Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Chương 2: Xác định và phân tích yêu cầu (khảo sát hiện trạng)

Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Chương 2: Xác định và phân tích yêu cầu (khảo sát hiện trạng) nêu lên hoạt động chính - thứ tự thực hiện, nghiên cứu hiện trạng, mô tả hệ thống,... Mời các bạn tham khảo bài giảng để bổ sung thêm kiến thức về lĩnh vực này.

Chương XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU (Khảo sát trạng) I MỤC TIÊU Để nắm chi tiết lãnh vực dự định tin học hóa, cần phải tìm hiểu, phân tích trạng Mục tiêu việc phân tích trạng trả lời cho câu hỏi sau: • Hệ thống làm gì? Có cơng việc gì? Đang quản lý gì? (What?) • Tại phải làm cơng việc này? (Why?) • Những cơng việc làm? (Who?) • Làm đâu? (Where?) • Khi làm? (When?) • Mỗi cơng việc thực nào? (How?) Phân tích trạng cơng việc quan trọng, định thành công việc xây dựng hệ thống Công việc u cầu người phân tích có nhiều kinh nghiệm am tường cơng việc II HOẠT ĐỘNG CHÍNH - THỨ TỰ THỰC HIỆN II.1 Ba hoạt động chính: Cơng việc phân tích bao gồm ba cơng việc sau: • Nghiên cứu trạng hệ thống: Dùng tất biện pháp để tìm hiểu rõ ràng thực trạng hệ thống • Đặc tả hệ thống: Sau nghiên cứu trạng hệ thống, cần mô tả hệ thống ngôn ngữ tự nhiên Sự đặc tả hệ thống phải đầy đủ chi tiết liệu xử lý • Kết luận: Đánh giá ưu khuyết điểm hệ thống qua cơng việc, tiên đốn trước nhu cầu cho tương lai vạch hướng giải nhằm thỏa mãn nhu cầu II.2 Thứ tự thực Các cơng việc phân tích trạng thực theo thứ tự: • Nhận diện cơng việc đánh giá bản: Mục đích cơng việc gì? Gồm bước? Thực công việc đâu? Ai thực hiện? Thời gian thực hiện? Tần suất công việc? Ai sử dụng kết cơng việc? • Tìm hiểu liệu cần dùng cho công việc liệu cơng việc sản sinh • Đánh giá công việc tại, đề xuất yêu cầu cho hệ thống tương lai • Kiểm tra hiệu suất, hiệu công việc III NGHIÊN CỨU HiỆN TRẠNG III.1 Kỹ thuật vấn trực tiếp Để xác định trạng hệ thống, cần tìm hiểu, tiếp xúc vấn trực tiếp với nhiều người tham gia trực tiếp vào hệ thống Những người tham gia trực tiếp vào hệ thống bao gồm hai nhóm: Nhóm giám đốc - lãnh đạo quản lý nhóm vị trí làm việc thừa hành - thực Phỏng vấn tiến hành theo cấu trúc phân cấp tổ chức: Đầu tiên vấn ban lãnh đạo, vấn vị trí làm việc cụ thể Phỏng vấn ban lãnh đạo cho biết cách tổng thể, toàn diện, mục tiêu trung, dài hạn hệ thống tổ chức Phỏng vấn vị trí làm việc cụ thể cho ta biết thông tin công việc cụ thể, bước tiến hành quy trình cơng tác, liệu liên quan đến quy trình, liệu, báo biểu sản sinh từ quy trình • Phỏng vấn Giám đốc/lãnh đạo: - Mục tiêu hệ thống thông tin quản lý Danh sách vị trí làm việc Các liệu có tính chất tồn cục Các lãnh vực cần phân tích Phỏng vấn vị trí làm việc: - Liệt kê mơ tả tất quy trình cơng việc phải thực Mỗi quy trình phải nêu cho được: - Phương cách hoạt động: Công việc làm thủ công (Do người thực hiện) hay tự động hóa (Do máy tính thực hiện)? - Điều kiện khởi động: Khi nào, với điều kiện cơng việc khởi động - Chu hiện: Trong khoảng thời gian cơng việc lập lại - Thời lượng thực hiện: Thời gian để hồn thành cơng việc - Dữ liệu vào, liệu ra: Mô tả đầy đủ kiểu liệu vào bao gồm: Tên liệu, kiểu liệu, dung lượng, ý nghĩa thuộc tính liệu - Danh sách quy trình có liên quan III.2 Lập bảng câu hỏi điều tra Để khảo sát trạng, ta dùng phương pháp lập bảng câu hỏi điều tra hai cách: • Bảng đóng: Ta cung cấp cho người liên quan đến hệ thống bảng trắc nghiệm để họ chọn câu trả lời in sẵn • Bảng mở: Ta cung cấp cho người liên quan đến hệ thống câu hỏi yêu cầu họ viết câu trả lời Đây phương pháp thụ động, áp dụng người phân tích quen thuộc hệ thống này, phân tích nhiều hệ thống tương tự với nguyên tắc làm việc chung theo quy định thống nhất, hệ thống này, phân tích viên cần nắm bắt thêm vấn đề chuyên biệt III.3 Nghiên cứu tài liệu Nghiên cứu tài liệu phương pháp để phân tích trạng Nghiên cứu tài liệu hệ thống, người phân tích nắm cơng việc, chức năng, quy tắc làm việc hệ thống Các tài liệu nghiên cứu bao gồm: • Các văn pháp quy quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức • Các văn pháp quy quy định tiêu chuẩn, quy tắc, phương cách làm việc • Các chủ trương sách mà tổ chức, nhà nước ban hành từ trước đến • Các báo cáo, báo biểu, thống kê lưu trữ III.4 Quan sát trực tiếp Một phương pháp tốt để phân tích trạng quan sát, tham gia trực tiếp vào hệ thống nhân viên thực thụ Sau thời gian làm việc thực thụ, với nhiệm vụ nghề nghiệp, phân tích viên nắm rõ quy trình làm việc, nhận biết ưu nhược điểm hệ thống, hình thành cải tiến, quy trình phù hợp Phân tích trạng việc làm quan trọng, định thành công dự án Tin học hóa hệ thống thơng tin quản lý, địi hỏi phân tích viên có đầy đủ kinh nghiệm Thơng thường, phân tích viên sử dụng tổng hợp bốn phương pháp cách khéo léo để đạt mục tiêu đề 2) Đặc tả xử lý Xây dựng tiêu tuyển sinh: Chỉ tiêu tuyển sinh Lập lịch tuyển sinh: Lịch tuyển sinh Lập thông báo tuyển sinh: Thông báo tuyển sinh Lập phiếu đăng ký tuyển sinh: Phiếu đăng ký tuyển sinh Phân loại phiếu thi: Phiếu đăng ký TS phân loại Đánh số báo danh: Số báo danh Lập danh sách phòng thi: Phòng thi Xếp thi sinh vào phòng thi: DS thi sinh phòng thi Thi: Bài thi, Danh sách vắng thi 10 Đánh phách thi: Bài thi 11 Chấm thi: Phiếu kết 12 Xác