Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp bao gồm tài liệu quản lý hành chính, tài liệu kinh doanh, các văn bản giao dịch và hệ thống tài liệu kế toán (sổ kế toán, báo cáo tài chính và các hóa đơn chứng từ). Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp có nhiều ý nghĩa.
Science & Technology Development, Vol 13, No.X2- 2010 Ý NGHĨA THỰC TIỄN VÀ Ý NGHĨA KHOA HỌC CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ DOANH NGHIỆP Nguyễn Văn Báu Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG-HCM TÓM TẮT: Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp bao gồm tài liệu quản lý hành chính, tài liệu kinh doanh, văn giao dịch hệ thống tài liệu kế toán (sổ kế tốn, báo cáo tài hóa đơn chứng từ) Tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động doanh nghiệp có nhiều ý nghĩa Ý nghĩa thực tiễn: Các thông tin tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, kinh doanh hoạt động tra kiểm tra quan chức nhà nước doanh nghiệp Ý nghĩa khoa học: Qua tài liệu lưu trữ nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam học hỏi kinh nghiệm trình tổ chức điều hành tiếp cận kỹ thuật, quy trình cơng nghệ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Từ ý nghĩa nêu cho thấy việc nghiên cứu nghiệp vụ để bảo quản tài liệu doanh nghiệp phân loại, xếp, bảo quản tài liệu việc làm thiết thực Từ hoạt động tổ chức kinh doanh sản xuất, kinh doanh Những thông tin thị doanh nghiệp sản sinh hệ thống văn trường, đối tác kinh doanh, đối thủ cạnh tài liệu bao gồm: Điều lệ tổ chức hoạt tranh, sản phẩm có ý nghĩa quan trọng đối động, nghị quyết, quy chế, kế hoạch, chương với doanh nghiệp Việc thu thập, xử lý trình, định tổ chức máy, định cung cấp thông tin cho người quản lý doanh công tác nhân sự, báo cáo, thông báo, biên nghiệp thực từ nhiều nguồn khác bản, tờ trình, cơng văn, thư mời giấy giới thiệu, nhau, tài liệu lưu trữ hình thành phiếu gửi loại hợp đồng… Cùng với hoạt động doanh nghiệp nguồn chủ văn hành nêu trên, hoạt động yếu kế tốn hình thành nên tài liệu như: Sổ kế Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp tốn, báo cáo tài chính, hóa đơn, chứng từ… sở, chứng trình kinh Các tài liệu hình thành từ hoạt động quản lý doanh doanh nghiêp Hoạt động kinh kinh doanh doanh nghiệp có nhiều ý doanh thể số nghĩa tài liệu Điều có tác dụng lớn Về ý nghĩa thực tiễn, tài liệu hình thành từ quan chức nhà nước, tiến hành hoạt động doanh nghiệp chứa nhiều thông hoạt động tra kiểm tra Hàng năm, có tin để lãnh đạo quan quản lý thuế đến kiểm tra việc thực định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành nghĩa vụ đóng thuế tài liệu, Trang 68 TẠP CHÍ PHÁT TRIỂN KH&CN, TẬP 13, SỐ X2 - 2010 chứng từ giao nộp thuế cho Nhà nước ban hành với yếu tố mặt thể thức chứng cho việc thực đầy đủ nghĩa vụ theo trình bày khoa học theo quy định pháp luật quy định thuế doanh nghiệp nước có vốn đầu tư, kinh nghiệm Hoặc có tranh chấp, khiếu kiện vi quản lý công tác văn thư mà doanh nghiệp phạm hợp đồng kinh tế, bị trọng tài kinh tế hay Việt Nam học hỏi Hay hợp đồng tồ án xử chưa xác, gây thiệt hại kinh tế soạn thảo với điều khoản quy doanh nghiệp sử dụng tài liệu lưu trữ để định chặt chẽ, logic, thủ tục cần có để chứng minh cho việc thực theo hợp đến ký kết mà bên đối tác vận dụng đồng Trong việc tìm kiếm đối tác để kinh nghiệm quản lý quí báu, giúp bổ sung cho mở rộng quan hệ kinh doanh tài liệu vốn kiến thức kinh doanh pháp luật cịn hạn kiểm tốn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Bởi chế đội ngũ doanh nhân Việt Nam Nếu qua tài liệu kiểm toán năm trước biết tận dụng học hỏi, doanh nghiệp Việt lưu giữ cẩn thận, doanh nghiệp Nam tránh sai sót khơng chứng minh cho đối tác thấy tình hình tài nắm vững luật pháp, kinh nghiệm quản lý, giao lành mạnh tiềm phát triển doanh dịch kinh tế nhiều bất cập so với yêu cầu nghiệp, từ đến ký kết hợp thực tiễn Những kiến thức lĩnh vực này, tác sản xuất kinh doanh tương lai doanh nghiệp học tập kinh nghiệm Thơng qua hệ thống tài liệu lưu trữ doanh nghiệp, khách hàng, đối tác hiểu rõ thông qua nghiên cứu tài liệu đối tác liên doanh nhà đầu tư nước ngồi thương hiệu, vị trí, uy tín, tầm cỡ Tài liệu doanh nghiệp nhà nước có doanh nghiệp q trình phát triển vai trị quan trọng nghiệp phát triển doanh nghiệp, từ tạo điều kiện tốt cho hoạt khoa học - kỹ thuật - công nghệ Thông qua động liên doanh, hợp tác doanh nghiệp dự án liên doanh doanh nghiệp nhà Về phương diện khoa học quản lý, tài liệu nước doanh nghiệp nước ngồi, nhiều cơng hình thành từ doanh nghiệp giúp cho đội nghệ đại nhập vào nước ta, ngũ lãnh đạo, kỹ sư củng cố thêm lĩnh vực viễn thơng, dầu khí, hố kinh nghiệm quản lý sau thời gian làm việc trực chất, điện tử, tin học tạo bước ngoặt quan tiếp với nhà đầu tư nước Qua việc trọng phát triển số ngành kinh tế mũi nghiên cứu văn nhận đối tác, nhọn đất nước Trên sở tìm tịi, nghiên chủ yếu doanh nghiệp có vốn đầu tư cứu tài liệu bí kỹ thuật, quy trình nước ngồi, doanh nghiệp học kinh công nghệ, kỹ thuật dịch vụ chuyển nghiệm quản lý, từ vận dụng vào giao, áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh công tác quản lý doanh nghiệp Ví doanh doanh nghiệp có vốn đầu tư dụ: Văn doanh nghiệp liên doanh, nước ngồi doanh nghiệp trẻ nước ta có có doanh nghiệp nhà nước tham gia Trang 69 Science & Technology Development, Vol 13, No.X2- 2010 thể cải tiến, sáng tạo khoa học công nghệ riêng - Nâng cao nhận thức đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp công tác lưu trữ Để Qua hệ thống tài liệu lưu trữ, doanh thực giải pháp này, cần phải tiến hành nghiệp phục dựng lại truyền thống thơng qua chương trình đào tạo, bồi dưỡng, đội mình, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp để ngũ lãnh đạo doanh nghiệp hiểu tầm mở rộng quan hệ với đối tác quan trọng công tác lưu trữ nước Hiện nay, nhiều doanh nghiệp xây doanh nghiệp, để họ hiểu ý nghĩa dựng giới thiệu với khách hàng nhân dân công tác việc thực công việc nước truyền thống phát triển doanh sản xuất kinh doanh Từ hình thành nghiệp thơng qua tài liệu lưu trữ nhận thức lãnh đạo công ty việc đầu tư Tài liệu doanh nghiệp cịn phản ánh tình hình kinh tế Việt Nam qua giai kinh phí cho cơng tác lưu trữ đầu tư mục tiêu lợi nhuận đoạn, bối cảnh kinh tế nước ta - Tổ chức tốt lưu trữ doanh nghiệp tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế với nhiều Để công tác lưu trữ thực tốt nhiệm vụ bảo thuận lợi khơng khó khăn thử thách, quản an tồn khai thác sử dụng có hiệu doanh nghiệp Qua tài liệu tài liệu lưu trữ trước tiên phải thực tốt doanh nghiệp, nhà khoa học cơng tác tổ chức biên chế cán Xây dựng nghiên cứu tình hình phát triển kinh tế đất đội ngũ cán làm công tác lưu trữ đảm bảo nước ta năm đổi mới, sở chất lượng công tác lưu trữ công ty xây dựng chiến lược phát triển kinh tế đất vào nề nếp, đạt kết nước tương lai mong muốn không quan tâm đến đội Từ ý nghĩa nêu thấy, tài liệu doanh nghiệp cần thu thập bảo quản cách đầy đủ Tuy nhiên, qua khảo sát công tác bảo quản tài liệu số doanh nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh cho thấy tài liệu doanh nghiệp lưu giữ ngũ cán đảm nhiệm công tác Các doanh nghiệp cần phải tổ chức phận lưu trữ Đối với doanh nghiệp có quy mơ lớn cần thành lập Phòng Lưu trữ, doanh nghiệp vừa nhỏ tổ chức phận Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Văn phịng (hoặc phịng Tổ chức-Hành chính) phận phịng ban chun mơn, điều - Nghiêm cấm việc tự tiện tiêu huỷ tài liệu gây khó khăn cho việc tìm kiếm thơng tin doanh nghiệp Nếu không quản lý nâng cao tuổi thọ cho tài liệu tài liệu Nhà nước Thiết nghĩ để tài liệu phục vụ cho hoạt động điều hành kinh doanh doanh nghiệp tốt, người quản lý doanh nghiệp cần nhận thức cách đắn bảo quản tài liệu doanh nghiệp Cụ thể: Trang 70 thực chức quản lý hoạt động doanh nghiệp mà gây nhiều hậu Chẳng hạn dự án có vốn đầu tư nước thường thực ngành, lĩnh vực quan trọng kinh tế đất TẠP CHÍ PHÁT TRIỂN KH&CN, TẬP 13, SỐ X2 - 2010 nước khai thác tài nguyên khoáng sản, bảo Cùng với giải pháp doanh nghiệp hiểm, ngân hàng Tài liệu doanh cần đầu tư, xây dựng phòng kho, mua nghiệp bị tiêu huỷ bị đưa nước sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu ảnh hưởng đến tình hình kinh tế, an doanh nghiệp ninh, quốc phịng Nếu quan tâm đến cơng tác quản lý lưu - Các doanh nghiệp cần ban hành trữ hồ sơ tài liệu cách mức, người văn quy định phòng ban, phận quản lý danh nghiệp thuận lợi phải giao nộp tài liệu phận lưu trữ sau trình tổ chức điều hành cơng việc mình, cơng việc kết thúc Bên cạnh cần có Có thể nói bảo quản tài liệu lưu trữ chế tài xử phạt phận doanh nghiệp bảo quản tốt thơng tin khơng thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu phục vụ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp THE PRACTICAL AND THEORICAL SIGNIFICANCES OF BUSINESS ARCHIVES Nguyen Van Bau University of Social Science of Humanities, VNU-HCM ABSTRACT: Business archives include administrative documents, business documents, etiquette texts and a system of account documents such as account books, invoices and vouchers Business archives have a lot of significances Practical significance: The information in the documents serve management activities, business activities, inspecting and testing activities of state relevant authorities towards enterprises Theorical significance: Through business archives, Vietnamese business administrators learn from many experiences in organizing and managing as well as in approaching techniques, technical process to serve production and business activities Due to these significances, we may perceive that researching on archival skills such as classification, arrangement, preservation of documents in business bears practical values Trang 71 Science & Technology Development, Vol 13, No.X2- 2010 TÀI LIỆU THAM KHẢO [4] Vũ Thị Phụng, Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Việt Nam vấn đề [1] Nguyễn Văn Báu, “Công tác Văn thư Lưu khoa học cần nghiên cứu, Kỷ yếu hội thảo trữ doanh nghiệp Nhà nước khao học Lưu trữ học Quản trị văn địa bàn thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn phịng lần thứ hai, Hà Nội, (2001) (1986 – 2006)”, Luận văn thạc sĩ Lịch sử Việt Nam, (2008) [2] Nguyễn Thị Kim Bình, Tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ Tổng công ty 91, Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, (2005) [3] Vũ Thị Phụng, Hệ thống văn quản lý hình thành hoạt động số loại hình doanh nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Đại học Quốc gia, (2003) Trang 72 [5] Vũ Thị Phụng, Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất, kinh doanh vào lưu trữ – Thực trạng giải pháp, Văn thư, lưu trữ Việt Nam, 5, tr.127-131, (2004) ... qua động liên doanh, hợp tác doanh nghiệp dự án liên doanh doanh nghiệp nhà Về phương diện khoa học quản lý, tài liệu nước doanh nghiệp nước ngồi, nhiều cơng hình thành từ doanh nghiệp giúp cho... No.X2- 2010 TÀI LIỆU THAM KHẢO [4] Vũ Thị Phụng, Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp Việt Nam vấn đề [1] Nguyễn Văn Báu, “Công tác Văn thư Lưu khoa học cần nghiên cứu, Kỷ yếu hội thảo trữ doanh nghiệp Nhà... động sản xuất kinh công tác quản lý doanh nghiệp Ví doanh doanh nghiệp có vốn đầu tư dụ: Văn doanh nghiệp liên doanh, nước ngồi doanh nghiệp trẻ nước ta có có doanh nghiệp nhà nước tham gia Trang