Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa tin học trường đại học sư phạm – đại học đà nẵng

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KHOA TIN - - NGUYỄN THỊ TUYẾT ANH PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN KHOA TIN HỌC TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT Trang: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công nghệ thông tin xem ngành mũi nhọn quốc gia, đặc biệt nước phát triển Sự bùng nổ thông tin phát triển mạnh mẽ công nghệ, yêu cầu muốn phát triển phải tin học hóa vào tất ngành, lĩnh vực Quản trị liệu lĩnh vực quan trọng khoa học cơng nghệ cho phép tin học hố hệ thống thông tin quản lý đơn vị cách hiệu Hiện nhu cầu lưu trữ xử lý thông tin ngày lớn, vấn đề quản lý hồ sơ văn lưu trữ, văn đến, văn Nhưng hầu hết số quan, công việc quản lý hồ sơ văn cịn thủ cơng nên gây khó khăn cho người quản lý Thực tốt công tác điều hành, lưu trữ văn bản, giấy tờ điều kiện để thực cải cách thủ tục hành quan đơn vị Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu văn bản, giấy tờ có làm tốt hay không Thực tế khoa Tin học trường ĐHSP Đà Nẵng chưa có phần mềm chuyên biệt để quản lý văn Việc tìm kiếm văn cịn gặp nhiều khó khăn quản lý giấy tờ thủ công Hiện có số phần mềm quản lý văn phần mềm V-DOC công ty cổ phần giải pháp trực tuyến ATO, phần mềm quản lý văn Docman, phần mềm quản lý văn T-Doc Mỗi phần mềm có ưu điểm nhược điểm chúng như: V-DOC có nhiều tính ưu việt giá thành cao, phần mềm Docman sử dụng miễn phí cịn gặp lỗi tiếng việt cập nhật văn bản, chương trình tốn dung lượng máy nhiều Ngồi cịn có phần mềm quản lý văn ngôn ngữ C#, Pascal chưa hoàn thiện chức năng, giao diện chưa đẹp Chính lý tơi định chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn khoa Tin học trường Đại Học Sư Phạm – Đại Học Đà Nẵng” SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT Trang: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu ngơn ngữ lập trình Visual Basic, phần mềm quản lý Access, cách thức lưu trữ quản lý văn Từ xây dựng phần mềm quản lý văn cho khoa Tin học - trường Đại học Sư phạm Đà Nẵng theo tiêu chuẩn ISO, giúp cho việc quản lý dễ dàng hiệu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ quản lý văn - Ngơn ngữ lập trình Visual basic - Tổ chức quản trị sở liệu Nhiệm vụ nghiên cứu Để hồn thành khóa luận này, từ lúc bắt đầu tìm hiểu hình thành nên hệ thống thực tế hoàn chỉnh, cần thực giải số nhiệm vụ sau: - Tìm hiểu thực tế công tác quản lý văn thư lưu trữ khoa Tin tài liệu liên quan v.v… để có nhìn khái qt hệ thống - Tìm hiểu hệ thống theo chuẩn ISO - Thu thập liệu từ phận văn thư lưu trữ để hiệu chỉnh cho phù hợp với hệ thống - Đặc tả chức hệ thống - Tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thơng tin sơ đồ luồng liệu theo mức - Xây dựng hệ thống từ kết phân tích - Xây dựng chương trình Phương pháp nghiên cứu - Nghiên cứu lý thuyết: Thu thập phân tích tài liệu liên quan từ nguồn tri thức Internet, sách báo, thực tế từ phân tích hệ thống - Nghiên cứu thực nghiệm: Sử dụng ngôn ngữ Visual Basic để xây dựng chương trình quản lý cơng văn cho khoa Tin học SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT Trang: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Đề tài góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu hoạt động quản lý hệ thống văn bản, lẽ làm tốt công tác văn thư đảm bảo thơng tin thơng suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý Nếu khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác, soạn thảo văn đảm bảo ISO nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động khoa Tin nói riêng hoạt động quản lý nhà trường nói chung Nội dung đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận đề tài gồm chương: Chương 1: Nghiên cứu tổng quan Trong chương chúng tơi trình bày sở để thực đề tài như: Cơ sở liệu hệ quản trị sở liệu, ngôn ngữ lập trình Visual Basic ngơn ngữ truy vấn SQL Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống Dựa vào kiến thức học, nghiên cứu số tài liệu phân tích thiết kế hệ thống chúng tơi phân tích thiết kế hệ thống phương pháp có cấu trúc Phương pháp phân rã hệ thống lớn thành hệ thống đơn giản Sử dụng cơng cụ để phân tích như: Các sơ đồ chức năng, lưu đồ luồng liệu DFD, mơ hình liệu đặc tả tiến trình Chương 3: Xây dựng chương trình Từ việc sử dụng ngơn ngữ lập trình Visual Basic kết hợp với ngơn ngữ truy vấn SQL việc phân tích thiết kế chương trước xây dựng phần mềm quản lý cơng văn hồn thiện SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT Trang: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng Chương NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN Phần mềm xây dựng ngôn ngữ lập trình sở liệu Visual Basic hệ quản trị sở liệu Access 1.1 Cơ sở liệu hệ quản trị sở liệu 1.1.1 Khái niệm sở liệu (CSDL) Dữ liệu lưu trữ thiết bị lưu trữ theo cấu trúc để phục vụ cho nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác gọi sở liệu Hiện nay, phần lớn ứng dụng người ta thường sử dụng CSDL quan hệ Một CSDL gồm nhiều tập tin thiết kế theo cấu trúc định có quan hệ chặt chẽ với Mỗi tập tin CSDL gồm có thành phần sau: a Table (Bảng): Là thành phần CSDL, ghi nhận số liệu sở cần thiết sở liệu Có thể nói q trình xử lý liệu dựa liệu thô lưu trữ table Trong table, số liệu tổ chức thành cột dòng Mỗi cột ứng với mục liệu cần lưu trữ Khi thiết kế cột cho table ta ràng buộc điều kiện để Accsess kiểm tra ghi nhập vào khơng bị sai sót Chính nhờ bảng mà ta xây dựng nên mối quan hệ hệ thống (Relationship) b Query (Truy vấn) Query cơng cụ dùng để tính tốn xử lý liệu có table query khác có CSDL Select Query dạng query thường sử dụng Dạng cho phép ta lọc thông tin cần quan tâm từ nhiều bảng liệu khác CSDL SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT Trang: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng Ngồi cịn có query khác Update Query dùng để cập nhật liệu Crosstab Query dùng để tổng hợp số liệu Make table Query phục hồi liệu có sơ sót xảy cho table Append Query dùng để ráp nối liệu vào table c Form (Biểu mẫu) Phần hiển thị dành cho người sử dụng Form phải thiết kế đa dạng, đẹp tiện dụng để người sử dụng điều khiển cách dễ dàng khơng nhàm chán Trong Form chứa Form khác gọi Sub Form hay gọi Form cho phép lúc nhập liệu vào nhiều table khác Form dùng sửa đổi hay nhập liệu table, ngồi cịn chứa nút lệnh để thực thị chạy Query, xem hay in Report d Report (Báo biểu) Là đầu Access Dùng để in ấn hay thể báo biểu có nguồn gốc từ table hay từ kết Query nhiều hình thức trình bày phong phú đẹp mắt e Macro Tập hợp lệnh chọn, xếp hợp lý cho việc tự động hóa thao tác Macro xem cơng cụ lập trình đơn giản giúp cho công việc quản lý số liệu trở nên linh hoạt f Module (Đơn thể) Là phương tiện lập trình Access với ngơn ngữ Access Basic Nhờ mã Access VBA bạn tạo ứng dụng sở liệu hồn chỉnh có lệnh đơn, cơng cụ tùy biến tính khác 1.1.2 Khái niệm Hệ quản trị sở liệu Phần mềm cho phép nhiều người tạo lập, lưu trữ, cập nhật khai thác sở liệu gọi Hệ quản trị sở liệu (Database Management System DBMS) SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT Trang: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng Hệ quản trị CSDL chương trình dùng để quản lý sở liệu Chẳng hạn chương trình Access hệ quản trị CSDL để quản lý CSDL Access Thông thường tên hệ quản trị CSDL gắn liền với tên loại CSDL VD: CSDL Access ↔ Hệ quản trị CSDL Access, CSDL MySQL ↔ Hệ quản trị CSDL MySQL… 1.1.3 Các yêu cầu hệ CSDL Hệ CSDL phải đảm bảo yêu cầu sau: - Tính cấu trúc: Thơng tin CSDL phải lưu trữ theo cấu trúc định - Tính tồn vẹn: Các giá trị liệu lưu giữ tròn CSDL phải thỏa mãn số ràng buộc tùy thuộc vào hoạt động tổ chức mà CSDL phản ánh  Tính quán: Sau thao tác cập nhật liệu xảy cố trình cập nhật, liệu CSDL phải đảm bảo đắn  Tính an tồn bảo mật thơng tin: CSDL cần bảo vệ an toàn, phải ngăn chặn truy cập không cho phép phải khơi phục CSDL có cố phần cứng hay phần mềm  Tính độc lập: Vì CSDL phải phục vụ cho nhiều mục đích khác nên liệu phải độc lập với ứng dụng, không phụ thuộc vào mơt tốn cụ thể, đồng thời liệu phải độc lập với phương tiện lưu trữ xử lý  Tính khơng dư thừa: CSDL thường không lưu trữ thông tin trùng lặp thơng tin dễ dàng suy diễn hay tính tốn từ liệu có 1.1.4 Các chức hệ quản trị CSDL Một hệ quản trị CSDL có chức sau:  Cung cấp cách tạo lập CSDL: Thông qua ngôn ngữ định nghĩa liệu, người cung cấp khai báo kiểu cấu trúc thể lệ thông tin, khai báo ràng buộc liệu lưu trữ CSDL SVTH:Nguyễn Thị Tuyết Anh – Lớp 08SPT Trang: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn khoa Tin học trường ĐHSP – ĐH Đà Nẵng  Cung cấp cách cập nhật liệu, tìm kiếm, kết xuất thơng tin: Ngôn ngữ để người dùng diễn tả cập nhât hay tìm kiếm, kết xuất thơng tin gọi thao tác liệu Thao tác liệu bao gồm:  Cập nhật: Nhập, sửa, xóa liệu  Tìm kiếm kết xuất liệu  Cung cấp công cụ kiểm sốt, điều khiển việc truy cập vào CSDL 1.2 Ngơn ngữ công nghệ 1.2.1 Ngôn ngữ truy vấn SQL Ngơn ngữ SQL (Structured Query Language) hãng máy tính IBM phát triển vào năm 1970 Là ngôn ngữ có cấu trúc Ngơn ngữ SQL cung cấp công cụ truy vấn (query) nhằm cho phép người sử dụng đặt câu hỏi với liệu chứa bảng, liệu rút từ truy vấn có nguồn từ hay nhiều bảng khác Các thành phần SQL: a) Kiểu liệu: SQL có kiểu liệu sau: Integer, SmallInt, Decimal, Float, Char, Date, Logical, Varchar, LongVarchar Ngồi cịn có số kiểu liệu: Kiểu tiền tệ, kiểu văn bản, kiểu âm b) Các toán tử  Toán tử số học: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/)  Toán tử so sánh: >, =,