Khi quan hệ với báo chí, khôn ngoan nhất là phải lập ra một kế hoạch truyền thông. Từ đó, mọi tài liệu và liên lạc sẽ có một hình thức và giọng điệu nhất định. Thông cáo báo chí, brochure và bài xã luận có thể được đưa toàn bộ vào trong một thông điệp về công ty bạn một cách thống nhất tất cả những gì bạn muốn nói.
Sổ tay P.R in - house Xây dựng kế hoạch truyền thông Nguồn: marketingvietnam.net Khi quan hệ với báo chí, khơn ngoan phải lập kế hoạch truyền thơng Từ đó, tài liệu liên lạc có hình thức giọng điệu định Thơng cáo báo chí, brochure xã luận đưa tồn vào thơng điệp công ty bạn cách thống tất bạn muốn nói Bạn khơng thể điều khiển mà giới báo chí viết bạn bạn điều khiển bạn nói hình ảnh mà bạn mang đến cho công chúng Để xây dựng kế hoạch, trước tiên bạn phải xác định thông điệp bạn Sứ mệnh bạn gì? Mục tiêu mục đích trước tiên bạn gì? Và thơng điệp bạn muốn gửi tới nhóm đối tượng mục tiêu bạn? Bạn nên xét xét câu hỏi xây dựng kế hoạch truyền thơng Ví dụ, hãng bạn muốn nhấn mạnh vào tính an tồn sản phẩm, có thể, thực tế, giành giải thưởng an tồn Bạn chắn Một phần kế hoạch truyền thông tập trung vào khía cạnh an tồn Một bạn xác định điều bạn muốn nói, bạn cần phải tiến hành điều tra sơ Trước tiên bạn cần phải xác định đâu nhóm cơng chúng mục tiêu bạn khách hàng tiềm năng, nhà thầu phụ, cộng đồng nói chung và, vài trường hợp, chí nhà làm luật Bạn muốn xây dựng danh sách báo chí (media list) bao gồm tờ báo, chương trình truyền hình phát mà nhóm cơng chúng mục tiêu bạn đọc, xem nghe Hãy tìm điểm mấu chốt số lượng phát hành, lĩnh vực bao quát tập trung báo để phát triển danh sách Đừng quên đưa vào tờ báo “thương mại” - thường tờ báo hay đưa tin dự án mà bạn xây dựng thông tin liên quan đến công ty bạn Kế hoạch truyền thông thân nên gồm nhiều “cơng cụ” để bạn đưa thơng điệp bạn bên ngồi Những “cơng cụ” bao gồm thơng cáo báo chí, thư gửi tổng biên tập, xã luận, “internet site”, báo minh hoạ kiện đặc biệt Bạn xem thơng tin chi tiết “công cụ” phần cụ thể