Đang tải... (xem toàn văn)
IF YOU FAIL TO PLAN, YOU ARE PLANNING TO FAIL. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch luôn được đề cao trong mọi trường hợp, tuy vậy, lại có rất ít môn học nghiên cứu một cách nghiêm túc về vấn đề này. Tài liệu này mang đến cho bạn một cái nhìn tổng quát và súc tích về việc Lập kế hoạch dưới góc nhìn của khoa học quản lý, cũng như cách để triển khai xây dựng các cấp độ kế hoạch trong doanh nghiệp,...
I KẾ HOẠCH Kế hoạch tổng thể mục tiêu, giải pháp công cụ để đạt mục tiêu cho hệ thống định sau giai đoạn định Kế hoạch tổ chức xem xét nhiều giác độ khác Vai trò: - Định hướng, liên kết thống hành động hệ thống quản lý - Là để thực mục tiêu quản lý - Đảm bảo tính hệ thống, lien tục đồng tất công cụ quản lý - Tạo sở phân bổ sử dụng tốt nguồn lực có - Là thước đo hiệu hoạt động quản lý Nội dung: - Mục tiêu kế hoạch: Phải đạt được? - Giải pháp kế hoạch: Phải làm làm nào? - Công cụ kế hoạch: Nguồn lực (nhân lực, tài chính, vật chất, thơng tin) ? Ai thực hiện? Thời gian? Không gian? Phân loại - Theo cấp kế hoạch: + Chiến lược (mục tiêu tổng thể, xác định vị trí tổ chức, có tính dài hạn) + Tác nghiệp ( chi tiết cụ thể hóa, hàng quý, năm, hàng ngày,…) Thời gian Phạm vi hoạt động Mức độ cụ thể Chiến lược 3- 10 năm Tác nghiệp < 1năm Lớn, liên quan tới toàn tổ chức Hạn hẹp mảng hoạt động -Cơ đọng, tổng thể -Định tính -Cụ thể, chi tiết -Định lượng - Theo thời gian thực hiện: + Dài hạn: > năm + Trung hạn: – năm + Ngắn hạn: < năm - Theo mức độ cụ thể: (1) Chiến lược: “ Chiến lược khơng nhằm vạch cách xác làm để đạt mục tiêu … chiến lược giúp ta có khung để hướng dẫn tư cách hành động” (2) Quy hoạch: Thể tầm nhìn, bố trí chiến lược thời gian, không gian lãnh thổ, xây dựng khung vĩ mô tổ chức không gian để chủ động hướng tới mục tiêu, đạt hiệu cao phát triển bền vững (3) Chính sách: quan điểm, phương hướng, cách thức chung định hướng cho việc định tổ chức Là điều khoản quy định chung để hướng dẫn khai thông cách suy nghĩ hành động định _Đưa phạm vi hay giới hạn cho phép mà định dao động _Giải sớm vấn đề không cần phải phân tích lại chúng xuất tình tương tự _Chính sách khuyến khích tự sáng tạo khuôn khổ giới hạn đó, tùy thuộc vào chức vụ quyền hạn tổ chức _Các sách xác định rõ ràng văn giải thích xác _Được thực thơng qua phi tập trung hóa _Khơng dễ dàng kiểm tra (4) Thủ tục: cách xác chi tiết chuỗi hành động cần thiết phải thực theo trình tự thời gian cấp bậc quản lý để đạt mục tiêu định Là hướng dẫn hành động, việc cách chi tiết, biện pháp xác cho hoạt động cần phải thực Đó chuỗi hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản trị _ liên quan đến nhiều phận Mối quan hệ thủ tục sách: Để thực sách thành cơng, tổ chức liên quan lập quy chế thủ tục cần thiết Các thủ tục tạo môi trường thực thi sách, quy định địi hỏi cần thiết bước việc thực thi sách, tạo quản lý tối ưu (5) Quy tắc: loại hình kế hoạch đơn giản cho biết hành động làm, hành động khơng làm Có thể coi thủ tục dãy quy tắc Kế hoạch đơn dụng: (6) Chương trình: tổ hợp sách, thủ tục, quy tắc ngluc cần thiết huy động nhằm thực mục tiêu định mang tính độc lập tương đối đứng mình, có tính chất pháp lệnh, có mục tiêu biểu cách rõ ràng (7) Dự án: phần nhỏ chương trình, bị giới hạn khơng gian, mang tính độc lập tương đối (8) Ngân sách: chương trình “ số hóa”, quan có thẩm quyền định, thực năm II - III - - LẬP KẾ HOẠCH: Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu phương thức thực mục tiêu Mục tiêu lập kế hoạch ứng phó với bất định thay đổi Khai thác sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức Nâng cao vị cạnh tranh tổ chức môi trường hoạt động Thống hoạt động phận tổ chức Kiểm sốt dễ dàng Quy trình B1: Phân tích mơi trường B2 : Xác định mục tiêu B3: Xây dựng phương án B4: Đánh giá lựa chọn phương án tối ưu B5: Quyết định kế hoạch KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC Chiến lược tổ chức kế hoạch quy mô lớn, xác định mục tiêu tổng thể giải pháp bản, định hướng dài hạn cho hoạt động tổ chức Mục đích chiến lược: đưa vị tổ chức lên mức cao thơng qua trì phát triển lợi ngành mà tổ chức hoạt động Đặc trưng: mang tính dài hạn, tổng thể, định hướng cấp độ chiến lược: CL cấp tổ chức => CL cấp ngành/ lĩnh vực (CL kinh doanh tổ chức kinh doanh) => CL cấp chức CL cấp tổ chức (CL công ty) Định hướng hoạt động cho toàn tổ chức Cần trả lời câu hỏi: Cần đạt mục tiêu nào? Định hướng phát triển tăng trưởng, ổn định hay thu hẹp? Nên hoạt động lĩnh vực nào? Ngành nào? Cung cấp sản phẩm dịch vụ nào? Phân bổ nguồn lực cho lĩnh vực, ngành, sản phẩm/dịch vụ đó? Phối hợp hoạt động lĩnh vực, ngành? Từ đưa QUYẾT ĐỊNH CHIẾN LƯỢC CƠ BẢN CHO TỔ CHỨC: CL ĐỊNH HƯỚNG: Tăng trưởng/ ổn định/ thu hẹp? CL DANH MỤC HOẠT ĐỘNG/ ĐẦU TƯ: lĩnh vực, ngành, sản phẩm dịch vụ mà tổ chức hoạt động hay cung cấp CL QUẢN LÝ TỔNG THỂ: phương thức quản lý nhằm phối hợp hoạt động, chuyển giao sd nguồn lực, xây dựng lực ngành, lĩnh vực hoạt động tc CL cấp ngành: liên quan đến mối quan tâm hoạt động ngành (một lĩnh vực hoạt động) tổ chức - - - • Nhằm củng cố vị cạnh tranh hợp tác ngành/ lv Nguyên tắc: ngành có CL ngành Câu hỏi cần trả lời: Ngành cần đạt mục tiêu nào? Mục tiêu CL ngành (5): Thị trường, thị phần, giá trị gia tăng, tăng cường sức mạnh nguồn lực an toàn Cạnh tranh dựa lợi nào? Hợp tác phương thức nào? Dựa lợi nào? Từ đưa QUYẾT ĐỊNH CHIẾN LƯỢC CƠ BẢN cho ngành/ lĩnh vực: CL CẠNH TRANH CL HỢP TÁC CL cấp chức nhằm nâng cao lực cho chức hoạt động tổ chức tối đa hoá suất sử dụng nguồn lực tổ chức nuôi dưỡng phát triển lực cốt lõi cho tổ chức, tạo lợi cạnh tranh cho tc Năng lực tổ chức kỹ khả thực hoạt động tổ chức Năng lực cốt lõi lực tạo giá trị cho tc Năng lực vượt trội lực cốt lõi tc trở nên vượt trội đối thủ khác Để trở thành lực vượt trội cần thỏa mãn: Phải KH đánh giá cao, độc đáo vượt trội, giúp tc phát triển Có chức có nhiêu CL cấp chức năng: (5) marketing, tài chính, nguồn nhân lực, sản xuất, R & D Mỗi CL chức có nội dung bản: + Mơi trường + Phương thức: (1) Định hướng CL chức năng, (2) Các sách CL hướng tới xã hội (CL cấp số 0) => nhấn mạnh tầm quan trọng tổ chức CL hướng tới XH => CL tổ chức => CL ngành => CL chức => CL phận (được xây dựng hồn thành cctc) • Cấu trúc phân tích CL : Giới thiệu tổ chức (ngành/ chức năng) Phân tích mt bên ngồi Phân tích mt bên Định hướng CL (khẳng định kế hoạch bậc cao hơn)/ Khẳng định sứ mệnh tầm nhìn cl Xác định mục tiêu CL : mục tiêu chung mục tiêu chiến lược cho ngành, lĩnh vực Đưa lựa chọn