Một số biện pháp trong công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS thiết ống

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HĨA PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BÁ THƯỚC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS THIẾT ỐNG Người thực hiện: Hồng Ngọc Hải Chức vụ: Nhân viên Đơn vị cơng tác: Trường THCS Thiết Ống SKKN thuộc lĩnh vực: Văn thư Mục lục THANH HÓA NĂM 2021 MỤC LỤC 1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.4 Mở đầu Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Nội dung sáng kiến kinh nghiệm Cơ sở lý luận Thực trạng vấn đề Khái quát về tình hình nhà trường Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Thiết Ống trước năm học 2019-2020 Nguyên nhân hạn chế, tồn Các giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ trường THCS Thiết Ống Giải pháp 1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác văn thư – lưu trữ Giải pháp 2: Tham mưu với BGH nhà trường việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư – lưu trữ Giải pháp 3: Tham mưu với Ban giám hiệu nhà trường tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ Giải pháp Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Giải pháp Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ Giải pháp 6: Lập hồ sơ theo quy định; Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi Hiệu sáng kiến kinh nghiệm hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp và nhà trường Kết luận, kiến nghị 3.1 3.2 Kết luận Kiến nghị Tài liệu tham khảo Trang 1 2 2 3 6 7 8 17 19 19 20 1 Mở đầu 1.1 Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lý hành nay, mọi lĩnh vực từ công việc đạo, điều hành, định, thi hành đều gắn liền đến đến việc soạn thảo, lưu trữ, ban hành và tổ chức sử dụng văn Do vai trị cơng tác văn thư – lưu trữ nhà trường là vô cần thiết góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu và là mục tiêu nhà nước ta về cải cách nền hành Sau nghiên cứu Thông tư số 18/2018/TT-BGDĐT ngày 22 tháng năm 2018 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về Ban hành quy định về kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận Đạt chuẩn Quốc gia trường trung học sở, trường trung học phổ thơng và trường phổ thơng có nhiều cấp [1] Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ và văn quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ [2]; Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ [3]; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ về Công tác Văn thư [4]; Kế hoạch số 60/PGDĐT ngày 01/03/2021 Trưởng phịng GD&ĐT về Cơng tác Văn thư - Lưu trữ ngành Giáo dục huyện Bá Thước Tơi nhận thấy là việc khó khăn trường chúng tơi Trong khó khăn có việc thiết lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo tiêu chuẩn Bộ GD&ĐT quy định Đây là công việc địi hỏi người làm cơng tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể công việc, loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu Trong q trình làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ, tơi thấy hết khó khăn, trở ngại q trình làm cơng việc này Thực tế việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu hình thức thủ cơng, xếp không khoa học Số lượng văn đến nhiều để tìm văn lưu cách nhanh chóng là vấn đề khơng dễ dàng Xuất phát từ vấn đề thân với chức nhiệm vụ là nhân viên Thiết bị - Thư viện kiêm nhiệm công tác Văn thư - Lưu trữ nhà trường, luôn tư duy, trăn trở suy nghĩ làm nào để thực công việc hàng ngày đạt kết cao, xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng tìm kiếm và thuận lợi việc xây dựng trường chuẩn quốc gia Chính thân tơi mạnh dạn chọn đề tài “Một số giải pháp công tác Văn thư - Lưu trữ trường THCS Thiết Ống” để nâng cao hiệu công tác quản lý, xếp hồ sơ lưu trữ nhà trường với mục tiêu trường đạt chuẩn Quốc gia 1.2 Mục đích nghiên cứu Để góp phần thúc đẩy thực việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia Trong thời đại ngày dù công nghệ thông tin phát triển mạnh khơng thể thiếu hồ sơ minh chứng Nó địi hỏi người Văn thư phải biết xếp, phân bố thời gian công việc, giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Trường học là đơn vị nghiệp thực nhiệm vụ trị là giáo dục toàn diện học sinh độ tuổi đến trường Đồng thời nhà trường chấp hành đạo Phịng Giáo dục và Đào tạo huyện và có mối quan hệ với quan hữu quan khác thường xuyên nên trình thực nhiệm vụ hay giải cơng việc, địi hỏi phải có quy định về thủ tục hành Văn thư - Lưu trữ Do để đảm bảo thơng suốt giải cơng việc cần phải có quản lý khoa học, có cải cách thủ tục hành chính, mà quan trọng là cơng tác lập hồ sơ, là yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên thân cán văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế cơng việc Biến khó thành dễ, để thành thói quen mình, cơng việc lúc nào trôi chảy và đạt hiệu cao 1.3 Đối tượng nghiên cứu Một số biện pháp công tác Văn thư - Lưu trữ trường THCS Thiết Ống đạt chuẩn Quốc gia 1.4 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp quan sát, nghiên cứu, khảo sát thực tế Phương pháp đối chiếu, phân tích Phương pháp thống kê, tổng hợp Nội dung sáng kiến kinh nghiệm 2.1 Cơ sở lý luận: Công tác văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn và tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý và sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ: Là q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Hồ sơ là tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với về việc, vấn đề, người và hình thành q trình giải cơng việc Lập hồ sơ là chương trình cơng tác, là kế hoạch làm việc, là sở để giúp cho Lãnh đạo công tác đạo, điều hành công việc thời gian chủ động và quán xuyến toàn mặt công tác, vừa thực công việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ cách tối ưu Mọi người nhận thấy mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải trật tự hoá, tiến hành theo thủ tục khoa học, loại thủ tục quan trọng đều quy định pháp luật để bảo đảm tuân thủ chặt chẽ Quản lý hành đổi thao tác liên trình tự định, đảm bảo cho tiến trình hình thành cơng việc khơng bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người thực công việc 2.2 Thực trạng vấn đề 2.2.1 Khái quát tình hình nhà trường - Trường THCS Thiết Ống địa bàn Phố Đồng Tâm 1, xã Thiết Ống, huyện Bá Thước, có diện tích 7.703m2 Trường thành lập năm 1963 Sau nhiều lần đổi tên, sáp nhập, ngày 27/10/1994 thực theo Quyết định số 2074/TCUBTH về việc tách và mở trường năm học 1994-1995 Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa, nhà trường mang tên: Trường THCS Thiết Ống - Trường THCS Thiết Ống là đơn vị có số lượng học sinh đơng địa bàn huyện Năm học 2019-2020, tổng số học sinh 443 em: Lớp (3 lớp):128 HS; Lớp (3 lớp): 116 HS; Lớp (3 lớp): 105; Lớp (3 lớp): 94 HS - Đội ngũ CB, GV, NV nhà trường năm học 2019-2020, tổng số CB, GV, NV là 23 đồng chí: Trong đó: QL: 02; GV văn hóa + Tổng PTĐ: 19; Nhân viên: (Kế tốn 1; thiết bị: 1); CB, GV, NV có trình độ đại học: 21 đồng chí - Trường THCS Thiết Ống là đơn vị có truyền thống dạy tốt và học tốt huyện nhà, từ năm học 2011- 2012 đến nay, nhà trường liên tục đạt danh hiệu trường tiên tiến cấp huyện; Được UBND tỉnh tặng khen Mỗi năm có từ 02 đến 06 giáo viên giỏi, CSTĐ cấp huyện; 30 đến 75 học sinh đạt giải HSG cấp và đứng tốp đơn vị dẫn đầu về chất lượng bồi dưỡng học sinh giỏi cấp cụm và cấp huyện - Điều kiện CSVC năm học 2019-2020: Phòng học 14 phòng; nhà hiệu bộ: phòng; thư viện: phòng nhà tạm; nhà học mơn: Chưa có Đồ dùng dạy học: tạm đủ cho việc giảng dạy khối lớp 2.2.2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Thiết Ống trước năm học 2019-2020 - Nhà trường chưa có nhân viên Văn thư - Lưu trữ, công việc nhân viên Thiết bị-Thư viện trường kiêm nhiệm, cịn thêm cơng tác Y tế trường học, nên thời gian trau nghiệp vụ hạn chế Bảng: 2015-2016 trở về trước Đối tượng 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 Nhân viên văn thư 0 0 GV, NV kiêm nhiệm 1 1 - Do nhân viên làm cơng tác kiêm nhiệm, khơng có chun mơn, nghiệp vụ nên việc cập nhật thơng tin, trình bày văn sai thể thức, về quy cách; nội dung văn không rõ ràng - Tư tưởng giải xong công việc là hết trách nhiệm, không cần phải lập hồ sơ, quản lý Nhiều văn bản, tài liệu hình thành cịn tồn số cá nhân, nằm rải rác tổ, nhóm chun mơn khơng lưu giữ đầy đủ dẫn đến tình trạng: Khi cần tra cứu khơng có nhiều thời gian - Do hệ thống phòng chức xuống cấp, hàng năm đơn vị phải sửa chữa, nâng cấp, nên lần thi công đơn vị lại di chuyển hồ sơ, sổ sách nhiều lần nên ảnh hưởng không nhỏ đến công tác lưu trữ hồ sơ đơn vị - Công tác văn thư, lưu trữ trước năm học 2019-2020 chưa các cấp quản lý và giáo viên, nhân viên nhà trường chưa thực quan tâm, là tổ chuyên môn Bảng: Nhận thức CBGV, và tổ chuyên môn về công tác văn thư lưu trữ Khơng cần thiết Ít cần thiết SL % SL % SL % SL % Đối với CBGV, NV 4,4% 21,7% 11 47,8% 26,1% Đối với tổ CM (2 tổ) 0 50% 50% 0 Cần thiết Rất cần thiết Kết thống kê bảng cho thấy: Một phận tương đối đơng CBGV, NV chưa thấy vai trị, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ (26,1%); 50% tổ chuyên môn chưa coi công tác văn thư, lưu trữ và cần thiết - Các điều kiện về sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng Bảng: CSVC và điều kiện làm việc 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 Máy tính cho NV văn thư 0 0 Nhà kho 0 Phòng làm việc 0 0 Bàn ghế làm việc NV 0 Tủ đựng 0 Không đủ Tạm đủ Văn phòng phẩm Đủ sử dụng Đủ sử dụng - Đánh giá kết thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ: Bảng: Nội dung công việc Mức độ hoàn thành – Xếp loại (XS, Tốt, Khá TB,Yếu) 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 Nhận thức CBGV, NV về công tác văn thư, lưu trữ Yếu TB Khá Khá Xây dựng kế hoạch, tham mưu TB TB Khá Tốt Soạn thảo, ban hành VB Yếu TB Khá Tốt Quản lý VB và đến TB TB Khá Tốt Lập hồ sơ và tạo lập danh mục Yếu TB Khá Tốt Thu thập, giao nhận VB, tài liệu lưu trữ Yếu Yếu TB Khá Sao lưu VB, tài liệu và lưu trữ TB TB Khá Tốt Bảo quản, thống kê TB TB Khá Tốt Kiểm kê, kiểm tra, đánh giá TB TB Khá Tốt 10 Quản lý và sử dụng dấu Khá Khá Tốt Tốt 11 Xếp loại cơng tác văn thư và thành tích TB TB Khá Tốt 2.2.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế: - Nhà trường chưa trọng nhiều đến việc xây dựng kế hoạch, chưa đạo sâu sát tổ, nhóm chuyên môn việc lưu trữ hồ sơ hàng năm - Đại đa số giáo viên nhà trường chưa hiểu rõ và đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành quan tâm, đầu tư yêu cầu công tác này - Việc tự học tập bồi dưỡng nghiệp vụ hạn chế - Bên cạnh nguyên nhân chủ quan, phải kể đến nguyên nhân khách quan như: + Kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ và chế độ sách nhân viên kiêm nhiệm công tác Văn thư, lưu trữ chưa có + Các lớp học bồi dưỡng về cơng tác văn thư lưu trữ chưa tổ chức thường xun Nếu tổ chức số lượng lại q đơng, thời gian ngắn nên không truyền tải hết kiến thức, kỹ yêu cầu - Về sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ cịn thiếu nhiều: Máy tính bàn lâu khơng đáp ứng việc soạn thảo và khơng tương thích với phần mềm nay, thiếu tủ đựng lưu trữ Phòng kho dành riêng cho lưu trữ hàng năm khơng có Chưa đẩy mạnh hiệu việc sử dụng Công nghệ thông tin vào dạy học công tác lưu trữ tổ, nhóm, chun mơn - Lãnh đạo nhà trường chưa trọng nhiều đến công tác kiểm tra, giám sát, phận lỏng lẻo việc lưu trữ tài liệu hàng năm - Công tác xây dựng kế hoạch chưa cụ thể về trình tự lưu trữ, lập hồ sơ lưu theo tiêu chuẩn thông tư 08/2018/BGDĐT chưa lãnh đạo nhà trường quan tâm mức - Trường học là đơn vị nghiệp, khơng giống đơn vị hành khác; tất phòng ban đều lập hồ sơ theo cơng việc làm, cuối năm lại nộp cho phận văn thư lưu trữ Còn trường học tất công văn giấy tờ ngày đến trường đều phải qua phận văn thư xử lý vào sổ và trình hiệu trưởng sau hiệu trưởng phê duyệt lưu, chuyển giao cho phận có liên quan để thực Như vậy, việc lập hồ sơ tiến hành theo thời gian, cơng việc Khi cơng việc kết thúc hồ sơ kết thúc, đồng thời hồ sơ việc phải lập xong để lưu trữ, cần thiết đem tra cứu 2.3 Các biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư, lưu trữ trường THCS Thiết Ống 2.3.1 Giải pháp 1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực cơng tác văn thư, lưu trữ Trong chu trình quản lý, kế hoạch là khâu chu trình Mọi hoạt động quản lý đều khâu xây dựng kế hoạch Trên sở văn UBND huyện và Phòng GD&ĐT, hàng năm nhà trường xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường Việc ban hành văn quản lý đạo thuộc trách nhiệm thủ trưởng đơn vị, song là hình thức giấy tờ Muốn cho văn trở thành thực tơi tổ chức triển khai thực sau: - Văn thư phô tô văn và chuyển tới phận cá nhân có liên quan, đưa văn lên Email, nhóm Zalo, Messenger tổ chuyển môn và cá nhân kiêm nhiệm cơng tác - Tổ chức họp qn triệt nội dung văn cần triển khai, hướng dẫn phận, cá nhân cách thức thực Kiểm tra việc thực phận, cá nhân liên quan 2.3.2 Giải pháp 2: Tham mưu với Ban giám hiệu nhà trường việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Đổi nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về cơng tác văn thư, lưu trữ nhiều hình thức, tăng cường công tác bồi dưỡng CBGVNV thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự buổi tập huấn huyện, trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng 7 Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng u cầu cơng việc tốt hơn, có sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên trường Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả nhận thức và thời gian thực đối tượng, giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực lao động cho GVNV - Tăng cường bổ sung, kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ: Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường bố trí thêm giáo viên hỗ trợ quản lý khâu văn đến và văn Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ đối tượng cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ Giao việc soạn thảo văn cho nhân viên văn thư, đối tượng liên quan, sau góp ý, chỉnh sửa văn và yêu cầu lưu mẫu văn chuẩn Folder để làm tư liệu cho lần soạn thảo sau - Xác định rõ danh mục và thời hạn lưu giữ hồ sơ cho đối tượng, phận, tổ Chun mơn, tổ Văn phịng 2.3.3 Giải pháp Tham mưu với Ban giám hiệu nhà trường tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ - Là trường lớn huyện số cơng văn, hồ sơ tương đối nhiều cần bảo quản, sở vật chất phục vụ cho cơng tác này cịn nhiều hạn chế chưa có tính thống nhất, để khắc phục nhược điểm trên, nhà trường yêu cầu phận, cá nhân lập hồ sơ cơng việc theo trình tự thời gian, tự bảo quản phòng làm việc tổ chuyên môn và đến cuối năm học nộp cho phận lưu trữ - Các hồ sơ hình thành hoạt động hàng ngày kẹp bìa hồ sơ, xếp theo nhóm tài liệu lưu quy định Trên sở tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ nhà trường có kế hoạch thay bổ sung thiết bị, vật dụng cần thiết máy tính, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, cặp tài liệu Tham mưu bổ sung phòng lưu trữ hồ sơ đáp ứng u cầu địi hỏi cho cơng tác này 2.3.4 Giải pháp Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ - Nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ đề cập đến thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị, có máy tính điện tử - Sử dụng cơng nghệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ giảm số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin cách nhanh chóng cho cán lãnh đạo, giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn, góp phần phục vụ cơng cải cách hành 2.3.5 Giải pháp Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ Để đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ thực tốt ngoài số biện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn chuyển đến, số công văn quan ban hành và số công văn tài liệu lưu trữ có theo quy định hay không, kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác kiểm tra rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục Qua đó, xác định tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, tài liệu nào khơng cần thiết huỷ bỏ, tài liệu có giá trị quan trọng đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt Các cá nhân tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, có làm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư, lưu trữ Các tổ Chuyên môn, phận Trường cần phải coi trọng công tác Văn thư, lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đảm bảo thơng tin Trường giữ bí mật, an toàn 2.3.6 Giải pháp 6: Lập hồ sơ theo quy định, trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi, lưu hồ sơ minh chứng tiêu chuẩn theo thông tư 18/2018/TT-BGDĐT - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết 31/12/cuối năm Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01/năm sau, tương tự thực năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ - Theo Thông tư số 18/2018/TT-BGDĐT ngày 22/08/2018 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về Ban hành quy định về kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận Đạt chuẩn Quốc gia trường trung học sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thơng có nhiều cấp học; về tiêu chuẩn quản lý nhà trường quy định loại hồ sơ trường chuẩn nhân viên văn thư phải thiết lập số loại hồ sơ và nên xếp sau: TT THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA Mã số Tên hồ sơ Ghi Chi Chung 10 11 12 13 14 15 16 17 18 01 02 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 09 32 33 34 35 03 04 05 06 07 08 10 11 12 13 14 15 16 tiết TIÊU CHUẨN I: HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÀ TRƯỜNG 01 Sổ đăng 02a Sổ gọi tên ghi điểm 02b Sổ gọi tên ghi điểm 02c Sổ gọi tên ghi điểm 03a Sổ ghi đầu bài 03b Sổ ghi đầu bài 03c Sổ ghi đầu bài 04a Học bạ K9 04b Học bạ K8 04c Học bạ K7 04d Học bạ K6 05 Sổ quản lý văn chứng 06 Hồ sơ phổ cập 07a Sổ nghị 07b Biên họp HĐ GD năm 08a Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên, nhân viên 08b Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên 08c Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên 08d Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên 09a Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh 09b Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh 09c Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh 10a Sổ lưu công văn đến và 10b Sổ lưu công văn đến và 10c Sổ lưu cơng văn đến và 11 Sổ quản lí tài sản 12 Sổ quản lí tài 13 Sổ vàng giáo viên và học sinh 14a Kế hoạch công tác hàng năm 14b BB họp thi đua 14c BB họp hội đồng 15 QĐ khen thưởng về công tác quản lí Hồ sơ chi 16a1 Kế hoạch công tác 16a2 Kế hoạch công tác 16a3 Kế hoạch công tác 16b1 Biên sinh hoạt 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2017-2021 2018-2022 2019-2023 2020-2024 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2017-2018 10 TT THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA Mã số Tên hồ sơ Ghi Chi Chung 36 37 38 39 40 41 42 tiết 16b2 16b3 16c 16d 16e1 16e2 16e3 17 43 44 45 46 47 48 49 17a 17b 17c 17d 17e 17g 17f 18 50 51 52 53 54 55 56 18a 18b 18c 18d 18e 18g 18f 19 57 58 19a 19b 20 59 60 61 62 63 64 65 20a1 20a2 20a3 20b1 20b2 20b3 20c 21 66 67 68 21a 21b 21c Biên sinh hoạt Biên sinh hoạt Sổ nghị Sổ đảng viên QĐ công nhận danh hiệu QĐ công nhận danh hiệu QĐ công nhận danh hiệu Hồ sơ công đồn Kế hoạch cơng tác Cơng đoàn Báo cáo hoạt động Công đoàn Biên sinh hoạt Công đoàn QĐ công nhận danh hiệu Kế hoạch nữ công Báo cáo công tác nữ công Sổ đoàn viên công đoàn Hồ sơ đội Kế hoạch công tác hàng năm Biên sinh hoạt Báo cáo hoạt động đội QĐ công nhận danh hiệu Biên giao ban KH hoạt động chữ thập đỏ Báo cáo chữ thập đỏ Ban kiểm tra nội trường Kế hoạch công tác Báo cáo kết kiểm tra nội trường Hồ sơ tổ chuyên môn Kế hoạch công tác tổ tự nhiên Biên sinh hoạt tổ tự nhiên Báo cáo hoạt động tổ tự nhiên Kế hoạch công tác tổ xã hội Biên sinh hoạt tổ xã hội Báo cáo hoạt động tổ xã hội Quyết định công nhận danh hiệu tổ Hồ sơ tổ hành Kế hoạch cơng tác Biên sinh hoạt tổ hành Báo cáo hoạt động tổ hành 2018-2019 2019-2020 2017-2020 2017-2018 2018-2019 2019-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 11 TT THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA Mã số Tên hồ sơ Ghi Chi Chung 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 80 83 84 85 86 87 88 89 tiết 21d Quyết định công nhận danh hiệu tổ TIÊU CHUẨN II - HỒ SƠ CÁN BỘ GIÁO VIÊN - NHÂN VIÊN Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên 22 22a Hồ sơ cán giáo viên tổ tự nhiên 22b Hồ sơ cán giáo viên tổ xã hội 22c Hồ sơ cán nhân viên tổ hành 22d Hồ sơ CB-GV-NV nhà trường 22e Danh sách CB-GV-NV nhà trường 23 23 Quyết định xếp loại CBQL cấp QLGD 24 24 Quy chế thực dân chủ đơn vị TIÊU CHUẨN III: HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC 25 25 Báo cáo tổng kết năm học Hồ sơ hoạt động lên lớp 26 26a Kế hoạch hoạt động ngoài lên lớp 26b Báo cáo hoạt động ngoài lên lớp 27 Kế hoạch bồi dưỡng giáo viên 27a Kế hoạch bồi dưỡng giáo viên 27b Báo cáo tổng kết công tác BDGV 28 Hồ sơ hoạt động chuyên môn 28a Các kế hoạch hoạt động chuyên môn 28b Báo cáo tổng kết hoạt động chuyên môn 29 Hồ sơ về chuyên đề đổi PPGD 29a Kế hoạch triển khai chuyên đề đổi PPGD 29b Báo cáo triển khai chuyên đề đổi PPGD 30 Hồ sơ dạy hướng nghiệp 30a Kế hoạch dạy hướng nghiệp 30b Báo cáo công tác dạy hướng nghiệp 31 Hồ sơ vận động, phong trào thi đua 31a KH hưởng ứng vận động "Nói khơng… Trong GD" 31b Kế hoạch hoạt động kỉ niệm ngày lễ lớn năm 32 90 91 33 Hồ sơ phổ cập THCS 32a Kế hoạch phổ cập GDTHCS 32b Báo cáo phổ cập GDTHCS Hồ sơ dạy bồi dưỡng + phụ đạo 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2018-2020 2018-2020 12 TT THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA Mã số Tên hồ sơ Ghi Chi Chung 92 93 94 95 96 34 35 36 97 98 99 100 101 37 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 38 39 115 116 117 tiết 33a Kế hoạch dạy bồi dưỡng + phụ đạo 33b Báo cáo công tác dạy bồi dưỡng + phụ đạo 34a Hồ sơ hoạt động chuyên môn 34b Quyết định phân công chuyên môn 35 Hồ sơ trường học thân thiện TIÊU CHUẨN IV - HỒ SƠ CƠ SỞ VẬT CHẤT VÀ THIẾT BỊ Hồ sơ phịng thí nghiệm thực hành 36a Nội quy phịng thí nghiệm, thực hành, phịng vi tính 36b Kế hoạch mua sắm trang thiết bị 36c Sổ theo dõi nhập thiết bị, đồ dùng dạy học hàng năm 36d Báo cáo công tác mua sắm TTB-ĐDDH 36e Sổ theo dõi sử dụng thiết bị dạy học Hồ sơ thư viện 37a Nội quy thư viện nhà trường 37b Sổ tổng quát 37c Sổ đăng kí cá biệt 37d Sổ theo dõi nhập sách báo thư viện 37e Sổ theo dõi mượn sách - báo giáo viên 37g Sổ theo dõi mượn sách - báo học sinh 37f Biên kiểm tra công nhận và QĐ công nhận TV chuẩn Hồ sơ y tế 38a Kế hoạch y tế học đường 38b Sổ theo dõi cấp thuốc năm 38c Sổ theo dõi nhập thuốc hàng năm 38d Sổ theo dõi khám chữa bệnh thường xuyên 38e Y bạ, BHYT CBGV và HS Hồ sơ thể chất 39a Kế hoạch giáo dục phát triển thể chất 39b Báo cáo tổng kết công tác GD thể chất nhà trường 39c KH ngoại khoá TDTT - Tổ chức HKPĐ hàng năm 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 2016-2020 2017-2020 2017-2020 2017-2020 13 TT THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA Mã số Tên hồ sơ Ghi Chi Chung 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 tiết và bồi dưỡng HS khiếu TIÊU CHUẨN V - CƠNG TÁC XÃ HỘI HỐ GIÁO DỤC Cơng tác xã hội hố giáo dục 40 40a Kế hoạch + báo cáo cơng tác xã hội hố giáo dục 2017-2020 40b Kế hoạch hội phụ huynh 2017-2020 40c Kế hoạch huy động bảo quản vật chất 2017-2020 40d Báo cáo kết huy động nguồn lực XD 2017-2020 CSVC 41 41a Biên đại hội giáo dục 2017-2020 41b Biên hội nghị CB viên chức 2017-2020 41c Biên hội đồng giáo dục 2017-2020 41d Biên làm việc với hội cha mẹ học sinh 2017-2020 41e Biên họp phụ huynh 2017-2020 41f Biên nhận - bàn giao học sinh với địa phương 2017-2020 hè HỒ SƠ CHUNG 42 42a Biên tự kiểm tra và đề nghị xét công nhận trường chuẩn cấp quản lí 129 42b Báo cáo trình thực tiêu chuẩn 130 131 42c Các loại biên và phiếu kiểm tra 42d Sơ đồ quy hoạch Nhà trường Việc lập hồ sơ nhân viên văn thư xếp cách có hệ thống, có khoa học tạo điều kiện cho việc giải nhiệm vụ cách nhanh chóng, xác và đạt hiệu cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trường học cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất tài liệu Do đó, năm gần máy hành trường từ hiệu trưởng đến tổ công tác thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều, giúp cho công tác lãnh đạo, đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ nhà trường và ngành thời gian qua 14 Buổi làm việc đoàn kiểm tra công nhận trường THCS Thiết Ống đạt chuẩn quốc gia Biện pháp quản lý hồ sơ học sinh nhân viên văn thư nhà trường chịu trách nhiệm quản lý đạo Hiệu trưởng, hồ sơ gồm có: * Học bạ: Đối với cơng tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải làm: - Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả và văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại - Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 6, Học bạ lớp có xác nhận học xong chương trình tiểu học, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng vào trang - Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính xác, đầy đủ chi tiết học bạ, phải lập biên cụ thể Nhân viên văn thư xem xét và xử lý có 15 thiếu sót mà thuộc lĩnh vực báo cáo cho giáo viên nào có liên quan để xử lý - Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo lớp, bỏ vào tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết học tập học sinh và thu lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm Lưu hồ sơ học sinh * Sổ đăng Đây là công việc quan trọng công tác xây dựng trường chuẩn, đánh giá q trình đào tạo cấp học tiêu chuẩn quản lý nhà trường sổ đăng là loại sổ sách có tiêu chuẩn mà thơi tiêu chuẩn sổ đăng là phần quan trọng trình đào tạo, chất lượng giáo dục nhà trường khóa học - Sau hồ sơ tuyển sinh lớp xong và đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ngoài giấy nháp sau mở trang sổ và ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) - Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học cuối cấp học, thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối kỳ lại bao nhiêu; học sinh trường là bao nhiêu… Đây là kết trình đào tạo để làm công tác phổ cập giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn - Sổ đăng ghi đầy đủ thông tin cột mục quy định, cập nhật kịp thời cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt + Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) + Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận hiệu trưởng + Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp năm học) + Sổ ký mượn – trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết * Sổ quản lý việc cấp phát - Văn chứng học sinh tốt nghiệp THCS khóa học lưu giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận phải ký nhận, ghi tên rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận phải có giấy ủy quyền Nhờ giúp cho lãnh đạo nhà trường quản lý tốt, cuối năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên số học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ 16 * Hồ sơ Cán công chức Hồ sơ cán viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh thông tin CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, trình độ lực, mối quan hệ gia đình và xã hội… Được ủy nhiệm Hiệu trưởng tơi quản lý mảng này, địi hỏi phải có tính thống ,khoa học quản lý đầy đủ và xác thơng tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật nhà nước quy định Thành phần hồ sơ CBCC gồm - Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, định liên quan, cấp tự kiểm điểm, trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá cơng chức hàng năm- bì kẹp (nghị – định về nhân – Nhận xét đánh giá đơn thư- bảng kê thành phần tài liệu có hồ sơ ) Quá trình lưu trữ: - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ - Khi chuyển giao hồ sơ CBCC tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải thực theo định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý hồ sơ CBCC - Sắp xếp hồ sơ theo tổ cơng tác để đảm bảo ngun tắc dễ nhìn thấy; khơng thất lạc hồ sơ quản lí Ngoài việc lưu trữ hồ sơ tủ tơi cịn lưu trữ phần mềm liệu PMIS máy vi tính,dựa vào chương trình này tơi cập nhật thường xun thay đổi giáoviên, nhân viên thay đổi hệ số lương, hoàn cảnh gia đình,quá trình đào tạo.Toàn hồ sơ lưu giữ cẩn thận cần dễ tra cứu Tử quản lí hồ sơ cán công chức * Hồ sơ theo công việc: Hằng ngày nhà trường ln hình thành loại giấy tờ, tài liệu; đồng thời thường xuyên nhận văn hướng dẫn, đạo quan chủ quản, qùn cấp vv…Nên hình thành thêm hồ sơ mang tính cơng vụ( Hồ Sơ cơng việc) để dễ quản lý công việc là hồ sơ minh chứng để xây dựng trường chuẩn quốc gia Tủ hồ sơ công tác văn thư - lưu trữ trường THCS Thiết Ống 17 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp nhà trường Qua trình triển khai thực năm học, công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Thiết Ống đạt số kết sau: Nhận thức cán quản lý, giáo viên nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ nâng lên rõ rệt Kết đạt được: Bảng: Mức độ hoàn thành – Xếp loại (XS, Tốt, Khá Nội dung công việc TB,Yếu) 2020-2021 Ghi Mức độ so với năm gần bảng Nhận thức CBGV, NV về công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng kế hoạch, tham mưu Soạn thảo, ban hành VB Quản lý VB và đến Lập hồ sơ và tạo lập danh mục Thu thập, giao nhận VB, tài liệu lưu trữ Sao lưu VB, tài liệu và lưu trữ Bảo quản, thống kê Kiểm kê, kiểm tra, đánh giá 10 Quản lý và sử dụng dấu 11 Xếp loại công tác văn thư và thành tích Tốt Tăng Xuất sắc Xuất sắc Xuất sắc Xuất sắc Xuất sắc Tăng Tăng Tăng Tăng Tăng Tốt Tốt Xuất sắc Xuất sắc HTXS NV Bằng Bằng Tăng Tăng Tăng Đề nghị Chủ tịch huyện tặng giấy khen Qua kết bảng so với bảng cho thấy: Công tác văn thư, lưu trữ đơn vị có chuyển biến tích cực, tất mặt cơng tác đều có kết tốt, đều tăng: - CBGV, NV có nhận thức tốt về vai trị và tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ - Công tác xây dựng kế hoạch, tham mưu nhân viên phụ trách và cán giáo viên thực có hiệu - Kỹ soạn thảo, ban hành văn nhân viên phụ trách và soạn thảo văn CBGVNV có bước tiến rõ rệt về phông chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn - Cơng tác quản lý văn và đến thực khoa học - Công tác lập hồ sơ và tạo lập danh mục hồ sơ; thu thập, giao nhận VB, tài liệu; Sao lưu; bảo quản, thống kê đều khoa học, xác - Cơng tác kiểm kê, kiểm tra đánh giá lãnh đạo nhà trường, tổ chuyên môn và nhân viên phụ trách thực theo kế hoạch cách nghiêm túc 18 - Việc bảo mật, bảo quản hồ sơ, dấu thực nghiêm túc quy định - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ bổ sung kịp thời Tất nội dung nhiệm vụ đều tăng Công tác văn thư lưu trữ đơn vị góp phần vào thành tích chung tập thể: Nhà trường công nhận là trường đạt kiểm định chất lượng mức độ và chuẩn quốc gia cấp độ 1; thân nhân viên phụ trách công tác văn thư lưu trữ chủ tịch UBND huyện tặng giấy khen: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Kết luận, kiến nghị 3.1 Kết luận 19 Qua việc lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc thân tôi, ngoài việc giúp cho hoàn thành nhiệm vụ cách tốt nhất, mà giúp cho cán quản lý xếp cơng việc làm cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng; không bỏ quên, bỏ sót cơng việc, nâng cao chất lượng cơng tác dạy và học Nó cịn giúp cho đơn vị hệ thống toàn công việc thực thời gian qua, đồng thời bổ xung điểm thiếu để hoàn thiện, Tôi cho ngày thi đua làm việc mang lại hiệu cao và thiết thực là thành xứng đáng Bởi năm công tác xây dựng cho kế hoạch thực cơng việc cách xác, theo dõi cơng việc toàn diện, bảo đảm công việc chung trường; Đồng thời phổ biến hướng dẫn cho số thầy cô giáo có liên quan đến hồ sơ tổ trưởng chun mơn, trưởng đoàn thể cách hình thành hồ sơ cơng việc Chính mà tổ chuyên môn tổ công đoàn lập nhiều loại hồ sơ: hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây dựng trường học thân thiện Qua q trình thực cơng việc lập hồ sơ cho công việc giúp cho lãnh đạo nhà trường lập nhiều loại hồ sơ và lưu giữ cẩn thận Và quan trọng là công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” Công tác văn thư – lưu trữ đóng góp vai trị quan trọng là nguồn cung cấp thơng tin xác và có giá trị pháp lí việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo q trình là thực tiển việc lập hồ sơ “xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, xác nên thời gian qua công tác văn thư hành nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thông tin - đến cách đầy đủ xác kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý nhà trường đạt hiệu cao, Thực thắng lợi nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đề Trong thời kỳ đất nước đổi theo hướng cơng nghiệp hố - đại hố, thời kỳ Cơng nghệ thơng tin, máy tính thay người làm nhiều việc có lĩnh vực hành Tuy nhiên máy tính khơng thể chủ động thay người xếp thời gian, công việc cách cụ thể Mà phải người định thời gian tổ chức xếp cơng việc cho mình.Trong q trình cơng tác, thân rút kinh nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết phải trọng là khâu hình thành hồ sơ ban đầu Vậy tất hồ sơ công việc, công văn giấy tờ xếp trật tự quy trình thân nêu trên, tất yếu đảm bảo công việc thực đầy đủ, hiệu quả, thời gian Vì vây, năm làm cơng tác này đúc kết kinh nghiệm là phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực nhiệm vụ và giúp hiệu trưởng quản lý công việc chặt chẽ, sâu sát Đặc biệt là việc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” 3.2 Kiến nghị: 3.2.1 Đối với nhà trường 20 - Tiếp tục làm tốt công tác tuyên truyền về cần thiết công tác văn thư - lưu trữ, nêu cao tinh thần trách nhiệm công việc - Cần quan tâm nhiều công tác lưu trữ đơn vị, tuyên truyền nhiều về tầm quan trọng về công tác lưu trữ - Lãnh đạo nhà trường cần tham mưu, phối hợp với cấp có thẩm quyền, bổ sung sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ và chi trả phần hỗ trợ cho nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc đơn vị 3.2.2 Đối với Phòng Giáo dục Đào tạo UBND huyện - Theo định kỳ năm lần tổ chức lớp tập huấn về công tác Văn thư, lưu trữ, để giáo viên, nhân viên kiêm nhiệm có thời gian trao đổi, nâng cao kiến thức, kỹ phục vụ cho công tác lưu trữ đơn vị - Cần quan tâm việc bổ sung sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ đơn vị nhà trường cách tốt 3.2.3 Đối với Sở Giáo dục Đào tạo - Tham mưu cho UBND tỉnh thực biên chế nhân viên có nhân viên làm cơng tác văn thư theo thông tư số 16/2017/TT-BGD ĐT ngày 12/7/2017 thơng tư hướng dẫn danh mục khung vị trí việc làm và định mức số lượng người làm việc sở giáo dục phổ thông công lập (Nếu thực theo định 3185 UBND tỉnh đơn vị thiếu nhân viên văn thư) Trên là “Một số biện pháp công tác Văn thư - Lưu trữ trường THCS Thiết Ống” mà thực q trình cơng tác thực tế đơn vị việc xây dựng Trường THCS Thiết Ống đạt chuẩn quốc gia Tuy nhiên giải pháp mà thực chắn cịn nhiều hạn chế mà thân tơi chưa nhận Rất mong nhận góp ý Hội đồng khoa học cấp, để tơi có nhiều giải pháp hay nữa, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục, công tác lưu trữ hàng năm nhà trường tốt XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Bá Thước, ngày 18 tháng năm 2021 Tôi xin cam đoan là SKKN viết, khơng chép nội dung người khác NGƯỜI VIẾT Hoàng Ngọc Hải Hà Văn Chinh Tài liệu tham khảo: 21 Thông tư số 18/2018/TT-BGDĐT ngày 22 tháng năm 2018 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về Ban hành quy định về kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận Đạt chuẩn Quốc gia trường trung học sở, trường trung học phổ thơng và trường phổ thơng có nhiều cấp; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ và văn quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ về Cơng tác Văn thư  ... trạng công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Thiết Ống trước năm học 2019-2020 Nguyên nhân hạn chế, tồn Các giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ trường THCS Thiết Ống Giải pháp 1:... thiếu nhân viên văn thư) Trên là ? ?Một số biện pháp công tác Văn thư - Lưu trữ trường THCS Thiết Ống? ?? mà tơi thực q trình công tác thực tế đơn vị việc xây dựng Trường THCS Thiết Ống đạt chuẩn... để lưu trữ, cần thiết đem tra cứu 2.3 Các biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư, lưu trữ trường THCS Thiết Ống 2.3.1 Giải pháp 1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác văn thư,