Kĩ năng thuyết trình

BÀI KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Trong sống, dù bạn ai, làm nghề gì, chọn sống bạn khơng thể tránh khỏi việc sử dụng ngơn ngữ Nói cách để thể thân, suy nghĩ, quan điểm, tư tưởng, khao khát, mong muốn Những có lợi trình bày có nhiều hội thành công vấn đề Các doanh nghiệp nhận thấy rằng, thị trường mà tính chất cạnh tranh trở nên liệt nay, giỏi kỹ trình bày, người bật đám đơng Kỹ trình bày hay thuyết trình cần thiết cho sinh viên cần phải trình bày trước lớp, báo cáo cơng trình nghiên cứu khoa học hay khóa luận tốt nghiệp… Các nhà tâm lý học nghiên cứu cách người trưởng thành học hỏi khám phá người trưởng thành học kỹ cách qua trình gồm giai đoạn, thuyết trình khơng phải ngoại lệ Để thực trở thành diễn giả, bạn cần phải qua tồn q trình sau: Thiếu lực vô thức Giai đoạn thiếu lực vô thức giai đoạn bạn khơng biết điều Nếu bạn hỏi rằng: “Bạn thấy thuyết trình khơng?” Câu trả lời bạn lúng túng bạn chưa thuyết trình trước bạn khơng biết có khó hay khơng Có thể bạn nói: “Ồ, chẳng khó đâu tơi nói với bạn bè mà không chuẩn bị dễ dàng cho nói trước khán giả giống vậy.” Thiếu lực có ý thức Sau lần thuyết trình đầu tiên, bạn nghĩ rằng: “Ơi, khó tưởng Tâm trí trở nên trống khơng vào lúc cần nhất, khơng nghĩ câu nói cho hợp lý, ấp úng cảm thấy thật khốn khổ sân khấu.” Đây giai đoạn thiếu lực có ý thức, giai đoạn lúc bạn nhận điều khơng biết Chỉ bước vào giai đoạn thiếu lực có ý thức, 86 bạn tìm thấy nguồn lực để học kỹ Chẳng hạn, bạn định đăng ký khóa học, mua sách xin lời khuyên từ người bạn giàu kinh nghiệm Đủ lực có ý thức Sau đọc xong tài liệu này, bạn đạt tới cấp độ đủ lực có ý thức Bạn ý thức kỹ thuật giúp bạn trở thành diễn giả thuyết trình giỏi Khi bạn bước lên sân khấu thực chiến lược mới, bạn nhận thấy kết đồng thời vấp phải nhiều thất bại Có thể bạn phải vật lộn để nhớ lại kỹ thuật đôi lúc bạn thực kỹ thuật cách vụng Cấp độ đủ lực có ý thức cấp độ nguy hiểm Nếu bạn để mặc cho kỹ dừng lại cấp độ này, thời gian trơi qua, bạn qn hết tất kiến thức bạn đạt quay lại cấp độ trước bạn đọc tài liệu trước bạn thử kỹ thuật Để thành thạo thuyết trình hay thành thạo kỹ khác, bạn cần phải đưa đến cấp độ đủ lực vô thức Đủ lực vô thức Sau bạn luyện tập kỹ kỹ thuật thuyết trình mà bạn học được, chúng trở thành phần bạn Bạn không cần nhớ lại điều bạn đọc, bạn nắm chúng cấp độ tiềm thức, thuyết trình trở nên tự nhiên y bạn chải hay Thử hình dung bạn nhận thấy mắt khán giả họ thích nói bạn bạn khơng tốn q nhiều cơng sức để thực Bạn thấy nào? Để đạt điều bạn cần luyện tập, đưa kỹ thuyết trình tới cấp độ đủ lực vô thức Bài cung cấp nội dung kỹ thuyết trình nhằm giúp bạn sinh viên tự rèn luyện hướng đến nơi bạn muốn kỹ nhỏ 87 Khái niệm Thuyết trình (hay cịn gọi diễn thuyết) trình trình bày vấn đề theo cách thức thuyết phục kỹ thuật định nhằm đạt mục đích cụ thể Kỹ thuyết trình khả cá nhân trình bày vấn đề trước nhiều người Các bước thuyết trình Xét theo trình tự thời gian, thuyết trình gồm ba bước: chuẩn bị, tiến hành kết thúc 2.1 Các bước chuẩn bị Chất lượng thuyết trình bạn phụ thuộc nhiều vào cơng sức chuẩn bị trước Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo khiến cho thuyết trình trở thành cơng việc mang tính chủ động Chuẩn bị chìa khóa then chốt dẫn đến thành công Bạn cần nghiêm túc đầu tư thời gian cơng sức để tra cứu, tìm hiểu, nhằm nắm rõ chủ đề trình bày để bảo đảm hồn tồn tự nhiên hợp lý Thiếu chuẩn bị, xem buổi nói chuyện hay thuyết trình bạn thất bại từ đầu Càng chuẩn bị kỹ lưỡng bạn yên tâm Theo số nghiên cứu, việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp làm giảm đến 75% cảm giác run sợ đứng nói trước nhiều người 2.1.1 Xác định mục tiêu Hãy tưởng tượng bạn xây nhà mà vẽ mà tính tốn để mua vật tư thứ khác được? Trong sống khơng thể làm việc khả quan khơng có mục tiêu cụ thể Thuyết trình vậy, xác định mục tiêu thuyết trình phải công việc quan trọng Mục tiêu thuyết 88 trình cần xác định rõ ràng, kỹ không phép chủ quan để nội dung hướng, tránh bị lan man, rời rạc, thiếu sức thuyết phục Đôi lúc, người thuyết trình lại coi nhẹ điều hiển nhiên đó, dẫn đến hệ sau kết thúc thuyết trình người nghe khơng hiểu rõ, hiểu đồ người nói Hiện nay, với hàng triệu chương trình hội nghị, hội thảo ln sẵn có cho – trực tiếp internet – thuyết trình bạn khơng tạo bật thiếu thơng điệp rõ ràng, có ý nghĩa có sức ảnh hưởng mạnh mẽ Nếu bạn đơn giản đưa thông điệp khô khan, không chạm tới vấn đề cốt lõi, bạn thất bại Mục tiêu bạn cần tập trung hướng đến ích lợi cho người nghe Để xác định mục tiêu thuyết trình bắt đầu cách tự hỏi: “Tơi muốn thính giả đạt làm sau buổi thuyết trình?” Nói cách khác, bạn muốn mang đến điều cho người nghe qua thuyết trình? Thơng điệp cốt lõi bạn muốn họ nắm vững gì? Bạn muốn kêu gọi họ thực hành động cụ thể nào? Một nắm rõ mục tiêu thuyết trình việc soạn nội dung, cấu trúc, chọn lọc ý tưởng, kiện, số, hình ảnh, câu chuyện để đưa vào thuyết trình dễ dàng nhiều Dựa mục tiêu mình, người trình bày thiết lập mục tiêu cụ thể cho thuyết trình Mục tiêu cụ thể thuyết trình phải đảm bảo yêu cầu SMART sau: – Cụ thể, rõ ràng (Specific) – Có thể đo đếm (Measurable) – Có thể đạt (Attainable) – Phù hợp thực tiễn (Realistic) – Thời hạn thực (Time bound) 89 Bài thuyết trình phải phù hợp với thính giả cụ thể, phải đạt mục tiêu ban đầu, không làm thời gian người nghe, cấu trúc thuyết trình tốt, thực thuyết trình lơi hấp dẫn 2.1.2 Xác định đối tượng 2.1.2.1 Diễn giả Một phần trình biến thân trở thành người diễn thuyết thoải mái động bảo đảm bạn biết hiểu rõ điều mà bạn trình bày Thiếu hiểu biết khiến bạn lo lắng khơng chắn bạn trình bày vấn đề Thơng thường người nghe có hiểu biết định chủ đề mà bạn trình bày, bạn không nắm vững vấn đề người nghe dễ nhận “lỗ hỏng” Để lượng giá thân trả lời hai câu hỏi sau: - Mình có đủ thơng tin chủ đề khơng? - Mình có phù hợp để nói vấn đề không? Cần cân nhắc thật kỹ trước thuyết trình chủ đề khơng phù hợp với Chẳng hạn bạn cịn trẻ tuổi mà thuyết trình chủ đề “Nghệ thuật gìn giữ hạnh phúc nhân” trước người có gia đình thật khập khiễng Điều kỳ diệu xảy bạn gói gọn phần thuyết trình vào chủ đề bạn say mê Càng say mê ý tưởng trình bày, bạn có sức mạnh dễ đưa cảm xúc vào nói mình, đó, cảm giác sợ hãi hay lo lắng cháy rụi lửa đam mê bạn Bạn tự động xây dựng nên lập luận thuyết phục Những câu chuyện dễ dàng tuôn Và cách bạn truyền tải tự đến sau suy nghĩ Các bậc phụ huynh nói chuyện hàng Họ kể hết chuyện đến chuyện khác với hào hứng không ngớt Nếu bạn tâm huyết với chủ đề mình, lượng bạn truyền sang người khác không lâu sau đó, tất người hàng ghế khán giả trở nên hào hứng Họ nghĩ: “ồ, hẳn phải có đặc biệt chủ đề diễn 90 giả hào hứng Mình nên lắng nghe xem.” Ngược lại, khán giả nhận thấy bạn thờ ơ, họ trở nên chán chường lãnh đạm, y bạn Vì nói chủ đề mà bạn hào hứng với nói sinh lực nhiệt huyết Khi lượng hào hứng lan khắp phịng, lúc ma thuật hiệu nghiệm bạn pháp sư 2.1.2.2 Khán giả Người xưa có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng” Thành cơng thuyết trình khơng phụ thuộc vào yếu tố chủ quan người thuyết trình mà phụ thuộc vào yếu tố khán giả Phân tích khán giả giúp người thuyết trình có giải pháp hữu hiệu, phù hợp cho thuyết trình Càng hiểu khán giả người thuyết trình tự tin thuyết trình đáp ứng nhu cầu, mong đợi, mức độ nhận thức họ Những thông tin đặc điểm cá nhân giới tính, độ tuổi, giai cấp, trình độ, nghề nghiệp, tơn giáo, quan điểm trị… giúp cho người thuyết trình xác định cách soạn nội dung, phong cách trình bày, phương pháp tiếp cận phù hợp với đối tượng Bạn dễ dàng khai thác vấn đề mà người nghe thích thú, quan tâm, tránh tình trạng “lỗi nhịp” nói chuyện kinh doanh cho nhóm người chun làm cơng tác thiện nguyện Khi đứng trước khán giả học, suy nghĩ, lời lẽ bạn bóng bảy trừu tượng khán giả chán nhiêu Các trị gia hiểu rõ điều nên lời lẽ họ thông thường mà lôi đám đông Bạn cần biết khán giả tự nguyện tham gia, quan tâm đến chủ đề này, hay họ tham dự bị ép buộc? Số lượng khán giả