Karen E.Bowm - đại diện về dịch vụ, Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc và Beth Lindlom Patkus - chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA. Giới thiệu Nhiều thư viện và cơ quan lưu trữ không nhận thức được những nguy cơ đe doạ đối với các bộ sưu tập của họ (ngập lụt hay hoả hoạn) và những hư hại do bất cẩn trong việc vận chuyển hay từ các điều kiện môi trường tiêu cực. Bất cứ tổ chức bảo tồn nào muốn bảo đảm an ninh tốt nhất cho các bộ sưu tập...
An ninh cho sưu tập Karen E.Bowm - đại diện dịch vụ, Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc Beth Lindlom Patkus - chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA Giới thiệu Nhiều thư viện quan lưu trữ không nhận thức nguy đe doạ sưu tập họ (ngập lụt hay hoả hoạn) hư hại bất cẩn việc vận chuyển hay từ điều kiện môi trường tiêu cực Bất tổ chức bảo tồn muốn bảo đảm an ninh tốt cho sưu tập phải đưa sách đắn, nêu lên tất cảc nguy tiềm ẩn Tài liệu tập trung vào vấn đề vốn từ xưa đến gây ảnh hưởng tới an ninh sưu tập trộm cắp phá hoại Hầu nhân viên thư viện quan lưu trữ nghe câu chuyện việc khách hàng quen biết, hay người khách bên ngồi, chí nhân viên đáng tin cậy đánh cắp vật sưu tập (cho mục đích cá nhân, để bổ sung vào sưu tập riêng lý đạo đức hay luân lý khác), chẳng tin chuyện lại xảy quan họ Hầu hết thư viện kho tài liệu có sách an ninh cho vốn tài liệu mình, việc thực thi lại gặp nhiều khó khăn Một số khách quen (và thực tế số nhân viên) cho biện pháp an ninh gây bất tiện không cần thiết Để chương trình an ninh có hiệu quả, cần phải có nhận thức tầm quan trọng vấn đề an ninh hoạt động tổ chức lưu trữ Hiển nhiên sưu tập bị đánh cắp bị hư hỏng sử dụng nữa; vấn đề chỗ nhân viên ban quản lý thường không nhận thức ảnh hưởng trộm cắp phá hoại Cần nhận thức số thiệt hại khắc phục (ví dụ tờ báo bị mua khác thay thế, thư viện sách mượn từ thư viện khác; trang sách bị cắp phơtơ thay thế) nhiều vật khác thay (nếu chúng loại quý hiếm; khó thay thay tốn kém) Tài liệu cung cấp chiến lược phòng chống trộm cắp phá hoại cho sưu tập, kiểm soát sơ hở an ninh xảy ra; tạo lập kế hoạch an ninh hiệu có tính thực thi cao Lập kế hoạch an ninh Nếu muốn bảo vệ sưu tập tránh mát, thư viện quan lưu trữ cần phải coi an ninh vấn đề quản lý cần quan tâm đầu tư thích đáng Kế hoạch an ninh cần phải cấp cao quan tổ chức ủng hộ Nó phát huy tác dụng tối đa có phối hợp nhiều ban ngành và/hoặc lĩnh vực hoạt động liên quan đến việc trì an ninh Trên thực tế, có phối hợp thách thức lớn, vậy, địi hỏi thiết phải có cam kết mang tính dài hạn qun, tổ chức Các hoạt động có liên quan đến yếu tố an ninh bao gồm: bảo quản sưu tập kho cách thích hợp, làm catalog, luân chuyển, dịch vụ tra cứu, kiện đặc biệt, bảo dưỡng nhà, đào tạo nhân viên, bảo hiểm dịch vụ bảo tồn khác Các yếu tố việc hoạch định an ninh: Chuẩn bị sách an ninh dạng văn Nếu có thể, thành lập nhóm chịu trách nhiệm thiết lập sách thủ tục an ninh Tốt sách phải cấp quản lý cao phê duyệt Chỉ định giám đốc chịu trách nhiệm an ninh để thiết lập thực thi kế hoạch an ninh Tiến hành điều tra an ninh để đánh giá nhu cầu tổ chức Thực thi biện pháp phòng ngừa: -Loại trừ thiếu sót việc bảo đảm an ninh cho nhà -Lắp đặt hệ thống an ninh phù hợp -Bảo đảm an ninh cho khu vực lưu trữ, đặc biệt tài liệu quý cần cất giữ cẩn thận -Thiết lập nội quy cho khách -Thiết lập nội quy cho nhân viên Xác định khả xảy trường hợp khẩn cấp kế hoạch phản ứng thiếu sót hệ thống an ninh Hãy cho nhân viên biết cần phải làm gì, luyện tập kế hoạch đối phó, đồng thời phối kết hợp kế hoạch với thành viên bên ngồi Duy trì cập nhập kế hoạch an ninh Các yếu tố việc hoạch định thảo luận chi tiết phần Mặc dù biện pháp an ninh cụ thể khác biệt áp