Quản lý dữ liệu nghiên cứu số tại trường đại học khoa học xã hội và nhân văn, đại học quốc gia thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC NGUYỄN THỊ HƯƠNG QUẢN LÝ DỮ LIỆU NGHIÊN CỨU SỐ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƠNG TIN THƯ VIỆN TP.Hồ Chí Minh - năm 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC NGUYỄN THỊ HƯƠNG QUẢN LÝ DỮ LIỆU NGHIÊN CỨU SỐ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƠNG TIN THƯ VIỆN Ngành: Khoa học thơng tin thư viện Mã số: 8320203 Giảng viên hướng dẫn khoa học TS Ninh Thị Kim Thoa TP.Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2021 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian tham gia khóa đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thơng tin Thư viện, q trình thực luận văn, nhận nhiều động viên, giúp đỡ từ thầy/cô, lãnh đạo, đồng nghiệp, bạn bè gia đình Tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến: Tiến sĩ Ninh Thị Kim Thoa trực tiếp tận tình hướng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm nhận xét thiết thực q trình tơi thực đề tài nghiên cứu Thạc sĩ Đỗ Văn Châu, Giám đốc Thư viện Đại học RMIT Việt Nam tận tình truyền đạt kinh nghiệm thực tiễn quản lý liệu nghiên cứu q trình tơi thực đề tài Lãnh đạo Nhà trường Ban Giám đốc Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện thuận lợi để tơi hồn thành chương trình học Ban Giám đốc tập thể nhân viên Thư viện Trường, nhân viên phòng Đối ngoại Quản lý Khoa học nhiệt tình cung cấp thơng tin, số liệu giúp tơi hồn thành luận văn Q thầy/cơ khoa Thư viện Thông tin học Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh truyền đạt kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cho tơi q trình tơi theo học chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thơng tin Thư viện Gia đình, bạn bè đồng nghiệp có động viên hỗ trợ tích cực giúp tơi thuận lợi q trình học thực luận văn Tp Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2021 Tác giả Nguyễn Thị Hương LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học riêng Những số liệu, kết trình bày luận văn khách quan, trung thực chưa cơng bố hình thức Tác giả MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1.Mục đích nghiên cứu 3.2.Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài 4.1.Đối tượng nghiên cứu 4.2.Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa khoa học ý nghĩa thực tiễn đề tài Cấu trúc luận văn CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU NGHIÊN CỨU SỐ 10 1.1 Khái niệm quản lý liệu nghiên cứu số 10 1.1.1 Khái niệm liệu, liệu nghiên cứu, liệu nghiên cứu số 10 1.1.2 Quản lý liệu nghiên cứu 13 1.2 Mô hình quản lý liệu nghiên cứu 14 1.2.1 Khung mô hình lực cộng đồng 14 1.2.2 Mơ hình vịng đời Trung tâm Quản lý Dữ liệu 17 1.2.3 Mơ hình định hướng thư viện quản lý liệu nghiên cứu 19 1.3 Hoạt động quản lý liệu nghiên cứu người nghiên cứu 24 1.4 Hoạt động quản lý liệu nghiên cứu trường đại học 29 1.4.1.Vai trò nhà trường thư viện hoạt động quản lý liệu nghiên cứu 29 1.4.2 Quy trình quản lý liệu nghiên cứu 31 1.4.3 Một số yêu cầu quản lý liệu nghiên cứu thư viện 36 Tiểu kết Chương 39 CHƯƠNG 2: BỐI CẢNH VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 41 2.1 Bối cảnh nghiên cứu 41 2.1.1.Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 41 i 2.2.2 Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 45 2.2 Phương pháp nghiên cứu 50 2.2.1 Thiết kế nghiên cứu 50 2.2.2 Công cụ khảo sát 52 2.2.3 Phương pháp chọn mẫu 56 2.2.4 Phương pháp thu thập liệu 58 2.2.5 Phương pháp phân tích liệu 59 2.2.6 Đạo đức nghiên cứu 61 Tiểu kết Chương 61 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỮ LIỆU NGHIÊN CỨU SỐ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 62 3.1 Thực trạng hoạt động quản lý liệu nghiên cứu người nghiên cứu 62 3.1.1 Thu thập tạo lập liệu nghiên cứu 63 3.1.2 Lưu trữ liệu nghiên cứu 64 3.1.3 An toàn bảo mật liệu 72 3.1.4 Khó khăn lo ngại người nghiên cứu việc quản lý liệu nghiên cứu 73 3.1.5 Đánh giá đề xuất người nghiên cứu quản lý liệu nghiên cứu 77 3.2 Thực trạng công tác quản lý liệu nghiên cứu Nhà trường Thư viện 86 3.2.1 Thực trạng quản lý liệu đề tài nghiên cứu khoa học Trường 86 3.2.2 Nhận định đánh giá quản lý liệu nghiên cứu Nhà trường Thư viện 89 3.2.3 Đánh giá khả đáp ứng yêu cầu quản lý liệu nghiên cứu 91 3.2.4 Nhận định khó khăn Thư viện 93 3.3 Đánh giá chung trạng quản lý liệu nghiên cứu 96 3.3.1 Đánh giá hoạt động quản lý liệu nghiên cứu người nghiên cứu 96 3.3.2 Đánh giá khả xây dựng, phát triển hoạt động quản lý liệu nghiên cứu Nhà Trường Thư viện 98 Tiểu kết Chương 99 ii CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU NGHIÊN CỨU SỐ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 100 4.1 Xây dựng khung pháp lý quản lý liệu nghiên cứu số 100 4.2 Xây dựng quy trình quản lý liệu nghiên cứu số 102 4.3 Đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tham gia quản lý phục vụ liệu nghiên cứu số 110 4.4 Nâng cấp đầu tư phát triển sở hạ tầng, trang thiết bị công nghệ đại114 4.5 Xây dựng dịch vụ phục vụ người nghiên cứu 118 4.6 Xây dựng phát triển mối quan hệ hợp tác …………………………….… 120 Tiểu kết Chương 125 KẾT LUẬN 126 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 128 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Cơng thức tính mẫu khảo sát Phụ lục 2: Công cụ khảo sát Phụ lục 2.1: Bảng câu hỏi khảo sát người nghiên cứu Phụ lục 2.2: Bảng hỏi vấn đối tượng 10 Phụ lục 3: Bảng tổng hợp kết vấn 13 Phụ lục 4: Quy định việc giao nộp liệu nghiên cứu 24 Phụ lục 5: Biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn quy trình quản lý liệu nghiên cứu36 Phụ lục 5.1: Biểu mẫu 28 Phụ lục 5.2: Biểu mẫu theo dõi tiêu hủy liệu cứu 29 Phụ lục 5.3: Tài liệu hướng dẫn tiêu hủy liệu 30 Phụ lục 6: Bảng đối sánh kết nghiên cứu 39 iii THUẬT NGỮ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin DLNC Dữ liệu nghiên cứu ĐHKHXH & NV Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn ĐHQG-HCM Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh NVTV Nhân viên thư viện NSD Người sử dụng TT-TV Thông tin Thư viện NNC Người nghiên cứu CNH, HĐH Cơng nghiệp hóa, đại hóa KHCN Khoa học công nghê NCKH Nghiên cứu khoa học iv DANH MỤC CÁC BẢNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU Kí hiệu Nội dung Bảng Tổng hợp đặc điểm mơ hình quản lý liệu nghiên Trang 23 cứu Bảng Thống kê nguồn nhân lực trường Đại học Khoa học xã hội 42 Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Bảng Thống kê công bố nghiên cứu khoa học nước quốc tế năm 45 