Tài liệu trình bày quy trình này nhằm hướng dẫn cho các nhân viên trả kết quả cho các bệnh nhân và bác sỹ lâm sàng sau khi hoàn thành xét nghiệm, nhằm đảm bảo kết quả xét nghiệm được báo cáo/ trả lời chính xác và kịp thời.
BỆNH VIỆN BẠCH MAI KHOA HUYẾT HỌC VÀ TRUYỀN MÁU Mã số: QT 26.QL Bản số: 01 QUY TRÌNH TRẢ KẾT QUẢ VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 15/12/2013 Mục đích: Quy trình nhằm hướng dẫn cho nhân viên trả kết cho bệnh nhân bác sỹ lâm sàng sau hoàn thành xét nghiệm, nhằm đảm bảo kết xét nghiệm báo cáo/ trả lời xác kịp thời Phạm vi áp dụng: Tất xét nghiệm Khoa Huyết học Truyền máu Trách nhiệm: 3.1 Trưởng phòng xét nghiệm: - Xem xét phân tích, tổng hợp kết luận tính phù hợp kết xét nghiệm trình lên từ nhân viên - Xem xét, định có thực lại kết có nghi vấn - Ký trả kết cho bệnh nhân 3.2 Những người Trưởng phòng ủy quyền: - Thay vai trò trưởng PXN trưởng phòng vắng - Đảm bảo tính xác thơng tin phiếu trả lời kết xét nghiệm - Cấp lại phiếu kết có yêu cầu - Phát cảnh báo điều KPH trả kết về: thời gian trả kết quả, biểu mẫu sử dụng nhầm lẫn kết - Đảm bảo nhân viên thực lưu giữu mẫu bệnh phẩm yêu cầu 3.3 Nhân viên PXN - Thực báo cáo kết xét nghiệm kết thúc XN - Trình kết lên trưởng phòng - Thực việc lưu giữ mẫu bệnh phẩm Dụng cụ: - Máy tính - Phần mềm trả kết - Phiếu yêu cầu xét nghiệm Tài liệu tham chiếu: QT.26.QL QUY TRÌNH TRẢ VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ - Tiêu chuẩn ISO 15189:2007 Phịng thí nghiệm y tế - Yêu cầu cụ thể chất lượng lực (tương đương Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7782:2008); - Tiêu chuẩn ISO 15189:2012 Phịng thí nghiệm y tế - Yêu cầu cụ thể chất lượng lực (mục 5.8 5.9 tiêu chuẩn ISO 15189:2012) - Hồ sơ trả kết sử dụng dịch vụ quy định phải ghi chép đầy đủ lưu trữ thông tin yêu cầu theo Quy trình kiểm sốt hồ sơ QT.13 Thuật ngữ giải thích: - Khơng áp dụng Nội dung: 7.1 TRẢ KẾT QUẢ TẠI KHU PHÒNG KHÁM - Kết xét nghiệm sau hoàn thành máy phân tích chuyển máy PC qua phần mềm Labconn; đây, xét nghiệm viên kiểm soát kết quả, thấy phù hợp lệnh in để trả kết - Thời gian trả kết quả: trả kết sau xét nghiệm cấp cứu, trả kết sau với xét nghiệm thường - PXN trả kết cho bệnh nhân qua hình thức điện thoại, email, fax, cứng theo yêu cầu bệnh nhân (sẽ tính thêm phí dịch vụ theo quy định KXN) 7.1.1 Kiểm soát kết quả: 7.1.1.1 Vào trang KẾT QUẢ 7.1.1.2 Nhập mã xét nghiệm bệnh nhân cần kiểm tra kết vào ô STT 7.1.1.3 Kiểm tra thông tin bệnh nhân (họ tên, tuổi, đơn vị, chẩn đốn) máy tính với phiếu yêu cầu xét nghiệm; không phù hợp yêu cầu kiểm tra lại sai hủy kết 7.1.1.4 Sốt đối chiếu với u cầu xét nghiệm; có phù hợp với chẩn đốn u cầu xét nghiệm không? Nếu đầy đủ phù hợp với chẩn đoán: lệnh IN KẾT QUẢ Nếu thiếu vào trang BỆNH NHÂN, bổ xung xét nghiệm để máy phân tích làm thêm Nếu khơng phù hợp chẩn đốn: Kiểm tra lại thơng tin ống máu, thông tin ống bệnh phẩm với thông tin in phiếu yêu cầu: kiểm tra lại mẫu in kết Khoa Huyết học Truyền máu, Bệnh Viện Bạch Mai Trang 2/4 Đây tài liệu ĐÃ ĐƯỢC KIỂM TRA có đóng dấu đỏ “TÀI LIỆU KIỂM SOÁT” lưu hành nội Bất tài liệu khơng đóng dấu đỏ “TÀI LIỆU KIỂM SỐT” tài liệu khơng kiểm tra phải đối chiếu lại với tài liệu (cùng tên) hồ sơ gốc trước dùng QT.26.QL QUY TRÌNH TRẢ VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ Nếu thông tin không ống bệnh phẩm: hủy kết quả, yêu cầu