Giáo trình kĩ năng mềm

BỘ XÂY DỰNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG TP HỒ CHÍ MINH GIÁO TRÌNH KỸ NĂNG MỀM (Lưu hành mội bộ) Người biên soạn Th.s Phạm Thị Cẩm Lệ Th.s Hồ Quang Cẩm Nghĩa TP Hồ Chí Minh, năm 2020 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG MỀM Bài 1: KỸ NĂNG GIAO TIẾP Chương 1: Các khái niệm chung Các khái niệm 1.1 Khái niệm giao tiếp 1.2 Mơ hình giao tiếp Các yếu tố tác động đến trình giao tiếp 10 2.1 Hiểu hiểu người khác 10 2.2.Tạo ấn tượng ban đầu giao tiếp 14 Nguyên tắc giao tiếp 15 3.1.Những nguyên tắc truyền đạt thông tin 15 3.2 Một số nguyên tắc giao tiếp xã hội 17 Phong cách giao tiếp 22 4.1 Đặc trưng phong cách giao tiếp 23 4.2 Các loại phong cách giao tiếp 24 Chương 2: Các phương tiện giao tiếp 25 Giao tiếp ngôn ngữ 25 Giao tiếp phi ngôn ngữ 27 Chương 3: Các kỹ giao tiếp 33 Kỹ tự đánh giá thân 33 1.1 Tự đánh giá 33 1.2 Kỹ tự đánh giá sinh viên 33 Kỹ lắng nghe hiệu 35 2.1 Khái niệm nghe lắng nghe 35 2.2 Lợi ích việc lắng nghe 37 2.3 Các cấp độ nghe 37 2.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu lắng nghe 38 2.5 Kỹ lắng nghe hiệu 40 Kỹ đặt câu hỏi 42 3.1 Mục đích đặt câu hỏi 42 3.2 Phân loại câu hỏi 42 3.3 Những sai lầm đặt câu hỏi 44 3.4 Kỹ đặt câu hỏi hiệu 46 Kỹ viết email 48 4.1 Khái niệm 48 4.2 Vai trò email 49 4.3 Cấu trúc email 49 4.4 Cách viết email hoàn chỉnh 50 4.5 Những lỗi sử dụng email 51 Kỹ quản lý cảm xúc 54 5.1 Cảm xúc 54 5.2 Trí tuệ cảm xúc 55 5.3 Kỹ quản lý cảm xúc 56 5.4 Cấu trúc kỹ quản lý cảm xúc 57 5.5 Phương pháp quản lý cảm xúc 60 Bài 2: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 63 Chương 1: Các khái niệm chung 63 I Khái niệm 63 1.1 Nhóm 63 1.2 Khái niệm nhóm trưởng 63 1.3 Vai trị nhóm 63 Phân loại nhóm 64 2.1 Nhóm thức 64 2.2 Nhóm khơng thức 64 Ngun nhân khiến nhóm làm việc khơng hiệu 65 Xử lý xung đột nhóm 65 Các giai đoạn hoạt động nhóm 68 5.1 Giai đoạn hình thành 69 5.2 Giai đoạn xung đột 69 5.3 Giai đoạn ổn định 69 5.4 Giai đoạn phát triển 70 5.5 Giai đoạn kết thúc: 70 Các yếu tố hoạt động nhóm hiệu 70 Chương 2: Kỹ giải vấn đề 71 Vấn đề 71 Giải vấn đề 72 Những sai lầm giải vấn đề 72 Qui trình giải vấn đề 73 Một số kỹ thuật để giải vấn đề 78 Chương 3: Kỹ quản lý thời gian 81 Đặc điểm kỹ quản lý thời gian 81 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian 83 Ma trận quản lý thời gian 84 BÀI KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 86 Khái niệm 88 Các bước thuyết trình 88 2.1 Các bước chuẩn bị 88 2.1.1 Xác định mục tiêu 88 2.1.2 Xác định đối tượng 90 2.1.3 Chuẩn bị nội dung thuyết trình 92 2.1.4 Thiết kế slide thuyết trình 97 2.1.5 Chuẩn bị tâm lý 100 2.1.6 Chuẩn bị trang phục 102 2.1.7 Luyện tập 103 2.2 Tiến hành thuyết trình 106 2.3 Kết thúc thuyết trình 109 Kỹ thuật thuyết trình 110 3.1 Cách mở đầu ấn tượng 110 3.2 Cách diễn đạt nội dung 114 3.3 Cách kết thúc ấn tượng 122 3.4 Một số thủ thuật thuyết trình 124 3.5 Những điều cần tránh thuyết trình 135 Bài : KỸ NĂNG PHỎNG VẤN VÀ VIẾT CV 137 Mục đích 137 Các bước khởi đầu tìm việc 