Đang tải... (xem toàn văn)
Xác định yêu cầu hệ thống là bước đầu tiên của quá trình phát triển một HTTT. Do đó, kết quả và chất lượng của nó có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của HTTT được xây dựng sau này. 1 . CÁC BƯỚC KHẢO SÁT VÀ CÁC THÔNG TIN CẦN THU THẬP 1.1 Các bước khảo sát: - Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau Cũng cố, bổ sung kết quả khảo sát - Tổng hợp kết quả - Hợp thức hóa kết quả...
CHƯƠNG XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU HỆ THỐNG Xác định yêu cầu hệ thống bước q trình phát triển HTTT Do đó, kết chất lượng có ý nghĩa định đến chất lượng HTTT xây dựng sau 1 CÁC BƯỚC KHẢO SÁT VÀ CÁC THƠNG TIN CẦN THU THẬP • 1.1 Các bước khảo sát: - Tiến hành thu thập thông tin phương pháp khác - Cũng cố, bổ sung kết khảo sát - Tổng hợp kết - Hợp thức hóa kết 1.2 Các thơng tin cần thu thập - Các lọai liệu, tài liệu đặc trưng - Các cơng việc trình tự thực - Các qui tắc chi phốI họat động quản lý, xử lý, thu thập thơng tin - Các sách, hướng dẫn mơ tả chất kinh doanh, thị trường mà họat động - Các Nguồn lực (Cán bộ, trang thiết bị, phần mềm có) CÁC PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH YÊU CẦU • Cách tốt để thu thập thông tin hệ thống tạI giao tiếp vớI ngườI tổ chức mà họ góp phần trực tiếp hay gián tiếp dẫn đến họat động thay đổI hệ thống • Một số phương pháp thường sử dụng để thu thập thông tin là: - Phỏng vấn - Điều tra bảng trả lời - Quan sát (tạI chổ trang thiết bị) - Nghiên cứu tài liệu, thủ tục 2.1 Phỏng vấn • Là hỏI trực tiếp ngườI có liên quan cách đơn giản quan trọng để thu thập thông tin Kết việc vấn thường phụ thuộc vào yếu tố sau: - Sự chuẩn bị - Chất lượng câu hỏI – pp ghi chép - Kinh nghiệm khả giao tiếp ngườI vấn a Chuẩn bị vấn Làm quen lần đầu rồI hẹn vấn Nôi dung hẹn bao gồm: ThờI gian, địa điểm NộI dung vấn ThờI gian dự kiến thực b Lựa chọn câu hỏI - Câu hỏI cần tập trung vào lãnh vực nghiên cứu - Câu hỏI mở: có nhiều khả trả lờI, câu trả lờI tùy thuộc vào điều kiện hiểu biết ngườI cụ thể hỏi - Câu hỏI đóng: cung cấp phạm vi trả lờI câu hỏI / sai, có thể/khơng thể, tốt/vừa/xấu,… c Tiến hành vấn: Việc vấn nên tiến hành theo nhóm, nhóm 2,3 người Một ngườI hỏI, ngườI phụ trách ghi chép Ưu khuyến điểm phương pháp thu thập thông tin vấn ? 2.2 Điều tra bảng câu hỏi - PP dùng để bổ sung cho vấn Mục tiêu nhằm thăm dò dư luận, thu thập ý kiến quan điểm hay đặc trưng có tính đạI chúng rộng rãi - NộI dung điều tra thường hạn chế số vấn đế định - Câu hỏi phải thât cụ thể,có mục đích, có hướng dẫn cách trả lời, có thời hạn gởi trả - NộI dung thăm dị vấn đề sau: • Những khó khăn mà tổ chức gặp phảI • Các nguyên nhân có khó khăn • Những yếu tố có tính định đến họat động thành cơng • GiảI pháp xây dựng HTTT có phảI giảI pháp tốt nhất? • Khó khăn tài triển khai HTTT • Sự hiểu biết quan niệm ngườI dùng HTTT a Thiết lập bảng câu hỏI: • câu hỏI thường dạng in sẳn, ngườI trả lờI cần đánh dấu viết ngắn gọn • Câu hỏI gồm phần: • Phần Tiêu đề: mục đích câu hỏI thông tin chung đốI tượng hỏI • Phần câu hỏI: Bố trí theo trình tự định theo yêu cầu mục tiêu dự kiến • Phần giảI thích: giảI thích số vấn đề cần làm rõ câu hỏI b Tiến hành điều tra: • Phân phát bảng câu hỏI cho đốI tượng định hỏI để họ điền vào bảng • Khi có liệu cần tổng hợp, thống kê • Ưu, Khuyết điểm phương pháp điều tra bảng câu hỏi ? 10 2.3 Quan sát - Con người lúc nhớ hết kể đủ điều họ biết kiện xãy xãy lâu - Hơn nữa, ln có khác biệt nhận thức thực tế Do đó, bỏ qua nhiều chi tiết Vậy, quan sát để bổ sung xác hóa thơng tin Có thể quan sát cách: - Quan sát trực tiếp: làm ảnh hưởng đến họat động bình thường người quan sát - Quan sát phương tiện: chủ động xem đi, xem lại nhiều lần • Ưu, Khuyết điểm phương pháp quan sát? 11 2.4 Nghiên cứu phân tích thủ tục tài liệu • Đây việc khơng thể thiếu khảo sát yêu cầu hệ thống Nó giúp phát chi tiết biểu đồ chức năng, tổ chức, sách kinh doanh, báo cáo, nghiên cứu hệ thống • Việc nghiên cứu tài liệu bao gồm cơng việc chính: - Xác định tài liệu chính, báo cáo cần thu thập qui định nội bộ, chủ trương - Sao chép tài liệu, báo cáo tổng hợp lại - Ghi lại liệu tài liệu, báo cáo 12 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC • Sau thu thập thơng tin, cần hệ thống hóa thơng tin mà trước hết cần phải lập sơ đồ tổ chức Trong sơ đồ tổ chức, cần thiết phải xác định được: - Ranh giới hệ thống thông tin - Qui trình ln chuyển thơng tin tổ chức - Dựa sơ đổ tổ chức, vẽ nên qui trình luân chuyển thông tin - Lập định (trường hợp có nhiều tình khơng muốn thiếu sót tình huống) - Lập bảng định (tr hợp khơng có nhiều tình cần xem rõ tình huống) - Mơ tả tình dạng mã giả (tr hợp đơn giản) 13 Kết quả: Có hồ sơ phân tích mà phải có: - Mục tiêu HTTT - Liệt kê danh sách vấn đề nhận diện - Trình bày yêu cầu người sử dụng - Mơ tả q trình nghiệp vụ liên quan đến HTTT - Đánh giá Ngoài ra, cần thiết phải có buổi trình bày miệng với tham dự lãnh đạo vài người khai thác HTTT 14 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT • 4.1 Xử lý sơ kết khảo sát - Sắp xếp, phân loại, rút trích, tổng hợp liệu với mục đích làm chúng đầy đủ, xác, rõ ràng, gọn gàng, dễ theo dõi, kiểm tra - Phát chổ thiếu để bổ sung, chổ sai hay không logic để sửa chữa - Hồn chỉnh biểu đồ chức phân cấp Q trình tiến hành song song với hoạt động xác định yêu cầu 15 4.2 Tổng hợp kết khảo sát 4.2.1 Tổng hợp theo xử lý Mục đích: để thấy cách tổng thể xử lý diễn tổ chức, làm rõ thiếu sót, rời rạc Stt Mơ tả cơng ciệc Vị trí làm việc Tần suất HS vào T1 Lập đơn hàng (nhập, xuất kho) Kho hàng (quản lý kho hàng) đơn/ngày HS1 HS2 HS rs HS3 HS4 T2 4.2.2 Tổng hợp theo liệu Liệt kê tất liệu có liên quan sàn lọc, gán cho tên gọi thích hợp 16 4.3 Hợp thức hóa kết khảo sát • Hợp thức hóa kết khảo sát việc hiểu thể thông tin khảo sát dạng khác người sử dụng đại diện tổ chức chấp nhận đắn đầy đủ • Hợp thức hóa bao gồm cơng việc: Hồn chỉnh trình diễn nội dung vấn để người vấn xem xét cho ý kiến Các tổng hợp tài liệu cần đệ trình để nhà quản lý lãnh đạo xem xét, đánh giá đề xuất bổ xung Cuối tài liệu hồn chỉnh trình bày lại để phận phát triển hệ thống xem xét, thông qua định chấp nhận17 XIN CHÂN THÀNH CÁM ƠN QUÝ VỊ VÀ CÁC BẠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE 18 ... SÁT VÀ CÁC THÔNG TIN CẦN THU THẬP • 1.1 Các bước khảo sát: - Tiến hành thu thập thông tin phương pháp khác - Cũng cố, bổ sung kết khảo sát - Tổng hợp kết - Hợp thức hóa kết 1 .2 Các thông tin. .. cáo 12 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC • Sau thu thập thơng tin, cần hệ thống hóa thơng tin mà trước hết cần phải lập sơ đồ tổ chức Trong sơ đồ tổ chức, cần thiết phải xác định được: - Ranh giới hệ thống thơng tin. .. thay đổI hệ thống • Một số phương pháp thường sử dụng để thu thập thông tin là: - Phỏng vấn - Điều tra bảng trả lời - Quan sát (tạI chổ trang thiết bị) - Nghiên cứu tài liệu, thủ tục 2. 1 Phỏng