kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kĩ thuật điện hà nội

kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kĩ thuật điện hà nội

LờI NóI ĐầU

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, với cơ chế quản lý kinh tế, thực hiện hạch toán kinh doanh, để có thể tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và có lãi Để thực hiện đợc yêu cầu đó, các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn cho đến khi thu vốn về Muốn đạt đợc điều này, doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu đợc là việc quản lý mọi mặt quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, thì nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, chỉ cần một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, ảnh hởng đến thu nhập của doanh nghiệp Do vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu Đây là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm đợc lao động xã hội.

Để quản lý tốt giai đoạn cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất thì việc hạch toán kế toán là một trong những công cụ sắc bén không thể thiếu đợc và phải đảm bảo cả ba yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán kế toán là: “ Chính xác, kịp thời, toàn diện” Hạch toán vật liệu có tổ chức tốt sẽ đảm bảo cho việc cung cấp đồng bộ, kịp thời các vật liệu cầc cho quá trình sản xuất, kiểm tra và giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất góp phần giảm bớt chi phí về nguyên vật liệu.

Là một sinh viên thực tập tại phòng tài vụ của Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, em nhận thấy công tác kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu của Công ty đã tơng đối có nền nếp, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của Công ty trong một mức độ nhất định Kế toán nguyên vật liệu trong Công ty giữ một vai trò quan trọng và có nhiều vấn đề cần đợc quan tâm Do

đó, trên cơ sở phơng pháp luận đã học và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội cùng với sự chỉ bảo của cô Đặng Thu Hà- Kế toán trởng và đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đặng Quang D, em

thực hiện Báo cáo với đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội” Với mong muốn đi sâu tìm hiểu phần

thực hành kế toán nguyên vật liệu, từ đó những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu.

Mục đích nghiên cứu của báo cáo:

1 Tìm hiểu công tác kế toán nói chung trong các doanh nghiệp sản xuất và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

2 Đánh giá những nét đặc thù về công tác kế toán vật liệu trong công tác kế toán.

3 Đa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu.

Đối t ợng và phạm vi nghiên cứu:

Luận văn nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội Lấy số liệu quý III năm 2002 để minh hoạ.

ơng pháp nghiên cứu:

Vận dụng phơng pháp thống kê, phơng pháp phân tích, phơng pháp so sánh, phơng pháp tổng hợp lý luận và các phơng pháp của kế toán.

Kết cấu của Báo cáo:

• Lời mở đầu: Đề cập tính cấp thiết của đề tài.

• Chơng I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các

doanh nghiệp sản xuấ

• Chơng II:ình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công

ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.

• Ch¬ng III: Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty

ThiÕt bÞ kü thuËt ®iÖn Hµ Néi.• KÕt luËn

Mục lụcChơng I

Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

I.Sự cần thiết của việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất:

1 Đặc điểm, vị trí của NVL trong quá trình sản xuất 8

2 Yêu cầu của công tác quản lý NVL 9

3 Nhiệm vụ hạch toán NVL 10

II.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:1 Phân loại NVL 10

2.2 Đánh giá NVL theo giá hạch toán 18

III Kế toán chi tiết nguyên vật liêu:1 Chứng từ sử dụng 20

2 Sổ kế toán chi tiết NVL 21

3 Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL 22

3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song 22

3.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển 24

3.3 Phơng pháp sổ số d 25

IV Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên 28

1.1 Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên 28

28311.2 Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên 31

1.2.1 Hạch toán tình hình biến động tăng NVL 31

1.2.2 Hạch toán tình hình biến động giảm NVL 39

2 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 42

2.1 Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 42

2.2 Tài khoản sử dụng 43

2.3 Phơng pháp hạch toán 44

3 Chứng từ, sổ sách sử dụng trong hạch toán kế toán NVL 48

V Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 49

2 Nội dung hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 50

3.ý nghĩa hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 51

Chơng IiThực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nộiI.Đặc điểm tình hình chung của Công ty:1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 52

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 53

3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 56

4 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 59

II.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty:1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 61

2 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty 62

3 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty 63

III.Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội:1 Đặc điểm của vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp NVL tại Công ty 65

2 Phân loại và đánh giá vật liệu2.1 Phân loại vật liệu 66

2.2 Đánh giá vật liệu 67

2.2.1 Đánh giá vật liệu nhập kho 67

2.2.2 Đánh giá vật liệu xuất kho 68

3 Thủ tục tiếp nhận và xuất vật liệu tại kho3.1 Thủ tục nhập kho NVL 70

3.2 Thủ tục xuất kho NVL 73

4 Kế toán chi tiết NVL tại Công ty 77

5 Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty5.1 Kế toán tổng hợp nhập NVL 83

5.2 Kế toán tổng hợp xuất NVL 92

chơng iiimột số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nộiI. Nhận xét, đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 1 Nhận xét về u điểm trong công tác kế toán NVL tại Công ty 97

2 Những tồn tại trong công tác kế toán NVL tại Công ty 99

II. Những vấn đề cần hoàn thiện về công tác nguyên vật liệu tại Công ty1 Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty 101

2 Về tính giá NVL 104

3 Về kế toán chi tiết NVL 105

4 Lập dự phòng giảm giá tồn kho NVL 108

5 Về theo dõi thanh toán với ngời bán 109

1 Đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:

Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và bị thay đổi hình thái ban đầu.

Nguyên vật liệu xét về mặt hiện vật và giá trị là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc của bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh nào Dới hình thái hiện vật, nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của Tài sản lu động, còn dới hình thái giá trị, nó biểu hiện thành vốn lu động trong doanh nghiệp Do vậy, quản lý nguyên vật liệu chính là chính là quản lý vốn trong sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp Chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu nghĩa là với chất lợng vật t nh cũ có thể làm ra một khối lợng sản phẩm lớn, thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất và tiết kiệm đợc lao động xã hội.

Nh vậy, nguyên vật liệu có vai trò to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới, phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trên các mặt số lợng, chất lợng, giá cả, chi phí thu mua Muốn vậy,các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc hạch toán nguyên vật liệu, thúc đẩy cung cấp kịp thời đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản

xuất, kiểm tra đợc các định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa hiện tợng h hao, mất mát và lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất.

2 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu:

Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phơng pháp quản lý cũng khác nhau Xã hội càng phát triển, phơng pháp hạch toán ngày càng phát triển, các phơng pháp quản lý nguyên vật liệu cũng đợc hoàn thiện theo.

Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh nên đòi hỏi phải có biện pháp quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.

-Quản lý thu mua vật liệu sao cho đủ về số lợng, tốt về chất lợng tránh gây thất thoát vật liệu trong khâu thu mua, đảm bảo vật liệu mua về đúng theo yêu cầu sử dụng và giá mua phải hợp lý, lựa chọn điểm thu mua phải thích hợp nhằm hạ thấp chi phí đa vào sản xuất, góp phần giảm giá thành sản phẩm.

-Để quản lý tốt khâu bảo quản cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu tránh hiện tợng thất thoát, kém phẩm chất gây ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm sản xuất ra.

-Quản lý việc dự trữ vật liệu: do đặc tính của vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sản xuất bị tiêu hao toàn bộ và do giá cả cũng nh cung cầu trên thị trờng của nguyên vật liệu thờng xuyên biến động Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối thiệu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

-Quản lý việc sử dụng vật liệu: chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm Cần sử dụng nguyên vật liệu hợp lý theo đúng

định mức quy định, đúng thứ loại, quy cách và đúng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.

Hiện nay, trong thực tế ở nhiều doanh nghiệp, việc quản lý nguyên vật liệu vẫn còn để thất thoát mà không xác định đợc nguyên nhân để bắt bồi thờng Do đó, phải cải tiến công tác quản lý vật liệu hơn nữa cho phù hợp với thực tế, đa công tác quản lý vật liệu vào nền nếp, có khoa học.

3 Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu:

Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế và phát huy tối đa vai trò của nguyên vật liệu, xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý vật liệu, xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

-Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

-Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

-Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng nguyên vật liệu, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp.

ii phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:1 Phân loại nguyên vật liệu:

Phân loại nguyên vật liệu là căn cứ vào tiêu thức nào đó tuỳ theo yêu cầu quản lý để sắp xếp từng thứ, từng loại vật liệu vào cùng một tiêu thức.

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải sử dụng nhiều thứ nguyên vật liệu khác nhau và mỗi loại có tính năng lý hoá riêng Để quản lý có hiệu quả đòi hỏi phải nhận biết từng thứ, từng loại vật liệu Phân loại vật liệu cũng là điều kiện để quản lý và hạch toán vật liệu đợc chặt chẽ hơn, chính xác hơn.

Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh chia thành:

-Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): là đối ợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mới nh sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông trong các nhà máy sợi; vải trong các doanh nghiệp may

t-Đối với nửa thành phẩm mua ngoài, với mục mục đích tiếp tục trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá nh sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.

-Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, làm tăng chất lợng nguyên vật liệu chính và sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm nh các loại thuốc nhuộm, dầu nhờn, xà phòng,

-Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí nh xăng dầu, than củi hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất.

-Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng dự trữ để thay thế những bộ phận máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải bị h hỏng.

-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị

( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.

-Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, sắt, gạch, ).

-Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ liên kết trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng

Trên thực tế, việc phân chia, sắp xếp vật liệu theo từng loại nói trên là căn cứ vào vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất ở từng đơn vị cụ thể

Việc phân loại nh vậy chỉ có ý nghĩa tơng đối, bởi vì có loại vật liệu ở doanh nghiệp này là vật liệu chính nhng ở doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ Thậm chí ngay trong một doanh nghiệp, có loại vật liệu lúc đợc sử dụng nh vật liệu chính nhng lại có lúc đợc sử dụng nh vật liệu phụ.

Việc phân chia từng loại vật liệu nh trên giúp kế toán tổ chức các tài khoản, tiểu khoản để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu Để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục, tạo điều kiện cho việc quản lý nguyên vật liệu đợc chặt chẽ, việc phân loại còn phải chi tiết, tỷ mỷ hơn nữa theo yêu cầu riêng, theo tính năng lý hoá, quy cách, phẩm chất vật liệu Trên cơ sở kết quả của việc phân loại vật liệu, doanh nghiệp tiến hành xây dựng sổ danh điểm vật liệu Xây dựng sổ danh điểm vật liệu là việc xác định, gắn cho mỗi loại vật liệu một ký hiệu riêng theo nguyên tắc nhất định từ đó doanh nghiệp lập sổ danh điểm vật liệu.

Sổ danh điểm nguyên vật liệu

Loại nguyên vật liệu chínhKý hiệu 152

hiệu , quy cách

Đơn vị

Đơn giá hạch toán

Ghi chú

vật liệu tínhNhóm Danh điểm

Sổ danh điểm vật liệu đợc sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong các doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu.

Ngoài cách phân loại vật liệu nh trên còn có một số cách phân loại khác nh: Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu: bao gồm vật liệu đợc cấp phát, vật liệu đi vay tín dụng, vật liệu liên doanh, vật liệu cung cấp từ những nguồn khác.

2 Đánh giá nguyên vật liệu:

Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất Về nguyên tắc kế toán Nhập -Xuất- Tồn kho nguyên vật liệu phải đ-ợc đánh giá theo giá vốn thực tế của vật liệu mua sắm, gia công chế biến Song do đặc điểm của nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ lại thờng xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, nên trong công tác kế toán nguyên vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán.

2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế:2.1.1.Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho:

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu đợc xác định khác nhau:

-Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:

+Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (VAT ) theo phơng pháp

khấu trừ:

Giá trịvốn thựctế nhập kho

Giá mua thực tế (không có thuế VAT đầu vào)

Thuế nhập khẩu (nếu có)

Các chi phí thu mua (nếu có)

-Các khoản giảm giá, giá trị hàng mua trả lại (nếu có)

+Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phơng pháp

trực tiếp:

Giá trịvốn thựctế nhập kho

Giá mua thực tế

( gồm cả thuế VAT đầu vào)

Thuế nhập khẩu (nếu có)

Các chi phí thu mua (nếu có)

-Các khoản giảm giá, giá trị hàng mua trả lại (nếu có)

Trong đó, chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng,

-Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành sản xuất thực tế:

Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho

Giá thực tế NVL xuất gia công, chế biến

Các chi phí gia công, chế biến

-Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

+Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phơng pháp

khấu trừ:

Giá trịvốn thựctế NVLnhập kho

Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài gia công, chế biến

Chi phí vận chuyển, bốc

Tiền thuê gia công (cha có VAT)

+Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phơng pháp

trực tiếp:

Trị giá vốn thựctế NVLnhập kho

Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài gia công,

chế biến

Chi phí vận chuyển, bốc

Tiền thuê gia công (gồm cả VAT)

-Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thoả thuật do hội đồng liên doanh đánh giá.

-Đối với vật liệu đợc tặng, thởng: giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng

đ-ơng cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

-Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị

tối thiểu.

2.1.2.Gi á thực tế nguyên vật liệu xuất kho:

Nguyên vật liệu đợc nhập thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, cho nên giá thực tế của từng nhập kho hoàn toàn không giống nhau Do đó, khi xuất kho, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế xuất kho của nguyên vật liệu cho các nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau theo phơng pháp tính giá thực tế đã

đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán Để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho, có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:

2.1.2.1.Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân tồn đầu kỳ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ).

Giá thực tế vật liệu xuất kho

Số lợng vật liệu xuất kho

Giá đơn vị bình quân

Trong đó:

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳSố lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳPhơng pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao.

Việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.

* Giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ

* Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

2.1.2.2 Phơng pháp nhập trớc-xuất trớc ( FIFO- First in, first out):

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc là số nhập sau, nhập theo giá nào sẽ xuất theo đúng giá đó Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.

2.1.2.3 Phơng pháp nhập sau- xuất trớc (LIFO- Last in, first out ):

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cũng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc- xuất trớc ở trên Nh vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế nguyên vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát sẽ đảm bảo thực hiện đợc nguyên tắc thận trọng.

2.1.2.4 Phơng pháp trực tiếp ( Đích danh ):

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trờng hợp điều chỉnh ) Khi xuất vật liệu nào sẽ xuất theo giá thực tế của vật liệu đó Do vây, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.

2.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán:

Giá hạch toán nguyên vật liệu là giá quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và đợc sử dụng trong thời gian dài Sử dụng giá hạch toán đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t lớn, các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu nhiều, thờng xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tin về giá không kịp thời Sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu sẽ làm giảm khối lợng công việc hàng ngày của kế toán, tạo điều kiện cho việc tăng cờng chức năng kiểm tra của kế toán nhằm sử dụng hiệu quả, hợp lý nguyên vật liệu

Giá hạch toán nguyên vật liệu có thể là giá mua nguyên vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch của nguyên vật liệu đã đợc xây dựng Nh vậy, hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập- xuất Cuối kỳ phải tính chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất- tồn thành giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán theo đúng giá trị thực tế của nguyên vật liệu

Việc tính chuyển giá hạch toán thành giá thực tế đợc thể hiện trên Bảng kê số 3 ( Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu ) và đợc tiến hành nh sau:

-Tổng hợp giá thực tế và giá trị hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu

kỳ và nhập trong kỳ.

-Tính hệ số giá giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của nguyên vật liệu:

Hệ số giá NVL

Giá thực tế của vật

liệu tồn kho đầu kỳ +

Giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳGiá hạch toán của vật

liệu tồn kho đầu kỳ +

Giá hạch toán của vật liệu nhập kho trong kỳ

-Tổng hợp giá trị hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ sử dụng

cho từng bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp theo từng loại Tính giá trị thực tế =

của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ sử dụng cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.

Giá thực tế của NVL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ)

Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ)

Hệ số giá NVL

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, phản ánh đợc tình hình biến động nguyên vật liệu tăng, giảm trong kỳ Tuy nhiên, độ chính xác cha cao vì còn mang tính bình quân.

Tóm lại, mỗi phơng pháp tính giá nguyên vật liệu nhập- xuất kho nêu trên có nội dung, u nhợc điểm riêng và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng nh yêu cầu quản lý để đăng ký phơng pháp tính, đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán.

iii.kế toán chi tiết nguyên vật liệu:1.Chứng từ sử dụng:

Mọi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải đợc lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã đợc nhà n-ớc ban hành Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung quy mô của nghiệp vụ, về thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và ngời lập bản chứng từ Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập- xuất vật liệu, là cơ sở để ghi chép trên thẻ kho và sổ kế toán.

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ TC / QĐ/ CĐKT ngày 1/ 1/ 1995 của Bộ trởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm:

-Phiếu nhập kho ( mẫu 01- VT ).-Phiếu xuất kho ( mẫu 02- VT ).

-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT ).-Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 08- VT ).-Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02- BH ).

-Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( mẫu 03- BH ).-Hoá đơn bán hàng giá trị gia tăng.

Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc, sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hớng dẫn nh:

-Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( mẫu 04- VT ).-Biên bản kiểm nghiệm vật t ( mẫu 05- VT ).-Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 )

và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau.

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép.

2.Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu :

Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau:

-Sổ ( thẻ ) kho ( mẫu 06-VT ).

-Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu -Sổ đối chiếu luân chuyển.

-Sổ số d.

+Sổ ( thẻ ) kho mẫu ( mẫu 06- VT ) sử dụng để theo dõi nhập- xuất- tồn

kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số nguyên vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn hàng ngày về mặt số lợng Thẻ kho đợc dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết theo phơng pháp nào.

+Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử

dụng để hạch toán nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu về mặt giá trị hoặc cả về số lợng và giá trị, phụ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng ở từng doanh nghiệp.

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn sử dụng các bảng kê nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.

3.Các phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu :

Trong thực tế hiện nay, việc ghi chép, phản ánh của thủ kho, cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán ở kho và ở phòng kế toán đợc tiến hành theo các phơng pháp sau:

3.1.Phơng pháp thẻ song song:

Theo phơng pháp này, việc ghi chép diễn ra song song cả ở kho và ở phòng kế toán.

-ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên

vật liệu về mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật liệu Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất Tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật liệu.

-ở phòng kế toán: mở thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh

điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ

kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ và tính ra số tiền Sau đó, lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho.

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phòng kế toán tổng hợp Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.

Ưu điểm:

+Đơn giản, dễ ghi chép.

+Dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu của thẻ kho và của kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

+Có thể hạch toán theo giá thực tế hoặc theo giá hạch toán.

NVL

Ghi chú:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳGhi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Phơng pháp này rất phù hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vật t ít, hoạt động nhập, xuất không thờng xuyên và có trình độ nghiệp vụ kế toán còn hạn chế.

3.2.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

-ở kho: theo phơng pháp này thì việc ghi chép của thủ kho và thẻ kho, giao

nhận chứng từ gốc giống nh phơng pháp thẻ song song.

-ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình

hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ ( danh điểm ) vật liệu theo từng kho về số lợng và số tiền Sổ này đợc theo dõi cả năm, mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Cuối tháng, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

Ưu điểm:

+Giảm nhẹ đợc khối lợng ghi chép so với phơng pháp thẻ song song do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

Nhợc điểm:

+Chỉ sử dụng đợc giá hạch toán để ghi sổ.

+Công việc kế toán dồn vào cuối kỳ làm cho việc lập báo cáo chậm nên hạn chế trong quản lý.

+Thông tin về tình hình nhập- xuất- tồn hàng ngày không có.+Việc ghi chép vẫn trùng lặp.

Phiếu xuất kho

Kế toán tổng hợp

Sơ đồ 2:Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại vậi liệu ít, có ít nghiệp vụ nhập- xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán nguyên vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày.

3.3.Phơng pháp sổ số d:

Theo phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán, trên cơ sở kết hợp đó ở kho chỉ hạch toán về mặt số lợng còn ở phòng kế toán về mặt giá trị, xoá bỏ việc ghi chép song song trùng lặp.

Nội dung phơng pháp sổ số d nh sau:

-Tại kho: giống các phơng pháp trên Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho

phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh từng thứ nguyên vật liệu quy định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu.

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

-Tại phòng kế toán: định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn

và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận ợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ (theo giá hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm NVL ( nhập riêng, xuất riêng ) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho NVL Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đ-ợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất NVL.

đ-Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm NVL Số d này đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d ( trên Sổ số d tính bằng cách lấy Số lợng tồn kho x Giá hạch

toán ).Ưu điểm:

+Việc ghi chép giữa kho và kế toán không bị trùng lặp.

+Giảm nhẹ rất nhiều khối lợng ghi chép của kế toán chi tiết NVL.

+Công việc đợc tiến hành đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý doanh nghiệp

Điều kiện áp dụng:

Phơng pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có chủng loại vật t khá lớn, việc nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên, hàng ngày, cán bộ kế toán có trình độ vững vàng, thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao Có nh vậy mới đảm bảo tránh đợc sự nhầm lẫn, sai sót.

Sơ đồ 3:Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp

chứng từ nhập

Phiếu giao nhận

Mỗi phơng pháp hạch toán phải đợc tiến hành trong những điều kiện nhất định mới có thể phát huy đợc các u điểm và hạn chế nhợc điểm Chính vì thế, khi hạch toán nguyên vật liệu, các doanh nghiệp cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phơng pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý nguyên vật liệu.

Để hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán, cũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành.

1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

1.1.Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta hiện nay vì những u điểm của nó Tuy nhiên, với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Dẫu vậy, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật.

Nh vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã đợc tập hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho đợc áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị, ô tô,

1.1.1 Tài khoản sử dụng:

Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

 Tài khoản 152: Nguyên vật liệu:

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm, tồn kho các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật t tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

+Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng ).

+Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, ).

+D Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ).

 Tài khoản 151: Hàng mua đi đờng.

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá, mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho ( kể cả số đã gửi cho ngời bán ).

+Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật t, hàng hoá đang đi đờng, cuối tháng cha về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhng đang chờ làm thủ tục nhập kho.

+Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

+D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ ).

 Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ.

Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ

+Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.+Bên Có: -Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.

-Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ.-Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại.

+D Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào ợc hoàn lại nhng ngân sách Nhà nớc cha hoàn trả.

đ-Tài khoản 133 có hai tài khoản cấp II:

-Tài khoản 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.-Tài khoản 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định.

 Tài khoản 331:Phải trả cho ngời bán.

Tài khoản này đợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng đợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngời nhận thầu về xây dựng cơ bản

-Số tiền phải trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản.

-Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.

Tài khoản 331 có thể d bên Nợ hoặc bên Có.

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn sử bụng nhiều loại tài khoản có liên quan nh:

-Tài khoản 111: Tiền mặt.

-Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng.

-Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.-Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung.

-Tài khoản 641: Chi phí bán hàng.

-Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp -Tài khoản 141: Tạm ứng.

-Tài khoản 222: Góp vốn liên doanh.-Tài khoản 411:Nguồn vốn kinh doanh.

1.1.2 Thủ tục và chứng từ:

Căn cứ vàogiấy báo nhận hàng, nếu thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy cách, Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bản kiểm nhận vật t” Sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho vật t” trên cơ sở hoá đơn,giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách,thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên bản.

Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp thờng bao gồm:

-Phiếu xuất kho tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể

1.2 Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai ờng xuyên:

th-1.2.1 Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân Bởi vậy, tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp.

a.Trờng hợp nguyên vật liệu đã mua trong tháng, kế toán đã nhận đợc hoá

đơn của ngời bán và chứng từ thanh toán nhng nguyên vật liệu cha về nhập kho thì kế toán phải lu sơ “ Hàng mua đang đi đờng” để cuối tháng hạch toán.

-Trờng hợp nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ không chịu

thuế giá trị gia tăng ( VAT ), kế toán ghi:

Nợ TK 151: hàng mua đang đi đờng ( giá đã có thuế VAT ).Có TK 111, 112, 331, : tổng giá thanh toán

( Nếu doanh nghiệp đợc khấu trừ thuế VAT đầu vào phải có hoá đơn VAT ).

-Trờng hợp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ chịu thuế VAT, kế toán ghi:

Nợ TK 151: hàng mua đang đi đờng.Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK 111, 112: Tổng giá thanh toán.

-Trờng hợp mua nguyên vật liệu là nông sản, lâm sản cha qua chế biến do ngời sản xuất trực tiếp bán ra không có hoá đơn, căn cứ vào bảng kế toán tính ra số thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 151: hàng mua đang đi đờng ( giá mua cha có thuế ).Nợ TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK 111, 112: tổng giá thanh toán.

Hàng đang đi đờng tháng trớc về nhập kho tháng này, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, kế toán ghi:

Nợ TK 152: nguyên vật liệu Có TK 151: hàng mua đi đờng.

b.Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về ( với các doanh nghiệp

tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ ):

-Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu ( chi tiết từng loại ).Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK 331, 111, 112,141, : tổng giá thanh toán.

+Nhập kho nguyên vật liệu là nông sản, lâm sản cha qua chế biến của ời sản xuất trực tiếp bán ra không có hoá đơn, căn cứ vào bảng kê hàng hoá bán ra, kế toán ghi:

Nợ TK 152: nguyên vật liệu

Có TK 111, 112, : tổng giá thanh toán.

+Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài đồng thời dùng vào sản xuất hàng hoá chịu thuế và không chịu thuế VAT nhng không tách riêng ghi:

Có TK 711: số chiết khấu thanh toán đợc hởng.

-Cuối kỳ kế toán tính và xác định thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ, không đợc khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu:

+Số thuế VAT đợc khấu trừ:Nợ TK 3331: thuế VAT phải nộp.

Có TK 133: thuế VAT đợc khấu trừ.

+Số thuế VAT không đợc khấu trừ thờng tính vào giá bán hàng hoá trong kỳ:

Nợ TK 632: giá vốn hàng bán.

Có TK 133: Thuế VAT đợc khấu trừ.

c.Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn: về nguyên tắc khi phát hiện thừa,

phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi:

Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.

-Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập nh trờng hợp ( b ) ở trên.Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002.

Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002.

Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:+Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152: trị giá hàng thừa ( giá cha có thuế VAT ).Nợ TK 133 ( TK 1331 ): thuế VAT của số hàng thừa.

Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừa.

+Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá cha có thuế VAT ).

Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.

d.Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn: kế toán chỉ phản ánh số hàng thực

nhận, số căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:

-Khi nhập:

Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Trị giá số thực nhập kho.Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu ( không có thuế VAT ).Nợ TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT theo hoá đơn.

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn.-Khi xử lý:

+Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:Nợ TK 152: Ngời bán giao tiếp số thiếu.

Có TK 1381: Xử lý số thiếu.+Nếu ngời bán không còn hàng:

Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán.Có TK 1381: Xử lý số thiếu.

Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không đợc khấu trừ của số hàng thiếu.

+Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Nợ TK 1388, TK 334: cá nhân phải bồi thờng.Có TK 1381: xử lý số thiếu.

Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không đợc khấu trừ của số hàng thiếu.

+Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân.

Có TK 1381: Xử lý số thiếu.

e.Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh

hợp đồng Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi xuất kho giao trả hoặc số đợc giảm giá ghi:

Nợ TK 331, 111, 112.

Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ).

Có TK 133 ( TK 1331 ): Thuế VAT không đợc khấu trừ của số giao trả hoặc giảm giá

f.Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn: kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình th-ờng, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:

Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ).Có TK 331.

Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau:

-Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá tạm tính bằng bút toán bình thờng.

-Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thờng ( nếu giá thực tế > giá tạm tính ).

-Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.

g.Trờng hợp hoá đơn về những hàng cha về: kế toán lu hoá đơn vào tập hồ

sơ “ Hàng mua đang đi trên đờng” Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình ờng, còn nếu cuối tháng cha về thì ghi:

th-Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế VAT ).Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK 331, 111, 112, 141.

Sang tháng sau khi hàng về ghi:

Nợ TK 152: Nếu nhập kho ( chi tiết vật liệu ).Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng.

Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về.

h.Trờng hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế

biến: ghi theo giá thành sản xuất thực tế hoặc giá thành chế biến thực tế.Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): Giá thành sản xuất thực tế.

Có TK 154: Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công.Có TK 154: Nguyên vật liệu tự sản xuất.

i.Các trờng hợp tăng nguyên vật liệu khác:

Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh: nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa, Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá nguyên vật liệu đều đợc ghi: Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng nh:

Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm.

Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, vốn góp liên doanh.Có TK 412: Đánh giá tăng nguyên vật liệu

Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ.Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho.

Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý.

Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu.Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh.

Có TK 241: Nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản hoặc thu hồi phế liệu từ xây dựng cơ bản, từ sửa chữa lớn tài sản cố định.

k.Nhập kho nguyên vật liệu nhập khẩu:

Nợ TK 152: Tổng giá thanh toán + chi phí thu mua vận chuyển.Có TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu.

Có TK 111, 112.

Thuế VAT của hàng nhập khẩu ghi:Nợ TK 133.

Có TK 3331.

Trờng hợp vật t nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu ( giá CIF ) và tính thuế GTGT của vật t hàng hoá nhập khẩu phải nộp theo từng lần nhập khẩu.

Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp pháp trực tiếp, do phần thuế GTGT đợc tính vào giá thực tế nguyên vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi:

Nợ TK 152: giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài ( kể cả thuế VAT ).Có TK 331, 111, 112, 311

Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại:Nợ TK 331, 111, 112, 1388

Có TK 152.

Số chiết khấu thanh toán đợc hởng ghi tăng thu nhập tài chính:Nợ TK 331, 111, 112, 1388

Có TK 711.

1.2.2.Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi tr-ờng hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có TK 152.

a.Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621: xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.Nợ TK 627(2): xuất dùng chung cho phân xởng sản xuất.

Nợ TK 641(2): xuất phục vụ cho bán hàng.

Nợ TK 642(2): xuất dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp.Nợ TK 241: xuất cho xây dựng cơ bản sửa chữa tài sản cố định.

Có TK 152: giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng ( chi tiết vật liệu ).

b.Xuất góp vốn liên doanh:

Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản Chênh lệch tăng ghi Nợ TK 412, chênh lệch giảm ghi Có TK 412.

Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn.Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn.Nợ ( hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch.

Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu xuất ( chi tiết vật liệu ).

c.Xuất thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến.Có TK 152: Giá thực tế ( chi tiết vật liệu ).

d.Giảm do cho vay tạm thời:

Nợ TK 138(1): Cho các cá nhân , tập thể vay tạm thời.Nợ TK 136(1): Cho vay nội bộ tạm thời.

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu cho vay ( chi tiết vật liệu ).

e.Giảm do các nguyên nhân khác ( nhợng bán, phát hiện thiếu ):

Nợ TK 632: Nhợng bán.

Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho.

Nợ TK1381: Thiếu không rõ nguyên vật liệu nhân chờ xử lý.Nợ TK 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng.

Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại.Có TK 152: Giá thực tế vật liệu giảm.

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ( tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ ):

TK 111,112,141,331

TK 151

TK 441

Tăng do mua ngoàiTK 1331Thuế VAT đợc

khấu trừ

Hàng đi đờng kỳ trớc

Nhận cấp phát, tặng thởng, góp vốn liên doanh TK 642,3381

Thừa phát hiện khi kiểm kêTK 128,222

Nhận lại vốn góp liên doanh

bán hàng, quản lý, XDCB

TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh

TK 154Xuất thuê ngoài gia công chế

TK 1381,642Thiếu phát hiện qua kiểm kê

TK 412Đánh giá giảm