Ngoài việc nhập liệu, có lẽ bạn dành phần lớn thời gian trong Excel để làm việc với các dãy ô theo một cách nào đó. Dù bạn sao chép, di chuyển, định dạng, đặt tên, hay tô màu chúng, các dãy ô là một phần lớn trong hoạt động hằng ngày của Excel. Và tại sao không ?
Học Excel Thủ Thuật Excel Hiểu biết nhiều dãy ô (phần 1) Hiểu biết nhiều dãy (phần 1): Ngồi việc nhập liệu, có lẽ bạn dành phần lớn thời gian Excel để làm việc với dãy ô theo cách Dù bạn chép, di chuyển, định dạng, đặt tên, hay tô màu chúng, dãy ô phần lớn hoạt động ngày Excel Và không ? Sau hết, làm việc với dãy ô dễ dàng nhiều so với làm việc với riêng biệt Ví dụ, bạn muốn biết giá trị trung bình cột số từ B1 đến B30 Bạn nhập hết 30 đối số hàm AVERAGE, gõ = AVERAGE(B1:B30) nhanh (và có lẽ xác hơn) Nói cách khác, dãy giúp tiết kiệm thời gian làm việc Nhưng nhiều điều khác các dãy có Các dãy ô công cụ mạnh mẽ thể sức mạnh tiềm Excel Do đó, bạn biết nhiều dãy ơ, bạn tận dụng tối đa (thời gian) đầu tư vào Excel bạn Phần giúp bạn vượt khỏi chuyện bình thường dãy trình bày số cách để bạn tận dụng tối đa tính Excel Những kỹ thuật chọn dãy nâng cao Khi làm việc với Excel, bạn gặp phải ba tình mà bạn chọn dãy ơ: Khi trường (field) hộp thoại yêu cầu nhập liệu vào dạng dãy ô Khi nhập đối số hàm Trước chọn lệnh sử dụng liệu dạng dãy ô Với trường hợp trường liệu hộp thoại đối số hàm, cách đơn giản để chọn dãy ô nhập tọa độ cho dãy ô tay (nhập thủ công) Bạn việc nhập địa ô bên trái (thường gọi ô neo, ô gốc), theo sau dấu hai chấm (:), địa ô bên phải Để sử dụng phương pháp này, bạn phải thấy dãy ô mà bạn muốn chọn, bạn phải biết trước tọa độ Bởi điều thường không dễ dàng thế, nên hầu hết người ta không nhập trực tiếp tọa độ dãy, mà thay vào đó, họ chọn dãy ô cách sử dụng chuột bàn phím Tôi giả định bạn biết kỹ thuật đơn giản để chọn dãy ô Các mục sau trình bày cho bạn vài kỹ thuật nâng cao nhằm giúp bạn chọn dãy ô nhanh dễ dàng Thủ thuật chọn dãy chuột Bạn nên ghi nhớ kỹ thuật tiện lợi sau dùng chuột để chọn dãy ô: Khi chọn dãy liên hình chữ nhật (bằng cách nhấp giữ phím trái kéo chuột), bạn nhận thấy chọn nhầm góc phải cùng, kết dãy lớn bé Để sửa nó, bạn nhấn giữ phím Shift nhấp vào bên phải (mà bạn muốn) Dãy ô tự động điều chỉnh Sau chọn dãy ô lớn, bạn thường khơng cịn thấy bên trái (ơ hành) nữa, bạn cuộn khỏi hình Nếu bạn cần phải thấy ô hành trước tiếp tục, bạn sử dụng cuộn (scrollbars) để đưa vào khung xem được, nhấn Ctrl-Backspace Bạn sử dụng chế độ Extend Excel thay cho cách thông thường dùng chuột chọn dãy ô liên tiếp hình chữ nhật: Bạn nhấp chọn ô bên trái dãy ô muốn chọn, nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend (bạn thấy chữ Extend Selection lên Status bar), sau nhấp tiếp bên phải dãy Excel chọn tồn dãy Nhấn F8 lần để tắt chế độ Extend Nếu ô bạn muốn làm việc với chúng nằm rải rác Sheet, bạn phải kết hợp chúng thành dãy khơng liên tiếp Bí để xác định dãy khơng liên tiếp nhấn phím Ctrl chọn ô Nghĩa là, bạn nhấp chọn ô dãy ô mà bạn muốn đưa vào dãy ô không liên tiếp nhau, nhấn giữ phím Ctrl, nhấp chọn tiếp dãy hình chữ nhật khác mà bạn muốn đưa thêm vào dãy khơng liên tiếp Thủ thuật chọn dãy bàn phím Excel có hai thủ thuật nhằm làm cho việc