Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ

Tham khảo bài viết ''chương i những vấn đề chung của quản trị'', khoa học xã hội, kinh tế chính trị phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ I CÁC KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ Sự đời Quản trị Quản trị (nói chung) xuất lâu, từ xã hội loài người biết sống hoạt động tập thể Ngay từ ngày đầu, người sống thành bầy đàn biết nương tựa vào đấu tranh chống chọi với thiên nhiên khắc nghiệt, với thú để sinh tồn; mặt khác, có khác tuổi tác, trí lực thể lực mà vị trí người cộng đồng không giống nhau, có người làm đựơc việc mà không làm việc khác tất muốn tồn phát triển, đời sống họ ngày tốt Vì vậy, xã hội đòi hỏi phải có phân công lao động từ công việc quản trị người quản trị xuất nhằm điều phối công việc chung, làm cho cho hoạt động cộng đồng đem lại kết cao hơn, đáp ứng ngày nhiều nhu cầu mặt đời sống Để thích ứng với phát triển không ngừng lực lượng sản xuất, quản trị ngày củng cố hoàn thiện Ngày nay, quản trị hình thành nhiều dạng khác nhau: - Quản trị trình giới vô sinh như: đất đai, hầm mỏ… - Quản trị trình giời hữu sinh như: trồng, vật nuôi - Quản trị xã hội loài người bao gồm: + Quản trị nhà nước + Quản trị tổ chức đoàn thể xã hội + Quản trị sản xuất kinh doanh tổ chức kinh tế Ngoài đặc điểm chung Quản trị, dạng quản trị khác chịu chi phối số qui luật riêng có đặc điểm riêng Do đó, cần có nội dung nghiên cứu phù hợp Trong chương trình môn học đề cập đến quản trị sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nghiên cứu chúng mối liên hệ hữu với dạng quản trị khác, quản trị nhà nước Như vậy, quản trị đời tất yếu khách quan với trình hình thành, phát sinh phát triển đoàn nhóm, tổ chức nhà nước, xã hội tổ chức kinh tế Tính tất yếu khách quan Quản trị Từ phân tích đời quản trị cho ta thấy rằng, quản trị xuất đời sống xã hội loài người ý muốn chủ quan ai, hay nhóm người mà đòi hỏi thực khách quan xã hội có hoạt động tập thể có phân công lao động xã hội, cần phải phối hợp hoạt động riêng lẻ, cá biệt nhằm hoàn thành công việc mà cá nhân riêng lẻ làm được; nâng cao kết mà họ mong đợi - Nói tính tất yếu khách quan quản trị, C.Mac có câu nói tiếng: “Một nghệ só chơi đàn tự điều khiển lấy dàn nhạc cần có người huy, người nhạc trưởng” Như vậy, xuất người huy “người nhạc trưởng” tập thể để điều khiển hoạt động “dàn nhạc” ông ta muốn hay không mà đòi hỏi khách quan tổ chức, “dàn nhạc” Page of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC - Còn theo quan điểm GS HAROLD KOONTZ cho rằng: “ Ngay từ người bắt đầu hình thành nhóm để thực nhiệm vụ, mục tiêu mà họ đạt với tư cách cá nhân riêng lẻ, cách quản lý yếu tố cần thiết để đảm bảo phối hợp nổ lực cá nhân” - Theo TS Nguyễn Thị Liên Diệp khẳng định: “ Có thể nói lý tồn hoạt động quản trị muốn có hiệu người ta quan tâm đến hiệu người ta quan tâm đến hoạt động quản trị” Như vậy, Quản trị mà chúng thiếu tổ chức? Khái niệm Quản trị Quản trị (Management) từ thường dùng phổ biến nhiều sách giáo khoa nhiều tài liệu khác Nếu xét riêng từ ta tạm giải thích sau: - Quản: đưa đối tượng vào khuôn mẫu qui định sẵn Ví dụ: Cha mẹ bắt đứa bé phải làm theo kế hoạch định ra; sáng phải học, buổi trưa nghỉ ngơi, buổi chiều học bài, trước phải thưa phải chào, … Đó khuôn mẫu chúng phải thực không để đối tượng tự hoạt động cách tùy thích - Trị: dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu định Nếu đối tượng không thực áp dụng hình phạt đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành Nhằm đạt tới trạng thái mong đợi, có cần phải có mà người ta gọi mục tiêu Sau khái niệm Quản trị số tác giả Giáo sư, Tiến só quản trị học nước - Theo GS H.Koontz “ Quản lý hoạt động tất yếu; đảm bảo phối hợp nổ lực cá nhân nhằm đạt mục đích nhóm (tổ chức) Mục tiêu quản lý nhằm mà người đạt mục tiêu nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất bất mãn cá nhân nhất” - Quản trị xem trình thực chức quản trị, Thầy Nguyễn Tiến Phước khái niệm:“ Quản trị trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo kiểm soát công việc nổ lực người, đồng thời vận dụng cách có hiệu tài nguyên, để hoàn thành mục tiêu định” - Theo GS Vũ Thế Phú: “quản trị tiến trình làm việc với người thông qua người để hoàn thành mục tiêu tổ chức môi trường luôn thay đổi Trọng tâm tiến trình sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên có hạn” Từ khái niệm trên, khái quát: quản trị trình tác động thường xuyên, liên tục có tổ chức chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) đến đối tượng quản trị (hệ thống bị quản trị) nhằm phối hợp hoạt động phận, cá nhân, nguồn lực lại với cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạt đến mục Page of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC tiêu tổ chức với hiệu cao Thực vậy, quản trị thực chất trình tác động mà trình ngẫu nhiên mà tiến hành cách cóù tổ chức có chủ đích chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) thực cách thường xuyên, liên tục nhằm làm cho hoạt động tập thể (tổ chức) mang lại kết cao với chi phí thấp nhất, thỏa mãn ngày nhiều nhu cầu vật chất tinh thần cộng đồng Để làm điều đó, quản trị có chức năng, vai trò gì? Và cần có kỹ nào? II CHỨC NĂNG, VAI TRÒ VÀ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Chức quản trị Chức hệ thống quản trị tổ chức, gọi tắt chức quản trị nhiệm vụ chung (nhiệm vụ tổng quát) mà hệ thống quản trị phải thực trình quản trị Có nhiều để phân loại chức quản trị 1.1 Căn theo lónh vực hoạt động sản xuất kinh doanh: Ta có chức quản trị cụ thể sau: - Quản trị chất lượng - Quản trị Makerting - Quản trị sản xuất - Quản trị tài - Quản trị kế toán - Quản trị hành chính, văn phòng… Như vậy, tương ứng với lónh vực hoạt động sản xuất kinh doanh chức quản trị Cách phân loại không phản ánh khái quát nhiệm vụ chung quản trị, chức cụ thể phân chia cách linh hoạt tùy thuộc vào