nhận điểm thi: Phiếu kết 2) Đặc tả xử lý (tt) 13 Lập bảng điểm tổng hợp: Bảng điểm tổng hợp 14 Xây dựng điểm sàn: Điểm sàn 15 Thống kê điểm: Bảng thống kê điểm 16 Xây dựng điểm chuẩn: Điểm chuẩn 17 Làm đơn phúc khảo: Đơn phúc khảo 18 Lập danh sách thi phuc khảo: Kết phúc khảo 19 Chấm phúc khảo: Kết phúc khảo 20 Lập điểm chuẩn nguyện vọng 2, 3: Nguyện vọng 2-3 21 Nộp hồ sơ nguyện vọng 2-3: Hồ sơ xét tuyển 22 Xét tuyển nguyện vọng 2-3: Hồ sơ xét tuyển 23 Nhập học: Danh sách sinh viên 24 Lập bảng báo cáo tuyển sinh: Báo cáo tuyển sinh V.2 Quản lý khám chữa bệnh bênh viện A Mô tả tốn Một bệnh viện cần quản lý tồn diện việc khám cữa bênh máy vi tính Sau khảo sát trạng, phân tích viên nắm thông tin sau: Nhân viên bênh viện: Nhân viên bao gồm tất người làm việc bệnh viện Mỗi nhân viên quản lý: Họ, tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh (Huyện, tỉnh), địa (Số nhà, đường, xã, huyện), dân tộc, tôn giáo, Đảng viên (Ngày vào Đảng, ngày thức, chi sinh hoạt), trình độ chuyên môn, đơn vị công tác, chức vụ Bệnh nhân: Bệnh nhân người đến bệnh viện để khám, chữa bệnh Mỗi bệnh nhân quản lý: Họ, tên, giới tính, ngày sinh, đối tượng, địa (xã, huyện, tỉnh) Nếu bệnh nhân có bảo hiểm y tế quản lý thêm: Số thẻ bảo hiểm y tế, thời gian hiệu lực, phần trăm bảo hiểm, nơi khám bệnh ban đầu Khu khám bệnh: • Bệnh viên chia thành hai khu vực: Khu khám bệnh khu điều trị bệnh • Khu khám bệnh chia thành nhiều phịng khám, phịng có tên chức khám bệnh hay xét nghiệm • Khu điều trị chia thành nhiều khoa, khoa có nhiều phịng điều trị Mỗi phịng có giá nằm điều trị riêng Kế hoạch công tác Hàng tuần, phận quản lý lập lịch công tác cho tất cán bộ, viên chức bệnh viện Lịch công tác bao gồm: Ngày, nhân viên, cơng việc, vị trí làm việc, bắt đầu, kết thúc Quy trình khám chữa bệnh Bệnh nhân đến bệnh viện để khám chữa bệnh theo quy trình sau: Bước 1: Bệnh nhân đến nơi tiếp nhận bệnh nhân để đăng ký khám bệnh cấp phiếu khám bệnh Trên phiếu khám bệnh ghi thông tin: Ngày khám, bệnh nhân, vị trí khám bệnh (phịng khám nào) Nếu bệnh nhân khơng có bảo hiểm y tế phải đóng phí khám bệnh, đóng phí cấp biên nhận, ghi tên bệnh nhân, số tiền đóng, ngày đóng tiền Bước 2: Bệnh nhân đến vị trí khám bệnh bác sĩ khám bệnh Trong q trình khám bệnh, bác sĩ sử dụng số kỹ thuật hỗ trợ như: Xét nghiệm, X_quang, siêu âm, …; kỹ thuật có giá quy định riêng theo thời điểm Để sử dụng kỹ thuật, bác sĩ làm phiếu yêu cầu kỹ thuật, ghi tên bệnh nhân, kỹ thuật cần làm Sau khám xong, bệnh nhân thuộc hai loại: Điều trị nhà hay nhập viện • Nếu bệnh nhân điều trị nhà bác sĩ cho toa thuốc ghi đầy đủ thơng tin bệnh nhân, danh sách tên thuốc số lượng liều dùng • Nếu bệnh nhân phải nhập viện bác sĩ khám bệnh lập giấy nhập viện, có đầy đủ thơng tin bệnh nhân, bệnh dự đoán khoa điều trị Bước 3: Tại khoa điều trị, bệnh nhân lập bệnh án, ghi đầy đủ thơng tin bệnh nhân, phịng nằm chữa trị bệnh mà bệnh nhân mắt phải Hằng ngày, bác sĩ khám, điều trị theo chi tiết bệnh án: Ngày chữa trị, bác sĩ điều trị, y tá điều trị toa thuốc điều trị bao gồm: Tên thuốc liều dùng Trong trình điều trị, bệnh nhân sử dụng kỹ thuật hỗ trợ khám bệnh như: Xét nghiệm, X_quang, siêu âm, … Để sử dụng kỹ thuật, bác sĩ điều trị lập phiếu yêu cầu kỹ thuật bao gồm: Ngày yêu cầu, kỹ thuật Khi bệnh nhân điều trị lựa chọn loại phòng nằm điều trị với giá dịch vụ riêng cho loại phòng theo thời điểm Khi sử dụng phòng dịch vụ, bệnh biện lập phiếu sử dụng phòng: Bệnh nhân, phòng sử dụng, ngày bắt đầu sử dụng, ngày kết thúc sử dụng Trong trình chữa trị, nhiều bệnh nhân cần chuyển đến bệnh viện khác Để chuyển viện, bệnh viện lập giấy chuyển viện, bao gồm thông tin đầy đủ bệnh nhân, ngày chuyển, bệnh viện chuyển đến Bước 4: Thanh tốn viện phí: Trong điều trị, ngày, bệnh viện yêu cầu bệnh nhân toán viện phí lần, bao gồm tiền thuốc dịch vụ chữa trị hỗ trợ khám bệnh Nếu bệnh nhân có thẻ bảo hiểm y tế đóng phần trăm viện phí theo theo bảo hiểm, riêng tiền phịng, có thẻ bảo hiểm y tế, bệnh nhân bảo hiểm loại phòng rẻ nhất, bệnh nhân nằm điều trị phịng có giá tiền cao tự trả phần chênh lệch Khi xuất viện, bệnh nhân tốn tồn số viện phí cịn lại Mỗi lần toán, bệnh viện lập phiếu tốn, ghi đầy đủ thơng tin bệnh nhân khoản tiền đóng Khi kết thúc chữa trị tốn đầy đủ viện phí, bệnh viện cấp cho bệnh nhân giấy xuất viện, ghi đầy đủ thơng tin bệnh nhân, ngày xuất viện Có nhiều bệnh nhân trốn viện, khơng tốn viện phí, bệnh viện lưu lại tất thông tin bệnh nhân trốn viện Nếu sau chữa trị ngày mà bệnh nhân khơng đóng viện phí coi bệnh nhân trốn viện Thanh toán bảo hiểm Cuối tuần, bệnh viện tốn tiền viện phí với bảo hiểm y tế Khi toán, bệnh viện làm bảng kê khai toán bao gồm: Tên bệnh nhân, số thẻ bảo hiểm, số bệnh án, số ngày điều trị, tiền phòng, tiền thuốc, tiền sử dụng kỹ thuật hỗ trợ Công việc hàng ngày: – Thống kê bệnh khám bệnh, chữa bệnh – Thông kê thuốc cấp bảo hiểm y tế B Đặc tả toán: 1) Đặc tả liệu: • Nhân viên: Họ, tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh (Huyện, tỉnh), địa (Số nhà, đường, xã, huyện), dân tộc, tôn giáo, Đảng viên (Ngày vào Đảng, ngày thức, chi sinh hoạt), trình độ chun mơn, đơn vị cơng tác, chức vụ • Bệnh nhân: Họ, tên, giới tính, ngày sinh, đối tượng, địa (xã, huyện, tỉnh) Bảo hiểm y tế: Số thẻ, thời gian hiệu lực, phần trăm bảo hiểm, nơi khám bệnh ban đầu Cơ quan: Tên, điện thoại, fax • Khu vực • Phịng khám: Tên, chức năng, khu vực • Phịng: Khoa, Giá phịng • Lịch cơng tác: Ngày, nhân viên, cơng việc, vị trí làm việc, bắt đầu, kết thúc • Phiếu khám bệnh: Ngày khám, bệnh nhân, vị trí khám bệnh (phịng khám nào) • Biên nhận tiền: Bệnh nhân, số tiền đóng, ngày đóng tiền • Phiếu u cầu kỹ thuật: Bệnh nhân, kỹ thuật • Kỹ thuật: Tên kỹ thuật, đơn giá • Toa thuốc: Bệnh nhân, tên thuốc, số lượng, liều dùng • Giấy nhập viện: Bệnh nhân, bệnh, khoa • Bệnh án: Bệnh nhân, phịng nằm, bệnh • Chi tiết bệnh án: Bệnh án, ngày, bác sĩ điều trị, y tá điều trị, tên thuốc, liều dùng • Phiếu yêu cầu kỹ thuật chữa trị: Bệnh án, ngày yêu cầu, kỹ thuật • Giấy chuyển viện: Bệnh nhân, ngày chuyển, bệnh viện đến • Phiếu tốn: Bệnh nhân, tiền đóng • Phiếu sử dụng phòng: Bệnh nhân, phòng sử dụng, ngày bắt đầu sử dụng, ngày kết thúc sử dụng • Phiếu xuất viện: Bệnh nhân, ngày, lý • Bảng kê khai toán bảo hiểm: Bệnh nhân, số thẻ bảo hiểm, số bệnh án, số ngày điều trị, tiền phòng, tiền thuốc, tiền sử dụng kỹ thuật hỗ trợ • Bảng thống kê khám bệnh: Ngày, phòng khám, bệnh nhân, bác sĩ khám • Bảng thống kê chữa bệnh: Ngày, khoa, bệnh nhân, bác sĩ khám, y tá • Bảng thống kê thuốc cấp bảo hiểm y tế: Ngày, bệnh nhân, tên thuốc, số lượng 2) Đặc tả xử lý: Lập lịch công tác: Lịch công tác Cấp phiếu khám bệnh: Phiếu khám bệnh Cấp biên nhận phí khám bệnh: Biên nhận tiền Lập phiếu yêu cầu kỹ thuật: Phiếu yêu cầu kỹ thuật Lập toa thuốc: Toa thuốc Lập giấy nhập viện: Giấy nhập viện Lập bệnh án: Bệnh án Lập chi tiết bệnh án: Chi tiết bệnh án Lập phiếu sử dụng phòng: Phiếu sử dụng phòng 11 Lập phiếu toán: Phiếu toán 12 Lập phiếu chuyển viện: Phiếu chuyển viện 13 Lập phiếu xuất viện: Phiếu xuất viện 14 Lập bảng kê khai toán bảo hiểm: Bảng kê khai toán bảo hiểm 15 Thống kê khám bệnh: Bảng thống kê khám bệnh 16 Thống kê chữa bệnh: Bảng thống kê chữa bệnh 17 Thống kê thuốc cấp bảo hiểm y tế: Bảng thống kê thuốc cấp bảo hiểm y tế Hết chương ... việc phân tích bao gồm ba cơng việc sau: • Nghiên cứu trạng hệ thống: Dùng tất biện pháp để tìm hiểu rõ ràng thực trạng hệ thống • Đặc tả hệ thống: Sau nghiên cứu trạng hệ thống, cần mô tả hệ thống. .. cấp cho người liên quan đến hệ thống câu hỏi yêu cầu họ viết câu trả lời Đây phương pháp thụ động, áp dụng người phân tích quen thuộc hệ thống này, phân tích nhiều hệ thống tương tự với nguyên... thống Ứng với xử lý, phân tích viên xác định liệu nhận kết thúc V MỘT SỐ BÀI TOÁN Để thuận tiện việc nghiên cứu chương sau, giả định khảo sát trạng số hệ thống sau đây: V.1 Bài tốn tuyển sinh