dụng cho tổ chức lưu trữ khác Tuỳ thuộc vào quy mô tổ chức nguồn lực có, tiến trình hoạch định chung cho tổ chức Chính sách an ninh Mỗi tổ chức nên tạo lập sách an ninh riêng, viết thành văn trình bày rõ cam kết tổ chức vấn đề quản lý an ninh, tuyên bố ủng hộ ban lãnh đạo với việc hoạch định chiến lược an ninh, ngăn ngừa rủi ro thực biện pháp đối phó Các nhân viên phòng, ban tổ chức cần phải tham gia vào việc dự thảo sách biện pháp an ninh Trong đó, phận quan trọng chương trình an ninh thường xuyên xem xét cập nhật sách Giám đốc phụ trách an ninh Cần bổ nhiệm giám đốc để phụ trách việc lên kế hoạch cách khoa học vấn đề an ninh tổ chức nhỏ, giao cho một/nhiều nhân viên kiêm nhiệm ln nhiệm vụ này; cịn tổ chức lớn giao cho nhân viên chuyên trách Trong trường hợp giám đốc phụ trách an ninh kiêm nhiệm, cần nêu rõ trách nhiệm bảng mô tả cơng việc nhân viên Cần xác định lượng thời gian định để người thực cơng việc với chương trình an ninh Người giám đốc phụ trách an ninh phải thực việc đánh giá thường xuyên chương trình đồng thời cải tiến hệ thống sách cần thiết Anh ta cần phải làm việc với tất nhân viên có tiếp xúc với sưu tập; phải phép làm việc trực tiếp với lãnh đạo cao tổ chức; phải trao quyền hạn cần thiết để thiết lập nỗ lực ngăn ngừa rủi ro khối nhân viên, điều hành trường hợp an ninh khẩn cấp Khảo sát an ninh Trước bắt đầu hay cải tiến chương trình an ninh, nên đánh giá nhu cầu tương lai tổ chức Giám đốc an ninh cần nghiên cứu cách hệ thống điều kiện tổ chức hoạt động chúng Cuộc khảo sát phải đánh giá sách biện pháp an ninh có; xác định khu vực có nguy cao; xếp nguy an ninh theo khả xảy Điều cho phép tổ chức tập trung vào vấn đề trọng yếu trước tiên Nó có tác dụng hỗ trợ việc lập kế hoạch dự đoán ngân sách dài hạn Cuộc khảo sát phải xem xét đến vấn đề sau: Những chỗ sơ hở khu vực xung quanh khu vực bên trong: có cận kề với điểm/chỗ gây nguy hiểm; điểm bất cập hệ thống phát báo động đột nhập; hệ thống chiếu sáng ổ khố thiếu an tồn Các sách biện pháp thời cho nhân viên khách sử dụng sưu tập, bao gồm đăng ký sử dụng khách, quy định phòng đọc, việc tiếp cận nhân viên với sưu tập quản lý chìa khố Bảo vệ sưu tập khu vực lưu trữ vận chuyển trưng bày Bất vấn đề mà nhân viên hay khách phát khứ Các biện pháp ngăn ngừa Khi hoàn thành khảo sát, cần cải thiện biện pháp an ninh có Các hoạt động ngăn ngừa tổn thất chia thành số nhóm như: an ninh bên bên nhà, nội quy cho khách nội quy cho nhân viên Mỗi nhóm mơ tả chi tiết phía An ninh cho nhà Các sưu tập lẫn nhà lưu trữ cần phải bảo đảm an ninh sau làm việc Phải ngăn chặn xâm nhập di chuyển vật sưu tập cách bất hợp pháp Khu vực xung quanh tồ nhà bảo vệ nhiều cách: từ sử dụng loại khoá cửa (cửa vào cửa sổ) đến cách tốn lập đội nhân viên an ninh và/hoặc lắp đặt hệ thống an ninh tự động An ninh bên tồ nhà có vai trị quan trọng sau làm việc Mỗi tổ chức nên có phịng an ninh để bảo đảm an tồn cho đồ vật có giá trị chúng khơng sử dụng Phòng phải bảo vệ quan lưu trữ mở; số lượng nhân viên tiếp xúc khu vực hạn chế chặt chẽ Khi quan lưu trữ đóng cửa, vật có giá trị ln đặt phòng Các hệ thống an ninh tự động đề cập chi tiết phần sau Các biện pháp tăng cường an ninh cho nhà bao gồm: -Lắp loại khóa, then, lề an tồn, chất lượng cao cửa vào khu vực bên -Lắp lưới, song sắt vào cửa sổ tầng -Yêu cầu khách nhân viên sử dụng cửa vào Cửa ln giám sát - Nếu có thể, thiết lập hệ thống an ninh sách (biện pháp không phù hợp vật quý sưu tập lịch sử, thường áp dụng với sưu tập hay luân chuyển) -Nếu sưu tập đặt thư viện hay nhà dễ bị xâm nhập lưu giữ sưu tập phịng có khố cẩn thận người có trách nhiệm giữ chìa khố Lý tưởng phịng khơng nên có cửa sổ có cửa vào chắn, có chốt chết khoảng 2,5 cm lề ghim chặt Nên