Đặc điểm và cấu trúc trình bày các ấn phẩm thông tin

Tài liệu cung cấp cho bạn kiến thức về đặc điểm và cấu trúc trình bày các ấn phẩm thông tin. Hiện nay hầu hết các cơ quan thông tin, thư viện đều biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin.

Đặc điểm cấu trúc trình bày ấn phẩm thông tin Hiện hầu hết quan thông tin, thư viện biên soạn xuất ấn phẩm thơng tin Tuy nhiên, hình thức trình bày ấn phẩm thông tin chưa quan trọng quan tâm Sau xin nêu số tiêu chí để nhận dạng loại hình ấn phẩm thơng tin cách trình bày theo Tiêu chuẩn Quốc tế Việt Nam ban hành năm 2009 Đặc điểm phân loại ấn phẩm thông tin Ấn phẩm thông tin tập hợp kết xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin từ tài liệu cấp Ấn phẩm thông tin coi tài liệu cấp hai hình thức phổ biến phục vụ thông tin chủ yếu hoạt động thông tin - thư viện Ấn phẩm thông tin sản phẩm quan thông tin - thư viện với chức đặc thù, nên có đặc điểm, cấu trúc cách trình bày riêng Ấn phẩm thơng tin phân loại theo tiêu chí khác nhau: theo hình thức xử lý thơng tin, chia thành dạng: thư mục, tóm tắt, tin, tổng luận ấn phẩm tổng hợp; theo hình thức xuất bản, chia thành dạng: sách, tạp chí ấn phẩm điện tử; theo thời hạn xuất bản, có: định kỳ, khơng định kỳ nhiều kỳ; theo hình thức lưu trữ thơng tin, chia thành dạng chính: giấy điện tử Theo hình thức hay mức độ xử lý thơng tin, có loại hình ấn phẩm thơng tin sau: a Ấn phẩm thư mục (Bibliographic publication) Là ấn phẩm thơng tin mà phần tập hợp biểu ghi thư mục xếp theo trật tự định Biểu ghi thư mục (Bibliographic record) tập hợp thơng tin thư mục, ngồi mơ tả thư mục thành phần bắt buộc cịn thêm: số thứ tự biểu ghi, tiêu đề, số phân loại, đề mục, từ khóa, ký hiệu xếp giá, giải v.v… tùy theo mục đích sử dụng Trong ấn phẩm thư mục, ví dụ như: Thư mục quốc gia, thông báo tài liệu mới, thư mục chuyên đề, thư mục địa chí, mục lục quyển, mục lục liên hợp; việc xếp biểu ghi thư mục phải tiến hành theo ký hiệu phân loại khung phân loại mà ấn phẩm sử dụng (có thể DDC, BBK, Khung Đề mục Quốc gia,…) Nếu biểu ghi có ký hiệu phân loại xếp theo vần chữ (họ tên tác giả nhan đề tài liệu v.v…), trình tự thời gian xuất tài liệu gốc, dạng tài liệu kết hợp dấu hiệu nêu b Ấn phẩm tóm tắt (Abstract publication) Ấn phẩm tóm tắt ấn phẩm thơng tin mà phần tập hợp tóm tắt liền với biểu ghi thư mục tương ứng xếp theo trình tự định, thường theo hệ thống khung phân loại Ấn phẩm tóm tắt thường xuất tên như: “Tạp chí tóm tắt ”, “Tuyển tập tóm tắt…”, Trong ấn phẩm tóm tắt, phần thường bao gồm biểu ghi thư mục gắn liền với tóm tắt Bởi vậy, cách xếp trình bày thường giống ấn phẩm thư mục c Ấn phẩm tin (Bulletin) Bản tin tập hợp thông tin mang tính thời chuyên ngành, phục vụ cho số đối tượng cụ thể, nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ thông tin để định Ấn phẩm tin xuất dạng giấy điện tử, phần thông tin chuyên đề, xếp theo trình tự định Ấn phẩm tin có nhiều loại: tin ngày hay gọi tin nhanh, tin chuyên đề, tin chọn lọc phục vụ lãnh đạo, tin điện tử v.v… Bản tin ngày (Daily bulletin): Cung cấp thông tin nhanh, mang tính thời thơng tin chun ngành tổng hợp từ nhiều tài liệu gốc khác Để thông tin nhanh, tin ngày thường xuất điện tử, gọi tin điện tử Bản tin chọn lọc phục vụ lãnh đạo (Selective bulletin for leader): Bản tin ngắn, gồm thông tin chọn lọc từ nhiều nguồn tài liệu