137 2.1 Tạo ấn tượng trước nhà tuyển dụng 137 2.2 Tìm hiểu thơng tin cơng ty 137 2.3 Xác định lực thân 138 2.4 Nhận diện thành tích kinh nghiệm thân 138 Cách thực hồ sơ vấn 138 Cách viết CV 140 Chuẩn bị vấn 141 5.1 Trước vấn 141 5.2 Trong buổi vấn 143 5.3 Sau buổi vấn 144 LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, việc sinh viên trường tìm kiếm việc làm, ngồi kiến thức chuyên ngành học, yếu tố nhà tuyển dụng đánh giá cao kỹ mềm Nhưng thực tế cho thấy, hầu hết sinh viên tốt nghiệp trường Đại học, Cao đẳng thiếu hụt kỹ mềm, điều dẫn đến việc tiếp cận thị trường lao động với sức cạnh tranh lớn trở nên khó khăn Chính tầm quan trọng nhu cầu này mà Nhà trường nhận thấy cần phải trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ mềm Với môn học này, sinh viên có kỹ cốt lõi giao tiếp, xử lý tính huống, rèn luyện cho sinh viên cách thức ứng xử chiến thuật sinh viên tham gia tuyển dụng Có thể nói, mơn kỹ mềm tương đối quan trọng sinh viên, hành trang vào đời thật ý nghĩa em Trước yêu cầu đòi hỏi thực tế kinh nghiệm hoạt động mình, nhóm tác giả biên soạn ”Giáo trình kỹ mềm” Chúng tơi hy vọng, sách nguồn cung cấp tri thức cở cho em sinh viên học môn kỹ mềm Chúng mong nhận góp ý chân thành từ quý bạn đọc Nhóm tác giả TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG MỀM Kỹ mềm giới quan tâm từ năm 1980 Trong suốt trình đào tạo người lao động, chuyên gia nhận thực tế kỹ nghề nghiệp nói chung kỹ làm việc người lao động chưa đủ để đáp ứng với địi hỏi thực tiễn Người lao động chưa tự tin trình làm việc Điều mà người lao động thường thiếu linh hoạt, sáng tạo ứng dụng học khả thiết lập quan hệ với đồng nghiệp cấp quản lý… Trên sở đó, thuật ngữ kỹ mềm xuất vấn đề nghiên cứu kỹ mềm phát triển kỹ mềm cho người lao động quan tân nhiều Có nhiều định nghĩa khác kỹ mềm, cho rằng: Kỹ mềm khả thiên mặt tinh thần cá nhân nhằng đảm bảo cho trình thích ứng với người khác, cơng việc nhằm trì tốt mối quan hệ góp phần hỗ trợ thực công việc cách hiệ quả.[5] Một số đặc điểm kỹ mềm: - Kỹ mềm yếu tố thuộc bẩm sinh người Kỹ mềm tồn bên “kỹ cứng”,hay kỹ chun mơn mang tính nghề nghiệp, kỹ mềm chủ thể trải qua nỗ lực, tập luyện phát triển cách đích thực, có biện pháp, phương pháp - Kỹ mềm khơng biểu trí tuệ cảm xúc Theo số quan điểm, kỹ mềm liên quan đến khả tương tác với người khác, liên quan đến trí tuệ cảm xúc, quan điểm không sai chưa thể đầy đủ hợp lý nội hàm kỹ mềm [5] Nếu kỹ mềm biểu trí tuệ cảm xúc việc sử dụng trí tuệ cảm xúc lại bao quát đầy đủ khơng thiết phải sử dụng thêm thuật ngữ kỹ mềm - Kỹ mềm hình thành đường trải nghiệm “nạp” kiến thức đơn Có thể nhận rằng, việc người rèn luyện nghề nghiệp yêu cầu đạo đức nghề nghiệp kỹ nghề theo mơ hình thao tác nghề nghiệp đạt sản phẩm ln ưu tiên Chính thế, kỹ đặc trưng nghề nghiệp thường ưu tiên đào tạo phát triển Những kỹ hỗ trợ cho nghề tạo điều kiện để vận dụng kỹ mang tính thao tác lại bỏ qn.Vì vậy, thiếu hụt kỹ mềm sinh viên người lao động xảy Các kiến thức số kỹ nghề cụ thể hình thành đường truyền đạt, cịn kỹ mềm khơng thể hình thành đường truyền đạt thơng tin lý thuyết hay kinh nghiệm mà hình thành đường trải nghiệm - Kỹ mềm góp phần hỗ trợ cho kiến thức kỹ chuyên môn mà đặc biệt “kỹ cứng” Trong công tác tuyển dụng người lao động, bên cạnh ký cứng mà ứng viên đạt được, nhà tuyển dụng quan tâm đến mttj số kỹ mềm Chìa khóa dẫn đến thành cơng thực người phải biết kết hợp hai kỹ cách hiệu - Kỹ mềm “cố định” với ngành nghề khác Mỗi ngành nghề khác có mơ hình kỹ nghề khác nhau, việc xác định kỹ nghề kỹ đặc trưng mang tính chun mơn – nghiệp vụ kỹ mềm chưa phân định rõ ràng Nhưng thực tế phủ nhận nghề nghiệp có kỹ nghề nghiệp kỹ hỗ trợ nghề nghiệp theo hướng giúp chủ thể thích nghi, dễ hịa nhập với môi trường, đương nhiên, nghề nghiệp khác khơng thể có kỹ mềm giống Bài 1: KỸ NĂNG GIAO TIẾP Chương 1: Các khái niệm chung Các khái niệm 1.1 Khái niệm giao tiếp Có nhiều cách phát biểu khác giao tiếp: Theo quan điểm nhà tâm lý học xã hội: giao tiếp thường xem q trình thơng tin bao gồm việc thực trì liên hệ cá nhân Theo từ điển Tâm lý học: Giao tiếp trình thiết lập phát triển tiếp xúc cá nhân, xuất phát từ nhu cầu phối hợp hành động Giao tiếp gồm hàng loạt yếu tố trao đổi thông tin, xây dựng chiến lược hoạt động thống nhất, tri giác tìm hiểu người khác Giao tiếp có khía cạnh khác giao lưu, tác động tương hỗ tri giác Theo Phạm Minh Hạc: Giao tiếp hoạt động xác lập vận hành quan hệ người - người để thực hoá quan hệ xã hội người ta với Bác sỹ Nguyễn Khắc Viện cho rằng: “Giao tiếp trao đổi người người thông qua ngôn ngữ nói, viết, cử Ngày nay, từ ngụ trao đổi thông qua giải mã, người phát tin mã hố số tín hiệu, người tiếp nhận giải mã, bên truyền ý nghĩa định để bên hiểu được” Tóm lại: Giao tiếp tiếp xúc tâm lý người với người, thơng qua người trao đổi với thông tin, cảm xúc, tri giác lẫn nhau, ảnh hưởng tác động qua lại lẫn 1.2 Mơ hình giao tiếp Có thể nói góc độ định giao tiếp hành vi truyền thơng Lẽ đương nhiên, góc độ Tâm lý học thi hành vi truyền thông truyền - Giải xung đột nảy sinh nội nhóm - Kiểm tra đánh giá thành viên tồn nhóm để xử lý cải tiến thân họ chức nhóm * Kỹ thảo luận thành viên phải: - Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể - Chuẩn bị nội dung, thu thập liệu liên quan đến nội dung thảo luận - Thái độ lắng nghe, tôn trọng ý kiến - Có bình đẳng chấp nhận lẫn thành viên - Biết khai thác nội dung cách đặt câu hỏi phù hợp kích thích suy nghĩ người - Biết điều động tham gia tích cực viên nhóm - Biết chi sẻ thơng tin, kinh nghiệm cho thành viên khác - Phát khác biệt, mâu thuẩn ý kiến, quan điểm giải - Nối kết ý kiến rới rạc thành hệ thống - Mục tiêu phải giải sau buổi thảo luận Chương 2: Kỹ giải vấn đề Cuộc đời chuỗi vấn đề cần giải quyết, chuỗi định cần phải ra.Chỉ dám đối diện giải trở nên độc lập, tự tin hồn thiện thânCó định mang lại kết thúc có hậu, có định khiến hối hận Vấn đề Vấn đề trạng thái có mâu thuẫn có khoảng cách thực tế mong muốn 71 Giải vấn đề Là trình xác định, phân tích nguyên nhân, lựa chọn giải pháp tối ưu, triển khai đánh giá giải pháp nhằm loại bỏ mâu thuẫn thực tế mong muốn để đạt mục đích đề Những sai lầm giải vấn đề a Phương pháp mò mẫm Thử Sai Thử cách xem…không rồi, thử cách khác coi sao…cũng khơng được! Chắc bỏ Ví dụ: Nộp hồ sơ xin việc đến Cty A (bị loại), Cty B (bị loại) rãi “truyền đơn” từ cty sang cty khác , mong “thần may mắn” mỉm cười Không dành thời gian kiểm tra lại hồ sơ xin việc b Tiếp cận theo lối mòn xã hội Mọi người làm vậy, nên làm Ví dụ: Khi lên thuyết trình, thường mở đầu mô tuýp quen thuộc mà người hay làm, sau nhìn vào slide báo cáo để đọc từ đầu đến cuối Để đạt điểm cao tạo ấn tượng với khán giả, đòi hỏi phải sáng tạo tham khảo cách thức trình bày c Một số nguyên nhân khác - Nơn nóng, vội vàng, chủ quan - Chưa tìm hiểu rõ nguyên nhân vấn đề - Bảo thủ độc đốn, ln cho - Chưa xác định vấn đề - Không lập kế hoạch cụ thể 72 - Thiếu lập trường, hay ba phải Qui trình giải vấn đề a Xác định vấn đề Khi chủ thể chưa nhận vấn đề tức chủ thể chưa có hành động thực chưa biết vấn đề gặp phải Để sớm nhận vấn đề địi hỏi chủ thể có nhiều kinh nghiệm, tri thức kỹ Đặc biệt, công việc, yếu tố quan trọng để nhận vấn đề kinh nghiệm kinh nghiệm cho chủ thể biết chuyện đáng lo ngại lại bỏ qua khơng có khả chuyển thành vấn đề Nếu: - Xác định vấn đề tìm giải pháp - Xác định sai vấn đề giải vấn đề khơng có thực - Bế tắc giải khơng vấn đề * Khi có vấn đề xảy ra, ln đặt câu hỏi: - Vấn đề tơi gì? - Chuyện xảy ? - Đó có vấn đề tơi hay khơng? - Vấn đề có đáng phải giải khơng? - Tơi có phải đích thân giải nó? * Mơ tả ngắn gọn vấn đề tồn tại: - Nó xảy từ nào? - Nó xảy đâu? - Nó xảy lần? - Nó có ảnh hưởng tới ai, tới điều gì? - Có đặc biệt hay khác biệt vấn đề 73 b Phân tích ngun nhân Khi chủ thể có vấn đề, chủ thể phải nhận người giải Muốn giải triệt để vấn đề phải tìm nguyên nhân sâu xa vấn đề * Dùng biểu đồ xương cá Biểu đồ xương cá, hay gọi biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ nguyên nhân kết - Biểu đồ xương cá dùng để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến phát sinh vấn đề - Có thể giúp ta tìm ngun nhân nguyên nhân phụ vấn đề Các bước tiến hành: Liệt kê vấn đề đầu cá Viết nguyên nhân vào nhánh xương sườn Viết nguyên nhân phụ vào nhánh xương * Phương pháp whys Whys phương pháp dùng câu hỏi “Tại sao” liên tục để giúp ta thấy nguyên nhân gốc vấn đề mà ta cần tìm 74 Thơng thường, câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao” gợi câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” thứ hai, thứ ba tìm gốc rễ vấn đề Ưu điểm: Nhanh chóng tìm nguyên nhân gốc vấn đề Dễ ứng dụng lúc nơi, vấn đề VVNhanNhahóng tìm nguyên nNNNh VVân ấn đề Ví dụ: Tại đường xá TP.HCM thường ngập lụt mưa lớn? -> Vì nước khơng thể - Tại nước khơng thể được? -> Vì cống rảnh nước bị nghẹt - Vì cống rảnh bị nghẹt? 75 -> Vì người dân xả rác vào khu cống rãnh dẫn đến việc nước khơng thể Vì người dân xả rác vào cống rãnh? -> Vì ý thức người dân cịn có nhiều hộ buốn bán xả thải thẳng xuống cống - Vì ý thức người dân hộ buôn bán cịn kém? ->Vì chưa tun truyền chưa có hình thức kỷ luật với trường hợp c Đưa giải pháp Dựa phân tích trên, chủ thể liệt kê giải pháp thực Việc liệt kê phương án có giá trị quan trọng làm tiền đề để lựa chọn giải pháp tốt Do vậy, giai đoạn này, nhiruf phương án đưa ra, hội lựa chọn phương án tối ưu cao Muốn có nhiều giải pháp sáng tạo, bạn cần: - Sẵn sàng tiếp thu ý kiến - Chấp nhận rủi ro - Kêu gọi người khác tham gia - Chấp nhận phê bình d Lựa chọn giải pháp tối ưu Chủ thể phải tiến hành phân tích ưu khuyết điểm, rủi ro phương án lựa chọn phương án tối ưu Phương án tối ưu phương án chứa nhiều ưu điểm nhất, rủi ro nhất, phù hợp với hoàn cảnh khả thực thi chủ thể Nếu bạn chọn giải pháp sai đồng nghĩa với việc vấn đề bạn rơi vào bế tắc! e Triển khai kế hoạch hành động Đây khâu vô quan trọng, vấn đề phát sinh thêm xuất giai đoạn 76 Mọi thứ chuẩn bị hoàn tất, nhiệm vụ bạn bắt tay vào thực giải pháp mà bạn chọn Áp dụng quy tắc Smart: Specific - cụ thể, dễ hiểu Measurable – đo lường Achievable – vừa sức Realistics – thực tế Timebound – có thời hạn f Đánh giá kết Sau thực thi giải pháp, chủ thể cần kiểm tra xem cách giải có thành cơng mong đợi hay khơng? Cũng có tạo ảnh hưởng không mong đợi không? Đồng thời yêu cầu quan trọng rút kinh nghiệm cho lần sau Hoặc đặt trường hợp, vấn đề chưa giải chủ thể phải thực lại từ bước để giải vấn đề Trong trình đánh giá, phải trả lời câu hỏi: - Có thành cơng mong đợi hay khơng? - Có phát sinh thêm vấn đề khác hay khơng? - Có mắc phải sai lầm giải vấn đề - Những học rút cho vấn đề khác gì? - Đánh giá dựa vào mục tiêu - Giải pháp đáp ứng mục tiêu mức độ nào? - So sánh với tiêu chuẩn - Những tiêu chuẩn đặt có tuân thủ? - Đánh giá lượng hố - So sánh tiêu chí trước sau thực - Xem xét phương diện rộng - Điểm mạnh, điểm yếu 77 - Hiệu ứng không mong đợi giải pháp - Chi phí phát sinh Một số kỹ thuật để giải vấn đề a Phương pháp cơng não Cơng não hay cịn gọi Brainstorming tạo để tìm ý tưởng làm việc theo nhóm , nhằm giải vấn đề sáng tạo (được miêu tả sách “Applied Imagination” Alex F.Osborn Tạo nhiều ý tưởng cho vấn đề (liệt kê nhiều đáp án tốt tập trung theo quy tắc định Huy động ý tưởng mẻ, độc đáo chủ đề -> lốc ý tưởng 1.Vấn đề công não phải rõ ràng, chuẩn mực hướng tới giải pháp hiệu -> suy nghĩ thật kỹ 2.Tập trung vào vấn đề (tập kích não), tránh ý kiến lạc hướng -> Thu thập tất quan điểm & ý kiến 3.Tiến hành đưa ý tưởng cách thoải mái, tự 4.Tuyết đối cấm hình thức phê bình, trích Tạo khơng khí thân thiện để phát triển ý tưởng Khuyến khích tinh thần tích cực thành viên Đề ý tưởng không quen thuộc đặt câu hỏi để làm rõ Bước 1: Lựa nhóm trưởng(điều khiển) thư ký Bước 2: Xác định vấn đề hay ý kiến tập kích Phải làm cho thành viên hiểu thấu đáo đề tài công não Bước 3: Thiết lập “quy tắc” cho buổi tập kích Bước Bắt đầu tập kích não – nhiều ý tưởng tốt 78 Bước Đánh giá câu trả lời (loại bỏ ý kiến không phù hợp, câu trùng lặp…) Ưu điểm: - Không hạn chế số người - Ứng dụng trường hợp mặt địa lý (mạng internet…) dụng cụ đơn giản - Ý tưởng đa dạng - Tôn trọng ý kiến - Kích thích động , sáng tạo Nhược điểm: - Điều hành không hợp lý nhiều thời gian nhóm - Quy tắc khơng nghiêm chỉnh gây bất đồng ý kiến b Sáu nón tư Cách thức giúp chủ thể có NHIỀU góc nhìn MỘT đối tượng Đặc điểm: - Cá nhân nới rộng suy nghĩ - Chọn nón thích hay muốn - Các ý kiến khơng có mức thống trị tuyệt đối - Chiếc nón có giá trị định hướng * Các bước tiến hành: + Bước 1: Thu thập thơng tin • Chúng ta cần có thơng tin gì? • Những thơng tin biết?, cịn thiếu? • Làm cách để tìm thơng tin thiếu đó? + Bước 2: Đưa giải pháp 79 • Ý tưởng, phương án, khả • Tư sáng tạo, cởi mở • Có thể làm khác trường hợp này? + Bước 3: Đánh giá ý kiến Mặt tích cực: • Đâu mặt tích cực vấn đề này? • Vấn đề có khả thực khơng? • Những lợi ích dùng giải pháp gì? Mặt tiêu cực • Các khó khăn, điểm yếu, mối nguy • Tiên lượng tình xấu • Những nguy hiểm, rắc rối xảy ra? + Bước 4: Cảm xúc, cảm giác chủ quan • Cảm giác bạn lúc gì? • Trực giác bạn mách bảo điều gì? • Bạn thích hay khơng thích vấn đề này? + Bước 5: Tổng kết kết thúc • Xác định lại trọng tâm mục đích thảo luận • Tập hợp ý kiến, tóm tắt, kết luận lập kế hoạch hành động * Lưu ý: - Chọn nhóm trưởng nêu yêu cầu có liên quan - Chọn vấn đề cần góp ý - Yêu cầu chọn nón - Tiến hành theo đặc điểm loại nón 80 - Thu thập thông tin đa chiều tinh thần chia sẻ - Tổng kết, rút kinh nghiệm cho vấn đề cần giải Chương 3: Kỹ quản lý thời gian Theo tài liệu khác cẩm nang quản lý, đặc biệt nghệ thuật quản lý thời gian, thời gian xem phương tiện để người hoạt động sử dụng nod để đạt mục đích Thời gian tồn người người quản lý sử dụng Quản lý thời gian trình làm chủ, xếp, sử dụng thời gian cách khoa học nghệ thuật.[4] Vậy,Thời gian đại lượng đo lường biến đổi vật chất, công cụ dùng để đánh giá trải nghiệm người sống (sự trải nghiệm không lặp lại) Quản lý thời gian khả sử dụng thời gian cách hiệu nhằm đạt mục đích thơng qua việc lên kế hoạch, tổ chức kiểm tra việc sử dụng thời gian cách tối ưu” Đặc điểm kỹ quản lý thời gian Quản lý thời gian thực chất trình lập kế hoạch sử dụng thời gian Không thể phủ nhận thời gian tài sản vô giá, việc lập kế hoạch sử dụng thời gian đặc điểm để sử dụng thời gian hiệu hay quản lý thời gian cách khoa học Việc lên kế hoạch sử dụng thời gian tốn khó u cầu tối quan trọng người có khả “quản lý” Thực chất việc lập kế hoạch sử dụng thời gian cân tài sản người có loại quỹ người cần đầu tư Giải hai vế toán cách cân nghĩa kế hoạch sử dụng thời gian giải quyết.[5] 81 Quản lý thời gian trình tổ chức sử dụng thời gian hiệu Việc sử dụng thời gian hay quản lý thời gian dựa tảng việc triển khai trình sử dụng thời gian Đó thao tác cụ thể hóa việc thực thi kế hoạc xác lập Những biểu đặc điểm cho thấy chủ thể quản lý thời gian phải tổ chức việc sử dụng thời gian cho thật hiệu thông qua thao tác sau: ý đến chế độ sinh học sử dụng mốc thời gian, biết chia nhỏ kế hoạch dài hạn thành chương trình hành động ngắn hạn thực thi tuần tự, xử lý cơng việc khó xử lý phần nhỏ mà khơng cố cơng giá để đạt nó, ln phân biệt hay phân cấp công việc không hiệu thời gian để có định hướng thích ứng, ln biết kiểm tra lại kế hoạch cập nhật lại kế hoạch cần thiết [5] Quản lý thời gian trình giám sát kiểm tra kế hoạch thực tế sử dụng thời gian Việc lập kế hoạch tổ chức thực sử dụng thời gian hiệu thực hiệu chủ thể biết giám sát kiểm tra việc sử dụng thời gian cách nhiêm khắc tối đa Việc giám sát trước hết địi hỏi bạn phải có thái độ nghiêm khắc với nghiêm túc với góp ý người giám sát Để thực việc giám sát cần ý biểu hiện: tâm đến việc kiểm tra xem ngày, tuần kế hoạch thời gian thực nghiêm túc mức độ Ngoài ra, dành khoảng thời gian để thực việc kiểm tra kế hoạch đánh giá khả thực kế hoạch Đương nhiên, liên quan với việc giám sát se có hành động tự đánh giá để trách phạt khen thưởng cho thật cụ thể rõ rang Việc giám sát thực thi công cụ người khác Nếu nhận “nhắc nhở” hay tín hiệu cơng cụ thực nghiêm túc thân yêu cầu việc giám sát địi 82 hỏi phải có bước kiểm tra xem việc thực nhắc nhở công cụ Nếu nhận lời góp ý, phê bình người giám sát phải nghiêm túc đón nhận nên dành khoảng thời gian để tổng kết tóm lược góp ý người giám sát người hướng dẫn sẻ chia [5] Nguyên nhân gây lãng phí thời gian a Tính “Cẩu thả”: - Bạn cố gắng hồn thành kiểm tra tiến độ công việc - Không vội vàng, cẩu thả để không thời gian sửa chữa b Điệp khúc “từ từ” Bạn cần: - Làm - Làm việc quan trước - Làm chút - Tự nhắc nhở mục đích đề - Đặt “giờ bắt đầu” “giờ kết thúc” c Nói chuyện phiếm Bạn cần: - Sắp xếp ý tưởng cần bàn luận - Lắng nghe cẩn thận - Vào thẳng vấn đề, nói “khơng” cần thiết - Làm chủ tình hình, kết thúc cần thiết d Khơng biết nói “khơng” Bạn cần: - Tìm cách nói “khơng” cách lich - Bắt đầu nói “khơng” với đề nghị nhỏ - Nói “khơng” việc chẳng quan trọng 83 - Nói “khơng” trách nhiệm bạn - Hỏi: có khác làm việc khơng? Ma trận quản lý thời gian III I- Quan trọng – Khẩn cấp II- Quan trọng – Không khẩn cấp III- Không quan trọng – Khẩn cấp IV- Không quan trọng – Không khẩn cấp Bạn cần: Bước 1: Liệt kê tất công việc cần làm 84 Bước 2: Phân loại cơng việc thành nhóm dựa tiêu chí khẩn cấp quan trọng, đưa vào ma trận quản trị thời gian Bước 3: Bố trí thời gian cách giải cơng việc thích hợp cho nhóm Quản lý thời gian theo cơng thức: S.M.A.R.T S -Specific: Cụ thể, rõ ràng dễ hiểu; M -Measurable: Đo đếm được; A- Achievable: Có thể đạt khả mình; R -Realistic: Thực tế, không viễn vông; T - Time bound: Thời hạn để đạt mục tiêu đề rahạnhạn để đạt mục tiêu vạch 85 ... soạn ? ?Giáo trình kỹ mềm? ?? Chúng tơi hy vọng, sách nguồn cung cấp tri thức cở cho em sinh viên học môn kỹ mềm Chúng mong nhận góp ý chân thành từ quý bạn đọc Nhóm tác giả TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG MỀM... cứu kỹ mềm phát triển kỹ mềm cho người lao động quan tân nhiều Có nhiều định nghĩa khác kỹ mềm, cho rằng: Kỹ mềm khả thiên mặt tinh thần cá nhân nhằng đảm bảo cho q trình thích ứng với người... việc cách hiệ quả.[5] Một số đặc điểm kỹ mềm: - Kỹ mềm yếu tố thuộc bẩm sinh người Kỹ mềm tồn bên “kỹ cứng”,hay kỹ chun mơn mang tính nghề nghiệp, kỹ mềm chủ thể trải qua nỗ lực, tập luyện phát