có chng cửa chng báo động -Thuê hay nhiều nhân viên an ninh bảo vệ khu vực sau đóng cửa -Bảo đảm chng báo ln vị trí an tồn, đặt xa khỏi dịng di chuyển người/phương tiện để tránh báo động giả sử dụng chuông báo để thu hút ý người để dễ bề trộm cắp -Tiến hành bước ngăn ngừa việc trộm cắp chép chìa khố Các chìa khố phải trả lại trước về, ổ khoá phải thay định kỳ -Lắp đặt hệ thống chiếu sáng an ninh buổi tối Các hệ thống an ninh Một hệ thống an ninh tự động có chức Một là, diện khiến bọn tội phạm ngần ngại Hai là, xảy đột nhập phát Ba giúp xác định đối tượng khả nghi giúp nhận diện chúng Ngoài ra, cịn có ưu điểm như: việc lắp đặt thiết bị báo động tương đối đại tốn kém, thiết bị báo động khác (cảnh báo nước, hoả hoạn, điện, nhiệt độ) nối với bảng kiểm soát an ninh; hệ thống báo động cung cấp thông tin hai chiều (mở đóng cửa, kích hoạt thiết bị,…); liệu thu sử dụng cho mục đích quản lý (các báo cáo trạng thái, báo động, việc ra/vào…), hầu hết hệ thống mở rộng từ dạng ban đầu Mặc dù có nhiều ưu điểm trên, hệ thống tự động phương pháp an ninh quan Do hầu hết vụ trộm cắp xảy làm việc lỗi người, nên thiết phải có chiến lược an ninh sâu rộng bao gồm biện pháp bảo vệ sưu tập trình sử dụng Các hệ thống an ninh hoạt động nào? Một hệ thống an ninh có tác dụng bảo vệ lối vào có nguy cao vịng ngồi cửa sổ cửa vào; bảo vệ cho khu vực bên qua thiết bị cảm ứng, bảng điều khiển (có tác dụng tiếp nhận báo cáo từ thiết bị cảm ứng định xem có kích hoạt thiết bị báo động hay không) thiết bị báo động (có thể loại chng báo động truyền thống gửi thông báo đến công ty an ninh bên ngồi có nhiệm vụ giám sát hệ thống) Để đảm bảo có báo động, phải có phản ứng nhanh với báo động hệ thống an ninh phải giám sát 24 giờ/ngày Nếu bạn sử dụng báo động khu vực, cần phải có người hàng xóm thơng báo cho quan chức chng báo động kêu Các chi phí để có hệ thống giám sát thường gồm có cước phí điện thoại hàng tháng khoản phí khác; nhờ cơng ty lắp đặt hệ thống báo động thu xếp Có nhiều cơng ty lắp đặt chịu trách nhiệm giám sát hệ thống có nhiều cơng ty lắp đặt thuê bên thứ giám sát Làm hợp đồng hệ thống an ninh nào? Một công ty cung cấp hệ thống an ninh có uy tín phải tiến hành khảo sát thực tế cho tổ chức bạn thảo luận với tổ chức bạn nhu cầu an ninh Mỗi tổ chức bảo tồn có đặc thù riêng, nên hệ thống an ninh cần phải điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu điều kiện tài tổ chức Cơng ty phải cung cấp cho bạn thông tin để đánh giá điều kiện có, cần nêu rõ biện pháp bạn sử dụng để tăng cường an ninh cho tổ chức, việc sử dụng hệ thống báo động điện tử Có thể biết thêm cơng ty qua nhân viên bán hàng/tư vấn họ Một nhân viên tư vấn phải có hiểu biết vấn đề lĩnh vực báo động Nhân vật người có trách nhiệm đưa hệ thống an ninh cụ thể đáp ứng yêu cầu an ninh tổ chức, mà không làm ảnh hưởng nhiều đến sở vật chất tổ chức Điều thực thiết kế có hiệu qủa hệ thống Khi so sánh công ty với nhau, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng việc xem xét cẩn thận số lượng loại sản phẩm mà công ty cung cấp/lắp đặt Cần nhớ công ty thường tập trung vào biện pháp an ninh ban đêm không quan tâm đến nguy đe doạ tổ chức vào mở cửa ban ngày Nếu việc khảo sát hoàn tất kết sử dụng việc lập kế hoạch tổ chức bạn nên chuẩn bị sẵn sàng để thảo luận yêu cầu khả thiết kế với cơng ty Phải ln kiểm tra hệ thống định kỳ để đảm bảo hoạt động hiệu Nhân viên an ninh Trong số trường hợp, cần thiết phải sử dụng nhân viên an ninh Mọi nhân viên (gồm nhân viên thường, ban quản lý, người trông nom, nhân viên trông giữ người tình nguyện) cần phải tham gia vào việc trì an ninh Nhưng nhân viên an ninh (bảo vệ) nguồn hỗ trợ quý báu cho nỗ lực nhân viên khác riêng diện họ làm chùn bước bọn