Mục đích nghiên cứu đề tài là làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực tiễn nhằm đề xuất một số giải pháp cơ bản để hoàn thiện công tác Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao. Mời các bạn cùng tham khảo để nắm chi tiết nội dung của luận văn.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO -/ - BỘ NỘI VỤ -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VŨ THỊ ANH ĐÀO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG Hà Nội - 2019 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN Phản biện 1: ………………………………… Phản biện 2: ………………………………… Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phịng họp … , Nhà - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa – TP Hà Nội Thời gian: vào hồi …… … ngày …… tháng …… năm 20 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm qua lãnh đạo Đảng Nhà nước,nước ta bước tiến hành cải cách hành lĩnh vực Đặc biệt cải cách tổ chức máy đội ngũ cán bộ, công chức hành Việc đổi hồn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động quan hành Nhà nước giữ vai trị quan trọng, góp phần nâng cao hiệu phục vụ thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội đất nước Đây coi chủ trương lớn nước ta công cải cách hành quốc gia Để thực tốt chủ trương không ngừng cải tiến hồn thiện cơng tác hoạt động phận chức năng, đặc biệt phận văn phịng, tổ chức quan trọng có tất quan hành Bởi phận có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần quan, tổ chức trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành tồn cơng việc hoạt động đơn vị, đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo quản lý Văn phòng đầu mối, nơi đến hầu hết thơng tin liên quan đến q trình lãnh đạo, quản lý điều hành quan Với vị trí vai trị quan trọng nên Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao đặt nhiều vấn đề cấp thiết, có việc đẩy nhanh tốc độ cải cách hành chính, nâng cao chất lượng, hiệu quan hành nhà nước quan trực thuộc Bộ, quan ngang Bộ Bởi Tổng cục Thể dục thể thao quan trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch, tham mưu quản lý nhà nước lĩnh vực thể dục thể thao phạm vi toàn quốc, lĩnh vực quan trọng Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Để làm tốt nhiệm vụ này, việc nghiên cứu, đánh giá cách đầy đủ thực trạng làm sở đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động công tác Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao vấn đề cấp thiết Tuy nhiên cơng tác văn phịng trước u cầu nhiệm vụ CCHC, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quan hành nhà nước, chuyển đổi từ hành “cai trị” sang hành “phục vụ” coi công dân khách hàng, tạo hài lòng người dân, đặt nhiều thách thức lớn hoạt động Văn phịng Tổng cục TDTT Trong cơng tác văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao chưa đáp ứng tiêu chí văn phịng đại tiến trình cải cách hành Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn tầm quan trọng vấn đề trên, học viên chọn đề tài “Công tác văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao” đề tài nghiên cứu Luận văn thạc sĩ quản lý cơng Tình hình nghiên cứu Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích Mục đích nghiên cứu đề tài làm sáng tỏ sở lý luận thực tiễn nhằm đề xuất số giải pháp để hồn thiện cơng tác Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 3.2 Nhiệm vụ Ðể thực mục đích đây, đề tài có nhiệm vụ: - Về mặt lý luận: Hệ thống hóa sở lý luận sở khoa học cơng tác văn phịng, chất lượng cơng tác Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao - Về thực tiễn: Thu thập phân tích số liệu để đánh giá tồn diện, xác thực trạng cơng tác Văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao, tìm ưu điểm, hạn chế nguyên nhân dẫn đến hạn chế chất lượng cơng tác Văn phịng - Đề xuất giải pháp cụ thể, phù hợp, thiết thực để phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế, nhằm nâng cao chất lượng cơng tác Văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu cơng tác văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch làm đối tượng nghiên cứu, khảo sát - Về thời gian: từ năm 2017 đến năm 2019 Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận: Luận văn dựa quan điểm chủ nghĩa vật biện chứng, quan điểm Đảng tư tưởng Hồ Chí Minh xây dựng nhà nước, cải cách tổ chức máy nhà nước 5.2 Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp triển khai nghiên cứu phân tích, so sánh, tổng hợp trình thực + Phương pháp thu thập tài liệu nghiên cứu thứ cấp: Nhằm thu thập thơng tin có loại tài liệu in thành sách, cơng trình nghiên cứu, điều tra xã hội học chuẩn hóa số liệu, báo cáo, thống kê, tổng kết Tổng cục TDTT nhằm mục đích sử dụng cho đánh giá thực trạng hoạt động Văn phòng Tổng cục TDTT + Phương pháp phân tích: Sử dụng xuyên suốt trình thực luận văn + Phương pháp tổng hợp: Sử dụng đánh giá nhằm rút kết luận vấn đề nghiên cứu + Phương pháp so sánh: Sử dụng phân tích, đánh giá quy định pháp luật, thực trạng hoạt động Văn phịng Bộ, ngành, Tổng Cục nói chung Văn phịng Tổng cục TDTT nói riêng qua giai đoạn lịch sử Những đóng góp ý nghĩa luận văn - Hoàn thiện lý luận chung văn phịng chất lượng cơng tác văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao - Kết luận văn đưa đánh giá chân thực thực trạng cơng tác văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao đưa giải pháp thiết thực để nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao - Những kết nghiên cứu Luận văn sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, cơng chức làm việc Văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao nói riêng văn phịng quan HCNN nói chung Kết cấu luận văn Ngoài lời mở đầu phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung luận văn chia làm chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận Văn phịng chất lượng cơng tác văn phịng Chương 2: Thực trạng cơng tác văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Khái quát văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng “Văn phòng phận quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức ” [19, tr 12] 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Văn phịng 1.1.2.1 Vị trí Văn phịng Trong quan, đơn vị, tổ chức văn phịng có vị trí trung tâm, thực chức nhằm đảm bảo cho q trình thơng tin nội q trình thơng tin với bên ngồi đuợc thông suốt, phục vụ trực tiếp cho vận hành quan, đơn vị, tổ chức 1.1.2.2 Chức Văn phòng - Chức tham mưu, tổng hợp - Chức hậu cần 1.1.2.3 Nhiệm vụ Văn phịng - Tham mưu xây dựng đơn đốc việc thực quy chế làm việc, chương trình cơng tác quan, tổ chức; giúp lãnh đạo quan theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực chương trình, kế hoạch định quản lý đề Bố trí, xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động quan; kiến nghị, đề xuất biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo quan … 1.1.3 Những nội dung hoạt động Văn phịng - Cơng tác thông tin, báo cáo - Xây dựng, theo dõi, đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác quan - Công tác văn thư, lưu trữ - Hoạt động lễ tân - Công tác quản lý tài sản, cơng sản 1.1.4 Vai trị văn phịng quan, tổ chức Đảm bảo cho hoạt động quan liên tục, thống nhất, đồng Cung cấp đầu vào cho hoạt động thực thi công vụ quan, tổ chức Giải phóng lãnh đạo khỏi công việc vụ để tập trung vào vấn đề mấu chốt, chiến lược Văn phòng cầu nối lãnh đạo với đơn vị, cá nhân đơn vị, quan với tổ chức, cá nhân bên ngồi 1.2 Chất lƣợng cơng tác văn phòng 1.2.1 Khái niệm chất lượng chất lượng hoạt động Chất lượng cơng tác văn phịng tổng thể thuộc tính, phẩm chất gắn liền với trình hoạt động phản ánh tồn giá trị q trình hoạt động văn phịng 1.2.2 Tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác văn phịng Tiêu chí thứ nhất: Cơng tác tham mưu tổng hợp Tiêu chí thứ hai: Lập chương trình, kế hoạch cơng tác, hoạt động văn phịng nói riêng Văn phịng Tổng cục TDTT nói chung Tiêu chí thứ ba: Tổ chức, phục vụ họp, hội nghị Tiêu chí thứ tư: Cơng tác văn thư, lưu trữ Tiêu chí thứ năm: Hiện đại hóa cơng tác văn phòng 1.3 Những yếu tố tác động, ảnh hƣởng đến chất lƣợng cơng tác văn phịng Thứ nhất, yếu tố từ bên ngồi Một là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội Theo đó, trình độ phát triển kinh tế - xã hội cao tính chất mức độ phức tạp hoạt động quản lý lớn, địi hỏi phải có thích ứng liên tục trình tổ chức, vận hành máy nhà nước phạm vi quốc gia lẫn phạm vi địa phương, bao gồm máy quyền cấp huyện Hai là, chế độ trị môi trường thể chế nước Đây yếu tố ảnh huởng trực tiếp định hoạt động máy nhà nước nói chung, Văn phịng Tổng cục nói riêng Ba là, yếu tố văn hóa, phong tục, tập quán Yếu tố văn hóa, phong tục, tập qn ln gắn liền với phạm vi không gian xã hội định, nơi mà cá nhân, cộng đồng người tổ chức hoạt động sống, lao động, giao lưu, trao đổi kiến thức, kinh nghiệm, lối sống, phong tục, tập quán, lễ nghi, tín ngưỡng, tơn giáo Bốn là, sở hạ tầng kỹ thuật, khoa học công nghệ Đây yếu tố mang tính vật chất tác động đến hoạt động Văn phịng Tổng cục nói riêng, tác động đến toàn đời sống vật chất tinh thần xã hội, cộng đồng nói chung Thứ hai, yếu tố bên Một là, nguyên tắc, cấu tổ chức quan, Văn phịng Tổng cục Trong quan có nhiều phịng, ban, nhiều phận tính chất cơng việc phức tạp mảng chức năng, nhiệm vụ chưa phân định, phân công cách khoa học, Hai là, lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Văn phòng Đây yếu tố quan trọng, định phần lớn thành công hoạt động quan, đơn vị, tổ chức, bao gồm Văn phòng suy cùng, người chủ thể hoạt động có mục đích Ba là, Quy chế hoạt động văn phòng Đây yếu tố mang tính chất pháp lý, đóng vai trị thể chế nội văn phòng mà thiếu khó khơng có khả tiến hành hoạt động Văn phòng Quy chế hoạt động văn phòng bao gồm quy định có tính chất bắt buộc cao Bốn là, sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn phòng Đây yếu tố vật chất, ảnh hưởng đến suất, chất lượng lao động văn phòng Muốn đảm bảo chất lượng, hiệu hoạt động quan văn phịng khơng thể thiếu trang thiết bị hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm việc Tiểu kết chƣơng Văn phòng quan hành nhà nước quan chun mơn có vị trí, vai trị quan trọng, gắn với chức góp phần lớn việc tạo nên chất luợng, hiệu hoạt động quản lý, điều hành Văn phòng quan hành nhà nước mang nét chung văn phịng, đồng thời cịn có đặc trưng riêng gắn với yếu tố quyền lực nhà nước, đặc thù hoạt động hành nhà nuớc với tính chất đa dạng, phức tạp ln ln phải có khả thích ứng với q trình thay đổi liên tục 2.1.3.1 Về số lượng bố trí chức danh Chánh văn phịng - Chủ tài khoản Phó chánh văn phòng: người (mới nghỉ hưu người từ tháng 4/2019) Phòng khen thưởng: người Phịng pháp chế: người Kế tốn: người Quản trị: Lái xe ( hợp đồng): người Bảo vệ ( hợp đồng): người Quản trị: người Quét dọn: người Phòng tổng hợp: người Phòng văn thư; người Tổng số: 40 người, có 28 biên chế Trong đó: 12 nữ 16 nam Theo ngạch công chức nay: Chuyên viên cao cấp người, chuyên viên người, chuyên viên 17 người người ngạch cán 2.1.3.2 Về chất lượng cơng chức - Trình độ chuyên môn: Tiến sĩ: 1, Thạc sĩ: 7, Đại học 19, người trình độ sơ cấp - Trình độ quản lý nhà nước: Chuyên viên cao cấp 2, chun viên 10, chun viên 10 - Trình độ trị: Cao cấp trị 9, trung cấp 7, sơ cấp - Trình độ tin học: 27 người có chứng ứng dụng tin học Văn phịng 10 - Trình độ ngoại ngữ: đại học người, cịn lại có chứng tiếng Anh 2.2 Thực trạng Cơng tác Văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao 2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phịng Tổng cục tham mưu cơng việc sau: - Trình Tổng cục trưởng ban hành chương trình, kế hoạch cơng tác Tổng cục Văn phịng; đề án, dự án Tổng cục trưởng giao cho văn phịng chủ trì thực - Tham gia xây dựng văn quy phạm pháp luật; chủ trì tham gia nghiên cứu đề tài khoa học theo phân cơng Tổng cục trưởng - Trình Tổng cục trưởng ban hành quy chế làm việc Tổng cục, nội quy, quy định quan Tổng cục; tổ chức thực sau ban hành 2.2.1.1 Công tác tham mưu xây dựng văn bản, đề án: 2.2.1.2 Công tác tham mưu tổng hợp - Tham mưu, giúp Lãnh đạo Tổng cục đạo, điều hành công việc chung Tổng cục đảm bảo chất lượng thời gian theo quy định; - Tham mưu, xây dựng báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, tháng, tháng, năm) Tổng cục Thể dục thể thao; - Chủ động thực nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng chương trình cơng tác hàng tháng, q, năm Tổng cục Thể dục thể thao để phục vụ công tác đạo, điều hành Lãnh đạo Tổng cục; 2.2.1.3 Thu thập, xử lý cung cấp thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý Xây dựng chương trình cơng tác tuần, tháng, q quan 11 Tổng cục đáp ứng yêu cầu Lãnh đạo Tổng cục Phối hợp với Văn phịng Bộ Văn hóa – Thể thao Du lịch để đưa nội dung cơng tác Tổng cục vào chương trình cơng tác Bộ kịp thời, sát với chương trình cấp trên; Tăng cường, nâng cao chất lượng tiến độ thẩm định đề án; công tác tham mưu ngày trọng, bước đáp ứng yêu cầu Lãnh đạo Tổng cục TDTT; Tổ chức công tác phân loại cơng văn đến, trình Tổng cục trưởng phân công đơn vị xử lý công việc kịp tiến độ, chức nhiệm vụ, hạn chế thấp công văn phân nhầm điều chỉnh kịp thời 2.2.2 Lập chương trình, kế hoạch cơng tác, hoạt động Văn phòng Tổng cục thể dục thể thao 2.2.2.1 Công tác lập kế hoạch Thứ nhất, việc xây dựng kế hoạch hoạt động, bao gồm kế hoạch hoạt động chung Tổng cục kế hoạch hoạt động Văn phòng Thứ hai, việc xây dựng chương trình cơng tác, bao gồm chương trình cơng tác năm, quý, tháng tuần 2.2.2.2 Phân cấp việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Sự phân cấp mang lại hiệu tốt hoạt động văn phòng, cho thấy phù hợp với thực tế mơ hình phân cấp Văn phòng Bộ với Văn phòng Tổng cục 2.2.3 Tổ chức, phục vụ họp, hội nghị Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị cho họp, hội nghị Thứ hai, tiến hành họp, hội nghị Thứ ba, sau kết thúc họp, hội nghị 12 2.2.4 Cơng tác Hành chính, Quản trị 2.2.4.1 Cơng tác quản trị Văn phòng thực tốt việc đảm bảo điều kiện làm việc phục vụ lãnh đạo, cán bộ, công chức quan Tổng cục Thể dục thể thao; đảm bảo điều kiện điện, nước, điện thoại, trang trí khánh tiết quan, bảo dưỡng thiết bị, đảm bảo vệ sinh môi trường 2.2.4.2 Cơng tác văn thư, lưu trữ Năm 2017: Văn phịng Tổng cục thực nghiêm túc công tác quản lý, hướng dẫn kiểm tra việc thực công tác văn thư, lưu trữ Tổng cục TDTT đơn vị thuộc Tổng cục TDTT; áp dụng triển khai thực văn quy phạm pháp luật, văn hành cơng tác Văn thư, Lưu trữ Năm 2018, Văn phòng Tổng cục TDTT phát huy tốt vai trò tham mưu, đề xuất cho Lãnh đạo Tổng cục TDTT đạo triển khai công tác văn thư, lưu trữ toàn ngành… 2.2.5 Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Nhận thức tầm quan trọng việc đại hóa cơng tác văn phịng, từ đầu năm 2016, Tổng cục TDTT cho thử nghiệm hệ thống văn phòng điện tử để đến năm 2018 đưa vào sử dụng thức 2.2.6 Các cơng tác khác Cơng tác kế tốn Năm 2017: Văn phịng quản lý chi tiêu mục đích khoản chi ngân sách nhà nước, tính đến ngày 08/12/2017, Cơng tác tốn kho bạc; kế tốn tốn; kế tốn tài sản cố định; kế tốn cơng nợ; tiền lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân; kế toán quỹ tiền mặt; kế toán xây dựng bản, sửa chữa tài sản cố định đảm bảo kịp thời, xác theo quy định hành 13 Năm 2018: Văn phòng thực kiểm soát chi với tổng số tiền 168.922.346.087 đồng đảm bảo chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu tài hành - Cơng tác thi đua – khen thưởng - Công tác pháp chế kiểm sốt thủ tục hành 2.3 Nhận xét chung cơng tác Văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao 2.4.1 Ưu điểm Thứ nhất, Công tác tham mưu, tổng hợp có nhiều chuyển biến tích cực giúp lãnh đạo đạo, điều hành công việc chung Tổng cục TDTT; Thứ hai, Văn phòng xây dựng kế hoạch cụ thể theo yêu cầu lãnh đạo Tổng cục TDTT, theo chức nhiệm vụ Tổng cục Thứ ba, Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao thực đầy đủ nhiệm vụ tổ chức họp, hội nghị, hội thảo tổ chức Tổng cục, Văn phòng tổ chức tốt công tác lễ tân, khánh tiết, công tác vào nề nếp đánh giá cao Lãnh đạo Tổng cục đoàn khách đến dự hội thảo, hội nghị Thứ tư, Tổ chức tốt cơng tác hành chính, quản trị thực tốt cơng tác văn thư, lưu trữ Thứ năm, Cơng tác cải cách hành ứng dụng tin học văn phòng triển khai đồng có chất lượng, đặc biệt kết hợp với hệ chương trình phần mềm dùng chung Với việc ứng dụng tin học vào cơng tác văn phịng, tiết kiệm phần văn phòng phẩm (tuy chưa thực rõ nét) Thứ sáu, Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao quan tâm tổ chức cho cán bộ, công nhân viên chức học hỏi, tham quan, trao đổi 14 kinh nghiệm phối hợp cơng tác với văn phịng quan … 2.4.2 Nguyên nhân ưu điểm - Hoạt động Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao tổ chức sở nguyên tắc chế độ trách nhiệm rõ ràng, có phối hợp chặt chẽ ngồi Văn phịng Tổng cục tn thủ theo quy chế làm việc Tổng cục Thể dục thể thao, quy chế làm việc Văn phòng Tổng cục TDTT, quy định chế độ trách nhiệm cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc Văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao, - Văn phịng ln bám sát đạo Lãnh đạo Tổng cục TDTT nhiệm vụ Tổng cục Thể dục thể thao để đạo, điều hành, bảo đảm hoạt động đạt hiệu cao 2.4.3 Hạn chế, bất cập Một là, công tác tham mưu Công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý Mặc dù có nhiều đổi mới, cơng tác chưa thay đổi tồn diện, cần tiếp tục hoàn thiện Việc tổ chức nắm bắt, nghiên cứu, phân tích, tổng hợp thơng tin, dự báo tình hình, vấn đề chiến lược chưa sâu sắc, tồn diện Hai là, cơng tác lập kế hoạch Mặc dù có nhiều cố gắng lập kế hoạch công tác, nhiên công tác lập kế hoạch Văn phòng Tổng cục TDTT chưa đầy đủ hoạt động kế hoạch chưa sát mục tiêu chưa có kiểm tra cơng tác thực kế hoạch Ba là, công tác tổ chức hội nghị họp Dù năm có tổ chức nhiều hội nghị họp nhiên đội ngũ cán văn phòng chưa chuyên nghiệp công tác tổ 15 chức, nhiều hội nghị bị động việc xếp cán thực hiện, điều kiện sở vật chất nên chưa chủ động tổ chức họp hội nghị văn phòng 34 Trần Phú Bốn là, Cơng tác hành chính, quản trị Cơng tác lễ tân, đón tiếp khách tiến hành thường xuyên nghiêm túc, song lượng khách vào làm việc quan đông chưa tuân thủ quy định quan việc tiếp nhận cấp phát thẻ vào quan Về công tác văn thư lưu trữ: Công tác văn thư, lưu trữ quan tâm hạn chế định: đội ngũ cán có chun mơn cịn thiếu, nhiều ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc Năm là, việc đại hóa cơng tác văn phịng Việc đại hóa cơng tác văn phòng quan tâm, nhiên nguồn kinh phí chất lượng đội ngũ cán có Văn phịng Tổng cục TDTT nên cơng tác chậm chưa đáp ứng trình cải cách hành Sáu là,cơng tác kế tốn Mặc dù cố gắng cơng việc, nhiên nhân chuyên trách lĩnh vực cơng tác cịn mỏng, trình độ chun mơn cịn hạn chế số lĩnh vực nên công tác tốn đơi cịn chậm trễ, cịn thiếu đánh giá chuyên sâu hiệu dự án đầu tư công Thứ bảy, công tác thi đua khen thưởng 2.4.4 Nguyên nhân hạn chế, bất cập - Nguyên nhân chủ quan Lãnh đạo số đơn vị, Lãnh đạo Văn phịng, cán bộ, cơng chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng cơng tác văn phịng nói chung đặc biệt nhận thức công tác văn thư, lưu trữ; quản trị hậu cần trọng công tác 16 chuyên môn Coi công tác văn phịng cơng tác đơn "bưng, bê, kê, đậy, " Cơ sở vật chất tòa nhà 36 Trần Phú cũ, có sửa sang thay đổi hệ thống kỹ thuật nhiên cán kỹ thuật vấn đề chưa có nhiều kinh nghiệm Việc vừa học vừa làm, vừa thực nhiệm vụ rút kinh nghiệm điều khó tránh khỏi, q trình thực nhiệm vụ điều hành hệ thống tòa nhà nhiều thiếu sót Đội ngũ cán bộ, cơng chức, nhân viên, người lao động không đồng độ tuổi trình độ đào tạo chun mơn, nên nhiệm vụ có nhiều người thực khơng đồng chất lượng, đơi cịn mắc lỗi sai sót - Nguyên nhân khách quan Cơ sở pháp lý tổ chức hoạt động Văn phịng Tổng cục, nhiều cơng việc phân cấp từ Văn phịng Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch chưa thống nhất, chặt chẽ chưa phân định rõ vị trí, chức năng, nhiệm vụ đơn vị; mơ hình tổ chức chưa hợp lý;Tổ chức lao động khoa học văn phòng số phận chưa tốt bắt nguồn từ trình độ chuyên môn khả quản lý cán cấp phịng; Nguồn kinh phí giao đầu năm hạn hẹp, kinh phí giao tự chủ thấp; thu nhập công chức, người lao động thấp, đời sống gặp nhiều khó khăn; phận cơng chức chưa thực yên tâm, tận tụy với công việc Ý thức trách nhiệm, tính tự giác chấp hành kỷ cương hành thực công vụ phận công chức, người lao động chưa đề cao thường xuyên Sự phối hợp, tham gia hoạt động chung số đơn vị chưa tốt 17 Nguồn nhân lực số vị trí cịn thiếu, số cơng chức chưa nắm quy trình, thủ tục giải công việc Năng lực cán chưa đồng đều, số vị trí chưa đáp ứng u cầu cơng việc Chưa có chế cụ thể thiết thực nhằm động viên, khuyến khích sáng tạo, làm thêm việc thêm để phục vụ kịp thời yêu cầu đột xuất, làm có chất lượng, hiệu cao Tiểu kết chƣơng Chương 2, tác giả khái quát chức năng, nhiệm vụ, cấu Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao; Mô tả cấu tổ chức, số lượng công chức hành Văn phịng Tổng cục TDTT theo trình độ, theo số lượng Trong chương đưa số liệu cụ thể hoạt động phòng Qua thống kê, phân tích kết đạt được, đánh giá thực trạng Văn phòng Tổng cục với hai mảng tham mưu tổng hợp hậu cần phục vụ Trong mảng nhiệm vụ, Luận văn có phân tích kết đạt được, đồng thời có đánh giá sâu ưu điểm, nhược điểm nhiệm vụ hoạt động phòng thuộc Văn phịng Tổng cục Từ Luận văn đưa đánh giá khái quát hoạt động nói chung Văn phòng Tổng cục, nêu rõ nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan dẫn đến hoạt động Văn phòng Tổng cục chưa phong phú, chưa đạt hiệu mong đợi Lãnh đạo Tổng cục Những đánh giá thực trạng chương Luận văn sở quan trọng để đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lương hoạt động Văn phòng Tổng cục, đáp ứng yêu cầu cải cách đại hóa hành giai đoạn 18 Chƣơng GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO 3.1 Phƣơng hƣớng nâng cao chất lƣợng công tác Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao Thứ nhất, Nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức văn phịng từ bố trí vị trí việc làm, chuẩn hóa cơng tác cán Văn phịng Bố trí cán làm cơng tác Văn phịng phải vừa đáp ứng u cầu nghiệp vụ vừa có độ ổn định thời gian, tránh tình trạng điều chuyển, thay đổi nhân cơng tác Văn phịng q nhanh Tổ chức tập huấn cho cán làm cơng tác Văn phịng bao gồm Chánh - Phó Chánh Văn phịng đơn vị khơng nghiệp vụ cơng tác Văn phịng mà kiến thức hỗ trợ kinh tế, quản lý nhân sự, quản lý điều hành Nhằm nâng cao trình độ lực cán làm công tác tham muu, tổng hợp Văn phòng, buớc nâng cao vai trị Văn phịng mặt cơng tác Hồn thiện, nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao nội dung quan trọng, phải đuợc tiến hành sở thực cải cách hành nhà nuớc, phải trực tiếp tạo thay đổi mang tính hoạt động quản lý máy hành nhà nước Có mục tiêu giải pháp, lộ trình thực đổi cơng tác Văn phịng cách cụ thể khoa học Cần có tầm nhìn lâu dài lộ trình thực chắn,rõ ràng cho giai đoạn Thứ hai, Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao sớm đại hóa, 19 phục vụ tốt lãnh đạo phòng ban Muốn văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao cần phải có trụ sở, phịng làm việc đủ tiêu chuẩn diện tích, trang bị phương tiện kỹ thuật mới, đại kèm với việc tin học hóa cách triệt để hoạt động văn phòng Mơ hình Văn phịng điện tử q trình đại hóa Văn phịng xây dựng sau: Hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc (QLVB&HSCV) hệ thống phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp bao gồm nghiệp vụ: Quản lý văn đến, quản lý trình ký văn bản, quản lý công việc, quản lý hồ sơ điện tử hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc, thực việc xử lý văn điện tử tồn trình từ trình ký, phê duyệt ban hành văn điện tử Hệ thống QLVB&HSCV giúp thay đổi phương thức làm việc cán cơng chức Văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao công tác quản lý, tiếp nhận, xử lý ban hành văn hành Thay trước giấy tờ xử lý cần phải đến văn phòng để thực văn điện tử hóa phiên Mobile, rút gọn quy trình xử lý văn lên đến Tổng cục trưởng Bên cạnh nội dung cần phê duyệt gấp xem xét nơi mà quy định Thứ ba, Sắp xếp tinh giản máy, biên chế văn phòng Tại văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao phải xây dựng kế hoạch tinh giản biên chế năm (2015-2021) năm, phải xác định tỷ lệ tinh giản biên chế tối thiểu 10% biên chế Văn phịng Hồn thành việc xác định vị trí việc làm văn phịng để làm xác định biên chế phù hợp Rà sốt trình độ đào tạo, lực cơng chức, viên chức để có kế hoạch xếp, bố trí sử 20 dụng phù hợp với vị trí việc làm yêu cầu nhiệm vụ Có biện pháp đồng để tinh giản biên chế cán bộ, cơng chức, viên chức khơng hồn thành nhiệm vụ, khơng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, không đạt yêu cầu tiêu chuẩn quy định phẩm chất, lực, trình độ đào tạo, sức khỏe; người dôi dư xếp lại tổ chức máy, nhân sự; người dôi dư cấu lại cán bộ, công chức, viên chức theo vị trí việc làm 3.2 Các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lƣợng công tác Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 3.2.1 Nhóm giải pháp chun mơn 3.2.1.1 Hồn thiện cơng tác thơng tin, báo cáo 3.2.1.2 Hồn thiện cơng tác tham mưu, tổng hợp 3.2.1.3 Hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ 3.2.1.4 Đổi công tác hội họp, công tác lễ tân, giao tiếp 3.2.1.5 Công tác quản lý tài kế tốn, đầu tư xây dựng quan 3.2.1.6.Công tác quản trị, hậu cần 3.2.2 Nhóm giải pháp tổ chức 3.2.2.1 Hồn thiện cấu tổ chức, bố trí hợp lý cơng chức, người lao động làm việc Văn phòng 3.2.2.2 Xây dựng chế phối hợp Văn phòng với Vụ, đơn vị liên quan 3.2.2.3 Tăng cường chế kiểm tra, giám sát thường xuyên 3.2.2.4 Xác định vị trí việc làm cấu cơng chức 3.2.1.5 Hồn thiện sở vật chất văn phịng 3.2.3 Nhóm giải pháp người 3.2.3.1 Về việc bố trí, xếp cơng chức 3.2.3.2 Đào tạo, bồi dưỡng cơng chức Văn phịng 21 3.2.3.3 Động viên, khích lệ tinh thần, vật chất cho người lao động Văn phòng Tổng cục 3.2.4 Xây dựng Văn phòng đại 3.2.4.1 Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý hành văn phịng 3.2.4.2 Ứng dụng đồng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO quản lý hành văn phòng Tiểu kêt chƣơng Nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Tổng cục Thể dục, thể thao yêu cầu cấp thiết, gắn liền với q trình thực cải cách hành nhà nước Việt Nam giai đoạn Yêu cầu vừa mang tính chất khách quan tác tác động mang tính chủ quan, vừa mang tính chất tự thân, xuất phát từ nhu cầu cần nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng Để nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Tổng cục Thể dục, thể thao, cần tiến hành đồng số nhóm giải pháp như: Nhóm giải pháp tổ chức; Nhóm giải pháp người; Nhóm giải pháp chun mơn; Nhóm giải pháp xây dựng văn phịng đại Các nhóm giải pháp bước hướng tới xây dựng hoạt động văn phòng quan hành nhà nước nói chung Văn phịng Tổng cục Thể dục, thể thao nói riêng theo hướng đại, thực tốt chức tham mưu, tổng hợp hậu cần cho Lãnh đạo Tổng cục Thể dục, thể thao 22 KẾT LUẬN Công tác văn phịng có vai trị quan trọng hoạt động quan nhà nước, có tác động trực tiếp đến hiệu suất làm việc quan Chính vậy, để đáp ứng u cầu cải cách hành nay, việc nâng cao chất lương hoạt động Văn phòng Tổng cục yêu cầu cấp thiết Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao năm qua đạt thành tựu đáng kể: Văn phịng thực tốt cơng tác tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Tổng cục, thực có hiệu cơng tác tổng hợp, báo cáo hoạt động Tổng cục, quan Tổng cục TDTT…hệ thống quy chế, quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức đơn vị Văn phòng quy chế làm việc Văn phòng Tổng cục kiện toàn, đầy đủ nhằm tạo đồng bộ, thống hoạt động tổ chức công tác Bên cạnh thành tựu đạt được, cơng tác Văn phịng cịn khơng tồn tại, hạn chế Sự hạn chế thể số phương diện khác như: hệ thống văn quy chế, quy định cần thay đổi phù hợp với thay đổi điều kiện làm việc, sở vật chất đại (Ví dụ cần có quy chế phù hợp với ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, phần mềm chữ ký số ); cần kiện toàn tổ chức văn phòng, đảm bảo hoạt động văn phòng khoa học hơn, hiệu phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước tình hình (Kiện tồn nhân phịng theo quy định pháp luật, tổ chức lại đầu mối thuộc văn phòng cho phù hợp) Đặc biệt cần quan tâm đến trình độ nguồn nhân lực làm cơng tác Văn phịng - người trung tâm, khơng có đội ngũ cơng chức, viên chức người lao động có chun mơn sâu, có tinh thần trách nhiệm cao, tận tâm, tận 23 tụy mục tiêu chung văn phịng, Tổng cục TDTT hoạt động Văn phịng khơng thể tốt Những u cầu cơng tác Văn phịng thời kỳ đẩy mạnh hội nhập kinh tế quốc tế, công tác cải cách hành chính, sở khoa học tổ chức hoạt động Văn phòng đòi hỏi Tổng cục Thể dục, thể thao cần có giải pháp đồng để hoàn thiện tổ chức hoạt động hiệu quả, thiết nghĩ cần có quan tâm Lãnh đạo Tổng cục, nhận thức đầy đủ, có trách nhiệm tổ chức hoạt động Văn phịng cơng chức, nhân viên; đầu tư xứng đáng cho cơng tác Vì vậy, cần đổi nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Tổng cục để giúp hoạt động quản lý nhà nước Tổng cục thể dục, thể thao ngày quy, chuyên nghiệp đại 24 ... TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO 2.1 Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Tổng cục Thể dục thể. .. luận văn - Hồn thiện lý luận chung văn phịng chất lượng cơng tác văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao - Kết luận văn đưa đánh giá chân thực thực trạng cơng tác văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao. .. cơng tác văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Tổng cục Thể dục thể thao Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CHẤT LƢỢNG CƠNG TÁC VĂN PHÕNG