trình độ phát triển sản xuất xã hội Khi trình độ sản xuất xã hội thấp phân chia chức năng; ngược lại trình độ sản xuất xã hội cao, qui mô sản xuất lớn, phân công lao động sâu phát sinh nhiều chức 1.2 Căn theo nội dung trình quản trị Tác giả lý thuyết quản trị nhiều nước giới đề chức (nhiệm vụ chung) quản trị sau: - Năm 1916, nhà quản trị tiếng người Pháp HENRY FAYOL cho quản trị có chức sau: I II + Chức hoạch định (Planing) + Chức tổ chức (Organizing) + Chức huy (Directing) + Chức phối hợp (Coordinating) + Chức kiểm tra (Reviewing) Có thể nói, HENRY FAYOL người có công đầu việc hình thành lý thuyết quản trị tương đối có hệ thống chặt chẽ lúc Trong đó, ông chia hoạt động tổ chức thành nhóm công việc, đề 14 nguyên tắc chức Quản trị Những đề nghị ông đưa vào giảng dạy nhiều trường Đại học nhiều nước giới III Page of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC Tuy nhiên, chức Quản trị ông có ý kiến cho rằng, phối hợp chức mà mục đích quản trị Bỡi vì, thực chức hoạch định, tổ chức, huy, kiểm tra khác nhằm để phối hợp hoạt động, nguồn lực tổ chức để đạt đến mục tiêu mà chủ thể quản trị mong đợi IV - Sau năm, vào năm 1923 LYTHER GUILICK LYNDAL URWICH chia thành chức năng: V + Hoạch định VI + Tổ chức VII + Nhân (Staffing) + Thực VIII + Phối hợp IX + Kiểm tra X + Tài (Budgeting) Trong hệ thống chức nhiều ý kiến tranh cãi Chẳng hạn, có người cho chức tổ chức bao gồm có chức nhân sự, tách “nhân sự” thành chức riêng; “thực hiện” không chức riêng hệ thống quản trị; hay “tài chính” chức cụ thể chức chung quản trị… XI -Đến thập niên 60 thể kỷ XX, HAROLD KOONTZ CYRIL O’DONNELL nêu lên chức năng: XII XIII + Kế hoạch XIV + Tổ chức XV + Nhân XVI + Lãnh đạo XVII + Kiểm tra XVIII -Và, đến thập niên 80 kỷ XX, JAMES STONER STEPHEN P.ROBBINS lại chia thành chức năng: XIX XX + Hoạch định XXI + Tổ chức XXII + Lãnh đạo XXIII + Kiểm tra XXIV - Ngày nay, chức chung quản trị trình bày nhiều sách giáo khoa trường đại học cao đẳng Việt Nam bao gồm: XXV XXVI + Hoạch định XXVII + Tổ chức XXVIII + Điều khiển (Có tác giả gọi chức lãnh đạo huy) XXIX + Kiểm tra - kiểm soát Với hệ thống chức phản ánh đầy đủ nhiệm vụ chung (nhiệm vụ tổng quát) quản trị giai đoạn Vai trò Quản trị Page of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC XXX Hệ thống quản trị thực chức thông qua giữ nhiều vai trò khác trình quản trị Nếu chức quản trị nhiệm vụ chung (nhiệm vụ tổng quát) vai trò quản trị công việc cụ thể, tập hợp hành vi có tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề Theo Henry Mitzberg, nhà nghiên cứu Hoa Kỳ cho quản trị có 10 vai trò phổ biến tập hợp thành nhóm: XXXI - Nhóm 1: Vai trò quan hệ, bao gồm vai trò người đại diện; vai trò người lãnh đạo; vai trò người quan hệ với cá nhân tập thể tổ chức - Nhóm 2: Vai trò thông tin, bao gồm vai trò người cung cấp thông tin; phổ biến thông tin; thu thập thẩm định thông tin - Nhóm 3: Vai trò định, bao gồm vai trò nhà doanh nghiệp; vai trò người giải xung đột; vai trò người phân phối tài nguyên tổ chức Các kỹ quản trị Để thể đầy đủ vai trò tổ chức, đòi hỏi nhà quản trị cần có kỹ Nó biểu lực người quản trị, nguyên nhân thành đạt nhà quản trị LENIN nói: “Làm quản lý cần phải rành nghề … tức phải tinh thông tất điều kiện sản xuất, phải biết kỹ thuật sản xuất cao độ đại, phải có tu dưỡng định khoa học” 3.1 Nội dung kỹ quản trị a Kỹ nhận thức (hay kỹ tư duy) Là chức quan trọng nhà quản trị, đòi hỏi nhà quản trị phải am hiểu nhiều lónh vực kinh tế, trị, xã hội; thấu hiểu mức độ phức tạp biết giảm thiểu mức độ phức tạp; nhận biết, phán đoán xác vật tượng phản ứng cách nhanh nhạy tình phát sinh Đây nói kỹ quan trọng, thời đại ngày nay, thời đại kinh tế tri thức b Kỹ quan hệ Là kỹ có liên quan tới quan hệ với người, tạo thuận lợi thúc đẩy người hoàn thành công việc chung Kỹ thể việc thông qua hình thức, phương pháp tác động tới người lời nói, chữ viết, thái độ ứng xử, … có sức thuyết phục, tập hợp (quy tụ) người đứng chung quanh hoàn thành tốt mục tiêu đề với hiệu cao Tất nhiên, muốn làm đòi hỏi người quản trị phải có lực uy tín định Người có lực uy tín cao tập thể dễ dàng tập hợp thành viên tổ chức; ngược lại dễ gặp phải không chấp nhận cấp nhiều mức độ nhiều hình thức khác c Kỹ chuyên môn Là khả cần thiết để thực công việc cụ thể; biểu trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhà quản trị soạn thảo văn hành chính, lập hợp đồng kinh tế, lập trình quản lý, định quản trị, … Mặc khác, kỹ đòi hỏi người quản trị phải hiểu biết chuyên môn đơn vị phụ trách, chẳng hạn cán quản trị ngân hàng phải am hiểu nghiệp vụ ngân hàng Tuy nhiên, vai trò quản trị viên cấp quản trị không giống nên yêu cầu mức độ thành thạo kỹ có khác Page of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC 3.2 Yêu cầu kỹ quản trị cấp quản trị - Quản trị viên cấp cao: Đòi hỏi nhiều kỹ nhận thức; biết cách quan hệ (làm việc với người) tốt; đòi hỏi kỹ chuyên môn kỹ thuật cụ thể lónh vực quản trị so với quản trị viên cấp khác Bỡi vì, vai trò hệ thống quản trị người hoạch định mục tiêu, đường lối, sách, … tổ chức; nghiệp vụ chuyên môn cụ thể phần lớn quản trị viên cấp trung cấp thấp thực - Quản trị viên cấp trung: Đòi hỏi kỹ quản trị mức trung bình Bỡi phận trung gian, với vai trò chủ yếu chuyển tải “trung chuyển” thông tin mệnh lệnh từ cấp cao xuống cấp thấp nhận thông tin phản hồi từ cấp thấp lên cấp cao - Quản trị viên cấp thấp: Đòi hỏi nhiều kỹ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ nhận thức lại so với quản trị viên cấp khác Bỡi vì, họ người trực tiếp thi hành nghiệp vụ chuyên môn lónh vực quản trị cụ thể Những yêu cầu mức độ thành thạo kỷ quản trị minh họa hình sau (Xem hình 1) QTV cấp cao QTV cấp trung QTV cấp thấp Kỹ nhận thức Kỹ quan hệ Kỹ ch/môn Hình 1: Yêu cầu mức độ thành thạo kỹ quản trị quản trị viên cấp quản trị Hệ thống quản trị thực chức thông qua vai trò với kỹ hoàn hảo có ý