CL Đánh giá lựa chọn CL tối ưu Một số kiến nghị (hay giải pháp tổ chức triển khai thực có nhiệm vụ cụ thể hành động cần thiết ) Công thức : Thị phần tổ chức A = Thị trường tổ chức A/ tổng thị trường IV • • • • LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC trình xác định mục tiêu chiến lược giải pháp, công cụ để thực mục tiêu chiến lược Lập kế hoạch chiến lược Là trình xác định mục tiêu chiến lược giải pháp, công cụ để thực mục tiêu chiến lược Sứ mệnh tổ chức Xác định mục đích tổ chức, mơ tả ngắn gọn lý tồn tổ chức tổ chức cần làm để đạt tầm nhìn Tầm nhìn tổ chức Xác định cách tổ chức tương lai, mơ tả tranh mà tổ chức hình dung tương lai mong muốn Lựa chọn chiến lược Là tập hợp hoạt động nhằm thực mục tiêu chiến lược Quy trình bước: Phân tích mtr a Mt bên ngồi - Mơi trường chung (vĩ mô): + PEST + (tự nhiên, quốc tế) + PESTL (legal) + STEEPLE ( social, technology, economic, enviromental, political, legal, ethical (đạo đức)) - Môi trường ngành (vi mô) (mt tác nghiệp): + Năm lực lượng cạnh tranh Michael Porter : đánh giá lực cạnh tranh vị trí tc mơi trường tác nghiệp + Mơ hình phân tích tổng thể ngành: (1)Quy mô tốc độ tăng trưởng thị trường (2)Nhu cầu mong muốn khác hàng (3)Cường độ cnajh tranh (4)Số lượng đối thủ (5)Phát triển sản phẩm (6)Mức độ khác biệt hóa sản phẩm (7)Năng lực sản xuất (cao hay thấp) (8)Tốc độ thay đổi chức (9)Tích hợp theo chuỗi giá trị bên tc (10)Lợi nhuận theo quy mô (11)Hiệu ứng kinh nghiệm học tập cao hay thấp + Dùng kết hợp EFE IFE với SWOT : _Đánh giá mtr bên theo EFE (EFA): ST T Yếu tố mơi trường bên ngồi cơng ty Trọng số Điểm đánh giá Điểm trọng số • Nếu tổng số điểm cơng ty phản ứng tốt với hội nguy • Nếu tổng số điểm 2,5 cơng ty phản ứng trung bình • Nếu tổng số điểm cơng ty phản ứng yếu https://kynangquantri.com/ma-tran-efe-la-gi.html _Phân tích mt bên theo IFE: ST T Yếu tố mt bên tc Điểm tầm quan trọng (tổng =1) Điểm đánh giá (Từ đến 4) Gía trị trọng số (nhân cột với nhau) Cộng tất lại điểm ma trận: - Nếu tổng số điểm 2,5 điểm , công ty yếu yếu tố nội - Nếu tổng số diểm 2,5 điểm công ty mạnh yếu tố nội http://quantri.vn/dict/details/9960-ma-tran-ife-ma-tran-cac-yeu-to-noi-bo -Ma trận hình ảnh cạnh tranh công cụ so sánh công ty đối thủ cho thấy điểm mạnh điểm yếu tương đối họ, để phù hợp cho có chiến lược để “tấn cơng” khách hàng cách hiệu Phân tích mơi trường bên ngồi, mt ngành Phân tích cho thấy điểm mạnh điểm yếu tương đối công ty so với đối thủ cạnh tranh ngành => Từ ma trận => Mơ hình SWOT tổng thể b Mt bên Nguồn lực lực cốt lõi vũ cạnh tranh tc 2 Khẳng định sứ mệnh, tầm nhìn cl Xác định mục tiêu • Cây mục tiêu Xây dựng phương án cl Mơ hình pt cl cấp tc: - Mơ hình phân tích cl danh mục hoạt động/ đầu tư: + Mơ hình phân tích danh mục hoạt động/ đầu tư Nhóm tư vấn Boston: ma trận BCG: • Mơ hình pt cl cấp ngành: - Mơ hình cl cạnh tranh: CL cạnh tranh chung Porter Cho lợi cạnh tranh xác định phạm vi cạnh tranh - CL hợp tác: + Kết cấu thông đồng + Liên minh cl Đánh giá lựa chọn phương án cl tối ưu - Pp phân tích lợi ích – chi phí - Ptich đa tiêu chí (đặc biệt qtrong vs tc cơng) - Ptich kịch Đề xuất định cl Lợi cạnh tranh có từ việc sở hữu số nguồn lực đặc trưng CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM: Nhà quản lý cấp cần lập kế hoạch? Trả lời: Nhà quản lý vị trí tổ chức cần xây dựng kế hoạch cho phận mà quản lý Phạm vi, nội dung kế hoạch có khác biệt Kế hoạch chiến lươc kế hoạch tác nghiêp khác nào? Trả lời: Giữa hai loại kế hoạch chiến lược kế hoạch tác nghiệp, khác biệt chủ yếu mặt: Thời gian: kế hoạch chiến lược thường cho khoảng thời gian từ 3-5 năm trở lên, kế hoạch tác nghiệp thường cho năm trở xuống Phạm vi hoạt động: kế hoạch chiến lược tác động tới mảng hoạt động lớn, liên quan đến tương lai toàn tổ chức Kế hoạch tác nghiệp có phạm vi hạn hẹp mảng hoạt động Mức độ cụ thể: mục tiêu chiến lược thường cô đọng tổng thể (thiên tính định tính) Các mục tiêu kế hoạch tác nghiệp thường cụ thể, chi tiết (thiên định lượng) Chương trình loại kế hoạch: A tác nghiệp B chiến lược C hướng dẫn chung giải vấn đề tổ chức D quy định hành động phép hay không phép Trả lời: • Đáp án là: A tác nghiệp • Vì kế hoạch cụ thể để triển khai chiến lược (xem phần 3.2 hệ thống kế hoạch) Chiến lươc cấp tổ chức loại kế hoạch xác định A.Trạng thái cần đạt đơn vị kinh doanh sau giai đoạn chiến lược B.Lợi cạnh tranh ngành kinh doanh tổ chức C.Mục tiêu ngành kinh doanh tổ chức D.Phương thức hợp tác đơn vị kinh doanh chiến lược Trả lời: Đáp án C Vì đáp án A, B, D nội dung chiến lược cấp ngành Chiến lược cấp tổ chức bao gồm (1) mục tiêu; (2) định hướng phát triển; (3) lĩnh vực sản phẩm; (4) phân bổ nguồn lực cho lĩnh vực; (4) phối hợp hoạt động lĩnh vực, ngành Trong mơi trường ổn định có cần lập kế hoạch? Trả lời: Dù môi trường cần có kế hoạch để xác định mục tiêu cần đạt cách thức đạt mục tiêu Nếu không phân tích mơi trường dẫn đến hậu lập kế hoạch? Trả lời: dẫn đến xác định mục tiêu sai, giải pháp sai Chính sách cấp quản lý lập ra? Trả lời: Bất kỳ nhà quản lý có sách minh để quản lý phận mính, nhiên sách thức việc ban hành quy định sơ đồ trách nhiệm quyền hạn Tất tổ chức có kế hoạch chiến lươc? Trả lời: Trên thực tế, tổ chức xây dựng môt kế hoạch chiến lược thức, thể chế hố cho tổ chức mình, tổ chức có quy mơ nhỏ Tuy nhiên, kế hoạch chiến lược cần thiết giúp cho tổ chức xác định mục tiêu tổng thể giải pháp bản, định hướng dài hạn cho hoạt động tổ chức Lựa chọn chiến lươc giải pháp chiến lươc nhau? Trả lời: Lựa chọn chiến lược tập hợp hoạt động, giải pháp nhằm thực mục tiêu chiến lược Trong môt lựa chọn chiến lược bao gồm nhiều giải pháp chiến lược V LKH TÁC NGHIỆP - Kh tác nghiệp kh chi tiết cụ thể hóa cho kh cl, xđ mục tiêu hđ cụ thể cần thực để đạt đc mtieu đạt kh cl - Ploai: + KH đơn dụng : Ngân sách, chương trình, dự án + KH thường trực: sách, quy trình, thủ tục, quy tắc (các hđ lặp lại) ... Nhà quản lý cấp cần lập kế hoạch? Trả lời: Nhà quản lý vị trí tổ chức cần xây dựng kế hoạch cho phận mà quản lý Phạm vi, nội dung kế hoạch có khác biệt Kế hoạch chiến lươc kế hoạch tác... lập tương đối (8) Ngân sách: chương trình “ số hóa”, quan có thẩm quyền định, thực năm II - III - - LẬP KẾ HOẠCH: Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu phương thức thực mục tiêu Mục tiêu lập kế. .. Trả lời: Giữa hai loại kế hoạch chiến lược kế hoạch tác nghiệp, khác biệt chủ yếu mặt: Thời gian: kế hoạch chiến lược thường cho khoảng thời gian từ 3-5 năm trở lên, kế hoạch tác nghiệp thường