Xác định yêu cầu là bước đầu tiên của quá trình phát triển m ột HTTT. Cho nên, k ết quả và chất lượng của việc xác định yêu cầu thông tin...
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG Xác định yêu cầu bước trình phát triển HTTT Cho nên, kết chất lượng việc xác định yêu cầu thông tin tổ chức có ý nghĩa định đến chất lượng HTTT xây dựng bước sau 2.1 Khảo sát thu thập thông tin hệ thống 2.1.1 Quá trình khảo sát Vịêc thu thập thông tin hệ thống hịên bắt đầu vịêc tiến hành khảo sát hệ thống Về nguyên tắc, việc khảo sát hệ thống chia làm hai giai đoạn: - Giai đoạn khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thơng tin - Giai đoạn khảo sát chi tiết: nhằm thu thập thông tin chi tiết hệ thống phục vụ phân tích u cầu thơng tin làm sở cho bước thiết kế sau a Cách tiếp cận tổ chức Mỗi tổ chức hệ thống với đặc trưng phức tạp riêng Xem tổ chức hệ thống xã hội - kỹ thuật, thường đặc trưng mặt sau đây: - Một lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ - Một mơ hình quản lý - Một cấu tổ chức Bên cạnh đó, tổ chức cịn có mối quan hệ phận bên mối quan hệ với mơi trường bên ngồi, có truyền thống văn hóa riêng Vì vậy, vịêc tiếp cận tổ chức cần tiến hành cách khoa học Có hai cách tiếp cận thường sử dụng: Tiếp cận từ xuống (top down) tiếp cận từ lên (bottom up) Khi vận dụng cách tiếp cận từ xuống, vịêc khảo sát cần tiến hành theo định hướng sau : - Về tổ chúc: phận cao (ban giám đốc) đến phận thấp (các tổ công tác, tổ sàn xuất) - Về quản lý: nhà quản lý cao (giám đốc) đến người thực hịên cụ thể (nhân viên) - Về nghịêp vụ: nhiệm vụ chung (nhịêm vụ chiến lược) đến công vịêc cụ thể chỗ làm vịêc Cách tiếp cận phù hợp với trình nhận thức khả tiếp nhận người phù hợp với trình khảo sát b Các bước khảo sát thu thập thông tin Quá trình khảo sát hệ thống cần trải qua bước: - Tiến hành thu thập thông tin phương pháp khác - Củng cố, bổ sung hoàn thịên kết khảo sát - Tổng hợp kết khảo sát - Hợp thức hóa kết khảo sát c Các yêu cầu đặt Vịêc thu thập thông tin lịêu thực hịên cách vấn, điều tra quan sát người sử dụng, xem xét báo cáo, quy trình, thủ tục hoạt động tổ chức tổng hợp thông tin thu thập theo cách tốt đầy đủ Vịêc xác định yêu cầu đòi hỏi người phân tích phải có tính xơng xáo (cần hỏi điều), tính chủ động (cần tìm giải pháp cho vấn đề hay hội kinh doanh), nghi ngờ (xem hoạt động có hạn chế, giải pháp khơng khả thi ), ý đến chi tiết (mọi kịên, vật liên quan cần ghi nhận), biết đặt ngược vấn đề Phân tích q trình sáng tạo, thân nhà phân tích phải biết nhìn vào tổ chức theo cách nhìn Các kết thu thu thập cần hình thành theo mẫu chuẩn mực định Các đơn vị phát triển phần mềm thường có mẫu chuẩn riêng cho để thu thập biểu diễn thơng tin 2.1.2 Các thông tin lịêu cần thu thập Để xác định yêu cầu hệ thống ta cần có thông tin lịêu khác hịên trạng hệ thống: Nó bao gồm mơ tả thu từ vấn, ghi từ quan sát, phân tích tổng hợp tài lịêu, kết nhận từ điều tra, mẫu biểu báo cáo, mô tả công vịêc, tài lịêu khác tài lịêu sinh từ vịệc làm mẫu phân tích Nội dung loại thông tin cần thu thập bao gồm: - Các loại lịêu (tài lịêu) đặc trưng - Các cơng vịêc trình