nghóa to lớn doanh nghiệp Năng lực quản trị ngày xem nguồn lực quan trọng cho phát triển quốc gia nói chung hay tổ chức kinh tế nói riêng Các nguồn lực là: lực quản trị, lao động (đặc biệt chất lượng lao động), vốn, khoa học kỹ thuật - công nghệ tài nguyên thiên nhiên (Xem hình 2) Vốn Lao động Page of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC Năng lực quản trị Khoa học kỹ thuật Tài nguyên Hình 2: Các nguồn lực phát triển tổ chức Chúng có mối liên hệ chặt chẽ với Trong đó, lực Quản trị quan trọng nhất, bỡi nguồn lực khác có phát huy tác dụng hay không phụ thuộc phần lớn vào lực quản trị Điều chứng minh qua số liệu sau: Theo tài liệu GS Nguyễn văn Lê Nguyên nhân phá sản mộât doanh nghiệp: -60% quản trị thiếu khả -20% chiều hướng bất lợi XXXII -10% tai nạn XXXIII -10% yếu tố linh tinh khác XXXIV Các nhà kinh tế Pháp điều tra nghiên cứu phân định trước tổn thất doanh nghiệp nguyên nhân sau: XXXV -50% thuộc lãnh đạo XXXVI -25% thuộc giáo dục – đào tạo XXXVII -25% thuộc người thừa hành XXXVIII Nhật Bản nước đất hẹp, người đông, điều kiện tự nhiên, văn hoá gần giống ta Thế mà sau chiến tranh giới thứ (Nhật Bản nước thua trận hoang tàn đổ nát Việt Nam sau chiến tranh) kết thúc người Nhật lập nên kỳ tích kinh tế làm cho giới phải kinh ngạc học hỏi họ: - Năm 1950, GDP Nhật 20 tỉ USD, bằng: + 60% CHLB Đức XXXIX + 50% Pháp +1/3 Anh XL +1/17 Mỹ XLI - Năm 1966 (sau 16 năm) Nhật vượt Pháp XLII - Năm 1967 vượt Anh - Năm 1968 vượt CHLB Đức cường quốc kinh tế đứng thứ hai sau Mỹ Có nhiều yếu tố để người Nhật làm nên điều thần kỳ đó, nhà kinh tế cho quản trị yếu tố chiếm vị trí quan trọng Page of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC Quả thật vậy, người Nhật biết tìm cho cung cách quản trị riêng phù hợp với văn hóa đất nước người “Mặt trời mọc”, biểu cách sinh động qua lý thuyết Z William Ouchi XLIII Từ khái niệm - chức - vai tròø rút đặc điểm quản trị sau: III- ĐẶC ĐIỂM CỦA QUẢN TRỊ XLIV 1- Đối tượng quản trị người, quản trị người công việc khó khăn phức tạp Quản trị suy quản trị người, người quản trị làm việc với thông qua người khác Trong người hay nhóm người có đặc điểm tâm – sinh lý khác nhau, trình độ khác nhau, nhận thức khác nhau, … dẫn tới hành động không giống Muốn quản trị có hiệu trước hết phải hiểu họ; hiểu họ điều không dễ, đáp ứng nhu cầu họ lại khó khăn phức tạp nhiều lần, luôn mục đích cần vươn tới nhà quản trị Mặt khác, người tổng hòa mối quan hệ xã hội Sống tổ chức, người có mối quan hệ nhiều mặt với cộng đồng mang tính xã hội như: quan hệ trị, quan hệ kinh tế, quan hệ xã hội chúng đan xen vào tạo thành mối quan hệ phức hợp, tác động thường xuyên chi phối mặt hoạt động cá nhân Thật vậy, quản trị có hiệu công việc đầy khó khăn phức tạp trong công việc phức tạp 2- Lao động quản trị lao động trí lực chủ yếu đòi hỏi tính động sáng tạo cao Trong hệ thống quản trị có loại cán chủ yếu: cán lãnh đạo, chuyên gia cán nghiệp vụ - kỹ thuật - Cán lãnh đạo: người có chức vụ quyền hạn định tổ chức, họ người đề định quản trị, hoạch định mục tiêu, chiến lược, sách, biện pháp doanh nghiệp XLV - Cán chuyên gia: bao gồm kỹ sư, luật sư, nhà toán học, nhà kinh tế… người có trình độ chuyên môn -kỹ thuật cao; họ giữ vai trò chuẩn bị phương án giúp cho cán lãnh đạo đề định quản trị đảm bảo tính tối ưu - Cán nghiệp vụ - kỹ thuật: người thực nghiệp vụ quản trị cụ thể kế toán, thủ quỹ, thủ kho, thống kê tổng hợp, văn thư, lập trình viên máy tính… Trong loại cán cán lãnh đạo phận quan trọng nhất, định phần lớn thành bại doanh nghiệp Tuy nhiên, động sáng tạo cần thiết cho tất quản trị viên cấp, qui định bỡi tính phức tạp quản trị 3- Quản trị vừa khoa học vừa nghệ thuật cao Page of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC Bởi quản trị đòi hỏi phải hoàn thành mục tiêu đề mà phải hoàn thành chúng với hiệu cao a-Tính khoa học Quản trị thể hiện: - Thứ nhất, quản trị phải đảm bảo phù hợp với vận động qui luật tự nhiên, xã hội Điều đòi hỏi việc quản trị phải dựa hiểu biết sâu sắc qui luật khách quan chung riêng tự nhiên xã hội - Thứ hai, sở mà vận dụng tốt thành tựu khoa học, trước hết triết học, kinh tế học, toán học, tin học, điều khiển học, công nghệ học, … kinh nghiệm thực tế vào thực hành quản trị - Thứ ba, quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh tổ chức giai đoạn cụ thể Điều có nghóa, người Quản trị vừa phải kiên trì nguyên tắc vừa phải vận dụng cách linh hoạt phương pháp, kỹ thuật Quản trị phù hợp điều kiện, hoàn cảnh định b-Tính nghệ thuật quản trị thể hiện: Nghệ thuật kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết, “mẹo” quản trị Nếu khoa học hiểu biết kiến thức có hệ thống nghệ thuật tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp lónh vực, tình Ví dụ: - Trong nghệ thuật sử dụng người trước hết phải hiểu đặc điểm tâm lí, lực thực tế người, từ sử dụng họ vào việc gì, lónh vực gì, cấp bậc phù hợp nhất; có phát huy hết khả cống hiến nhiều cá nhân cho tập thể - Nghệ thuật giáo dục người Giáo dục người thông qua nhiều hình thức: khen – chê, thuyết phục, tự phê bình phê bình, khen thưởng kỷ luật đòi hỏi tính nghệ thuật cao Áp dụng hình thức, biện pháp giáo dục không phù hợp giúp cho người ta tiến mà ngược lại làm phản tác dụng, tăng thêm tính tiêu cực tư tưởng hành động - Nghệ thuật giao tiếp, đàm phán kinh doanh Cũng đòi hỏi tính nghệ thuật cao Trong thực tế người có khả này, việc người đàm phán thành công người khác thất bại - Nghệ thuật định quản trị Quyết định quản trị thông điệp biểu ý chí nhà quản trị buộc đối tượng phải thi hành diễn đạt nhiều hình thức như: văn chữ viết, lời nói, hành động, … Ngoài đặc điểm chung định quản trị mang tính mệnh lệnh, cưỡng chế hình thức định lại có đặc điểm riêng, chẳng hạn định lời không mang tính bản, khuôn mẫu định văn chữ viết lại đòi hỏi tính sáng tạo, thích nghi tính thuyết phục -Nghệ thuật quảng cáo Trước hết