Giáo trình Văn hóa giao tiếp công sở và kỹ năng tổ chức các sự kiện

Giáo trình Văn hóa giao tiếp công sở và kỹ năng tổ chức các sự kiện trình bày một số vấn đề cơ bản về các yếu tố cấu thành, vai trò của giao tiếp văn hóa công sở; các nguyên tắc giao tiếp và các kỹ năng giao tiếp hiệu quả; các kỹ năng tổ chức các sự kiện lớn – nhỏ - kỹ năng tổ chức các cuộc họp nhỏ nhằm giúp người lãnh đạo, quản lý có kỹ năng giao tiếp và tổ chức các cuộc họp hiệu quả nơi công sở.

Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN LỜI MỞ ĐẦU Trong môi trường làm việc động chuyên nghiệp nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm cách riêng giúp làm việc nhanh đạt hiệu cao có cách tốt để xây dựng giá trị thân hình thành thói quen, lề lối làm việc, phương cách ứng xử hành vi văn minh, lịch chốn công sở Công sở nơi thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, với quan hữu quan, đồng cấp cấp trên; sở hạ tầng, trang thiết bị đại nơi cơng sở đóng vai trị hỗ trợ trình làm việc, giao tiếp, yếu tố quan trọng yếu tố người Con người định văn hóa cơng sở, định thành bại dấu ấn ghi lại tổ chức suốt q trình tổ chức hoạt động Bên cạnh đó, điều bị phàn nàn nhiều quan công sở việc tổ chức họp hành Việc họp thường bị xem lãng phí nhiều thời gian quý giá Trong khi, thực tế họp nơi trì văn hố tổ chức triển khai hoạt động quan trọng đóng góp ý tưởng sáng tạo nhiều thành viên Do vậy, lãnh đạo tiến hành họp tồi, buồn tẻ lãng phí thời gian, người tin tổ chức tồi, buồn tẻ không quan tâm đến thời gian Cũng giống vậy, họp tốt nói với nhân viên rằng: "Đây tổ chức tuyệt vời để làm việc" Nhằm xây dựng công sở văn minh, lịch sự, hoạt động pháp luật tổ chức kiện đạt hiệu cao, nề nếp làm việc, họp hành khoa học, có trật tự kỷ cương, tuân theo nội quy, quy định chung không tính dân chủ, xây dựng mơi trường làm việc đại, chuyên nghiệp, thân thiện hiệu Từ tạo bầu khơng khí cởi mở giúp cán công chức hứng khởi làm việc đưa chất lượng hiệu công việc lên cao Chuyên đề VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN trình bày số vấn đề yếu tố cấu thành, vai trò giao tiếp văn hóa cơng sở; ngun tắc giao tiếp kỹ giao tiếp hiệu quả; kỹ tổ chức kiện lớn – nhỏ - kỹ tổ chức họp nhỏ……nhằm giúp người lãnh đạo, quản lý có kỹ giao tiếp tổ chức họp hiệu nơi công sở Tài liệu biên soạn thời gian ngắn nên khơng tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Chúng tơi mong nhận góp ý chân thành quý đồng nghiệp, học viên để tài liệu hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! NHÓM BIÊN SOẠN Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN CHƯƠNG I VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ I Khái niệm văn hóa giao tiếp, ứng xử nơi công sở Giao tiếp Giao tiếp hoạt động nhằm xác lập mối quan hệ tiếp xúc người người với nhằm thỏa mãn nhu cầu định Trên sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua tác động lẫn để hiểu biết tình huống, có tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều có Trong sống hàng ngày, đặc biệt mối quan hệ nơi công sở, thất bại giao tiếp thường nguyên nhân bất đồng hiểu lầm đối tượng giao tiếp Sự thành công nhân viên không phụ thuộc vào tính chuyên nghiệp siêng làm việc mà mối quan hệ cá nhân kỹ giao tiếp họ Văn hóa cơng sở Cơng sở tổ chức đặt quản lý trực tiếp nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành nhà nước Công sở tổ chức thực chế điều hành, kiểm sốt cơng việc hành chính, nơi soạn thảo văn để thực công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực nhiệm vụ nhà nước giao Là nơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại công dân Do đó, cơng sở phận hợp thành tất yếu thiết chế máy quản lý nhà nước Là tổ chức hệ thống máy nhà nước tổ chức cơng ích Nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức tuyển dụng, bổ nhiệm theo quy chế công chức theo thể thức hợp đồng để thực công vụ nhà nước Cơng sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn có cấu tổ chức pháp luật quy định, sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nước dịch vụ công lợi ích chung xã hội, cộng đồng Văn hố tồn hoat động sáng tạo giá trị nhân dân nước, dân tộc mặt sản xuất vật chất tinh thần nghiệp dựng nước giữ nước Văn hoá tất làm cho dân tộc khác với dân tộc khác, từ sản phẩm tinh vi đại tín ngưỡng, phong tục tập qn, lối sống lao động Văn hố cơng sở hệ thống chuẩn mực, quy tắc, giá trị hình thành trình hoạt động công sở, tạo nên niềm tin giá trị thái độ cán bộ, công chức, viên chức làm việc công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc công sở hiệu hoạt động công sở Xây dựng văn hố cơng sở xây dựng nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương dân chủ, đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý cán bộ, công chức, viên chức quan phải quan tâm đến hiệu hoạt động chung quan Muốn cán phải tôn trọng kỷ luật quan, phải ý đến danh dự quan cư xử với người, đoàn kết hợp tác nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, hội Văn hóa cơng sở biểu thơng qua quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động có tính chất bắt buộc cán bộ, cơng chức, viên chức thực hiện, việc chuyển từ chỗ bắt buộc sang chỗ tự giác thực hiện, đồng thời thể thông qua mối quan hệ qua lại cán bộ, công chức, viên chức công sở, chặt chẽ hay lỏng lẻo, đoàn kết hay cục Văn hóa giao tiếp, ứng xử nơi cơng sở: Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Là xây dựng nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương dân chủ Nó đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý thành viên quan phải quan tâm đến hiệu hoạt động chung quan Muốn cán phải tôn trọng kỉ luật quan, phải ý đến danh dự quan cư xử với người, đoàn kết hợp tác nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, hội Đối tượng giao tiếp công sở a Giao tiếp với nhân viên: Là trình giao tiếp lãnh đạo với nhân viên để kiểm tra, thực định quản trị, đánh giá tiến độ công việc, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng người để có biệp pháp giúp đỡ thích hợp Yêu cầu giao tiếp với nhân viên - Cư xử cơng bằng, khơng đưa tình cảm riêng vào công việc chung Điều để tạo tôn trọng nể sợ nhân viên -Phần thưởng xứng đáng Có phần thưởng cho cá nhân hồn thành nhiệm vụ Việc cần thực công khai, minh bạch; tránh tùy tiện kiểu “rải khắp” - Phản hồi tích cực Khen thưởng, động viên họ làm tốt, góp ý với tính xây dựng họ mắc lỗi Phân chia công việc đồng Tránh giao nhiều việc cho người người khác lại rãnh rỗi - Đào tạo người “yếu” Dùng người giỏi chuyên môn để đào tạo người yếu hơn, người cũ đào tạo người tốt mời chuyên gia đào tạo - Tác phong chuyên nghiệp Luôn giữ tác phong chuyên nghiệp, tránh trang phục lôi thơi, bệ rạc trước nhân viên, nói thiếu giữ gìn Phải biết giao việc ủy quyền Điều thể tin tưởng lãnh đạo vào nhân viên, giúp họ tự tin hăng hái công việc b Giao tiếp với cấp trên: Là trình giao tiếp nhân viên để trao đổi thông tin, nhận lệnh truyền đạt cấp hoạt động mục tiêu doanh nghiệp Yêu cầu giao tiếp với cấp trên: - Không lăng xăng Không chen vào việc người khác không đề nghị giúp đỡ Hạn chế “buôn dưa lê” - Không khoe khoang tiền thưởng Tránh hằn học, ghen tị không cần thiết công ty Đừng tỏ “biết tuốt” Tránh vấn đề xen vào bình luận, vấn đề cho - Khơng nên “ỉm” chuyện Nếu có chuyện khơng hài lịng với người khác nên trực tiếp gặp người trình bày thẳng thắn ý kiến mình, tránh “tâm sự” với người khác điều dễ bị quy nói xấu sau lưng - Kết bạn bốn phương Ngoài đồng nghiệp, nên giữ mối quan hệ bên ngồi cơng sở Điều giúp bạn có tư tưởng thơng thống, sáng suốt hành động c Giao tiếp với đồng nghiệp: Là trình giao tiếp đồng nghiệp với để tạo mối quan hệ công sở tốt, hỗ trợ lẫn để đạt hiệu công việc tốt Yêu cầu giao tiếp với đồng nghiệp nhóm làm việc: - Tự tin giao tiếp với người - Thường xuyên gặp gỡ, giao lưu với người - Hoàn thành kế hoạch đề - Tuân thủ nguyên tắc giao tiếp - Nên trình bày mục đích cách rõ ràng, tự tin thuyết phục Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN - Nguyên tắc làm việc nhóm thường xuyên bám sát đồng nghiệp cách phù hợp Nếu giao tiếp ban đầu với đồng nghiệp tạo ấn tượng tốt đẹp họ sẵn sàng để nghe bạn kể dự định Nếu người đồng nghiệp gặp bạn nên cảm ơn họ bỏ thời gian tiếp xúc, gặp gỡ bạn nên có hẹn gặp lại họ Điều giúp bạn trì mối quan hệ tương lai mạnh dạn giao tiếp II Các yếu tố cấu thành văn hóa giao tiếp nơi cơng sở Trên sở văn quan trọng Nghị Hội nghị Trung ương (khoá VIII) “Về xây dựng phát triển văn hoá Việt Nam tiên tiến, đậm đà sắc dân tộc” , Quyết định số 581/QĐ-TTg ngày 06/05/2009 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chiến lược phát triển văn hóa Việt Nam đến năm 2020” , ngày 02/8/2007, Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ban hành Quy chế văn hóa cơng sở gồm chương 16 điều Theo Quy chế này, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước từ Trung ương đến địa phương làm việc, tiếp xúc với dân, giao tiếp, ứng xử phải nghiêm túc, lịch sự, tơn trọng, khơng nói tục, khơng nói tiếng lóng, khơng qt nạt, phải ăn nói mạch lạc, rõ ràng… Trang phục, quần áo phải lịch sự, gọn gàng… Khi cán bộ, công chức, viên chức nghe điện thoại, phải xưng họ tên, quan công tác, không ngắt điện thoại đột ngột Trong bối cảnh quan nhà nước thường tự đặt quy chế riêng biệt phong cách làm việc cán bộ, công chức, viên chức nên tính chế tài khơng cao, khơng thống quan, địa phương việc ban hành Quy chế văn hóa cơng sở Thủ tướng Chính phủ cần thiết Trong yếu tố cấu thành văn hóa cơng sở để thực có hiệu văn hóa cơng sở theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở, cần thiết lưu ý số vấn đề sau: Chào hỏi Cha ông ta dạy: “Lời chào cao hơn mâm cỗ” Tuy nhiên, khơng cán bộ, cơng chức, viên chức khơng biết dùng lời chào để gây thiện cảm với người khác công sở - Nguyên tắc chào hỏi nơi cơng sở gặp cơng sở nam chào nữ trước, cấp chào cấp trên, người tuổi chào người lớn tuổi hơn, người đến chào người đến trước, người từ vào chào người phòng làm việc Nếu quan có người khơng thiện cảm với phải chủ động chào trước nhằm gây thiện cảm với người đó, xua tan lạnh nhạt - Khi thủ trưởng bước vào phòng, cấp cần đứng dậy để chào xoay hẳn người lại, nhìn thủ trưởng để chào Khi thủ trường khách phải chào thủ trưởng khách Khi thủ trưởng khỏi phịng cấp nên (phải) đứng dậy chào Kết thúc ngày làm việc, cơng chức phịng (cơ quan) nên chào chào người gặp nhà để xe Kết thúc tuần làm việc, nên chào thủ trưởng hay đồng nghiệp lời chúc “Chúc ngày nghỉ vui vẻ” Lời chào cách khẳng định đến thời điểm đồng nghiệp tơn trọng, q trọng nhau; cịn không chào biểu ngược lại Khổng Tử dạy rằng: Người quân tử, lúc yên không quên lúc nguy, lúc cịn khơng qn lúc mất, lúc thịnh khơng qn lúc loạn yên thân Vì vậy, cán bộ, cơng chức, viên chức cần giữ gìn văn hóa công sở lời ghi nhớ: “Hãy chào người nụ cười!” - Thủ trưởng, lãnh đạo thăm hỏi cấp Lâu nay, quan niệm thăm hỏi, chúc tụng cấp việc đương nhiên cấp cấp cấp Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN tyển thường quan tâm thăm hỏi, chia sẻ, động viên cấp Tuy nhiên thăm hỏi cấp việc thủ trưởng quan tâm Khi thủ trưởng thăm hỏi, cấp cảm động quan tâm Đối với cấp dưới, lời thăm hỏi cấp có tác dụng lời khen Khi thăm hỏi, nên nhìn thẳng vào mắt người thăm hỏi với nhìn ấm áp thực tâm muốn biết tình cảm họ - Chào khách đến liên hệ công việc Khi tiếp khách (cấp trên, cấp ngang cấp) khách (nhân dân) đến liên hệ công việc, điều chào tiếng nói như; chào chú, chào bác, chào anh, chào chị…Nếu bận rộn khách đơng gật đầu chào chung chào nụ cười thiện cảm Nếu phòng làm việc mời khách ngồi ghế, rót nước mời xong bắt đầu giải công việc cho khách Bắt tay Bắt tay cử chào thân thiện Tục bắt tay Việt Nam có kỷ, cho thực tế cho thấy nhiều cán bộ, công chức, viên chức chưa quen với phép xã giao Đầu tiên hết bắt tay chắn thủ trưởng chìa tay với cấp với khách đến làm việc Nếu thủ trưởng khơng chìa tay cấp khách đến làm việc nên chào rõ ràng cúi đầu kính cẩn khơng cố bắt tay thủ trưởng Nếu phụ nữ chìa tay nên bắt tay chắn, khơng bóp q mạnh giữ tay lâu Kể người giới không nên giữ tay đối phương lâu, giật tay lâu mạnh thái Khi bắt tay nên dịu dàng, hồn nhiên, chân thành; cịn bóp mạnh thô bạo, hời hợt thiếu tôn trọng, vồ vập sỗ sàng Mùa đông giá lạnh bắt tay phải tháo găng (riêng nữ cán bộ, công chức, viên chức khơng cần tháo găng bắt tay đồng nghiệp nam giới) Không đút tay túi áo, túi quần tay đưa bắt tay Người chưa quen khơng chủ động bắt tay khách, nên chờ người giới thiệu chủ động giới thiệu để làm quen bắt tay Tay ướt khơng xin lỗi khơng bắt tay người khác chìa phải nói lời xin lỗi Khơng chủ động bắt tay người có cương vị cao mình, khách phụ nữ Cần đứng dậy, người cúi bắt tay người có cương vị cao khơng khúm núm, cong gập người Khi có nhiều người giơ tay cho bắt, phải bắt tay người có tuổi tác, cương vị cao Không nên dùng hai tay nắm chặt tay phụ nữ, để tỏ rõ tơn kính nên đưa hai tay đón lấy tay người cương vị xã hội tuổi tác Không nên bắt tay người chéo tay người mà phải kiên nhẫn đợi đến lượt Khơng dùng đồng thời hai tay phải, trái để bắt tay hai người Khi bắt tay không ngoảnh mặt sang hướng khác Chỉ người có cương vị tuổi tác cao vỗ vai cấp người trẻ tuổi Trang phục Ấn tượng ban đầu để đánh giá cán bộ, công chức, viên chức qua trang phục cách trang điểm cán bộ, công chức, viên chức Cha ông ta dạy: “Quen sợ dạ, lạ sợ áo quần”, “Quần áo khơng tạo nên người mà nói lên người mặc người nào” Cán bộ, cơng chức, viên chức không gây thiện cảm với thủ trưởng, với đồng nghiệp trang phục công sở trơng thật nhàu nát hay q sặc sỡ, khó thành cơng giao tiếp với đối tác với bề Trong điều kiện nay, chưa trang bị đồng phục làm việc nơi cơng sở cho cán bộ, cơng chức cần ý só cách ăn mặc nơi cơng sở sau: không mặc áo quần màu sắc hoa hịe sặc sỡ, may cầu kỳ, màu q chói mắt như; đỏ, vàng chóe, xanh rực rỡ…., khơng nên đến công sở với đồ nhàu nát Không mặc quần áo chật, vải mỏng, ôm sát, vào người (nhất nữ cán bộ, Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN công chức, viên chức) như: áo pull, quần jean, váy ngắn, áo không cổ cổ áo rộng Tốt nên dùng sơ mi, quần âu hay comple, màu sắc trang nhã phù hợp Khi dự lễ nơi trang trọng nữ nên mặc áo dài comple, nam nên thắc cà vạt mặc veston thêm phần lịch Phát ngôn Người xưa kết luận: “Ngôn người” Ngôn khơng hiểu giọng nói mà cịn cách nói, kiểu nói, cung cách trị chuyện Đó cịn ứng xử tình huống, nghệ thuật giải xung đột Thực tế sống cho thấy văn hóa hành vi giao tiếp nói lên thật nhiều lịch đích thực người Lời ăn tiếng nói sống ngày giản dị cơm ăn áo mặc ngày Nhưng nói cho đẹp, có nghi lễ điều cần có rèn luyện tu dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức Ơng cha ta thường dạy “Tiên học lễ, hậu học văn”, điều cho thấy lễ tiết nghi thức coi trọng mang sắc thái văn hoá dân tộc Trong gia đình xưa, lễ giáo xem nghi thức truyền thống Chính thế, nếp sống gia đình xưa chuẩn mực, có quy tắc Con phải biết lời cha mẹ, người tuổi phải lễ độ với người nhiều tuổi Cuộc sống đại khơng địi hỏi người phải giữ nghi lễ khắt khe kiểu phong kiến Lớp trẻ phát huy tính sáng tạo, tự phát triển Tuy nhiên, khơng có nghĩa phát triển tự bừa bãi, khơng có lề thói, khơng có chuẩn mực đạo đức, dẫn đến vi phạm quy tắc thông thường giao tiếp ứng xử việc cần phải biết cảm ơn, xin lỗi hay quy tắc chào hỏi…, tôn trọng người trên, nhường nhịn bảo cấp công sở Giao tiếp điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, nên bắt đầu với câu: “Alơ, phịng (tên đơn vị), (hoặc tên người) xin nghe Xin lỗi, ông (bà) muốn gặp ạ?”; gọi xác nhận gọi đơn vị người khách mà cần giao tiếp khơng, ví dụ như:”Xin lỗi, có phải (tên đơn vị người cần gặp) không?”; bị người khác gọi gọi nhầm phải xin lỗi, ví dụ: “Xin lỗi bị nhầm, cám ơn….” Hay “Xin lỗi, anh (chị) gọi nhầm” Khi nói chuyện điện thoại điều chỉnh âm vực giọng nói vừa đủ nghe, tránh nói to ảnh hưởng đến cơng việc người xung quanh Kết thúc buổi nói chuyện nên chào, ví dụ như: “Xin cám ơn Chúc ông (bà) khỏe Hẹn gặp lại!” hay “ chào(ông, bà, cô, chú) ” tránh dập máy mạnh làm đối phương hiểu nhầm khơng vừa lịng họ, người bên đầu dây người lớn tuổi lãnh đạo mà cán bộ, công chức, viên chức xử thiếu lễ nghĩa không lịch sự) Một lời tạm biệt tử tế tạo hội giao tiếp tốt cho công việc - Giao tiếp điện thoại công sở cần ý chuẩn bị: Ln biết rõ muốn nói nội dung bạn có đủ tài liệu để diễn đạt điều bạn muốn nói để tiết kiệm thời gian cho cho người nghe Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với đối tượng Hạn chế nói chuyện riêng: Nói chuyện phiếm vui làm thời gian Và khó chịu bạn có nhiều việc phải làm công sở ảnh hưởng đến môi trường làm việc xung quanh Hãy trả lời thẳng vào vấn đề: Những câu trả lời dài dòng thường gây hiểu lầm thể tính khơng chun nghiệp Nếu khơng biết câu trả lời, nói bạn gọi cho họ sau có đáp án xác Nếu đưa phán đoán sai lầm cho người tin tưởng, họ khơng tin Cuối buổi nói chuyện, xác nhận lại điều trao đổi Như hai xem thống với điều để đưa cách giải thích hợp Khơng nói chuyện riêng dùng điện thoại, khiến bạn Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN khơng trao đổi Nếu có chuyện gấp, nói người ta giữ máy để nói tiếp sau - Khi sử dụng điện thoại di động công sở, cần tắt điện thoại, để chế dộ rung dự họp, họp quan trọng Trong họp không bấm máy chọc người khác để điện thoại di động reo lên làm cho khơng khí họp khơng nghiêm túc Khi có điện gọi đến phải xin phép người chủ trì ngịai để trả lời, trả lời khéo không làm ảnh hưởng dến người xung quanh họp Hạn chế điện thoại không mục đích, gặp khách thích rơng dài, thơng báo cúp máy Trước gọi điện ghi chủ đề cần trao đổi, ghi rõ mục tiêu, chuẩn bị tài liệu cần trả trả lời hay làm việc Phong cách làm việc Để tạo cho phong cách làm việc phù hợp với văn hóa công sở, việc trước tiên nên làm đừng để công việc theo kiểu “nước đến chân nhảy” Muốn vậy, công việc cần phải lên kế hoạch cụ thể Những việc cần làm phải làm để tránh việc tự nhiên xao nhãng Vì cơng việc có thay đổi đột ngột cuống cuồng làm kế họach quan, đơn vị bị chậm trễ thành viên gây mà ảnh hưởng chung đến tập thể công sở Làm việc có mục tiêu rõ ràng tiêu chí quan trọng tạo nên phong cách làm việc cán bộ, công chức, viên chức Khi mà quan, đơn vị ngày tiến tới phong cách làm việc chuyên nghiệp họ yêu cầu nhân viên tác phong tương tự Tạo cho tác phong cơng nghiệp bạn thể bạn cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp - Sắp xếp tài liệu công việc khoa học Cách xếp tài liệu công việc nói lên tính cách hiệu cơng việc cán bộ, công chức, viên chức Bàn làm việc lộn xộn loạt công việc cần làm khơng biết việc làm trước, việc làm sau, thể hiệu làm việc cán bộ, cơng chức, viên chức chưa tốt Để khắc phục tình trạng này, cần sử dụng phương tiện lập lịch làm việc sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng; lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn Đối với công chức chuyên mơn nghiệp vụ, ln có sổ cơng tác để ghi nhật ký công việc Trong giải công việc, cần phải trang bị kiến thức cho thân nhiệm vụ phân cơng, giải thích rõ ràng mạch lạc hồ sơ công việc, thời gian giải Tránh đùn đẩy công việc cho người khác dùng từ “khơng biết” để trả lời, biểu thái độ thiếu trách nhiệm, vô cảm cán bộ, công chức, viên chức Thái độ lạc quan Trước hết tôn trọng nhân hậu với người Ai đáng quý cần đối xử cách lịch Không nên có thái độ khác với cấp dưới, với đồng nghiệp họ có ý kiến, quan điểm khác Hãy tơn trọng người muốn người khác tôn trọng Tránh đem người để so sánh với người khác mà nên thay vào nhìn việc người khác làm để rút kinh nghiệm cho thân Nhận trách nhiệm cơng việc sống đổ lỗi hay biện minh cho làm bạn thêm hoạt động Phải rút kinh nghiệm giúp tiến lên Chú ý đến người xung quanh, thay giữ thái độ lạnh nhạt cảm ơn họ giúp đỡ mình, mối quan hệ họ tạo cơng việc tốt đẹp có Mỗi ngày chủ động làm điều tử tế, thấy sống thật vui vẻ nhẹ nhàng - Chân thành lắng nghe: Bạn làm điều lỗi với “đối phương”, bạn chịu nhận lỗi lắng nghe giận cách chân thành Hãy để “đối phương” nói hết Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN suy nghĩ, bực bội oán giận thứ sớm giải Bạn không nên kiên nhẫn nghe hay tỏ thái độ nóng lịng Đó tôn trọng người khác Thái độ lạc quan giúp cán bộ, công chức, viên chức tốt Khi bạn lạc quan bạn nỗ lực phát huy hết trách nhiệm cho cơng việc Mọi người nhận cơng nhận khả đích thực cán bộ, công chức, viên chức Quy tắc vàng quy tắc đối xử tử tế với người khác muốn cấp trên, đồng nghiệp đối xử tử tế với Vừa qua, Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xn Phúc họp đạo hoạt động công vụ, cán bộ, công chức phải thực “4 xin” là: Xin chào, Xin phép, Xin cám ơn, Xin lỗi Thực tế nay, có đơn vị, quan có hoạt động thiết thực để xây dựng văn hóa cơng sở đổi tác phong cơng tác với chống nghe, nói, làm Trong chống nghe nghe điều thuận, nghe lời khen, nghe chung, nghe chiều; chống nói nói dài, nói dai, nói khơng trọng tâm, nói thành tích; làm là: làm khơng đến nơi, đến chốn, làm quên cũ, làm sai Không tranh cơng, chối tội, đổi lỗi, minh III Vai trị, ý nghĩa văn hóa giao tiếp nơi cơng sở Vai trị Văn hóa gắn liền với phát triển, chìa khóa phát triển tiến xã hội Tạo tình đồn kết chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền Môi trường văn hóa cơng sở tốt đẹp tạo niềm tin cán công chức với quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu hoạt động cơng sở Tính tự giác cán công chức công việc đưa công sở phát triển vượt lên so với công sở khác Văn hố giao tiếp cơng sở cịn có vai trò to lớn việc xây dựng nề nếp làm việc khoa học, kỷ cương dân chủ Nó địi hỏi thành viên quan hành nhà nước phải quan tâm đến hiệu công việc chung công sở, giúp cho cán bộ, công chức tự nhìn lại, đánh giá mình, chống lại biểu thiếu văn hố như: tham ơ, móc ngoặc, quan liêu, hách dịch, cửa quyền, hội Bên cạnh đó, yếu tố văn hố cịn giúp cho thành viên công sở phải tôn trọng kỷ luật, danh dự cơng sở, quan hệ thân ái, đồn kết, hợp tác nghiệp chung cơng sở Văn hóa giao tiếp cơng sở có kế thừa tiếp thu có chọn lọc tính văn hóa từ bên bên ngồi cơng sở, từ khứ đến tương lai chừng mực giúp cơng sở tạo nên chuẩn mực, phá tính cục bộ, đối lập có tính thể thành viên Hướng cán công chức đến giá trị chung, tôn trọng nguyên tắc, quy tắc chuẩn mực văn hóa cơng sở Đó làm cho cán cơng chức hồn thiện Vai trị văn hóa giao tiếp cơng sở mục tiêu phát triển, có vai trị quan trọng lẻ, người sáng tạo ra, chi phối toàn hoạt động người, hoạt động sản xuất nhằm cung cấp lượng tinh thần cho người, làm cho người ngày hoàn thiện Thứ nhất, Văn hóa giao tiếp cơng sở tạo điều kiện cho bên tham gia vào quan hệ hành cơng sở thực quyền lợi nghĩa vụ Văn hóa giao tiếp cơng sở thể mối quan hệ nhà nước nhân dân thơng qua q trình giao tiếp hành góp phần hình thành nên chuẩn mực, giá trị văn hóa mà hai bên tham gia vào Mối quan hệ ứng xử người dân với cán bộ, công chức, viên chức thành viên công sở với phải cân bằng cán cân hệ thống giá trị văn hóa Văn hóa công sở giúp cho cán bộ, công chức, viên chức người dân biết phương hướng, cách thức giải công việc, giúp họ hiểu rõ công việc cần làm, phải làm; đặc biệt giúp họ thực quyền nghĩa vụ Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN cách hiểu biết, tự nguyện Qua người cán bộ, cơng chức, viên chức thực việc trao đổi quyền nghĩa vụ bên tham gia quan hệ công cách tốt đẹp Thứ hai là, Văn hóa giao tiếp cơng sở điều kiện phát triển tinh thần nhân cách cho người Khả gây ảnh hưởng, để người khác chấp nhận giá trị nghệ thuật Nhờ có văn hóa giao tiếp người hưởng thụ giá trị vật chất tinh thần ý thức, trách nhiệm, nghĩa vụ, lịng tự trọng, … Từ phát triển tinh thần nhân cách cán bộ, cơng chức, viên chức góp phần vào phát triển, cải cách hành cơng Thứ ba là, Văn hóa giao tiếp cơng sở đem lại giá trị tồn diện cho người Giá trị tồn tại, tác động mạnh mẽ đến hoạt động công sở Giá trị văn hóa cơng sở gắn bó với quan hệ cơng sở, là: - Giá trị thiết lập bầu khơng khí tin cậy công sở; - Sự tự nguyện phấn đấu, cống hiến cho công việc; - Được chia sẻ giá trị người cảm thấy yên tâm an toàn hơn; - Biết giá trị văn hóa ứng xử cán bộ, cơng chức, viên chức tránh hành vi quan liêu, cửa quyền, hách dịch giao tiếp hành với người dân; - Các giá trị làm đơn giản hóa thủ tục hành chính, quy định đảm bảo sách nhà nước, pháp luật làm cho hoạt động cơng sở thuận lợi Thứ tư là, Văn hóa giao tiếp công sở vừa mục tiêu, vừa động lực phát triển người Việc bảo vệ phát huy giá trị văn hóa cơng sở khơng nhiệm vụ quan, tổ chức mà cịn nhiệm vụ cán bộ, cơng chức, viên chức cơng việc vị trí, cương vị khác thực thi cơng vụ cung cấp dịch vụ công Trong hoạt động cơng sở, quan hệ ứng xử mơi trường trị - hành mang đậm mà sắc văn hóa nhân (cái chân), nhân (cái thiện) nhân văn (cái mỹ) kết nối giá trị truyền thống đến đại Con người không ngừng học tập, sáng tạo để tiếp thu tri thức nhân loại - yếu tố cấu thành văn hóa cơng sở, đồng thời khẳng định vai trị văn hóa phát triển quan, công sở Thực tế chứng minh coi nhẹ nhân tố người phát triển quan, cơng sở Nói đến người nói đến văn hóa, tồn giá trị văn hóa làm nên phẩm chất, lực tinh thần người Vận dụng yếu tố văn hóa việc thúc đẩy hoạt động công sở xây dựng hệ thống thi đua - khen thưởng công bằng, minh bạch, tạo bầu khơng khí làm việc phát huy tối đa sáng tạo, cống hiến cán bộ, công chức, viên chức, tạo động lực làm việc hăng say… kích thích, loại bỏ sức ỳ cơng việc Yếu tố văn hóa xuất cơng sở xuất phát từ vai trị cơng sở đời sống xã hội hoạt động máy hành Một cơng sở làm trịn nhiệm vụ chức tạo dựng mối quan hệ tốt cán bộ, công chức, viên chức công việc, chuẩn mực ứng xử, nghi thức tiếp xúc hành chính, ý thức chấp hành kỷ luật quan Ý nghĩa Văn hóa giao tiếp cơng sở: Có ý nghĩa tầm quan trọng đặc biệt, thể đến chất lượng,hiệu xử lý giải công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học đội ngủ cán bộ, cơng chức nhằm góp phần vào q trình cải cách hành nhà nước Khơi dậy, phát huy nhân lực, tạo nét văn hóa riêng cho cơng sở, có đồng thuận chung cá nhân tổ, nhóm nói Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN riêng toàn tổ chức nói chung Nâng cao hiệu làm việc cho nhân viên, mặt khác tạo nên bầu khơng khí làm việc khoa học, công minh, tránh để thành viên tổ chức nghi kị, không phục cấp trên, khiếu kiện… Ngăn nắp công việc tạo môi trường làm việc sẽ, tạo nhu cầu cho nhân viên, tập thể, hoạt động giao lưu cá nhân, tổ, nhóm với với mục tiêu tăng cường hợp tác, trao đổi sáng kiến, kinh nghiệm…để hoàn thành nhiệm vụ chức tổ chức Qua đó, tạo hội để thành viên khẳng định vị thăng tiến tổ chức IV Nguyên tắc giao tiếp, ứng xử nơi công sở 1.Khái niệm nguyên tắc giao tiếp Nguyên tắc giao tiếp hệ thống quan điểm đạo, định hướng thái độ hành vi ứng xử, đồng thời đạo việc lựa chọn phương pháp, phương tiện giao tiếp cá nhân Nguyên tắc giao tiếp mang tính bền vững tương đối ổn định Nguyên tắc giao tiếp hình thành từ thói quen từ vốn sống kinh nghiệm cá nhân rèn luyện thực tế Các nguyên tắc giao tiếp, ứng xử nơi công sở Để đạt hiệu quả, hoạt động giao tiếp cần đáp ứng số nguyên tắc định Tương tự, giao tiếp văn hóa cơng sở cần tuân thủ số nguyên tắc sau: 2.1 Tơn trọng lẫn hài hịa lợi ích 2.1.1 Tôn trọng lẫn Thể thái độ tôn trọng bên tham gia giao tiếp nguyên tắc hàng đầu sinh tồn cộng đồng nói chung Nó thỏa mãn nhu cầu liên quan đến nhân quyền, khẳng định nhân thân, đề cao lòng tự trọng khẳng định phẩm chất bên thể thái độ Có nhiều cách thể thái độ tôn trọng bên giao tiếp q trình thực thi cơng vụ cho dù gặp gỡ với đối tác,với cơng dân doanh nghiệp hay với đồng nghiệp, thái độ tơn trọng cần thể Nói cách chung nhất, thái độ tôn trọng kèm theo yêu cầu cụ thể khác cách diễn đạt phẩm chất đối tượng khác chất tơn trọng thừa nhận hay ghi nhận tồn bên họ khơng phải họ theo kiểu mình mong muốn Do vậy, với người cao tuổi trọng trách hơn, tôn trọng cần thể kính trọng Đối với người ngang dùng thuật ngữ tơn trọng đủ Với người trẻ hơn, nhỏ bé hơn, tôn trọng cần diễn tả theo cách yêu thương Sự có mặt lời hứa, ngơn ngữ giao tiếp đề cao nhân thân bên (ví dụ: gọi tên, gọi đầy đủ tên chức vị, đánh giá vấn đề thay quy chụp người,…), điệu cử phù hợp (trang phục, dáng điệu đứng, ngồi, điệu tay, chân, mắt, ) cách để thể tôn trọng người khác, đồng thời, thể tự trọng 2.1.2 Cộng tác - hài hồ lợi ích Thái độ cộng tác từ phía đơi bên dựa nguyên lý thắng - thắng (winwin) giao tiếp Để có kết đó, bên cần có nỗ lực đạt đến hài hịa lợi ích bên Chính vậy, giao tiếp liên cá nhân bao gồm kỹ ngầm định kỹ thương thuyết, thỏa thuận Trong thời đại nay, mà giao tiếp công vụ diễn bối cảnh mở tác động công nghệ thơng tin phát triển dân trí, giao tiếp cơng vụ cịn phải hướng tới hài hịa lợi ích ba bên để đảm bảo phát triển lâu dài Đó thỏa mãn lợi ích cán bộ, công chức - công dân, 10 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Mục TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều Trang phục Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch Cán bộ, cơng chức, viên chức có trang phục riêng thực theo quy định pháp luật Điều Lễ phục Lễ phục cán bộ, công chức, viên chức trang phục thức sử dụng buổi lễ, họp trọng thể, tiếp khách nước Lễ phục nam cán bộ, công chức, viên chức: comple, áo sơ mi, cravat Lễ phục nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, comple nữ Đối với cán bộ, công chức, viên chức người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc coi lễ phục Điều Thẻ cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ thực nhiệm vụ Thẻ cán bộ, cơng chức, viên chức phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức Bộ Nội vụ hướng dẫn thống mẫu thẻ cách đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức Mục GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều Giao tiếp ứng xử Cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, cơng chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; khơng nói tục, nói tiếng lóng, qt nạt Điều Giao tiếp ứng xử với nhân dân Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc Cán bộ, cơng chức, viên chức khơng có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ Điều 10 Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác Điều 11 Giao tiếp qua điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột Chương III BÀI TRÍ CƠNG SỞ Mục QUỐC HUY, QUỐC KỲ Điều 12 Treo Quốc huy Quốc huy treo trang trọng phía cổng tồ nhà Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy cũ bị hư hỏng 42 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Điều 13 Treo Quốc kỳ Quốc kỳ treo nơi trang trọng trước công sở tồ nhà Quốc kỳ phải tiêu chuẩn kích thước, màu sắc Hiến pháp quy định Việc treo Quốc kỳ buổi lễ, đón tiếp khách nước ngồi lễ tang tn theo quy định nghi lễ nhà nước đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang MỤC BÀI TRÍ KHN VIÊN CƠNG SỞ Điều 14 Biển tên quan Cơ quan phải có biển tên đặt cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt địa quan Bộ Nội vụ hướng dẫn thống cách thể biển tên quan Điều 15 Phòng làm việc Phịng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, cơng chức, viên chức Việc xếp, trí phịng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu phòng làm việc Điều 16 Khu vực để phương tiện giao thơng Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thơng cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Khơng thu phí gửi phương tiện giao thông người đến giao dịch, làm việc THỦ TƯỚNG (Đã ký) Nguyễn Tấn Dũng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Số: 114/2006/QĐ-TTg Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12 tháng 08 năm 2003 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án đổi phương thức điều hành đại hố cơng sở hệ thống hành nhà nước giai đoạn I (2003 - 2005); Xét đề nghị Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ, 43 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Điều Quyết định có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo Điều Các Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ QUY ĐỊNH Chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước (Ban hành kèm theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/05/2006 Thủ tướng Chính phu) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy định điều chỉnh việc tổ chức họp hoạt động quản lý, điều hành quan hành nhà nước Phiên họp Chính phủ, phiên họp Ủy ban nhân dân cấp; hội nghị quốc tế, hội thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều chỉnh Quy định Điều Đối tượng áp dụng Thủ tướng Chính phủ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ tố chức, đơn vị trực thuộc; tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành Thủ tướng Chính phủ thành lập; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Cơ quan thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi chung Ủy ban nhân dân cấp tỉnh); quan thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau gọi chung Ủy ban nhân dân cấp huyện); tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Ủy ban nhân dân cấp huyện thành lập Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy định này, từ ngữ hiểu sau: Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, thông qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Họp tham mưu, tư vấn họp để thủ trưởng quan hành nhà nước nghe ý kiến đề xuất kiến nghị thủ trưởng quan, đơn vị cấp dưới, chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền Họp làm việc họp cấp với thủ trưởng quan, đơn vị cấp để giải cơng việc có tính chất quan trọng vượt thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ công tác cấp Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án 44 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Họp giao ban họp lãnh đạo quan, đơn vị hành nhà nước để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) họp để quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương, sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị hành nhà nước Họp sơ kết tổng kết (Hội nghị sơ kết tổng kết) chuyên đề họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng Người chủ trì họp người có thẩm quyền điều hành họp, đưa ý kiến kết luận họp 10 Người tham dự họp người triệu tập, người mời họp người đại diện cho quan, đơn vị mời họp người ủy quyền dự họp 11 Cuộc họp Thủ tướng Chính phủ họp Thủ tướng Chính phủ Phó Thủ tướng Chính phủ chủ trì để đạo, phối hợp giải cơng việc thuộc chức năng, thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ theo quy định pháp luật 12 Cuộc họp Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ họp Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ Thứ trưởng, Phó Thủ trưởng quan ngang Bộ, Phó Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ chủ trì để đạo, điều hành giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ phân cơng 13 Cuộc họp Chủ tịch Ủy ban nhân dân họp Chủ tịch Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chủ trì để đạo, phối hợp giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định pháp luật Điều Mục tiêu Mục tiêu Quy định nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng họp hoạt động quan hành nhà nước cấp, ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí việc tổ chức họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành thủ trưởng quan hành nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Điều Nguyên tắc tổ chức họp Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải Chỉ tiến hành thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành thủ trưởng quan hành nhà nước việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng họp để thay cho việc định quản lý, điều hành Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt thủ trưởng quan hành nhà nước Theo chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại 45 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN họp với việc tổ chức họp cách hợp lý Phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị hành nhà nước Điều Trách nhiệm việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào việc đổi công tác đạo, điều hành để giảm bớt nâng cao chất lượng, hiệu họp Thủ trưởng quan, đơn vị hành nhà nước cấp, ngành có trách nhiệm tố chức, đạo nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết công nghệ thông tin, vào việc đổi công tác lãnh đạo, đạo, điều hành để giảm bớt họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng hiệu họp Điều Các trường hợp không tổ chức họp Phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp Đối với văn quy định chủ trương, sách lớn, quan trọng, nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách phát triển kinh tế - xã hội, cần thiết tổ chức họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhận thức hành động triển khai thực Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình kết tháng thực chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm Bộ, ngành, quyền địa phương, sở Giải cơng việc thường xun tình hình có thiên tai, địch họa tình trạng khẩn cấp Những việc cụ thể ủy quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho tổ chức cá nhân cấp giải Tổ chức lấy ý kiến lãnh đạo quan, đơn vị cấp, ngành tham gia xây dựng, hoàn thiện đề án, dự án, trừ trường hợp đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý nhiều quan, đơn vị Cấp triệu tập cấp lên để trực tiếp phân công, đạo thực nhiệm vụ công tác để nghe báo cáo tình hình thay cho việc thực chế độ công tác địa phương, sở trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định Trao đổi thông tin giao lưu học tập kinh nghiệm quan, đơn vị Giải nội dung cơng việc mang tính chất chun môn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng Những việc pháp luật quy định giải cách thức khác không cần thiết phải thông qua họp Điều Họp tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội tổ chức xã hội - nghề nghiệp quan hành nhà nước Tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp quan, đơn vị hành nhà nước tổ chức họp theo Điều lệ tổ chức bố trí hợp lý phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động quan, đơn vị Điều Phối hợp quan hành nhà nước với quan, tố chức khác hệ thống trị việc tổ chức họp Các quan hành nhà nước có thẩm quyền cấp phải thường xuyên phối hợp 46 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN chặt chẽ với quan khác máy nhà nước, quan Đảng Cộng sản Việt Nam, quan lãnh đạo tổ chức trị - xã hội cấp việc xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức họp có liên quan cách khoa học, hợp lý hiệu Chương II QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP Điều 10 Xây dựng kế hoạch tổ chức họp Căn vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng tháng quan u cầu giải cơng việc, thủ trưởng quan hành nhà nước đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp lớn, quan trọng năm hàng tháng; phân công trách nhiệm quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức họp Kế hoạch tổ chức họp năm hàng tháng phải thông báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự Các họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp Điều 11 Chuẩn bị nội dung họp Nội dung họp phải quan, đơn vị phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, yêu cầu thời gian Những vấn đề liên quan đến nội dung họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước thành văn Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi cịn phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung Điều 12 Giấy mời họp Giấy mời họp phải ghi rõ nội dung sau đây: a) Người triệu tập chủ trì; b) Thành phần tham dự; c) Người triệu tập; người mời tham dự; d) Nội dung họp; thời gian, địa điểm họp; đ) Những yêu cầu người triệu tập mời tham dự Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất Điều 13 Thành phần số lượng người tham dự họp Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu Thủ trưởng quan, đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp thành phần, có đủ thẩm quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung yêu cầu họp Trường hợp người triệu tập mời thủ trưởng quan, đơn vị tham dự họp, ủy quyền cho cấp có đủ khả đáp ứng nội dung yêu cầu họp họp thay Điều 14 Thời gian tiến hành họp Thời gian tiến hành họp thuộc loại họp quy định sau: a) Họp tham mưu, tư vấn không buổi làm việc; b) Họp chuyên môn từ buổi làm việc đến ngày, trường hợp đề án, dự án lớn, phức tạp kéo dài thời gian hơn, không ngày; 47 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN c) Họp tổng kết công tác năm không ngày; d) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ đến ngày tùy theo tính chất nội dung chuyên đề; đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ đến ngày tuỳ theo tính chất nội dung vấn đề Các loại họp khác tuỳ theo tính chất nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, không ngày Điều 15 Những yêu cầu tiến hành họp Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải cơng việc Người chủ trì người phân cơng trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp nêu vấn đề cịn ý kiến khác nhau, khơng đọc toàn văn tài liệu, văn họp, khơng trình bày tồn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp Điều 16 Trách nhiệm người chủ trì họp Qn triệt mục đích, u cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp trình bày ý kiến cách hợp lý Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt Có ý kiến kết luận họp, trước kết thúc họp Giao trách nhiệm cho quan, đơn vị có thẩm quyền văn thông báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan Điều 17 Trách nhiệm người tham dự họp Nghiên cứu tài liệu, văn họp nhận trước đến dự họp Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu họp Phải dự họp thành phần, đến họp tham dự hết thời gian họp Chỉ trường hợp lý đột xuất đồng ý người chủ trì người tham dự rời họp trước họp kết thúc Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý cơng việc khơng có liên quan đến nội dung họp Không gọi nghe điện thoại phịng họp Trình bày ý kiến tham gia tranh luận họp phải ngắn gọn, thắng vào nội dung vấn đề không vượt thời gian mà người chủ trì họp cho phép Trong trường hợp cử họp thay, phải báo cáo kết họp cho thủ trưởng quan, đơn vị cử họp Điều 18 Biên họp thông báo kết họp Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp Biên họp phải gồm nội dung sau đây: a) Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; b) Những vấn đề trình bày thảo luận họp; c) Ý kiến phát biểu người tham dự họp; 48 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN d) Kết luận chủ toạ họp định đưa họp Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan, đơn vị giao trách nhiệm phải thông báo văn kết họp, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực Văn thông báo kết họp bao gồm nội dung sau đây: a) Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; b) Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân cơng trách nhiệm tổ chức thực Văn thông báo kết họp không thay cho việc văn quy phạm pháp luật văn cá biệt thủ trưởng quan hành nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật để giải vấn đề liên quan định họp Điều 19 Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp phải giao cho quan, đơn vị có thẩm quyền liên quan chịu trách nhiệm Chương III CÁC CUỘC HỌP CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ Điều 20 Các loại họp Thủ tướng Chính phủ Họp giao ban Thủ tướng Chính phủ với Phó Thủ tướng Chính phủ Họp tham mưu, tư vấn Họp làm việc Họp triển khai nhiệm vụ công tác lớn, quan trọng Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề Điều 21 Cuộc họp Thủ tướng Chính phủ với Phó Thủ tướng Chính phủ Hàng tuần, Thủ tướng Chính phủ có họp giao ban với Phó Thủ tướng Chính phủ Khi cần thiết, để xử lý công việc phức tạp, Thủ tướng Chính phủ có họp làm việc với Phó Thủ tướng Chính phủ Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ, Phó Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ tham dự họp quy định khoản điều Điều 22 Cuộc họp để xử lý vấn đề quan trọng liên ngành vượt thẩm quyền giải Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ Đối với vấn đề quan trọng liên ngành vượt thẩm quyền giải Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ mà khơng cần thiết phải thành lập tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành Thủ tướng Chính phủ để giải quyết, tổ chức họp làm việc Thủ tướng Chính phủ với thủ trưởng Bộ, ngành, quan có liên quan để Thủ tướng thực điều phối giải theo thẩm quyền Trong trường hợp cần thiết, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đề nghị Thủ tướng Chính phủ có họp với Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để Thủ tướng Chính phủ xem xét, đạo xử lý, giải vấn đề quan trọng Bộ, ngành địa phương Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ Thủ tướng Chính phủ ủy quyền chủ trì họp theo quy định khoản Điều để giúp Thủ 49 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN tướng Chính phủ điều hồ, phối hợp hoạt động Bộ, ngành, quyền địa phương giải vụ việc; báo cáo Thủ tướng Chính phủ văn kết họp Điều 23 Việc tổ chức hội nghị triển khai nhiệm vụ cơng tác lớn, quan trọng Chính phủ Để tổ chức quán triệt, triển khai chủ trương, sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành phát triển kinh tế - xã hội, Thủ tướng Chính phủ định tổ chức hội nghị tồn quốc có tham dự lãnh đạo Bộ, ngành, quyền địa phương Theo yêu cầu Thủ tướng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ chủ trì phối hợp với Bộ, ngành, quyền địa phương liên quan chuẩn bị địa điểm, nội dung, chương trình hội nghị Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ tổng hợp kết hội nghị văn thơng báo ý kiến đạo Thủ tướng Chính phủ hội nghị; đôn đốc, kiểm tra việc thực ý kiến đạo Thủ tướng Chính phủ Điều 24 Việc tổ chức họp sơ kết, tổng kết chuyên đề Chính phủ Cuộc họp sơ kết, tổng kết chuyên đề Chính phủ tiến hành trường hợp sau đây: a) Việc sơ kết, tổng kết chuyên đề quy định văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thực chủ trương, sách quan trọng; b) Khi cần thiết để đánh giá tình hình kết sau thời gian định thực thí điểm chủ trương, sách quản lý lớn, quan trọng theo định Thủ tướng Chính phủ Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ có liên quan Thủ tướng Chính phủ ủy nhiệm chủ trì tổ chức họp sơ kết, tổng kết chuyên đề Chính phủ báo cáo kết họp văn cho Thủ tướng Chính phủ Điều 25 Văn phịng Chính phủ đề nghị tổ chức họp Thủ tướng Chính phủ Để giúp Thủ tướng Chính phủ thực lãnh đạo, đạo, điều hành việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ đề xuất với Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ xem xét định tổ chức họp tham mưu, tư vấn họp làm việc Thủ tướng Chính phủ Cuộc họp nói khoản Điều Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ chủ trì theo ủy quyền Thủ tướng Chính phủ Điều 26 Trách nhiệm Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ họp Thủ tướng Chính phủ Xây dựng kế hoạch tổ chức họp Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ hàng năm, hàng tháng hàng tuần trình Thủ tướng Chính phủ định Thẩm tra trình Thủ tướng Chính phủ việc tổ chức họp quy định khoản Điều 22 Quy định Nếu Thủ tướng Chính phủ định tổ chức họp theo đề nghị Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phịng Chính phủ trả lời văn cho người đề nghị thời hạn 01 ngày làm việc sau có định Thủ tướng Thẩm tra, tóm tắt đề án, dự án vấn đề thuộc nội dung họp Lựa chọn, đề 50 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN xuất để Thủ tướng Chính phủ định vấn đề cần thiết phải đưa họp xử lý, vấn đề không cần thiết phải đưa họp mà xử lý hình thức khác Phát biểu quan điểm ý kiến độc lập Văn phịng Chính phủ việc xử lý vấn đề có liên quan Bố trí họp cách hợp lý, tiết kiệm thời gian kinh phí phù hợp với yêu cầu lãnh đạo, đạo, điều hành Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ thời điểm Chủ trì, phối hợp đôn đốc bộ, quan, tổ chức có liên quan chuẩn bị đầy đủ tài liệu, văn bảo đảm nội dung yêu cầu họp Tham dự cử cấp tham dự họp Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung họp Thông báo văn ý kiến kết luận, đạo Thủ tướng Chính phủ Phó Thủ tướng Chính phủ họp Theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực ý kiến kết luận, đạo Thủ tướng Chính phủ Phó Thủ tướng Chính phủ họp Chương IV CÁC CUỘC HỌP CỦA BỘ TRƯỞNG, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN NGANG BỘ, THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ Điều 27 Các loại họp Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ Họp giao ban Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ với Thứ trưởng, Phó Thủ trưởng quan quan ngang Bộ, Phó Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ người đứng đầu đơn vị trực thuộc Họp tham mưu Họp làm việc Họp (hội nghị) triển khai nhiệm vụ công tác Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề Họp (hội nghị) tổng kết năm Điều 28 Việc tổ chức hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác Khi thực cần thiết phải tổ chức hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai phạm vi toàn quốc chủ trương, sách lớn, quan trọng cấp bách Đảng Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý phân cơng, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ phải có văn trình đồng ý Thủ tướng Chính phủ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian địa điểm tổ chức hội nghị Dự kiến tổ chức hội nghị phải đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức họp Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ từ đầu năm gửi trước cho quan, tổ chức, cá nhân triệu tập mời tháng trước ngày tổ chức hội nghị Điều 29 Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề Chỉ tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề có quy định đạo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ vấn đề quản lý cần phải tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề Trong trường hợp quy định đạo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, mà thấy cần thiết phải tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý phân cơng, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ có văn trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, định mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham 51 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN dự, thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị Việc tổ chức hội nghị phải đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức họp Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ từ đầu năm gửi trước cho quan, tổ chức, cá nhân triệu tập mời tháng trước ngày tổ chức hội nghị Điều 30 Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình thực chương trình cơng tác hàng năm Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ khơng triệu tập hội nghị toàn ngành để sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác tháng hàng năm Trường hợp thấy cần thiết phải triệu tập hội nghị toàn ngành để tổng kết đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ cơng tác năm Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ phải xin phép đồng ý trước Thủ tướng Chính phủ nội dung, hình thức, thành phần tham dự, kinh phí, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị Việc tổ chức hội nghị có mời lãnh đạo Bộ, ngành khác Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự phải xin phép đồng ý Thủ tướng Chính phủ Điều 31 Các họp Văn phịng Chính phủ với Bộ, ngành, quyền địa phương, Tổng công ty 91 để xây dựng thực chương trình cơng tác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Thực chức quản lý chương trình cơng tác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, hàng năm tuỳ theo tình hình cụ thể, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ có họp với lãnh đạo Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Tổng công ty 91 để giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ xây dựng, kiểm tra, đánh giá việc thực chương trình cơng tác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Điều 32 Trách nhiệm Chánh Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ họp Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ Xây dựng kế hoạch tổ chức họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần trình Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ định Thẩm định cần thiết tổ chức họp thủ trưởng đơn vị chuyên môn thuộc Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ đề nghị Chủ trì họp tham mưu, họp làm việc với thủ trưởng đơn vị chuyên môn thuộc Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ theo ủy quyền Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ Bố trí, xếp, tổ chức họp cách hợp lý Đôn đốc đơn vị phân công chuẩn bị tài liệu, văn thuộc nội dung họp đầy đủ, yêu cầu quy định Tham dự cử cấp tham dự họp Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung họp Thông báo văn ý kiến kết luận, đạo người chủ trì họp Kiểm tra, đơn đốc, nắm tình hình kết thực ý kiến kết luận, đạo họp Chương V CÁC CUỘC HỌP CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH VÀ CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 52 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Điều 33 Các loại họp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Họp giao ban Chủ tịch Ủy ban nhân dân với Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp Họp tham mưu, tư vấn Họp làm việc Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề Điều 34 Việc tổ chức họp để giải vấn đề quan trọng liên ngành vượt thẩm quyền quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện đề nghị tổ chức họp làm việc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp để Chủ tịch Ủy ban nhân dân điều phối giải vấn đề quan trọng liên ngành vượt thẩm quyền quan chun mơn Chánh Văn phịng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp ủy quyền chủ trì họp nói khoản Điều này; báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân kết họp Điều 35 Trách nhiệm Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Chánh Văn Ủy ban nhân dân cấp huyện việc tổ chức họp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp Xây dựng kế hoạch tổ chức họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp định Thẩm tra cần thiết nội dung họp làm việc nói khoản Điều 34 Quy định Bố trí, xếp họp cách hợp lý, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân định Gửi giấy mời họp đến quan cá nhân thành phần theo đạo lãnh đạo Ủy ban nhân dân Đôn đốc, hướng dẫn quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp phân công chuẩn bị đầy đủ, yêu cầu quy định tài liệu, văn thuộc nội dung họp gửi trước ngày họp ngày làm việc Thẩm tra đề án, dự án vấn đề, công việc thuộc nội dung họp; tóm tắt vấn đề thuộc nội dung họp, xác định vấn đề cịn có ý kiến khác đề xuất hướng xử lý Tham dự cử cấp tham dự họp Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung họp Thông báo văn ý kiến kết luận đạo người chủ trì họp 10 Kiểm tra, đơn đốc quan thực ý kiến kết luận, đạo họp Điều 36 Không đạo việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ không đạo Chủ tịch Ủy nhân dân cấp tỉnh tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai thực nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý Ủy ban 53 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN nhân dân cấp huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Điều 37 Không tổ chức họp giao ban thường kỳ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không tổ chức họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không tổ chức họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Điều 38 Việc tổ chức họp sơ kết, tống kết quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không triệu tập họp (hội nghị) toàn ngành địa phương để sơ kết, tổng kết thực nhiệm vụ công tác tháng hàng năm Trường hợp quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thấy cần thiết phải triệu tập họp toàn ngành địa phương để tổng kết thực nhiệm vụ cơng tác năm, phải có văn trình đồng ý trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức họp Việc tổ chức họp tổng kết công tác hàng năm quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có mời lãnh đạo quan chuyên môn cấp trên, lãnh đạo quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức chuyên môn Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tham dự, phải xin phép đồng ý trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Điều 39 Việc tổ chức họp tập huấn, triển khai thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân triệu tập Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh triệu tập họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, thủ trưởng quan chuyên môn khác cấp tham dự phải đồng ý trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện triệu tập họp tập huấn, triển khai có mời Chủ tịch Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, thủ trưởng quan chun mơn khác cấp tham dự phải đồng ý trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Chương VI CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 40 Xây dựng chương trình cơng tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức họp Trên sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, thủ trưởng quan hành nhà nước cấp, ngành có trách nhiệm đạo xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, hàng q hàng tháng quan bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành khả năng, lực trình độ thực tế máy giúp việc Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành việc quản lý, thực chương trình cơng tác Chỉ trường hợp thật cần thiết điều chỉnh chương trình cơng tác Điều 41 Yêu cầu việc tổ chức họp quan, đơn vị hành nhà nước có quan hệ trực tiếp giải cơng việc cá nhân, tổ chức Các quan, đơn vị hành nhà nước có quan hệ trực tiếp giải công việc hàng ngày cá nhân, tổ chức khơng tổ chức họp quan, đơn vị 54 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận xử lý công việc cá nhân, tổ chức theo quy định pháp luật Thủ trưởng quan, đơn vị hành nhà nước khơng sử dụng thời gian thực chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện công dân theo quy định pháp luật để chủ trì tham dự họp Điều 42 Cấm kết hợp tổ chức họp với việc tham quan, nghỉ mát Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức họp với tham quan, nghỉ mát dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức Người đứng đầu quan, đơn vị hành nhà nước đứng tổ chức triệu tập họp phải chịu trách nhiệm cá nhân việc để xẩy tình trạng nói khoản Điều Điều 43 Thực chế độ kiểm tra thường xuyên, giải công việc chỗ thủ trưởng quan hành nhà nước cấp đế giảm bớt họp xử lý vụ việc phát sinh Thủ trưởng quan hành nhà nước cấp khơng sử dụng hình thức họp để nghe báo cáo tình hình thực nhiệm vụ cơng tác cấp thay cho việc kiểm tra trực tiếp quan, đơn vị cấp sở Thủ trưởng quan hành nhà nước cấp, ngành phải dành thời gian thích đáng có chương trình kế hoạch cụ thể để thực chế độ kiểm tra thường xuyên hoạt động quan, đơn vị cấp việc thực quy định pháp luật, văn cấp trên, trực tiếp đạo xử lý chỗ cơng việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền Chương VII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 44 Trách nhiệm quản lý chế độ họp quan hành nhà nước Trách nhiệm Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ: a) Tổ chức thực quy định tổ chức họp Thủ tướng Chính phủ thuộc phạm vi thẩm quyền giao; b) Hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp việc thực Quy định Trách nhiệm Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ: a) Ban hành quy định cụ thể tổ chức họp Bộ, ngành mình; b) Thi hành biện pháp cải cách tố chức máy, đổi đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến nâng cao chất lượng, hiệu họp Trách nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: a) Ban hành quy định cụ thể tổ chức họp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp địa phương; họp quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; b) Chỉ đạo việc thực quy định tổ chức họp hoạt động quan hành nhà nước địa phương; c) Thi hành biện pháp cải cách tổ chức máy, đổi đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu họp Thủ trưởng quan, đơn vị hành nhà nước cấp, ngành có trách nhiệm thực nghiêm túc quy định pháp luật tổ chức họp hoạt động quan, đơn vị Điều 45 Hiệu lực thi hành Quy định có hiệu lực thi hành theo hiệu lực thi hành Quyết định ban hành Các quy định trước họp hoạt động quan hành nhà nước 55 Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN trái với Quy định bãi bỏ./ 56 ... Th.s Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN CHƯƠNG I VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ I Khái niệm văn hóa giao tiếp, ứng xử nơi công sở Giao tiếp Giao tiếp hoạt động nhằm... Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Mục TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều Trang... Nguyễn Thị Hợi VĂN HĨA GIAO TIẾP CƠNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN 2.3.2 Công khai Giao tiếp công vụ cần diễn cách công khai, nơi công cộng liên quan đến cơng khai hóa thơng tin hoạt động