chọn dãy bàn phím trở nên dễ dàng hiệu Nếu bạn muốn chọn dãy ô liên tiếp có chứa liệu, có cách dễ dàng để chọn tồn dãy Đầu tiên, di chuyển đến ô bên trái dãy ô Để chọn tiếp ô gần kề bên đó, nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên xuống; để chọn tiếp bên phải dãy chọn này, nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên phải Nếu bạn chọn dãy ô lớn, không nằm vừa hình, bạn cuộn chọn cách kích hoạt phím Scroll Lock Khi Scroll Lock bật, vùng chọn giữ nguyên vẹn bạn nhấn phím mũi tên (hoặc Page Up, Page Down) để cuộn qua cuộn lại ô Làm việc với dãy 3D Dãy 3D dãy chọn nhiều worksheet Đây khái niệm mạnh mẽ có nghĩa bạn chọn dãy hai nhiều sheet sau nhập liệu, áp dụng định dạng, thực thi lệnh, hoạt động ảnh hưởng đến tất (các ô trong) dãy lúc Điều hữu dụng bạn làm việc với mơ hình nhiều sheet, mà số tất tiêu đề giống (trong sheet) Ví dụ, workbook tính tốn chi phí, sheet trình bày chi tiết phận ban ngành, bạn muốn tất ô A1 sheet mang tên “Expenses” Để tạo dãy 3D, trước tiên bạn phải kết nhóm (group) sheet mà bạn muốn làm việc với chúng Để chọn nhiều sheet, (bạn có thể) dùng kỹ thuật sau đây: Để chọn sheet nằm kề nhau, nhấp tab sheet đầu tiên, nhấn giữ phím Shift, nhấn tab sheet sau Để chọn sheet không nằm kề nhau, nhấn giữ phím Ctrl nhấn vào tab sheet mà bạn muốn đưa vào nhóm Để chọn tất sheet workbook, bạn nhấn phím phải chuột (right-click) vào tab sheet chọn lệnh Select All Sheets Khi bạn chọn xong sheet, tab sheet sáng lên có chữ [Group] xuất tiêu đề workbook Để rã nhóm (ungroup), bạn cần nhấp vào tab sheet nằm ngồi nhóm Hoặc bạn nhấn chuột phải vào tab sheet nhóm, chọn lệnh Ungroup Sheets Với nhóm sheet chọn này, bạn tạo dãy 3D cách kích hoạt sheet nhóm chọn một dãy ô Excel chọn dãy ô tương tự tất sheet nhóm Bạn tự nhập (tọa độ của) dãy 3D, chẳng hạn nhập công thức Đây mẫu định dạng chung cho tham chiếu 3D: FirstSheet:LastSheet!ULCorner:LRCorner Ở đây, FirstSheet tên sheet dãy 3D, LastSheet tên sheet cuối cùng, ULCorner LRCorner xác định dãy ô mà bạn muốn làm việc sheet Ví dụ, để xác định dãy A1:E10 sheet Sheet1, Sheet2 Sheet3, dùng tham chiếu sau đây: Sheet1:Sheet3!A1:E10 CHÚ Ý: Nếu tên hay tất sheet dùng tham chiếu 3D có chứa khoảng trắng, bạn phải chắn tên chúng phải đặt cặp dấu nháy đơn (‘), ví dụ như: ‘First Quarter:Fourth Quarter’!A1:F16 Tham chiếu 3D thường dùng hàm worksheet chấp nhận chúng Những hàm là: AVERAGE(), COUNT(), COUNTA(), MAX(), MIN(), PRODUCT(), STDEV(), STDEVP(), SUM(), VAR(), VARP() Chọn dãy cách sử dụng GoTo Đối với dãy ô lớn, lệnh GoTo Excel trở nên tiện lợi Bình thường bạn hay dùng GoTo để nhảy nhanh đến địa ô tên dãy ô cụ thể Các bước sau hướng dẫn cách tận dụng tính để chọn dãy (liên tục): Chọn ô bên trái dãy ô Chọn Home, Find & Select, Go To, nhấn Ctrl+G Hộp thoại GoTo xuất hiện, hình 1.1 (Hình 1.1) Sử dụng hộp Reference để nhập địa ô bên phải dãy ô Mẹo nhỏ: Bạn chọn dãy ô GoTo, cách nhập tọa độ dãy ô vào hộp Reference Nhấn giữ phím Shift nhấp nút OK Excel (đã) chọn dãy Sử dụng hộp thoại GoTo Special Bạn thường chọn ô theo vị trí chúng worksheet, Excel có tính mạnh mẽ, cho phép chọn ô theo nội dung chúng, theo thuộc tính đặc biệt khác Nếu bạn chọn Home, Find & Select, GoTo Special (hoặc nhấp chọn nút Special hộp thoại GoTo), hộp thoại GoTo Special xuất hiện, hình 1.2 (Hình 1.2) Chọn theo loại Hộp thoại GoTo Special chứa nhiều tùy chọn, bốn số cho phép chọn theo loại nội dung chứa chúng Bảng 1.1 tóm tắt bốn tùy chọn Bảng 1.1 Các tùy chọn để chọn ô theo loại Chọn tất có chứa thích (bạn chọn Home, Find & Select, Comments) Chọn tất có chứa số thuộc loại xác định nhiều hộp kiểm (check box) liệt kê tùy chọn Formulas (bạn chọn Home, Find & Select, Constants) Chọn tất có chứa cơng thức, mà kết thuộc loại xác định nhiều hộp kiểm (check box) số bốn hộp kiểm sau (bạn chọn Home, Find & Select, Formulas)- Numbers: Selects all cells that contain numbers (Chọn tất có chứa giá trị số) - Text: Selects all cells that contain text (Chọn tất có chứa giá trị văn chuỗi) - Logicals: Selects all cells that contain logicals values (Chọn tất có chứa giá trị logic) - Errors: Selects all cells that contain errors (Chọn tất có chứa giá trị lỗi) Chọn tất ô rỗng Chọn ô kề Nếu bạn cần chọn ô gần kề với ô hành, hộp thoại GoTo Special cho bạn hai lựa chọn Chọn Current Region để chọn dãy ô hình chữ nhật bao gồm khơng rỗng liền kề với ô hành Nếu ô hành phần tử mảng (array), chọn Current Array để chọn tất mảng Chọn ô theo điểm khác biệt Excel cho phép bạn chọn ô cách so sánh hàng cột liệu chọn ô có khác Các bước sau hướng dẫn bạn cách thực điều này: Chọn hàng cột mà bạn muốn so sánh (Phải chắn ô hành nằm hàng cột có chứa giá trị so sánh mà bạn muốn sử dụng Mở hộp thoại GoTo Special chọn tùy chọn sau đây: Row Differences: Lựa chọn sử dụng liệu cột ô hành làm giá trị so sánh Excel chọn ô hàng tương ứng (mà) có giá trị khác với giá trị so sánh Column Differences: Lựa chọn sử dụng liệu hàng ô hành làm giá trị so sánh Excel chọn ô cột tương ứng (mà) có giá trị khác với giá trị so sánh Nhấn nút OK Ví dụ, hình 1.3 cho thấy dãy ô số chọn Giá trị cột B số (tiền) ngân sách phân bổ cho tất phận công ty; giá trị cột C D số (tiền) thực tế có phận East phận West (Hình 1.3) Giả sử bạn muốn biết (số tiền) phòng ban phận vượt hay thấp ngân sách Nói cách khác, bạn muốn so sánh số cột C D với số cột B, chọn số khơng có cột B cột C D Bởi bạn so sánh liệu theo hàng, nên bạn chọn tùy chọn Row Differences hộp thoại GoTo Special Hình 1.4 minh họa kết (Hình 1.4) Chọn theo tham chiếu Nếu ô chứa công thức, Excel định nghĩa precedent ơ mà cơng thức (trong ơ) tham chiếu đến Ví dụ, A4 chứa cơng thức = SUM(A1:A3), ô A1, A2 A3 precedent ô A4 Một precedent trực tiếp ô tham chiếu cách rõ ràng công thức Một precedent gián tiếp ô tham chiếu precedent Ví dụ, A1 chứa cơng thức = B3*2, B2 precedent gián tiếp A4 Excel định nghĩa dependent ô có cơng thức tham chiếu đến Trong ví dụ trên, A4 dependent A1 (Chữ dependent hiểu phụ thuộc Hãy nghĩ theo cách sau đây: Giá trị xuất ô A4 phụ thuộc vào giá trị nhập ô A1) Như precedent, dependent trực tiếp hay gián tiếp Hộp thoại GoTo Special cho phép bạn chọn precedent dependent theo bước mô tả sau đây: Chọn dãy ô mà bạn muốn làm việc Display the GoTo Special dialog box.Mở hộp thoại GoTo Special Nhấp (một hai) tùy chọn Precedents Dependents Chọn Direct Only để chọn precedent dependent trực tiếp Nếu bạn cần chọn precedent dependent trực tiếp gián tiếp, nhấp tùy chọn All Levels Nhấn nút OK Các tùy chọn khác hộp thoại GoTo Special Hộp thoại GoTo Special cịn có thêm vài tùy chọn giúp bạn việc chọn dãy ô: Last Cell : Chọn ô cuối worksheet (nghĩa góc bên phải) có chứa liệu định dạng Visible Cells Only : Chỉ chọn ô hiển thị (không bị dấu) Conditional Formats : Chỉ chọn có chứa định dạng theo điều kiện (bạn chọn Home, Find & Select, Conditional Formatting) Data Validation : Chọn có chứa quy tắc hiệu lực hóa liệu (bạn chọn Home, Find & Select, Data Validation) Nếu bạn nhấp chọn All, Excel chọn tất có chứa quy tắc hiệu lực hóa liệu; bạn nhấp chọn Same, Excel chọn có chứa quy tắc hiệu lực hóa liệu với hành Các phím tắt để chọn lệnh GoTo Bảng 1.2 liệt kê phím tắt mà bạn sử dụng để thực (thay cho) thao tác hộp thoại GoTo Special Bảng 1.2 Các phím tắt để chọn Precedent Dependent Ctrl + * : Current region (vùng hành) Ctrl + / : Current array (mảng hành) Ctrl + \ : Row differences (các ô có liệu khác biệt hàng) Ctrl + | : Column differences (các có liệu khác biệt cột) Ctrl + [ : Direct precedents (các precedent trực tiếp) Ctrl + ] : Direct dependents (các dependent trực tiếp) Ctrl + { : All levels of precedents (tất precedent) Ctrl + } : All levels of dependents (tất dependent) Ctrl + End : The last cell (ô cuối có chứa liệu định dạng) Alt + ; : Visible cells (những ô hiển thị) Nhập liệu vào dãy Nếu bạn biết trước dãy mà bạn sử dụng để nhập liệu, bạn tiết kiệm cho số thời gian thao tác gõ phím cách chọn dãy trước bắt đầu (nhập liệu) Khi bạn nhập liệu vào ơ, dùng phím liệt kê bảng 1.3 để định hướng cho dãy Bảng 1.3 Các phím định hướng cho dãy chọn trước Enter : Di chuyển xuống hàng Shift + Enter : Di chuyển lên hàng Tab : Di chuyển sang phải cột Shift + Tab : Di chuyển sang trái cột Ctrl + (dấu chấm) : Di chuyển từ góc bên sang góc bên dãy Ctrl + Alt + Right arrow : Di chuyển đến dãy vùng chọn gồm dãy không liên tiếp Ctrl + Alt + Left arrow : Di chuyển đến dãy nằm trước vùng chọn gồm dãy không liên tiếp Điền đầy dãy Nếu bạn cần điền đầy vào dãy giá trị công thức cụ thể, Excel cho bạn hai phương pháp: Chọn dãy mà bạn muốn điền đầy, nhập giá trị công thức, nhấn Ctrl+Enter Excel điền vào toàn dãy mà bạn nhập cơng thức Nhập giá trị công thức ban đầu, chọn dãy mà bạn muốn điền đầy (bao gồm ô ban đầu), chọn Home, Fill Sau chọn lệnh thích hợp từ menu vừa xuất Ví dụ, bạn muốn điền đầy dãy dọc xuống từ ô ban đầu, chọn lệnh Down Nếu bạn chọn nhiều sheet, bạn chọn Home, Fill, Across Worlsheet để điền đầy dãy sheet Mẹo nhỏ: Nhấn Ctrl+D để chọn Home, Fill, Down; nhấn Ctrl+R đển chọn Home, Fill, Right Sử dụng công cụ Fill Handle Fill handle vng nhỏ màu đen nằm góc phải phía dãy hành Cơng cụ nhỏ (nhưng rất) linh hoạt làm nhiều điều hữu dụng, bao gồm tạo chuỗi giá trị text giá trị số điền đầy (vào dãy); làm nội dung, chèn xóa dãy Các mục sau hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ fill handle để thực thao tác Sử dụng AutoFill để tạo chuỗi text chuỗi số Các worksheet thường sử dụng chuỗi text liên tục (chẳng hạn January, February, March; Sunday, Monday, Tuesday) chuỗi số liên tục (chẳng hạn 1, 3, 5; 2003, 2004, 2005) Thay nhập