gây ấn tượng cho người nghe, người đọc Nhưng thực tế doanh nghiệp làm điều Có quảng cáo xem thấy vui vui, thích thú, có cảm tình sản phẩm họ Nhưng có quảng cáo lại thấy chán ngán, gây bực bội, phiền muộn cho người nghe, người đọc, … Vì vậy? Đó nghệ thuật quảng cáo “Nghệ thuật vó đại nghề quảng cáo, ấn sâu vào đầu óc người ta ý tưởng cách thức mà người ta không nhận thấy điều - khuyết danh” (trích “Lời vàng cho nhà doanh nghiệp” – nhà xuất trẻ năm 1994) Page of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC - Nghệ thuật bán hàng: “Nghệ thuật bán tức nghệ thuật làm cho người mua tin họ có lợi họ mua - SHELDON” (trích: “Lời vàng cho nhà doanh nghiệp” – nhà xuất trẻ năm 1994) Nghệ thuật riêng tư người, “nhập khẩu” từ người khác Nó đòi hỏi người quản trị (mà trước hết người lãnh đạo) biết vận dụng có hiệu thành tựu khoa học có vào hoàn cảnh cụ thể mà tích lũy vốn kinh nghiệm thân, người khác để nâng chúng lên thành nghệ thuật – tức biến thành riêng IV- ĐỐI TƯNG, NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ HỌC 1-Đối tượng nghiên cứu quản trị học Quản trị học khoa học xã hội, nhiên cứu mối quan hệ người người trình quản trị gọi tắt quan hệ quản trị Đó quan hệ chủ thể quản trị (hệ thống quản trị, phận quản trị, người quản trị) đối tượng quản trị (hệ thống bị quản trị, phận bị quản trị, người bị quản trị) Mặt khác, quan hệ quản trị quan hệ cấp khâu hệ thống quản trị, quan hệ giám đốc trưởng phòng, trưởng phòng với tổ trưởng, … phận khâu dệt với khâu hồ, khâu hồ với in hoa, … công ty dệt chẳng hạn Xét bình diện rộng, quan hệ quản trị phận “quan hệ sản xuất” (Quan hệ sở hữu tư liệu sản xuất, quan hệ phân phối quan hệ quản lý) Tuy nhiên, “quan hệ sản xuất” đề cập đến phạm vi tổ chức (Doanh nghiệp), nhằm tìm qui luật vận động nó; đề đường lối, phương hướng, nguyên tắc, phương pháp chung làm kim nam cho nhà thực hành quản trị doanh nghiệp vận dụng có hiệu Để phù hợp với đối tượng nghiên cứu trên, nội dung môn học bao gồm chương cụ thể sau: 2-Nội dung + + + + + + + Chương Chương Chương Chương Chương Chương Chương 1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: Dẫn nhập Sự phát triển lý thuyết quản trị Chức hoạch định Chức tổ chức Chức điều khiển Chức kiểm soát Phá sản cứu nguy phá sản Trong chương tập trung giải chủ đề chính: - Thông qua việc tìm hiểu lý thuyết Quản trị, nắm vững nguyên tắc vấn đề mang tính nguyên tắc – qui luật quản trị - Làm rõ nội dung chức (Nhiệm vụ chung – nhiệm vụ tổng quát) quản trị - Nắm vững phương pháp (chung) số phương pháp – biện pháp cụ thể quản trị Page 10 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC - a Căn tình trạng thông tin, ta có: Thông tin gốc hay thông tin sơ cấp Thông tin diễn suất hay thông tin thứ cấp - b Căn vào nguồn gốc thông tin: ta có: Thông tin bên trong: thông tin bên nội tổ chức Thông tin bên ngoài: thông tin bên tổ chức - c Căn theo đối tượng sử dụng thông tin: ta có: Thông tin huy hay thông tin từ xuống Thông tin chấp hành hay thông tin phản hồi – thông tin từ lên d Căn vào vai trò thông tin: ta có: Thông tin báo cáo Thông tin kế hoạch Thông tin tổ chức Thông tin kiểm tra Thông tin thống kê Thông tin kế toán Tiến trình truyền thông Trong tổ chức nhà quản trị sử dụng tiến trình truyền thông để thực chức năng, trì vai trò quản trị Có nhiều ý kiến khác bước tiến trình truyền thông, sau số bước Ngườigơ ûi, người tạo nguồn thông tin Mã hoá thông điệp Mạch chuyển -kênh tryền thông Người Giải nhận mã Thông tin gửi: người tạo nguồn a Người thông tin phát thông tin nhận thông đến người nhận, người bắt đầu tiến trình truyền thông Trước phản gửi thông nhận, người gửi tin phải mã hoá tư tưởng, ý thức hồi tin đến người định thành ký hiệu ngôn ngữ định, người ta gọi thông thông điệp tin b Thông điệp: bao gồn ký hiệu chữ viết, lời cử hành động b1 Thông điệp lời nói, người truyền tin dùng lời nói để diễn đạt thông tin cần cung cấp cho đối tượng nhận tin Là hình thức sử dụng phổ biến quản trị Vì hình thức giúp cho người truyền tin diễn đạt đầy đủ chi tiết thông tin cần truyền đi, chất lượng truyền thông cao hay thấp phụ thuộc vào khiếu lực trí tuệ người gửi người nhận thông tin Page 71 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC b2 Thông điệp chữ viết Đây hình thức phổ biến, có nhiều ưu điểm nhanh, gọn, tránh sai lệch kiểm soát được, cho phép lưu giữ thông tin lâu dài Tuy nhiên hình thức thường gặp nhiều trở ngại ngữ nghóa không rõ ràng diễn đạt hết tất chi tiết nội dung thông tin cần truyền tải Vì vậy, thực tế định quản trị có tính chất đặc biệt quan trọng người ta thường kết hợp hai hình thức thông tin văn chữ viết tin lời b3 Thông điệp không lời Tất thông điệp không sử dụng chữ viết lời nói thông điệp không lời Thông điệp không lời hữu ích, thể qua nét mặt, điệu bộ, động tác thể Thông điệp không lời dễ nhận thấy hành vi người trọng tài trên sân cỏ, người huy chiến trường, nhà kinh doanh thị trường chứng khoán giao tiếp trực tiếp với có khoảng 50% thông điệp truyền tải qua nét mặt, điệu bô, động tác khác thể, qua mà người nhận hiểu phần mong muốn, tình cảm người truyền tin Thông điệp không lời có dạng khác, thông điệp hình ảnh, hình thức sử dụng phổ biến trường học Ngày nay, nhờ tiến khoa học kỹ thuật, trợ giúp công cụ máy tính cho phép thông tin truyền qua mạng Internet khắp giới với nhiều ngôn ngữ đa dạng lời nói, chữ viết, hình ảnh Giúp cho cho công việc truyền thông thuận tiện, dễ dàng xác c Mạch chuyển (kênh truyền thông) Là đường mà thông điệp truyền từ người gửi đến người nhận Sự phong phú thông tin gắn liền với khả chuyển tải thông tin kênh, điều nói lên mạch chuyển có khả chuyển tải thông tin khác Có mạng (kênh) chuyển tải thông tin là: Thảo luận trực tiếp; qua mạng internet; qua điện thoại; qua đường liên lạc thư từ tài liệu Trong đó, truyền tin trực tiếp tính phong phú thông tin cao nhất; điện thoại; internet đường liên lạc thư từ, tài liệu d Giải mã Là dịch thông điệp nhận thành ký hiệu ngôn ngữ mà người nhận hiểu ý nghóa chúng Chẳng hạn, ông giám đốc nhận thư đối tác, ông ta dịch nhờ người khác dịch thành ký hiệu ngôn ngữ mà ông ta hiểu chúng giải mã Khi hai bên gửi nhận không đồng ngôn ngữ việc mã hoá giải mã có ảnh hưởng lớn đến chất lượng thông tin e Người nhận nhận thức thông tin Khi nhận thông điệp người gởi giải mã người nhận tin hiểu nội dung thông điệp người gởi Nhưng khả trình độ khác mà người nhận hiểu nội dung thông điệp khác Người có khả tư tốt nhận thức có chọn lọc, họ thường tìm kiếm mà người gửi mong đợi; ngược lại, người có tư nhận thức thường ghi nhận cách rập khuôn máy móc, hiểu thiếu xác không đầy đủ f Thông tin phản hồi Thông tin phản hồi phản ứng người nhận thông điệp người gởi Nó cho ta thấy người nhận nhận mức độ hiểu đến đâu? Ví dụ, thầy giáo giảng bài, sinh viên gật lắc đầu phản ứng người nhận tin, cho người Thầy hiểu phần người học trò nghe qua giảng mình, từ người Thầy hoàn thiện giảng Page 72 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC Rào cản truyền thông Quá trình truyền thông thường gặp nhiều trở ngại làm ảnh hưởng tới chất lượng thông tin Sau là số trở ngại (rào cản) thường gặp: - Không có kế hoạch thu thập, xử lý, lưu trử thông tin, đến cần tìm kiếm vội vã nên thông tin không liên tục xác, chất lượng thông tin thấp - Sự mập mờ ngữ nghóa thông tin, làm cho người nhận hiểu nghóa hay nghóa khác ngược lại, gây hậu khó lường trước trình thực - Các thông tin diễn tả kém, làm cho người nhận không đầy đủ xác Hiện tượng liên quan đến khiếu người truyền tin Tuy nhiên, khắc phục chúng biện pháp có liên quan đến khâu chuẩn bị trước truyền tin - Sự mát truyền đạt hay ghi nhận Hiện tượng xảy phổ biến trình truyền thông Muốn khắc phục tượng cần phải có nhiều biện pháp đồng từ hai phía ngươiø truyền tin người nhận tin - Ít lắng nghe đánh giá vội vã Đây tượng thường bắt gặp nhà lãnh đạo độc đoán chuyên quyền, có phương pháp làm việc kém, chúng gây hậu nặng nề cho tổ chức - Sự không tin cậy, đe dọa sợ hãi làm cho thông tin sai lệch Hiện tượng người gởi người nhận không tin cậy bên sợ hãi cấp phải báo cáo sai thật làm cho thông tin sai lệch thiếu xác, chất lượng thông tin - Do sứùc ép mặt thời gian không cho phép, phải tiến hành cách vội vã dẫn đến chất lượng thông tin thấp điều khó tránh khỏi Tuy nhiên, khắc phục chúng cách: cập nhật thông tin kịp thời, xác định tiêu chí tập hợp thông tin phục vụ cho nhiều phương án khác Truyền thông hữu hiệu Để công tác truyền thông hữu hiệu, nhà quản trị cần nắm vững yêu cầu thông tin, nguyên tắc kỹ truyền thông định a Các yêu cầu thông tin Trong quản trị, thông tin có ý nghóa quan trọng Ngày nay, người chiến thắng người có thông thông tin đầy đủ, kịp thời xác PAUL GETY có nói “thông tin – mẹ trực giác” - Thông tin đầy đủ, kịp thời xác Là hội tốt để doanh nghiệp thắng cạnh tranh thương trường Page 73 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC - Thông tin có ích hay thông tin phải phù hợp với yêu cầu người nhận Điều đòi hỏi người nhận thông tin phải biết phân tích chọn lọc để phục vụ cho việc định - Thông tin phải cô đọng logic Nó cho phép ta hiểu rõ chất, mối liên hệ việc tượng trình phát sinh, phát triển chúng b Các nguyên tắc truyền thông - Các ý tưởng hình thành lên nguồn thông tin phải rõ ràng Xác định mục đích truyền thông đắn Xem xét điều kiện mà truyền thông thực Tham khảo ý kiến người khác thời gian cho phép Sử dụng ngôn ngữ truyền thông phù với khả mạch chuyển người nhận Tìm hội để hổ trợ người nhận tin Theo đuổi công việc hoàn thành Lời nói phải đôi với việc làm c Một số kỹ thuật truyền thông - Nói: + Chuẩn bị kỹ trước nói Dù bạn người thật có tài hùng biện nên chuẩn bị kỹ trước nói, làm cho câu chuyện mạch lạc, logic, súc tích gãy gọn nhiều + Sự rõ ràng mạch lạc Đây yêu cầu cho tất phát biểu nào, biểu thị chất lượng phát biểu + Kết hợp nhiều ngôn ngữ khác nhau, ý ngôn ngữ không lời Trong giao tiếp với người ta thấy rằng, có 50% thông tin truyền cử chỉ, điệu thân thể Một mặt, chúng làm tăng thêm phong phú thông tin, mặt khác làm lôi người nghe, giảm nhẹ bớt mệt mỏi nhàm chán họp kéo dài nhiều tiếng đồng hồ + Tìm cách tạo tình gay cấn giải chúng đặt câu hỏi để tạo thêm ý người nghe gợi ý người nghe đặt câu hỏi, … làm cho không khí buổi họp sinh động hứng thú nhiều + Làm giảm nhẹ căng thẳng mệt mỏi Bằng câu chuyện vui, ví dụ minh họa dí dỏm nhằm giải tỏa căng thẳng cuối buổi học tập, buổi họp gồm nhiều tiếng đồng hồ - Lắng nghe người khác nói: + Sự kiên nhẫn lắng nghe Dù bạn không muốn nghe kiên nhẫn lắng nghe họ nói biểu bên người nói cảm nhận lắng nghe bạn, ví dụ: không tỏ mệt mỏi, chán ngán tỏ khó chịu, … + Khuyến khích người nói khích lệ phù hợp tâm lý người nói, cử tán thưởng họ gật đầu, nhỏm người phía trước, nở nụ cười khích lệ, Page 74 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC + Trình bày nghe ngôn ngữ riêng thấy thận tiện nhằm ghi nhớ lại mà bạn thấy cần thiết Mặt khác thể chăm nghe + Thể cảm xúc nghe để động viên người nói, chẳng hạn vỗ tay người nói ngắt câu + Cố gắng chế ngự định kiến thành kiến thân Chẳng hạn giọng nói, hình thức ăn mặc, phương pháp nói không phù hợp với tâm lý + Tránh phán vội vã Dễ gây thiện cảm thành kiến không đáng có “Tôi ước ao có trường dạy người ta lắng nghe Suy cùng, nhà quản lý cần phải lắng nghe cần nói Rất nhiều người không nhận thức giao tiếp diễn hai chiều – LEE IACOCCA” (trích: “Lời vàng cho nhà kinh doanh” – Nhà xuất trẻ năm 1994) + + + + - Viết: Ngắn gọn, súc tích, sử dụng từ ngữ đơn giản dễ hiểu Ý rõ ràng Trình bày thông điệp phù hợp với mục đích Viết tả VII XUNG ĐỘT Xung đột thuộc tính quản trị Trong tổ chức, mâu thuẫn quyền lợi, tâm lí quan hệ nên xung đột xảy nhóm (bộ phận này) với nhóm khác (bộ phận khác) cá nhân với cá nhân khác nhiều mức độ không giống nhau, điều tránh khỏi Hiểu điều giúp cho có quan điểm chung thống nhất: không âu lo không nên xem thường mà phải bình tónh tìm cách giảm bớt xung đột giảm nhẹ mức độ xung đột Nguồn gốc xung đột Xung đột bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, sau số nguyên nhân thường xảy xung đột: - Do Do Do Do Do ý thức tổ chức kỷ luật phận cá nhân đặc điểm tâm lí khác phát sinh quan hệ: kinh tế, trị, quan hệ xã hội phức tạp phát triển không đồng trình độ nghiệp vụ, chuyên môn thiếu sót, thiên vị tác phong lãnh đạo cán lãnh đạo Các loại hình xung đột - Xung đột thành viên ban lãnh đạo tổ chức Đây xung đột phận cấp cao, có ảnh hưởng lớn đến chất lượng hoạt động tổ chức, xung đột gay gắt kéo dài làm tan rã tổ chức Page 75 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC - Xung đột phận tổ chức: Thủ trưởng với Bí thư Đảng ủy; thủ trưởng với Chủ tịch công đoàn; Thủ trưởng với bí thư Đoàn Thanh Niên Công Sản; thủ trưởng với Ban tra nhân dân, … - Xung đột cấp cấp Hiện tượng thường xảy phương pháp, lề lối làm việc, phong cách làm việc, … - Xung đột thành viên tổ chức Thường xuất mâu thuẫn trách nhiệm quyền lợi Trong tổ chức người hưởng đặc ân đó, chẳng hạn nhiệm vụ, trách nhiệm mà ngược lại hưởng quyền lợi lớn người khác bị người khác dị nghị, phát sinh mâu thuẫn xảy xung đột Giảm trừ xung đột Để giảm trừ xung đột (ngăn chặn giảm nhẹ xung đột), người quản quản trị cần thực số việc chủ yếu sau đây: - Bản thân người lãnh đạo phải thể tính mẫu mực nhiều mặt; trung tâm đoàn kết nội bộ; không ngừng nâng cao uy tín cá nhân tổ chức; đảm bảo khoảng cách cần thiết; có lónh tự chủ - Tổ chức lao động khoa học, hợp lí kiên giữ nghiêm kỷ luật (Nguyên tắc kỷ luật) - Chọn lựa “Ê kíp” lãnh đạo tập tập thể làm việc tốt - Luôn giữ mối quan hệ thân thiện, bình đẳng, công minh đối xử Page 76 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC Chương VI CHỨC NĂNG KIỂM TRA – KIỂM SOÁT I KHÁI NIỆM KIỂM TRA – KIỂM SOÁT Theo tiếng Anh, Kiểm tra: Inspection hay Check Kiểm soát: Control Theo từ điển tiếng Việt, Kiểm tra “Xem xét tình hình thực tế để xem xét đánh giá, nhận xét”, ví dụ như: kiểm tra sổ sách, làm kiểm tra, kiểm tra sức khỏe, …; Kiểm soát “xem xét để phát hiện, ngăn chặn trái với qui định ”, kiểm soát nghóa khác đặt phạm vi quyền hành quản lý, ví dụ: vùng đối phương kiểm soát, ngân hàng kiểm soát việc sử dụng vốn khách hàng vay, … Như vậy, Kiểm tra Kiểm soát hai từ riêng, nghóa chúng không hoàn toàn giống Song chúng có nhiều điểm tương đồng Xem phương diện quản trị, kiểm tra - kiểm soát việc đo lường kết thực tế so sánh với tiêu chuẩn qui định nhằm phát sai lệch để điều chỉnh chủ thể quản trị thấy cần thiết - Đo lường: cân, đong, đo, đếm, nhìn thấy, nghe thấy cảm nhận kết họạt động thực tế, tùy theo đối tượng kiểm tra – kiểm soát mà chọn phương pháp công cụ kiểm tra thích hợp, chẳng hạn ta muốn biết số lượng xe gạo cần phải dùng phương pháp cân, muốn biết chiều dài vải cần phải đo, muốn biết ti vi cần phải đếm, muốn biết chất lượng giảng giảng viên phải thông qua phương pháp nghe, nhìn, cảm nhận hay sai, hay dở, … - Tiêu chuẩn: ấn định trước đó, ví dụ kế hoạch, nhiệm vụ giao, thể lệ, chế độ qui định, … chuẩn để đối chiếu, so sánh… - Sai lệch: mà kết thực tế khác với tiêu chuẩn qui định Có thể kết thực tế lớn tiêu chuẩn qui định ngược lại, muốn biết trạng thái tốt phụ thuộc trạng thái mà chủ thể mong đợi, ví dụ doanh thu, lợi nhuận mong muốn thực đạt vượt kế hoạch, chi phí giá thành ngược lại, … II Ý NGHĨA CỦA KIỂM TRA – KIỂM SOÁT TRONG QUẢN TRỊ Kiểm soát chức cuối trình quản trị: Hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm tra – kiểm soát, chúng chức thứ yếu mà ngược lại chúng chức quan trọng, có ý nghóa to lớn trình quản trị Page 77 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC 1- Thông qua kiểm tra – kiểm soát mà nhà quản trị nắm bắt tiến trình thực kế hoạch, mục tiêu, nhiệm vụ Từ có điều chỉnh kịp thời có sai sót tránh tổn thất lớn 2- Nhờ có kiểm tra – kiểm soát mà xác định tính đắn khâu hoạch định, tổ chức, điều khiển thân 3- Kiểm soát biện pháp thúc đẩy đối tượng đạt đến mục tiêu tổ chức Nói đến cần thiết kiểm soát công tác lãnh đạo, Lênin dạy “Lãnh đạo mà không kiểm soát coi không lãnh đạo” “Việc kiểm soát quản lý kinh tế tựa sinh tố Muốn khỏe mạnh bạn phải dùng liều lượng ngày – RICHARD S SLOMA” (trích: “Lời vàng cho nhà kinh doanh” – Nhà xuất trẻ năm 1994) Để nâng cao chất lượng hoạt động kiểm tra, kiểm soát quản trị cần phải thực tiến trình chặt chẽ III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA – KIỂM SOÁT (1) Từ thực tế, xây dựng kế hoạch kiểm tra – kiểm soát (2) Đo lường kết thực tế (3) So sánh tiêu chuẩn qui định (4) Xác định mức độ sai lệch Các hoạt động Tổ chức Lập kế Tìm điều thực hoạch nguyên chỉnh, điều nhân sai hướng điều chỉnh lệch 1- Từ công tác thực tế tới chỉnh Mọi hoạt mong đợi động kiểm tra – kiểm soát phải xuất phát tình hình thực tế, thực tế cho phép xác (8) (7) định đối (6) tượng, vùng (nơi) (5) trọng yếu cần kiểm tra kiểm soát, xác định nội dung, phương pháp, công cụ kiểm tra – kiểm soát, …; từ có kế hoạch kiểm tra – kiểm soát mang tính khả thi hữu hiệu; thể đầy đủ ý nghóa chức kiểm tra – kiểm soát trình quản trị Page 78 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC 2- Đo lường kết công tác thực tế Là khâu “cân, đong, đo, đếm” kết thực tế để đối chiếu với tiêu chuẩn qui định Chất lượng công tác kiểm tra – kiểm soát phụ thuộc phần lớn vào chất lượng đo lường Để nâng cao chất lượng đo lường cần ý đến công cụ đo lường 3- So sánh với tiêu chuẩn “Chuẩn” qui định Tiêu chuẩn ấn định từ trước, “mẫu” cần đạt được, chẳng hạn nhiệm vụ, kế hoạch giao, chế độ, nội qui qui định, thiết kế lập, … làm “chuẩn” để so sánh 4- Xác định mức độ sai lệch Khi lấy kết thực tế so sánh với tiêu chuẩn qui định, xác định sai lệch Sự sai lệch phát sinh theo hai chiều hướng khác