lấy lại bệnh phẩm Cuối kết chuyển cho người có trách nhiệm xem tổng quan lần cuối, kết chấp nhận ký trả cho bệnh nhân Chuyển cho phận trả kết xét nghiệm 7.1.2 Trả kết xét nghiệm 7.1.2.1 Trả kết xét nghiệm cho nhân viên lấy kết Nhân viên phòng nhận bệnh phẩm trả kết cho nhân viên nhận kết Vào số nhận kết xét nghiệm 7.1.2.2 Trả kết xét nghiệm hệ thống chuyển tự động (đang áp dụng thử cho khoa hồi sức tích cực) Cho kết xét nghiệm vào ống chuyển bệnh phẩm tự động Đặt ống vào hộp chuyển bệnh phẩm Bấm số 1212 (mã số khoa hồi sức tích cực) kết tự động chuyển khoa HSTC 7.1.3 Sao kết quả: 7.1.3.1 Nhớ số bệnh phẩm: Vào KẾT QUẢ chọn ngày cần Nhập số bệnh phẩm vào ô STT enter IN KẾT QUẢ 7.1.3.2 Không nhớ số bệnh phẩm Vào TÌM KIẾM chọn ngày, đơn vị cần TÌM KIẾM XEM PKQ nhập họ tên bệnh nhân, tuổi (nếu có) IN 7.2 TRẢ KẾT QUẢ DI TRUYỀN Kết xét nghiệm sau hoàn thành xét nghiệm viên kiểm soát kết quả, thấy phù hợp lệnh in để trả kết Kiểm soát kết trả kết sau 7-10 ngày: 7.2.1 Vào mục KẾT QUẢ XÉT NGHIỆM 7.2.2 Kiểm tra thông tin bệnh nhân (họ tên, tuổi, đơn vị, chẩn đốn) máy tính với phiếu yêu cầu xét nghiệm; không phù hợp yêu cầu kiểm tra lại, sai hủy kết Khoa Huyết học Truyền máu, Bệnh Viện Bạch Mai Trang 3/4 Đây tài liệu ĐÃ ĐƯỢC KIỂM TRA có đóng dấu đỏ “TÀI LIỆU KIỂM SOÁT” lưu hành nội Bất tài liệu khơng đóng dấu đỏ “TÀI LIỆU KIỂM SỐT” tài liệu không kiểm tra phải đối chiếu lại với tài liệu (cùng tên) hồ sơ gốc trước dùng QT.26.QL QUY TRÌNH TRẢ VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ 7.2.3 Soát đối chiếu với u cầu xét nghiệm; có phù hợp với chẩn đốn yêu cầu xét nghiệm không? Nếu đầy đủ phù hợp với chẩn đoán in kết trả Nếu khơng phù hợp chẩn đốn: Kiểm tra lại thông tin ống máu, thông tin ống bệnh phẩm với thông tin in phiếu yêu cầu: kiểm tra lại mẫu in kết Nếu thông tin không ống bệnh phẩm: hủy kết quả, yêu cầu lấy lại bệnh phẩm Cuối kết chuyển cho cán phụ trách chuyên môn duyệt lần cuối, kết chấp nhận ký trả cho bệnh nhân Chuyển cho phận trả kết xét nghiệm Sao kết quả: 7.2.4 Kiểm tra thông tin bệnh nhân, số thứ tự bệnh phẩm sổ kết quả: Vào KẾT QUẢ XÉT NGHIỆM chọn file có thơng tin bệnh phẩm, STT bệnh phẩm theo bệnh phẩm cần IN KẾT QUẢ Chuyển cho phận trả kết xét nghiệm Một số qui định chuyên môn Phụ lục I Hồ sơ: Tên hồ sơ STT 9.1 STT Sổ trả kết xét nghiệm Thời gian lưu Khoa HHTM 03 năm Phụ lục: Tên tài liệu Mã số Sổ trả kết xét nghiệm BM.26.QL.01 Sổ trả kết xét nghiệm (TM) BM.26.QL.02 Khoa Huyết học Truyền máu, Bệnh Viện Bạch Mai Nơi lưu Trang 4/4 Đây tài liệu ĐÃ ĐƯỢC KIỂM TRA có đóng dấu đỏ “TÀI LIỆU KIỂM SOÁT” lưu hành nội Bất tài liệu khơng đóng dấu đỏ “TÀI LIỆU KIỂM SỐT” tài liệu khơng kiểm tra phải đối chiếu lại với tài liệu (cùng tên) hồ sơ gốc trước dùng ... có) IN 7.2 TRẢ KẾT QUẢ DI TRUYỀN Kết xét nghiệm sau hoàn thành xét nghiệm viên kiểm soát kết quả, thấy phù hợp lệnh in để trả kết Kiểm soát kết trả kết sau 7-10 ngày: 7.2.1 Vào mục KẾT QUẢ XÉT NGHIỆM... QT.26.QL QUY TRÌNH TRẢ VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ Nếu thông tin không ống bệnh phẩm: hủy kết quả, yêu cầu lấy lại bệnh phẩm Cuối kết chuyển cho người có trách nhiệm xem tổng quan lần cuối, kết chấp... ký trả cho bệnh nhân Chuyển cho phận trả kết xét nghiệm 7.1.2 Trả kết xét nghiệm 7.1.2.1 Trả kết xét nghiệm cho nhân viên lấy kết Nhân viên phòng nhận bệnh phẩm trả kết cho nhân viên nhận kết