2015-2019 trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Bảng Thống kê đặc điểm nhân viên thư viện (số liệu thông kê năm 2020) 47 Bảng Thống kê trang thiết bị phục vụ hoạt động Thư viện 47 Bảng Thống kê tài liệu điện tử tài liệu số 49 Bảng Thống kê nội dung vấn người tham gia 55 Bảng Mã hóa đối tượng vấn 60 Bảng Đặc điểm mẫu khảo sát người nghiên cứu 63 Bảng 10 Tổng hợp ý kiến đề xuất người nghiên cứu 84 Bảng 11 Thống kê số lượng đề tài nghiên cứu chuyển giao Thư viện 87 Bảng 12 Mô tả chi tiết bước thực quy trình 104 Bảng 13 Kinh phí mua sắm sửa chữa trang thiết bị 117 v DANH MỤC BIỂU ĐỒ Kí hiệu Nội dung Trang Biểu đồ Loại hình liệu nghiên cứu 63 Biểu đồ Công cụ hỗ trợ lưu trữ liệu nghiên cứu 65 Biểu đồ Thời hạn lưu trữ liệu nghiên cứu 67 Biểu đồ Tần suất lưu liệu nghiên cứu 68 Biểu đồ Cách thức lưu trữ liệu nghiên cứu 69 Biểu đồ Cách thức chia sẻ liệu nghiên cứu 71 Biểu đổ Cách thức bảo mật liệu 72 Biểu đồ Khó khăn quản lý liệu nghiên cứu người nghiên 74 cứu Biểu đồ Lo ngại chia sẻ liệu nghiên cứu người nghiên cứu Biểu đồ 10 Đánh giá lợi ích quản lý liệu nghiên cứu người nghiên 76 77 cứu Biểu đồ 11 Đánh giá người nghiên cứu lực Thư viện 79 quản lý liệu nghiên cứu Biểu đồ 12 Ý kiến nội dung đào tạo, huấn luyện người nghiên cứu 81 Mơ hình Khung mơ hình lực cộng đồng 15 Mơ hình Mơ hình vịng đời Trung tâm Quản lý Dữ liệu 17 Mơ hình Mơ hình định hướng thư viện quản lý liệu nghiên cứu 20 Sơ đồ Thiết kế nghiên cứu 51 Sơ đồ Quy trình thực quản lý liệu nghiên cứu 103 Hình Giao diện phần mềm Sierra 115 Hình Trang chủ phần mềm Dspace 116 Hình Hội thảo trực tuyến 125 vi giúp tăng uy tín Trường Đánh giá khả đáp ứng yêu cầu DLNC Thư viện Trường - Đánh giá cao khả Thư viện quản lý DLNC (4) - Có điều kiện thuận lợi (4) - Tồn khó khăn hạn chế (3) - Nhà trường quan tâm đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cấp kinh phí hoạt động ổn định - Nguồn nhân lực đào tạo số lượng đảm bảo, phù hợp với việc quản lý phục vụ liệu nghiên cứu - Thư viện có kinh nghiệm việc tổ chức, quản lý thông tin áp dụng việc quản lý liệu nghiên cứu - Chưa có quy định việc quản lý DLNC - Chưa có kinh nghiệm quản lý DLNC - Cơ sở vật chất manh mún, xuống cấp - Nguồn kinh phí cấp cịn hạn chế để đầu tư phục vụ NNC 18 -“quản lý DLNC tập trung xu hướng chung, có Thư viên phù hợp có khả quản lý liệu Thư viện có đầy đủ sở vật chất, có phần mềm, trang thiết bị, nhân lực,… đủ điều kiện để quản lý nguồn liệu nghiên cứu, khơng có đơn vị phù hợp cho công tác này” (CBQL1) -“Hiện nay, nguồn nhân lực Thư viện đào tạo công tác nghiệp vụ, thu thập tài liệu, xử lý thông tin, tổ chức, quản lý phục vụ thông tin” (CBQL2) - “Thư viện trang bị đầy đủ hệ thống máy móc trang thiết bị, có máy chủ lưu trữ liệu riêng, máy tính khoảng 166 máy, máy chủ máy scan sở để phục vụ cho việc số hóa tài liệu (CBQL4) -“dù muốn thực quản lý nguồn DLNC để phục vụ cho giản viên người học cịn nhiều khó khăn, đặc biệt chế, sách quy định Hiện nay, Nhà Định hướng Thư viện việc hỗ trợ Nhà trường hoàn thành mục tiêu chiến lược - Thực theo định hướng phát triển Nhà trường (3) - Phát triển nguồn tài nguyên thông tin phục vụ giảng viên, NNC (2) - Thư viện thực theo chiến lược phát triển Nhà trường - Phát triển nguồn tài liệu phục vụ nghiên cứu - Đề xuất Nhà