trộm và/hoặc bọn phá hoại Bản thân tổ chức phải xác định rõ yêu cầu mình; thông báo rõ ràng cho nhân viên an ninh đồng thời phải giám sát phận Nên việc quy định rõ thưởng phạt hợp đồng lao động để họ hoạt động có hiệu Giám đốc phụ trách an ninh phải phương tiện, hướng dẫn giám sát nhân viên an ninh Nên làm việc với họ để lập thời gian biểu cho việc giám sát hoạt động tổ chức chế báo cáo thường xuyên Quản lý sưu tập vấn đề an ninh Quản lý sưu tập phần quan trọng việc đảm bảo an ninh Nếu sưu tập khơng quản lý chặt chẽ khó xác định vật bị Trong trường hợp tồi tệ tài liệu danh sách sưu tập viên thư viện, khơng có đủ nhân viên để giám sát phịng đọc sưu tập đặc biệt nên yêu cầu khách làm việc bàn mà người quản thư nhân viên thư viện khác dễ quan sát Trong trường hợp giám sát liên tục, nên kiểm tra đồ đạc khách họ khỏi nhà kiểm tra tài liệu trước sau sử dụng Điều phiền tối dễ dàng giải thích rõ cho khách quy định lý chúng từ đầu Các tổ chức cần tham khảo với bên tư vấn để bảo đảm họ tuân thủ quy định pháp luật quyền riêng tư, nghiên cứu bắt giữ Còn sưu tập tài liệu lịch sử không bao gồm tài liệu quý nên sử dụng hệ thống an ninh để bảo vệ sách Cần nhớ mục đích quy trình khơng phải gây rắc rối cho khách nghiên cứu mà để bảo vệ an toàn cho sưu tập tổ chức chứng tỏ với họ tài liệu có ý nghĩa quan trọng với tổ chức bạn Quản lý nhân viên Cần có tham gia nhân viên nỗ lực hoạch định chương trình an ninh để có chương trình hiệu quả, có tính thực thi cao Các nhân viên trực tiếp làm việc với khách nguồn đầu vào quan trọng để xác định xem làm cách để cải tiến quy trình an ninh, phải khuyến khích họ đóng góp ý kiến Vấn đề đào tạo nhân viên thực kế hoạch an ninh mang tính thiết yếu nguyên nhân chủ yếu mà quy trình an ninh có khơng thực hiện, nhân viên không cảm thấy thoải mái để thực chúng Nhân viên phải yêu cầu thực nghiêm chỉnh quy định, luật lệ quy trình, khơng có ngoại lệ Nếu thường xun có ngoại lệ lỏng lẻo tạo hội cho trộm cắp phá hoại Người giám sát phịng đọc khơng phải bắt buộc lúc ngồi chỗ Người nên quanh phòng đọc cách thường xuyên để quan sát để hỗ trợ người đọc Mọi ghế ngồi phòng đọc phải xếp đối diện với người giám sát theo thứ tự dễ quan sát Nếu xếp ghế hai bên xung quanh bàn khó quan sát Trong hướng dẫn cho nhân viên thấy tầm quan trọng việc thực thi nghiêm túc quy trình an ninh, cần phải huấn luyện cho họ cách đối phó với tình khó khăn thực quy trình Một nhân viên cần phải làm khách hàng từ chối làm thủ tục đăng ký?, người khách không cho kiểm tra đồ đạc mang theo?, người khách sử dụng tài liệu cách cẩu thả? Nếu nơi lưu trữ khơng có nhân viên an ninh chun trách tốt nên mời chuyên gia an ninh đến hướng dẫn vấn đề cho nhân viên Thật khơng may khía cạnh việc quản lý nhân viên bao gồm việc bảo vệ sưu tập khỏi trộm cắp từ nhân viên tổ chức quan Có số biện pháp phòng bị cần thực hiện: cần xem xét kỹ lý lịch nhân viên trước thuê; hạn chế tiếp xúc nhân viên số khu vực; quản lý chìa khố chặt chẽ; kiểm tra đồ dùng nhân viên trước khỏi nhà lưu trữ; yêu cầu nhân viên ký vào sổ nhật trình vào khỏi nhà, kể sau làm việc Đối phó với vấn đề an ninh Do khơng thể ngăn chặn vụ trộm cắp phá hoại, nên kế hoạch an ninh cần thiết phải bao gồm quy trình đối phó với sơ hở an ninh Đó trường hợp phát mát sau rồi, phát vụ trộm diễn ra; hay khách nghiên cứu chí nhân viên có hành vi đáng ngờ Trong trường hợp, mục tiêu thu hồi lại tài liệu bị bắt giữ kẻ chịu trách nhiệm Điều có thành cơng hay khơng phụ thuộc vào phản ứng có nhanh chóng, kịp thời hay khơng Dưới số hướng dẫn chung cách phản ứng số trường hợp cụ thể Cần thiết phải nhớ bạn phải nắm rõ quy định pháp luật địa phương, bang liên bang hành vi trộm cắp phá hoại tài liệu thư viện quan lưu trữ trước phác thảo quy định riêng tổ chức Nếu nhân viên cảm thấy nghi ngờ khách hàng họ phép hành động họ thực nhìn thấy hành vi trộm cắp phát thấy tài liệu bị mát trình kiểm tra trước sau giao cho khách sử dụng Khi đó, nhân viên phải yêu cầu người khách vào văn phịng riêng, độc lập với phịng đọc Nếu có thể, nên có nhân viên để người đóng vai trị làm nhân chứng Cần nhớ khơng động chạm hay ép buộc khách Nếu người khăng khăng về, người có nhiệm vụ thông báo cho quan chức năng, người theo sát người khách để mơ tả xe người khách sử dụng Trong trường hợp khác, nhân viên nên ghi chép chi tiết thông tin có liên quan đến vụ việc làm sở cho việc điều tra tương lai Một số dấu hiệu để nghi ngờ nhân viên có hành vi trộm cắp bao gồm: người thường xuyên báo cáo có vật bị đánh cắp/ bị mất; người có hành vi sửa chữa/ thay đổi liệu sưu tập; người yêu cầu hưởng ngoại lệ quy định quan lưu trữ; người có điều kiện sống giả so với kiếm Nếu có nghi ngờ với nhân viên, phải xác định rõ thủ tục cần tiến hành trước tiếp cận với nhân viên Người cần đối chất với giám sát viên để có hội giải thích cho hành động Có thể cho người nghỉ việc thời gian và/hoặc thơng báo với nhân viên bảo vệ người có trách nhiệm an ninh Nhưng thường vụ trộm phát sau rồi, khiến cho việc xác định thủ phạm thêm khó khăn Trong trường hợp này, giám đốc phụ trách an ninh trước hết cần xác định xác xem vật bị (có thể tiến hành kiểm kê toàn bộ sưu tập nghi ngờ nhiều vật bị mất), sau thông báo cho cảnh sát, công ty bảo hiểm tổ chức có liên quan (nếu cần thiết) Mọi hoạt động tiến hành nhằm thu hồi vật bị xác định kẻ trộm phải ghi chép lại văn Nhất thiết nhân viên tổ chức phải hướng dẫn cụ thể để sẵn sàng đối phó với tình an ninh khẩn cấp Mỗi nhân viên phải có kế hoạch an ninh, thực hành quy trình đối phó biết cách liên lạc với nhân viên có trách nhiệm an ninh tổ chức bên ngồi Chuẩn bị trì kế hoạch an ninh Có thể áp dụng nhiều nguyên tắc cho việc thiết lập trì kế hoạch phản ứng với rủi ro cho kế hoạch an ninh Trên thực tế, hầu hết tổ chức, hai kế hoạch có nhiều điểm chung phần có tài liệu khác cung cấp hướng dẫn chi tiết để thiết lập kế hoạch phản ứng với rủi ro Khi chuẩn bị cho kế hoạch an ninh, bước thành lập uỷ ban (đối với tổ chức nhỏ uỷ ban người) có trách nhiệm tiến hành khảo sát an ninh, xác định nguy an ninh nghiêm trọng nhất, định biện pháp đối phó thảo kế hoạch an ninh Uỷ ban phải người lãnh đạo cao tổ chức trao quyền hoạt động Một kế hoạch an ninh bao gồm: thông tin hệ thống an ninh tồ nhà; thơng tin việc phân chia quản lý chìa khố tồ nhà chìa khố khu vực lưu trữ đặc biệt; sách quy định liên quan đến vấn đề an ninh (việc sử dụng sưu tập khách nhân viên tổ chức, sách quản lý sưu tập…); kê biện pháp ngăn ngừa tiến hành; danh sách biện pháp phản ứng sơ suất an ninh (ví dụ vụ trộm, tiến hành hay xảy ra) Cần nhớ số trường hợp, không nên đề cập đến số thơng tin (ví dụ thơng tin hệ thống an ninh thông tin quản lý chìa khố) kế hoạch Những thơng tin trình lên số nhân viên cấp cao tổ chức mà Các kế hoạch cần giữ khu vực an tồn mà cơng chúng nói chung khơng thể tiếp cận Khi bạn chịu trách nhiệm thảo kế hoạch này, bạn cảm thấy choáng ngợp khối lượng công việc cần phải thực hiện, tổ chức bạn chưa có kế hoạch an ninh có tính hệ thống Tốt nên chia kế hoạch thành chuyên đề nhỏ (ví dụ bắt đầu việc sách sử dụng sưu tập quy trình phản ứng phát vụ trộm diễn ra) Nó giúp hạn chế bớt khó khăn bạn có cảm giác an tâm hồn thành xong phần kế hoạch Khi hoàn thành xong kế hoạch, đừng để bị bụi bám đầy giá Cần phải nhân viên khác xem xét, đánh giá lại theo định kỳ; cập nhật kế hoạch thông tin thay đổi; cải tiến để đối phó với tình khẩn cấp Kết luận Có thực tế không may thư viện quan lưu trữ phải quan tâm đến vấn đề an ninh cho sưu tập Tốt tổ chức lưu trữ cần tiến hành tự khảo sát thiết lập kế hoạch an ninh cho riêng Mặc dù thị trường có thiết bị an ninh tự động, ỷ lại vào chúng mà bỏ qua biện pháp khác Kế hoạch an ninh tổ chức cần phải bao gồm sách quy định việc tiếp xúc nhân viên khách hàng với sưu tập; chế để nhận diện vật bị đánh cắp quy trình phản ứng với sơ suất an ninh Quan trọng cả, tổ chức phải thấy khó khăn mà nhân viên gặp phải thực sách an ninh đó; đồng thời phải đào tạo cho họ tầm quan trọng hoạt động an ninh hướng dẫn cho họ kỹ cần thiết để tiến hành chúng cách hiệu Chú thích Các hướng dẫn tóm tắt chi tiết hoá Chương 8, “Quản lý khủng hoảng: Gregor Trinkaus-Randall, Cách bảo vệ sưu tập bạn: hướng dẫn an ninh sưu tập (Chicago: Hội Lưu trữ Hoa Kỳ, 1995) Ví dụ, người muốn thơng báo việc mát, phát hay thông tin tài liệu giả mạo đến Hiệp hội nhà bán sách cổ Hoa Kỳ Để biết thêm thông tin liên hệ, xem Các nguồn cung cấp thông tin chi tiết cuối tài liệu Các nguồn thông tin Hội An ninh Công nghiệp Hoa Kỳ Ban thường trực ASIS an ninh bảo tàng Cuốn “Hướng dẫn an ninh bảo tàng” (Suggested Guidelines in Museum Security), Arlington, VS: ASIS, 1989, 21 trang Có thể mua tác phẩm cách liên hệ Dịch vụ khách hàng ASIS, (703) 519-6200 để có catalog và/hoặc mẫu yêu cầu mua thông tin khác Ký hiệu catalog #1036 Giá $16 cho hội viên là, $25 cho người khác - ASIS điện tử ASIS tổ chức thành viên an ninh chuyên nghiệp, cung cấp thông tin hướng dẫn đa dạng qua trang web, bao gồm kiện viết tóm tắt lựa chọn từ 1000 ấn phẩm http://www.asisonline.org Hiệp hội Bảo hiểm rủi ro Hoa Kỳ ARIA (American Risk and insurance association) hiệp hội quản lý rủi ro bảo hiểm chuyên nghiệp chuyên gia hàng đầu Hãy liên hệ với họ theo địa chỉ: PO Box 9001, Mount Vernon, NY 10552 Điện thoại (914) 699-2020, fax: (914) 699-2025 Trang web họ có nhiều thơng tin tham khảo thơng tin bảo hiểm có nhiều đường kết nối Các hội viên xem Tập san Rủi ro Bảo hiểm rủi ro ARIA http://aria.org Hiệp hội người kinh doanh sách cổ Hoa Kỳ (ABAA) Trụ sở 20 W, đường 44, New York, NY 10035-6604 Điện thoại (212) 944-8291, fax (212) 944-8293, email: abaa@panix.com Trang web họ có phần trợ giúp nhà bán sách phần quảng cáo hội chợ sách tới Có đường dẫn tới nguồn thông tin khác, gồm báo cáo tài liệu bị đánh cắp, tài liệu tìm thấy tài liệu giả http://abaa.org/ Hiệp hội thư viện trường nghiên cứu, Uỷ ban an ninh quản lý sách thảo quý Cuốn “Các hướng dẫn trộm cắp thư viện” (Guidelines Regarding Thefts in Libraries), Tờ tin tức thư viện trường nghiên cứu số 55 (1994): 289-94 Hiện có mạng http://www.ala.org/Content/NavigationMenu/ACRL/Standards_and_ Guidelines/Guidelines_R Những có liên quan đến việc bảo quản tài liệu quý thư viện nên nghiên cứu kỹ tài liệu Chaney, Michael Alan F.MacDougall “An ninh Ngăn ngừa tội phạm thư viện” (Security and Crime Prevention in Libraries), Aldershot, Hants.; Brookfield, vật: Công ty xuất Ashgate, 1992 Fennelly, Lawrence J., “An ninh hiệu quả” (Effective Physical Security), xuất lần Boston: Butterworth-Heinemann, 1997 Cung cấp chi tiết thiết bị an ninh thiết yếu, bao gồm thiết bị phần cứng hệ thống an ninh Trung tâm liệu Interloc sách tài liệu bị đánh cắp Dễ dàng tìm kiếm liệu, có phương tiện để nhập thêm thơng tin Cung cấp dịch vụ miễn phí qua điện thoại trực tiếp internet Liên hệ Công ty Interloc, PO Box 5, Southworth, WA, 98386 Điện thoại (206) 8713617, fax (206) 871-5626, email: interlog@shaysnet.com Interpol (International Criminal Policy Organization) (Tổ chức chống tội phạm quốc tế) Interpol làm nhiệm vụ phổ biến thông tin vật phẩm nghệ thuật bị đánh cắp từ 1947 Trang web Chương trình Tài sản văn hố thiết lập http://www.interpol.int/., cung cấp ảnh thông tin miêu tả để tăng cường khả thu hồi Keller, Steven R., Darrell R.Wilson “Các hệ thống an ninh” (Security Systems) Phần “Lưu trữ sưu tập lịch sử tự nhiên: Biện pháp bảo tồn” (Storage of Natural History Collections: A Preventive Conservation Approach), Chương I, Carolyn L.Rose, Catharine A Hawks, Hugh H Genoways, 51-56, Iowa City, Iowa: Hội bảo tồn sưu tập lịch sử tự nhiên, 1995 Keller, Steven R “Tiến hành khảo sát an ninh” (Conducting the Physical Security Survey) Deltona, Florida: Công ty Steven R Keller Liên danh, 1998 Tài liệu nhiều tài liệu hay khác bảo đảm an ninh văn hố Steven Keller có http://www.horizon-usa.com Có tài liệu cụ thể sau: ………“Những sai lầm an ninh phổ biến bảo tàng” (The Most Common Security Mistakes That Most Museums Make) Deltona, Florida: Công ty Steven R Keller Hiệp hội, 1994 http://www.horizon-usa.com/horizon/common.txt ………“Bảo vệ tồ nhà cơng trình lịch sử” (Securing Historic Houses and Buildings) Deltona, Florida: Công ty Steven R Keller Hiệp hội, 1994 http://www.horizon-usa.com/horizon/histhous.txt ………“12 điều giúp tăng cường chương trình an ninh bạn” (A Dozen Things You Can Do to Improve Your Security Program) Deltona, Florida: Công ty Steven R Keller Hiệp hội, 1993 http://www.horizonusa.com/horizon/dozen.txt ………“Kế hoạch an ninh nội bộ” (A Plan for Achieving Internal Security) Deltona, Florida: Công ty Steven R Keller Hiệp hội, 1990 http://www.horizon-usa.com/horizon/internal.txt Liston, David “An ninh bảo tàng Công tác bảo vệ” (Museum Security and Protection) ICOM (Uỷ ban Quốc tế An ninh bảo tàng) New York: Công ty Routledge, 1993 Ấn phẩm đề cập đến khía cạnh cơng tác bảo vệ nhà bảo vệ sưu tập, có chương viết hay dịch vụ bảo vệ McCabe, Gerard B “Các thư viện hàn lâm khu vực nông thôn thành phố: Một cẩm nang quản lý (Academic Libraries in Urban and Metropolitan Areas: A Management Handbook) Westport, CT: Greenwood Press, 1992 Bộ sưu tập tài liệu quản lý thư viện Greenwood Movlibs-L Movlibs, LAMA (Nhóm Hội thảo thư viện động) sáng lập Đây diễn đàn cho nhân viên thư viện quan tâm đến vấn đề di chuyển sưu tập, đồ đạc, thiết bị nhân lực Hãy gửi email theo địa listproc@ala.org để đăng ký, dòng Subject để trống, phần tin nhắn “subscribe movlibs-L (họ tên)” Mạng lưới an ninh bảo tàng MSN hoạt động với mục tiêu an toàn an ninh cho tài sản văn hoá Các dịch vụ chúng đa dạng từ cung cấp danh sách địa gửi thư đường dẫn tới trang Web với nguồn thông tin lý thú Nội dung gồm có viết, danh sách chuyên gia tư vấn, tổ chức an ninh, nguồn quản lý rủi ro, báo cáo mát http://www.museumsecurity.org/indexdefinitief.html? O’Neil, Robert Keating “Quản lý an ninh thư viện quan lưu trữ: Cái nhìn từ bên ngoài” (Managemen of Library and Archival Security: From the Outside Looking In) Binghamton, NY: Công ty xuất Haworth, 1998 Menzi L.Behrnd-Klodt, JD, Luật sư/Chuyên viên lưu trữ, Klodt Liên danh, Madison, WI: “Cung cấp lời khuyên hữu ích ý kiến chuyên môn bảo quản tài liệu vật có giá trị Nó không tập trung vào cách giải hậu mà vào biện pháp phòng ngừa liên kết an ninh chương trình bảo tồn Đây sách hướng dẫn tuyệt vời Các chuyên gia nhà quản lý tổ chức quy mơ lớn hay nhỏ nên có Patkus, Beth Lindblom “An ninh cho sưu tập: Triển vọng công tác bảo quản” (Collections Security: A Preservation Perspective) Tập san Hội quản lý thư viện 25.1 (1998): 67-68 Tác phẩm cung cấp đánh giá toàn diện vấn đề rủi ro an ninh việc bảo tồn sưu tập Robertson, Guy “Cuốn tiểu sử Elvis vừa khỏi nhà mà chẳng phát ra: Hướng dẫn nạn trộm cắp thư viện” (The Elvis Biography Has Just Left the Building, and Nobody Checked It Out: A Primer on Library Theft) Feliciter 44.10 (Tháng 10, 1998): 20-24 Tác giả miêu tả nhiều kỹ để đánh cắp thư