Bài giảng Quản lý dự án - Chương 5: Kết thúc dự án thông tin đến các bạn các vấn đề khi kết thúc dự án, quản lý về nhân sự, quản lý truyền thông, quản lý thông tin, quản lý chuyển giao quyền lực.
15/8/2014 Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Các vấn đề kết thúc dự án Quản lý nhân Quản lý truyền thông Quản lý thông tin Quản lý chuyển giao quyền lực GV: NGUYEN Thi Duc Nguyen, PhD 1 CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Các vấn đề cần lưu tâm Con người Truyền thông Thông tin Quyền lực CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN CuuDuongThanCong.com Các thành viên tổ dự án Lo lắng tương lai họ Giảm quan tâm nhiệm vụ lại Giảm động làm việc Khơng gắn bó với dự án lúc ban đầu Khách hàng dự án Giảm quan tâm mức độ tổng thể, bao quát Gia tăng quan tâm theo mức độ người vận hành dự án Gia tăng quan tâm chi tiết, kết dự án Thường tham gia họp dự án GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Dự án cần Xác định hoàn tất kết tồn đọng Kết thúc hợp đồng yêu cầu công việc Thanh lý tài sản Đối chiếu so sánh việc làm với liệu đề khứ Thực đảm bảo cam kết Nhà quản lý dự án cần nhận thức Quyền hạn nhà quản lý bị giảm • Nguồn lực, thời gian, ngân sách bị giảm Sự đồng ý, chấp thuận khách hàng bị giảm Số nhân viên dự án bắt đầu giảm Bốn nhân tố kết hợp với để tạo độc đáo tập hợp vấn đề địi hỏi phải có kỹ quản lý mức độ cao QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ Nhân quan tâm đến mục tiêu dự án, bắt đầu nghĩ đến mục tiêu dài hạn Câu hỏi thành viên tổ dự án Câu hỏi khách hàng Dự án có bị giải tán hay khơng? Dự án dự án kế tiếp? Khi họ rời khỏi dự án? Việc trở công việc cũ nào, có khơng? Khi vận hành dự án? Dự án vận hành yêu cầu mong muốn hay không? Dự án dự án kế tiếp? Những việc cần làm để kết thúc dự án? Những chuyên gia chủ chốt dự án chuyển QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ Khó khăn quản lý nhân giai đoạn kết thúc dự án Dự án cần trì đội ngũ nhân kinh nghiệm Nhân dự án thực tốt họ có chắn tính liên tục vị trí thuê mướn lao động tương lai Hướng giải vấn đề: Nhà quản lý dự án cần Động viên trì để người gắn bó với dự án Làm để khuyến khích người tự quản lý để hoàn thành nhiệm vụ Phải cung cấp đầy đủ thơng tin nguồn lực để hồn thành nhiệm vụ lại dự án CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG Nhà QLDA thành công: Đảm bảo cam kết nhiệt tình người có liên hệ với dự án trì động viên nhờ phân quyền cung cấp đủ nguồn lực Truyền thông hai chiều cách hiệu (effective two way communication) nhân tố quan trọng dẫn đến thành cơng dự án Truyền thơng q trình chiều Nhà quản lý dự án CuuDuongThanCong.com Mục tiêu, yêu cầu Tổ dự án, khách hàng Phản hồi quy trình, kết Trong giai đoạn kết thúc, nhà quản lý dự án cần phải đảm bảo luồng thông tin nhà quản lý dự án với tổ dự án với khách hàng GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 10 15/8/2014 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG Yêu cầu thêm khách hàng Lập kế hoạch huấn luyện cho nhân viên họ để tiếp nhận vận hành dự án Khảo sát nhu cầu để thích nghi điều chỉnh quy trình hệ thống vận hành Lập kế hoạch cho gia tăng NVL thô khác hay dự trữ sản phẩm Lập kế hoạch quảng cáo bán sản phẩm có dự án Nhu cầu thêm nhà QLDA Lập kế hoạch tái phân công nhân viên Đảm bảo kết thúc dự án theo trật tự Tập hợp tất thông tin cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ học kinh nghiệm thu từ dự án 11 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG Hướng giải quyết: Tổ chức họp thường xuyên để so sánh, đánh giá, rút kinh nghiệm – đóng gói dự án (wrapped up) Mở rộng tham dự bao gồm Tất thành viên tổ dự án (càng lúc dần) Mời nhân phía khách hàng: Nhân viên khách hàng có liên quan đến cơng việc cịn tồn đọng/sai sót… Tại họp này: Cho phép họp xem xét vấn đề chi tiết mà trước khơng xem xét, đề cập đến Phải có họp riêng nhà quản lý dự án tổ dự án Tổ chức họp với nhóm để thảo luận vấn đề nhóm: tái phân cơng, thay đổi nhiệm vụ thành viên… 12 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 QUẢN LÝ THÔNG TIN 13 QUẢN LÝ THÔNG TIN Vấn đề đặt giai đoạn cần thơng tin lại cần nó? Trong giai đoạn này: yếu tố cần lưu ý q trình quản lý thơng tin: Hầu tiền bạc tiêu dùng phân bổ Đa số kết hình thành Đa số nguồn lực sử dụng Trả lời câu hỏi là: Những CuuDuongThanCong.com thông tin cần giai đoạn cuối dự án: Xác định cơng việc cịn tồn đọng Ghi nhận lại chất thực kết Tạo tài liệu dự án Kiểm soát đạt so với đề GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 14 15/8/2014 QUẢN LÝ THÔNG TIN Hoạt động quản lý thơng tin nhằm Hồn thành dự án Đảm bảo khách hàng quản lý cách hiệu vận hành bảo trì thành dự án Thực kiểm toán thẩm định sau dự án 15 HOÀN THÀNH DỰ ÁN Để hoàn thành dự án (project completion) cần xác định: Những thực hiện? Những chưa hồn tất, cịn phải thực hiện? Muốn trả lời câu hỏi phải dựa vào: Nguồn tham khảo • Bản tiêu chuẩn & đặc trưng dự án • Hệ thống kiểm sốt thay đổi q trình thực dự án • Who, what, why thay đổi CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD Who: Ai người chịu trách nhiệm? What: Cái thay đổi? Why: Tại thay đổi? https://fb.com/tailieudientucntt 16 15/8/2014 HOÀN THÀNH DỰ ÁN Vấn đề liên quan đến công việc tồn đọng Thỏa thuận nhà QLDA khách hàng/chủ đầu tư chương trình hồn thành phần cơng việc cịn tồn đọng Thiết lập mục tiêu ưu tiên chương trình Khiến cho việc kết thúc dự án quản lý tốt có thứ tự bảng kiểm tra trình kết thúc dự án 17 BẢN KIỂM TRA QUÁ TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN Các hoạt động Ngày hoàn thành Người thực Bản dự án chi tiết A Thiết lập thay đổi dự án chi tiết B Xem & duyệt lại chi tiết Kế hoạch dự án A Ngày phân phát thực tế giấy tờ B Ngày hoàn thành thực tế giấy tờ C Tổ chức họp dự án cuối Tài A Thiết lập chi phí & trách nhiệm cuối B Chuẩn bị & phân phát báo cáo tài cuối Các u cầu cơng việc & hợp đồng A Kết thúc tất yêu cầu công việc & hợp đồng B Chuẩn bị báo cáo nhà thầu Các hoạt động công trường A Kết thúc hoạt động công trường B Chuyển nhượng trang thiết bị công trường Nhân A Cập nhật báo cáo nhân B Hồn tất việc phân cơng lại C Tổ chức họp đội ngũ dự án lần cuối Khách hàng A Hoàn tất bàn giao dự án Tổng quát A Hoàn tất báo cáo dự án 18 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 KIỂM TỐN SAU DỰ ÁN Kiểm định/kiểm tốn sau dự án (post project audit) Mục tiêu kiểm tốn sau dự án • Nhận tình trạng dự án • Nhận sai lầm tiềm ẩn dự án • Xem xét có cần thay đổi cách thức quản lý hoạch định dự án hay khơng 19 KIỂM TỐN SAU DỰ ÁN Kiểm định/kiểm toán sau dự án (post project audit) CuuDuongThanCong.com Mục tiêu kiểm toán khách hàng • Nhận dạng hồn thành kết dự án • Nhận dạng tồn đọng cần phải thực • Lý chi phí bị vượt q Mục tiêu kiểm tốn nhà QLDA • Xem xét chi phí hoạch định có đạt khơng? • Nhận dạng tính thích hợp kỹ thuật quản lý dự án • Nhận dạng công việc sử dụng tài sản dự án GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 20 10 15/8/2014 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN Kích thước, cấu trúc, trọng tâm báo cáo kiểm toán? Chi phí dự án Bản chất dự án Kết dự án Báo cáo kiểm tốn khơng phải báo cáo kế tốn chi phí Báo cáo sở cho hoạt động pháp lý khách hàng nhà QLDA Là sở cho phê chuẩn/ước lượng tương lai 21 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN Được thực lý cơng hài lòng kỹ thuật bên thứ Ở tổ chức lớn, DA có chi phí vốn cao, thẩm định thực phận độc lập chịu trách nhiệm đến quản lý cấp cao Xem xét toàn dự án từ giai đoạn khái niệm đến 2-3 năm sau hoàn thành Đánh giá giai đoạn đề cương dự án Đánh giá quản lý & thực dự án Đánh giá phù hợp với việc vận hành khách hàng đánh giá đáng giá kết dự án đạt so với hoạch định CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 22 https://fb.com/tailieudientucntt 11 15/8/2014 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN Giúp cải tiến thực dự án mặt tổ chức Ước lượng chi phí tốt dựa vào dự liệu khứ xác Đánh giá nhà thầu phụ tốt liệu cho hoạch định đánh giá rủi ro tốt Đánh giá nhà thầu phụ tốt công tác đánh giá giám sát cẩn thận Quản lý dự án tốt sử dụng công cụ tốt nhà quản lý có kinh nghiệm 23 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC 24 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 12 15/8/2014 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC Bản chất là: Chuyển giao quyền lực người quản lý dự án người vận hành dự án Trong giai đoạn kết thúc dự án, vai trò nhà quản lý dự án trở thành trọng tâm giai đoạn chuyển đổi từ: Đạt mục tiêu sang hoàn thành tất Giải vấn đề tổng thể sang hoàn thiện chi tiết Thiết lập & trì quyền hành sang giao phó chuyển giao quyền hành 25 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC Những khó khăn giai đoạn này: Những hoạt động cần có Một buổi lễ thức biểu thị chuyển giao quyền hành Giới thiệu vai trò nhà QLDA – vai trò nhà quản lý kết thúc dự án Điều kiện thành công CuuDuongThanCong.com Khách hàng gặp khó khăn chấp nhận chuyển đổi hành vi nhà quản lý dự án Nhà QLDA phải chịu đựng khó khăn chấp nhận chuyển đổi Hoạt động chuyển giao thực với kỹ chuyên nghiệp Phản ánh chất thực tế phần kết thúc dự án GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 26 13 15/8/2014 Summary。。。 Kết thúc dự án Project Closure/Termination • • Kết thúc dự án lúc dễ dàng! Các công việc kêt thúc thường tẻ nhạt! Qui trình kết thúc dự án(KTDA) Các hoạt động giai đoạn KTDA; CuuDuongThanCong.com Lập kế hoạch (kết thúc)- Developing a plan Tổ chức nhân _Staffing Truyền thông kế hoạch-communicating the plan Áp dụng kế hoạch –Implementing the plan GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 14 15/8/2014 Lập kế hoạch (kết thúc) Kế hoạch phải trả lời câu hỏi: WHAT: cơng việc cần thực để kết thúc? WHO: chịu trách nhiệm? WHEN: bắt đầu chấm dứt? HOW: bàn giao sản phẩm cách nào? Tổ chức nhân sự(TCNS) • Nếu dự án khơng chấm dứt đột ngột TCNS khơng phải vấn đề lớn • Nếu dự án chấm dứt đột ngột, nên tìm người khác kết thúc dự án • Nếu dự án kết thúc thành cơng, nên cho nhà QLDA biết công tác (dự án) để gia tăng lịng nhiệt tình CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15 15/8/2014 Truyền thông kế hoạch Cần truyền thông kế hoạch sớm để thành viên: -Chuẩn bị tâm lý chấp nhận dự án kết thúc -Chuẩn bị di dời/thay đổi công việc làm Lí tưởng nhất: thành viên biết trước cơng việc tới Ngược lại, họ lo lăng thăm dị cơng việc tương lai nên lơ cơng tác dự án, dẫn tới nguy trễ hạn Áp dụng kế hoạch CuuDuongThanCong.com Liệt kê danh sách cơng việc cần kết thúc: có cơng việc chính: Khách hàng chấp nhận sản phẩm Khóa nguồn lực để chuyển cho dự án khác Tái phân cơng thành viên dự án Đóng tài khoản kiểm lại hóa đơn tốn hết chưa Đánh giá đội dự án,thành viên dự án, nhà Quản lý DA Tổ chức lễ tổng kết, khen thưởng, tiệc chia tay GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 16 15/8/2014 Tổng thể trình QLDA Xây dựng phác thảo công việc Xác định DA Lập kế hoạch DA Tổ chức DA Công bố dự án Danh sách công việc Ước lượng Lập tài liệu dự án hoạt động QLDA Lập tổ dự án Lên lịch biểu Lên ngân sách Phân bổ tài nguyên Xác định cách làm lại khơng Kiểm sốt DA Quản lý DA Kết thúc DA Kết thúc DA Theo dõi QL tiến độ Phân tích khác biệt Lập KH lại? có Xác định sửa đổi cần thiết Thực sứa đổi Questions? 34 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 17 ... Nhà quản lý dự án CuuDuongThanCong.com Mục tiêu, yêu cầu Tổ dự án, khách hàng Phản hồi quy trình, kết Trong giai đoạn kết thúc, nhà quản lý dự án cần phải đảm bảo luồng thông tin nhà quản lý dự. .. 15/8/2014 QUẢN LÝ THÔNG TIN Hoạt động quản lý thông tin nhằm Hồn thành dự án Đảm bảo khách hàng quản lý cách hiệu vận hành bảo trì thành dự án Thực kiểm toán thẩm định sau dự án 15 HỒN THÀNH DỰ... https://fb.com/tailieudientucntt 12 15/8/2014 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC Bản chất là: Chuyển giao quyền lực người quản lý dự án người vận hành dự án Trong giai đoạn kết thúc dự án, vai trò nhà quản lý dự án trở thành