chuỗi tay, bạn sử dụng fill handle để tạo chúng cách tự động Tính tiện lợi gọi AutoFill (tự động điền) Các bước sau hướng dẫn bạn thực điều này: Đối với chuỗi text liên tục, bạn chọn ô dãy bạn muốn sử dụng, nhập cho giá trị ban đầu Đối với chuỗi số, bạn cần nhập hai giá trị chọn hai ô Đặt trỏ chuột vào fill handle Con trỏ chuột biến thành dấu cộng (+) 3 Nhấp vào kéo trỏ chuột có đường viền màu xám bao quanh dãy mà bạn muốn điền đầy Nếu bạn không chắn nơi dừng lại, bạn ý đến giá trị lên phía trỏ chuột, cho bạn biết giá trị ô mà bạn vừa kéo trỏ chuột ngang qua Nhả nút chuột Excel điền đầy chuỗi liên tục vào dãy Khi bạn nhả nút chuột sau sử dụng AutoFill, Excel không điền đầy vào dãy mà hiển thị thêm smart tag gồm tùy chọn cho AutoFill Để thấy tùy chọn này, bạn rê trỏ chuột lên smart tag nhấp mũi tên hướng xuống để mở danh sách (các tùy chọn) Những tùy chọn mà bạn thấy phụ thuộc vào loại chuỗi mà bạn tạo Tuy nhiên, thường bạn thấy có bốn tùy chọn sau đây: Copy Cells — Điền đầy dãy cách chép ô (hoặc ô) gốc Fill Series — Áp dụng chuỗi liên tục mặc định Fill Formatting Only — Chỉ áp dụng định dạng ô gốc vào dãy chọn Fill Without Formatting — Điền đầy vào dãy chuỗi liên tục, không áp dụng định dạng gốc vào dãy Hình 1.5 minh họa số chuỗi tạo công cụ fill handle (các ô tô đậm giá trị ban đầu) Chú ý Excel tự động gia tăng giá trị text có thành phần số (chẳng hạn Quarter and Customer 1001) (Hình 1.5) Tự tạo danh sách AutoFill Như bạn thấy, Excel (tự) nhận biết (được số) giá trị định (nào đó) thành phần danh sách (ví dụ January, Sunday, Quarter 1) Khi bạn kéo công cụ fill handle từ ô chứa giá trị này, Excel điền vào ô (được kéo fill handle) chuỗi thích hợp Tuy nhiên, bạn không bị giới hạn (việc sử dụng AutoFill để điền chuỗi liên tục cho dù) Excel nhận biết vài danh sách thơi Bạn tự định nghĩa thêm danh sách AutoFill mình, theo bước mơ tả sau đây: Chọn Office (hình trịn biểu tượng Office góc cao bên trái cửa sổ bảng tính), Excel Options để mở hộp thoại Excel Options (các tùy chọn Excel) Nhấp chọn Popular nhấn nút Edit Custom Lists… để mở hộp thoại Custom Lists Trong khung Custom Lists, chọn mục New List Một điểm chèn xuất khung List Entries Nhập từ danh sách (mà bạn muốn tạo) vào khung List Entries nhấn Enter Lập lại bước cho từ khác (trong danh sách) (Hãy chắn bạn thêm mục từ theo thứ tự mà bạn muốn chúng xuất chuỗi liên tục.) Hình 1.6 minh họa ví dụ: Nhấn nút Add để thêm danh sách (vừa tạo) vào khung Custom Lists Nhấn OK hai lần để quay worksheet Ghi chú: Nếu bạn muốn xóa danh sách tự tạo, bạn nhấn chọn khung Custom Lists nhấn nút Delete ... Học Excel Thủ Thuật Excel Hiểu biết nhiều dãy ô (phần 1) Hiểu biết nhiều dãy (phần 1): Ngồi việc nhập liệu, có lẽ bạn dành phần lớn thời gian Excel để làm việc với dãy ô theo cách Dù bạn chép,... (và có lẽ xác hơn) Nói cách khác, dãy giúp tiết kiệm thời gian làm việc Nhưng nhiều điều khác các dãy có Các dãy ô công cụ mạnh mẽ thể sức mạnh tiềm Excel Do đó, bạn biết nhiều dãy ơ, bạn tận... chọn ô Nghĩa là, bạn nhấp chọn ô dãy ô mà bạn muốn đưa vào dãy ô không liên tiếp nhau, nhấn giữ phím Ctrl, nhấp chọn tiếp dãy hình chữ nhật khác mà bạn muốn đưa thêm vào dãy khơng liên tiếp Thủ thuật