Lựachọnphầnmềmkếtoánnàođây? Minh An Trên thị trường luôn có rất nhiều phầnmềmkếtoán khác nhau để bạn lựa chọn. Thế nhưng bạn lại băn khoăn không biết phầnmềmnào sẽ thích hợp nhất với công ty. Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Các phầnmềmkếtoán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trì hoạt động cho “bộ nãotài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để phục vụ các nhu cầu quản lý kếtoán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết và chính xác, báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danh sách khách hàng và các mối quan hệ với công ty… Có hai loại chính của phầnmềmkếtoán là Phầnmềm chung và Phầnmềm chuyên biệt cho từng ngành. Những phầnmềmkếtoán được thiết kế chuyên biệt cho từng ngành, từng lĩnh vực kinh doanh sẽ cung cấp nhiều đặc điểm, tính năng cụ thể hơn, song mức giá sẽ cao hơn nhiều, chưa kể dịch vụ trợ giúp sau bán hàng cũng sẽ khó khăn hơn. Những phầnmềmkếtoán chung thường là lựachọn tốt nhất đối với các chủ doanh nghiệp, bởi vì họ có thể tiết kiệm đáng kể chi phí đầu vào khi gói dịch vụ thường rẻ hơn, dễ sử dụng và dịch vụ hậu mãi cũng đa dạng hơn. Muốn lựachọn gói phầnmềmkếtoán phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của mình, bạn nên quan tâm tới 7 yếu tố sau đây: 1. Quy mô kinh doanh. Một công ty có doanh số bán hàng 50.000 USD/năm sẽ có những nhu cầu hoàn toàn khác so với công ty có doanh thu nhiều triệu USD. Nếu chỉ là một công ty quy mô nhỏ, bạn đừng đổ quá nhiều tiền để mua một phần mềmkếtoán hiện đại, có nhiều tính năng đa dạng, bởi vì bạn sẽ chỉ nhận được nhiều điều phức tạp hơn nhu cầu thực tế của mình. 2. Ngành công nghiệp, lĩnh vực kinh doanh. Bạn kinh doanh trong lĩnh vực, ngành công nghiệp nào? Một vài ngành công nghiệp có những phầnmềm chuyên biệt mà bạn có thể cần đến, do nó được thiết kế phù hợp với những nhu cầu cụ thể của công ty. Trong phần lớn các trường hợp, một phầnmềm chuyên biệt theo ngành nghề có thể sẽ đắt hơn, nhưng các lợi ích có được sẽ bù đắp chi phí bỏ ra, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi mua bất cứ phần mềmkếtoán nào. 3. Các thành phần bạn cần. Bạn mong muốn những thành phầnnào trong phần mềmkế toán? Một vài phầnmềm rất cơ bản, có những tính năng lưu giữ, tính toán sổ sách đơn giản; trong khi có những phầnmềm bao gồm thêm nhiều tính năng khác như tính toán ngân quỹ, hoá đơn, giao diện ngân hàng trực tuyến, xử lý thẻ tín dụng . Thậm chí có phầnmềm còn phân tích được sự dao động giá cả và các yếu tố ảnh hưởng đến sự dao động này, từ đó giúp bạn có được cái nhìn cụ thể hơn về sự biến động của thị trường, hỗ trợ bạn ra quyết định chính xác khi cùng một mặt hàng nên mua của đối tác nào, vào thời điểm nào thích hợp. 4. Dịch vụ trợ giúp sau bán hàng. Việc mua sắm phầm mềm chỉ là bước đi đầu tiên trong một quy trình tổng thể. Điều cần lưu ý là bạn phải nhận được một dịch vụ trợ giúp sau bán hàng hiệu quả, bao gồm nhiều tư vấn chuyên môn, trợ giúp trực tuyến, trợ giúp qua điện thoại, đào tạo . 5. Các nguồn lực tài chính. Bạn có những nguồn lực tài chính nào để đầu tư cho phần mềmkế toán? Mỗi khoản đầu tư của bạn trong hoạt động kinh doanh đều cần đến sự phân tích chi phí - lợi nhuận nhất định. Khi nghiên cứu để lựachọnphầnmềmkếtoán thích hợp nhất với công ty bạn, hãy cân nhắc xem phầnmềmnào đem lại nhiều lợi ích tốt nhất so với số vốn đầu tư mà bạn sẵn sàng bỏ ra. 6. Những lời giới thiệu, tiến cử chuyên nghiệp. Hãy tham khảo ý kiến của các nhân viên kếtoán trong công ty khi lựachọnphầnmềmkế toán, bởi vì họ là một trong những nguồn lực chính mà bạn sẽ phải trông cậy vào trong suốt thời gian cài đặt và sử dụng phầnmềm đó. Hơn nữa, nhân viên kếtoán của bạn nên xác nhận phần mềmkếtoán bạn dự định mua là đáng tin cậy và đảm bảo việc quản lý dữ liệutài chính được hiệu quả nhất. Điều quan trọng là nhân viên kếtoán và phầnmềmkếtoán phải phối kết hợp hiệu quả với nhau để góp phần vào thành công chung của công ty bạn. 7. Dễ dàng sử dụng. Đây là yếu tố này thường bị các công ty bỏ qua khi lựachọnphầnmềmkế toán, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phầnmềmkếtoán phát huy hiệu quả tối đa. Cho dù phầnmềmkếtoán có nhiều đa chức năng thiết thực, hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua. Đừng quá nhiệt tình với việc mua sắm các gói phầnmềm cung cấp thêm nhiều tính năng mà công ty bạn không thật sự cần đến, chẳng hạn như tính năng liên kết với các thiết bị hỗ trợ như thiết bị in barcode, máy scan mã vạch, máy in hoá đơn thanh toán và các báo biểu. Hãy đảm bảo rằng phầnmềm bạn mua phải đơn giản, có trọng điểm và liên quan mật thiết với những nhu cầu kinh doanh của bạn. Bên cạnh đó, bạn nên tìm kiếm những phầnmềm có giao diện dễ hiểu và có khả năng cập nhập khi hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng. Tổng kết Bảy nhân tố trên phải được “thuộc lòng” khi bạn tiến hành mua sắm một phầnmềmtài chính kếtoán cho công ty. Hãy nhớ rằng, việc có một công cụ thích hợp trợ giúp bạn trong các hoạt động quản lý kinh doanh là rất quan trọng, đồng thời chi phí không nên được xem là nhân tố hàng đầu khi lựachọnphầnmềmkế toán. Lời khuyên cuối cùng: Bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy thất vọng với bất cứ phầnmềm mới nào, vì vậy, hãy cẩn thận khi lựachọnphầnmềm đó và nên nhớ lại tất cả những lời khuyên ở trên để sửa chữa sai lầm. Điều đó sẽ giúp bạn có một hệ thống tài chính có tổ chức, cung cấp cho bạn những số liệutài chính có chất lượng để thực thi một cách hiệu quả kế hoạch phát triển kinh doanh. (Dịch từ Entrepreneur) . Lựa chọn phần mềm kế toán nào đây? Minh An Trên thị trường luôn có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau để bạn lựa chọn. Thế nhưng bạn. khi mua bất cứ phần mềm kế toán nào. 3. Các thành phần bạn cần. Bạn mong muốn những thành phần nào trong phần mềm kế toán? Một vài phần mềm rất cơ bản,