khác chiến lược, sách phát triển ngành, lĩnh vực, nhằm cung cấp thơng tin ngắn gọn nhanh chóng cho nhà quản lý, lãnh đạo Bản tin khoa học, công nghệ (Scientific, technological bulletin): Là ấn phẩm thông tin có nội dung chủ yếu thơng tin ngắn gọn ngành khoa học, công nghệ v.v… d Ấn phẩm tổng luận (Review) Là ấn phẩm thông tin mà phần tổng luận xếp theo trình tự định Tổng luận chia làm loại: Tổng luận thư mục, tổng luận tóm tắt tổng luận phân tích Tổng luận thư mục (Bibliographic review): tổng luận giới thiệu tin tức, số liệu cách có hệ thống tài liệu gốc chuyên đề lĩnh vực nghiên cứu đó; Tổng luận tóm tắt (Abstract review of several source): tổng luận trình bày có hệ thống, đọng tổng hợp thông tin rút từ tài liệu gốc nội dung vấn đề đề cập Tổng luận phân tích (Analytical review) tổng luận mà ngồi việc tổng hợp, hệ thống hố thơng tin cần phải có đánh giá, phân tích nội dung tài liệu gốc nêu lên kết luận, kiến nghị vấn đề đề cập e Ấn phẩm tổng hợp (General publication) Ấn phẩm tổng hợp ấn phẩm thông tin mà tập hợp biểu ghi thư mục, tóm tắt, tổng thuật cán thư viện quan thông tin biên soạn Ấn phẩm tổng hợp loại hình ấn phẩm thông tin phong phú, nhiều quan thông tin - thư viện biên soạn ấn phẩm Ví dụ: “Thơng tin văn hố nghệ thuật” Thư viện Quốc gia biên soạn; “Thông tin môi trường” “Thông tin chiến lược phát triển khoa học-kỹ thuật-kinh tế” Cục Thông tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia Cấu trúc trình bày ấn phẩm thơng tin Khi quan thông tin, thư viện in ấn xuất ấn phẩm thông tin phải ghi rõ thông tin nhận dạng đặc trưng ấn phẩm như: - Thông tin trách nhiệm: tác giả, người biên soạn, biên tập, ban biên tập, quan chịu trách nhiệm nội dung v.v…; - Nhan đề ấn phẩm (nhan đề chính, nhan đề khác, nhan đề tùng thư v.v…); - Thông tin dạng ấn phẩm (nếu chưa thể nhan đề xuất phẩm tổng luận phân tích, tin chọn lọc phục vụ lãnh đạo v.v…); - Thông tin định kỳ, năm bắt đầu xuất (ví dụ: tin ngày, số/năm v.v…); - Địa xuất bản: Nơi xuất bản, tên quan nhà xuất bản, năm xuất bản; - Số thứ tự xuất (có thể bao gồm tháng, năm xuất bản) ấn phẩm liên tục; - Thơng tin ấn lốt: số lượng bản, trang, khổ cỡ (kích thước), số xuất bản, tên địa sở in, ngày tháng in in xong, ngày tháng nộp lưu chiểu v.v…; Ấn phẩm thơng tin thường quan có hoạt động thông tin tư liệu xuất Trong loại hình ấn phẩm thơng tin xuất theo cấu trúc thống chia làm phần: - Phần chính; - Bộ máy tra cứu; - Phần phụ thêm a Phần chính: phần phản ánh kết xử lý, phân tích, tổng hợp tài liệu gốc xác định khác dạng ấn phẩm thông tin Ví dụ: Phần ấn phẩm thư mục tập hợp biểu ghi thư mục, phần ấn phẩm tóm tắt tập hợp tóm tắt kèm với biểu ghi thư mục, phần tin tập hợp thơng tin chuyên đề, phần tổng luận tổng luận b Bộ máy tra cứu ấn phẩm thông tin: Tùy theo mức độ xử lý để tạo lập máy tra cứu cho phù hợp với ấn phẩm thơng tin Nhìn chung, máy tra cứu đầy đủ cho ấn phẩm thông tin bao gồm: Mục lục, Lời giới thiệu (mở đầu), Hướng dẫn sử dụng ấn phẩm, Sơ đồ xếp, Các bảng tra phụ trợ, Danh mục nguồn tài liệu gốc, Bảng từ viết tắt ký hiệu Mục lục bảng kê tên phần, mục ấn phẩm xếp theo trình tự xếp chúng ấn phẩm đồng thời có ghi số trang bắt đầu trang bắt đầu trang cuối phần, mục tương ứng Lời giới thiệu (mở đầu) thường nêu rõ nhiệm vụ, tính chất, mục đích ấn phẩm; thể thức xuất (định kỳ, việc đánh số, việc phân chia thành chuyên đề khác v.v…), sở lựa chọn xếp tài liệu, máy tra cứu ấn phẩm, thể thức phát hành, đặt mua, trao đổi ấn phẩm, đặt tài liệu v.v… Hướng dẫn sử dụng ấn phẩm quy tắc sử dụng ấn phẩm Ví dụ: Trong ấn phẩm thư mục tóm tắt thường hướng dẫn giải thích yếu tố mơ tả thư mục nhan đề, tác giả, ký hiệu phân loại, số thứ tự tài liệu ấn phẩm Trong hướng dẫn sử dụng giới thiệu thể thức phát hành, đặt mua, trao đổi ấn phẩm đặt tài liệu Sơ đồ xếp ấn phẩm danh mục ký hiệu phân loại đề mục tương ứng sử dụng để xếp tài liệu phần ấn phẩm Bảng tra phụ trợ sử dụng để giúp tra cứu nhanh đến biểu ghi thư mục, tóm tắt chương, mục quan trọng phần khác ấn phẩm Ví dụ Bảng tra Tên tác giả, Tên nhan đề, Bảng tra từ khóa ấn phẩm thư mục Danh mục tài liệu gốc bảng kê tên tài liệu cấp I (ví dụ sách, báo v.v…) chứa thông tin dùng để biên soạn ấn phẩm (thường có ấn phẩm tổng luận) Danh mục tài liệu gốc thường để cuối ấn phẩm chia theo ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh, Trong ngôn ngữ tài liệu xếp theo thứ tự chữ tiêu đề mô tả Bảng từ viết tắt ký hiệu bảng kê theo vần chữ từ viết tắt ký hiệu sử dụng ấn phẩm, có giải nghĩa (giải mã) đầy đủ chúng c Phần phụ thêm: bao gồm: - Mẫu phiếu yêu cầu; - Mẫu phiếu phản hồi; - Thông tin quảng cáo Mẫu phiếu yêu cầu mẫu quy định thủ tục hình thức nêu yêu cầu tài liệu gốc, dịch vụ khác (ví dụ: đề nghị dịch, tóm tắt tài liệu v.v…) Mẫu phiếu phản hồi mẫu gồm mục (câu hỏi) đưa để người dùng tin dựa vào điền thông tin phù hợp ấn phẩm thông tin xuất yêu cầu tin họ, tính chất hiệu sử dụng chúng Thông tin quảng cáo: Trong ấn phẩm thông tin phép quảng cáo ấn phẩm thông tin xuất phẩm khác Việc trình bày, xếp thông tin xuất ấn phẩm nhiều tập ấn phẩm tiếp tục (định kỳ, nhiều kỳ, tùng thư) phải thống cho tất số (quyển, tập) ấn phẩm Việc đánh số thứ tự xuất ấn phẩm định kỳ hàng năm phải số (đánh số theo năm) phải ghi năm (có thể tháng) xuất Trên đặc điểm, cấu trúc cách trình bày ấn phẩm thơng tin theo TCVN 4523 Ban Tiêu chuẩn TC46 Việt Nam ban hành năm 2009 Mong thống cách trình bày dạng ấn phẩm thơng tin biên soạn tồn hệ thống để người dùng tin dễ dàng nhận dạng tài liệu cấp II, sản phẩm quan thông tin, thư viện TÀI LIỆU THAM KHẢO ISO 4523-2009 Information publication: Classification, structure and formal presentation - 15 tr TCVN 4523-2009 Xuất phẩm thông tin: Phân loại, cấu trúc trình bày – Hà Nội – 15 tr Trần Thị Quý Xử lý thông tin hoạt động thông tin-thư viện: Sách dùng cho sinh viên, học viên cao học ngành thông tin-thư viện / Trần Thị Quý, Nguyễn Thị Đào – H.: Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011 – 163 tr _ ThS Nguyễn Thị Đào Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam số 6(32) – 2011 (tr.22- 25) ... tế” Cục Thông tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia Cấu trúc trình bày ấn phẩm thơng tin Khi quan thông tin, thư viện in ấn xuất ấn phẩm thông tin phải ghi rõ thông tin nhận dạng đặc trưng ấn phẩm như:... dùng tin dựa vào điền thơng tin phù hợp ấn phẩm thông tin xuất yêu cầu tin họ, tính chất hiệu sử dụng chúng Thơng tin quảng cáo: Trong ấn phẩm thông tin phép quảng cáo ấn phẩm thông tin xuất phẩm. .. tin cách trình bày theo Tiêu chuẩn Quốc tế Việt Nam ban hành năm 2009 Đặc điểm phân loại ấn phẩm thông tin Ấn phẩm thông tin tập hợp kết xử lý, phân tích, tổng hợp thơng tin từ tài liệu cấp Ấn phẩm