trường phép tiếp quản phục vụ DLNC 19 trường chưa có quy định cụ thể việc giao nộp DLNC cho Thư viện Do Thư viện chưa có sở pháp lý để thu thập quản lý nguồn liệu này” (CBQL2) -“đây cơng tác hồn tồn mới, NVTV chưa có kinh nghiệm tổ chức, quản lý nguồn liệu nghiên cứu nên cần học hỏi trau dồi thêm nhiều kỹ hồn thành cơng việc, đặc biệt kiến thức nghiên cứu khoa học” (CBQL3) - “Thư viện trường đại học phải gắn liền với nhiệm vụ chiến lược Trường phục vụ đào tạo, nghiên cứu phục vụ cộng đồng Trong mục tiêu trở thành trường đại học nghiên cứu vào năm 2030 quản lý phục vụ DLNC quan trọng cần thiết, Thư viện phải thực tương lai quản lý liệu nghiên cứu mang lại nhiều lợi ích cho giảng viên, nghiên cứu viên người học Trường” (CBQL2) -“sẽ có kế hoạch để phát triển nguồn DLNC phép hỗ trợ Nhà trường sớm đạt mục tiêu đến năm 2030 trở thành trường đại học nghiên cứu nước khu vực” (CBQL2) Nhân viên quản lý đề tài nghiên cứu (NV) -Nhân - người quản lý đề tài +Thời gian công tác nghiên cứu giảng +Công việc đảm nhiệm viên - Thời gian công tác năm từ năm 2011 - Kiêm nghiệm nhiều việc - Nắm rõ công tác quản lý đề tài nghiên cứu khoa học Trường - Kiêm nghiệm công tác quản lý đề tài nghiên cứu cấp giảng viên - Trước cán quản lý đề tài nghiên cứu luân chuyển nhiều gặp nhiều khó khăn việc thống quản lý - Từ 2011 ổn định Quy định giao nộp đề - Có quy định tài nghiên cứu - Hồ sơ kết cuối nộp phòng Đối ngoại Quản lý Khoa học - Nộp in điện tử chỉnh sửa cuối hội đồng khoa học Cơng tác quản lý - Có kho lưu trữ in - Lưu trữ in lầu phục vụ đề tài nghiên - Lưu trữ điện tử dãy nhà D cứu - Lưu trữ phần - Không nắm rõ số Thư viện lượng kết nghiên cứu - Chuyển giao 20 -“tôi công tác nhận nhiệm vụ quản lý đề tài nghiên cứu giảng viên từ năm 2011 đến nên nắm rõ tình hình quản lý…” (NV) -“trước cán quản lý đề tài nghiên cứu luân chuyển nhiều không thống cách quản lý, xếp lưu trữ đề tài bị thất lạc từ năm 1998 trở trước lưu trữ liệu hồ sơ cịn sản phẩm khơng nắm rõ số lượng đề tài, có từ 2011 đến đầy đủ hơn” (NV) - “Nhà trường có quy định cụ thể, đề tài nghiên cứu sau nghiệm thu nộp phòng Đối ngoại Quản lý Khoa học” (NV) -“dạng in xếp theo hộp ghi rõ năm thực theo cấp đề tài Các in đề tài bố trí lưu trữ lầu dãy phần (chưa đầy đủ) cho Thư viện quản lý phục vụ - Khơng có quy định cụ thể việc chuyển giao cho Thư viện quản lý - Lưu trữ điện tử máy tính làm việc nhân viên - Chưa sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng - Mất mát hư hỏng trình lưu trữ - Đề tài nghiên cứu lưu trữ Phòng ko phục vụ thường xuyên - Đề tài nghiên cứu Thư viện phục vụ rộng rãi thường xuyên 21 nhà D Tuy nhiên diện tích lưu trữ trật hẹp không đủ để lưu trữ số lượng lớn đề tài từ trước đến nay, cộng thêm số lượng đề tài tăng lên theo hàng năm, ngồi kho lưu trữ bố trí cách xa phịng làm việc nên việc tìm kiếm phục vụ gặp khó khăn, bất tiện Do vậy, từ năm 2011 đến Phòng luân chuyển phần đề tài quản lý cho Thư viện tổ chức lưu trữ phục vụ” -“ Nhà trường khơng có quy định cụ thể việc giao nộp cho Thư viện quản lý, mà Phòng thấy Thư viện quản lý phục vụ phù hợp nên chuyển giao để phục vụ giảng viên, sinh viên Trường thời gian chuyển giao cho Thư viện thực theo đợt khoảng 4-6 tháng lần” Bên cạnh đó, CV cho biết “trước cán quản lý đề tài nghiên cứu luân chuyển nhiều không thống cách quản lý, xếp lưu trữ đề tài bị thất lạc từ năm 1998 trở trước lưu trữ liệu hồ sơ cịn sản phẩm khơng nắm rõ số lượng đề tài, có từ 2011 đến đầy đủ hơn” -“…chỉ lưu trữ máy tính thơng thường chưa có phần mềm thiết bị chuyên dụng để quản lý lưu trữ kết nghiên cứu, nên tiềm ẩn nhiều nguy liệu” Chuyên gia (CG) Đánh giá lượi ích - Đánh giá cao tầm - Giúp quản lý DLNC tầm quan trọng quan trọng lợi ích hiệu quản lý DLNC việc quản lý DLNC - Tăng hội hợp tác - Tránh trùng lắp nghiên cứu - Chia sẻ DLNC cách hiệu - Tăng uy tín khoa học hội hợp tác tổ chức nghiên cứu khác Đánh giá yếu tố - Chính sách quy - Cần có sách, quan trọng quản định quy định rõ ràng lý DLNC - Cơ sở hạ tầng - Cơ sở hạ tầng phải - Nhân lực đảm bảo - Đào tạo bồi dưỡng thêm số kỹ cần thiết cho NVTV 22 -“quản lý DLNC tập trung giúp nhà nghiên cứu quản lý liệu cách hiệu để truy xuất cung cấp liệu kịp thời có yêu cầu từ nhà xuất bản, tạp chí cần xác minh số liệu cơng trình nghiên cứu, giúp tránh trùng lắp nghiên cứu, bên cạnh tăng hội hợp tác…” -“để thực cơng tác quản lý DLNC cần thiết phải có quy định nhà trường việc giao nộp quy định trách nhiệm bên liên quan” -“chính sách, quy định rõ ràng quyền lợi trách nhiệm bên liên quan như: chịu trách nhiệm quản lý, phòng ban phải phối hợp Kinh nghiệm thực tế việc thu thập quản lý liệu nghiên cứu - Sử dụng hệ thống quản lý DLNC thương mại - Thư viện trung tâm đảm nhận việc đào tạo, tập huấn, tư vấn - Nhà nghiên cứu tự đưa lên, thư viện hỗ trợ mặt sở hạ tầng, công nghệ tư vấn mặt kỹ chuyên môn - Đối với số dự án đặc thù người nghiên cứu khơng thể đưa lên NNC nộp cho thư viện thư viện giúp họ biên mục, tổ chức liệu - Tất khai báo thông tin sử dụng khung mẫu biên mục chung 23 nào? ” -“Cơ sở hạ tầng phải đảm bảo cho việc hệ thống biên mục, lưu trữ, xuất bản, cung cấp khóa huấn luyện kỹ quản lý liệu nghiên cứu, tư vấn việc chia sẻ liệu cho hiệu quả” -“Thư viện trung tâm đầu mối, hỗ trợ mặt sở hạ tầng, công nghệ tư vấn, huấn luyện mặt kỹ chuyên môn giúp nhà nghiên cứu quản lý lưu trữ chia sẻ liệu tốt phần mềm quản lý liệu nghiên cứu Trường” -“cần phải có sở hạ tầng đảm bảo, có kinh phí nên sử dụng hệ thống quản lý chia sẻ thương mại toàn cầu” Phụ lục 4: Quy định việc giao nộp liệu nghiên cứu ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Độc lập – Tự – Hạnh phúc THƯ VIỆN TRƯỜNG Số …/KH-TV-PV QUY ĐỊNH (V/v việc giao nộp liệu nghiên cứu đề tài nghiên cứu khoa học Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia-Hồ Chí Minh) (Ban hành kèm theo Quyết định số Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn TP HCM) CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Căn vào tầm quan trọng giá trị nguồn liệu nghiên cứu chiến lược phát triển Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn TP HCM; Căn vào nhu cầu sử dụng giảng viên, nghiên cứu viên; Giới thiệu Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP HCM đánh giá cao đóng góp nhà nghiên cứu người tham gia việc thu thập DLNC Dữ liệu nghiên cứu có tầm quan trọng việc hỗ trợ cơng tác, đóng góp vào nghiên cứu thảo luận sâu hơn, đồng thời tạo tin tưởng cộng đồng vào nghiên cứu Điều quan trọng liệu nghiên cứu quản lý tốt suốt vòng đời liệu, đảm bảo an toàn, bảo mật, đạo đức quyền riêng tư; để liệu sử dụng lại Điều Phạm vi điều chỉnh Quy định việc giao nộp DLNC đề tài nghiên cứu khoa học từ cấp Trường trở lên DLNC sử dụng thức văn Giao nộp cho Thư viện quản lý, nhằm phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy Nhà trường Điều Đối tượng áp dụng 24 Tất giảng viên, nghiên cứu viên thực nghiên cứu cấp kinh phí từ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia, Hồ Chí Minh Tất DLNC thu thập và/hoặc sử dụng hoạt động nghiên cứu, bao gồm: tài liệu, liệu thơ phân tích, hồ sơ nghiên cứu liệu, lưu trữ định dạng phương tiện Các loại liệu không quản lý bao gồm: hồ sơ quản lý nghiên cứu như: tài liệu hợp đồng, đơn xin tài trợ tài trợ, tài liệu phê duyệt đạo đức tài liệu khác liên quan đến việc quản lý dự án nghiên cứu Điều Giải thích thuật ngữ Dữ liệu nghiên cứu: tài liệu, liệu, hồ sơ, tệp chứng khác dựa quan sát, phát kết dự án nghiên cứu Ví dụ liệu nghiên cứu sổ ghi chép phịng thí nghiệm, biểu mẫu khảo sát, mẫu vật, mã máy tính hồ sơ khác cần thiết để xây dựng lại đánh giá kết nghiên cứu báo cáo kiện phương pháp dẫn đến kết Quản lý liệu nghiên cứu: việc tổ chức thu thập liệu, lưu trữ, bảo mật, bảo quản, truy xuất, chia sẻ tái sử dụng có tính đến khả kỹ thuật, cân nhắc đạo đức, vấn đề pháp lý, khả nguồn nhân lực nhằm hỗ trợ cho người làm nghiên cứu q trình thực cơng trình nghiên cứu CHƯƠNG II GIAO NỘP DỮ LIỆU NGHIÊN CỨU Điều Thời gian giao nộp Dữ liệu nghiên cứu lưu trữ năm kể từ ngày xuất bảo vệ thành công Một số liệu nghiên cứu có khoảng thời gian lưu trữ tối thiểu khác nhau, sau: Loại liệu Khoảng thời gian lưu giữ tối thiểu Hầu hết liệu nghiên cứu Ít năm Trong trường hợp liệu nghiên cứu có nhiều khoảng thời gian lưu giữ, lưu trữ liệu khoảng thời gian lưu giữ lâu Điều Phương pháp lưu giữ - Lưu giữ số hóa liệu số hóa ban đầu; - Số hóa truyền thống để lưu trữ tổ chức quản lý; - Cho phép lưu giữ lâu dài mô tả liệu nghiên cứu, sau: 25 + Lập mục liệu nghiên cứu + Sử dụng định dạng bền để lưu trữ liệu (chẳng hạn tệp csv pdf); + Nêu rõ quyền, điều khoản điều kiện truy cập sử dụng lại; + Ví dụ: ghi lại thông tin danh mục liệu nghiên cứu - Lưu giữ DLNC điện tử sở hạ tầng phận quản lý công nghệ thông tin cung cấp phê duyệt; - Lưu giữ DLNC cứng trường kho liệu thích hợp, sở quản lý liệu hiệp hội nghề nghiệp Ghi lại vị trí Điều Hình thức nộp - Nộp trực tiếp Thư viện; - Đối với liệu dạng văn phải nguyên vẹn; - Đồi với liệu dạng đa phương tiện; + Nhãn đĩa: phải chứa đầy đủ thông tin dán decal in nhãn; + Chất lượng: phải đảm bảo sử dụng đĩa phải đựng hộp nhựa cứng Điều Xử lý tài liệu Xử lý liệu cách chuyển quyền sở hữu quyền giám sát xóa hủy liệu Trước loại bỏ DLNC, xem xét đảm bảo liệu lưu giữ thời gian lưu giữ tối thiểu trước xóa tiêu hủy Xử lý DLNC cách thích hợp, phù hợp với luật pháp hướng dẫn liên quan Việc tiêu hủy phải an tồn thân thiện với mơi trường Điều Truy cập sử dụng lại Cấp phép cho người có quyền truy cập vào liệu sử dụng lại Việc sử dụng lại DLNC phải tuân thủ yêu cầu sau: - Yêu cầu bảo mật; - Các vấn đề văn hóa; - Lợi ích thương mại; - Các yêu cầu pháp lý bao gồm quyền sở hữu trí tuệ; - Bảo vệ DLNC bí mật nhạy cảm khỏi bị truy cập trái phép Điều Thủ tục nộp Các đối tượng quy định điều nộp liệu phảo nộp kèm theo 02 tờ khai nộp lưu chiểu ghi đầy đủ thông tin theo mẫu 26 Điều 10 Nơi quản lý liệu nghiên cứu Thư viện Trường chịu trách nhiệm quản lý lưu trữ Điều 11 Tổ chức thực - Thư viện Tiếp nhận, lưu trữ, phổ biến nhằm phục vụ cán bộ, giảng viên, NNC Trường + Quản lý phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tái sử dụng NNC; + Ký tờ xác nhận giao nộp cho cá nhân, đơn vị nộp liệu; + Phối hợp bàn bạc với tác giả vấn đề quyền DLNC - Các đơn vị liên quan Phòng Đối ngoại Quản lý khoa học yêu cầu đối tượng quy định Điều thực đầy đủ việc giao nộp cho thư viện theo quy định - Các đơn vị khác Trường Các đơn vị khác Trường có trách nhiệm phổ biến Quy định đến cán bộ, giảng viên, nhân viên, người học đơn vị; phối hợp chặt chẽ với Thư viện trình triển khai quy định Trong trình thực hiện, có vấn đề khó khăn, vướng mắc, đơn vị phản ánh với thư viện để tổng hợp, trình Hiệu trưởng xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp CHƯƠNG III ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 12 Hiệu lực thi hành Quy định việc giao nộp DLNC có hiệu lực thi hành kể từ ngày kí định ban hành Điều 13: Trách nhiệm thi hành Các phòng ban, trung tâm, cán bộ, giảng viên, nhân viên nghiêm túc thực Quy định Đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm Quy định này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật theo quy định hành Nơi lưu trữ Hiệu trưởng Ngô Lan Phương 27 Phụ lục 5: Biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn quy trình quản lý liệu nghiên cứu Phụ lục 5.1: Biểu mẫu ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Độc lập – Tự – Hạnh phúc THƯ VIỆN TRƯỜNG Số …/KH-TV-PV BIÊN NHẬN (V/v: Giao nộp liệu nghiên cứu đề tài nghiên cứu) Ông (Bà): Đơn vị công tác: Tên đề tài: Loại liệu: Số lượng: *Lưu ý: Tác giả đồng ý việc Nhà trường có quyền công bố phổ biến rộng rãi liệu đề tài nghiên cứu cấp sau bảo vệ nghiệm thu nhằm phục vụ nhu cầu đào tạo, NCKH phục vụ cộng đồng TP Hồ Chí Minh, ngày Người nộp tháng Người nhận 28 năm 20 Phụ lục 5.2: Biểu mẫu theo dõi tiêu hủy liệu nghiên cứu ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Độc lập – Tự – Hạnh phúc THƯ VIỆN TRƯỜNG Số …/KH-TV-PV BẢNG THEO DÕI VIỆC TIÊU HỦY DỮ LIỆU NGHIÊN CỨU Số Tên đề tài / Tên Lý Thời Người Ghi thứ tự Tác giả liệu hủy gian thực 29 Phụ lục 5.3: Tài liệu hướng dẫn tiêu hủy liệu nghiên cứu ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Độc lập – Tự – Hạnh phúc THƯ VIỆN TRƯỜNG Số …/KH-TV-PV HƯỚNG DẪN TIÊU HỦY DỮ LIỆU Để thực việc tiêu hủy liệu hết giá trị cứu theo quy định việc quản lý DLNC Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, tiêu hủy liệu hết giá trị quy định sau: I HƯỚNG DẪN CHUNG Phạm vi đối tượng áp dụng Dữ liệu nghiên cứu hết thời gian lưu giữ không đủ điều kiện lưu giữ Thư viện Nguyên tắc chung - Việc tiêu hủy liệu hết thời hạn phải bảo đảm thủ tục quy trình quy định; - Dữ liệu hết giá trị phải Ban Giám đốc Thư viện tổ chức xem xét định tiêu huỷ; - Khi tiêu huỷ liệu hết giá trị phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin liệu II TỔ CHỨC TIÊU HUỶ DỮ LIỆU HẾT THỜI GIAN VÀ GIÁ TRỊ LƯU TRỮ Việc xét tiêu huỷ liệu hết giá trị thực theo bước sau: Lập danh mục liệu hết thời hạn không đủ điều kiện a) Lập danh mục liệu hết giá trị Dữ liệu hết giá trị không đủ điều kiện lưu giữ loại ra, thống