PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN - CHƯƠNG 2 XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU HỆ THỐNG

Xác định yêu cầu hệ thống là bước đầu tiên của quá trình phát triển một HTTT. Do đó, kết quả và chất lượng của nó có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của HTTT được xây dựng sau này. 1 . CÁC BƯỚC KHẢO SÁT VÀ CÁC THÔNG TIN CẦN THU THẬP 1.1 Các bước khảo sát: - Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau Cũng cố, bổ sung kết quả khảo sát - Tổng hợp kết quả - Hợp thức hóa kết quả...

CHƯƠNG 2

XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU

HỆ THỐNG

Xác định yêu cầu hệ thống là bước đầu tiên

của quá trình phát triển một HTTT Do đó, kết

quả và chất lượng của nó có ý nghĩa quyết

định đến chất lượng của HTTT được xây dựng

sau này.

• 1.1 Các bước khảo sát:

1 CÁC BƯỚC KHẢO SÁT VÀ CÁC THÔNG TIN CẦN THU THẬP

- Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau

- Cũng cố, bổ sung kết quả khảo sát

- Tổng hợp kết quả

- Hợp thức hóa kết quả

1.2 Các thông tin cần thu thập

- Các lọai dữ liệu, tài liệu và đặc trưng của nó

- Các công việc và trình tự thực hiện của nó

- Các qui tắc chi phốI họat động quản lý, xử lý, thu thập

thông tin

- Các chính sách, các hướng dẫn mô tả bản chất của kinh doanh, thị trường và mà nó họat động trong đó

- Các Nguồn lực (Cán bộ, trang thiết bị, các phần mềm nếu có)

2 CÁC PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

• Cách tốt nhất để thu thập thông tin của hệ thống hiện tạI

là giao tiếp vớI những ngườI trong tổ chức mà chính họ góp phần trực tiếp hay gián tiếp dẫn đến sự họat động

và thay đổI hệ thống

• Một số phương pháp thường được sử dụng để thu thập thông tin là:

- Phỏng vấn

- Điều tra bằng bảng trả lời

- Quan sát (tạI chổ hoặc bằng trang thiết bị)

- Nghiên cứu các tài liệu, thủ tục

2.1 Phỏng vấn

• Là hỏI trực tiếp ngườI có liên quan cũng là cách đơn

giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin

Kết quả của việc phỏng vấn thường phụ thuộc vào các yếu

tố sau:

- Sự chuẩn bị

- Chất lượng câu hỏI – pp ghi chép

- Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp của ngườI phỏng vấn

a Chuẩn bị phỏng vấn

Làm quen lần đầu rồI hẹn phỏng vấn Nôi dung cuộc hẹn bao gồm:

ThờI gian, địa điểm

NộI dung phỏng vấn

ThờI gian dự kiến thực hiện

b Lựa chọn câu hỏI

- Câu hỏI cần tập trung vào lãnh vực nghiên cứu

- Câu hỏI mở: có nhiều khả năng trả lờI, câu trả lờI tùy

thuộc vào điều kiện và sự hiểu biết của ngườI cụ thể

được hỏi

- Câu hỏI đóng: cung cấp về phạm vi trả lờI như câu hỏI

đúng / sai, có thể/không thể, tốt/vừa/xấu,…

c Tiến hành phỏng vấn:

Việc phỏng vấn nên tiến hành theo nhóm, mỗi nhóm 2,3

người Một ngườI hỏI, một ngườI phụ trách ghi chép

Ưu khuyến điểm của phương pháp thu thập thông tin bằng phỏng vấn ?

2.2 Điều tra bằng bảng câu hỏi

- PP này dùng để bổ sung cho phỏng vấn Mục tiêu nhằm thăm dò dư luận, thu thập ý kiến các quan điểm hay đặc trưng có tính đạI chúng rộng rãi

- NộI dung điều tra thường hạn chế trong một số vấn đế nhất định

- Câu hỏi phải thât cụ thể,có mục đích, có hướng dẫn cách trả lời, có thời hạn gởi trả về

- NộI dung thăm dò có thể là các vấn đề sau:

• Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phảI

• Các nguyên nhân có thể có của các khó khăn đó

• Những yếu tố có tính quyết định đến sự họat

động thành công

• GiảI pháp xây dựng HTTT có phảI là giảI pháp tốt nhất?

• Khó khăn tài chính khi triển khai một HTTT

• Sự hiểu biết và quan niệm của ngườI dùng về HTTT

a Thiết lập bảng câu hỏI:

• các câu hỏI thường ở dạng in sẳn, ngườI trả lờI chỉ cần đánh dấu hoặc viết ngắn gọn

• Câu hỏI gồm 3 phần:

• Phần Tiêu đề: mục đích của câu hỏI và các thông tin

chung về đốI tượng được hỏI

• Phần câu hỏI: Bố trí theo một trình tự nhất định theo

yêu cầu và mục tiêu dự kiến

• Phần giảI thích: giảI thích một số vấn đề cần làm rõ

trong câu hỏI

b Tiến hành điều tra:

• Phân phát bảng câu hỏI cho các đốI tượng định hỏI để

họ điền vào bảng

• Khi có dữ liệu cần tổng hợp, thống kê

• Ưu, Khuyết điểm của phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi ?

2.3 Quan sát

- Con người không phải lúc nào cũng nhớ hết và kể đủ

những điều họ biết nhất là những sự kiện ít xãy ra hoặc xãy ra đã lâu

- Hơn nữa, luôn có sự khác biệt giữa nhận thức và thực tế

Do đó, có thể bỏ qua nhiều chi tiết Vậy, quan sát để bổ sung và chính xác hóa thông tin

Có thể quan sát bằng 2 cách:

- Quan sát trực tiếp: có thể làm ảnh hưởng đến họat động

bình thường của người được quan sát

- Quan sát bằng phương tiện: sẽ chủ động hơn có thể

xem đi, xem lại nhiều lần

• Ưu, Khuyết điểm của phương pháp quan sát?

2.4 Nghiên cứu và phân tích các thủ tục và tài liệu

• Đây là việc không thể thiếu khi khảo sát yêu cầu hệ

thống Nó giúp phát hiện những chi tiết về biểu đồ chức năng, tổ chức, chính sách kinh doanh, các báo cáo,

nghiên cứu của hệ thống

• Việc nghiên cứu tài liệu bao gồm các công việc chính:

- Xác định các tài liệu chính, các báo cáo chính cần thu thập như các qui định nội bộ, các chủ trương

- Sao chép tài liệu, báo cáo rồi tổng hợp lại

- Ghi lại các dữ liệu chính của mỗi tài liệu, báo cáo

3 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

• Sau khi thu thập thông tin, cần hệ thống hóa thông tin

mà trước hết cần phải lập sơ đồ tổ chức

Trong sơ đồ tổ chức, cần thiết phải xác định được:

- Ranh giới của hệ thống thông tin

- Qui trình luân chuyển thông tin trong tổ chức

- Dựa trên sơ đổ tổ chức, vẽ nên qui trình luân

chuyển thông tin

- Lập cây quyết định (trường hợp có nhiều tình

huống và không muốn thiếu sót tình huống)

- Lập bảng quyết định (tr hợp không có nhiều tình

huống và cần xem rõ từng tình huống)

- Mô tả tình huống ở dạng mã giả (tr hợp đơn giản)

Kết quả: Có hồ sơ phân tích mà trong đó phải có:

- Mục tiêu của HTTT

- Liệt kê danh sách các vấn đề đã nhận diện được

- Trình bày các yêu cầu của người sử dụng

- Mô tả các quá trình nghiệp vụ liên quan đến HTTT

- Đánh giá

Ngoài ra, cần thiết phải có một buổi trình bày miệng với sự tham dự của lãnh đạo và một vài người khai thác HTTT

4 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT

• 4.1 Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát

- Sắp xếp, phân loại, rút trích, tổng hợp dữ liệu với

mục đích làm chúng đầy đủ, chính xác, rõ ràng, gọn gàng, dễ theo dõi, kiểm tra

- Phát hiện những chổ thiếu để bổ sung, những chổ sai hay không logic để sửa chữa

- Hoàn chỉnh biểu đồ chức năng phân cấp.

Quá trình này có thể tiến hành song song với hoạt

động xác định yêu cầu

4.2 Tổng hợp kết quả khảo sát

4.2.1 Tổng hợp theo các xử lý

Mục đích: để thấy được một cách tổng thể các xử lý diễn ra trong tổ chức, làm rõ các thiếu sót, rời rạc.

Stt Mô tả công ciệc Vị trí làm việc Tần suất HS vào HS rs

T1 Lập đơn hàng

(nhập, xuất kho)

Kho hàng (quản lý kho hàng)

4 đơn/ngày HS1

HS2

HS3 HS4 T2

4.2.2 Tổng hợp theo dữ liệu

Liệt kê tất cả các dữ liệu có liên quan rồi sàn lọc, gán cho các tên gọi thích hợp

4.3 Hợp thức hóa kết quả khảo sát

• Hợp thức hóa kết quả khảo sát là việc hiểu và thể hiện các thông tin khảo sát ở các dạng khác nhau được

người sử dụng và đại diện tổ chức chấp nhận là đúng

đắn và đầy đủ

• Hợp thức hóa bao gồm các công việc:

1 Hoàn chỉnh và trình diễn nội dung phỏng vấn để

người được phỏng vấn xem xét và cho ý kiến

2 Các bản tổng hợp tài liệu cần đệ trình để nhà

quản lý và lãnh đạo xem xét, đánh giá và đề xuất bổ xung

3 Cuối cùng tài liệu được hoàn chỉnh và trình bày

lại để bộ phận phát triển hệ thống xem xét, thông qua và quyết định chấp nhận

XIN CHÂN THÀNH CÁM ƠN QUÝ VỊ VÀ

CÁC BẠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE