Thu thuat Word co ban nang cao

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào m[r]

Tổng hợp thủ thuật nâng cao thuật word phần 1

Khi chữ Microsoft Word bị nhảy cách

Khi sử dụng Microsoft Word với mã Unicode, đơi chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn khó chịu Khắc phục tình trạng dễ.

Bạn cần vào Tools > Options >Edit Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích bảng Use smart copy and paste, sau nhấn OK Lỗi cách chữ khó chịu biến mất. Thủ thuật word phần

Tính tốn bảng

Word ứng dụng bảng tính chun nghiệp Excel Word có khả thực tính tốn bảng Để tính tốn bảng Word bạn vào Table | Formula lựa chọn hàm tính tốn Tuy nhiên, số lượng hàm tính tốn Word hạn chế, nhiều làm bạn thất vọng

Ví dụ để tính toán hàng

1 =SUM(LEF)

Trong =SUM(LEF) khơng phải bạn nhập vào mà Word đưa gợi ý cho bạn bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ)

Ví dụ để tính tốn cột

1

=SUM(ABOVE)

Bạn nhập cơng thức tính tốn đơn giản kiểu Excel, ví dụ =A1*B2 Mặc dù tên hàng cột Word không bạn yên tâm định dạng giống hệt Excel

Để cập nhật kết tính tốn có thay đổi bạn lựa chọn chứa kết ấn phím F9 Hoặc để cập nhật kết tính tốn phạm vi toàn bảng, bạn lựa chọn bảng ấn phím F9

Khả tự động định dạng Word giúp bạn nhiều động đến chuột hay menu mà cần bàn phím đủ Tạo bảng nhanh chóng thủ thuật

Để tạo bảng nhanh chóng bạn cần kí tự dấu cộng (+) kí tự dấu gạch ngang (-) Bạn cần nhập kí tự theo kiểu định dạng sau ấn Enter, Word tự động tạo bảng cho bạn

+ -+ -+ -+

Khoảng cách hai dấu cộng (+) định đến độ rộng cột tạo Tắt tính tự động định dạng số trên-chỉ số

Nhiều bạn gặp rắc rối với tính tự động định dạng số (superscript) số (subscript) Word, bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngồi với kiểu kí tự “1st, 2nd, 3rd,…” Bạn khơng thích tính tắt cách vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục AutoFormat As You Type bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) ok

Tạo mẫu văn có ảnh xem trước

Template - mẫu văn - chức vơ hữu ích Word Chức cho phép bạn tạo văn định dạng theo kiểu mẫu định sử dụng lại nhiều lần

Lấy ví dụ bạn tạo kiểu giấy mời riêng bạn lưu lại thành mẫu văn Word Lần sử dụng sau bạn cần mở template điền thông tin cần thiết

Để tạo mẫu văn riêng mình, trước tiên bạn tạo văn thông thường định dạng theo mẫu văn cần thiết bạn Khi lưu văn File | Save, bạn chọn Document Template (*.dot) mục Save as type cửa sổ lưu văn Để mẫu văn bạn có hình ảnh xem trước trước lưu thành định dạng template bạn vào File | Properties đánh dấu vào Save Preview Picture

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, vào File | New chờ bảng nhiệm vụ (Task pane) bên tay phải bạn chọn General Templates mục New from template nhớ đánh dấu vào mục Document lựa chọn template bạn tạo – hình ảnh xem trước mẫu văn khung Preview Giấu tên văn Recently Used Files

tin văn lưu danh sách Bạn chỉnh số lên giấu không cho tên văn cách sau Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục General Trong mục bạn để ý đến dòng Recently used file list Để tăng số văn danh sách Recently used files bạn cần thay đổi số ô bên cạnh Cịn để khơng cho danh sách bạn bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK

Thủ thuật word phần 6 Tạo phím tắt tùy chọn Word

Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho tổ hợp phím nóng giúp thực hiện nhanh tác vụ dùng chuột Tính hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian thực Word, khơng thể thực PowerPoint hay Excel

Để thực , bạn chọn vào menu Tools > Customize Sau đó, chọn vào thẻ Commands Click vào menu KeyBoard góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard

Trong phần Categories menu chính, phần Commands menu phụ xổ xuống Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All bạn phải chọn phần categories File phần commands FileSaveAll

Nếu tác vụ có phím tắt tổ hộp phím hiển thị phần Current Keys Cịn phần Current Keys trống bạn tự tạo tổ hợp phím tắt cho tác vụ Press New Shortcut Key Lưu ý, bạn Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím tổ hợp phím phần Press New Shortcut Key Sau nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập Nhấn Close để hoàn tất Từ , bạn hoàn tồn sử dụng tổ hợp phím hữu ích riêng Word

Tìm từ đồng nghĩa Microsoft Word

Microsoft Word chương trình nằm Office dùng để soạn thảo văn bản phổ biến ưu điểm Kỳ này, xin giới thiệu với bạn chức “Tìm từ đồng nghĩa” Microsoft Word Chức hữu ích với bạn thường hay làm việc với tài liệu văn tiếng Anh Để sử dụng cộng cụ từ cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu Tools > Language > Thesaurus bấm tổ hợp phím Shift + F7 để mở hộp thoại “Thesaurus…”

Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có văn mà bạn mở sau nhập từ cần tìm từ đồng nghĩa vào “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter bấm chọn nút “Look Up” Nếu tìm thấy đồng nghĩa từ đồng nghĩa xuất khung

Chèn âm vào văn Word

Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm vào văn để thêm phần hấp dẫn hay muốn làm rõ ý minh họa báo cáo, bạn dùng Word để chèn âm

Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object

Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File Sau đó, nhấn Browse để chọn file Trong phần tùy chọn cho bạn lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường dẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon tập tin; - Float Over Text: xuất với text

Cách thường dùng trường hợp bạn headphone để thu giọng nói Nếu bạn có Microphone có khả thu giọng nói bạn thêm âm từ giọng nói Tương tự cách thực trên, nhiên bạn chọn vào thể Create New Sau đó, rê trượt đến phần Wave Sound

Nhấn OK Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất cho bạn thu âm giọng nói để chèn vào văn Rất thú vị với văn vừa nghe nhìn phải khơng bạn

Chuyển đổi PDF sang Word hiệu hơn

Hoạt động hiệu chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của Recosoft Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ định dạng PDF sang định dạng tài liệu văn Word thông thường với vài cú click chuột đơn giản.

Nhờ khả phân tích nhận dạng dạng liệu tập tin gốc như: cột, paragraph, bảng, Style, ảnh nên kết đạt xác

Khơng giống chương trình khác thường chạy độc lập, PDF2Office Personal thiết kế Plug-in Microsoft Word nên mặt dung lượng file cài đặt nhỏ nhiều Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm chương trình QuickTime từ phiên trở chương trình làm việc

Tùy theo văn PDF cần chuyển đổi mang đặc tính như: bao gồm cột, bảng tính, bạn đánh dấu vào mục tương ứng bên mục Option Bên cạnh PDF2Office Personal cung cấp cho bạn khả chuyển đổi số trang tùy chọn mục Page Chọn nơi lưu trữ kết mục Destination Folder Sau nhấn Ok để quay lại hộp thoại Open PDF files

Nhấn nút Open PDF2Office Personal tiến hành cơng việc chuyển đổi Khi hồn tất chương trình thị kết Tuy nhiên bạn nên lưu ý phiên dùng thử chương trình cho phép bạn chuyển đổi cao trang mà Cùng với nhiều hạn chế khác Vì bạn nên đăng ký sử dụng để đạt kết cao

Chương trình cung cấp website: http://www.recosoft.com/ với dung lượng khoảng 4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows Bản thương mại giá 49 USD

Xử lý văn tốt với AutoCorrect

Microsoft ví chức AutoCorrect phần mềm Office từ phiên bản 2000 trở sau “Người sửa văn qua vai bạn” Thơng thường, tính năng tiện lợi tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi tả nhanh chóng nhiên đôi lúc chúng thường chèn vào hay thay từ mà bạn không muốn thay đổi như tên riêng chẳng hạn

Khi đó, tính lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức Mặt khác, bạn dùng tính để tự động bổ sung đoạn văn vào tài liệu Trước hết, điểm sáng cụm từ, câu, đoạn hay toàn nội dung mà bạn thường xuyên cần đưa vào tập tin Word chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options Trong nhãn AutoCorrect, bạn nhìn thấy tất phần nội dung điểm sáng trước Tiếp đến nhập vào thao tác phím mà bạn dùng để kích hoạt khả tự động chèn thêm đoạn văn Chẳng hạn tạo từ khóa addr dùng cho địa hồi đáp bạn, từ xuất bên trái đoạn văn điểm sáng bên mục ”Replace” Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn Plain text Formatted text bên văn (nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung văn chèn vào tài liệu, sau nhấn Add Tính AutoCorrect đặt từ khóa kích hoạt theo thứ tự bảng chữ mục hành liệt kê Cuối nhấn OK Close Để chèn đoạn văn vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa kích hoạt tính AutoCorrect cách nhấn Spacebar Enter, gõ thêm dấu chấm (dấu thêm vào văn gốc) Lưu ý, nhắc nhở để chấp nhận thay đổi định dạng chung (normal.dot) trước khỏi Word bạn chọn Yes, khơng tất thao tác vừa tạo AutoCorrect

từkhóakíchhoạtvànhấnDelete TẬN DỤNG MACRO

Nếu bạn tìm phương pháp chèn nhanh đoạn văn để xem có từ kiểu font chữ cho trước lấp đầy khoảng định sử dụng macro tiện lợi Sức mạnh đằng sau macro ngôn ngữ lập trình VBA Ngay trường hợp bạn dùng tính tạo marco tự động Word Excel cách nhấn Tools.Macro.Record New Macro chi tiết mã nguồn VBA giấu kín Bộ tạo macro tự động hoạt động đệm (buffer), giấu kín mã Visual Basic sau trình tạo macro Nếu khơng sử dụng tổ hợp phím <Alt>-<F11> chọn Tool.Macro.Visual Basic Editor bạn khơng nhìn thấy đoạn mã thực tế ln chạy chế độ Ví dụ sau lệnh tiện lợi Word để tạo văn “vô nghĩa” Trước hết mở tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) nhấn Enter Ngay lập tức, đoạn văn 45 từ lặp lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over the lazy dog” xuất Chỉ cần thay đổi số bên dấu ngoặc đoạn văn lặp lại với số lần số bạn vừa nhập vào

Cơng cụ ẩn Microsoft Office

Nếu máy tính bạn có cài đặt sử dụng Microsoft Office XP 2003, bạn tìm thấy thêm số cơng cụ hữu ích khác mà phần mềm cung cấp cho bạn Những cơng cụ tìm thấy bạn vào: Trình đơn Start | Microsoft Office Tools MS Office XP Start | Microsoft Office | Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên thiết lập mặc định cài đặt Microsoft Office, bạn có đến cơng cụ bổ sung Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer xuất bạn có cài đặt Microsoft Access Trong số cơng cụ bổ sung thêm có số công cụ các phần mềm nhỏ Microsoft Office, số lại cài đặt sử dụng lần (Installed on First Use - tính Microsoft Office) Đối với những công cụ kiểu bạn phải sẵn sàng cài đặt Microsoft Office bên mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager có phiên Microsoft Office 2003. Có thể nói cơng cụ thay tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor các phiên Office trước Đây thực cơng cụ hữu ích việc quản lý duyệt ảnh số Bên cạnh chức đó, cơng cụ có tính chỉnh sửa ảnh mức độ Công cụ tương thích với định dạng ảnh BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, WMF Bạn hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng ảnh số Microsoft Office Picture Manager.

chứa ảnh bạn Hoặc bạn dùng tính thêm shortcut tự động bằng cách vào File | Locate Pictures Để gỡ bỏ shortcut, bạn sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete không thư mục chứa ảnh bạn vào Recycle Bin Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn vào File | Export sau chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối tương phản ảnh gỡ bỏ hiệu ứng mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén ảnh Nhưng nhớ phải lưu lại ảnh File | Save trước khỏi chương trình Cịn khơng lịng với gì

đã thực hiện bạn hãy chọn Edit | Undo.

Microsoft Office Document Scanning Microsoft Office Document Imaging Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét văn thông qua các máy qt cịn Microsoft Office Document Imaging cơng cụ giúp bạn xử lý các văn quét vào máy tính.

Để sử dụng MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước tiến hành qt văn bạn hồn tồn thay đổi thiết lập trong MS Document Scanning cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau lần quét bạn nhấn vào Preset Options | Edit Selected Preset để thay đổi thiết lập quét Bạn tạo ra thiết lập riêng cho cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt ý đến mục quan trọng General > Create Shortcut Mục cho phép tạo một shortcut đến thiết lập riêng bạn loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh tiện lợi Mục thứ 2 cần phải ý Processing Trong mục bạn thấy lựa chọn hay thiết lập OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn MS Document Imaging (chú ý nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét tài liệu thành định dạng ảnh, bạn dùng MS Document Imaging để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn nhận dạng chuyển tài liệu đã được quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word cách Tools | Send Text to Word (chú ý bạn chưa nhận dạng quét văn bạn nhận dạng lại cách Tools | Recognize Text Using OCR). MS Document Imaging hỗ trợ định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF MDI (Microsoft Document Imaging) Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF Tuy nhiên định dạng TIFF chiếm dung lượng lớn rất nhiều so với MDI Thử nghiệm cho thấy tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, tệp tin lưu dạng MDI có 333KB.

Microsoft Clip Organizer

chọn File | Add Clips To Organizer, chương trình giúp bạn hồn tất cơng đoạn còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard có Microsoft Office 2003.

Đây công cụ giúp bạn lưu trữ thiết lập riêng bạn ứng dụng MS Office Như bạn hồn tồn khơi phục lại tồn bộ những thiết lập bạn có thay đổi hay mát xảy Hoặc bạn dùng định dạng lưu để ứng dụng với MS Office trên máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây cơng cụ giúp bạn đóng ứng dụng MS Office bị treo và khôi phục lại cơng việc trước bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây công cụ cho phép bạn thiết lập lựa chọn ngôn ngữ ứng dụng Microsoft Office Bạn thêm vào hay gỡ bỏ ngôn ngữ khác danh sách Enabled thay đổi ngôn ngữ mặc định cho ứng dụng MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer xuất bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access Đây cơng cụ giúp bạn xem qua thông tin tệp tin Access thông qua snapshots Bạn tạo snapshots chia sẻ với người sử dụng khác họ khơng có Microsoft Access cách gửi cho họ một bản copy chương trình snapshots bạn Theo mặc định chương trình được lưu thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer tải trang web Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây ứng dụng giúp bạn tạo chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết VBA bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực công cụ tương đối hữu ích Bạn khai thác thêm cách ứng dụng thực tế Có thể nói, sử dụng các công cụ MS Office để quản lý phần mềm hiệu hơn.

ADX Toys 2: Cơng cụ soạn thảo lập trình cho Word

Việc lập trình địi hỏi bạn cần có chương trình thích hợp mơi trường cụ thể, thêm vào chương trình dịch để dịch chương trình nguồn Tuy nhiên, muốn diễn giải nội dung ý nghĩa ngơn ngữ bạn cần soạn thảo thành văn để diễn đạt ý nghĩa câu lệnh Tuy nhiên, bạn copy hay paste đoạn chương trình qua word gặp trở ngại sau:

• Nhược điểm lớn bạn thời gian để hiệu chỉnh màu sắc riêng biệt câu lệnh Đây vấn đề cần tránh copy paste qua word

Để khắc phục nhược điểm trên, Add-in ADX Toys giúp bạn thực việc định dạng theo cú pháp ngơn ngữ lập

trình soạn thảo Word

Add-in hiển thị bạn soạn thảo Bạn cần chọn đoạn text cần định dạng, nhấn rê chuột để chọn loại ngôn ngữ ( hỗ trợ ngôn ngữ VB, C, Java, C# ) Và nhấn vào văn chọn theo định dạng ngơn ngữ thích hợp Rất nhanh chóng tiện lợi

Add-in hồn tồn miễn phí, dung lượng 702KB Tương thích cho Word 2000 trở lên Download http://www.add-in-express.com

Các phím tắt hữu dụng ứng dụng Office

Trong q trình sử dụng máy tính, chức phím tắt hữu ích trong việc giúp thực thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím.

Dưới số phím tắt mà khơng phải người biết: Microsoft Office

- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức Undo Redo Word hiệu phần mềm khác Photoshop, Exel

- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân chữ bôi đen - Ctrl+P: in hiển thị cửa sổ

- Ctrl+Backspace: xóa từ thay chữ

- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn bôi đen đoạn văn - Ctrl+Enter: chèn trang vào Word

- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu ™

Microsoft Outlook

- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail - Ctrl+2: mở Calendar - Ctrl+3: mở Contacts - Ctrl+4: mở Tasks - Ctrl+5: mở Notes

- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact)

- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.- Ctrl+R: trả lời tin nhắn Internet Explorer (IE) Firefox

- Ctrl+D: thêm trang web hiển thị vào Favorites/ Bookmarks - Alt+Home: trở trang chủ

- Phím Tab: chạy trỏ sang phần khác trang web - Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) web

- F11: thay đổi hình to nhỏ cửa sổ - F5 Ctrl+R: làm web chạy - ESC: ngừng tải trang web

- Ctrl+T: tạo tab đưa trỏ vào URL Firefox

- Ctrl+L (sử dụng Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa trỏ vào URL bôi đen văn hành

- Ctrl+W: đóng tab Firefox cửa sổ hiển thị IE

- Ctrl ++ Ctrl +-: tăng giảm kích thước văn Firefox 10 thao tác nhanh với MS Office

Office phần mềm văn phòng tiếng, làm rạng danh tên tuổi cho Microsoft Bộ phần mềm lớn, người sử dụng Office sử dụng hơn 15% tính phần mềm chiếm tới 245 MB Thậm chí, với 15% đó, chúng ta khơng biết rõ tính bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, tài liệu mánh khóe cơng bố hay khơng cơng bố Word, Excel, Outlook Bạn mua hàng sách đủ loại thủ thuật cho Office Tuy nhiên, chúng lớn khó nhớ chúng tơi xin cung cấp với bạn đọc số thao tác bản, giúp bạn tăng tốc công việc với Office 2003, XP 2000 Tính phóng to, thu nhỏ Office

Lối tắt tới lối tắt

Nếu bạn khơng nhớ phím tắt, bạn muốn học xem lại chúng? Quá đơn giản, Office giúp bạn nhanh chóng "thuộc lịng" với phím tắt Bạn chọn Tools ->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in ScreenTips" Bây giờ, lần bạn trỏ chuột qua biểu tượng thanh cơng cụ, mơ tả khơng chức biểu tượng mà cịn phím tắt cho bạn

Thao tác với Word Tự động với AutoText

Word cung cấp tính tự động thay cụm từ với nhấn chuột thay phải gõ tay Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn cần nhấn phải chuột vào chỗ cơng cụ, chọn AutoText Bạn tìm thấy menu cho phép bạn chọn cụm từ cụm văn mà bạn tự thêm vào Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi

Bạn soạn thảo văn dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác lý Nhưng quay lại văn bạn khơng biết chỗ gõ tiếp đâu, di chuyển tới chỗ thời gian Bạn khơng biết phím tắt giúp bạn đến chỗ? Rất đơn giản, bạn cần giữ - Thực ra, bạn nhấn liên tiếp tổ hợp phím để đến nơi cuối mà bạn tạo thay đổi Hai cửa sổ hình

Khi bạn soạn thảo tài liệu, so sánh đoạn khác văn Điều thật hấp dẫn bạn có hai khung văn trượt độc lập với văn Bạn chọn Window -> Split Một split xuất hiện, bạn sử dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia thành phần nhấn chuột Bất kì thay đổi khung nhìn thay đổi khung nhìn Bạn muốn chuyển chế độ cửa sổ đơn trước, bạn nhấn đúp chuộtvàothanhsplit

Thao tác với Excel Thay đổi hướng Enter

Sang trang với page break

Nếu bạn in bảng tính mà có vài cột vài hàng sang trang trang khác Trông chúng thật xấu ! Phải làm cách để tránh vấn đề ? Để xem bảng tính bị tách trang, bạn chọn View -> Page Break Preview Nếu lần bạn dùng chức này, bạn thấy hình "chào hỏi" - hình khơng thực hữu ích Bạn đánh dấu chọn vào hộp Do not to show it again để tắt hình vào lần sử dụng sau Bạn sử dụng cuộn ngang dọc để xem Excel tách trang Các trang đánh dấu nhãn lớn dòng kẻ page break in đậm Bạn chỉnh dịng kẻ page break chuột Để đặt page break tay, bạn chọn ô ô trang Sau bạn chọn Insert -> Page Break Sau này, muốn loại bỏ page break, bạn chọn Insert -> Remove Page Break

Sử dụng tính AutoFill

Excel tạo dãy số , ngày tháng, ngày tuần, tháng, năm Để làm điều này, bạn cần điền giá trị giá trị dãy vào ô AutoFill tự động điền tiếp cho bạn

- Điền dãy số : Để điền dãy số, bạn điền giá trị vào ô, giá trị vào ô bên cạnh, tiếp đó, bạn lựa chọn Bây trỏ bạn biểu tượng hình dấu cộng (không phải dấu cộng với mũi tên), bạn cần kéo từ chỗ bạn muốn Bạn thấy có giá trị tăng dần (3,4,5, ) Nếu bạn nhập vào 100, 200 bạn có giá trị 300, 400, 500

- Điền ngày tháng: Cũng tương tự, bạn điền ngày tuần, tháng năm, Excel tự động điền giá trị AutoFill Nếu bạn nhập vào ngày cuối tháng, AutoFill chuyển sang ngày đầu tháng Excel điền dãy năm quý 2004, 2005,2006, Q1,Q2,Q3,Q4 Theo mặc định, AutoFill chép giá trị định dạng ô mà bạn chọn Để lựa chọn hai, bạn nhấn chuột phải kéo Khi bạn thả chuột bạn thấy lựa chọn Fill Formatting Only Fill Without Formatting Nếu bạn khơng thích cách mà AutoFill điền liệu, bạn chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để có thêm nhiều tuỳ chọn

Thao tác với Outlook

Liên hệ nhanh nhờ nickname

này với người khác bạn lấy thơng tin cách nhanh Khi bạn gửi thư cho người đó, bạn cần gõ nickname vào trường "To:" đủ

Tạo thêm không gian

Outlook 2003 thiết kế với khung, khung đọc bên phải, cho phép dễ dàng để đọc thư mà mở thư để đọc Tuy nhiên, trường hợp đó, bạn cần nhiều khơng gian để đọc Bạn nhấn Alt-F1 để bật/tắt khung duyệt, tắt khung duyệt cho bạn nhiều không gian để đọc thư Sau thử dùng cách này, bạn cảm thấy thú vị nhiều - cuộn trái hay cuộn phải Thủ thuật nâng cao MS Word

Là người thường xuyên phải làm việc với Word, hẳn bạn sử dụng rất nhiều thao tác phải lặp lặp lại hàng ngày Rất nhàm chán mà lại mất thời gian Tại không sử dụng tính tự động hấp dẫn mạnh mẽ của Word làm giúp bạn?

Những thủ thuật giảm bớt thao tác thời gian thao tác Word:

Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày

Word khơng khởi động nạp thiết lập mà bạn thích, ép chúng làm việc với macro mở tài liệu tạo tài liệu

Để sử dụng macro, nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro sau đặt tên macro AutoOpen, ý trường Store In field nằm Normal.dot Hãy bỏ qua lựa chọn để gán macro cho phím tắt menu, bởi macro AutoOpen thiết kế để chạy tự động mở tập tin

Lúc chế độ ghi macro kích hoạt , làm với thao tác lặp lại mở tài liệu mới.Sau hoàn thành xong, nhấn nút dừng (Stop) Bây giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic Editor, chép tồn AutoOpen dán vào dịng cao cửa sổ code bên tay phải, đổi tên chép thành AutoNew, lúc thiết lập tự động chạy tạo tài liệu

Sửa đổi định dạng tài liệu

Sau tạo macro mà bạn lưu tài liệu template, Word đưa lời cảnh báo lần mở tài liệu Để loại bỏ cảnh báo phiền phức, tạo chữ kí số (digital signature)

giúp Word "tin tưởng" macro Sử dụng Start ->Run nhập vào đường dẫn nơi cài đặt Office Ví dụ:

C:\Program Files\Microsoft

Office\Office11 (Office10 sử dụng Office XP) Tiếp đó, tìm tới tập tin Selfcert Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển thị tập tin mở rộng) nhấn đúp vào tập tin Nếu khơng tìm thấy tập tin

Selftcert, thêm tính cài đặt Office Khi sử dụng, làm theo dẫn nhập tên riêng cho certificate hỏi Sau đó, Word, mở tài liệu sử dụng macro Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor Trong khung Project phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn Choose , lựa chọn certificate vừa tạo Bây giờ, đóng mở lại tài liệu Nếu hộp cảnh báo bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, lựa chọn Enalbe Macros Lặp lại bước cho tài liệu template muốn nhúng macro

Một điểm cần lưu ý certificate tự tạo "tin tưởng" máy bạn, lựa chọn Always Trust Macros From This Source tạo "niềm tin" sử dụng máy khác

Dán văn không chứa định dạng

Khi người sử dụng dán đoạn văn từ trang Web vào tài liệu Word, có lẽ người sử dụng không muốn giữ lại định dạng phông chữ Đặc biệt hình ảnh quảng cáo thành phần khác Bạn sử dụng Edit -> Paste Special sử dụng Unformatted Text lần cắt dán từ trang Web Nhưng có cách khác hấp dẫn thú vị nhiều sử dụng macro Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor gõ vào đoạn mã sau:

Sub PasteUnformatted()

Selection.PasteSpecial _

dataType:=wdPasteText End Sub

Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard , kéo xuống danh sách Categories Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command, đưa trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn lựa phím tắt khác theo ý mình), nhấn vào Assign Close Từ bạn cần nhấn Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn chưa định dạng vào Word nhanh chóng đơn giản

Loại bỏ kí lạ, dấu xuống dịng văn

Đoạn văn dán vào Word từ email trang Web có dấu ngắt dịng (hoặc kí tự ^, >> ), dĩ nhiên bạn muốn loại bỏ kí tự, khỏi văn Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ cách gõ ^l ( gõ dấu ^ chữ 'L' thường) trường Find What, gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace Tiếp đó, chọn Replace All Cuối cùng, Word hỏi có muốn tiếp tục thay tồn văn khơng chọn No

Bạn ghi lại bước thành macro Sau ghi lại, chỉnh sửa đoạn macro để Word không hỏi lại bạn có muốn thay tồn tài liệu hay khơng Tìm dịng Warp=wdFind-Ask thay đổi thành Warp=wdFindStop

Sử dụng menu Work

Sử dụng danh sách tài liệu thường dùng (recent documents) menu File Word nhanh nhiều Tuy nhiên, danh sách liệt kê tập tin thường sử dụng gần (mặc định có 4) Để chỉnh sửa số lựa Tools ->Options, thẻ General Nhưng điều khơng đảm bảo tập tin thường mở có thuộc danh sách hay không Hãy sử dụng thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, tới mục Categories tới danh sách Buitl-In Menus Trong danh sách Command, kéo Work lên hàng có các menu nhấn OK

Lúc tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng cần nhấn vào menu Work chọn Add to Work Menu Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách tài liệu, nhấn Ctrl +Alt + "-" chọn tài liệu muốn loại bỏ Khi muốn mở tài liệu cần tới Work chọn tài liệu

Vẽ hình MS-Word

Ngồi chức soạn thảo văn bản, MS-Word hỗ trợ chức năng vẽ hình tương đối tốt Một số hình vẽ đơn giản vẽ trực tiếp MS-Word mà khơng cần vẽ từ phần mềm khác phải chèn vào vừa thời gian, lại làm tăng dung lượng tập tin.

Ngoài chức vẽ đường thẳng, hình vng, hình trịn MS-Word cịn vẽ đường cong phức tạp, đường gãy khúc liên tục

Để thực việc vẽ hình, hình chưa có cơng cụ vẽ hình bạn lấy sau: Click phải chuột lên công cụ bất kỳ, chọn Drawing Trên công cụ bao gồm đầy đủ chức vẽ, tô màu, chọn bề dày nét vẽ, kiểu nét vẽ, vẽ hình khối, mẫu hình chuẩn

Khi cần copy đối tượng đó, bạn ấn giữ phím Ctrl, đưa trỏ đến đối tượng, click & drag đến nơi cần copy Khi cần vẽ đường cong phức tạp, bạn vào: AutoShapes > Lines > Curve công cụ Drawing, tương tự, vào AutoShapes > Lines > FreeForm để vẽ đường gãy khúc Nếu đường cong, gãy khúc chưa ý muốn, bạn click phải

chuột vào đối tượng chọn "Edit Points", lúc điểm neo đường lên, bạn tự điều chỉnh theo ý muốn, bạn thêm điểm vào (add points), xóa bớt điểm (delete points) để điều chỉnh đường nét mềm mại

Muốn tơ màu tồn đối tượng địi hỏi đối tượng phải tạo nên từ đường khép kín, để làm điều bạn việc click phải chuột vào đối tượng chọn "Close Patch" Đồng thời ngồi màu bản, bạn lót bên hình vẽ mẫu tơ sẵn có, hình vẽ (Fill Color\Fill Effects) Ngồi ra, để tiện lợi vẽ, MS-Word có chức hiển thị lưới trang văn để bạn dễ cân chỉnh hình vẽ, chức bắt điểm đối tượng với nhau, đối tượng với lưới cách thực sau:

Trên công cụ Drawing, click Draw\Grid, lúc hộp thoại tùy chọn lên Bạn click chọn "Display gridlines on screen"

để hiển thị mạng lưới, định bề rộng, chiều cao mắt lưới box Vertical spacing, Horizontal spacing

Định khoảng mắt lưới theo chiều ngang chiều dọc box Vertical every, Horizontal every (cách mắt lưới, mắt lưới )

Để bắt đối tượng đến lưới, bạn chọn Snap objects to grid (nghĩa bạn vẽ, đầu mút đối tượng tự động liên kết đến vị trí mắc lưới cách nhanh chóng xác mà bạn không cần phải canh chỉnh).Tương tự,

khi cần liên kết đối tượng bạn click chọn "Snap objects to other objects"

Sau hoàn tất hình vẽ, để tránh trình chỉnh sửa, dàn trang văn bản, đối tượng nhảy lung tung làm hình vẽ bạn bị sai, biến văn bạn liên kết (Group) chúng lại sau:

Giữ Shift click chọn đối tượng nhanh bạn vào biểu tượng Select object cơng cụ Drawing, sau click & drag để chọn đối tượng Vào Draw\Group để liên kết đối tượng lại với nhau, lúc tất hình vẽ khối thống nhất, bạn yên tâm chỉnh sửa văn

Tự in phím tắt MS Word

Giữ Ctrl + click & drag đối tượng để copy (hình trái), click phải chuột lên đối tượng, chọn Edit

Hộp tùy chọn mạng lưới

Để bạn đọc ngày sử dụng công cụ Microsoft Office cách hiệu nhất, Quản Trị Mạng cung cấp loạt hướng dẫn thủ thuật đơn giản lại hiệu tính chương trình phổ biến Office thơng dụng này: MS Word MS Excel

Tuần số thứ nhất: Bài 1: Tự in danh sách phím tắt Microsoft Word Sử dụng phím tắt làm cho tốc độ xử lý văn đem lại hiệu nhanh chóng việc soạn thảo văn bạn chưa biết nhiều phím tắt muốn tìm danh sách phím tắt, thật đơn giản, chương trình Microsoft Word tự liệt

kê danh sách phím tắt cho bạn:

1 Vào Tools\Macro\Macro… (Hoặc dùng phím Alt+F8) Xuất hộp thoại Macro:

2 Chọn Word Commands Macro in bạn có hộp thoại Macros:

3 Tại bạn tìm mục List Commands (hoặc nhập chữ List Commands) vào ô Macro name

4 Chọn nút Run Step Into

5 Chọn Current menu and keyboard settings: Liệt kê lệnh cài đặt phím tắt (có thể sử dụng) List Commands

Hoặc chọn All word commands: Liệt kê tất lệnh cài đặt lẫn chưa cài đặt phím tắt (bạn tự cài đặt thêm) Microsoft Word Chọn nút OK -> Kết in cho bạn danh sách phím tắt sử dụng chương trình Microsoft Word:

Vậy khơng cần phải tìm kiếm đâu xa mà bạn có danh sách tất phím tắt cần dùng MS Word Bạn hồn tồn tự cài đặt thêm chỉnh sửa phím tắt cho thuận tiện việc sử dụng Nếu chưa biết thủ thuật bạn tiếp tục theo dõi tiếp sau

Các định dạng đặc biệt chữ Chuyển đổi chữ in sang chữ thường ngược lại

Nếu lỡ gõ nhầm chữ in sang chữ thường ngược lại, thay xố gõ lại, bạn quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format > Change case Ở cửa sổ ra,bấm chọn lựa chọn: Sentence case (Chữ in đầu câu), lowercase (chuyển sang chữ thường), UPPERCASE (chuyển sang chữ in), Title Case (Chữ in đầu từ),tOGGLE cASE (chữ thường đầu từ).Có thể làm nhanh ba thao tác Sentence case, lower case, UPPERCASE cách bấm nhiều lần tổ hợp phím Shift + F3 sau quét chọn vùng văn

chọn Sang chữ hoa Sang chữ thường, bấm nút Chuyển mã Trở lại cửa sổ soạn thảo, bấm tổ hợp phím Ctrl+V (hoặc bấm menu Edit > Paste, bấm nút Paste công cụ)

Định dạng số

Để viết công thức nước H2O Bạn gõ H2O, quét chọn chữ số 2, bấm menu Format > Font Đánh dấu chọn mục Subscript cửa sổ ra, bấm OK Hoặc sử dụng phím tắt gõ chữ H, bấm tổ hợp phím Ctrl + dấu =, gõ số 2, sau lại bấm tổ hợp phím Ctrl + dấu =, gõ chữ O

Định dạng số mũ

Để soạn thảo A 2: Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu Format > Font, đánh dấu chọn mục Superscript, bấm OK Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ hợp phím Ctrl, Shift dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl, Shift dấu =/

Các định dạng đặc biệt khác

Quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format Trong cửa sổ ra,vừa đánh dấu chọn mục phần Effects, vừa quan sát khung Preview bên để tìm loại hiệu ứng cần dùng, bấm OK

Định dạng bề rộng chữ

Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font Bấm thẻ Character Spacing Bấm ô Scale, chọn giá trị %, bấm OK

Định dạng chữ hiệu ứng

Định dạng có tác dụng xem văn Word mà không in Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font Bấm thẻ Text Effects, vừa bấm chọn dạng hiệu ứng khung Animations vừa quan sát khung phía để xem trước hiệu ứng, bấm OK

Khám phá công cụ MS Word

Những thủ thuật sau giúp bạn tùy biến môi trường Microsoft Word nhằm mục đích tăng tính hữu dụng cơng cụ tăng tốc công việc của bạn.

trởnênhữuíchhơnnữa

Để tạo nút bấm công cụ giúp chèn biểu tượng vào văn cách hoàn toàn tự động dễ dàng bạn vào Tools | Customize Trong cửa sổ Customize bạn chuyển sang mục Commands tìm đến lựa chọn All Commands danh sách liệt kê Categories bên phía tay trái Trong cửa sổ liệt kê All Commands bên trái bạn tìm đến lện Symbol Hãy nhắp chuột trái vào lệnh Symbol kéo thả lên cơng cụ mà bạn muốn nút bấm Symbol nằm Khi hộp thoại Symbol bạn lựa chọn biểu tượng muốn chèn Nhắp OK

Sau bạn tạo phím bấm theo cách nút bấm mang tên biểu tượng Để làm cho nút bấm trở nên thân thiện bạn lần mở hộp thoại Customize nhắp chuột phải vào nút bấm bạn vừa tạo Giờ bạn xem menu ngữ cảnh chuột phải bạn đổi tên hay đổi biểu tượng cho phím bấm

Tương tự sử dụng cách bạn bổ sung thêm nút bấm công cụ cho phép bạn chèn ảnh vào văn hồn tồn tự động Bạn tìm đến lệnh InsertPicture danh sách All commands kéo thả lên công cụ thuận tiện với bạn Sau bạn nhắp chuột phải vào nút bấm bạn vừa tạo lựa chọn ảnh liên kết với phím bấm cách chọn Assign Hyperlink | Insert Picture Hãy nhớ bạn phải để hộp thoại Customize mở nhắp chuột phải vào nút bấm khơng khơng có tác dụng đâu

Bạn tạo ảnh cho nút bấm công cụ bạn từ ảnh có kích cỡ 16 x 16-pixel Sau bạn chép ảnh vào clipboard hệ điều hành dán thay cho nút bấm công cụ cách nhắp chuột phải vào nút bấm muốn thay đổi chọn Paste Button Image Một lần hay nhớ phải mở hộp thoại Customize trước nhắp chuột phải vào nút bấm công cụ

Danh sách All Commands chứa loạt lệnh Word có chức tương tự lệnh Symbol kể Color, Column, Condensed, Expanded, Lowered, Raised, FontSize, and FileOpenFile… bước thực đơn giản Bằng cách bảo đảm công việc xử lý văn bạn tăng tốc lên nhiều

Bạn tùy biến MS Word cách bổ sung thêm lệnh vào menu tắt (Shortcut Menus) Để thực công việc bạn mở hộp thoại Customize chuyển sang mục Toolbar Trong danh sách công cụ Word bạn đánh dấu lựa chọn Shortcut Menus Khi công cụ xuất bạn lựa chọn Text, Table, hay Draw tùy thuộc theo sở thích bạn Với menu mở bạn chuyển sang mục Commands hộp thoại Customize kéo thả lệnh cần thiết vào menu tắt

Một cách khác để tùy biến Word bổ sung số menu xây dựng sẵn ứng dụng menu Work chẳng hạn Các công cụ xây dựng sẵn Word nằm hộp thoại Tool | Customize Bạn chọn Built-in menu danh sách Categories bên tay trái cửa sổ kéo thả menu Work danh sách Commands bên tay trái để thả vào công cụ hay menu hệ thống Word

Thanh menu Work có chứa đường dẫn đến tệp tin cho phép bạn mở tệp tin cách nhanh chóng – chức tiện dụng cho bạn phải làm việc với nhiều văn khác Để vận hành chức bạn mở hộp thoại Customize mở tệp tin mà bạn muốn bổ sung vào menu Word Với tệp tin bạn văn mở bạn lựa chọn menu Word | Add To Work Menu, đường dẫn tệp tin lưu menu Work bạn hồn tồn mở cách nhanh chóng

Bạn có đầy đủ thứ giúp cho cơng việc bạn trở nên tiện lợi nhanh chóng hết Nhưng bạn muốn đưa thứ trở trạng thái ban đầu sao? Bạn mở hộp thoại Customize nhắp vào nút Reset chọn Yes Mọi thứ lại trạng thái ban đầu

In ấn file văn bản

Hướng dẫn cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính tại, cách in ấn trong MS word hủy bỏ lệnh in.

v Cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính Kích chuột trái vào nút Start

2 Chọn Settings \ Printers and Faxes

ð Xuất cửa sổ Printers and Faxes

3.Chọn Add a printer : Xuất hộp thoại Add Printer Wizard

Lựa chọn kiểu kết nối với máy in

ü ž Local printer attached to this computer: Máy in nối trực tiếp với máy tính

ü ž A network printer, or a printer attached to another computer: Máy in nối qua mạng nội kết nối với máy tính khác cài máy in

5 Chọn nút Next : Xuất hình:

6.Chọn nút Next : Xuất hình:

- Chọn tên hãng sản xuất máy in bên cột Manufacturer - Sau chọn Tên loại máy tin bên cột Printers

- Trường hợp có đĩa loại máy in bạn cho đĩa vào ổ CD chọn nút Have Disk… => Xuất hộp thoại Install From Disk, chọn đường dẫn tới ổ chứa phần mềm cài đặt máy in:

- Chọn nút OK

8 Chọn nút Next :Xuất hình:

Bạn có muốn lựa chọn máy in mặc định in? ü ž Yes: Đồng ý

ü ž No: Không

9 Chọn nút Next : Xuất hình:

Bạn có muốn in thử trang? ü ž Yes: Đồng ý

10 Chọn nút Next : Xuất hình hiển thị thơng số thiết lập cài máy in:

11 Chọn nút Finish để hoàn thành việc cài đặt máy in

12 Có trường hợp bạn khơng thể thực lệnh Xem trước in (Pre Preview) lý chưa cài máy in Lúc bạn cần thực thao tác để cài máy in, bạn khơng cần phải lo lắng khơng có đĩa cài hay cần phải cài loại máy in bạn cần xem hình ảnh file văn trước in cài để in

v In ấn MS word

1 Vào File\chọn Print… (Ctrl + P) : Xuất hộp thoại Print

2 Printer: Máy in Nếu máy tính bạn cài đặt nhiều loại máy in sử dụng lưu ý lựa chọn loại máy in phù hợp Nếu máy tính cài loại máy in bạn khơng cần quan tâm đến phần

ü Name: Tên loại máy in ü Status: Trạng thái ü Type: Loại máy in

ü Where: Cổng kết nối với máy tính Page range: Vùng in

ü € All: In tất trang file

ü € Pages: In trang định rõ: Ví dụ: nhập số vào hộp box

· -> in trang số

· 2,3,5 -> in trang số 2, 3,

· 2-6 -> in từ trang số đến trang số (2, 3, 4, 5, 6)

ü € Selection: Chỉ in vùng lựa chọn (vùng bạn bôi đen)

4 Number of copies: In

5 Mục Print: Mặc định chế độ All pages in range

ü All pages in range: In toàn trang ü Odd pages: Chỉ in trang lẻ ü Even pages: Chỉ in trang chẵn

6 R Collate: In từ trang đến hết, quay lại in tiếp từ trang đến hết £ Collate: In hết trang 1, trang 2,… đến hết trang cuối

7 Properties: Chọn chi tiết loại giấy in

Lưu ý: Nếu file bạn đặt số trang (ví dụ số trang bắt đầu đánh từ số 10 trở đi), bạn đặt lệnh in trang số máy in khơng thực lệnh in

8 OK

v Hủy bỏ lệnh in

Trường hợp bạn thực lệnh in lại muốn hủy bỏ lệnh in này, bạn không nên thực thao tác xóa bỏ lệnh in máy in in bỏ lệnh in dễ xảy trường hợp bị kẹt giấy Trước hết cần bỏ giấy khỏi máy in sau thực bước sau:

1. Kích chuột phải vào biểu tượng máy in Taskbar, chọn Open All Active Printers and Faxes

Hoặc:

Kích chuột phải vào biểu tượng máy in, chọn Open (Hoặc kích đúp chuột trái vào biểu tượng máy in) Xuất cửa sổ

2 Chọn file muốn bỏ lệnh in Vào Document menu

ü Chọn Pause: Tạm dừng lệnh in ü Chọn Cancel: Hủy bỏ lệnh in

Định dạng file văn bản

Nhiều bạn loay hoay làm để quay trang ngang trong đống trang văn Hoặc lần tạo file bạn lại phải định dạng lại lề văn cho trang kích thước lề lần trước sau khơng thay đổi,… Quản Trị Mạng hướng dẫn bạn cách định dạng lề trang, quay trang ngang, trang dọc

v Căn lề văn

1 Vào File\chọn Page Setup… (Alt + F \ U)- Xuất hộp thoại Page Setup

2 Chọn thẻ Margins (Alt + M)

3 Điền khoảng cách lề trang, bạn chưa đổi lại đơn vị tính đơn vị tính mặc định inch

 Top: Lề  Bottom: Lề  Left: Lề trái  Right: Lề phải

 Header: Tiêu đề trang  Footer: Chân trang

Thông thường Header Footer không thay đổi, mặc định để kích thước 1,27cm định dạng trang A4

4 R Mirror margins: Nếu bạn muốn in mặt có lề đối xứng tờ giấy R pages per sheet: Nếu bạn muốn in trang thành tờ giấy

5 Apply to: Áp dụng cho:

 Whole document: Toàn file văn

 This point forward: Áp dung cho trang sau kể từ vị trí trỏ định vị

6 Sau đặt lại thông số cùa lề, bạn muốn thiết lập định dạng lề cho file văn sau kích vào nút Default… trả lời OK

7 OK

1 Vào File\chọn Page Setup… (Alt+F \ U) - Xuất hộp thoại Page Setup

2 Chọn thẻ Paper Size (Alt + S)

3 Với phần Paper Size, Width Height bạn nên để mặc định, kích thước Width – Height bạn thay đổi được, thay đổi nhiều in phải chọn loại kích thước giấy, khơng văn in bị chữ

4 Orientation: Định hướng kiểu trang  € Portrait: Quay dọc

 € Landscape: Quay ngang Apply to: Áp dụng cho:

 Whole document: Toàn file văn

 This point forward: Áp dung cho trang sau kể từ vị trí trỏ định vị

6 Sau đặt lại thông số cùa lề, bạn muốn thiết lập định dạng lề cho file văn sau kích vào nút Default… trả lời OK

7 OK

Mẹo: Trong file văn có nhiều trang, bạn muốn quay ngang trang số trang file văn bản:

 Đặt dấu định vị trỏ điểm cuối trang trước muốn quay ngang,  Thực thao tác quay ngang trang giấy bước Chú ý: Phần

Apply to bạn cần chọn This Point forward Kết quả: Toàn trang sau vị trí trỏ định vị quay ngang

 Tiếp theo để quay dọc lại trang sau, bạn cần đặt trỏ vị trí cuối trang ngang (trước trang muốn quay dọc) Thực thao tác quay dọc trang giấy Phần Apply to chọn This Point forward

 Sử dụng phím Ctrl + F2 (File \ Print Preview) để xem hình ảnh file văn trước in

v Thiết lập tiêu đề trang, chân trang (header, footer) trang chẵn riêng, trang lẻ riêng.

2 Chọn thẻ Layout (Alt + L)

3 Chọn R Different odd and even (Cách đặt tiêu đề trang chân trang hướng dẫn tiếp phần sau)

4 OK

v Muốn khơng có header, Footer trang file văn Vào File\chọn Page Setup… (Alt+F \ U)- Xuất hộp thoại Page Setup

2 Chọn thẻ Layout (Alt + L) Chọn R Different first page OK

MS Word: Tạo tiêu đề trang (Header) chân trang (Footer) 1 Vào View \ Header and Footer

2 Nhập nội dung tiêu đề trang & chân trang Chi tiết chức công cụ Header Footer sau:

Insert Auto text: Chèn nội dung tự động - - PAGE - : - Chèn số trang –

- Author, Page #, Date: Chèn tên máy tính, số trang, ngày tháng năm (lấy theo ngày hiển thị máy tính)

- Confidential, Page#, Date: Chèn Confidential, số trang, ngày tháng năm - Created by: Hiển thị “Created by: tên máy tính”

- Created on: Hiển thị “Created on: ngày, tháng, năm, giờ” (ngày thiết lập máy tính) - Filename: Tên file

- Filename and path: Đường dẫn file tên file

- Last Printed: Hiển thị “Last printed ngày, tháng, năm, giờ” (ngày thiết lập máy in) - Last saved by: Hiển thị “Last saved by tên đặt cài windows”,

- Page x of y: Trang thứ x tổng số y trang file - Chèn số trang

- Chèn tổng số trang file

- Tự đánh số trang bắt đầu tùy thích

- Chèn ngày, tháng, năm (tính theo ngày máy tính) - Chèn máy tính

- Định dạng lại kích thước header & footer lề trang - Ẩn / nội dung file tạo nội dung header & footer

- Same as previous: Hiển thị nội dung header & footer giống file trước - Di chuyển Header với Footer

- Quay lên trang trước trang - Hiển thị trang sau trang

Trường hợp muốn có đường gạch ngang với nội dung Header & Footer, bạn dùng vẽ MS Word Drawing bình thường, vẽ đường ngang vị trí phù hợp (ví dụ):

Close: Thốt khỏi hình tạo header & footer Sau tạo xong nội dung header & footer bạn kích đúp chuột hình nội dung trang để

* Trường hợp bạn muốn nhập nội dung Header & Footer trang chẵn, trang lẻ khác nhau:

1 Vào File \ Page Setup => Xuất hộp thoại Page Setup \ chọn thẻ Layout:

2 Tại mục Headers and Footers:

ỵ Different odd and even: La chọn việc nhập nội dung Header & Footer trang chn, trang l khỏc

ỵ Different first page: Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer trang file khác với trang

3 Sau bạn nhập lại nội dung Header & Footer trang chẵn, trang lẻ riêng. Một số thủ thuật in văn MS Word

MS Word: Trong thư liên hệ gửi ban quản trị QuanTriMang.com có số bạn hỏi cách in tài liệu Word như: Làm để in trang văn mặt giấy? Làm để in trang văn mặt tờ giấy có lề bên trái kích thước để đóng gáy khơng bị chữ Sau QuanTriMang.com hướng dẫn số thủ thuật in MS Word

Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược

khơng bị to nhỏ lệch Lấy ví dụ trang văn đặt lề là: - Top: 1.5 cm

- Bottom: 1.5 cm - Left: 2.5 cm - Right: 1.5 cm

1 Vào File / Page Setup… Xuất hộp thoại Page Setup, chn th Margins:

Hóy ỏnh du ỵ Mirror margins – Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược (Nó khơng khác bạn goi gương.)

3 Kết trang văn bạn có lề sau:

Trang có lề: Top: 1.5 cm Bottom: 1.5 cm Left: 2.5 cm Right: 1.5 cm

Trang có lề: Top: 1.5 cm Bottom: 1.5 cm Left: 1.5 cm Right: 2.5 cm In trang văn mặt giấy

Bạn hóy ỏnh du la chn ỵ pages per sheet – In trang sheet Sau bạn in bình thường

4 Kết in gộp trang hình word vào mặt giấy đặt dọc:

Với cách làm thực chất chưa đem lại lợi ích cho bạn

In trang văn mặt giấy (quay ngang & áp dụng cho Office 2003)

1 Vào File / Page Setup… Xuất hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Bạn lựa chọn Book fold 3 Sau bạn in bình thường

4 Kết in gộp trang hình word vào mặt giấy đặt ngang (Bạn có thể đóng thành sách trang có khoảng cách làm chỗ đóng gáy sách):

In nhiều trang văn mặt giấy Bạn soạn thảo văn bình thường,

Trong hộp thoại này, bạn cần chọn mục Pages per sheet – In n trang vào mặt giấy (n =1, 2, 4, 6, 8, 16 trang) Trên hình minh họa là: In trang mặt giấy

4 Kết bạn in nhiều trang tờ giấy sau:

Với cách làm bạn in tối đa 16 trang văn mặt giấy tất nhiên kích thước chữ bị nhỏ lại

Tìm kiếm – Thay - Di chuyển nhanh

MS World:Bạn có văn lại bị sai lỗi tả nhiều vị trí khác nhau, bạn muốn sửa lại mà không nhiều thời gian tìm kiếm khơng bị bỏ sót? Quản Trị Mạng giúp bạn làm việc cách dễ dàng đồng thời bạn di chuyển nhanh đến vị trí file văn mà không cần dùng đến cuộn hay chuột để tìm kiếm

Muốn tìm kiếm chữ, từ ngữ file

2 Nhập từ cần tìm kiếm vào box (ví dụ từ “tìm kiếm”)

3 Chọn nút Find Next (hoặc ấn phím enter): Nếu nội dung file văn có từ “tìm kiếm” lần enter hiển thị cho bạn kết từ “tìm kiếm” bơi đen, sau tìm kiếm hết file xuất thơng báo “Đã hồn thành việc tìm kiếm file word”

4 Nếu từ tìm kiếm khơng có nội dung file xuất thông báo “Đã hồn thành việc tìm kiếm file word Khơng tìm thấy đối tượng nào”.

Muốn thay từ ngữ nội dung file văn bản Vào Edit \ Replace… (Ctrl + H)

2 Xuất hộp thoại Find and Replace

Nhập từ ngữ cần tìm để thay Find what Nhập từ ngữ thay ô Replace with Chọn Replece để tìm thay từ

Chọn Replace All để thay toàn nội dung văn Chọn Find Next để tìm từ

Sau tìm kiếm thay hết file xuất thơng báo “Đã hồn thành việc tìm kiếm file word”

5 Nếu từ tìm kiếm để thay khơng có nội dung file xuất thơng báo “Đã hồn thành việc tìm kiếm file word Khơng tìm thấy đối tượng nào”.

Di chuyển nhanh đến vị trí cần thiết

Vào Edit \ Go to… (Ctrl + G) - Xuất hộp thoại Find and Replace

Chọn đối tượng để di chuyển: Page: Số trang

Line: Số dòng

Comment: Số ghi chú Table: Số bảng

Heading: Số định dạng tiêu đề heading

3 Nhập số cần di chuyển tới (ở ví dụ ảnh di chuyển nhanh đến trang số 14) Chọn nút Go to (hoặc gõ phím Enter)

5 Kết thu mở cho bạn vị trí vừa chọn xong Ấn phím Ecs nút Close để trở lại hình word làm việc Thay đổi biểu tượng nút nhấn công cụ

MS Word: Giao diện tương tác Microsoft Word đạt chuẩn GUI với hệ thống nút nhấn có biểu tượng giúp bạn dễ dàng liên tưởng đến chức tương ứng Tuy nhiên, muốn thay đổi biểu tượng mặc định nút nhấn biểu tượng khác đẹp mà bạn thích thú, QuảnTrịMạng.com hướng dẫn bạn

1 Vào Tools / Customize… (Hoặc click chuột phải lên biểu tượng nút nhấn thanh công cụ chọn Customize…)

Click vào nút Rearrange Command…

3 Xuất hộp thoại Rearrange Commands

- 8 Menu Bar: Chọn tên menu thuộc công cụ - ¡ Toolbar: Chọn công cụ khác

- Controls: Chọn nút nhấn muốn thay đổi biểu tượng (Ví dụ chọn thay đổi biểu tượng nút nhấn Columns – chia cột báo, thuộc menu Format)

- Add: Thêm cơng cụ - Delete: Xóa cơng cụ

- Move Up/Move Down: Di chuyển công cụ lên / xuống menu

- Modify Selection: Lựa chọn số sửa chữa khác Bạn chọn nút 3 Click vàu nút Modify Selection:

- Name: Thay đổi tên công cụ

- Copy Button Image: Sao chép ảnh nút nhấn - Paste Button Image: Dán ảnh nút nhấn

- Reset Button Image: Hủy bỏ tất thay đổi ảnh nút nhấn - Edit Button Image…: Chỉnh sửa hình ảnh nút nhấn

- Change Button Image: Bạn chọn ảnh làm biểu tượng thay cho biểu tượng nút nhấn hành

- Default Style: Hiển thị kiểu định dạng mặc định

- Text Only (Always): Chỉ hiển thị chữ công cụ (ở nơi) - Text Only (in Menus): Chỉ hiển thị chữ công cụ (trong menu) - Image and Text: Hiển thị ảnh chữ

- Begin a Group: Hiển thị vị trí nhóm - Assign Hyperlink: Đặt liên kết cho cơng cụ

4 Kết hiển thị công cụ: Biểu tượng nút công cụ Columns thay đổi

Định dạng đoạn văn bản

3 General

 Alignment: Căn lề o Left: Căn lề trái

o Justified: Dàn chữ sang bên lề o Centered: Căn lề

o Right: Căn lề phải  Outline level:

4 Indentation: Lùi vào / đoạn văn so với lề  Left: Lề trái

 Right: Lề phải:

 Số (-) lùi lề  Số (+) lùi vào lề  Special:

o First line: Để lề cho dòng đầu đoạn văn bản, mặc định để By = 1,27 cm

o Hanging: Dịng khơng phải dịng đoạn văn bản, thường để mặc định By =

5 Spacing: Khoảng cách trống đoạn văn

 Before: Khoảng cách từ điểm đoạn với đoạn  After: Khoảng cách từ điểm đoạn đến đoạn  Line spacing: Độ giãn dòng đoạn

o Single: Giãn dòng đơn (Ctrl + 1) o 1,5 lines: Giãn dòng 1,5 (Ctrl + 5) o Double: Giãn dịng đơi (Ctrl + 2) o At least: Độ giãn nhỏ

o Exactly: Độ giãn để theo số xác At o Multiple: Độ giãn lớn

6 Kích vào nút Tabs… muốn thay đổi độ dài tab (mặc định độ dài tab = 1,27cm)

* Trường hợp bạn sử dụng cơng cụ Formatting để lề nhanh đoạn văn bản:

 Căn lề trái: (Ctrl + L)  Căn lề giữa: (Ctrl + E)  Căn lề phải: (Ctrl + R)

 Dàn chữ sang bên lề: (Ctrl + J)

Barcode Works v3.2 - Add-ins chèn mã vạch MS Word

Barcode Works add-ins miễn phí cho Microsoft Word dùng để tạo mã vạch. Yêu cầu Word 97 trở lên không cần cài thêm font đặc biệt để hiển thị mã vạch Ngoài ra, bạn dùng add-ins để tạo mã vạch chép vào các chương trình khác

Bạn tải miễn phí Barcode Works hay www.echip.com.vn Nếu add-ins không tự khởi động Word bạn chọn menu Tools > Templates and Add-Ins > hộp thoại Templates and Add-Ins bạn nhấn nút Add để chọn tập tin BarcodeWorks.dot nhấn OK

Sau đó, bạn thấy Add-ins xuất dạng nút công cụ chuẩn

1 EAN: Tạo mã vạch EAN

2 ITF: Tạo mã vạch ITF

3 Setting: Thẻ gồm có mục: - Use this font: Chọn font cho mã vạch

- Reduce font size: Các số in 70% kích thước bình thường - Reduce bar width: Chọn độ rộng mã vạch theo ý thích

4 About: Thơng tin tác giả chương trình

Để tạo mã vạch, bạn nhấn vào thẻ EAN ITF tùy thích Sau nhập vào dãy số mã vạch, muốn mã vạch xuất có thêm số bạn đánh dấu chọn vào mục "Include digits" điều chỉnh kích cỡ cho phù hợp Size Height x Width Cuối nhấn nút Insert để chèn mã vạch vào tài liệu

Chức Tracks Change, Comments Microsoft Word

Chức Tracks Change cho phép bạn lưu lại "nháp" bạn vừa sửa văn cách khoa học, nhìn vào văn có sử dụng chức năng Track Change, bạn thấy rõ ràng thay đổi nội dung được thêm vào, xóa hay chỉnh sửa

Chức Tracks Change Comment thường không người quan tâm sử dụng cho cách sử dụng rắc rối Tuy nhiên, quan niệm dần thay đổi phiên Word (XP, 2003), hãng Microsoft ngày trọng nâng cấp tính cho tiện lợi dễ sử dụng

Cách 1: Để kích hoạt chế độ Track Change, vào menu Tools > Track Changes Cách 2: Kích vào biểu tượng Track Change toolbar Reviewing (Nếu bạn không thấy xuất công cụ Toolbar làm xuất cách chọn menu View > Toolbar > Reviewing)

Khi chế độ Tracks Change kích hoạt biểu tượng TRK trạng thái chuyển từ chế độ mờ sang đậm

Nhờ có chế độ Tracks Change mà trạng thái Print Layout, Web Layout Reading Layout, chữ bị xóa hay định dạng lại xuất vịng chú thích phía ngồi lề, nhìn giống cách thường dùng bút để sửa văn trang giấy viết hàng ngày

Ở trạng thái quan sát Normal hay Outline, chữ bị xóa xuất văn với đường gạch chân phía dưới, khơng nằm vịng thích thay đổi tác động trực tiếp lên văn

Chèn lời bình vào văn

Cách 1: Chọn menu Insert > Comment

Cách 2: Trên công cụ Reviewing, kích biểu tượng Insert

Ở trạng thái Print Layout, Web Layout Reading Layout, bạn quan sát thấy định dạng sau:

1.Kích vào Previous để xem lại thao tác diễn trước

2.Kích vào Next để xem thao tác diễn sau thao tác sau 3.Kích vào Accept Change để xác nhận q trình sốt lỗi

4.Kích vào Reject Change/Delete Comment để hủy bỏ q trình sốt lỗi xóa phần bình luận

Định dạng Track changes trông khác chế độ nhìn khác (Print Layout, Normal, Web layout, Reading layout, Outline) Khi sử dụng quen chế độ Track changes bạn tìm dạng thích hợp với bạn

Ở chế độ quan sát Print Layout, dòng văn xoá, lời giải định dạng văn hiển thị ô ghi phía bên lề văn Cũng xuất tương tự chế độ Print Layout chế độ quan sát Web Layout dạng Reading Layout

Tuy nhiên, dạng Normal Outline khơng có ghi Dịng văn xoá thể văn với đường kẻ nó, lời giải thể phía văn phần Reviewing

Ngoài ra, tất định dạng , dòng văn chèn vào thể với đường gạch chân bôi màu riêng, đường kẻ đứng xuất phía bên lề trái để rõ nơi sửa đổi vừa thực

Các chế độ hiển thị ô ghi (Balloons)

Bạn thay đổi chế độ hiển thị Balloons cách chọn menu Show nằm công cụ Reviewing thay đổi chế độ

+ Only for Comments/Formatting: Xuất ô ghi lời giải thao tác thay đổi văn bản, dịng văn bị xóa hiển thị với đường kẻ gạch ngang qua

Kết luận

Những phần bị xóa, phần giải hay thay đổi định dạng xuất hiện trong ô ghi (balloons) chế độ quan sát: Print Layout, Web Layout

và Reading Layout Ngồi ra, bạn có nhiều lựa chọn việc thể chèn, xoá bỏ thay đổi định dạng phần "Tracks changes and Comment" với những kiểu chữ, font chữ, định dạng chữ khác nhau, không bắt buộc phải theo chế độ mặc định Microsoft Truy cập vào menu Show, chọn Options để có những lựa chọn riêng bạn Chúc thành công

Điền số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động MS Word

Điền số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động MS Word: Bạn muốn đánh số thứ tự nhanh cho đoạn văn bản, QuảnTrịMạng.com hướng dẫn cách đánh số thứ tự và ký tự đầu dịng tự động, bạn tự tạo ký tự đặc biệt ảnh làm ký tự đầu dòng

Điền số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động

* Trước đánh văn dùng phím tắt: Ctrl + Alt + L * Trước sau đánh văn bản:

Cách 1:

1 Format \ Bullets and Numbering…

2 Xuất hộp thoại Bullets and Numbering, chi tiết thẻ hộp thoại sau:

* Kích vào nút Customize… để chỉnh lại định dạng ký tự đầu dòng, xuất hộp thoại Customize Bulleted List:

 Nút Charater… Chọn lại ký tự làm ký tự đầu dòng  Nút Picture… Chọn lại ảnh làm ký tự đầu dòng

 Indent at : Căn chỉnh khoảng cách ký tự đầu dòng so với lề  Text position: Vị trí bắt đầu hiển thị ký tự văn

o Tab space after: Khoảng cách ký tự dòng đoạn văn so với lề, ký tự văn không vượt qua ký tự đặt tự động

o Indent at : Khoảng cách dòng khơng phải dịng đoạn văn so với lề, khoảng cách phép vượt qua ký tự đặt tự động lề

 Chọn OK để đồng ý với thay đổi, Canel để bỏ qua quay trở lại thẻ Bulleted

b Thẻ Numbered: Ký tự đầu dòng số:

 Number format: kích nút Font… để chọn lại định dạng font cho số thứ tự đầu dòng

 Number Style: Kiểu đặt số thứ tự (1, 2, 3, a, b, c, I, II, III,…)  Start at: Số bắt đầu đặt từ (mặc định 1)

 Number position: Định dạng lề trái, giữa, phải  Text position: Vị trí bắt đầu hiển thị ký tự văn

o Tab space after: Khoảng cách ký tự dòng đoạn văn so với lề, ký tự văn không vượt qua ký tự đặt tự động

o Indent at : Khoảng cách dòng khơng phải dịng đoạn văn so với lề, khoảng cách phép vượt qua ký tự đặt tự động lề

 Chọn OK để đồng ý với thay đổi, Canel để bỏ qua quay trở lại thẻ Numbered

c Thẻ Outline Numbered: Ký tự đầu dòng đoạn văn đặt dạng phân cấp:

* Kích vào nút Customize… để chỉnh lại định dạng ký tự đầu dòng, xuất hộp thoại Customize Outline Numbered List:

 Number style: Chọn kiểu số thứ tự (1, 2, 3…; a, b, c…; I, II, III,…)  Start at: Bắt đầu đánh số thứ tự tự động

 Previous level number: Cấp độ số hiển thị trước số thứ tự tự động Cấp độ nhỏ cấp so với Level

 Nút Font…: Định dạng phông chữ cho số thứ tự tự động

 Number position: Định dạng lề trái, giữa, phải với khoảng cách cách lề Aligned at

 Text position: Vị trí bắt đầu hiển thị ký tự văn

o Tab space after: Khoảng cách ký tự dòng đoạn văn so với lề, ký tự văn không vượt qua ký tự đặt tự động

o Indent at : Khoảng cách dịng khơng phải dịng đoạn văn so với lề, khoảng cách phép vượt qua ký tự đặt tự động lề

 Chọn OK để đồng ý với thay đổi, Canel để bỏ qua quay trở lại thẻ Numbered

d Thẻ List Styles: Tạo thêm kiểu đặt ký tự đầu dòng tùy ý:

- Kích vào nút Add… để tạo thêm kiểu định dạng đánh số thứ tự tự động

- Nút Delete… để xóa bớt kiểu định dạng số thứ tự tự động tạo

Hộp thoại thông báo: “Bạn có muốn xóa kiểu định dạng… khơng?” + Yes: Đồng ý

+ No: Hủy bỏ lệnh xóa

3 Chọn nút OK hộp thoại Bullets and Numbering để hoàn thành việc đánh số thứ tự tự động

Cách 2:

Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn cần đặt chế độ thứ tự ký tự đầu dịng, kích vào biểu tượng (đánh số thứ tự tự động), biểu tượng (đánh ký tự tự động) Formatting

Sau cài office xong thông thường Word mặc định để chế độ dùng số thứ tự ký tự tự động đầu dịng Tức đầu dịng có ký tự số thứ tự (-, *, 1, I, b,…) sau gõ Enter để xuống dòng, MS Word tự động chuyển thành chế độ tự động điền ký tự số thứ tự đầu dòng

Muốn bỏ chế độ tự động đánh số thứ tự đầu dòng:

1 Vào Tools\AutoCorrect Options…2 Xuất hộp thoại, chọn thẻ AutoFormat

Bỏ dấu lựa chọn (*):

- * Automatic bulleted lists - * Other paragraph styles

Bỏ dấu lựa chọn (*):

- * Automatic bulleted lists - * Automatic numbered lists Chọn nút OK để hoàn thành

Lúc này, đầu dịng có ký tự số thứ tự (-, *, 1, I, b,…) sau gõ Enter để xuống dịng, MS Word khơng chuyển thành chế độ tự động điền ký tự số thứ tự đầu dịng mà coi ký tự

Tạo đường viền (border) bao quanh đoạn văn bản

Trước tạo đường viền bao quanh, cần lựa chọn đoạn văn (bơi đen)

Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng đường viền bảng (Với cách không lựa chọn kiểu đường viền tùy thích)

Cách 2:

1 Vào Format \ Border and Shading… Xuất hộp thoại Border and Shading, chọn thẻ Border:

 Setting: Kiểu loại border:

o Box: Kiểu đường viền bình thường o Shadow: Kiểu đường viền có hình bóng o 3-D: Kiểu đường viền 3D

o Custom: Kiểu đường viền tùy chọn (Ví dụ: Có thể chọn cạnh kiểu đường viền, màu sắc, nét đậm, nét nhạt… khác nhau)

 Style: Kiểu nét đường viền  Color: Màu đường viền

 Width: Độ rộng đường viền (nét đậm, nhạt)  Apply to: Áp dụng cho:

o Text: Từng dịng có border o Paragraph: Từng đoạn có border

 Nút Show Toolbar: Hiển thị công cụ Tables and Borders dùng để hiệu chỉnh đường viền

 Nút Horizontal Line… => Xuất hộp thoại Horizontal Line: Lựa chọn kiểu đường viền ngang

 Nút Options… => Xuất hộp thoại Border and Shading Options: Thay đổi số thuộc tính khoảng cách từ chữ tới nét đường viền

3 Kích nút OK để hồn thành việc tạo đường viền cho đoạn văn Muốn đổ màu cho đoạn văn vừa bao đường viền

- Fill: Chọn mà

- Nút More Colors… Mở rộng gam màu cần chọn - Style: Chọn kiểu có chấm nhỏ màu

- Color: Màu chấm nhỏ

- Bên vùng Preview: Hiển thị tính chọn Kích nút OK để hồn thành việc đổ màu

Tạo đường viền (border) cho toàn file văn bản

1 - Vào Format \ Border and Shading… - Hoặc: Vào File \ Page Setup, chọn thẻ Layout:

Chọn Nút border để bắt đầu tạo đường viền cho trang

 Setting: Kiểu loại border:

o None: Khơng có đường viền

o Box: Kiểu đường viền bình thường o Shadow: Kiểu đường viền có hình bóng o 3-D: Kiểu đường viền 3D

o Custom: Kiểu đường viền tùy chọn  Style: Kiểu nét đường viền

 Color: Màu đường viền

 Width: Độ rộng đường viền (nét đậm, nhạt)  Art: Chọn kiểu đường viền hoa văn nghệ thuật  Apply to: Áp dụng cho:

o Whole document: Toàn trang file văn o This section: Cho trang tại,

o This section – First page only: Chỉ áp dụng cho trang đầu file văn

o This Section – All except First page: Áp dụng cho toàn trang văn trừ trang

 Nút Show Toolbar: Hiển thị công cụ Tables and Borders dùng để hiệu chỉnh đường viền

 Nút Horizontal Line… => Xuất hộp thoại Horizontal Line: Lựa chọn kiểu đường viền ngang

Nếu muốn border ôm sát với nội dung text file hộp thoại Border and Shading Options này, mục Measure from chọn Text

3 Kích nút OK để hồn thành việc tạo đường viền cho đoạn văn

Trang trí văn giống trang báo Vào Format\Columns… Xuất hộp thoại Columns:

 Presets: Lựa chọn loại cột, kiểu cột

 Number of columns: Số cột chia  Width and spacing: Độ rộng cột khoảng cách:

o Width: Độ rộng cột báo

o Spacing: Khoảng cách từ chữ đến đường viền cột  RLine between: Xuất đường kẻ dọc cột

 REqual column width: Mặc định độ rộng cọt Nếu để £ điều chỉnh độ rộng cột khác tùy thích

 Apply to: Áp dụng cho:

o Whole document: Áp dụng cho toàn file văn

o This point forward: Áp dụng cho từ dòng nội dung văn điểm đặt trỏ đến hết file

3 Chọn nút OK để hoàn thành việc chia văn thành cột báo Trang trí chữ hoa đầu đoạn to đẹp giống báo chí Lựa chọn (bôi đen) chữ đầu đoạn văn

2 Vào Format \ Drop cap… Xuất hộp thoại Drop cap:

 Position: Vị trí đặt

o Dropped: Chữ dòng sau đoạn văn hiển thị thẳng với mép (lề trái) chữ hoa to

o In Margin: Chữ dòng sau đoạn văn hiển thị lề, thẳng với mép chữ hoa to

 Font: Chọn phông chữ

 Line to drop: Chữ hoa to hiển dòng

 Distance from text: Đặt khoảng cách từ chữ hoa to xa với chữ đoạn văn

4 Chọn nút OK để hoàn thành việc tạo chữ hoa to đầu đoạn văn

Kết tạo sau chia cột báo trang trí chữ hoa to đầu đoạn văn giống trang báo

Tăng lực Microsoft Office

Bắt đầu cách nhấn vào liên kết Downloads khung trái trang web, sau chọn Check for Updates Dịch vụ làm việc với trình duyệt Internet Explorer, yêu cầu bạn tải thành phần điều khiển ActiveX cần thiết cho việc cập nhật Nếu lần "đặt chân" đến website này, hẳn bạn phải quay lại trang web để cập nhật nhiều lần dịch vụ khơng cho phép lúc cài đặt nhiều nâng cấp (hay sửa lỗi)

Nâng cấp Microsoft Office cách tải sửa lỗi

Sau cài đặt xong, bạn duyệt qua cập nhật tải cho phiên Office cách nhấn chuột vào liên kết trang Downloads Chọn liên kết Updates bên tên ứng dụng Office Bất kỳ cập nhật có nhãn Critical Security gần chắn cài đặt cập nhật Office Dù vậy, danh sách đem đến cho bạn nhìn rõ ràng tùy chọn cập nhật ứng dụng cụ thể

Một tất ứng dụng nâng cấp, bạn nhấn vào liên kết Add-in chương trình chọn Chắc chắn khơng có nhiều người dùng Office cần đến cơng cụ Latin and Cyrillic Transliteration (chuyển đổi ngôn ngữ sang tiếng Latin Kirin), hầu hết đánh giá cao công cụ Remove Hidden Date Word, PowerPoint Excel Chương trình dạng applet giúp bạn tránh gặp phải rắc rối nghiêm trọng vơ tình để lại thích (comment) ghi nhận thay đổi nội dung (track change) phiên cuối tài liệu dùng chung Và người dùng muốn "nhúng" giá cổ phiếu thời điểm gần vào tập tin Word Excel hài lịng với tính Stock Actions dùng cho công cụ Research Task Pane Tiện ích tự động tải giá cổ phiếu từ dịch vụ MSN Money Quotes (dĩ nhiên, máy tính phải kết nối Internet)

CẢI TIẾN OUTLOOK

Nâng cấp Microsoft Office cách tải sửa lỗi trang chủ Microsoft

thị bạn xem email Để khơi phục lại liên kết hình ảnh, bạn phải di chuyển email sang thư mục khác

Thật đáng tiếc, công nghệ chống giả mạo Outlook hoạt động chưa thật hiệu Trong vài trường hợp (rất xảy ra), Outlook chặn "nhầm" thư quảng cáo yêu cầu từ phía người dùng tốt bạn cần tắt tính này: chọn Tools > Options > Preferences > Junk E-mail sau nhãn Options, bỏ đánh dấu mục "Dont turn on links "

TẠO DẤU RIÊNG CHO POWERPOINT

Đặt tập tin ảnh, hình vẽ hay dịng văn lên tất slide tập tin thuyết trình PowerPoint công việc dễ dàng bạn sử dụng tính Slide Master Rất đơn giản, bạn mở tập tin PowerPoint chọn View > Master > Slide Master Để đặt hình vào tất slide, bạn chọn Insert > Picture > From file, duyệt qua chọn hình cần bổ sung, nhấn Insert Nếu muốn chèn vào dòng văn bản, bạn nhập nội dung vào hộp thoại văn (textbox) có tên Date Area, Footer Area, Number Area, sử dụng công cụ vẽ PowerPoint để tạo textbox tùy ý cuối chọn View > Normal Khi này, tất slide (trừ slide đầu tiên) hiển thị hình ảnh văn mà bạn vừa nhập vào

Ngoài ra, muốn PowerPoint tự động đặt hình văn lên tất tập tin trình diễn mới, bạn nhấn File > New chọn mẫu thiết kế sẵn (template) cách nhấn vào mục From design template khung cửa sổ bên phải Sau thực theo bước hướng dẫn phần trên, chọn File > Save để kết thúc Trong trình đơn thả xuống Save as Type, bạn chọn Design Template Trong hộp File Name, bạn gõ Blank, sau nhấn Save Từ trở đi, tất tập tin trình diễn tạo chèn sẵn hình ảnh văn Để loại bỏ chúng, bạn cần thực xóa template có tên Blank

Sao lưu AutoCorrect Microsoft Office

Trước hết tìm hiểu chức AutoCorrect trong Microsoft Word Chức ban đầu của AutoCorrect dùng để sửa lỗi gõ sai bàn phím, ví dụ từ "teh" tự động sửa lại thành từ "the", "(c)" thành "©", Sau người ta vận dụng chức AutoCorrect việc soạn thảo văn cài thêm cụm từ thường gặp để gõ tắt như: thay Việt Nam, pl thay pháp luật,

Với Microsoft Office 2000/2003 chạy máy tính dùng HĐH Windows 2000/2003/XP, liệu AutoCorrect lưu giữ file MSO1033.acl vị trí C:\Documents and Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office

Như vậy, bạn dễ dàng lưu nội dung AutoCorrect (chỉ cần lưu giữ file MSO1033.acl), chia sẻ cho máy tính khác (chép file MSO1033.acl vào thư mục C:\Documents and Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office theo tài khoản người dùng tương ứng)

Ngoài ra, bạn cịn liệt kê tồn nội dung AutoCorrect thành file văn cách dùng tập tin tài liệu mẫu SUPPORT.DOT Office 2003 nằm thư mục C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\MACROS (bạn copy file vào máy tính dùng Office 2000) Ghi chú: SUPPORT.DOT có cài đặt đầy đủ, tham khảo hướng dẫn cài đặt trang support.microsoft.com ("How to Install the Support.dot Template", KB: 289506)

Mở file trực tiếp từ cửa sổ Windows Explorer, Microsoft Word đưa hộp thoại Security Warning cảnh báo macro chứa virus, bạn nhấn vào nút Enable Macros để tiếp tục, file tự động tạo tài liệu Word, lúc bạn nhấn nút AutoCorrect Backup hộp thoại AuCorrect Utility xuất Bạn nhấn nút Backup, Word liệt kê nội dung file MSO1033.acl vào tài liệu có tên mặc định AutoCorrect Backup Document Bạn xem nội dung AutoCorrect in giấy

 Tab stop position: Độ dài tính từ đầu dịng tab đến vị trí điểm cuối dịng

 Default tab stops: Chế độ mặc định tab (thường 1,27cm)  Alignment: Căn lề dòng tab

o Left: Lề trái

o Center: Giữa dòng o Right: Lề phải

 Leader: Lựa chọn kiểu đường tab (………, , -)  Nút Set: Thiết lập

3 Kích vào nút OK để hồn thành việc tạo tabs

Trong dịng tạo nhiều tab khác * Nếu muốn bỏ đường Tab:

1 Tại hộp thoại Tabs, chọn loại đường tab Tab stop position Chọn nút Clear: Xóa tab chọn

3 Chọn nút Clear All: Xóa toàn đường tab Chọn nút OK để hoàn thành

Đổ màu cho file (khi in lại khơng có) Vào Format \ Background

2 Lựa chọn màu sổ ra, vào More Colors… Fill Effects… để mở rộng thêm nhiều loại màu muốn chọn

3 Nếu muốn trở lại chế độ hiển thị file bình thường (khơng có màu nền): Vào View\Print Layout

Đặt file văn có tiêu đề, màu nền… trình diễn giống chương trình MS-PowerPoint

1 Vào Format\Theme… Xuất hộp thoại Theme:

 Choose a Theme: Lựa chọn kiểu trình diễn có sẵn Office Trên vùng Sample of Theme: nơi hiển thị hình ảnh minh họa cho việc lựa chọn

Nếu có dịng thông báo: “To install the selected theme and see its preview, click Install” cần click vào nút Install đường dẫn tới bộ cài Office để cài đặt bổ sung

 R Vivid Colors: Đặt màu sắc sống động  R Active Graphics: Đặt hiệu ứng đồ họa  R Background Image: Đặt ảnh

 Nút Set Default…: Thiết lập chế độ mặc định

 Nút Style Gallery: Thiết lập file hành thành kiểu trình diễn Kích nút OK để hồn thành

4 Nếu muốn trở lại chế độ hiển thị file bình thường: Vào View\Print Layout Tạo mục lục tự động

* Một số tổ hợp phím tắt thường dùng: - Alt + Ctrl + 1: Heading (Đề mục 1)

- Alt + Ctrl + 2: Heading (Đề mục 2) - Alt + Ctrl + 3: Heading (Đề mục 3)

Từ Heading trở không dùng tiếp phím tắt Tuy nhiên dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style Formatting, sau phím mũi tên lựa chọn loại Heading

* Cách tạo Heading:

1 Dùng tổ hợp phím để tạo loại Heading tương ứng Ví dụ: Dùng tổ hơp phím Alt + Ctrl + áp dụng cho loại Heading Nếu không dùng loại Heading 1, 2, vào hộp Style chọn loại Heading tùy thích:

2 Thay đổi lại định dạng font chữ Heading Trường hợp dùng Office 2000:

1, Sau chọn đề mục Heading 1, bạn thay đổi định dạng font chữ bình thường 2, Kích vào hộp Style Formatting (hoặc dùng phím tắt Ctrl + Shift + S), lúc định vị hiển thị dịng Heading

3, Gõ phím Enter

ÔUpdate the style to reflect recent changes?: Bn cú muốn cập nhật thay đổi Style (heading)?”

¡ Reapply the formatting of the style to the selection: S dng kiu nh dng mc nh

ỵ Automatically update the style from now on: Tự động cập nhật kiểu định dạng từ thời điểm

5 Chọn nút OK để hoàn thành thay đổi định dạng lại font chữ cho heading

Việc thay đổi áp dụng cho file bạn sử dụng, sang file heading trở lại chế độ mặc định Office 2000

Trường hợp dùng Office 2003: 1, Vào hộp Style\More…

Hoặc vào Format\Style and Formatting…

3, Trên ô Formatting of selected text, chọn Modify:

4, Xuất hộp thoại Modify Style:

 Name: Tên Heading

 Formatting: nh dng font ch

ỵ Add to template: Áp dụng định dạng cho file sau Nếu khơng đánh dấu áp dụng cho file hin ti

ỵ Automatically update: Khi thay đổi thêm định dạng khác cho Heading tự động cập nhật mà không cần phải vào hộp thoại Modify Style để sửa đổi

o Font…: Mở hộp thoại Font, thay đổi định dạng phông chữ

o Paragraph…: Mở hộp thoai Paragraph, thay đổi định dạng đoạn văn

o Border…: Mở hộp thoại Boder, đặt Heading có định dạng đường viền

o Language…: Mở hộp thoại Language, thay đổi kiểm tra lỗi tả ngơn ngữ

o Numbering…: Mở hộp thoại Bulleted and Numbering Đặt Heading có đánh số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động

o Shortcut key…: Mở hộp thoại Customize Keyboard, sửa bổ sung phím tắt dùng cho loại Heading

5, Sau thao tác chọn nút OK Close để hoàn thành việc định dạng Heading * Cho hiển thị mục lục tự động theo đề mục tạo

1 Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt cuối file đầu file) Vào Insert \ Reference \ Index and Tables…

 Print Preview: Kiểu mục lục hiển thị in

 Web Preview: Kiểu mục lục hiển thị dạng trang web ỵ Show page numbers: Hin th s trang

ỵ Right align page numbers: Hin th s trang bờn l phi

ỵ Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading

 Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối Heading đến số trang  Show levels: Số cấp độ Heading

 Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị công cụ Outlining cửa sổ MS Word

 Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm số tính khác

 Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động

Trường hợp file có mục lục tự động, bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ hộp thoại Style xuất thơng báo: “Bạn có muốn thay định dạng cho bảng nội dung mục lục không?"

Chọn nút Yes: Đồng ý Ngoài font chữ nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word tự động cập nhật lại số trang cho đề mục

Ở phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến mục số trang cần đến

Trường hợp bạn tiếp tục làm việc với file, xóa nội dung mục lục tạo làm lại thao tác “Cho hiển thị mục lục tự động theo đề mục tạo” để cập nhật lại đề mục xác số trang hiển thị

Với nội dung dài hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng khi bạn hiểu cơng việc lại hồn tồn đơn giản ngắn gọn Chúc bạn thực hiện thành công!

Vai trị Section trình bày văn bản

Trong số trường hợp xây dựng văn (thường đề án, luận văn ), ta có nhu cầu trình bày phong phú đa dạng tập tin văn bản, ví dụ thiết lập nhiều hệ thống lề cho văn bản; hướng giấy in ấn; nhiều hệ thống header, footer khác nhau; nhiều hệ thống thứ tự số trang thiết lập chế độ bảo vệ khác cho đoạn văn Có thể cách hay cách khác, bạn dùng cơng cụ ứng dụng thực tính trên, nhiên sử dụng phương pháp chia đoạn thực chức đoạn nhờ công cụ chia đoạn Section 1 Chia văn thành nhiều Section (đoạn, phần)

Đặt trỏ vào vị trí muốn chia đoạn, sau chọn thực đơn Insert, chọn Break, ta có lựa chọn sau:

- Continuous: Section bắt đầu vị trí trỏ - Even page: Section trang chẵn - Odd page: Section trang lẻ

Sau thực xong thao tác trên, văn chia thành hai phần, phần sau cách phần trước ranh giới dấu Section break mà ta vừa chèn vào (có thể nhìn thấy dấu phân cách ta chọn thực đơn View chọn Nomal, số thứ tự section thể trạng thái) Bằng cách này, ta chia tập tin văn thành nhiều Section theo ý muốn

2 Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) hướng giấy in (Orientation) cùng một văn

Ta thiết lập section có hệ thống lề (Margin) khác theo ý muốn, cách làm sau:

Đặt trỏ vào Section muốn thiết lập lề, chọn File, chọn Page setup, chọn thẻ Margin Ta thiết lập lề cho trang in bình thường theo ý muốn, cuối cùng, muốn chế độ lề vừa thiết lập áp dụng cho Section chứa trỏ mục Apply to ta chọn This section (hình minh hoạ), muốn chế độ lề áp dụng cho toàn văn ta chọn Whole document Tương tự ta thiết lập hướng giấy in cho riêng Section thẻ Paper size

3 Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề tiêu đề (header and footer) cho các Section

Tại Section sau, ta muốn có tiêu đề tiêu đề khác với Section trước ta làm

như sau:

Lúc Header footer mà ta gõ vào, khác với Header footer Section trước Bằng cách này, ta tạo Header footer cho riêng section

4 Thiết lập nhiều hệ thống số trang văn

Ta tạo Section có hệ thống số thứ tự trang (page number) khác nhau, cách làm sau:

Đặt trỏ Section muốn tạo hệ thống số trang riêng, chọn thực đơn Insert, chọn Page numbers, cửa sổ Page numbers ra, chọn nút Format Tại mục Page numbering của sổ Page Number Format, ta đánh dấu vào mục Start at chọn số thứ tự trang Section (hình minh hoạ) Khi hồn thành, Section có hệ thống số thứ tự trang riêng theo ý muốn bạn

5 Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho đoạn văn

Sau tạo Section cần bảo vệ nội dung, ta làm sau: Chọn thự đơn Tools, chọn Protect Document, hộp thoại Protect Document ra, ta đánh dấu vào mục Forms, nút Sections cho phép kích hoạt (sáng lên), ta chọn vào nút Sections

Trở lại hộp thoại Protect Document, bạn nhập mật vào ô Password (Options) Hộp thoại Confirm Password ra, bạn gõ lại mật cũ lần ô Reenter Password to open

Sau hoàn thành bước này, văn bảo vệ theo Section theo ý đồ bạn, tất nội dung đoạn bảo vệ sửa chữa (tất nhiên trừ bạn)

Muốn sửa chữa nội dung văn bản, bạn chọn thực đơn Tools, chọn Unprotect Document Hộp thoại Unprotect Document ra, gõ mật vào Password ta sửa chữa đoạn văn mà ta bảo vệ Đánh số trang, chèn ký tự đặc biệt vào file văn bản

MS Word: Tiếp theo loạt Tin học văn phòng, QuanTriMang.com giới thiệu cách đánh số trang file văn bản; chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học, chèn … ngày … tháng … năm, số nội dung khác vào nội dung file văn

Đánh số trang không cần vào phần Header, Footer

1 Vào Insert \ Page Numbers… Màn hình xuất hộp thoại Page Numbers:

 Position: Vị trí đặt số

o Top of page (Header): Đặt số lên đầu trang (Header)

o Bottom of page (Footer): Đặt số trang (Footer)  Alignment: Căn theo lề:

o Right: Lề phải o Center: Căn lề o Left: Lề trỏi

ỵ Show number on first page: Cho hiển thị/ẩn đánh số trang trang file

o Number format: Kiểu đánh số (1, 2, 3,…; - -, - -, - -…; a, b, c,…)

o Include chapter number: Chèn thêm thứ tự đề mục o Page numbering: Số thứ tự trang đánh:

Mặc định chế độ đánh số trang trang số 1, bạn không muốn số bắt đầu số 1, mà số nhập vào Start at số (Chú ý: Nếu đánh số trang số trang đánh số 6, lúc bạn đặt lệnh in trang số 1, 2, 3, 4, máy in không đọc để in)

3 Chọn nút OK để hoàn thành việc đánh số trang Chèn Ngày, tháng, nội dung file văn

1 Vào Insert \ Date and Time… Xuất hộp thoại Date and Time:

 Available formats: Lựa chọn kiểu giá trị hiển thị

 Language: Lựa chọn loại ngôn ngữ hiển thị (Anh, Việt,…) ỵ Update automatically: T ng cp nht

Nút Default…: Thiết lập chế độ mặc định

3 Chọn nút OK để đồng ý chèn ngày, tháng, vào nội dung file Chèn số nội dung khác vào nội dung file văn

2 Lựa chọn nội dung muốn chèn

Chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học vào nội dung file

1 Vào Insert \ Symbol… Xuất hộp thoại Symbol, chọn thẻ Symbols & chọn ký tự đặc biệt:

 Font: Chọn loại phông chữ hiển thị ký tự đặc biệt

 Recently used symbols: Hiển thị 16 ký tự đặc biệt sử dụng gần thời điểm

 Wingding: Hiển thị số ký tự đặc biệt (Trong toán học ký tự mã hóa số đó)

 Charater code: Số ký tự đặc biệt, ô bạn nhập số ký tự đặc biệt để tìm mà khơng phải lựa chọn theo bảng danh sách ký tự hiển thị

 From: Số hiển thị Wingding Charater code phụ thuộc From: Lựa chọn số hiển thị, mặc định để dạng Symbol (decimal) - số 10, lựa chọn dạng Symbol (hex) – số 16

 Nút Shortcut Key: Mở hộp thoại Customize Keyboard: Tạo phím tắt cho ký tự đặc biệt

o Tại ô Press new shortcut key: Gõ phím tắt dùng cho ký tự đặc biệt (ví dụ ảnh dùng tổ hợp phím Alt + cho ký t ỵ)

o Kớch vào nút Assign: Thiết lập phím tắt cho ký tự đó, lúc tổ hợp phím tắt (Alt + 9) chuyển sang vùng Current keys o Chọn Close để hồn thành

Việc đặt phím tắt cho ký tự đặc biệt giúp bạn vào hộp thoại Symbol mà chèn ký tự đặc biệt, rút ngắn thời gian gõ nội dung văn Tuy nhiên, bạn nên ý đặt phím tắt cho ký tự đặc biệt thường xuyên sử dụng tổ hợp phím đặt khơng trùng với tổ hợp phím tắt sử dụng, tránh trường hợp làm tác dụng tổ hợp phím

3 Kích vào nút Insert Close để chèn ký tự đặc biệt nội dung file văn Định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn chữ, trang trí chữ cho sinh động. Định dạng phông chữ

1 Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng

3 Chọn thẻ Font

 Font: Chọn loại phông chữ

 Font style: Chọn kiểu chữ bình thường, đậm, nghiêng, đậm nghiêng  Size: Chọn kích thước chữ

 Font color: Màu chữ

 Underline style: Loại đường gạch chân chữ  Underline color: Màu đường gạch chân chữ  Effects: Một số kiểu lựa chọn bổ sung:

o R Strikethrough: Gạch chữ

o R Double strikethrough: Nét gạch đôi chữ o R Superscript: Chỉ số (Ctrl + Shift + =) o R Subscript: Chỉ số (Ctrl + =)

o R Shadow: Kiểu hình bóng o R Outline: Nét chữ bao

o R Emboss: Chữ mờ (màu trắng) trước o R Engrave: Chữ mờ (màu trắng) sau o R All caps: Chữ in hoa lớn

o R Hidden: Ẩn chữ

- Sau chọn kiểu định dạng font chữ xong, muốn để định dạng mặc định cho file sau kích vào nút Default Một hộp thoại xuất hiện:

Bạn có muốn đổi lại định dạng font chữ mặc định cho file sau không?  Chọn Yes: Đồng ý

 Chọn No: Khơng đồng ý

4 Chọn nút OK để hồn thành việc định dạng lại font chữ

- Định dạng theo style có sẵn:

- Định dạng font chữ:

- Định dạng cỡ chữ:

- Chữ đậm: - Chữ nghiêng: - Chữ gạch chân: Thay đổi độ giãn chữ.

 Scale: Định dạng độ giãn chữ theo %  Spacing: Khoảng cách chữ

o By: Tăng: Giãn thưa chữ

Giảm: Giãn chữ mau  Position: Vị trí dịng

o By: Tăng: Vị trí chữ lên cao dần so với dịng Giảm: Vị trí xuống dần so với dịng

 Nút Default: Nếu muốn mặc định độ giãn chữ cho file sau Chọn nút OK hoàn thành viện thay đổi độ giãn chữ

Trang trí chữ cho sinh động.

1 Lựa chọn (bơi đen) đoạn font chữ cần định dạng

2 Vào Format \ Font (Ctrl + D), xuất hộp thoại Font Chọn thẻ Text Effects, hộp thoại Font có hình ảnh sau:

 Lựa chọn hoạt hình chữ ô Animations

 Nút Default: Nếu muốn mặc định độ giãn chữ cho file sau OK

Sau kích nút OK, đoạn font chữ chọn có kết nhấp nháy theo loại chọn Animations Ví dụ:

Chèn ghi chân trang

1 Vào Insert \ Reference \ Footnote… (Vào Insert \ Footnote với Office 2000) 2 Xuất hộp thoại Footnote:

 Location: Vị trí đặt ghi chú:

o Footnote: Chân trang (thường để ghi chân trang) o Endnotes: Đặt vị trí file văn  Format: Định dạng

o Number format: Định dạng kiểu đánh số ghi (1, 2, 3…; a, b, c…; i, iii, iii,…)

o Custom mark: Tự nhập ký tự làm ký tự ghi o Start at: Bắt đầu đánh số thứ tự từ số

o Numbering:

 Continuous: Đánh tiếp số thứ tự

 Restart each section: Bắt đầu đánh lại số thứ tự tính đoạn  Restart each page: Bắt đầu đánh lại số thứ tự tính theo trang  Apply changes: Áp dụng đánh ghi cho file (whole document)

 Nút Symbol… Mở hộp thoại Symbol: Chèn ký tự đặc biệt làm ký tự đánh ghi

3 Chọn nút Apply Insert để bắt đầu nhập nội dung ghi

Tạo báo cáo tự động word từ bảng số liệu Excel

Khi làm báo cáo Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta thực công việc:

- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính

- Cơng việc B: Mở văn Word để cập nhật kết tính tốn từ Excel (lời văn báo cáo nói chung khơng thay đổi mấy)

từ Excel với văn Word để bạn cần làm công việc B lần, sau bạn thực cơng việc A xong Word tự động cập nhật thay đổi bạn việc in báo cáo mà khơng phải thực cơng việc B

Ví dụ, xem xét báo cáo vận chuyển hành khách hãng xe HTX, TNHH, QD CT Báo cáo tháng bạn cần đưa vào số liệu tháng tháng trước để so sánh tăng giảm Hiện ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005 Bước (cơng việc A): Ở H.1 ta có sẵn bảng tính Excel với số liệu kỳ trước (tháng 07/2005) với công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tăng giảm so với tháng trước ta cần nhập vào số liệu tháng cần báo cáo, Excel tự động tính số cịn lại Sau

nhập xong ta bảng tính với số liệu kỳ (tháng 08/2005) H.2

Bước 2: Ở H.3 phân tích số liệu có H.1 Điều cần làm phải sửa số liệu kỳ trước thành số liệu kỳ bảng phân tích (tức sửa từ H.3 thành H.4) Bây liên

kết liệu từ Excel sang Word để kỳ sau cần sửa Excel lệnh cho Word tự động cập nhật liệu từ Excel sang

Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy số liệu cần C2 H.2 (ô tô đỏ H.2) vào Word đặt trỏ vào chỗ cần sửa liệu thích hợp (ngay trước số 272.601 H.3) Xóa giá trị 272.601 H.3 nhấn vào menu Edit > Paste special, bảng Paste special xuất Bạn chọn Paste link > Unformated Text OK (các thao tác tạm gọi Paste link), phần paste vào có giá trị 273.780 H.4 phần số 273.780 có màu xám Thực giống số liệu khác cần sửa đổi (Chú ý copy từ Excel phải copy nguyên ô tô đen phần số copy)

Chú ý, vùng Paste link khơng có màu xám, bạn làm sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always OK Riêng số liệu có giá trị âm dương giá trị ảnh hưởng đến phần lời văn văn Word cần làm phức tạp chút Như phần giảm 44,44% H.3: tháng trước giảm 44,44% giá trị Excel tương ứng -44,44 (ở Hình 2: Excel, số liệu kỳ dùng cho báo cáo tháng 08/2005

H.1) Tháng giá trị bảng tính Excel 16,39 (ở H.2), ta phải hiển thị lời văn tăng 16,39% Word Cách làm sau: bạn mở bảng tính Excel (H.2), cột thể tăng giảm (ở ví dụ cột D cột E) ta phải tạo thêm cột phụ dùng để thể lời văn cho cột Ta làm cho cột D sau (cột E làm tương tự):

- Chèn thêm cột F G để bổ sung cho cột D H.5 Trong cột F thể dấu cột D cột G thể giá trị tuyệt đối cột D

- Nhập vào ô F2 công thức:

=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm "))

Hàm xét giá trị D2, =0 hiển thị "khơng tăng giảm", >0 hiển thị "tăng ", <0 hiển thị "giảm "

Copy công thức cho ô F3, F4, F5, F6 - Nhập vào ô G2 công thức:

=IF(D2<>0;ABS(D2);"")

Hàm lấy giá trị tuyệt đối ô D2

Copy công thức cho ô G3, G4, G5, G6 Bạn chi tiết giống với H.5

Bây bạn trở lại Word H.3:

- Xóa chữ "giảm", qua Excel copy F5 H.5 Paste link vào Word - Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 H.5 Paste link vào Word Thực tương tự cho phần khác cần sửa đổi

Nếu thực xác bạn có báo cáo tháng 08/2005 H.4 Kể từ tháng sau, bạn cần nhập số liệu bảng tính Excel xong, mở văn Word lên, nhấn menu Edit > Select All lại nhấn menu Edit > Links > Update Now, liệu cập nhật từ Excel vào Word

khi bạn mở file Word có liệu dạng liên kết Word ln hỏi có cập nhật liệu hay không phiền phức

Dịch nhanh văn Microsoft Word 2003

Như bạn biết, Office Microsoft cơng cụ mạnh, đó chương trình xử lý văn (MS Word) sử dụng rộng rãi Nếu thường soạn thảo văn tiếng Anh hẳn bạn khơng thể bỏ qua tính kiểm tra chính tả (spelling), văn phạm (grammar) hay tra từ đồng nghĩa, trái nghĩa (thesaurus) chương trình

Với phiên 2003, Microsoft đưa thêm tính tiện lợi, tính dịch nhanh văn từ ngôn ngữ sang ngôn ngữ khác Tính hỗ trợ tiếng Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Nga (chưa có tiếng Việt) Tất nhiên tính khơng thể dịch người giúp bạn hiểu ý văn mà không cần phải biết ngôn ngữ gốc

Để sử dụng tính này, máy tính cần có kết nối mạng Internet thiết lập thêm số thơng số cho chương trình thơng qua research task pane - tạm dịch cửa sổ truy vấn thơng tin Các bạn mở chương trình Word 2003, từ menu Tools chọn Research (phím tắt Alt+Click), xuất cửa sổ nhỏ bên phải văn hiện hành Hãy tìm đến chọn mục Research options (hình 1), đảm bảo mục Translation chọn (hình 2) Ngồi ra, bạn bổ sung thêm dịch vụ khác Để hiểu rõ về, bạn đọc trợ giúp "About research services" tài liệu tác giả Diane Vizine-Goetz & Andy Houghton, thành viên OCLC Research (www.oclc.org/research/memberscouncil/2004-10/vizine-goetz.ppt)

Hình

Dưới đoạn văn gốc tiếng Tây Ban Nha bước thực để dịch đoạn văn sang tiếng Anh

Đoạn văn gốc: "Buenos días Félix:

Tengo dos clientes que desean realizar un combinado Vietnam / Camboya pero incluyendo noches en Sapa ( que coincidan en Sábado) por lo que ruego informes de posibles itinerarios para poder realiza en el mes de Agosto Entre 15 y 20 días de estancia

Te adjunto en fichero aparte la idea que tiene el cliente para ver si es posible o encontrar lo que mejor se adapte a ellos pero incluyendo Sapa dentro del viaje Sin otro particular, y en espera de tus prontas noticias, recibe un cordial saludo Atentamente, Josep Sala"

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn (select) đoạn văn gốc, tốt ta chọn đoạn để dịch nhanh xác

Bước 2: Chọn Tools, Language chọn Translate (hình 3)

Hình

Hình

Sau để hiển thị kết quả, bạn cuộn hình xuống phía tới mục WorldLingo mở cửa sổ IE với nội dung dịch Bạn copy dán vào bên đoạn văn gốc Lặp lại bước để dịch toàn văn gốc

Chèn ảnh vào nội dung văn bản  Chèn ảnh vào nội dung văn (Office 2003)

 Tải ảnh từ Office trang web Microsoft máy tính  Dán ảnh cách chụp hình máy tính

 Chèn ảnh từ file ảnh có máy tính  Chèn ảnh vào nội dung văn (Office 2000)  Căn chỉnh ảnh Word

Chèn ảnh vào nội dung văn (Office 2003) 1 Vào Insert \ Picture \ Clip Art…

2 Trên hình xuất panel Clip Art bên phải, bạn tìm ảnh ơ Search Hoặc tìm ảnh tại:

3 Chèn ảnh: Sử dụng cấu trúc ảnh có sẵn Office trong máy tính - Cửa sổ Favorites – Microsoft Clip Organize:

* Tại hộp thoại Add clip to Organizer: Thêm vào cấu trúc ảnh.

Bạn thêm vào cấu trúc file hình ảnh, âm thanh, phim ảnh ổ cứng thư mục

- Nút Now: Thêm

Clip Organizer tổng hợp lại toàn file liệu ảnh

Clip Organizer thêm từ khoá vào để bạn tìm kiếm chúng vào lần sử dụng sau cách search từ khoá

- Nút Later: Thêm sau

Hiển thị thư mục ảnh máy tính thành catalog

* Tại cửa sổ Microsoft Clip Organizer:

Sau thêm xong danh sách My collections thuộc vùng Collection list hiển thị tồn thư mục ảnh tìm thấy máy tính bạn:

- Tìm ảnh muốn chèn Collection List: Liệt kê danh sách thư mục chứa ảnh của:

My collections: Tổng hợp toàn thư mục ảnh tìm thấy máy tính

Office collections: Danh mục ảnh có sẵn Office Web collections: Danh mục ảnh từ trang web

Khi click vào thư mục tồn ảnh thư mục hiển thị vùng bên phải Di chuyển chuột vào ảnh để xem tên ảnh, kích thước ảnh định dạng ảnh

+ Copy: Sao chép ảnh Hãy copy ảnh hình MS Word chọn Paste để chèn ảnh vào nội dung file văn bản.

+ Paste: Dán ảnh

+ Delete from “ ”: Xóa thư mục ảnh + Delete from Clip Organizer: Xóa tồn ảnh thư mục + Copy to Collection…: Sao chép ảnh từ thư mục ảnh:

+ Move to Collection…: Di chuyển ảnh thư mục ảnh

+ Edit keywords…: Thay đổi, bổ sung thuộc tính ảnh

Tải ảnh từ Office trang web Microsoft máy tính:

1 Tại cửa sổ Internet hiển thị cấu trúc ảnh Office online, lựa chọn chủ đề ảnh theo Cachứa ảnh tùy ý:

2 Tại cửa sổ hiển danh sách ảnh theo chủ đề chọn: - Click vào menu sổ xuống ảnh để hiển thị menu:

+ Copy: Sao chép ảnh

+ Add to Selection Basket: Thêm vào danh sách lựa chọn ảnh + Properties: Xem thuộc tính ảnh

- Click vào ảnh để mở popup hiển thị chi tiết thuộc tính ảnh:

4 Click vào nút Open hộp thoại File Download để lưu ảnh.

5 Sau tải xong, hình xuất cửa sổ Downloaded Clips hiển thị ảnh tải máy tính ảnh lưu thư mục Downloaded Clips

Dán ảnh cách chụp hình máy tính

Trong trường hợp bạn muốn dán ảnh hình máy tính vào văn word:

1 Mở hình máy tính muốn chụp 2 Ấn phím Print Screen, chụp ảnh hộp thoại dùng tổ

3 Dán vào nội dung văn Word: Dùng phím tắt Ctrl + V hoặc dùng công cụ Paste để dán

Chèn ảnh từ file ảnh có máy tính

1 Vào Insert / Picture / From file…2 Hộp thoại Insert Piture xuất hiện:

- Lựa chọn đường dẫn chứa ảnh ảnh - Click vào ảnh & chọn nút Insert (hoặc click đúp vào ảnh) để chèn ảnh vào nội dung word

3 Kết hình MS word hiển thị hình ảnh vừa chèn vào

Chèn ảnh vào nội dung văn (Office 2000) 1 Vào Insert / Picture / Clip Art…

3 Click chuột vào ảnh click chuột phải để xuất menu và chèn ảnh:

- Insert clipArt: Chèn ảnh

- Preview clip: Mở popup xem ảnh

- Add clip to favorites… Thêm ảnh vào thư mục chứa

ảnh khác

- Find similar clip: Tìm kiếm ảnh tương tự

- Insert clipArt: Chèn ảnh - Copy: Sao chép ảnh - Paste: Dán ảnh - Delete: Xóa ảnh

- Select All: Lựa chọn tồn ảnh - Recover… Khôi phục lại ảnh

Căn chỉnh ảnh Word

Sau bạn chèn ảnh vào nội dung văn MS Word, cần chỉnh ảnh cho vừa mắt (xem ví dụ đây):

1 Click chuột phải vào ảnh để xuất menu xử lý ảnh: - Cut: Cắt ảnh

- Copy: Sao chép ảnh - Paste: Dán ảnh

- Edit Picture: Sửa ảnh

- Show/Hide Picture Toolbar: Cho hiện/ẩn công cụ xử lý ảnh - Borders and Shading… Đường viền ảnh

- Caption… Đặt tiêu đề ảnh (Figure)

+ Caption: Tên tiêu đề ảnh

+ Label: Lựa chọn nhãn (Figure, Equation, Table)

+ Position: Vị trí đặt tiêu ảnh (Trên ảnh) + New Label: Tự tạo nhãn

+ Numbering: Đặt số thứ tự với tiêu đề ảnh + AutoCaption…: Tạo nhãn tự động

+ Clors and Lines: Màu đường viền ảnh + Size: Kích thước ảnh

+ Layout: Cách đặt ảnh Bạn ý có số trường hợp chèn ảnh ảnh di chuyển vị trí, chèn ảnh chữ ảnh bị nhảy lung tung sử dụng thẻ Layout để đặt lại ảnh

+ Picture: Một số tính ảnh

+ Text Box: Thẻ dùng bạn sử dụng công cụ Draw để vẽ sơ đồ MS Word

- Hyperlink: Đặt liên kết cho ảnh

2 Xử lý ảnh công cụ

Chèn ảnh khác

Màu ảnh: Automatic (màu mặc định ảnh), Grayscalse (màu xám), Black and White (màu đen trắng), Washout (làm mờ ảnh)

Tăng thêm màu sắc mặc định cho ảnh Giảm màu sắc mặc định ảnh

Tăng độ sáng Giảm độ sáng Cắt bớt viền ảnh

Quay ảnh theo hướng Kiểu đường nét bao ảnh

Độ nén (độ phân giải – chất lượng) ảnh

như ký tự,… Sửa, hiệu ảnh ảnh

Thiết lập chế độ suốt cho ảnh Trở chế độ mặc định ảnh

Chèn thích

MS Word: Đơi tài liệu bạn cần bổ sung nội dung giải thích thêm từ ngữ cho người đọc khác sau bạn đọc lại dễ dàng hiểu từ ngữ viết tắt, hay khó hiểu đó, QuảnTrịMạng.com hướng dẫn bạn cách chèn thích cho từ ngữ

Chèn thích với Office 2000

Đối với người dùng MS Office 2000 thích (Comment) khơng có Comment xuất bên lề phải trang in khơng xuất màu

1 Lựa chọn (bơi đen) từ ngữ muốn chèn thích 2 Vào Insert / Comment

3 Bạn thấy màu từ ngữ bôi đen có màu vàng panel xuất phía hình có tên Comments From

- Hãy chèn nội dung thích vào phần Comments From - Có thể click vào biểu tượng để chèn đoạn âm

4 Sau nhập xong nội dung thích, màu từ ngữ chèn có màu vàng di chuyển chuột đến (Ví dụ: “QuảnTrịMạng.com”) xuất nội dung thích

Với phần màu vàng làm màu cho từ ngữ thích in giấy khơng xuất

Chèn thích với Office 2003

Đối với người dùng MS Office 2003 thích (Comment) chèn xuất màu ô Comment in giấy

1 Lựa chọn (bơi đen) từ ngữ muốn chèn thích 2 Vào Insert / Comment

3 Bạn thấy Comment có màu sắc xuất bên phải hình văn bản:

- Hãy nhập nội dung vào ô Comment

4 Sau nhập xong nội dung thích, từ ngữ chèn có màu di chuyển chuột đến (Ví dụ: “Chèn thích”) xuất nội dung thích

Với phần màu ô Comment bên phải in giấy xuất Chèn nội dung file.doc có vào nội dung file mở

MS Word: Đôi tài liệu bạn nhiều người soạn thảo làm thành nhiều file khác nhau, bạn muốn tổng hợp thành file tài liệu QuanTriMang.com hướng dẫn bạn chèn nội dung file văn có vào nội dung file mở

1 Vào Insert / File…

Tại hộp thoại bạn chọn đường dẫn (path) chọn file muốn chèn 3 Chọn nút Insert (hoặc kích đúp vào file chọn) để chèn

Như nội dung file văn mở có tồn nội dung file văn mà bạn vừa chèn

Bạn dùng phương pháp copy dán (paste) nội dung tài liệu vào file.doc khác

Tạo liên kết (Link) MS Word

MS Word: Bài hôm QuanTriMang.com hướng dẫn bạn cách đánh dấu dòng văn (Bookmark) hướng dẫn tạo liên kết đến file có, đến trang web, email liên kết file,…

 Tạo liên kết (Link) MS Word

o Tạo liên kết đến file khác trang web o Tạo liên kết đến file tạo

o Tạo liên kết đến địa Email

o Tạo liên kết đến vị trí file  Tạo heading Office 2003

 Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn

Tạo liên kết (Link) MS Word

1 Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn cần tạo liên kết

2 Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…) * Tạo liên kết đến file khác trang web

- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết - Current Folder: Thư mục thời

- Browsed Pages: Các trang web trình duyệt gần thời gian thời - Recent files: Các file mở gần thời gian thời

- Address: Tên địa file chọn để link tới

- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung di chuyển chuột vào liên kết hiển thị nội dung (Giống việc chèn thích):

- Nút Bookmark: Đưa địa đặt bookmark 4 Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết

* Tạo liên kết đến file tạo

3 Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Creat New Document

Bạn không nên chọn nút Change nội dung file chọn bị sau nhấn nút OK MS Word tự động tạo file trùng với tên chọn với nội dung file trống

- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung di chuyển chuột vào liên kết hiển thị nội dung (Giống việc chèn thích):

- Nút Bookmark: Đưa địa đặt bookmark 4 Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết

* Tạo liên kết đến địa Email.

3 Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address

- E-mail Address: Địa email đặt liên kết tới - Subject: Tên tiêu đề

- Recently used e-mail address: Hiển thị email sử dụng gần thời điểm

Nội dung Subject E-mail Address hiển thị bạn di chuyển chuột vào liên kết 4 Chọn nút OK để hoàn thành

* Tạo liên kết đến vị trí file

1 Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark Heading Style) cho dòng văn link tới

2 Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn cần tạo liên kết

Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đánh dấu: - Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí file

- Headings: Đặt liên kết đến heading có file - Bookmarks: Đặt liên kết đến dòng văn đánh dấu

- Bạn click vào dấu + để hiển thị chi tiết mục Headings, Bookmarks, …

Sau tạo xong bạn dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạn văn bản vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết

Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn

1 Đặt trỏ chuột bơi đen đoạn dịng muốn đặt liên kết đến 2 Vào Insert / Bookmark Xuất hộp thoại Bookmark

- Nhập tên đánh dấu ô Bookmark name (Tên phải chữ khơng có ký tự đặc biệt nào)

4 Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark Thay đổi số tùy chọn MS Word

MS Office thiết lập số tính cho người dùng, có phần tùy chọn (Option) thay đổi số tính phù hợp người dùng tự đặt QuanTriMang.com xin giới thiệu cách thay đổi số tùy chọn sau:

Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự ký tự đầu dòng tự động

1 Vào Tools / AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoFormat As You Type:

Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn dòng: - £ Automatic bulleted lists

- £ Automatic numbered lists 3 Tiếp tục chọn thẻ AutoFormat

Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn dòng: - £ Automatic bulleted lists

- £ Other paragraph styles 4 Chọn nút OK

Thay đổi đơn vị đo chiều dài Office

Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng - Inches: Đơn vị đo chiều dài Anh (1inch = 2.54cm)

- Centimeters: cm - Millimeters: mm

- Points: Thường viết tắt pt, 72 pt xấp xỉ inch Cỡ chữ thường biểu diễn đơn vị pt

- Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ 1/6 inch, 12 point Pica dùng để mơ tả kích thước theo chiều dọc chiều ngang trang

3 Chọn OK

Đặt chế độ tự động lưu liệu

1 Vào Tools / Options… Xuất hộp thoại Options, chọn thẻ Save:

Bạn đánh dấu lựa chọn R Save AutoRecover info every: Đặt thời gian tự động lưu liệu (Trên ảnh đặt: 10 phút MS Word tự động lưu liệu lại)

3 Chọn nút OK

Bỏ chế độ kiểm tra tả, từ ngữ tiếng Anh

MS Word mặc định sau cài đặt hiển thị chế độ kiểm tra lỗi tả ngữ pháp tiếng Anh cho bạn gạch chân màu đỏ màu xanh từ ngừ Khi gõ tiếng Việt làm bạn khó chịu, cách bỏ sau:

Bạn bỏ dấu lựa chọn dòng sau: - £ Check spelling as you type

- £ Check grammar as you type - £ Check grammar with spelling 3 Chọn nút OK

Ẩn / đường viền bao quanh văn

1 Vào Tools / Options… Xuất hộp thoại Option, chọn thẻ View:

- £ Text boundaries: Ẩn đường viền bao quanh văn - R Text boundaries: Cho hiển thị đường viền bao quanh văn

3 Chọn nút OK

Thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ gõ văn bản

MS Word: Khi gõ văn bản, việc gõ sai tả điều khơng thể tránh khỏi Trong MS Word có thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ dành cho người sử dụng, QuanTriMang.com hướng dẫn bạn cách làm sau:

1 Vào Tools \ AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect:

- Nhập ký tự cần sửa ô Replace

3 Chọn nút Add để thêm vào danh sách 4 Chọn OK để hoàn thành

Sau thiết lập xong, bạn gõ sai tả nhấn phím cách (space), MS Word tự động sửa lại tả từ cho bạn Ở lấy ví dụ gõ chữ “gn” được chỉnh sửa thành chữ “ng”

Dựa vào tính MS Word, bạn đặt số ký ký tự tắt cho dịng văn Ví dụ đặt: “qh” sửa thành “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

Xóa chế độ tự động sửa từ ngữ

Trong vài trường hợp bạn lại muốn xóa bỏ chế độ tự động sửa từ ngữ với từ bạn thiết lập MS Word tự thiết lập (Ví dụ MS Word thường tự động thiết lập sẵn cho bạn nhập chữ ‘i” (i thường) thành chữ “I” (I hoa)) Cách thực sau:

1 Vào Tools \ AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect:

Tìm chữ đặt chỉnh sửa từ ngữ danh sách 3 Chọn nút Delete để xóa

4 Chọn OK để hồn thành

Theo yêu cầu số bạn đọc, xin hướng dẫn cụ thể trường hợp tạo chỉnh sửa ký tự cho trường hợp dạng ký tự mũ Ví dụ: Tạo ký tự x' chỉnh sửa thành biểu thức ax2 + by2:

3 Vào Tools \ AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect:

- Nhập ký tự cần sửa Replace x' - Cịn With khơng cần nhập

- Và cần đánh dấu chọn phần Formatted text: Giữ nguyên định dạng văn 5 Chọn Add

6 Chọn OK

Sau thoát khỏi hộp thoại, lần gõ x' MS Word tự động chỉnh sửa thành biểu thức ax2 + by2

Một số thủ thuật quan trọng khác

Đặt mật bảo vệ nội dung file văn hiển thị đọc (Office 2003)

MS Word: Bạn muốn chia sẻ nội dung file văn cho người khác đọc, bạn khơng muốn liệu file bị chỉnh sửa; QuanTriMang.com hướng dẫn bạn cách làm sau:

Đặt mật bảo vệ nội dung file văn hiển thị cho người khác đọc (Office 2003)

1 Vào Tools \ Protect Document…

2 Xuất Panel Protect Document bên phải Có lựa chọn cho bạn: a Formatting restrictions: Giới hạn quyền chỉnh sửa định dạng

- Tracked changes:

- Comments: Cho phép nhập thích - Filling in forms: Cho phép điền vào Form

- No changes (Read only): Không thay đổi (chỉ đọc) - R Everyone: Áp dụng cho tất người

Bạn chọn lựa chọn

3 Kích vào Nút “Yes, Start Enforcing Protection”, xuất hộp thoại Start Enforcing Protection: Bắt đầu nhập mật

- ž Password: Sử dụng mật để bảo vệ file:

 Enter new password (optional): Đặt mật (Không nên gõ tiếng Việt chữ HOA)

 Reeter password to comfirm: Nhắc lại mật - User authentication: Thẩm định quyền cho người dùng Chọn nút OK để hoàn thành

Bỏ mật bảo vệ nội dung file văn

1 Vào Tools \ UnProtect Document Xuất hộp thoại UnProtect Document

Đặt mật bảo vệ file không mở lưu chỉnh sửa nội dung Cách 1:

1 Vào Tools / Options… Xuất hộp thoại Options, chọn thẻ Security: (Nếu dùng Office 2000 phần đặt mật thẻ Save)

 Password to open: Bắt người sử dụng phải nhập mật mở

 Password to modify: Nếu nhập mật người dùng xem nội dung file văn (bằng cách mở Read Only), chỉnh sửa lưu lại người dùng phải nhập mật

3 Chọn nút OK, hình xuất hộp thoại Confirm Password:

Nhập lại mật vào ô Reenter password to open (hoặc Modify) 4 Nhấn nút OK để hoàn thành

Cách 2:

Click vào nút Tools \ Chọn Security Options… (Đối với Office 2000 chọn mục General Options…)

3 Xuất hộp thoại Security:

 Password to open: Bắt người sử dụng phải nhập mật mở

 Password to modify: Nếu nhập mật người dùng xem nội dung file văn (bằng cách mở Read Only), chỉnh sửa lưu lại người dùng phải nhập mật

4 Chọn nút OK, hình xuất hộp thoại Confirm Password:

Nhập lại mật vào ô Reenter password to open (hoặc Modify) 5 Nhấn nút OK Lúc hình trở lại hộp thoại Save As

MS Word: Khi bạn tham gia thi đó, yêu cầu bạn cần trình bày nội dung file.doc có hạn chế số lượng từ Làm để bạn đếm số lượng từ, số lượng ký tự… công việc đơn giản, QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách đếm ký tự file văn sau:

1 Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn cần đếm

2 Vào Tools \ Word count… Xuất hộp thoại Word Count:

Các thông số thông báo sau: - Pages: Số trang

- Words: Số từ

- Characters (no spaces): Số ký tự (khơng tính ký tự trắng) - Characters (with space): Số ký tự (Tính ký tự trắng) - Paragraphs: Số đoạn

- Lines: Số dòng

- £ Include footnotes and endnotes: Khơng đếm thích R Include footnotes and endnotes: Đếm thích - Nút Show Toolbar: Hiển thị công cụ Word Count

http://www.recosoft.com/ http://www.add-in-express.com. office.microsoft.com support.microsoft.com “” (www.oclc.org/research/memberscouncil/2004-10/vizine-goetz.ppt) Chèn ảnh vào nội dung văn (Office 2003) Tải ảnh từ Office trang web Microsoft máy tính Dán ảnh cách chụp hình máy tính Chèn ảnh từ file ảnh có máy tính Chèn ảnh vào nội dung văn (Office 2000) Căn chỉnh ảnh Word http://r.office.microsoft.com/r/hlidClipArtFromClient/EC790014051033/6. Chèn ảnh: Sử dụng cấu trúc ảnh có sẵn Office trongmáy tính - Cửa sổ Favorites – Microsoft Clip Organize: Bạn thêm vào cấu trúc file hình ảnh, âm thanh, vàphim ảnh ổ cứng thư mục đó. Clip Organizer thêm từ khố vào để bạn tìm kiếmchúng vào lần sử dụng sau cách search từ khoá. - Nút Later: Thêm sau- Nút Options… Bạn đợi quét đĩa chốc lát Hiển thị thư mục ảnh máy tính thành catalog Sau thêm xong danh sách My collections thuộc vùngCollection list hiển thị toàn thư mục ảnh tìm thấy máy - Tìm ảnh muốn chèn Collection List: Liệt kê danh sách thư mụcchứa ảnh của: + Copy: Sao chép ảnh + Move to Collection…: Di chuyển ảnh thư mục ảnh + Edit keywords…: Thay đổi, bổ sung thuộc tính ảnh. + Find Similar Style: Tìm kiếm kiểu ảnh tương tự+ Preview/Properties: Xem thuộc tính ảnh Tại cửa sổ Internet hiển thị cấu trúc ảnh Office online, lựachọn chủ đề ảnh theo Cachứa ảnh tùy ý: + - Click đánh dấu R ảnh để lựa chọn tải máy tính Click vào link Download để bắt đầu tải ảnh: Click vào nút Open hộp thoại File Download để lưu ảnh. Sau tải xong, hình xuất cửa sổ DownloadedClips hiển thị ảnh tải máy tính ảnh sẽ Trong trường hợp bạn muốn dán ảnh hình máy tính vào trongvăn word: Vào Insert / Picture / From file …. - Lựa chọn đường dẫn chứa ảnh ảnh- Click vào ảnh & chọn nút Insert (hoặc click đúp vào ảnh) để chèn Xuất hộp thoại Insert ClipArt, Click vào chủ đề ảnh chọnảnh: Click chuột vào ảnh click chuột phải để xuất menu vàchèn ảnh: - - Insert clipArt: Chèn ảnh- Copy: Sao chép ảnh - Cut: Cắt ảnh- Copy: Sao chép ảnh - Caption… Đặt tiêu đề ảnh (Figure) + Caption: Tên tiêu đề ảnh+ Label: Lựa chọn nhãn (Figure, Equation, Table) + Clors and Lines: Màu đường viền ảnh+ Size: Kích thước ảnh Chèn ảnh khác Màu ảnh: Automatic (màu mặc định ảnh), Grayscalse (màu Tạo liên kết (Link) MS Word Tạo liên kết đến file khác trang web Tạo liên kết đến file tạo Tạo liên kết đến địa Email Tạo liên kết đến vị trí file Tạo heading Office 2003 Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn