KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC VIỆT NAM GÓP PHẦN XÂY DỰNG TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ Vũ Minh Huệ*1- Nơng Thị Bích Ngọc**2 Tóm tắt: Tài liệu xám (grey literature) tài liệu khơng xuất hay phổ biến rộng rãi cộng đồng khơng có mặt kênh xuất hay phát hành truyền thống Tuy nhiên loại tài liệu đóng vai trị vơ quan trọng việc xây dựng Trung tâm Tri thức số cho sở giáo dục Trong khuôn khổ viết này, chúng tơi tìm hiểu định nghĩa tài liệu xám, khó khăn, thách thức việc tổ chức truy cập tài liệu xám, đồng thời đưa số đề xuất, kiến nghị mang tính khả thi thư viện đại học Việt Nam việc khai thác nguồn tài liệu giá trị nhằm làm phong phú thêm nguồn lực Trung tâm Tri thức số bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 đồng thời phục vụ hiệu chương trình đào tạo đại học nói riêng giáo dục nước nhà nói chung Từ khóa: Tài liệu xám; Khai thác; Sử dụng; Thư viện đại học; Việt Nam Trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0, hay nhắc tới việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin – thư viện, hay nhắc tới trí tuệ nhân tạo, Internet vạn vật, thực tế ảo, rô bốt thông minh thư viện… Đặc biệt, với riêng công tác bổ sung tài liệu, hô hào xây dựng thư viện điện tử, số hóa tài liệu… nhiều mà dường tâm tới nhóm loại hình tài liệu âm thầm tồn tại, hữu từ lâu, chưa thật chúng ∗ Thạc sĩ, Trung tâm Học liệu Công nghệ thông tin, Đại học Thái Nguyên ∗∗ Trung tâm Học liệu Công nghệ thông tin, Đại học Thái Nguyên 588 PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM ta lưu tâm, đưa vào sách bổ sung, sách quảng bá tới người dùng tin Đó tài liệu xám Nếu biết tận dụng loại hình tài liệu này, thư viện giảm bớt gánh nặng, áp lực bổ sung nguồn tài nguyên thông tin, người dùng tin có thêm nhiều tài liệu phong phú, phục vụ cho nhu cầu mình, từ góp phần xây dựng trung tâm tri thức nói chung Trung tâm Tri thức số nói riêng TÀI LIỆU XÁM LÀ GÌ? Tài liệu xám, tiếng Anh gọi “grey literature” để phân biệt với “white literature” (tài liệu công bố) Từ “grey” bắt nguồn từ thực tế tài liệu không xuất phổ biến rộng rãi ngồi cộng đồng khơng có mặt kênh phát hành hay bán hàng truyền thống Với thuật ngữ “grey literature” đa số chuyên gia thông tin thư viện Việt Nam dịch “tài liệu xám” Cũng có số gọi “tài liệu không công bố”, để đối lập với “tài liệu cơng bố” (white literature) Có nhiều tranh cãi nảy sinh xung quanh định nghĩa tài liệu xám Sau số định nghĩa tài liệu xám số tổ chức, nhà nghiên cứu giới "Tài liệu xám" tài liệu “được tạo tất cấp quyền, quan, đơn vị nghiên cứu, trường học, doanh nghiệp, dạng in ấn điện tử không bị chi phối nhà xuất hoạt động mục đích thương mại.” (Hội nghị quốc tế lần thứ Tài liệu xám tổ chức Mỹ năm 1999) "Tài liệu xám xuất phẩm phi truyền thống, ẩn đơi tồn thời gian ngắn.” (The New York Academy of Medicine, 2020) "Tài liệu xám thông tin sản xuất không theo phương thức xuất kênh phân phối truyền thống bao gồm báo cáo, tài liệu sách, tin, tài liệu phủ ban hành, phát biểu, sách trắng, kế hoạch xây dựng đô thị…." (McKenzie, 2020) "Tài liệu xám thông tin xuất phần không xuất nhà xuất thương mại Ví dụ báo cáo KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo, luận văn, tài liệu thảo, sách trắng, tài liệu phủ ban hành, báo cáo thương mại cơng nghiệp Tài liệu xám tài liệu truy cập mở, không thiết phải qua kiểm định, khó tìm kiếm số tài liệu xám vấn đề giao diện cơng cụ tìm kiếm" (Bell, 2018) "Tài liệu xám nghiên cứu không xuất xuất dạng phi thương mại Các ví dụ tài liệu xám bao gồm báo cáo, thông cáo phủ, kỷ yếu hội thảo, thảo báo, luận án, luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học, khảo sát địa chất địa vật lý, đồ, tin nội bảng liệu (fact sheet)" (University of New England, 2020) "Tài liệu xám loạt thông tin khác sản sinh không theo kênh xuất phân phối truyền thống thường không diện sở liệu thư mục (indexing database)" (University of Exeter, 2020) Tóm lại, tài liệu xám tài liệu không công bố cách rộng rãi, thường xuất kênh phát hành phân phối truyền thống mang tính thương mại, khơng chịu kiểm duyệt gắt gao, tạo đối tượng cá nhân tập thể hoạt động lĩnh vực Một số loại tài liệu xám phổ biến nhất, không giới hạn loại sau: báo cáo kỹ thuật, trình bày hội thảo, kỷ yếu, tiêu chuẩn, phát minh, sáng chế, tin nội bộ, văn tài liệu phủ, tiểu luận, luận án luận văn, giảng, thuyết trình, bảng thống kê, thảo báo, sách, tờ rời, thư mục danh mục Khó khăn, thách thức việc tổ chức truy cập tài liệu xám Mặc dù tài liệu xám có nhiều lợi riêng mang tính mở/miễn phí, tính cập nhật cao có mặt khắp nơi (Bell, 2018); nhiều tài liệu xám có giá trị, nguồn tin tốt cung cấp nghiên cứu cập nhật số lĩnh vực hẹp lĩnh vực lĩnh vực mà nhà xuất bản, đơn vị phát hành không trọng (University 589 590 PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM of New England, 2020; University of Exeter, 2020), tài liệu xám gây nhiều khó khăn, thách thức quan thông tin – thư viện cá nhân, tổ chức muốn thu thập, tổ chức tạo điều kiện cho người dùng truy cập chúng từ chất "xám" (grey) mang tính mờ, mang tính ẩn thân chúng Một số khó khăn, trở ngại việc tổ chức truy cập tài liệu xám bao gồm: - Tài liệu xám phân bố rải rác nhiều quan, đơn vị, công ty, sở liệu, trang Web, cổng thông tin kho lưu trữ khác nên việc tập hợp chúng phục vụ cho người dùng tin gặp nhiều trở ngại thời gian, chi phí công sức Ngay với số tài liệu xám số đơn vị đưa vào hệ thống mục lục việc tiếp cận, truy cập khơng dễ dàng vấn đề quyền, tương thích mặt kỹ thuật, tính thân thiện giao diện tìm kiếm đơi ẩn thân kỹ tài liệu - Việc tạo điều kiện cho người tiếp cận tài liệu xám gặp nhiều khó khăn (The New York Academy of Medicine, 2020) Nguyên nhân tài liệu xám có định dạng, hình thức, thơng số kỹ thuật khác dạng văn bản, pdf, ảnh tĩnh, ảnh động, liệu lưu Web, dạng ghi âm, dạng ghi hình, … - Nhiều tài liệu xám khơng biên tập; tài liệu dở dang, giai đoạn hoàn tất; liệu thô; xếp không theo trật tự (Bell, 2018) nên việc thu thập, đưa định xử lý, lưu trữ hay lọc chúng khơng đơn giản, tài liệu dang dở này, có giá trị đơi khơng có giá trị người sử dụng - Tài liệu xám thường khơng trải qua q trình thẩm định, bình duyệt (peer review) việc thẩm định không thật khắt khe, không thật với quy trình, chất lượng tài liệu xám khác đòi hỏi cán thư viện phụ trách công tác bổ sung người sử dụng cần đánh giá nguồn tin cách khoa học, tức cần có kinh nghiệm kỹ đánh giá nguồn tin (McKenzie, 2020; University of Exeter, 2020 Bell, 2018) KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC - Thời gian tồn tại, tuổi thọ tài liệu khơng giống nhau, sách lưu trữ, lọc khác biệt quan, công ty, đơn vị chủ quản; đồng thời việc số tài liệu xám công bố trang Web, blog, wiki, cổng thơng tin điện tử bị gỡ bỏ Server lưu trữ chúng biến nhiều lý khác Do đó, thư viện người sử dụng phải chủ động lưu trữ chúng theo cách riêng mình, điều gây tốn chi phí, thời gian yêu cầu nhiều mặt kỹ thuật, tùy theo dung lượng, loại hình tài liệu (University of Exeter, 2020) - Đối tượng sử dụng tài liệu xám thường nhóm nhỏ, có chung định hướng nghiên cứu chung đam mê, sở thích Do đó, việc cân nhắc tỷ lệ tài liệu xám với tài liệu truyền thống khác vấn đề đáng quan tâm sách xây dựng nguồn tài ngun thơng tin - Mặc dù có số tài liệu xám tài liệu truy cập mở tài liệu miễn phí, có nhiều tài liệu xám khác địi hỏi phải có nguồn kinh phí để bổ sung trì, lưu định kỳ, nên cá nhân tổ chức muốn sở hữu chúng cần có nguồn lực tài đủ mạnh ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM KHAI THÁC HIỆU QUẢ TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC VIỆT NAM Dù có nhiều khó khăn, trở ngại trình bày, tài liệu xám có vai trò, giá trị lớn thư viện Đại học Việt Nam, đặc biệt bối cảnh người dùng tin ngày đòi hỏi nguồn tài liệu phong phú, chuyên sâu cập nhật – mạnh tài liệu xám thư viện Đại học Việt Nam gặp nhiều khó khăn kinh phí, kỹ thuật bổ sung nguồn tài liệu Do đó, chúng tơi đề xuất số giải pháp khả thi, mang tính ứng dụng hiệu cao thư viện Đại học Việt Nam vốn cịn gặp nhiều khó khăn nhằm khai thác có hiệu nguồn tài liệu - Đưa tài liệu xám vào nội dung sách bổ sung tài liệu thư viện Chỉ có vậy, tài liệu xám “đường đường chính” có tên danh mục tài liệu cần bổ sung định kỳ 591 592 PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM thư viện cán thư viện không cịn gặp khó khăn việc giải thích, trình bày lý thu thập loại tài liệu vốn lúc coi trọng Chính sách bổ sung tài liệu xám, giống sách bổ sung nguồn tài liệu khác, cần có quy định cụ thể thu thập, lọc, bảo quản, phạm vi, tỷ lệ… Đồng thời đưa tài liệu xám vào văn quy định nộp lưu chiểu, nhằm khai thác tối đa nguồn lực Hiện nhiều quan, trường đại học có quy định nộp lưu chiểu, thường áp dụng đồ án, khóa luận, luận văn, luận án mà bỏ qua loại tài liệu xám khác - Tạo lập quy định thói quen sử dụng tài liệu xám, coi tài liệu xám nguồn tài liệu có giá trị, phép bổ sung vào sưu tập quan thông tin – thư viện mà cịn khuyến khích sử dụng cho hoạt động học tập, giảng dạy nghiên cứu khoa học Ví dụ, Học viện Y dược New York tạo cú hích cho nhà nghiên cứu sức khỏe cộng đồng sách y tế trường cho phép thư viện bổ sung tài liệu xám, đưa tài liệu xám vào mục lục truy cập thư viện nhà trường (The New York Academy of Medicine, 2020) - Nâng cao nhận thức cán thư viện người dùng tin đối tượng khác có liên quan vai trị tài liệu xám thơng qua hình thức tun truyền giới thiệu truyền thống phi truyền thống tờ rơi, thư điện tử, tin trang Web mạng xã hội, lồng ghép nội dung hướng dẫn tra cứu tài liệu… - Nghiêm túc áp dụng đầy đủ theo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ xử lý kỹ thuật tài liệu xám sử dụng chuẩn bổ sung, biên mục, định chủ đề, xác định từ khóa, sử dụng trường phù hợp biểu ghi thư mục… - Lưu trữ, xếp tài liệu xám theo bảng phân loại, máy chủ, Server, kho lưu trữ dạng mở… cho người dùng tin dễ dàng tra cứu, tiếp cận tài liệu xám theo nhiều cách thức khác trực tiếp tìm giá, tra cứu qua mục lục truy cập, qua liên kết… KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC - Tạo liên thông, kết nối tài liệu xám với tài liệu khác thư viện, tài liệu xám thư viện với xếp chúng theo chủ đề, theo bảng phân loại, theo nhóm ngành, thơng qua cơng cụ z39.50, cổng thông tin … nhằm tạo điều kiện cho người dùng tin tiếp cận nhiều nguồn tài liệu xám, đồng thời thúc đẩy tài liệu xám tiếp cận rộng rãi tới người sử dụng - Dành nguồn kinh phí định cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản quảng bá tài liệu xám Nguồn kinh phí từ ngân sách, theo hình thức xã hội hóa dự án, chương trình tài trợ… - Cần trọng tới vấn đề quyền đưa tài liệu xám vào nguồn tài nguyên thông tin đơn vị, giới thiệu chúng với cán thư viện người dùng tin Các quy định trích dẫn, chụp, phát tán, cách sử dụng hợp lý (fair use), giấy phép dạng mở (Creative Commons, GNU Free Document License,…) cần hướng dẫn cụ thể, chi tiết cho tất đối tượng liên quan bởi, so với tài liệu công bố theo kênh truyền thống, tài liệu xám quan tâm bảo vệ sở hữu trí tuệ nên khả vi phạm có nguy lớn nhiều - Có sách quảng bá, giới thiệu hướng dẫn sử dụng tài liệu xám cho người sử dụng người sử dụng tiềm Do tài liệu xám bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, nên thư viện cần ưu tiên giới thiệu loại tài liệu xám phù hợp với nhu cầu người dùng tin Ví dụ, với sinh viên, đồ án, khóa luận, luận án, luận văn, giảng hữu ích với họ; với giảng viên, nhà nghiên cứu, không luận án, luận văn mà báo cáo phủ, liệu, thống kê quan trọng, có giá trị việc giảng dạy nghiên cứu khoa học họ Đồng thời cần có kênh tiếp cận để tiếp thu ý kiến, phản hồi bạn đọc tài liệu xám, nhằm kịp thời đưa điều chỉnh, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm sử dụng tài liệu xám 593 PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM 594 - Cần ý tới vấn đề hạ tầng sở vật chất kỹ thuật hệ thống kho lưu trữ, giá sách, hệ thống máy tính nối mạng, đường truyền, máy chủ, máy trạm, lưu liệu, an ninh mạng, tính tương thích trang thiết bị, phần mềm quản trị tài liệu… đưa tài liệu xám vào phục vụ khác biệt lớn định dạng, cấu trúc liệu… loại tài liệu xám Chúng ta cần lưu ý rằng, coi trọng tài liệu xám giá trị định rõ ràng mà chúng mang lại, khơng có nghĩa trọng tới nguồn tài nguyên thông tin mà không đặt chúng mối tương quan với tài liệu xuất thống sách hoạt động thư viện Đặc biệt, tùy theo điều kiện thực tế thư viện, giải pháp mà chúng tơi nêu thực riêng rẽ, lồng ghép, kết hợp hoạt động khác Ngoài ra, thư viện cán thư viện cần ý thức sâu sắc vai trò quan trọng việc thu thập, xử lý, lưu trữ giới thiệu tài liệu xám “cán thư viện, chuyên gia thông tin giữ vai trò hàng đầu việc đưa tài liệu xám tới với người dùng tin” (Aina, 1998) Dù ủng hộ hay chịu nhiều nghi ngại, tài liệu xám nguồn tài liệu tham khảo hữu ích, ngày xuất nhiều danh mục tài liệu tham khảo cơng trình nghiên cứu khoa học, ngày có nhiều người tìm đến tài liệu xám tài liệu quan trọng thống Và số người dù chưa khẳng định rõ ràng vị tài liệu xám tương lai tin tương lai tươi sáng tài liệu xám đóng vai trị xứng đáng việc tạo nguồn lực tri thức phong phú, đa dạng cho trung tâm tri thức tương lai TÀI LIỆU THAM KHẢO Aina, L O (1998) The management of grey literature as a component of a library and information science curriculum Retrieved from http://www opengrey.eu/data/69/79/52/GL3_Aina_1998_Conference_Preprint.pdf on September 11th 2020 KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC 595 Bell, D (2018) Unlocking grey literature Retrieved from https://www slideshare.net/heatherdawson/unlocking-grey-literature-110981160 on September 18th 2020 McKenzie, J (2020), Grey literature: what it is & how to find it Retrieved from https://www.lib.sfu.ca/help/research-assistance/format-type/grey- literature on September 20th 2020 The New York Academy of Medicine (2020) What is grey literature Retrieved from https://www.greylit.org/about on September 18th 2020 University of Exeter (2020) Grey literature: what is grey literature Retrieved from https://libguides.exeter.ac.uk/c.php?g=670055&p=4756572 on September 18th 2020 University of New England (2020) Grey literature Retrieved from https:// www.une.edu.au/library/support/eskills-plus/research-skills/grey-literature on September 12th 2020 ... sung tài liệu thư viện Chỉ có vậy, tài liệu xám “đường đường chính” có tên danh mục tài liệu cần bổ sung định kỳ 591 592 PHÁT TRI? ??N MƠ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM thư viện. .. tài đủ mạnh ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM KHAI THÁC HIỆU QUẢ TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC VIỆT NAM Dù có nhiều khó khăn, trở ngại trình bày, tài liệu xám có vai trị, giá trị lớn thư. .. 2020) "Tài liệu xám thông tin xuất phần không xuất nhà xuất thư? ?ng mại Ví dụ báo cáo KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo, luận văn, tài liệu