Với mong muốn góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện chuẩn hoá trong xử lý tài liệu ở Việt Nam, chúng tôi thực hiện bài viết này với hai nội dung: (i) Đưa ra một số quan niệm về chuẩn hoá trong xử lý tài liệu (ii) Đề cập tới những biện pháp cần thực hiện việc chuẩn hoá trong xử lý tài liệu ở Việt Nam.
Quan niệm chuẩn hoá xử lý tài liệu biện pháp đảm bảo chuẩn hoá xử lý tài liệu Việt Nam Trong năm gần đây, chuẩn hoá coi yếu tố quan trọng đảm bảo chất lượng, hiệu lĩnh vực hoạt động Trong lĩnh vực thư việnthơng tin, chuẩn hố nhìn nhận yếu tố quan trọng đảm bảo cho thư viện quan thông tin đẩy mạnh tiến trình hội nhập quốc tế Ngay từ thập kỷ 80 90 kỷ XX, người có trách nhiệm ngành thư viện-thơng tin Việt Nam nhận thức cần thiết việc chuẩn hóa việc áp dụng chuẩn phụ thuộc vào ý thức lãnh đạo cán thư viện quan thông tin cụ thể mà chưa thực coi vấn đề thiết yếu phạm vi quốc gia Trong nội dung chuẩn hố hoạt động thư viện - thơng tin, chuẩn hoá xử lý tài liệu nội dung quan trọng Với mong muốn góp phần đẩy nhanh tiến độ thực chuẩn hoá xử lý tài liệu Việt Nam, thực viết với hai nội dung: (i) Đưa số quan niệm chuẩn hoá xử lý tài liệu (ii) Đề cập tới biện pháp cần thực việc chuẩn hoá xử lý tài liệu Việt Nam Trên thực tế, khơng người quan niệm chuẩn hoá xử lý tài liệu việc áp dụng tiêu chuẩn chuẩn nghiệp vụ thống tồn ngành Chẳng hạn, biên mục mơ tả áp dụng quy tắc mô tả chung, hay phân loại áp dụng bảng phân loại chung… Một số người khác lại quan niệm rằng: chuẩn hoá thực chất tiêu chuẩn hoá Và tiêu chuẩn hoá hoạt động thiết lập điều khoản để sử dụng chung lặp lặp lại vấn đề thực tế tiềm ẩn, nhằm đạt mức độ trật tự tối ưu khung cảnh định Với quan niệm chuẩn hoá xử lý tài liệu đồng nghĩa với việc xây dựng, ban hành áp dụng tiêu chuẩn công tác xử lý tài liệu Các tiêu chuẩn tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia tiêu chuẩn ngành Qua trao đổi với số nhà nghiên cứu chuyên gia ngành, thấy chưa có quan niệm thống chuẩn hoá xử lý tài liệu Trước thực tế đó, chúng tơi thấy cần có nghiên cứu để đến quan niệm thống chuẩn hoá xử lý tài liệu Chỉ chung quan niệm chuẩn hoá xử lý tài liệu tìm giải pháp để thực việc chuẩn hố Theo Đại từ điển tiếng Việt: chuẩn hoá xác lập chuẩn mực Trong đó, chuẩn hiểu chọn làm để đối chiếu, để làm mẫuhoặc Tiêu chuẩn định ra: chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế (1.397) Từ quan niệm chung này, việc chuẩn hóa thơng thường hiểu tiến trình tạo lập áp dụng chuẩn Trong viết Tiêu chuẩn hoá thư viện (Standardization and libraries), Jane Thacker đưa quan niệm chuẩn hoá "một chuyển tiếp từ ý tưởng cá nhân sang ý tưởng cộng đồng, chuyển tiếp từ lộn xộn đến ngăn nắp từ hành xử tùy tiện tới hành xử theo quy luật" [2] Công cụ thực chuẩn hóa quy chuẩn (normative document), bao gồm: tiêu chuẩn (standard), quy định kỹ thuật (technical specifications), quy phạm thực hành (codes of practice), văn pháp quy (regulations) [4] Trong quy chuẩn đảm bảo thực chuẩn hố tiêu chuẩn yếu tố quan trọng Trên bình diện khái quát, Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đưa định nghĩa tiêu chuẩn sau: “Tiêu chuẩn tài liệu thiết lập cách thoả thuận quan thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp quy tắc, hướng dẫn đặc tính cho hoạt động kết hoạt động để sử dụng chung lặp lặp lại nhằm đạt mức độ trật tự tối ưu khung cảnh định” [5] Trong lĩnh vực thư viện thông tin, theo định nghĩa Từ điển trực tuyến thư viện thông tin học (ODLIS): “Tiêu chuẩn tiêu chí hội nghề nghiệp, quan có thẩm quyền đánh giá, kiểm định, quan phủ xây dựng nhằm đo lường đánh giá dịch vụ thư viện, vốn tài liệu, chương trình hoạt động” [6] Trong xử lý tài liệu, bên cạnh tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật quy phạm thực hành cơng cụ quan trọng đảm bảo chuẩn hố Các quy định cụ thể thể qua quy tắc biên mục, khung/ bảng phân loại, bảng tiêu đề chủ đề, hệ thống thuật ngữ, quy định trình tự thủ tục, khổ mẫu biên mục đọc máy (MARC)… cơng cụ cụ thể giúp cho hoạt động thư viện tuân thủ theo chuẩn nghiệp vụ Nhờ mà việc chia sẻ nguồn lực, tạo thân thiện, quen dùng với người đọc người dùng tin thực Tuy nhiên, chuẩn hoá xử lý tài liệu có phải việc sử dụng cơng cụ chuẩn hay khơng lại vấn đề cần xem xét cách thận trọng Thực tiễn xử lý tài liệu nước cho thấy: Ngay Hoa Kỳ, công tác phân loại tài liệu, nhiều bảng phân loại song hành sử dụng Chẳng hạn như: Các thư viện đại học có xu hướng dùng Bảng phân loại Thư viện Quốc hội, thư viện công cộng phần lớn dùng Bảng phân loại thập phân Dewey, Thư viện ngành y dùng Bảng phân loại Y học Trong công tác định mục, nhiều tiêu đề chủ đề thesaurus áp dụng loại hình, kích cỡ thư viện khác Chẳng hạn, Hoa Kỳ: thư viện đại học có xu hướng áp dụng Đề mục Chủ đề Thư viện Quốc hội, thư viện cỡ vừa nhỏ áp dụng bảng Đề mục Chủ đề Sear, thư viện ngành Y áp dụng Đề mục Chủ đề Y học Thư viện Y học Quốc gia Hoa kỳ… Từ thực tế này, rút kết luận: Chuẩn hoá xử lý tài liệu không thiết việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ, công cụ xử lý mà quan trọng áp dụng công cụ chuẩn đảm bảo tiêu chí đặt cơng cụ Cùng với cơng cụ kể trên, văn pháp quy giữ vai trò quan trọng việc thực chuẩn hoá Các văn bao gồm: luật, pháp lệnh, nghị định phủ, định, thông tư, thị quan quản lý Nhà nước, văn hướng dẫn hội nghề nghiệp… có ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc thực thi triển khai tiêu chuẩn chuẩn nghiệp vụ thư viện quan thơng tin Nó thúc đẩy cản trở việc chuẩn hố hoạt động thư viện thơng tin nói chung chuẩn hố xử lý tài liệu nói riêng Thực tiễn Việt Nam có minh chứng đầy thuyết phục: Sau Bộ Văn hoá – Thơng tin có cơng văn số 1597/ BVHTT việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ thư viện Việt Nam khuyến cáo thư viện Việt Nam triển khai áp dụng AACR2, DDC, MARC21 chuẩn nghiệp vụ biên mục xử lý tài liệu kể từ ngày tháng năm 2007, thư viện đặc biệt hệ thống thư viện công cộng chuyển sang áp dụng DDC hầu hết thư viện có áp dụng biên mục đọc máy thực theo MARC21… Từ phân tích thực tế trên, rút quan niệm: chuẩn hố xử lý tài liệu việc xác lập áp dụng chuẩn mực nhằm kiểm sốt, đánh giá cơng tác xử lý tài liệu, đảm bảo cho công tác xử lý tài liệu tiến hành đạt chất lượng, hiệu quả, thực trì mục tiêu đặt Tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, quy phạm thực hành, khung phân loại chuẩn, quy tắc biên mục, từ khoá, bảng tiêu đề chủ đề, thesaurus… văn pháp quy cơng cụ đảm bảo chuẩn hố cơng tác xử lý tài liệu Phổ biến, triển khai áp dụng có kiểm tra, đánh giá biện pháp thực chuẩn hoá Với quan niệm vậy, nghiên cứu thực trạng áp dụng việc chuẩn hoá xử lý tài liệu Việt Nam thấy lên số vấn đề sau: Thứ nhất: Với công tác xử lý tài liệu, số lượng đối tượng cần tiêu chuẩn hóa lớn (thuật ngữ, quy trình cơng nghệ, cơng cụ, tổ chức ) số lượng Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) xử lý tài liệu cịn có Tính đến tháng 7/2009, số 12 TCVN lĩnh vực TTTV ban hành nhiều TCVN ban hành lâu mà chưa lần xem xét chỉnh sửa lại theo quy định, tồn nhiều bất cập Thứ hai: Các thư viện quan thông tin Việt Nam chưa quan tâm đến việc áp dụng TCVN hoạt động thư viện thông tin Qua nghiên cứu khảo sát 100 thư viện quan thông tin, số lượng thư viện quan thông tin biết đầy đủ tiêu chuẩn chưa đạt tới 10 % Thêm vào đó, TCVN khơng mang tính bắt buộc mà có ý nghĩa khuyến cáo áp dụng nên có tiêu chuẩn biết có thư viện khơng áp dụng Thứ ba: Các quy phạm kỹ thuật, quy phạm thực hành chưa quan tâm xây dựng Việt Nam Nhìn chung hoạt động thư viện thơng tin cịn tiến hành cách tuỳ tiện Các cơng cụ để xử lý nghiệp vụ cịn thiếu chưa đồng Thứ tư: Nhận thức ý nghĩa việc chuẩn hoá thực chuẩn hoá đội ngũ cán lãnh đạo nhân viên thư viện thơng tin cịn chưa cao Trình độ người làm cơng tác thư viện cịn hạn chế Chưa có tiêu chuẩn cụ thể cho người làm cơng tác quản lý người đảm nhiệm khâu công tác chuyên môn cụ thể Thứ năm: Các văn pháp quy chưa thực phát huy tác dụng Nhiều quy định ban hành, thiếu phối hợp đồng quan chức nên chưa có điều kiện vào thực tế Thứ sáu: Việc phổ biến, tra kiểm tra việc thực thi chuẩn/các quy định chưa thực quan tâm Chưa hình thành chế tài đảm bảo thực thi chuẩn hoá hoạt động thư viện thơng tin nói chung cơng tác xử lý tài liệu nói riêng Việt Nam Thứ bảy: Cơng tác đào tạo nguồn nhân lực thư viện thông tin, người trực tiếp thực thi việc chuẩn hố cịn mang tính tự phát, chưa có kiểm sốt chương trình, chất lượng điều kiện cần đủ việc tham gia đào tạo Tăng cường xây dựng đẩy mạnh việc áp dụng tiêu chuẩn Để thực điều đòi hỏi ngành thư viện thông tin cần phải tiến hành số việc cụ thể như: - Rà soát TCVN hoạt động thư viện thông tin ban hành, đặc biệt tiêu chuẩn thuật ngữ quy trình xử lý thơng tin đối tượng tiêu chuẩn hóa quan trọng hoạt động TVTT - Tăng cường sử dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước làm sở xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, nhằm tiết kiệm thời gian, công sức xây dựng tiêu chuẩn - Tăng cường việc phổ biến, tuyên truyền áp dụng tiêu chuẩn thư viện quan thông tin - Tăng cường hiệu lực áp dụng số tiêu chuẩn chủ yếu lĩnh vực thư viện thông tin - Đưa môn học tiêu chuẩn lĩnh vực thư viện thơng tin vào chương trình đào tạo thức bậc đại học cao học sở đào tạo nghề thư viện thông tin Việt Nam Hồn thiện cơng cụ xử lý nghiệp vụ tăng cường công tác biên soạn văn pháp quy Để thực giải pháp đòi hỏi quan tâm quan quản lý nhà nước lĩnh vực thư viện thông tin quan đứng đầu hệ thống thư viện nước Các thư viện quan thông tin lớn cần bắt tay xây dựng công cụ xử lý tài liệu trọng đến tương hợp cơng cụ Ví dụ: Khi biên soạn từ khoá, từ điển từ khoá cần tuân thủ chuẩn chung, thống quy định tả, cách diễn đạt tên người, tên địa danh, thuật ngữ có cách viết tắt thơng dụng Khi văn pháp quy có phối kết hợp chủ quản Ví dụ: quy định cho thư viện trường đại học cao đẳng, phải có phối hợp Bộ Văn hoá, Thể thao Du lịch với Bộ Giáo dục đào tạo để tăng cường hiệu lực tính khả thi cho văn này… Đẩy mạnh công tác tra, kiểm tra Để đảm bảo chuẩn hố khơng thể bỏ qua công tác tra kiểm tra việc thực quy định quy chuẩn nghiệp vụ Việc tra kiểm tra tiến hành đột xuất theo định kỳ Sau kiểm tra phải có thơng báo rộng rãi tiến hành rút kinh nghiệm Nếu áp dụng chuẩn hoá khuyến cáo khơng có ràng buộc cụ thể khó việc kiểm sốt việc thực chuẩn hố Kiểm sốt cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực thư viện thông tin Đội ngũ người làm công tác thư viện thông tin có vai trị quan trọng trọng việc thực thi áp dụng chuẩn Vì thế, để hình thành nên nguồn nhân lực có trình độ địi hỏi cơng tác đào tào bồi dưỡng ngành nghề phải đảm bảo chuẩn Hiện công tác đào tạo nguồn nhân lực thư viện thơng tin cịn chưa thực kiểm sốt Cần phải sớm thiết lập tiêu chí để đánh giá chất lượng đào tạo bồi dưỡng ngành thư viện thông tin sở xem xét số yếu tố như: Chương trình đào tạo, tầm nhìn mục tiêu đào tạo, nội dung mơn học, số lượng trình độ giảng viên, sở vật chất đảm bảo đào tạo, yêu cầu tuyển sinh sách sinh viên, người học, tiêu chí đánh giá sinh viên… Thực biên mục tập trung biên mục ấn phẩm: Đây hai biện pháp khơng có ý nghĩa đơn việc chuẩn hố mà cịn giúp cho thư viện tiết kiệm mặt ngân sách rút ngắn thời gian cho việc xử lý Tuy nhiên, cần lưu ý: chất lượng việc biên mục định chất lượng chuẩn hoá xử lý tài liệu Chất lượng phụ thuộc nhiều vào cơng cụ quy trình xử lý TÀI LIỆU THAM KHẢO ISO Định nghĩa tiêu chuẩn http://www.standardsglossary.com/ ISO/IEC Guide 2:1996 Standardization and related activities - General vocabulary Jane Thacker Standardization and libraries Báo cáo khoa học hội thảo “Tiêu chuẩn hóa hoạt động thông tin thư viện” Hà Nội, tháng 2/2002 Moen, W E No longer under our control: The nature and role of standards in the 21st cen- tury library University of North Texas - 2003 Nguyễn Như Ý Đại từ điển Tiếng Việt - 1998 Reitz, J M ODLIS - Online dictionary of library and information science 2009 http://lu.com/odlis/odlis_s.cfm#standards _ Vũ Dương Thuý Ngà Phó vụ trưởng Vụ Thư viện Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam số 4(24) – 2010 (tr.15-18) ... số quan niệm chuẩn hoá xử lý tài liệu (ii) Đề cập tới biện pháp cần thực việc chuẩn hoá xử lý tài liệu Việt Nam Trên thực tế, khơng người quan niệm chuẩn hoá xử lý tài liệu việc áp dụng tiêu chuẩn. .. chưa có quan niệm thống chuẩn hoá xử lý tài liệu Trước thực tế đó, chúng tơi thấy cần có nghiên cứu để đến quan niệm thống chuẩn hoá xử lý tài liệu Chỉ chung quan niệm chuẩn hố xử lý tài liệu tìm... tích thực tế trên, rút quan niệm: chuẩn hoá xử lý tài liệu việc xác lập áp dụng chuẩn mực nhằm kiểm soát, đánh giá công tác xử lý tài liệu, đảm bảo cho cơng tác xử lý tài liệu tiến hành đạt chất