Đề tài “Xử lí số liệu phổ cập bậc trung học bằng phần mềm Microsoft Excel tại xã Ân Hữu” được đúc kết từ kinh nghiệm của chúng tôi khi thực hiện công tác phổ cập hơn 5 năm qua tại trường[r]
(1)SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
XỬ LÍ SỐ LIỆU PHỔ CẬP BẬC TRUNG HỌC
BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TẠI XÃ ÂN HỮU
A MỞ ĐẦU I ĐẶT VẤN ĐỀ
1 Thực trạng vấn đề địi hỏi phải có giải pháp để giải quyết Khi phân công đảm nhận phụ trách công tác phổ cập bậc trung học, quý thầy cô trước hướng dẫn cách kẻ bảng giấy đếm theo phương pháp thủ công số liệu cần thiết thôn, đối tượng qui định khác nhau, sau tính tổng số liệu Phương pháp có nhược điểm dễ sai sót, sai đối tượng hay độ tuổi chúng tơi phải kẻ bảng khác đếm lại từ đầu số liệu cuối chưa đảm bảo xác
Sau chúng tơi lại áp dụng phương pháp lọc đếm Excel: Sử dụng lệnh AutoFilter Phương pháp làm có ưu điểm lọc đếm số liệu nội dung cách xác nhanh phương pháp đếm thủ cơng thơng thường, có số nhược điểm thao tác nhiều không lưu liệu, có sai sót ta phải lọc đếm lại tốn nhiều thời gian
2 Ý nghĩa tác dụng giải pháp mới
(2)quan trọng từ thực phương pháp việc thống kê đảm bảo tiến độ, xác, lần lập cơng thức tính cho nhiều năm
Đề tài chưa hồn thiện đáp ứng đủ u cầu cơng tác thống kê phổ cập hàng năm, có khả ứng dụng thực thống kê số liệu phổ cập bậc THCS bậc THPT Cách tính dùng hàm Excel đơn giản, dễ thực hiện, góp phần quan trọng cơng tác thống kê xử lí số liệu công tác phổ cập hàng năm
3 Phạm vi nghiên cứu đề tài
Chúng giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài cơng tác xử lí số liệu phổ cập bậc trung học xã Ân Hữu, huyện Hồi Ân, tỉnh Bình Định Thời gian nghiên cứu từ năm 2007 đến
II PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH
1 Cơ sở lí luận thực tiễn có tính định hướng cho việc nghiên cứu, tìm giải pháp đề tài
Công tác phổ cập giáo dục nhiệm vụ quan trọng chiến lược phát triển người, góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phục vụ cho nghiệp công nghiệp hóa hiên đại hóa đất nước Đây công tác trọng tâm ngành giáo dục nhằm giúp địa phương hoàn thành kế hoạch phổ cập giáo dục cơng tác thường xun khơng có thời điểm kết thúc
(3)Để công tác phổ cập đạt kết quả, ngồi cơng tác huy động, trì sĩ số nâng cao chất lượng, phải làm tốt công tác điều tra, cập nhật, tổng hợp số liệu để hoàn thành biểu mẫu thống kê Việc thiết lập biểu mẫu thống kê thời gian qua cịn gặp nhiều khó khăn, nhiều thời gian thường xun sai sót
Cơng tác điều tra, cập nhật xử lý số liệu, báo cáo số liệu phổ cập giáo dục xã Ân Hữu từ bậc THCS đến THPT, cách làm trước thực tính số liệu biểu mẫu thường đếm thủ cơng Phương pháp có nhiều hạn chế, nhiều thời gian, dễ sai sót thực cịn gặp khơng khó khăn:
Một là: Trường chưa có cán chun trách làm cơng tác phổ cập mà có cán giáo viên kiêm nhiệm cơng tác phổ cập, dành nhiều thời gian để thực thường xuyên; không trực tiếp giảng dạy THPT phải làm điều tra, cập nhật số liệu phổ cập THPT nên gặp nhiều trở ngại công tác điều tra, cập nhật thường xuyên số liệu
Hai là: Trong trình điều tra xử lý số liệu tổng hợp cịn nhiều sai sót, số liệu khơng khớp năm, sai phải tính lại từ đầu, tốn nhiều thời gian
Ba là: Khi nhập số liệu thay đổi thông tin trang sổ phổ cập điều tra năm buộc tính lại tất
Những khó khăn dẫn đến việc cập nhật, tổng hợp, xử lí số liệu năm trước cịn nhiều sai sót, báo cáo lên cấp chưa kịp thời Cách làm trước chưa khoa học, thiếu sáng tạo để giảm thời gian đảm bảo xác số liệu trước báo cáo lên cấp nên phải thường xuyên điều chỉnh số liệu, ảnh hưởng đến tiến độ chung cấp
Từ khó khăn chúng tơi suy nghĩ phải làm để có phương pháp hay, đảm bảo số liệu Qua nghiên cứu tài liệu hàm phần mềm Microsoft Excel áp dụng thử nghiệm từ năm 2007, bước hồn thiện, đến năm 2010, 2011 có kết khả quan, thực nhanh hơn, số liệu đảm bảo xác báo cáo kịp thời lên cấp
(4)Đề tài “Xử lí số liệu phổ cập bậc trung học phần mềm Microsoft Excel xã Ân Hữu” đúc kết từ kinh nghiệm thực công tác phổ cập năm qua trường THCS Ân Hữu, từ thực tế đếm thủ công phương pháp lọc đếm Excel đến thiết lập bảng tính hàm đếm có điều kiện để thống kê, xử lý số liệu phổ cập giáo dục xã nhà Các giải pháp nêu đề tài áp dụng thử nghiệm qua nhiều năm
Một thực trạng trường THCS Ân Hữu trước thực thống kê, xử lí số liệu phổ cập tốn nhiều thời gian nhân lực số liệu thường khơng xác, đặc biệt số liệu năm khơng khớp, khó xử lí Do mạnh dạng nêu đề tài nhằm khắc phục khó khăn nêu Kinh nghiệm thể đề tài đúc kết qua năm phụ trách công tác phổ cập giáo dục xã Ân Hữu, đặc biệt năm 2010, 2011
B NỘI DUNG I MỤC TIÊU
Đề tài “Xử lí số liệu phổ cập bậc trung phần mềm Microsoft Excel xã Ân Hữu” bao gồm:
- Lập bảng tính trang phổ cập, để thống kê số liệu trang mà thay đổi thông tin cá nhân học sinh bảng tính thống kê xác nội dung điều tra;
- Viết công thức hàm Excel bảng tính;
- Thiết lập hàm liên kết Sheet vào bảng tổng hợp cần lấy thơng tin Từ cán phụ trách cơng tác phổ cập giáo dục vận dụng vào thống kê, xử lí số liệu góp phần nâng cao hiệu cơng tác phổ cập giáo dục
II MƠ TẢ GIẢI PHÁP CỦA ĐỀ TÀI 1 Thuyết minh tính mới
(5)Ưu điểm: tránh sai sót, chỉnh sửa thơng tin cá nhân học sinh trang sổ phổ cập bảng tính tự động thay đổi số liệu từ bảng phụ bảng tổng hợp theo thông tin cập nhật Để thực vấn đề chúng tơi thực ba giải pháp chính:
Một là: Nghiên cứu thiết lập bảng tính phụ theo yêu cầu cần lấy thông tin
Hai là: Nghiên cứu, nắm cú pháp hàm counif cách ứng dụng vào thống kê
Hàm countif hàm đếm tổng số ô thỏa điều kiện truyền vào Cú pháp: =COUNTIT (range, criteria)
- range: một dãy cần đếm, giá trị số chữ… ô trống
sẽ bỏ qua không đếm
- criteria: điều kiện để đếm (số, chuỗi, biểu thức,…)
Ví dụ: Ta có bảng liệu sau: (bảng liệu sau liệu minh họa)
Căn vào bảng số liệu để tổng hợp thông tin ta viết hàm sau:
- Để tính số lượng học sinh (HS) thôn Hà Đông trang phổ cập ta viết hàm =countif($f$7:$f$23,“Hà Đông”) kết trả (HS) ta viết: =COUNTIF(F7:F23,“Hà Đơng”) kết trả (HS)
(6)=(COUNTIF($L$7:$L$23,2011) kết trả (HS) - Tính học sinh tốt nghiệp THCS năm 2010 viết sau:
=COUNTIF($L$7:$L$23,2010) kết trả (HS)
- Tính tổng số học sinh tốt nghiệp THCS năm ta viết hàm:
=COUNTIF($L$7:$L$23,"<2012") kết trả 12 (HS) Ở trang tốt
nghiệp 2011 năm tốt nghiệp
- Tính số học sinh tốt nghiệp năm trước năm 2011 ta viết hàm theo cú pháp:
=COUNTIF($L$7:$L$23,"<2011") kết trả 10 (HS)
Ba là: Thực liên kết tính tổng số liệu nhiều sheet với nhau.
Ví dụ: Ta có bảng tính sheet 1990 sheet 1991, (H1); (H2) tính tổng
của độ tuổi ta thực bước sau:
(7)Tiếp tục click chuột vào ô B5 sheet tổng hợp đưa chuột phía bên phải thấy xuất dấu “
+
”
màu đen ta kéo sang ngang đến ô D5 cho kết qủa số liệu TN THCS; TN THPT; BH thôn Hà Đông Tương tự ô B5 ta kéo chuột bên đến ô B10 ta có kết tốt nghiệp THCS thơn, tiếp tục ta thực để chép công thức cho cịn lại ta có kết tổng hợp (H3).Từ sở vấn đề nêu trên, vận dụng vào công tác thống kê số liệu phổ cập THPT năm qua xã Ân Hữu theo bước sau:
1.1 Lập bảng tính trang phổ cập
Trên sở yêu cầu nội dung báo cáo công tác phổ cập hàng năm theo mẫu, mẫu báo cáo theo độ tuổi, mẫu báo cáo theo thơn độ tuổi, từ chúng tơi nghiên cứu, lập bảng tính trang sổ phổ cập theo yêu cầu cần lấy thông tin độ tuổi lập hàm đếm cho bảng tính cụ thể sau:
1.1.1 Học sinh theo học THCS THPT địa bàn điều tra, trong thôn độ tuổi (Bảng tính minh họa bảng – hình 4).
Hình 4
(8)Hình 5
1.1.3 Lập bảng tính 3
Bao gồm đối tượng khơng thuộc diện phải phổ cập bao gồm (khuyết tật, chết, chuyển đi), tốt nghiệp THCS, tốt nghiệp THPT học sinh bỏ học từ lớp đến lớp 12 theo thôn độ tuổi
Trong bảng chia năm mà độ tuổi đủ điều kiện tốt nghiệp thường năm (Hình minh họa – Hình 6)
Hình 6
1.1.4 Lập bảng tính 4
(9)Hình 7
1.1.5 Lập bảng tính Tổng hợp liên kết bảng tính (bảng 4) các trang
Ta thiết lập bảng tổng hợp Sheet mới, mẫu bảng tổng hợp giống bảng trang phổ cập (hình 7) Khi lập bảng tổng hợp chúng tơi chia hai bảng, bảng tính độ tuổi từ 15 đến 21 bảng tính độ tuổi từ 15 đến 18 cách liên kết tổng Sheet với
Vấn đề lưu ý lập bảng tính, phải thực theo mẫu thống theo thứ tự định tất Sheet lập liên kết xác
1.2 Thiết lập hàm Excel bảng tính (1; 2; 3; 4;) 1.2.1 Thực tính số liệu bảng 1
Trước tiên Sort danh sách theo thơn sau chọn vùng cần tìm hàm countif
(10)Bước ta chọn D178 đưa trỏ chuột đến góc bên phải cho xuất dấu “+” màu đen, sau giữ chuột trái kéo thả chuột đến ô K178 kết cho ta học sinh học tất lớp thôn độ tuổi tính
Đối với cột tổng cộng TN THCS thôn Hà Đông ô H178 dùng hàm =Sum(D178:G178), kết trả 1; tương tự tính tổng cộng cho THPT kết trả 28 (hình 8)
Hình 8
1.2.2 Thực tính số liệu bảng 2
Trong bảng tính này, giới thiệu trên, tính số học sinh học độ tuổi tồn xã năm lấy bảng để tính năm học, riêng bảng tính năm trước qua bảng tính ta kiểm tra bảng có sai số hay khơng Chúng tơi thực hàm countif để tính bảng này, chọn cột học hình (Hình 9) năm học 2011-2012 cột L hàng từ đến 143.
Ví dụ: Tính số học sinh lớp học năm lập hàm
=countif($L$7:$L$143;C193) Ở lấy liệu từ ô L7 đến ô L143 lớp cần lấy lớp 6; ô C193 thể số 6, tính số học sinh lớp học
(11)Hình 9
1.2.3 Thực số liệu tính bảng 3
Tương tự cách tính bảng ta chọn cột hàng thôn thể trang phổ cập phần tốt nghiệp THCS trang thể cột O và thôn Hà Đông từ hàng số đến 45 ta lập hàm tính sau: H217 (Hình minh họa -hình 10) =countif($O$7:$O$45;H216) Ô H216 thể năm tốt nghiệp 2010 ta thay vào H216 số “2010”
Tiếp tục nhấn giữ chuột trái kéo đến ô L217 ta kết học sinh thôn Hà Đông tốt nghiệp năm Thơn cịn lại ta thực thơn Hà Đông thay đổi hàng theo danh sách thôn
(12)Hình 10
1.2.4 Thực tính số liệu bảng 4
Ở bảng ta liên kết số liệu bảng 1; 2; để thành bảng tổng hợp trang phổ cập bao gồm thơng tin cần tìm:
- Tổng số người độ tuổi phổ cập thôn, tính số liệu chúng tơi thêm cột đầu danh sách cột thứ tự đánh số thứ tự theo thơn, thực tính tổng số phải phổ cập theo thôn ta việc đánh dấu “=” chọn ô thứ tự cuối danh sách thôn thể số đối tượng độ tuổi phổ cập cuối danh sách thôn Hà Đông ô B45 số 39, kết lấy 39 (H8) Các thôn khác ta thực thơn Hà Đơng
Ta tính số lượng tổng độ tuổi thơn trang phổ cập thực hàm countif để tính (cột, hàng cần chọn chữ cần đếm) ý chữ phải giống ký tự
(13)(15-21) từ I7 đến I159 vùng chỗ học sinh (H10) ta lập công thức “=countif($I$7:$I$159,C236)”, ô I236 thể chữ Hà Đông kết trả về số 39, ta click chuột vào ô D236 đưa trỏ bên phải phia thấy xuất dấu cộng “+” màu đen, ta kéo đến D241 ta có kết đối tượng phải phổ cập tất thôn, với phương pháp yêu cầu chữ giống ký tự
Ví dụ: Trong trang ghi chữ “Hội Nhơn” pont Times New Roman ký tự kế ký tự trắng bảng phải ghi thế, để trùng khớp ta dùng phương pháp copy Ưu điểm thao tác nhanh cần ghi cơng thức sau ta kéo chuột chép cơng thức cho thơn khác
Hình 11
- Tính tổng số phải phổ cập ta lấy số liệu tổng số độ tuổi trừ chết, khuyết tật chuyển bảng (hình 10) cột tổng cộng
(14)Hình 12
- Tính tổng số học sinh nội dung lại bảng ta thực chọn ô cập nhật liệu đánh dấu “=”sau chọn cần lấy nhấn Enter có số liệu tiếp tục thực nhấn giữ chuột trái rê chuột theo cột dọc ta có số liệu thơn cịn lại theo bảng tính (Hình 10)
Ví dụ: Ta cần thơng tin thơn Hà Đơng có học sinh tốt nghiệp
THCS (Hình 12), ta đánh dấu “=” vào F236 sau click chuột vào M217 (Hình 10) sau Enter ta có kết trả 32 Từ ô F236 ta kéo thả chuột đến F241 có kết học sinh tốt nghiệp THCS thơn (Hình 12) Các thơng tin khác ta thực nội dung
1.3 Thực bảng tính độ tuổi tồn xã
Để thực bảng thống kê độ tuổi toàn xã thiết lập trang phổ cập độ tuổi lập sheet, cuối trang chúng tơi lập bảng tính bao gồm nội dung: Tổng số người độ tuổi; Tổng số người phải phổ cập; Tổng số người tốt nghiệp THCS; Tổng số người bỏ học tổng số
người tốt nghiệp trung học phổ thông (như giới thiệu - bảng tính 4) Vậy
(15)theo mẫu (bảng tính 4) giống từ hàng đến cột nôi dung thứ tự, nói cách khác chép ngun mẫu bảng tính 4, (Hình 13)
Hình 13
Để thực tính độ tuổi từ 15 đến 21 năm 2011 (độ tuổi 1990 đến 1996) chúng tơi tính tổng độ tuổi liên kết Sheet sau:
Để tính tổng số người thơn Hà Đơng độ tuổi phổ cập tuổi 15 đến 21 (năm sinh 1990 đến 1996), ta thực ô B6 bước sau: Chọn ô B6 đánh dấu “=” sau click vào sheet 1990 chọn D223 (ơ có số liệu độ tuổi phải phổ cập thơn Hà Đơng), sau ta đánh dấu “+” click vào sheet 1991dl chọn ô D273 (ô D273 ô ghi độ tuổi năm 1991 thể số người độ tuổi phải phổ cập) Tương tự ta liên kết tổng sheet đến 96, sau ta nhấn Enter, kết lấy 293 HS có cơng thức sau:
='1990'!D223+'1991dl'!D273+'1992 ĐL'!D253+'1993'!D294+'94 DL 2010 (2)'!D210+'1995 DL'!D236+'96'!D170
(16)số liệu cột B bảng tính 13 (tổng số người độ tuổi), ta kéo thả chuột theo hàng ngang có kết nội dung cịn lại (hồn thành kết bảng tính) Tương tự ta lập bảng tính độ tuổi 15 đến 18 Khi có bảng tổng hợp độ tuổi trên, ta thực cập nhật vào biểu cách đánh dấu “=” sau click chuột vào cần lấy nhấn Enter ta kết Sau có kết ta nhập số liệu vào mẫu báo cáo liên kết tương tự cách ta có kết số liệu cơng tác phổ cập bậc THPT xã Ân Hữu năm 2011 sau:
(Mẫu số 1)
(17)(Mẫu số 3)
Để thực thống kê, xử lí số liệu đạt hiệu quả, trước tiên thực công tác điều tra thông tin kịp thời, xác, cập nhật đầy đủ vào trang sổ phổ cập Excel Khi thực sổ phổ cập Excel, Sheet trình bày ngắn theo mẫu quy định độ tuổi, xếp theo thơn Bên cạnh đó, chúng tơi thường xun kiểm tra, đối chiếu số liệu để đảm bảo số liệu mang tính hợp lí, xác
Đối với bậc THCS ta thực THPT
Ngoài vấn đề nêu vận dụng hàm Coutif để đếm số liệu thỏa điều kiện truyền vào tính số học sinh giỏi, khá, trung bình điểm kiểm tra…
2 Khả áp dụng
Khi vận dụng đề tài “Xử lí số liệu phổ cập bậc trung học phần mềm Microsoft Excel taij xã Ân Hữu” giúp tránh sai sót báo cáo số liệu, không nhiều thời gian Đề tài vận dụng vào công tác phổ cập bậc trung học xã Ân Hữu có hiệu vào năm 2010, 2011
(18)Với thực tiễn giúp cho đơn vị tham khảo vận dụng vào công tác thống kê phổ cập đơn vị
3 Lợi ích kinh tế, xã hội
Áp dụng đề tài xử lí số liệu phổ cập đảm bảo số liệu xác, thực nhanh gọn, không cần nhiều người để thực xử lí số liệu Chỉ cần nhập liệu trang sổ phổ cập cán phụ trách khoảng 30 phút để điều chỉnh vùng đếm có kết thống kê
Excel phần mềm thông dụng, quen thuộc với mội người, thao tác thể đề tài đơn giản, dễ thực đem lại hiệu cao cơng việc xử lí số liệu phổ cập
Đề tài góp phần nâng cao hiệu cơng tác phổ cập đơn vị xã Ân Hữu áp dụng cho nhiều đơn vị khác mang lại hiệu kịp tiến độ chung công tác xây dựng kế hoạch đạo hoạt động chung ban đạo phổ cập cấp
C KẾT LUẬN
Để hoàn thiện biểu mẫu thống kê phổ cập giáo dục cần phải thống kê nhiều số liệu Đây công việc khó khăn cán phụ trách phổ cập giáo dục Để có số liệu xác, nhanh chóng địi hỏi người thống kê số liệu phải tìm tịi, rút kinh nghiệm để tìm cách làm khoa học Quá trình nhập số liệu cần tuyệt đối xác thống nhất; lưu ý trình chép để lưu trữ liệu, khóa liệu để phòng việc sai lệch số liệu Việc vận dụng hàm phần mềm Excel cách hợp lí có nhiều tiện ích giúp thống kê số liệu cách xác, nhanh chóng cách làm cần thiết tình hình
(19)phổ cập” để đơn vị khác nhập thông tin theo thực tế đơn vị thơng tin độ tuổi khác cho kết thống kê số liệu Bên cạnh chúng tơi cố gắng thực xây dựng hàm kiểm tra, đối chiếu số liệu để đảm bảo tuyệt đối xác
(20)TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Dữ liệu phổ cập bậc trung học xã Ân Hữu từ năm 2007 đến năm 2011 Báo cáo tổng kết công tác phổ cập GDPT năm 2010 Kế hoạch công tác phổ cập GDPT năm 2011 Ban đạo phổ cập giáo dục huyện Hoài Ân
3 Sổ phổ cập bậc THPT xã Ân Hữu năm 2011
4 Các biểu mẫu thống kê phổ cập bậc THPT xã Ân Hữu năm 2011 Tài liệu thủ thuật Excel
6 Tài liệu hàm Excel
(21)