nhau, thực tế lớn “chuẩn” nhỏ “chuẩn” qui định Chiều hướng xem tượng tốt hay không tốt tùy thuộc vào tiêu so sánh, lợi nhuận thực tế lớn kế hoạch tượng tốt, ngược lại giá thành sản phẩm lớn kế hoạch xem tượng không tốt 5- Tìm nguyên nhân sai lệch Sau xác định mức độ sai lệïch phải tìm nguyên nhân gây sai lệch Đây tiền đề cần thiết cho việc lập kế hoạch điểu chỉnh 6- Lập kế hoạch điều chỉnh Là việc xác định người (bộ phận) thực công việc điều chỉnh, đối tượng cần điều chỉnh thời gian các biện pháp điều chỉnh Kế hoạch điều chỉnh lập chi tiết, cụ thể hiệu hoạt động điều chỉnh cao nhiêu 7- Tổ chức điều chỉnh Là công việc xếp, bố trí phận cá nhân thực việc điều chỉnh; qui định quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi bên tham gia trình điều chỉnh; thiết lập mối quan hệ công việc phận cá nhân, 8- Các hoạt động điều chỉnh hướng tới mong đợi Là bước cuối tiến trình kiểm tra – kiểm soát Bao gồm công việc cụ thể hoạt động điều chỉnh Các hoạt động cụ thể tác động trực tiếp đến đối tượng cần điều chỉnh để hướng chúng đến trạng thái mà người quản trị mong đợi IV HÌNH THỨC KIỂM TRA - KIỂM SOÁT Có nhiều tiêu thức phân loại kiểm tra – kiểm soát Sau số tiêu thức chủ yếu Theo cách thức kiểm soát - Kiểm tra – kiểm soát trực tiếp - Kiểm tra – kiểm soát gián tiếp Page 79 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC Theo tác dụng kiểm tra – kiểm soát - Kiểm tra – kiểm soát trước - Kiểm tra – kiểm soát sau Theo số lượng đối tượng kiểm soát - Kiểm tra – kiểm soát toàn - Kiểm tra – kiểm soát chọn mẫu Theo phạm vi kiểm soát - Kiểm tra – kiểm soát nội - Kiểm tra – kiểm soát từ bên Theo mức độ liên tục kiểm soát - Kiểm tra – kiểm soát thường xuyên - Kiểm tra – kiểm soát định kỳ V HỆ THỐNG KIỂM TRA- KIỂM SOÁT Hệ thống kiểm tra – kiểm soát donh nghiệp bao gồm: Kiểm tra – kiểm soát tài chánh Bao gồm hoạt động: - Kiểm tra – kiểm soát ngân sách (thu - chi tài chính) - Phân tích tài chính, kế toán - Phân tích kết hoạt động sản xuất kinh doanh - Kiểm toán Kiểm tra – kiểm soát tác nghiệp Bao gồm hoạt động: - Kiểm tra – kiểm soát hành chánh (nhân sự) - Kiểm tra – kiểm soát kỹ thuật - Kiểm tra – kiểm soát thông tin VI PHÍ TỔN KIỂM TRA – KIỂM SOÁT Kiểm tra – kiểm soát hoạt động quản trị có phí tổn, bao gồm thời gian, tiền bạc công sức Để đánh giá hiệu kiểm tra – kiểm soát người ta thường so sánh lợi ích mang lại xuất phát từ kiểm tra – kiểm soát chi phí Vì vậy, muốn kiểm tra – kiểm soát có hiệu cần phải ý điểm sau: Tính xác đo lường Vì đo lường xác có sở nhận xét, đánh giá xác ngược lại đo lường không xác làm cho việc nhận xét, đánh giá thiếu xác chí trái ngược nhau, chẳng hạn trắng thành đen, tốt thành xấu … Để đo lường xác cần phải có thiết bị, công cụ đo lường chuyên dụng, tiên tiến phải sử dụng kết hợp nhiều nguồn thông tin khác Tính kinh tế Biểu hiện, hoạt động kiểm tra – kiểm soát phải đảm bảo chi phí thấp Điều hỏi phải có phương pháp, hình thức phù hợp cho đối tượng tình cụ thể, phù hợp với thời gian không gian điều kiện cho phép Page 80 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC Tính linh hoạt Nó đòi hỏi kiểm tra – kiểm soát phải biết thay đổi phương pháp, hình thức nhằm đảm bảo tính khách quan, trung thực Áp dụng phương pháp, hình thức thời gian kiểm tra không thay đổi, thành qui luật đối tượng biết trước tìm cách đối phó, người quản trị khó phát vi phạm cố ý làm trái mục đích cá nhân Tiêu chuẩn đề phải hợp lí đưa nhiều tiêu chuẩn kiểm tra – kiểm soát kết hợp Bởi vì, đối tượng tình có mục đích, yêu cầu kiểm tra – kiểm soát riêng, tất nhiên lấy tiêu chuẩn kiểm tra – kiểm soát đối tượng sử dụng cho đối tượng khác tình cho tình khác Sự kết hợp nhiều tiêu chuẩn kiểm tra – kiểm soát nhằm có đầy đủ sở để nhận xét, đánh giá cách toàn diện, xác vào chất vật tượng Chú ý nơi trọng yếu, đồng thời phải lưu ý trường hợp ngoại lệ Về nguyên tắc, tất hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải tổ chức kiểm tra – kiểm soát cách chặt chẽ Tuy nhiên nơi lúc thực mức độ kiểm tra – kiểm soát nhau, mà phải tập trung nhiều nơi trọng yếu Nơi trọng yếu nơi dễ phát sinh sai sót nhất, nơi mà sai sót dẫn đến thiệt hại lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Mặt khác, kiểm tra – kiểm soát quản trị cần phải lưu ý đến trường hợp ngoại lệ Vì kinh nghiệm thực tế nhiều trường hợp ngoại lệ, tình cờ mà phát sai sót quan trọng, hạn chế thiệt hại lớn doanh nghiệp Việc kiểm soát phải hướng tới điều chỉnh sai lệch cách tốt Có thể nói điều chỉnh mục đích tiến trình kiểm tra – kiểm soát, hoạt động kiểm tra – kiểm soát không hướng tới điều chỉnh vô nghóa Tuy nhiên, thực tế cho thấy kiểm tra – kiểm soát nhằm đạt tới mục đích Còn không “quan tra” lợi dụng quyền hạn để nhũng nhiễu, gây khó khăn cho người khác nhằm thu lợi cá nhân, lúc “giao thời”, tiêu chuẩn chưa thực “chuẩn “ để so sánh Page 81 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC Chương VII PHÁ SẢN VÀ CỨU NGUY PHÁ SẢN I PHÁ SẢN THEO LUẬT ĐỊNH Luật Phá sản doanh nghiệp Quốc hội thông qua ngày 30 tháng 12 năm 1993, điều luật định nghóa: “Doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản doanh nghiệp gặp khó khăn thua lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh sau áp dụng biện pháp tài cần thiết mà khả toán nợ đến hạn” Thủ tục xin tuyên bố phá sản doanh nghiệp Người có quyền nộp đơn gồm: - Chủ doanh nghiệp đại diện hợp pháp doanh nghiệp bị rơi vào tình trạng phá sản - Chủ nợ bảo đảm, chủ nợ có bảo đảm phần - Đại diện công đoàn đại diện người lao động doanh nghiệp Cơ quan nhận thụ lý đơn: - Cơ quan nhận thụ lý đơn Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở doanh nghiệp xin tuyên bố phá sản - Khi nhận đơn, Tòa án thụ lý hồ sơ cấp cho đương giấy báo nhận đơn Trong thời hạn ngày kể từ ngày nhận đơn án phải thông báo cho doanh nghiệp biết Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận thông báo Tòa án, doanh nghiệp phải gửi cho Toà án loại báo cáo: Báo cáo khả toán nợ, nợ đến hạn mà không trả phải báo cáo đầy đủ biện pháp làm không trả nợ kê rõ người chủ nợ; báo cáo tường trình trách nhiệm giám đốc, thành viên Hội đồng quản trị; báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh tháng trước nộp đơn xin tuyên bố phá sản; báo cáo tài năm gần nhất, doanh nghiệp chưa hoạt động đến năm báo cáo tài suốt thời gian hoạt động Thủ tục giải đơn xin tuyên bố phá sản doanh nghiệp (DN) - Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận đơn, Chánh tòa án kinh tế tỉnh (thành phố) định mở thủ tục giải yêu cầu tuyên bố phá sản doanh nghiệp Page 82 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC - Chỉ định thẩm phán án - Thành lập Tổ quản lý tài sản doanh nghiệp xin tuyên bố phá sản Lập danh sách tài sản bao gồm tài sản cố định tài sản lưu động, lập danh sách chủ nợ - Trong thời hạn 30 ngày kể từ khóa sổ danh sach chủ nợ, Tòa gửi giấy báo Hội nghị chủ nợ chậm trước 15 ngày khai mạc phiên tòa xét xử Nếu hội nghị chủ nợ thống DN tổ chức sản xuất kinh doanh lại Tòa án định tạm đình việc giải phá sản phải công bố phương tiện thông tin đại chúng Nếu doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh lại có hiệu DN đề nghị Tòa án định đình giải yêu cầu tuyên bố phá sản DN đăng tải phương tiện thông tin đại chúng Tuyên bố phá sản - Thẩm phán tòa án nhân dân tỉnh/thành phố định tuyên bố phá sản DN, khiếu nại kháng nghị - Nội dung chủ yếu định tuyên bố phá sản doanh nghiệp bao gồm: Phương án phân chia giá trị tài sản lại, định gửi đến chủ nợ quan hữu quan Trong thời hạn 30 ngày kể từ có định tuyên bố phá sản DN, chủ nợ có quyền khiếu nại (giống kháng án sơ thẩm) Viện kiểm sát có quyền kháng nghị (giống án kháng nghị án sơ thẩm) Sau ngày nhận khiếu nại, kháng nghị Tòa án tỉnh/thành phố phải gửi hồ sơ cho Tòa Phúc thẩm tòa án nhân dân tối cao Tòa phúc thẩm phải giải vòng 60 ngày - Sau định tuyên bố có hiệu lực thi hành, án gửi định cho: Phòng thi hành án thuộc Sở Tư pháp; chủ nợ; DN bị tuyên bố phá sản; Viện kiểm sát nhân dân; quan tài chính; lao động cấp; quan cấp giấy phép cho doanh nghiệp thành lập thông báo phương tiện thông tin đại chúng Thi hành định tuyên bố phá sản - Cơ quan có trách nhiệm thi hành án Phòng thi hành án thuộc Sở tư pháp Trưởng phòng thi hành án định thành lập: Tổ toán, Tổ kiểm tra Chấp hành viên - Thành phần Tổ toán bao gồm: Chấp hành viên; Cán thi hành án; Đại diện quan tài chính, Ngân hàng cấp; Đại diện chủ nợ; Đại diện người lao động; Đại diện doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản - Chấp hành viên có nhiệm vụ, quyền hạn: Quyết định thu hồi bán đấu giá tài sản; thực phương án phân chia tài sản theo định Tòa án II HỘI CHUẨN NGUY CƠ PHÁ SẢN Hội chuẩn nguy phá sản theo luật định - Doanh nghiệp không trả lương cho người lao động tháng Page 83 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC - Doanh nghiệp thực biện pháp khắc phục khó khăn tài để toán cho chủ nợ đến hạn, hoãn nợ mà doanh nghiệp không thoát khỏi tình trạng khả toán - Theo điều 17 Luật Doanh nghiệp tư nhân điều 24 Luật Công ty doanh nghiệp (công ty) gặp khó khăn, thua lỗ đến mức toàn giá trị tài sản không đủ trả nợ, lâm vào tình trạng phá sản Hội chuẩn nguy phá sản theo tình hình tài a Căn vào hệ số toán: Số tiền doanh nghiệp dùng để toán Hệ số toán (E a) = _ Số tiền doanh nghiệp phải toán - Nếu Ea > = DN có khả toán Nếu Ea < DN hoăïc khả toán E a nhỏ DN có khả toán cho chủ nợ có nguy phá sản b Tình hình tài chính: DN gặp nhiều khó khăn mua hàng mà tiền trả; lấy quỹ đắp qua quỹ khác; vay tiền Ngân hàng đến hạn mà không trả, xin hoãn nợ, đảo nợ nhiều lần c Căn vào hệ số tài trợ Hệ số tài trợ (Ec) = Tổng số vốn có DN (Vốn CĐ + vốn LĐ + vốn XDCB) Tổng số vốn DN sử dụng - Nếu Ec lớn tình hình tài DN lành mạnh - Nếu Ec nhỏ nguy phá sản DN cao d Căn vào tài sản DN Tổng số giá trị tài sản có (A) = Tổng số nợ (B) + Tài sản (C) - Như vậy: Tài sản (C) = Tổng số giá trị tài sản (A) – tài sản nợ (B) Page 84 of 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC - Nếu tài sản (C) cuối kỳ nhỏ đầu kỳ có nghóa DN làm ăn thua lỗ, thâm vào vốn tình trạng tiếp diễn nhiều kỳ liên tục DN có nguy phá sản III CỨU NGUY PHÁ SẢN Nguyên tắc a Kiểm soát tài doanh nghiệp chặt chẽ Trong trình sản xuất kinh doanh, DN phải kiểm soát chặt chẽ tình hình tài Nếu thấy có dấu hiệu xấu phải tìm yếu tố nguyên nhân dẫn đến thua lỗ để tìm biện pháp khắc phục Các yếu tố là: thị trường, công nghệ, vốn, máy quản trị, tổ chức sản xuất, … b Tận dụng tối đa trí tuệ tập thể c Đề biện pháp kịp thời xác Các biện pháp Tùy theo tình mà áp dụng biện pháp thích hợp Sau số biện pháp chủ yếu thường sử dụng thực tế quản trị doanh nghiệp sau: - Sắp xếp lại nhân sự, cắt giản bớt nhân - Sắp xếp lại sản xuất kinh doanh, đặc biệt chiến lược phát triển sản phẩm - Cắt giảm chi tiêu bán bớt số tài sản không cần thiết - Áp dụng triệt để biện pháp tiết kiệm sản xuất nhằm hạ giá thành sản phẩm - Quảng cáo khuyến nhằm quay vòng vốn nhanh hàng hoá bị ứ đọng nhiều không tiêu thụ - Có thể thương lượng, động viên nhân viên thông qua tổ chức công đoàn đại diện người lao động thỏa thuận cho DN chậm toán khoản nợ nội Page 85 of 85 ... XLIII Từ kh? ?i niệm - chức - vai tròø rút đặc ? ?i? ??m quản trị sau: III- ĐẶC ? ?I? ??M CỦA QUẢN TRỊ XLIV 1- Đ? ?i tượng quản trị ngư? ?i, quản trị ngư? ?i công việc khó khăn phức tạp Quản trị suy quản trị ngư? ?i, ... h? ?i, nhiên cứu m? ?i quan hệ ngư? ?i ngư? ?i trình quản trị g? ?i tắt quan hệ quản trị Đó quan hệ chủ thể quản trị (hệ thống quản trị, phận quản trị, ngư? ?i quản trị) đ? ?i tượng quản trị (hệ thống bị quản. .. kỹ quản trị cấp quản trị - Quản trị viên cấp cao: Đ? ?i h? ?i nhiều kỹ nhận thức; biết cách quan hệ (làm việc v? ?i ngư? ?i) tốt; đ? ?i h? ?i kỹ chuyên môn kỹ thuật cụ thể lónh vực quản trị so v? ?i quản trị