tự thực hịên chức nghiệp vụ thông tin lịêu liên quan - Các quy tắc chi phối hoạt động thu thập, quản lý, xử lý phân phối lịêu yêu cầu kỹ thụât khác - Các sách hướng dẫn mô tả chất kinh doanh, thị trường mơi trường mà hoạt động - Các nguồn lực (cán bộ, trang thiết bị, phần mềm có) - Các điều kịên mơi trường (các hệ thống bên bên liên quan) - Sự mong đợi hệ thống thay người dùng 2.2 Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầu Cách tốt để thu thập thông tin hệ thống hịên giao tiếp với người tổ chức mà họ trực tiếp hay gián tiếp tác động đến hoạt động thay đổi hệ thống Các phương pháp thường sử dụng để thu thập thông tin là: - Phỏng vấn - Quan sát chỗ - Điều tra bảng hỏi - Nghiên cứu tài lịêu, thủ tục 2.2.1 Phỏng vấn Phỏng vấn hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thơng tin Đó cách đơn giản quan trọng để thu thập thơng tin tổ chức Có nhiều cách tiến hành vấn hịêu không cách xem tốt cách khác Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy, kết vấn phụ thuộc vào yếu tố sau đây: - Sự chuẩn bị - Chất lượng câu hỏi phương pháp ghi chép - Kinh nghịêm khả giao tiếp người vấn a Chuẩn bị vấn Để vấn người, nhóm người cần phải làm quen lần đầu, sau hẹn gặp để vấn họ Nội dung hẹn gặp thường bao gồm thời điểm, địa điểm, nội dung dự kiền thời gian thực hịên Trước hết cần lịêt kê lựa chọn danh sách người cần vấn Với đối tượng dự kiến, cần thu thập tài lịêu có liên quan thơng tin đối tượng hỏi để có sở chuẩn bị câu hỏi cách thức làm vịêc thích hợp với đối tượng Kế hoạch vấn Người hỏi: (họ tên) Người vấn: (họ tên) Địa chỉ: (cơ quan, phòng, điện thoại) Thời gian hẹn Thời điểm bắt đầu: Thời điểm kết thúc: Đối tượng: Các yêu cầu đòi hỏi: - Đối tượng hỏi ai? Vai trị, vị trí, trình độ, - Cần thu thập liệu ? Kinh nghiệm người hỏi - Cần thỏa thuận điều ? Chương trình Ước lượng thời gian - Giới thiệu phút - Tổng quan dự án phút - Tổng quan vấn phút Chủ đề đề cập Xin phép ghi âm Chủ đề 1: câu hỏi trả lời phút Chủ đề 2” câu hỏi trả lời 10 phút Tổng hợp nội dung phút ý kiến người hỏi phút Kết thúc (thỏa thuận) phút (dự kiến tổng cộng: 29 phút) Bảng 2.1 Mẫu kế hoạch vấn Cùng với vịêc chuẩn bị câu hỏi chuẩn bị phương tiện để ghi chép, máy ghi âm, mẫu ghi chép (mẫu vấn, mẫu ghi thông tin…) đặc bịêt phải có kế hoạch tiến hành vấn (xem bảng 2.1) Trong vạch rõ trình tự thực hịên công vịêc, dự kiến thời gian kết thực hịên cơng vịêc Ngồi ra, hai loại công cụ thường dùng để ghi chép vấn phiếu vấn lưu đồ cơng vịêc Mỗi cơng cụ có chức nó: dành để ghi lời, để ghi chép biểu đồ, minh họa b Lựa chọn câu hỏi Khi vấn thường sử dụng hai loại câu hỏi: câu hỏi mở câu hỏi đóng Trong câu hỏi mở sử dụng nhiều Các câu hỏi mở câu hỏi có nhiều khả trả lời, câu trả lời tùy thuộc vào điều kịên hiểu biết người cụ thể hỏi Có thể kết hợp sử dụng câu hỏi đóng trường hợp cần thiết Câu hỏi đóng cung cấp phạm vi câu trả lời dự kiến Ví dụ: - Anh có chép lịêu anh cần khơng? (có khơng) Câu hỏi có nhiều hai lựa chọn Ví dụ: - Anh đánh giá mức độ đạt dịch vụ hệ thống? tốt? trung bình? Hay tồi? Những câu hỏi đóng nhằm hạn chế phạm vi muốn hỏi, tập trung vào vấn đề quan trọng cà hướng đến chọn c Tiến hành vấn Phỏng vấn nên tiến hành theo nhóm, có hai người Khi vấn người hỏi, người ghi Có thể phân công người đặc trách ghi chép biểu đồ, ký hịêu Ưu điểm phương pháp sử dụng thời gian hịêu loạt vấn cá nhân Khi nghe nhiều ý kiến nhân vật quan trọng, người đồng ý, khơng đồng ý với người khác, kích thích suy nghĩ người tích cực tham gia thảo luận Nhược điểm phải bố trí, xếp thứ tự trình bày, bố trí thời gian thích hợp, có người e ngại phát biểu ý kiến Phỏng vấn phương pháp chủ yếu cho trình phát triển ứng dụng liên kết (JAD) Dự án Loại: Lưu đồ Thủ kho Tên dự án: Quản lý kho Nghiệp vụ: Lập đơn hàng Người quản lý Trang 10 Ngày 12/01/2008 Bên Bảng 2.2 Lưu đồ công việc (ghi vấn) Phiếu vấn Dự án: Quản lý kinh doanh Tiểu dự án: Quản lý bán hàng Người hỏi: Nguyễn Văn A Ngày xx/xx/xxxx Người hỏi: Phạm Thế Du Câu hỏi Ghi Câu 1: Anh có sử dụng doanh số bán hàng Trả lời: Có, tơi u cầu làm báo cáo mà hệ thống tổng hợp không? Nếu hàng bán tuần có, có thường xun khơng? Quan sát: Hình người khơng biết (Nếu khơng sang câu 2) dùng máy tính nên khơng biết máy trả lời câu hỏi Câu 2: ……… lúc Trả lời: … Quan sát: Hệ thống đưa doanh số bán tiền, người dùng điều Đánh giá chung: - Người hỏi bận, cần thêm vài ngày để họ chuẩn bị tiến hành tiếp - Chưa kết luận vấn đề, chủ đề chưa đề cập hết Họ cẩn thu thập số liệu bán hàng năm 19xx Bảng 2.2 Một đoạn ghi chép vấn d Những hạn chế lưu ý vấn Phỏng vấn công cụ tốt để thu thông tin chi tiết, phong phú, cho phép giải thích hay hỏi bổ sung cầ thiết Tuy nhiên phương pháp cần nhiều thời gian, căng thẳng bị động phụ thuộc vào điều kịên người hỏi, yêu cầu người vấn phải đào tạo có kinh nghịêm định Câu hỏi cần tập trung vào lĩnh vực nghiên cứu, ngắn gọn, trực tiếp, dạng mở với nhiều khả trả lời, tránh hỏi chuỵên nội bộ, cá nhân Câu hỏi không nên áp đặt, hướng dẫn hay khẳng định vấn đề Chú ý lắng nghe quan sát người hỏi để thích ứng với tình cần thiết: thay đổi câu hỏi, cách hỏi, chuyển sang chủ đề khác im lặng Nên kết thúc vấn sớm Sớm hình thành biểu đồ chức Cuối buổi vấn cần nhắc lại nội dung để khẳng định kết quả, thỏa thụân lần làm vịêc (nếu cần) 2.2.2 Điều tra bảng hỏi Phương pháp điều tra bảng hỏi sử dụng để bổ sung cho phương pháp nêu Mục tiêu nhằm thăm dị dư lụân, thu thập ý kiến, quan điểm hay đặc trưng có tính đại chúng rộng rãi (xã hội học), có tính xu hướng liên quan đến hoạt động chung tổ chức đến vịêc phát triển hệ thống thông tin Nội dung điều tra thường hạn chế số vấn đề định Những nội dung cần thăm dò vấn đề sau: - Những khó khăn mà tổ chức gặp phải - Các nguyên nhân có khó khăn - Những yếu tố có tính định đến hoạt động thành cơng - Giải pháp xây dựng HTTT có phải giải pháp tốt - Khó khăn triển khai hệ thống thông tin - Sự hiểu biết quan nịêm người dùng HTTT a Thiết lập bảng hỏi Bảng hỏi gồm ba phần: Phần tiêu đề: Gồm tên tiêu đề ghi rõ mục đích bảng hỏi thơng tin chung đối tượng hỏi Phần câu hỏi: Gồm câu hỏi khác xếp bố trí theo trình tự định theo yêu cầu mục tiêu dự kiến Trong câu hỏi nên có thơng tin phân loại đối tượng hỏi theo nhóm (theo nghề nghiệp, theo chức danh: nhà quan lý, người sử dụng, lứa tuổi…) Phần giải thích: Một số giải thích vấn đề cầm làm rõ câu hỏi thích khác Ví dụ: “xin gửi bảng điều tra địa ” Các câu hỏi thăm dò thường dạng cho sẵn khả lựa chọn, người hỏi cần trả lời cách đánh dấu vào mục mà họ chọn Bảng hỏi sau soạn thảo cần điều tra thử hay lấy ý kiến phạm vi hẹp (có thể thơng qua hội thảo) Sau hoàn chỉnh, bổ sung tiến hành điều tra rhực b Tiến hành điều tra Sau bảng hỏi chuẩn bị (trên giấy hay mẫu biểu gửi mạng) phân phát cho đối tượng định hỏi để họ điền vào bảng hỏi cử người điều tra trực tiếp Khi có lịêu điều tra cần tổng hợp tính kết mong muốn Thông thường, kết nhận mang tính thống kê, định tính, xu hướng mà khơng phải số xác c Ưu điểm hạn chế phương pháp Phương pháp thường dùng để bổ sung cho phương pháp Nó có ưu điểm nhanh rẻ vấn, dễ tổng kết, vịêc đào tạo người điều tra tốn thời gian chi phí Kết có độ xác thấp đánh giá số trung bình thống kê 2.2.3 Quan sát Con người nhớ hết kể đủ điều họ biết, họ nghĩ, đặc bịêt kịên xãy hay kịên xãy lâu khứ Hơn nữa, thường có khác bịêt nhận thức thực tế, mơ tả lại mang tính chủ quan, bị bỏ qua nhiều chi tiết, quan sát để bổ sung xác hóa thơng tin Quan sát có hai cách: quan sát trực tiếp quan sát qua phương tịên Về tâm lý, vịêc quan sát trực tiếp dễ làm ảnh huởng đến hoạt động bình thường người Quan sát từ xa, qua phương tiện chủ động hơn, đặc bịêt sử dụng phương tịên ghi lại để xem nhiều lần cần thiết Thông tin quan sát thơng tin có tính phận, bề ngồi, khơng bao gồm cơng việc, hoạt động kịên quan trọng, bị hạn chế thời gian, phạm vi nhỏ hẹp Hơn nữa, vịêc quan sát thường tốn thời gian, chủ động 2.2.4 Nghiên cứu, phân tích thủ tục tài lịêu Nghiên cứu tài lịêu có sẵn tổ chức hoạt động thiếu khảo sát hệ thống Nó giúp tăng cường kết nhận nhờ xem xét tài lịêu hệ thống tổ chức để phát hịên chi tiết chức tổ chức, mô tả tổ chức, kế hoạch kinh doanh, biểu đồ chức năng, sách kinh doanh hàng năm, mô tả công vịêc, tài lịêu bên trong, bên ngoài, báo cáo hệ thống, nghiên cứu hệ thống Vịêc nghiên cứu tài lịêu bao gồm cơng vịêc sau đây: - Xác định tài lịêu chính, báo cáo cần thu thập - Sao chép tài lịêu, báo cáo thu thập tổng hợp lại - Ghi lại lịêu tài lịêu, báo cáo: Tên mục, định dạng, khối lượng, tần suất sử dụng, cấu trúc mã, nơi phát sinh, nơi sử dụng 2.3 Phương pháp hịên xác định yêu cầu Ngày phương pháp truyền thống nhà phân tích sử dụng để xác lập yêu cầu hệ thống Tuy nhiên, nhiều kỹ thụât bổ sung để thu thập thông tin hệ thống hịên thời, lĩnh vực mà hệ thống xây dựng tất có liên quan Bảng giới thịêu số phương pháp hịên đại trợ giúp cho vịêc thu thập yêu cầu hệ thống Phương pháp Cách thức sử dụng Thiết kế ứng dụng liên kết Sử dụng phiên làm việc người sử dụng, nhà tài (Joint Application Design) trợ, nhà thiết kế người liên quan để thảo luận xem xét yêu cầu hệ thống Hệ thống trợ giúp nhóm Trợ giúp việc chia sẻ ý tưởng thảo luận yêu cầu hệ thống Các cơng cụ CASE Phân tích hệ thống tại, phát yêu cầu hệ thống nhằm đáp ứng thay đổi điều kiện môi trường Phương pháp làm mẫu Phát triển mẫu hệ thống làm hiểu rõ yêu cầu hệ thống cách cụ thể thơng qua việc trình diễn mơ hình làm việc với đặc trưng hệ thống thực cho người dùng để lấy ý kiến sửa đổi Bảng 2.2 Các phương pháp hịên thu thập yêu cầu 2.3.1 Phương pháp thiết kế ứng dụng liên kết Phương pháp JAD sử dụng năm 1970 cơng ty IBM Sau nhiều biến thể khác JAD xây dựng thành tài lịêu phổ biến nhiều nơi Ý tưởng phương pháp để tất người sử dụng chủ chốt, nhà quản lý, nhà phân tích hệ thống tham gia vào vịêc phân tích hệ thống hịên thời Mục tiêu sử dụng JAD để thu thập yêu cầu thông tin hệ thống cách liên tục người chủ chốt hệ thống Kết q trình làm vịêc khơng ngừng tăng cường củng cố, có cấu trúc chặt chẽ hịêu cao Nhờ vấn, nhà phân tích nhận đâu thỏa thuận, đâu bất đồng, hiểu có bất đồng để giải Phiên làm vịêc JAD thường tổ chức nơi tách bịêt, kéo dài từ đến tuần gồm số phiên làm vịêc Vì thế, JAD chi phí tốn cần nhiều thời gian người tham gia Người tham gia vào phiên làm vịêc JAD là: - Người lãnh đạo phiên JAD : Những người tổ chức điều hành JAD, điều hành chương trình, giải xung đột tổng hợp ý tưởng - Những người sử dụng : Những người sử dụng chủ chốt hệ thống, hiểu rõ mà hệ thống cần hàng ngày - Những nhà quản lý : Họ cung cấp định hướng tổ chức mới, nêu tác động hệ thống lên tổ chức - Nhà tài trợ : Những người tài trợ cho phiên làm vịêc - Những nhà phân tích hệ thống kỹ thuật viên đội ngũ phát triển hệ thống JAD thường tiến hành phịng đặc biệt có cơng cụ nghe, nhìn biểu diễn thông tin sử dụng (máy chiếu, biểu đồ, ký hiệu ) Khi bắt đầu chương trình làm việc: Người lãnh đạo phiên JAD đặt vấn đề, người sử dụng trình bày thực trạng hệ thống thời, người khác hỏi thảo luận, nhà kỹ thuật thể phương tiện nghe nhìn ghi lại máy cho nhà lãnh đạo JAD có điều kiện hướng dẫn họp đưa kết luận cần thiết Kết sau kết thúc JAD tâp tài liệu chi tiết va báo cáo hoạt động hệ thống thời vấn đề có liên quan đến nghiên cứu hệ thống thay Phương pháp hiệu quả, cho kết nhanh, nhiều vấn đề thảo luận đến thống nhất, nhiều thơng tin bổ sung làm xác cần có người có kinh nghiệm tổ chức 2.3.2 Phương pháp làm mẫu xác định yêu cầu Phương pháp làm mẫu q trình lặp mà nhà phân tích tham gia vào q trình phát triển xây dựng lại mẫu HTTT lần có thơng tin phản hồi từ người sử dụng Phương pháp làm mẫu cho phép mau chóng chuyển yêu cầu thành HTTT làm việc để người dùng xem thực thử nghiệm, đánh giá, đóng góp bổ sung Phương pháp làm mẫu thực với giúp đỡ công cụ CASE 2.4 Các khái niệm sử dụng khảo sát Khi khảo sát cần đến số khái niệm dùng để mô tả yêu cầu thông tin thu Đó khái niệm chức (hay công việc), thủ tục quy tắc nghiệp vụ cuối hồ sơ tài liệu (hay thực thể liệu) 2.4.1 Chức – công việc Một chức hiểu tập hợp hành động thực phạm vi hệ thống có tác động trực tiếp lên liệu thơng tin hệ thống Những tác động lên liệu thông tin thường nhắc đến : Cập nhật (tạo, xem, sửa, xoá), lưu trữ, truyền, xử lý biểu diễn thông tin Kết thúc chức thường cho sản phẩm thơng tin Khái niệm chức chia làm mức từ gộp đến mức chi tiết sau: lĩnh vực hoạt động, hoạt động, nhiệm vụ hay hành động (những khái niệm trình bày kỹ mơ hình chức nghiệp vụ) 2.4.2 Các thủ tục quy tắc nghiệp vụ Một thủ tục hay quy tắc nghiệp vụ quy định hay hướng dẫn chấp nhận chi phối hoạt động tổ chức nhằm đảm bảo cho hoạt động tổ chức đạt mục tiêu đề điều kiện cụ thể Các thủ tục quy tắc nghiệp vụ ràng buộc phi chức năng, thuộc bên tổ chức hay bên ngồi tổ chức thay đổi Thông thường, người ta phân chia thủ tục quy tắc nghiệp vụ làm ba loại: a Quy tắc, thủ tục quản lý Đó quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ thực để đảm bảo yêu cầu mục tiêu quản lý Xét hai ví dụ sau: Ví dụ thứ nhất: Một quy định tài (bên ngồi tổ chức) quản lý tài sản: “Tài sản có giá trị 500.000 đồng có thời gian sử dụng năm phải ghi vào tài sản cố định” Ví dụ thứ hai: Một quy định doanh nghiệp là: “Mọi hợp đồng kinh tế triệu đồng phải phó giám đốc tài hay giám đốc ký” Đây quy tắc quản lý bên xí nghiệp nhằm đảm bảo việc ký kết hợp đồng kiểm soát chặt chẽ b Các quy tắc thủ tục tổ chức Đó quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ để đạt mục tiêu điều kiện tổ chúc Ví dụ, phận bán hàng nhân viên, phải làm việc kiêm nhiệm, thêm vào u cầu mua hàng khách khơng thường xun nên xí nghiệp quy định: “ Chỉ giao hàng vào ngày thứ 3, 5, 7” c Các quy tắc thủ tục kỹ thuật Đó quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ nhằm đảm bảo yêu cầu quản lý kỹ thuật chất lượng cơng việc Chẳng hạn, để đảm bảo an tồn cho máy in kim, người ta quy định “Không in liên tục 30 phút” Như vậy, điều kiện kỹ thuật, máy in kim có đầu in di chuyển học in, in liên tục bị nóng, gây cháy máy Về nguyên tắc, cần ghi chép đầy đủ quy tắc thủ tục liên quan đến hoạt động tổ chức Các thủ tục quy tắc ràng buộc đặt lên dịch vụ hệ thống xây dựng Tuy nhiên, cần loại bỏ thủ tục, quy tắc lạc hậu hay liên quan đến đặc thù tổ chức điều kiện thời 2.4.3 Các hồ sơ tài liệu – thực thể liệu Các tài liệu đóng vai trị thơng tin đầu vào chứng từ, hóa đơn bán hàng, phiếu toán hay đầu báo cáo bán hàng, báo cáo tồn kho, dự báo thị trường, kế hoạch sản xuất,.v.v hoạt động nghiệp vụ gọi chung hồ sơ, tài liệu Bản thân thể thực thể vật chất độc lập Vì vậy, hoạt động phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, chúng cịn gọi thực thể (dữ liệu) 2.5 Các bước thực sau khảo sát Trừ sử dụng công cụ tiên tiến để thu thập yêu cầu thông tin, đa số trường hợp lại, liệu thu thường liệu thô, chi tiết tản mạn cần xử lý sơ tổng hợp 2.5.1 Xử lý sơ kết khảo sát Sau vấn, điều tra, nghiên cứu tài liệu ta cần xem lại hoàn thiện tài liệu thu được, bao gồm việc phân loại, xếp, trích rút liệu, tổng hợp…dữ liệu, làm cho trở nên đầy đủ, xác, cân đối, gọn gàng dễ kiểm tra dễ theo dõi Phát chỗ thiếu để bổ sung, chỗ sai không logic để sửa đổi Hoàn chỉnh biểu đồ chức phân cấp thu Quá trình thường lặp lại nhiều lần tiến hành song song với hoạt động xác định yêu cầu Dự án Tiểu dự án: Lập đơn hàng Trang Loại: phân tích trạng Mô tả liệu Số tt: 10 Ngày: 15/02/2005 Tên liệu: Nhà cung cấp Định nghĩa: Dùng để người cung cấp hàng thường xuyên, cho phép xàc định nhà cung cấp Cấu trúc khuôn dạng Kiểu ký tự, gồm từ 30 đến 40 ký tự, số chữ đầu hay chữ viết tắt viết hoa Loại hình Sơ cấp (dữ liệu gốc) Số lượng 50 nhà cung cấp (mức tối đa) Ví dụ: Cơng ty xuất nhập SUNITOMEX, viết tắt SUNITOMEX Tên nhà cung cấp thường có tên đầu đủ tên viết tắt Đơi cịn có tên tiếng Anh, Đi theo tên cịn có đặc trưng như: địa chỉ, điện thoại, fax, tài khoản 2.5 Bảng mô tả chi tiết tài liệu Trong số hoạt động thường bao gồm việc lập mô tả chi tiết công việc liệu (bảng 2.5 2.6) Các liệu đưa vào bảng thường rút từ báo cáo, chứng từ, tài liệu kết từ vấn hay nghiên cứu tài liệu Các bảng hình thức làm tài liệu để lấy ý kiến người sử dụng Dự án Loại: Phân tích trạng Tiểu dự án: Lập đơn hàng Mô tả công việc Trang Số tt: 15 Ngày 15/12/2005 Công việc: lập đơn hàng Điều kiện bắt đầu (kích hoạt): - Tồn kho mức qui định - Đề nghị hấp dẫn nhà cung cấp - Có đề nghị cung ứng khách hàng - Đến ngày lập đơn hàng theo qui định quản lý Thông tin đầu vào: thẻ kho, giấy đề nghị, danh sách nhà cung cấp, đơn chào hàng Kết đầu ra: cú điện thoại đặt hàng hay đơn đặt hàng lập gửi (có mẫu kèm theo) Nơi sử dụng; Nhà cung cấp, phận tài vụ, lưu Tần suất: Tuỳ thuộc vào ngày tuần: Thứ 2,7 Không xảy Thứ 3,5 10-15 lần Thứ 4,6 0-5 lần Thởi lượng: 10 phút/đơn hàng điện thoại, 60 phút/đơn viết Quy tắc: Những đơn hàng hàng triệu phải trưởng phận thông qua (quản lý) Số lượng đặt mức quy định cho trước (Kỹ thuật) Qui định số người cụ thể lập đơn hàng (tổ chức) Lời bình: - đơi phải đặt hàng đột suất, chẳng hạn có dự báo khan số mặt hàng thời gian tới - Mức tồn kho tối thiểu tính cho số mặt hàng cách ước lượng cịn mang tính chủ quan Bảng 2.6 Bảng mô tả chi tiết công việc 2.5.2 Tổng hợp kết khảo sát Một tổ chức lớn, phức tạp thường quan sát tất liệu lúc Khi tiến hành xác định yêu cầu, người ta phải tiến hành nhóm, theo lĩnh vực để quan sát thu thập thông tin Lúc nầy cần lắp ghép lại để có tranh tổng thể Việc tổng hợp tiến hành theo hai loại: - Tổng hợp theo xử lý: Để thấy tổng thể xử lý diễn tổ chức - Tổng hợp theo liệu: Để kiểm tra đầy đủ tính phù hợp, chặt chẽ liệu mối quan hệ chúng a Tổng hợp xử lý Mục tiêu tổng hợp xử lý làm rõ thiếu sót rời rạc yếu tố liên quan đến cơng việc vấn Sau trình bày tường minh để người sử dụng xem xét, đánh giá hợp thức hóa, đảm bảo xác xử lý (hình 2.7) Việc tổng hợp tổ chức theo lĩnh vực hoạt động có gắn kết chặt chẽ với Thông thường, gắn kết phù hợp dựa mục tiêu mà hoạt động xử lý hướng tới hay sản phẩm mà chúng tạo STT Mơ tả cơng việc Vị trí làm Tần suất Hồ sơ Hồ sơ việc vào T1 Lập đơn hàng: xuất phát từ yêu Quản lý kho 4-5 D1 D3 cầu cung ứng, thực đơn sản hàng đơn/ngày xuất, báo giá, đơn hàng lập 5-10 D2 D4 chuyển điện thoại dòng/đơn (80%), viết (20%), đơn hàng vào sổ đặt để đối chiếu, theo dõi T2 … … … … … Bảng 2.7 Bảng tổng hợp công việc b Tổng hợp liệu Mục tiêu tổng hợp liệu liệt kê tất liệu có liên quan đến miền khảo sát tổ chức sàng lọc để thu liệu đầy đủ, xác gắn cho tên gọi thích hợp mà người tham gia dự án đồng ý Hai tài liệu thiếu bảng tổng hợp hồ sơ (bảng 2.8) bảng từ điển liệu (bảng 2.9) STT D1 D2 D3 D4 D5 Di Tên – vai trị Cơng việc liên quan T1 T1 T1 T1, T2 T1, T3 … Phiếu vật tư: Ghi hàng hóa xuất hay nhập Sổ thực đơn: định mức hàng hóa làm sản phẩm Đơn đặt hàng: ghi lượng hàng đặt gửi nhà cung cấp Sổ đặt hàng: Tập hợp đơn hàng đặt Phiếu giao hàng: ghi số lượng hàng nhà cung cấp phát … Bảng 2.8 Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu STT Tên gọi kiểu cỡ Khuông dạng Lĩnh vực Số hóa đơn Ký tự kế tốn Tên hàng hóa Ký tự 20 kế tốn Ngày hóa đơn Ngày dd-mm-yy kế toán … … Bảng 2.9 Bảng tổng hợp từ điển liệu Quy tắc ràng buộc chữ số chữ số 2.5.3 Hợp thức hóa kết khảo sát Hợp thức hóa việc hiểu thể thông tin khảo sát dạng khác người sử dụng đại diện tổ chức chấp nhận đắn đầy đủ Mục tiêu hợp thức hóa kết khảo sát nhằm đảm bảo xác hóa thông tin liệu phản ánh yêu cầu thơng tin tổ chức tính pháp lý để sử dụng sau Việc hợp thức hóa bao gồm việc hồn chỉnh trình diễn nội dung vấn để người vấn xem xét cho ý kiến Các tổng hợp tài liệu đệ trình để nhà quản lý lãnh đạo đánh giá đề xuất bổ sung Sau tài liệu hồn chỉnh trình bày theo khn mẫu xác định để nhóm phận quản lý phát triển hệ thống xem xét, thông qua định Câu hỏi cuối chương Các đặc trưng tổ chức gì? Có cách tiếp cận tổ chức? Nội dung gì? Các bước thực khảo sát bước nào? Những thơng tin cần thu thập giai đoạn khảo sát? Những phương pháp truyền thống sử dụng để thu thập yêu cầu? Trình bày nội dung tiến hành ưu nhược điểm nó? Trong phương pháp truyền thống, phương pháp chính? Phương pháp sử dụng bổ sung? Những ưu điểm bật phương pháp thu thập yêu cầu thơng tin gì? Những phương pháp thơng dụng? Trình bày nội dung phương pháp để xác định yêu cầu thông tin? Điều kiện để sử dụng phương pháp này? Các công cụ CASE hỗ trợ việc xác định nhu cầu nào? Những cơng cụ CASE thích hợp? 10 Mô tả phương pháp làm mẫu để xác định nhu cầu thơng tin? 11 Những khái niệm sử dụng q trình khảo sát thu thập thơng tin? Giải thích nội dung khái niệm đó? 12 Sau khảo sát cần làm cơng việc gì? Cần có tài liệu tổng hợp nào? Bài tập Lập kế hoạch vấn người làm công việc văn phòng văn phòng quan mà anh biết? Chuẩn bị bảng hỏi với câu hỏi (bao gồm câu hỏi đóng câu hỏi mở) cán văn phịng vừa nói dụ kiến thời gian thực câu hỏi? Hãy thực hành việc hẹn gặp người để vấn thông qua điện thoại? Làm bảng hỏi để điều tra ý kiến người tổ chức: ý kiến liên quan đến việc hiểu biết HTTT, thái độ đồng tình hay phản đối, mong muốn HTTT, khả thành cơng, khó khăn gặp phải? Anh xác định mục tiêu hay khó khăn gặp phải quan anh (hay tổ chức mà anh hiểu biết nó)? Thử nêu yếu tố định thành công cho việc đạt mục tiêu hay giải vấn đề? Liệt kê đơn vị chức tổ chức lập ma trận yếu tố định thành cơng - chức để tìm đơn vị chức tổ chức cần xem xét để phát triển HTTT đó? oOo ... thảo luận xem xét yêu cầu hệ thống Hệ thống trợ giúp nhóm Trợ giúp việc chia sẻ ý tưởng thảo luận yêu cầu hệ thống Các công cụ CASE Phân tích hệ thống tại, phát yêu cầu hệ thống nhằm đáp ứng... định dạng, khối lượng, tần suất sử dụng, cấu trúc mã, nơi phát sinh, nơi sử dụng 2.3 Phương pháp hịên xác định yêu cầu Ngày phương pháp truyền thống nhà phân tích sử dụng để xác lập yêu cầu hệ. .. quản lý, nhà phân tích hệ thống tham gia vào vịêc phân tích hệ thống hịên thời Mục tiêu sử dụng JAD để thu thập yêu cầu thông tin hệ thống cách liên tục người chủ chốt hệ thống Kết q trình làm