viện quan lưu trữ với lối viết hài hước, sau nêu phương pháp ngăn ngừa Safety-L Là danh sách thảo luận điện tử LAMA (Nhóm Thảo luận an ninh an toàn cho thiết bị nhà) thiết kế nhằm xác định quan tâm chung đưa giải pháp bổ trợ Hãy gửi email theo địa listproc@ala.org để đăng ký, dòng Subject để trống, phần tin nhắn “subscribe safety-L (họ tên)” Shuman, Bruce A “Sổ tay an ninh an tồn thư viện: Phịng ngừa, Chính sách Quy trình” (Library Security and Safety Handbook: Prevention, Policies and Procedures) Chicago: Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ, xuất ……… “Thiết kế an toàn cho cá nhân thư viện” (Designing Personal Safety into Library Buildings) Các thư viện Hoa Kỳ 27.7 (Tháng 1996): 37-39 Các hướng dẫn thiết thực cho việc tăng cường không gian thư viện quy trình bảo đảm an tồn cho khách nhân viên Totka, Vincent A., Jr “Ngăn chặn việc khách trộm cắp quan lưu trữ: Triển vọng vấn đề pháp lý” (Preventing Patron Theft in the Archives: Legal Perspectives and Problems) Nhà lưu trữ Hoa Kỳ 56 (1993): 664-72 Để biết thêm thông tin vấn đề pháp lý, truy cập trang Web mạng lưới an ninh bảo tàng Trinkaus-Randall, Gregor “Bảo vệ sưu tập bạn: Sách hướng dẫn an ninh lưu trữ” (Protecting Your Collections: A Manual of Archival Security) Chicago: Hiệp hội nhà lưu trữ Hoa Kỳ, 1995 Một hướng dẫn hữu ích việc phát triển chương trình an ninh hiệu quả, mơ tả chi tiết bước thực Wyly, Mary “An ninh cho sưu tập đặc biệt: Các vấn đề, Xu hướng ý thức” (Special Collections Security: Problems, Trends, and Consciousness) Library Trends số 36 (41987): 241-56 Một tài liệu cũ bản, xem xét tổng thể vấn đề an ninh, đặc biệt việc sử dụng tài liệu sưu tập đặc biệt Mẫu phiếu đăng ký bạn đọc Tên quan, tổ chức Địa thư tín Số điện thoại Số fax Đăng ký độc giả nội quy Đề nghị ký tên vào sổ đăng ký bạn vào phịng đọc Điền thơng tin sau, tìm hiểu nội quy ký tên vào quy ước Tên (ghi rõ): Chứng minh thư: Địa thư tín: Địa thường trú: Nơi cơng tác: Lĩnh vực nghiên cứu: Độc giả cần tuân theo nội quy sau tra cứu thư mục lưu trữ ký xác nhận thực nghiêm túc quy định Độc giả truy cập thông tin tuân thủ nội quy phòng đọc, việc đảm bảo cho trình lưu trữ tài liệu thực nghiêm túc Mẫu nội quy Áo khoác, túi, ví, ba lơ, cặp sách vật dụng tương tự cần để giá hành lang cất ngăn tủ có khố Trong trường hợp nào, không mang tài liệu khỏi khu vực tra cứu Tài liệu tra cứu không mượn mà cần tra cứu khu vực lưu trữ Chỉ dùng thức ăn, đồ uống khu vực quy định Cấm hút thuốc thư viện Được quyền đăng ký ba hộp tài liệu lúc, đuợc đọc lúc hộp tài liệu để đảm bảo tài liệu không bị để lẫn vị trí hộp chứa tài liệu Bạn đọc không dùng tài liệu gốc phịng đọc có sẵn ( dạng thu nhỏ, in chụp) - Sách cần bảo quản theo vị trí cố định hộp, tủ tài liệu hay giá chứa Nếu bạn gặp khó khăn việc trả sách vị trí cũ, thấy sách tình trạng lộn xộn, cần báo cho nhân viên thư viện Độc giả không tiếp tục tra cứu tài liệu lưu trữ không tuân thủ nội quy thư viện cách nghiêm túc Bằng việc ký tên đây, xin cam đoan đọc nội quy nói đồng ý tuân thủ quy định tra cứu tài liệu Chữ ký Ngày: -Tài liệu tra cứu: -Nhân viên thư viện: ... cho sưu tập, kiểm soát sơ hở an ninh xảy ra; tạo lập kế hoạch an ninh hiệu có tính thực thi cao Lập kế hoạch an ninh Nếu muốn bảo vệ sưu tập tránh mát, thư viện quan lưu trữ cần phải coi an ninh. .. phía An ninh cho nhà Các sưu tập lẫn nhà lưu trữ cần phải bảo đảm an ninh sau làm việc Phải ngăn chặn xâm nhập di chuyển vật sưu tập cách bất hợp pháp Khu vực xung quanh tồ nhà bảo vệ nhiều cách:... an ninh Nên làm việc với họ để lập thời gian biểu cho việc giám sát hoạt động tổ chức chế báo cáo thường xuyên Quản lý sưu tập vấn đề an ninh Quản lý sưu tập phần quan trọng việc đảm bảo an ninh