nhiều hay ít? Tùy vào số lượng người nghe để có cách chuẩn bị, tổ chức trình bày phù hợp Buổi thuyết trình trước nhóm người phòng họp nhỏ chắn khác với buổi thuyết trình hội trường lớn với trăm khán giả tham dự 91 Theo nhà tâm lý học Abraham Maslow, tất người có nấc thang nhu cầu xếp từ mức độ đến mức độ cao: Nhu cầu thể lý (physiological), nhu cầu an tồn (safety), nhu cầu giao lưu tình cảm trực thuộc (love/belonging), nhu cầu quý trọng, kính mến (esteem), nhu cầu tự thể thân (self - actualization) Để truyền tải ý tưởng đến người nghe, bạn phải triệt để khai thác bậc thang nhu cầu đó, chúng yếu tố định việc họ có thái độ hưởng ứng thích thú với bạn trình bày hay khơng 2.1.3 Chuẩn bị nội dung thuyết trình 2.1.3.1 Bố cục thuyết trình Về bản, thuyết trình tốt cần có ba phần Đầu bài: Giới thiệu nói Thân bài: Nói hứa nói Kết luận: Tóm lại nói Mở đầu để lơi người nghe? Thân trình bày gì, có chặt chẽ phù hợp giúp người nghe hiểu vấn đề mà ta muốn nói? Kết luận để vào lòng người thúc giục hành động? TS Phan Quốc Việt ví cấu trúc thuyết trình “cái đinh” cứng cáp sắc nhọn với phần mở đầu mũi đinh, nội dung thân đinh kết luận mũ đinh Phần mở đầu giống mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn xuyên qua lớp gỗ đầu tiên, phần phải sắc sảo để đạt hai mục tiêu chính: - Tạo bầu khơng khí ban đầu, thu hút ý, giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái chăm lắng nghe cách làm quen, giới thiệu thân, khen ngợi khán giả… - Giúp người nghe chuẩn bị sẵn sàng đón nhận nội dung cách nêu tổng quát ý tưởng trình bày 92 Phần thân giống thân đinh Thân đinh cần chắn, có độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Phần phải giúp người nghe hiểu rõ nội dung trình bày cách kết hợp chặt chẽ thể được: - Vấn đề tính cần thiết - Giải pháp ý tưởng - Các chứng thuyết phục - Những lợi ích cho người nghe - Định hướng hành động việc làm cụ thể Phần thân phân chia thành đoạn nhỏ để người nghe dễ tiếp thu chúng phải liên kết chặt chẽ với cần phân bổ thời gian cho hợp lý Phần kết luận giống mũ đinh Hai mảnh gỗ kết dính chặt chẽ vào đinh khơng có mũ Người nghe khơng thể nhớ hết nội dung thuyết trình khơng có kết luận Một nói dù chuẩn bị kỹ từ trước lúc trình bày cần có thay đổi cần thiết, cắt giảm cho phù hợp với tình hình thực tế buổi trình bày hơm đó, thích hợp với phản ứng người nghe Cho nên, thông minh bạn nên chuẩn bị hai hay ba phần kết khác để phần kết chưa phù hợp với bối cảnh thực tế có phần kết khác để trình bày Giống cú đóng búa cuối đưa đinh sâu vào miếng gỗ, phần giúp người nghe nắm rõ điểm chính, có ấn tượng tốt đẹp diễn giả thuyết trình Như vậy, cú chốt hạ bao gồm yếu tố sau: - Tóm tắt nội dung trình bày - Đưa kết luận cuối - Thúc giục hành động 93 Theo nghiên cứu khán giả, khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình khoảng thời gian kết thúc hai khoảng thời gian mà độ tập trung ý người nghe cao Vì vậy, cần tóm tắt lại điểm chính, đề mục thuyết trình kèm ý cần nhấn mạnh 2.1.3.2 Nội dung thuyết trình Nội dung ln yếu tố định thuyết trình chứa đựng thơng tin, thơng điệp mà người nói muốn chuyển tải đến người nghe Khi chuẩn bị chủ đề, thơng thường ta có nhiều điều muốn nói Tuy nhiên, cố gắng nói hết điều đó, thuyết trình trở nên lan man khơng trọng tâm Để tránh tình trạng này, bạn cần phải xây dựng khuôn khổ rõ ràng, cấu trúc chặt chẽ Ngay từ chuẩn bị dàn ý, cần phải phân tích xem: đâu ý chính, đâu ý phụ, ý “bắt buộc” phải nói, ý “cần nói”, ý “nên nói” Thơng thường, cần ưu tiên nói ý “bắt buộc” trước, cịn thời gian cho thêm ý “cần nói”, ý “nên nói” để thuyết trình sau Nỗi khổ người nhiều ý tưởng họ thấy tiếc phải cắt bỏ nội dung nào, mà đưa hết vào lại dài dòng Họ lúng túng việc xếp ý tưởng theo logic để truyền tải thông điệp rõ ràng, họ khơng biết trình bày cách để thể mục tiêu họ muốn truyền đạt Đưa nhiều nội dung, ý tưởng, kiện, số liệu vào thuyết trình, bạn gây tượng tải cho người nghe Người nghe lúc mà “tiêu hóa” khối lượng thông tin khổng lồ bạn trao cho họ Bạn nên chọn lọc thông tin cần thiết để cung cấp trình bày chúng cho thật ngắn gọn, đọng, giúp người nghe dễ dàng nắm bắt ghi nhớ lâu Thông thường, số lý tưởng ý phải có liên kết ý Nếu gặp ý đặc sắc mà khơng biết đặt vào đâu phải hy sinh Nhiều q làm rối óc thính giả 94 Có người ý chuyện có kẻ chẳng nghĩ ý tưởng cho trình bày Họ cần phải đâu chuẩn bị gì? Hãy tìm “nguyên liệu” cho thuyết trình từ vài gợi ý sau: * Sách, internet Sách cách nhanh rẻ để người học tập lĩnh vực Bạn đọc hết kinh nghiệm tác giả đúc kết hàng thập kỷ có vài Sách mang lại cho bạn số lượng tuyệt vời ý tưởng trải nghiệm thú vị Bạn sống thời đại bùng nổ thông tin, vài click chuột bạn có man ý tưởng * Thử trải nghiệm Hãy thử qua trải nghiệm hoạt động lần đời Nếu bạn chưa leo núi hay nhảy điệu tango, thử lần Nếu bạn fan bóng đá, xem trận bóng đá Nếu bạn chưa có hứng thú với nghệ thuật - đến phòng triển lãm tranh Bạn không thiết phải trở thành chuyên gia tất lĩnh vực này, thử qua tất điều lần cung cấp thông tin tuyệt vời cho thuyết trình bạn tương lai Bên cạnh đó, góc nhìn bạn với tư cách người thử làm việc lần đầu chắn mẻ, thú vị hài hước * Đặt chân đến nơi bạn chưa đến Có thể vài kỷ niệm đẹp đời bạn có nhờ du lịch Khi bạn thay đổi môi trường, bạn có chuyến phiêu lưu tuyệt vời đời Hãy đến nhà hàng kỳ lạ mà bạn chưa đến Bước chân đến nơi bạn chưa đến cho bạn ý tưởng mẻ tuyệt vời không vô giá với thuyết trình mà cịn việc có sống thú vị động * Gặp gỡ người 95 cách ngẫu nhiên quanh khán phòng Bạn nên nỗ lực cho kết thúc nói chuyện, bạn phải nói với người lần Trong bối cảnh rộng hơn, chia khán giả thành bốn nhóm hơn, dành từ đến ba phút nói chuyện với nhóm thể bạn nói chuyện với cá nhân Hãy biến thuyết trình trở thành đối thoại, nhìn người nghe với nhiều góc với ánh mắt thân thiện Quan sát người nghe Khi bạn đặt câu hỏi cho khán giả, để ý quan sát cách trả lời họ qua giọng điệu, ngữ điệu, âm lượng, tốc độ Điều giúp bạn đọc họ thực nghĩ đầu Người ta thường thích người có cách suy nghĩ với họ Ðơi bàn tay Lịng bàn tay bạn công cụ hữu hiệu giúp bạn tạo cảm giác trung thực, cởi mở đến khán giả Đây đặc tính bắt nguồn từ xa xưa gặp người ta thường chìa tay ra, thể thơng điệp khơng mang theo vũ khí, khơng nguy hiểm, khơng giấu giếm Với người đại, đôi bàn tay mở tạo cho người đối diện cảm giác an tâm bạn Họ cảm nhận cởi mở, thân thiện, thích chia sẻ bạn với người Đó lý diễn thuyết, bạn cần phải mở lòng bàn tay trước khán giả, thể thái độ thân thiện “cho đi” Nếu cảm thấy không thoải mái với đôi tay, đưa tay trạng thái nghỉ: để tay tự nhiên sang bên hông Hoặc tư giúp bạn tạo điểm dừng, đặt đơi tay hình tháp chng trước bụng, nắm hờ bàn tay bàn tay trước di chuyển đơi tay thể ý Khi cịn nhỏ, mẹ bạn dạy bạn trỏ thói xấu Tuy nhiên, nhiều diễn giả lại quên điều áp dụng cách nói chuyện với khán giả Hành vi trỏ mang tính gây hấn, khơng muốn nói cơng kích Vậy, bạn phải làm thiết phải vào điểm đó? Một phương án thân mật 132 tinh tế đưa bàn tay Để thực động tác này, bắt đầu với khuỷu tay gập lòng bàn tay để ngửa, mở rộng cánh tay phía khán giả Ðơi vai Để có tâm thái cởi mở, đôi vai bạn cần mở Hãy lưu ý khác việc ưỡn ngực mở vai: Ưỡn ngực khiến cho bạn cảm thấy không thoải mái, ảnh hưởng đến cột sống lâu dài; mở vai trì độ thẳng cột sống, bạn thoải mái với tư liên tục Tư phù hợp với nam nữ giao tiếp thuyết trình Việc mở đơi vai giúp cho bạn hạn chế tình trạng gù lưng, giữ cho tồn thân người ln vị trí thẳng đứng, tạo cảm giác vững chắc, tự tin, biểu lộ đường nét thể bạn Ðôi bàn chân Ba tư thường thấy đôi chân vị trí đứng nghỉ là: hình chữ V, tư 10 Tùy theo giới tính mà khoảng cách đơi chân dài hay ngắn lại Đối với nam, khoảng cách rộng (tư chữ V: khoảng cách bàn chân cách 20-30 cm), ngắn nữ, đặc biệt chị em mặc trang phục công sở Tư đứng Hãy tập tư đứng nhà cách đứng áp người sát vào tường Giữ cho vai chạm vào tường, lưng tiếp xúc với tường, tồn thân người vng góc với mặt đất Nếu bạn cảm thấy thoải mái với thư này, nghĩa bạn sở hữu tư đứng đẹp, làm bật lên thể bạn Đứng thẳng với dáng điệu thư giãn Tư đánh lừa não nghĩ bạn hoàn toàn tự tin giúp bạn dễ diễn thuyết Tư di chuyển sân khấu Việc di chuyển hợp lý sân khấu thể phong cách bạn, giúp trì tập trung thính giả, biểu lộ tự nhiên thư giãn, góp phần làm rõ thơng điệp bạn trình bày Vì vậy, làm cho việc di chuyển sân khấu bạn có ý nghĩa cách ý đến chi tiết sau: 133 Ðừng đứng “chết trân” bục phát biểu Nếu bục micro không thiết kế cố định, tìm cách khỏi bục nhiều tốt, tư đứng phía sau bục vơ tình tạo rào chắn bạn khán giả Lưu ý rằng: khán giả thấy bạn nhiều rõ ràng bao nhiêu, họ tin tưởng vào trình bày bạn nhiều nhiêu Nếu khơng có hội di chuyển nhiều, nói đến nội dung trọng tâm bạn muốn nhấn mạnh nói chuyện, bạn nên bước khỏi bục tương tác trực tiếp với khán giả Nếu hội trường thiết kế bục micro cố định: cố gắng tận dụng cử đôi tay, nét biểu cảm gương mặt để tạo cảm giác cởi mở chân thành, lúc ngơn ngữ thể khác khơng cịn phát huy Di chuyển phía khán giả Mỗi bạn muốn tương tác với khán giả như: bắt đầu thảo luận, mời khán giả tình nguyện lên sân khấu, đón nhận ý kiến, chuẩn bị tiến hành hoạt động đó,… bạn cần di chuyển gần phía khán giả mình, để thể điều cho họ biết Hãy quan tâm đến khán giả hai bên sân khấu, không tập trung vào bên Kiểm soát tốt hoạt động di chuyển mình, bạn giúp trì ánh nhìn rõ ràng khán giả vào bạn Cơ thể mở Đầu ngẩng lên, cánh tay mở – động tác mời gọi khán giả lắng nghe, thể bạn kiểm sốt thuyết trình Trước bắt đầu nói, bạn phải thể cho khán giả thấy hình ảnh mạnh mẽ, sống động Khi bạn khởi đầu thật mạnh mẽ, tự tin theo sau Thực số động tác tay để nhấn mạnh điểm bật lúc mở màn, thể thái độ tự tin với nói Hãy đảm bảo thể bạn hoàn toàn hướng cá nhân nhóm bạn nói chuyện cách giữ đầu, thân chân thẳng hàng, hai bàn chân trụ vững vai mở rộng Khi bạn xem người tập phát biểu, bạn nhận thấy họ thường xun nhìn lên trần nhà có cử lo lắng Tại lại vậy? Bộ não tập trung để xác định xem nên nói người nói có xu hướng qn 134 cử lẫn giao tiếp mắt Nếu bạn cựa quậy ngón tay, nhảy từ chân sang chân nhìn chăm chăm lên trần nhà, việc khơng khiến người nghe thấy khó chịu mà cịn khiến họ nghi ngờ bạn khơng chắn với điều bạn nói Ngồi ra, cử hành vi người phản ánh rõ cá tính họ Với người nhiệt tình, nhiều lượng, cử họ mạnh nhanh sân khấu, truyền cho khán giả động lực lớn để hành động thay đổi Ngược lại, với người nhẹ nhàng, sâu sắc, cử họ ít, chậm rãi hơn, tạo cho khán giả cảm giác tin cậy chia sẻ, hướng khán giả quay vào giới nội tâm Việc bạn theo đuổi phong cách không quan trọng, quan trọng bạn cảm thấy thoải mái, tự nhiên diễn thuyết sân khấu trung thành với phong cách 3.5 Những điều cần tránh thuyết trình Ðọc Khơng cầm giấy để đọc Thuyết trình khơng phải đọc cho người nghe ghi chép soạn Nếu cầm giấy để đọc, vậy, thuyết trình bạn tập đọc Và nhớ giọng đọc bạn chưa truyền cảm giọng khán giả bên dưới, nên họ không muốn tốn thời gian đến để nghe bạn đọc Cách tốt để tránh tình khơng hay nên học thuộc lịng ý cần nói để trình bày, bạn biết rõ nói Như thế, bạn thoải mái tập trung hồn tồn vào thuyết trình Lặp lại y ngun có slide Đa số khán giả biết chữ Điều họ muốn nghe thông điệp ẩn chứa đằng sau hình ảnh, đoạn phim hình Hãy diễn giải, nêu ví dụ, chất vấn, chia sẻ quan điểm, thể kiến thức sâu rộng bạn Đây điểm phân biệt vẹt diễn giả Dùng từ ngữ phức tạp, khó hiểu Không nên cố gắng gây ấn tượng khán giả từ khó hiểu, thuật ngữ chun mơn trừ buổi thuyết trình khoa 135 học Dùng từ chỗ, thích hợp, cố gắng đơn giản hóa cách dùng từ sáng, rõ ràng, ngắn gọn dễ nhớ Sử dụng q nhiều cơng cụ hỗ trợ phần nhìn Đơi có nhiều diễn giả làm thể ông chủ rạp xiếc “dội bom” khán giả trình diễn liên tục dùng hết cơng cụ hỗ trợ phần nhìn đến cơng cụ hỗ trợ phần nhìn khác – từ slide Powerpoint, đến đoạn phim, đoạn nhạc, biểu đồ, hình họa,… Lạm dụng q nhiều cơng cụ hỗ trợ phần nhìn, bạn làm cho buổi thuyết trình rối rắm làm giảm hiệu cơng cụ “Sờ soạng” lung tung Một số thói quen xấu vừa nói vừa mân mê nút áo (làm cho khán giả chăm ngó nút áo bạn tự hỏi khơng biết đứt) hoăc cử đưa tay lên sờ tai, sờ cằm, che mũi cho thấy bạn cố giấu thật bạn không thực tin vào nói Cần tránh thói quen mân mê vật dụng, trang sức đeo người, làm khán giả bị phân tán Hãy lưu ý tháo đồ đạc trang sức khỏi người bạn trước thuyết trình, đồ dễ khiến khán giả phân tâm Ðung đưa người Khi nói, bạn đừng tỏ động cách đung đưa người qua lại theo hướng trước – sau Xen ngang lời khán giả Đôi bạn thiếu kiên nhẫn bị “cám dỗ” cắt ngang câu trả lời chia sẻ khán giả họ phát biểu ý kiến dài dịng, lơi thơi làm thời gian Ai cảm thấy khó chịu nói mà bị xen ngang Do đó, bạn đừng làm chuyện với khán giả bạn muốn thuyết phục họ Vẫn nhiều cách để bạn cải thiện kỹ thuyết trình mình, áp dụng cách giúp bạn có phần trình bày ấn tượng truyền đạt tốt đến người nghe Hãy cố gắng dành thời gian luyện tập để đạt mức độ bạn mong muốn 136 Bài : KỸ NĂNG PHỎNG VẤN VÀ VIẾT CV Mục đích Hiểu yêu cầu nhà tuyển dụng ứng cử viên Biết cách phát huy ưu thân vấn Rèn luyện khả thuyết phục nhà tuyển dụng Rèn luyện kỹ viết CV hiệu quả; Các bước khởi đầu tìm việc 2.1 Tạo ấn tượng trước nhà tuyển dụng Thông thường, vấn mà nhà tuyển dụng tiến hành để tuyển chọn nhân viên kéo dài khoảng 20 - 30 phút Đây thời gian để nhà tuyển dụng tiếp xúc trực tiếp, quan sát hình dáng, tướng mạo, phong cách ứng viên Nhà tuyển dụng đặt câu hỏi để tìm hiểu lực chun mơn, khả giao tiếp tính cách ứng viên để tìm người nhân viên phù hợp đáp ứng yêu cầu họ Vì vậy, để tạo ấn tượng tốt đẹp với nhà tuyển dụng, ứng viên cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng để tuyển chọn vào vị trí mà mong muốn Để tạo ấn tượng trước nhà tuyển dụng, ứng viên cần phải ý đến khâu chuẩn bị sau: 2.2 Tìm hiểu thơng tin cơng ty Đọc kỹ thơng tin tuyển dụng, Tìm hiểu lịch sử, quy mô, lĩnh vực hoạt động công ty Đọc kỹ yêu cầu mà nhà tuyển dụng đặt cho vị trí tuyển dụng 137 2.3 Xác định lực thân Xác định mức độ phù hợp thân (trình độ/chun mơn) với vị trí tuyển dụng Xác định mức độ tâm huyết với công việc Xác định khả giao tiếp; kỹ làm việc nhóm; khả làm việc độc lập; tính động sáng tạo; khả lãnh đạo 2.4 Nhận diện thành tích kinh nghiệm thân Quá trình kết học tập/các cấp, chứng có Những thành tích bật học tập Những thành tích cơng tác xã hội, cơng tác sinh viên… Cách thực hồ sơ vấn Bản lý lịch quan trọng để nhà tuyển dụng định có tiến hành vấn bạn hay khơng Nhìn vào lý lịch, người ta đánh giá lực, trình độ chí tính cách ứng viên Bởi người cẩn thận, nghiêm túc hay cẩu thả, dễ dãi nhận biết qua cách mà họ trình bày lý lịch Do vậy, để tạo ấn tượng tốt đẹp từ phút ban đầu với nhà tuyển dụng, bạn cần phải đầu tư công sức để viết lý lịch cách chu Có nhiều bí viết lí lịch mà bạn tham khảo để đạt mục đích * Các vấn đề cần lưu ý viết CV: (Curriculum vitae hay CV) tập văn tài liệu tóm tắt thân, q trình giáo dục, đào tạo liệt kê kinh nghiệm làm việc dùng để xin việc làm Đừng viết lý lịch cách vội vã Bạn cần phải tĩnh tâm, suy nghĩ cẩn thận nghiêm túc trước đặt bút viết CV 138 Nên giữ thái độ trung thực viết CV Bạn khai vào CV cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm mà thực có Vì nhớ thời đại thông tin nay, nhà tuyển dụng dễ dàng kiểm tra thơng tin bạn Bạn nên xác định trước mục tiêu nghề nghiệp (mong muốn, mục đích mà muốn đạt tới nghiệp) có thể, viết chúng cách thật cụ thể Nhà tuyển dụng thích ứng viên có tư mạch lạc mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng Khi nói kinh nghiệm làm việc trước đây, bạn nên trình bày thật vắn tắt Tuyệt đối tránh trích quan cũ lý lịch bạn Trong trường hợp bạn người trải qua nhiều công việc vụn vặt, viết CV, bạn lược bớt kinh nghiệm khơng liên quan đến cơng việc mà bạn tìm kiếm Trong trường hợp bạn trường, chưa thực trải qua cơng việc thức nào, bạn đừng băn khoăn, e ngại Hãy tự tin nhà tuyển dụng cần nhân viên trung thực, nhiệt tình, ham học hỏi Bạn nên ý đến hình thức lý lịch sở để tạo dựng ấn tượng bạn đầu nhà tuyển dụng Một lý lịch mắc nhiều lỗi tả, lỗi kỹ thuật điều khó chấp nhận cho thấy chủ nhân CV người cẩn thận nghiêm túc khơng thực tâm đến việc tìm kiếm việc làm Vì vậy, viết CV bạn nên sử dụng phông chữ đơn giản, cỡ chữ chuẩn, lề thẳng cân đối, tránh lỗi tả, lỗi kỹ thuật, v.v để tạo thiện cảm ban đầu với nhà tuyển dụng Khi gửi CV đến quan tuyển dụng qua đường bưu điện thư điện tử, bạn phải tìm hiểu kỹ để có xác tên địa người nhận hồ sơ, vị trí, chức danh họ Nên liên lạc lại qua điện thoại để khẳng định chắn hồ sơ bạn đến địa cần gửi Bạn cần đảm bảo chi tiết lưu ý lý lịch xác nhận 139 Cách viết CV Khi viết CV cần có thông tin như:  Thông tin cá nhân: - Điền đầy đủ thông tin - Email: sử dụng địa email trung tính - Ảnh đính kèm (bắt buộc)  Q trình đào tạo thành tích cá nhân: - Chỉ cần cung cấp thơng tin q trình học đại học, đại học lĩnh vực liên quan (nếu có) - Thành tích cá nhân: nêu thành tích bật đáng ý ghi rõ đạt thành tích đâu, vào thời gian nào?  Kinh nghiệm làm việc: - Nêu kinh nghiệm làm việc theo trình tự thời gian ngược: Ví dụ: + 2009 – nay: + 2007 – 2009: - Ghi rõ vị trí cơng tác đơn vị công tác - Mô tả công việc cụ thể vị trí làm - Kinh nghiệm làm việc bao gồm trình làm bán thời gian (nếu có) - Có thể kết hợp phần hoạt động xã hội, đoàn thể vào phần Chú ý: ghi rõ thời gian sinh hoạt, ngắn gọn, súc tích Nên lựa chọn hoạt động có tính tiêu biểu, tránh sâu vào hoạt động ngoại khoá đặc biệt sinh viên kinh nghiệm làm việc thực tế không nhiều - Chỉ nên nêu kinh nghiệm phù hợp với vị trí ứng tuyển, u cầu cơng việc  Kỹ năng: - Nêu kỹ có có liên quan đến yêu cầu tuyển dụng - Nếu có chuẩn mực đánh giá (chứng chỉ, chứng nhận…) đánh 140 giá cao  Sở thích xu hướng cá nhân: - Nêu vài sở thích thân có lợi với vị trí ứng tuyển - Xu hướng thân: nêu định hướng nghề nghiệp  Thông tin tham khảo: - Là thơng tin người xác nhận thơng tin CV - Nên nêu rõ nguồn thông liên quan đến kinh nghiệm làm việc hoạt động ngoại khóa (khơng thiết phải nêu) Chuẩn bị vấn Các vấn tuyển dụng đời với mục tiêu để nhà tuyển dụng ứng viên gặp gỡ, trao đổi nhằm tạo hiểu biết đầy đủ Đối với ứng viên, việc trả lời vấn tốt nghĩa người nói rõ khả tốt làm việc, tạo hội cho cách thuyết phục nhà tuyển dụng Tuy nhiên, bên cạnh ứng viên có kinh nghiệm, thơng minh trả lời vấn cịn có nhiều ứng viên rơi vào “bí” hay trả lời khơng tốt câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhà tuyển dụng nhiều người số họ tự gạch tên khỏi định tuyển dụng tưởng cầm tay Bạn người chuẩn bị bước vào vấn để tìm kiếm cơng việc mong đợi, bạn làm để tránh thất bại này? Một vấn thành công thường qua bước: trước vấn, vấn sau vấn 5.1 Trước vấn a Chuẩn bị hồ sơ - Chuẩn bị hồ sơ (định dạng file Word PDF) - Viết sâu lực thân lĩnh vực ứng tuyển 141 - Gửi qua thư điện tử - Email (kiểm tra thư tới người nhận chưa - check receipt có chức này) - Mang đến trực tiếp (hay bưu điện) - Bộ hồ sơ văn văn scan (định dạng JPG/PDF, kích cỡ thích hợp, học kỹ xử lý ảnh, văn file PDF) Ví dụ: Hồ sơ ứng viên thường bao gồm: Đơn xin việc Bản sơ yếu lý lịch Bảng thông tin cá nhân (CV) Bằng cấp, chứng đạt được, giấy khám sức khỏe  Tìm hiểu cơng ty, tổ chức - Thơng tin doanh nghiệp (lĩnh vực kinh doanh, vốn đầu tư ) - Website (cơ cấu tổ chức, hoạt động, hệ thống quản lý, văn hóa doanh nghiệp ) - Blog (nhân viên, lãnh đạo, đối tác ) - Tìm kiếm cơng cụ tìm kiếm mạng (Google) viết doanh nghiệp, tổng giám đốc - Đến nộp hồ sơ trực tiếp quan sát trụ sở doanh nghiệp (cách bố trí, xếp, thái độ ứng xử, giao tiếp) b Chuẩn bị cho buổi vấn - Chuẩn bị thêm thông tin liên quan thân Áp dụng mơ hình SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức) - Chuẩn bị câu hỏi đặc thù liên quan đến công việc nơi ứng tuyển - Nhờ người quen có kinh nghiệm đóng vai người vấn để tập dượt (thử nghiệm) - Tập trình bày kế hoạch công việc thân tuyển dụng 142 5.2 Trong buổi vấn a Trình bày thân - Tập trung nói ý cần nhấn mạnh, tránh đưa nhiều thơng tin từ CV - Nhấn mạnh phẩm chất cá nhân, lực học tập, quan hệ xã hội, tiềm thân công việc, học tập - Tập trung vào kỹ năng, kinh nghiệm liên quan có - Nhấn mạnh học mà thân tự rút - Nói tóm tắt thành tựu cá nhân b Trình bày phù hợp với cơng việc ứng tuyển - Nếu chưa rõ công việc, nên hỏi cho rõ (các trách nhiệm chính, tuyến báo cáo, cá nhân phận liên quan - sơ đồ ma trận) - Tìm hiểu xem vị trí hay vị trí thay - Nếu vị trí thay thế, nên tìm hiểu mong đợi khác biệt nhà tuyển dụng người c Trình bày điểm mạnh, điểm cần hoàn thiện, cần làm quen môi trường - Nhấn mạnh kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức có, liên quan phục vụ đắc lực cho công việc - Cần thể quan tâm đến cơng việc - Mỗi vị trí ln có thách thức với người đảm nhận - Chuẩn bị trước 2-3 câu hỏi, hội đồng vấn hỏi nêu (tránh chi tiết trao đổi) - Không nên nêu điểm yếu bất lợi cho công việc Cần tự đánh giá sau * Lưu ý: Khơng có điểm yếu, có điểm cần thay đổi hay hồn thiện (tùy theo yêu cầu môi trường công việc) d Khâu giao tiếp với hội đồng vấn 143 - Tự tin, dáng đứng, tư ngồi, cách bắt tay, cách nói, ánh mắt nhìn - Khi nói, quan sát phản ứng thành viên hội đồng vấn; tìm thơng hiểu; hiệu chỉnh cần Cách thức nhận, trao danh thiếp, nhớ tên thành viên hội đồng vấn Mang theo bút sổ nhỏ bỏ túi - Lịch sự, quan sát ứng xử Hội đồng - Ăn mặc kiểu công sở - Đến trước - Tắt điện thoại di động hay để yên lặng để thân hội đồng vấn không bị làm phiền Trao đổi chế độ sách, đãi ngộ, lương - Tìm hiểu trước mức lương thị trường - Tỏ linh hoạt phạm vi lương mong đợi (Nhiều công ty có thang lương sẵn rồi, Nhà tuyển dụng chủ động đề xuất lương phù hợp) - Không thiết phải định mức lương - Không nên nhận lời ngay, kể Nhà tuyển dụng mời mức lương hay cao mong đợi (Tuy nhiên, cần cân nhắc tình Nhà tuyển dụng! Ứng viên cần có thời gian suy nghĩ tổng thể) 5.3 Sau buổi vấn a Rút kinh nghiệm - Tự đánh giá cách trả lời, ứng xử, làm thân - Đánh giá mức độ phù hợp thân (với vị trí, cơng ty hay ngành cơng nghiệp): góc độ chun mơn, tổ chức, văn hóa DN, điều kiện làm việc - Nếu khơng bổ nhiệm, cố gắng tìm hiểu lý để thành cơng lần tìm việc sau, chọn việc phù hợp yếu tố chủ quan kỹ 144 b Duy trì quan hệ - Viết thư cảm ơn sau vịng vấn kết thúc - Theo dõi tình hình hoạt động công ty qua phương tiện thông tin đại chúng Nếu có dịp ứng tuyển lần sau, hay trở thành đối tác, khách hàng - Liên lạc, phát triển quan hệ có dịp thích hợp 145 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Huỳnh Văn Sơn (chủ biên, 2017) , Giáo trình kỹ giao tiếp, NXB TP.HCM Lại Thế Luyện, (2014), Kỹ thuyết trình, Kỹ làm việc nhóm, NXB Thời đại Huỳnh Văn Sơn (chủ biên, 2011), Giáo trình tâm lý học đại cương, NXB ĐH Sư phạm Tp HCM Huỳnh Văn Sơn, 2009, Nhập môn kỹ sống, NXB Giáo dục, Hà Nội Huỳnh Văn Sơn, 2012, Phát triển kỹ mềm cho sinh viên Đại học Sư phạm, NXB Giáo dục Việt nam Huỳnh Văn Sơn, 2013, Tâm lý học sáng tạo,NXB Giáo dục Việt nam Carol Kinsey Goman, 2009, Sức Mạnh Của Ngôn Ngữ Không Lời, NXB Tổng hợp TP HCM Dale Carnegie, 2005, Nghệ thuật nói trước cơng chúng, nhà xuất Văn hóa - Thơng tin Nguyễn Hiến Lê, 1952, Nghệ thuật nói trước công chúng, NXB Tổng hợp TP HCM 10 XACT group, Nguyễn Thu Hương dịch, 2015, 55 cách sử dụng tốt ngôn ngữ thể, NXB Đại học Sư phạm Hà Nội 11 XACT group, Nguyễn Thu Hương dịch, 2015, 55 cách để tự tin, NXB Đại học Sư phạm Hà Nội 12 XACT group, Nguyễn Thu Hương dịch, 2015, 55 cách để chọn trang phục phù hợp, NXB Đại học Sư phạm Hà Nội 146 ... thuyết) q trình trình bày vấn đề theo cách thức thuyết phục kỹ thuật định nhằm đạt mục đích cụ thể Kỹ thuyết trình khả cá nhân trình bày vấn đề trước nhiều người Các bước thuyết trình Xét theo trình. .. thuyết trình khơng phụ thuộc vào yếu tố chủ quan người thuyết trình mà cịn phụ thuộc vào yếu tố khán giả Phân tích khán giả giúp người thuyết trình có giải pháp hữu hiệu, phù hợp cho thuyết trình. .. làm què quặt nỗ lực tạo buổi thuyết trình hồn hảo Sau cách mở đầu cần tránh: - Đọc lại tựa đề thuyết trình - Xin lỗi mở đầu buổi thuyết trình - Nói khó đề tài thuyết trình Sau phần mở đầu, nói