kê lập thành danh mục liệu hết giá trị b) Viết thuyết minh liệu hết giá trị Thuyết minh rõ lý liệu hết giá trị cần tiêu hủy Trình người đứng đầu quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ liệu hết giá trị Nhân viên phụ trách quản lý DLNC chịu trách nhiệm lập danh sách trình lên Ban Giám đốc Thư viện xem xét định tiêu hủy liệu Hồ sơ gồm có: - Tờ trình việc tiêu huỷ liệu hết giá trị; - Danh mục liệu hết giá trị; - Bản thuyết minh liệu hết giá trị; 30 - Mục lục hồ sơ, liệu giữ lại; Tổ chức tiêu huỷ liệu hết giá trị Sau có định văn người có thẩm quyền, việc tiêu hủy liệu hết giá trị thực theo bước sau: a) Đóng gói liệu hết giá trị; b) Lập biên bàn giao liệu hết giá trị người quản lý kho lưu trữ người thực tiêu huỷ liệu hết giá trị; c) Thực tiêu huỷ liệu hết giá trị: thực quan máy cắt giấy, ngâm nước xé nhỏ; d) Lập biên việc huỷ liệu hết giá trị Lập lưu hồ sơ việc tiêu huỷ liệu hết giá trị a) Việc tiêu huỷ liệu hết giá trị phải lập thành hồ sơ Hồ sơ việc tiêu huỷ liệu hết giá trị bao gồm: - Tờ trình việc tiêu huỷ liệu hết giá trị; - Danh mục liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh; - Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ liệu hết giá trị; - Biên bàn giao liệu hết giá trị; - Biên việc tiêu huỷ liệu hết giá trị; - Các liệu có liên quan khác b) Hồ sơ việc tiêu huỷ liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có liệu tiêu huỷ thời hạn năm năm, kể từ ngày liệu tiêu huỷ Cách tiêu hủy: Có thể băm nhỏ Nơi lưu trữ Trưởng đơn vị 31 Phụ lục 6: Bảng đối sách kết nghiên cứu với tác giả khác STT Kết nghiên cứu trường Các tác giả có nhận định tương ĐHKDXH&NV đồng với kết nghiên cứu Người nghiên cứu chủ yếu quản lý lưu trữ liệu thiết bị cá nhân máy tính xách tay, USB, ổ cứng; lưu phòng bị cách gửi vào icloud, google Người nghiên cứu có xu hướng tự lưu trữ chưa có thói quen sử dụng dịch vụ quản lý DLNC Người nghiên cứu thiếu số kỹ kiến thức quản lý bảo mật liệu Nguyễn Hồng Sinh (2018) Nguyễn Thị Kim Lân (2017) - Parham cộng (2012); - Wiley & Mischo (2016); - Shamin Renwick (2017); - John A Borghi (2018) NNC gặp nhiều khó khăn lo ngại - Alexogiannopoulos cộng quản lý DLNC (2010); - Nguyễn Hồng Sinh (2018); - Spallek cộng (2019); Nhu cầu nâng cao kỹ - John A Borghi (2018); quản lý DLNC - Michelle A Krahe cộng (2020) Quản lý DLNC có ý nghĩa quan trọng - Lewis (2010); mang lại nhiều lợi ích cho NNC bên - Piennaar (2010); liên quan - Borgman (2012); - PhamKanter & cộng (2014); - Bertagnolli & cộng (2017); - Nguyễn Hồng Sinh (2018); - Đỗ Văn Châu (2019) Quản lý DLNC cần đảm bảo yêu cầu: - Patel (2016); - Về sở pháp lý; - Amorim cộng (2015); - Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin; - Heidorn (2011); - Nhân - Gold (2007); - Đại học SCONUL (2015) 32 ...ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC NGUYỄN THỊ HƯƠNG QUẢN LÝ DỮ LIỆU NGHIÊN CỨU SỐ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN... SỐ ĐỀ XUẤT VỀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU NGHIÊN CỨU SỐ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 100 4.1 Xây dựng khung pháp lý quản lý liệu nghiên cứu. .. nghiên cứu 41 2.1.1 .Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 41 i 2.2.2 Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc