai thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử văn phòng Bộ Nội Vụ Lào Phƣơ pháp h ê cứu  Đọc tài liệu thu thập thong tin nội dung, yêu cầu hệ thống quản lý tài liệu điện tử  Phân tích thiết kế hệ thống  Thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử văn phòng Bộ Nội Vụ Lào Nội dung: Luận văn gồm có chương Chương 1: Tổng quan hệ thống quản lý tài liệu điện tử Chương 2: Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu điện tử Chương 3: Xây dựng thử nghiệm hệ thống quan lý tài liệu văn phòng Bộ Nội Vụ Lào Mặc dù có nhiều cố gắng để hồn thành luận văn thời gian khả tiếng viết hạn chế nên luận văn không tránh khỏi hạn chế Kính mong thầy đồng nghiệp cảm thơng góp ý Xin chân thành cảm ơn Tác giả CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN Ý TÀI IỆU ĐIỆN TỬ 1.1 Giới thiệu chung Hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiểu nghĩa rộng hệ thống quan lý điều hành tác nghiệp, giúp truyền tải thong tin quan đơn vị nhanh chóng , giúp việc xử lý phê duyệt văn kịp thời, tra cứu thong tin lưu trữ xác đảm bảo an tồn bảo mật giá trì pháp lý Hệ thống lưu trữ tài liệu dạng kiểu liệu: PDF, TIFF, JPEG, MS:office Sử dụng CSDL chung làm việc trên, website (HTTP) quan tố chức Ví hệ thống đặt kết hợp việc sử dụng (Mail Septem) nhậngữi tài liệu thông qua internet để giảm chi phí Hệ thống quản lý tài liệu điện tử làm việc với liệu có kích cỡ lớn giúp cho người quản lý viên dùng thời gian để tìm kiếm tài liệu, hệ thống thiết kế giống hệ thống cũ làm cho người dùng học hiểu dễ dạng Hệ thống cần lưu trữ tài liệu trật tự khoa học tìm kiếm dễ dàng phải đảm bảo an toàn an ninh tránh de dọa xẩy Hiện nay, việc truyền tải thông tin, hầu hết dạng file điện tử Điều cần cách để quản lý tốt tài liệu hệ thống theo chuẩn mực quản lý quy định thống 1.2 Những lợi ích hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử Để xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần phải chuẩn hố thơng tin, chuẩn hố quy trình làm việc chun nghiệp nhằm giảm thời gian tiết kiệm chi phí q trình hoạt động Ngồi khoản tiết kiệm chi phí giấy tờ định lượng số, cịn có nhiều lợi ích vơ hình khác có giá trị xác định thơng qua q trình khai thác Đó tài sản thơng tin sẵn sàng cho thành viên tổ chức khai thác cách dễ dàng tiện lợi phục vụ cho q trình định cách nhanh chóng, xác Hơn việc ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử tiết kiệm thời gian chi phí thể như:  Giảm bớt thời gian để tìm kiếm thơng tin  Quy trình an tồn giảm việc lặp lại cơng việc giao tiếp  Giảm bớt thời gian quản lý điều hành  Giảm bớt chi phí in ấn giấy tờ  Giảm chi phí nguồn lực  Các tài liệu quan trọng quản lý an toàn 1.3 Mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử - Xây dựng hệ thống kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thơng tin Cung cấp thông tin văn hồ sơ công việc phục vụ y u cầu lãnh đạo, cán quản lý cán chuy n mơn nhanh chóng, xác, đầy đủ kịp thời - Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả phân luồng công việc, phân quyền cho cá nhân, đơn vị - Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cung cấp cho người dùng khả làm việc từ xa, người sử dụng truy cập địa điểm có kết nối Internet - Xây dựng văn phịng khơng giấy tờ, giúp lãnh đạo trao đổi với nhân vi n, phịng ban quan nhanh chóng, kịp thời - Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điều hành giúp cán bộ, chuyên viên quan trao đổi thông tin trực tiếp - Thống tin học hóa quy trình hoạt động tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thơng tin ang đến cho người sử dụng hầu hết tiện ích mạng máy tính với cách tiếp cận tự nhi n giúp giải công việc quan, nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành lãnh đạo quan, hoạt động tác nghiệp cán chuy n vi n quan - Nâng cao trình độ ứng dụng sử dụng công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc đại, hiệu môi trường mạng sử dụng thông tin điện tử, tạo thay đổi tích cực quy trình xử lý thơng tin, xử lý công việc lãnh đạo, cán chuy n vi n quan, góp phần thực cải cách hành - Tạo mơi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần tích cực việc phát triển văn hóa doanh nghiệp Mọi người giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi hơn, lãnh đạo truyền đạt ý chí cho nhân viên dễ dàng 1.4 Quá trình quản lý tài liệu đ ện tử Quá trình quản lý tài liệu điện tử hiểu quản lý Văn từ tạo lập tới việc phê duyệt, sử dụng, lưu trữ tiêu hủy hết hạn a) Tạo lập tài liệu điện tử Tạo lập tài liệu điện tử trình lấy tài liệu từ máy quét sử dụng văn từ Microsoft office sử dụng phương pháp khác để Files tài liệu điện tử; Tạo lập tài liệu điện tử trích dẫn từ tài liệu lưu trữ hệ thống quản lý tài liệu điện tử (được gọi tái chế) từ văn quan khác cung cấp b) Quản lý tài liệu điện tử Tài liệu điện tử tạo quản lý từ việc đăng ký tài liệu Các tài liệu quan cần phải có người trách nhiệm phê duyệt trước đưa vào hệ thống, bao gồm kiểm soát mặt an ninh quản lý văn ứng dụng c) Phê duyệt tài liệu điện tử Các bước phê duyệt tài liệu điện tử quan quản lý hàng đầu uỷ quyền phê duyệt Bằng cách chấp thuận điện tử, sử dụng chữ ký, xác thực điện tử khác Đây phương pháp xác thực đảm bảo tính an ninh, an tồn hệ thống d) Sử dụng tài liệu điện tử Việc sử dụng tài liệu điện tử quan trọng Kiểm sốt q trình tài liệu điện tử, văn nhận - gửi định dạng điện tử như: thông tin điện tử, thư điện tử gửi đến phương tiện truyền thơng khác cách an tồn Qua tài liệu gửi đến người nhận cách xác, nhanh chóng e) Lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử lưu trữ định dạng hệ thống Client -Server; Webserver đọc Web Browser (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome…) Tài liệu lưu trữ vào hệ sở liệu Điều giúp đảm bảo tài liệu lưu trữ an tồn Có thể tái chế tìm thấy dễ dàng nhanh chóng Hiện nay, tài liệu sử dụng quan phân thành loại như: + Tài liệu ri ng tư (Document Private), tài liệu xác định rõ ràng phân phối cho thơng qua q trình kiểm sốt phân phối tài liệu Tài liệu ri ng tư tài liệu có thời điểm chuyển, nhận, số tài liệu, số sửa đổi tài liệu, thời hạn sử dụng tài liệu Các quy định dựa hệ thống quản lý quan + Tài liệu chung (Public Document) tài liệu sử dụng văn phòng hoạt động chung quan 1.5 Quản trị bảo mật hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử Chi tiết việc quản lý tài liệu điện tử quan, tổ chức quy định thống Tuy vậy, đặc biệt quan trọng để hướng dẫn việc thực khuyến nghị thủ tục hệ thống Hệ thống gán quyền người sử dụng gồm nhóm như: Người quản trị (Administrator), Người biên tập (Redactor) Người dùng (User) như: a) Người quản trị (Administrator) làm việc nơi hệ thống, thiết lập quyền truy cập vào hệ thống cho người sử dụng để quản lý tài liệu điện tử như: upload, chỉnh sửa, xóa tìm kiếm tài liệu b) Người biên tập (Redactor) giao quyền Người quản trị xác nhận như: Quyền truy nhập, quyền đọc, quyền tạo văn (upload, chỉnh sửa, xóa) lưu trữ tìm kiếm tài liệu c) Người dùng (User) sử dụng chức tìm kiếm, download tài liệu 1.6 Mơ hình kiến trúc phần cứng hệ thống quản lý Tài liệu đ ện tử Hình 1.1: Cấu trúc hệ thống phần cứng [10]  Máy chủ WebServer: dịch vụ Web Application cho người dùng  Máy chủ Database Server: lưu trữ sở liệu 11 2.2 Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử 2.2.1 Giới thiệu chung Hệ thống quản lý tài liệu điện tử thiết kế cho quy trình làm việc giống quản lý tài liệu giấy, qua đó, người dùng hiểu sử dụng dễ dàng Hệ thống có xác định phân loại tài liệu trước lưu trữ tài liệu tập tin nộp tủ (tài liệu) Để người dùng sử dụng cách dễ dàng khơng cần phải hiểu hệ thống Những điều thay đổi hình thức chuyển đổi từ quản lý tài liệu tay ( anual) sang văn điện tử (ứng dụng máy tính) Thơng tin lưu trữ định dạng tập tin sở liệu hệ thống máy tính Qua cơng tác tìm kiếm thơng tin dễ dàng Các tài liệu xem thơng qua trình duyệt Web Browser với hệ thống quản lý văn điện tử tr n Web page như: tài liệu lưu trữ vị trí làm cho cá nhân liên quan có quyền truy cập vào tài liệu mà không cần phải lo lắng loại tài liệu khác hay lo lắng tài liệu bị Ngoài ra, tài liệu trung tâm điều khiển làm giảm gánh nặng quản lý tài liệu quan xuống Giảm sử dụng giấy thơng tin định dạng điện tử lưu trữ máy chủ Web thông tin thể thơng qua hình máy tính 2.2.1.1 Thu thập liệu 2.2.1.2 Phân tích liệu đầu vào 2.2.1.3.Phân tích Output Yêu cầu hệ thống 2.2.2 Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử 2.2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức ă 12 Hình 2.5: Sơ đồ phâ rã tí h ă hệ thống 2.2.2.2 Quy trình làm việc hệ thống Hệ thống quản lý văn điện tử thông qua mạng nội nguyên tắc cài đặt thông qua mạng nội công nghệ Web Application (Web base Application), sử dụng cấu trúc mạng quan để tăng hiệu suất làm việc tốt có phạm vi sau: - Hệ thống xác định cấu trúc tài liệu, xác định loại tập tin liệu thiết lập quyền truy cập vào hệ thống người quản trị - Có thể tìm kiếm liệu cần thiết từ sở liệu - Giảm sử dụng văn giấy tờ - Tài liệu lưu trữ upload qua mạng Về sơ đồ hệ thống trách nhiệm đối tượng người dùng trình bày hình 2.6 13 Tìm kiếm tài liệu tải văn Lưu trữ tài liệu Người quản trị (Administator) Gửi nhận tài liệu Hình 2.6: Sơ đồ hệ thống trách nhiệm ƣời dùng - Người quản trị có trách nhiệm xác định t n người dùng mật Người quản trị có quyền thêm, xóa sửa quyền truy cập vào hệ thống người dùng để quản lý tài liệu - Người sử dụng dùng user name password login vào hệ thống để quản lý tài liệu như: th m, xóa sửa liệu sở liệu + Lưu trữ tài liệu vào hệ thống: Thay đổi format tài liệu từ văn giấy sang Microsoft Office PDF file cách sử dụng Microsoft office máy quét để sử dụng file hệ thống văn phòng điện tử + Lưu trữ tài liệu: Lưu trữ tài liệu qua phần mềm để lưu trữ tài liệu vào sở liệu quyền người quản lý tài liệu đến quan + Tìm kiếm tài liệu: Có thể tìm kiếm thơng qua Web Browser làm cho dễ dàng tìm kiếm, tìm kiếm tài liệu sau: - Tài liệu ngày - Tài liệu số - Từ khóa (Key word) - Loại tài liệu + Hệ thống an ninh 14 Hệ thống có quyền cho người dụng login vào hệ thống để quản lý tài liệu trước login hệ thống kiếm tra t n người dùng (User name) mật (Password) t n có quyền truy cập vào hệ thống chưa + Thông tin tìm kiếm - Thơng tin (Input) có: thơng tin tài liệu, thông tin người sử dụng hệ thống - Tìm tài liệu theo tên tài liệu, số tài liệu đề tài tài liệu 2.2.2.3 Thiết lập sơ đồ luồng liệu hệ thống Trước hết ta cần thống biểu tượng dùng sơ đồ luồng liệu hệ thống (xem bảng 2.1) Bảng 2.1: B ểu tƣợ dùng Dataflow Diagram Biểu tượng Tên Tên Nghĩa Quá trình phần mềm (Process) Thông tin (Dataflow) Người dụng hệ thống (External Tên Tên Entity) Cơ sở liệu (Data Store) Hệ thống quản lý tài liệu điện tử thiết kế theo sơ đồ ngữ cảnh mối quan hệ đối tượng hệ thống sau: 15 Hình 2.7: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử Sau nghi n cứu luồng liệu hệ thống, mối quan hệ chúng với người sử dụng bao gồm: Người quản trị người dùng a) Sơ đồ luồng liệu mức (Dataflow diagram level 0) trình bày hình 2.8, bao gồm trình đăng ký, login vào hệ thống, lưu trữ văn tìm kiếm văn 16 Xin user name password Nhận User name password Longin vào hệ thống Quản lý quyền người dùng 1.0 Đă k Cho user name password người dụng Quyền thông tin người dùng Login vào hệ thống để quan lý tài liệu 2.0 Biên tập viên, N ƣời dùng (Redactor, Usser) Xem tài vể tài liệu Login vào hệ thống Thông tin người dùng Kết Log in N ƣời quản trị (Administrator) Tạo thư mục tài liệu 3.0 Thông tin tài liệu Lưu trữ tài liệu ƣu trữ Xem tài vể tài liệu 4.0 Gửi tài liệu Gửi tài liệu N ƣời dùng (User) Tìm kiếm tài liệu Nhận tài liệu N ƣời biên tập (Redactor) 5.0 Tìm kiếm tài liệu Tìm kiếm Tài liệu tim kiệm Tài liệu tim kiệm Hình 2.8: Sơ đồ luồng liệu hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử, mức b) Luồng liệu mức bao gồm: - Đăng ký người dùng (quá trình 1) thể hình 2.9 - Kiểm tra người dùng (quá trình 2) (Hình 2.10) 17 Tạo username password cho người dùng N ƣời quản trị Xin username password Thông tin người dùng đăng ký Nhận username password Thông tin người dùng 1.1 Thêm ƣời dùng N ƣời dùng Thông tin người dùng đăng ký D1 N ƣời kiểm tra vă Xóa username password User data field Cập nhật thông tin Kết thông tin xóa Thơng tin cập nhật 1.2 Chỉnh sửa ƣời dùng Thông tin kết cập nhật Cập nhật thông tin 1.3 Thông tin người dùng Thông tin người dùng D1 User data field Hình 2.9: Quá trì h đăng ký ƣời dùng Xóa ƣời dùng 18 Kiểm tra thơng tin người dùng: q trình trình bày hình 2.10 N ƣời dùng Thơng tin kiểm tra Thông tin người dùng N ƣời quan trị (Administrator) (User) 2.1 Kết kiểm tra Thông tin người đăng ký D1 Kiếm tra thông tin mật ƣời dùng Kết kiểm tra Thông tin kiểm tra User data field 2.2 Kết kiểm tra Thông tin người dăng ký Hình 2.10: Kiểm tra thơ Kiểm tra xác nhận thông tin ƣời dùng t ƣời dùng 19 Hình 2.11 trình bày sơ đồ luồng liệu quản lý tài liệu hệ thống Biên tập viên 3.1 Login vào hệ thống (Redactor) Upload tài liệu D3 kết tạo thư mục D2 Lưu trữ tài liệu 3.2 Tạo thư mục kết lưu trữ tài liệu Lưu trữ tài liệu Biên tập viên Lưu trữ tài liệu folder data field Tài vể tài liệu Cập nhật thư mục Document data field 3.3 Cập nhật tài liệu (Redactor) cập nhật tài liệu Xóa tài liệu Chính sửa tài liệu D3 3.4 Document data field Xóa tài liệu Xóa file tài liệu Hinh 2.11: Quản lý tài liệu hệ thống Hình 2.12 Quản lý tài liệu hệ thống Biên tập viên 4.1 Gửi tài liệu (Redactor) Gửi tài liệu mớ đế vă phòng khác Lưu trữ văn 4.2 Gửi tài liệu Gửi tài liệu tr thƣ mục đế vă phòng khác D4 Sharedocument data field Gửi tài liệu đến văn phòng khác D3 Document data field Lưu trữ tài liệu Gửi tài liệu đến văn phòng khác Hinh 2.12: Quản lý tài liệu đ hệ thống 20 Tìm kiếm tài liệu 5.1 Kết tìm kiếm Chi tiết tài liệu đến Thơng tin tài liệu đến Tìm kiếm tài liệu đến N ƣời dùng D3 (User) Document data field 5.2 Tìm kiếm tài liệu Tìm kiếm tài liệu đ Kết tìm kiếm Thông tin tài liệu Chi tiết tài liệu Hình 2.13: Mơ tả q trình tìm kiếm tài liệu 2.2.2.4 Thiết kế sở liệu hệ thống a) Users: lưu trữ thông tin người sử dụng hệ thống: bao gồm T n người truy nhập hệ thống, mật khẩu, họ t n người dùng, đơn vị người dùng, quyền truy nhập vào hệ thống Bả 2.2: Th ết kế bả Length PK User No Name Datatype Id Int 10 department_id Int 10 Name Varchar 255 Email Varchar 255 Password Avatar Varchar Varchar 255 255 Role Enum created_at TimeStamp X updated_at TimeStamp X 'user', 'redac', 'admin' FK X X Allow Description null Id người dùng X Id phòng ban Tên người dùng Email người dùng Mật X Link đường dẫn ảnh đại diện Quyền người dùng Thời gian tạo người dùng Thời gian cập nhật người dùng 21 Kết uậ chƣơ Như vậy, thấy rằng: Phần mềm quản lý tài liệu điện tử có nhiều chức tiện dụng Đây hệ thống phần mềm cho phép quan, tổ chức đơn vị sử dụng quản lý tài liệu điện tử cách có hiệu Luận văn tập trung vào việc trình bày thiết kế hệ thống này, tr n sở nghiên cứu kỹ nghiệp vụ quản lý quy trình tác nghiệp, luồng liệu Đồng thời thiết kế sở liệu cho hệ thống Trong chương tiếp theo, học viên trình bày kết xây dựng thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử ứng dụng cho văn phòng Bộ Nội vụ Lào 22 CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN Ý TÀI IỆU ĐIỆN TỬ TẠI BỘ NỘI VỤ LÀO Hệ thống Quản lý tài liệu điện tử Bộ Nội vụ Lào phải hệ thống quản lý loại tài liệu như: Thơng báo, tờ trình, thơng tư, báo cáo, định …Hệ thống văn lưu trữ tài liệu, nhận tài liệu gửi tài liệu đến văn phòng khác 3.1 Xây dựng thử nghiệm phần mềm quản lý tài liệu đ ện tử 3.1.1 Chức ă hệ thống tài liệu đ ện tử Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có nhóm làm việc khác sau: người quản trị (Administrator), người biên tập (Redactor) người dùng (User)  Home page Hình 3.1: home page login vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử, người dùng sử dụng tên truy nhập mật login vao hệ thống để quản lý tài liệu Hình 3.1: Giao diệ đă 3.1.1.1 Chức ă hập N ƣời quản trị (Administrator) Người quản trị (Administrator) người có trách nhiệm xác định tên người dùng tài khoản để login vào hệ thống tài liệu điện tử như: t n truy nhập, 23 mật khẩu, quyền truy cập vào hệ thống, thêm, xóa chỉnh sửa văn phòng loại tài liệu a Quả ƣời dùng b Quản lý phòng, ban c Quản lý danh mục tài liệu 3.1.1.2 Chức ă N ƣời biên tập (Redactor) Người biên tập (Redactor) người có trách nhiệm upload liệu, chia sẻ tài liệu với phòng ban khác hệ thống a Quản lý tài liệu b Chia sẻ tài liệu c Thống kê 3.1.1.3 Chức ă ƣờ dù thƣờng (User) Người dùng thành viên hệ thống, người dùng có tra cứu tìm kiếm tài liệu phịng ban tài liệu phòng ban khác gửi tới phòng ban a Trang chủ b Tài liệu đến 3.1.2.Nhận xét kết đạt đƣợc hệ thống - Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có lợi ích cho việc quản lý văn hành dễ dàng hơn, hệ thống quản lý tài liệu điện tử tìm kiếm duyệt tài liệu nhanh chóng - Giảm dư thừa bước làm việc, để giao tiếp với quan - Giảm lãng phí tài ngun giấy khơng cần thiết ngân sách thiết bị văn phòng - Giảm khu vực lưu trữ tài liệu - Giảm trùng lặp thơng tin mức thấp nhất, đảm bảo tính quán toàn vẹn liệu 24 - Đảm bảo liệu truy xuất theo nhiều cách khác nhau, từ nhiều người khác nhiều ứng dụng khác - Tài liệu quan trọng có hệ thống an ninh tốt 3.2 Đề xuất hạ tầng mạng Các dự từ năm 2017 trở trước thiết lập hệ thống mang máy tính văn phịng Bộ Nội Vụ Lào kết nối với mang internet Do đề xuất sử dụng hà tầng có để đặt hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống bao gồm: - Máy chủ (Computer Server1) làm việc WebServer: dịch vụ Web Application cho người dụng - Máy chủ (Computer Server 2) làm việc Database Server: lưu trữ sở liệu 3.3 Các bƣớc triển khai hệ thống - Cài dặt, thử nghiệm chỉnh sửa hệ thống quản lý văn điện tử - Chọn cán trách nhiệm hệ thống văn điện tử chuẩn bị tham gia tập huấn hệ thống quản lý văn - Đào tạo sử dụng hệ thống quản lý văn điện tử cho tất cán làm việc văn 3.4 C đặt Laragon 3.4.1.G th ệu Laragon 3.4.2 C đặt Laragon lên localhost Kết uậ chƣơ Trong chương này, luận văn bày q trình thử nghiệm thành cơng hệ thống quản lý văn điện tử dùng cho văn phòng Bộ Nội vụ Lào Qua học viên hiểu, nắm phương pháp xây dựng triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử 25 KẾT UẬN Về mức độ hàm lượng khoa học luận văn khơng phải vấn đề Tại Việt Nam có sản phẩm phần mềm thương mại hóa hệ thống văn phịng điện tử Nhiều quan, doanh nghiệp đưa văn phòng điện tử vào ứng dụng thực tế, đưa đến hiệu kinh tế xã hội cao Tuy vậy, Tại CHDC nhân dân Lào vấn đề bắt đầu khởi động Do đề tài luậ vă chủ yếu tập trung nghiên cứu để áp dụng thực tế ua , học v ê đa m v ệc, Vă phị Bộ Nội vụ Lào vị có liên quan Qua khảo sát tình hình ứng dụng CNTT Bộ Nội vụ lào, cho thấy cần phải đẩy mạnh số dự án CNTT nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước Bộ tất lĩnh vực, nhiệm vụ mà Bộ quản lý Một nhiệm vụ nhanh chóng đưa hệ thống quản lý tài liệu điện tử Bộ vào hoạt động Để triển khai công việc này, học vi n nghiên cứu luận văn chức hệ thống văn phịng điện tử; Quy trình, nghiệp vụ quản lý chức năng; Phân tích luồng liệu mối quan hệ sở liệu;Tiến hành thiết kếvà xây dựng thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử, module quan trọng VP điện tử Qua việc nghiên cứu học viên tư vấn cho Bộ Nội vụ Lào, thiết lập ứng dụng đồng hệ thống văn phòng điện tử, thông qua đề xuất đề án triển khai, có lưu ý tới vấn đề đảm bảo hạ tầng kết nối tới đơn vị Bộ cho hoạt động hệ thống Tiếp bước theo triển khai Chính phủ điện tử Góp phần đưa ứng dụng CNTT Lào ngày mạnh mẽ, đóng góp cho phát triển kinh tế xã hội đất nước Luận văn số vấn đề tiếp tục phát triển Do thời gian, kinh nghiệm, ngôn ngữ Tiếng Việt hạn chế nên không tránh khỏi sai sót, kính mong thơng cảm thầy cô, nhà khoa học Hà Nội, 07/2018 ... nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử ứng dụng cho văn phòng Bộ Nội vụ Lào 22 CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN Ý TÀI IỆU ĐIỆN TỬ TẠI BỘ NỘI VỤ LÀO Hệ thống Quản lý tài liệu điện tử Bộ Nội vụ Lào. .. Files tài liệu điện tử; Tạo lập tài liệu điện tử trích dẫn từ tài liệu lưu trữ hệ thống quản lý tài liệu điện tử (được gọi tái chế) từ văn quan khác cung cấp b) Quản lý tài liệu điện tử Tài liệu điện. .. file điện tử Điều cần cách để quản lý tốt tài liệu hệ thống theo chuẩn mực quản lý quy định thống 1.2 Những lợi ích hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử Để xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử