Ky nang quan tri thong tin

Thông tin t khách hàng.. Thông tin t nhân viên.[r]

K NĂNG QU N TR THÔNG TINỸ Ả Ị

K NĂNG QU N TR THÔNG TINỸ Ả Ị

K NĂNG QU N TR THÔNG TINỸ Ả Ị

II/Các nguyên t c qu n tr thông ắ ả ị

tin

1 B ng ch ng chuy n giao.ằ ứ ể

2 Ph n h i.ả

3 K t qu cu i cùng.ế ả ố

4 Đ m b o tính xác.ả ả

1 B ng ch ng chuy n giao.ằ ứ ể

• Vi c chuy n giao thơng tin có th b ng văn ệ ể ể ằ

b n ho c l i nói.ả ặ

• Trong vi c chuy n giao, b ng ch ng c a ệ ể ằ ứ ủ

q trình chuy n giao thơng tin r t quan ể ấ

tr ng Do v y, ho t đ ng kinh doanh, ọ ậ ộ

vi c chuy n giao ph i có b ng ch ng đ ệ ể ả ằ ứ ể

Thông tin tài nguyên nhân l cự

• T l trình đ CNV.ỷ ệ ộ

• Th i gian tham gia hu n luy n/năm.ờ ấ ệ

• M c đ đánh giá hi u qu khoá đào t oứ ộ ệ ả

• S l ng NV tham gia khố h c.ố ượ ọ

• S l ng th i gian v ng m t c a NV.ố ượ ắ ặ ủ

• Th i gian làm vi c/doanh thu.ờ ệ

• T l ngh vi c.ỷ ệ ỉ ệ

• M c tho mãn c a NV.ứ ả ủ

• Tai n n lao đ ng th i gian m t mát ộ ấ

TNLD

• S NV t n p đ n xin n d ng/ch c ố ự ộ ể ụ ứ

danh/l n.ầ

• Chi phí n d ng/s NV n đ c.ể ụ ố ể ượ

• Th i gian s l n mu n.ờ ố ầ ộ

• S l n vi ph m lĩnh v c vi ph m.ố ầ ự

• Năng su t lao đ ng.ấ ộ

• Ch t l ng cơng vi c.ấ ượ ệ

Thông tin b ph n QLNHộ ậ

• T l khách hàng l p l i.ỷ ệ ặ

• Khách hàng trung thành • S tho mãn khách hàng.ự ả

• S l ng u n i khách hàng.ố ượ ế

• S l ng u n i đ c gi i quy t, th i ố ượ ế ượ ả ế

gian ph n h i.ả

• Th i gian ph n h i cho m i yêu c u.ờ ả ỗ ầ

• T ng chi phí trung bình/khách hàng.ổ

• B ng so sánh giá c nh tranh.ả

• Th i gian trung bình c a m i quan h ủ ố ệ

• S l ng khách hàng m t mát.ố ượ ấ

• Doanh s trung bình/khách hàngố

Ph c vụ ụ

• Khách hàng chê ăn • Ph c v ch m ch ụ ụ ậ ễ

• Các u n i khác.ế

• Các s cự ố

• Các yêu c u c a khách ch a đáp ng đ c.ầ ủ ứ ượ

• Thái đ tác phong c a NVộ ủ

• V sinh hình th c cá nhân.ệ ứ

• K lu t c a NVỹ ậ ủ

1 C u trúc m ng thông tinấ ạ

T ch cổ ứ

I/ Thông tin đ i v i công tyố ớ

1 Thông tin t khách hàng.ừ

2 Thông tin t nhà cung c p.ừ ấ

3 Thơng tin kinh t tr xã h i.ế ị ộ

4 Thông tin t đ i th c nh tranh.ừ ố ủ

III/Thông tin c a b ủ ộ

ph nậ

Tr ng phòngưở Giám đ cố

Input Output/T.phòng Bp ch c năngứ

1 Các đ i tác nhân thơng tin t phịng.ố ừ

1 Giám đ cố

2 Phòng ch c năng.ứ

3 Input Output

• PA1: T t c thơng tin t phịng bên ấ ả

ngồi ph i thơng qua TP t t c ả ấ ả

thông tin t bên ngồi vào phịng ph i ả

thơng qua TP

• PA2: Xu h ng th hai u quy n, có ướ ứ ỷ ề

nghĩa m t s thông tin s đ n tr c ti p ộ ố ẽ ế ự ế

• Đ i v i tr ng h p th ng áp d ng cho ố ườ ợ ườ ụ

phong cách lãnh đ o đ c đoán ộ

• Ưu m c a ki u qu n lý thông tin ể ủ ể ả

đi m t cách th c th ng ộ ứ ườ

xác, đ y đ ầ ủ

• Nh c m thơng tin không k p th i đ ượ ể ị ể

th c hi n công vi c, v y công vi c hay ự ệ ệ ậ ệ

• Đ i v i tr ng h p th ng áp d ng đ i ố ườ ợ ườ ụ ố

v i phong cách lãnh đ o dân ch ho c t do.ớ ủ ặ ự

• Ưu m thơng tin nhanh chóng, NV t tin ể ự

trong cơng vi c.ệ

• Nh c m có nhi u thơng tin “lỗng”, ượ ể ề

khơng th c ng i lãnh đ o khó ứ ườ

M i quan h gi a hai phịng ố ệ ữ

ban

• Tr ng phịng c n ưở ầ thơng tin cho phịng khác s thông tin tr c ẽ ự ti p cho TP khác.ế

• NV mu n thơng tin cho ố b ph n output có ộ ậ th theo cách: báo ể cho TP sau TP s ẽ chuy n, chuy n tr c ể ể ự ti p cho TP output, ế chuy n tr c ti p cho ể ự ế NV output

Tr ng phịngưở Output/T.phịng

• Các TP th ng r t ng i NV chuy n thông ườ ấ ể

tin cho b ph n khác mà b n thân h ộ ậ ả ọ

khơng bi t.ế

• Nhi u NV thích v t m t TP đ chuy n ề ượ ặ ể ể

thông tin cho b ph n khác hay c p ộ ậ ấ

• L p m t thơng báo nhi m v c a t ng ậ ộ ệ ụ ủ

thành viên b ph n báo cho ộ ậ

Stt Tên thông tin Ng i ườ chuy n ể giao

Ng i ườ nh nậ

Các cách th c truy n t i thông ứ ề ả

tin

• Tr c ti p b ng tay.ự ế ằ

• Fax • Mail

• Đi n tho i.ệ

• Th tín.ư

Các hình th c truy n tinứ ề

1 Văn b n.ả

1 Mail

Danh m c bi u m uụ ể ẫ

St t

B ph n ộ ậ ban hành

Mã hi u ệ tài li uệ

Tên tài li uệ

Mã hi u ệ bi u m uể ẫ

Tên bi u ể m uẫ

• M i b ph n nên trì m t danh m c bi u ỗ ộ ậ ộ ụ ể

m u đ c s d ng.ẫ ượ ụ

• V nguyên t c m i bi u m u ph i đ c di n ề ắ ỗ ể ẫ ả ượ ễ

gi i cách th c s d ng m t quy trình, ả ứ ụ ộ

quy đ nh đó.ị

• Ph n đ nh m c ch r ng nhu c u s d ng ầ ị ứ ỉ ằ ầ ụ

trung bình c a b ph n đ có s l ng b n in ủ ộ ậ ể ố ượ ả

• B ph n c n trì m t file ch a t t c ộ ậ ầ ộ ứ ấ ả

bi u m u s d ng c a b ph n đó.ể ẫ ụ ủ ộ ậ

• Ngồi c a file danh m c bi u m u ủ ụ ể ẫ

c a b ph n.ủ ộ ậ

• Các bi u m u file n m “bìa ể ẫ ằ

trong” riêng bi t, ph i n m theo th t đ ệ ả ằ ứ ự ể

• B n nên trì m t danh m c bi u ộ ụ ể

m u theo th t có s n sàng máy đ ẫ ứ ự ẵ ể

photo c n thi t.ầ ế

• Hãy đ m b o r ng, ng i khác có th truy ả ả ằ ườ ể

c p folder bi u m u đ s d ng ậ ể ẫ ể ụ

• T TP <-> GĐ.ừ

• T TP <-> NVừ

• T B ph n input –> phịng.ừ ộ ậ

• T phịng –> b ph n output.ừ ộ ậ