Bài 5: Kỹ năng thuyết trình

Tham khảo Bài 5: Kỹ năng thuyết trình sẽ giúp các bạn xác định được tầm quan trọng của hoạt động thuyết trình; chỉ ra các bước tiến hành thuyết tình; vận dụng được các kĩ năng thuyết trình hiệu quả. Mời các bạn tham khảo!

BÀI 5: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Nội dung     Khái niệm vai trò hoạt động thuyết trình; Chuẩn bị thuyết trình; Tiến hành thuyết trình; Vận dụng kĩ thuyết trình Mục tiêu Sau kết thúc học, sinh viên sẽ:  Xác định tầm quan trọng hoạt động thuyết trình;  Chỉ bước tiến hành thuyết tình;  Vận dụng kĩ thuyết trình hiệu Hướng dẫn học Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương trình cung cấp PPH101_Bai5_v1.0018109225 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Steve Jobs xem “phù thủy công nghệ”, ông biết đến bậc thầy nghệ thuật thuyết trình Trên sân khấu, ơng thu hút toàn ý khán giả mà không cần slide dày đặc chữ hay biểu đồ phức tạp Ơng thành cơng nhờ cách kể chuyện sáng tạo thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với số, từ ngữ hay hình ảnh minh họa Kỹ thuyết trình hồn tồn luyện tập Nếu bạn nghiêm túc tuân theo nguyên tắc 3S đây, bạn nằm nhóm 1% người thuyết trình hiệu Steve Jobs Story – Một câu chuyện thuyết phục Bộ não có khuynh hướng ghi nhớ câu chuyện có kịch tính, cao trào tốt lời nói sng Chính vậy, xây dựng kịch cho thuyết trình bạn câu chuyện, có mục tiêu, có cao trào, có đấu tranh có kết Đầu tiên, câu chuyện bắt đầu tựa đề (headline) Tựa đề diễn thuyết bạn nên ngắn gọn, dễ nhớ chuyển tải ý câu chuyện Steve ln định vị sản phẩm ông với câu vừa vặn với post Twitter (140 ký tự), ví dụ, với MacBook Air, ơng định vị “the world’s thinnest notebook.” – notebook mỏng giới Và tựa đề cho thuyết trình giới thiệu MacBook Air ông Ngắn, đơn giản ấn tượng! Khi lên ý tưởng cho thuyết trình, bạn nên tập trung vào tối đa ba điểm Những thơng điệp cần xếp theo trình tự logic rõ ràng Ngồi ra, trước trình bày, bạn nên cho người nghe biết mục tiêu thuyết trình Ví dụ: “Để giúp bạn hồn thiện kỹ thuyết trình, hơm tơi giới thiệu yếu tố làm nên thuyết trình hiệu quả.” Như vậy, bạn giúp người nghe hình dung câu chuyện dễ dàng Với ý chính, bạn nên có ví dụ cụ thể để minh họa để câu chuyện bạn sinh động hơn; chắn người nghe nhớ lâu Kết thúc câu chuyện, bạn nên tóm tắt lại nhắc lại mục tiêu người nghe Slides – Những slide đơn giản Chúng ta có khuynh hướng để nhiều chữ lên slide tốt Tuy nhiên, não thường làm tốt việc thời điểm; chẳng hạn, người khó vừa nghe vừa đọc lúc Chính vậy, bạn muốn người khác nghe mình, đừng bắt họ đọc chữ slide Khi Steve Jobs thuyết trình, người ta thấy hình rộng, với hình ảnh bật, số biểu đồ đơn giản Hãy nhớ, “một ảnh ngàn lời nói”, tận dụng sức mạnh hình ảnh thay cho ngơn từ Nhưng bạn nhớ dùng hình ảnh chất lượng cao Theo “Presentation Zen” – sách thú vị thuyết trình, bạn khơng nên sử dụng hình vẽ clipart mẫu PowerPoint có sẵn khán giả bạn chán ngấy hình ảnh họa tiết thịnh hành từ năm 1990 Khi cần thiết, bạn nên xen kẽ hình ảnh âm nhạc hay đoạn phim ngắn để làm cho câu chuyện bạn trở nên sinh động Số lượng slides phụ thuộc vào độ dài “câu chuyện”, ý nên sử dụng slide Nếu phần có nhiều liệu cần trình bày, bạn chia thành 2-3 slides PPH101_Bai5_v1.0018109225 Và tập trung cho chữ S thứ – speaker Speaker – Người thuyết trình thu hút Là trung tâm buổi thuyết trình, bạn phải chuẩn bị thật kỹ Đầu tiên trang phục Trang phục phải phù hợp với đối tượng khán giả, với chủ đề khơng gian thuyết trình (năng động, trẻ trung hay chuyên nghiệp, trang trọng) Trong thuyết trình, bạn cần phải để ý đến ngơn ngữ hình thể phù hợp  Tránh xa bục phát biểu Bạn nghĩ thấy diễn giả dính chặt vào bục phát biểu gần đọc lại toàn chữ lên slide? Giờ bạn biết lý  Nhìn khán giả, đừng “thiếu cơng bằng” nhìn chằm chằm vào người  Phong thái tự tin, không bỏ tay vào túi quần hay vòng trước ngực hay mân mê đồ vật bút, giấy hay tà áo Nếu bạn cảm thấy lo lắng, hít thở sâu để lấy lại bình tĩnh Nói rõ, chậm với âm lượng vừa đủ dừng khoảng giây bạn chuyển ý Khi nói chậm rõ, bạn lựa chọn từ ngữ cẩn thận hơn, nhờ vậy, bạn tự tin Khi ngừng chỗ, bạn thu hút ý người nghe Và, “gia vị” cuối cho thuyết trình bạn “năng lượng, nhiệt huyết hứng khởi” thuyết trình show diễn Chính vậy, cho dù slides bạn bắt mắt bao nhiêu, ý tưởng bạn hay bạn sáng sân khấu đến nhường nào; thiếu nhiệt huyết, bạn chẳng thể thu hút ý tập trung khán giả phút cuối Steve Jobs biết cách biến buổi thuyết trình ơng thành show diễn thật Trong buổi giới thiệu iPad vào tháng 01/2010, ông khơi gợi tò mò khán giả cách đưa câu hỏi “Chúng ta có điện thoại, có máy tính xách tay, sản phẩm lấp khoảng trống hai thiết bị này? Sản phẩm mà lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game đọc sách điện tử?” Liệu có phải Netbook khơng? Khơng, vấn đề Netbook khơng tốt sản phẩm Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp sử dụng phần mềm PC Nó khơng tốt hơn, rẻ Chúng tơi khơng nghĩ loại thiết bị thứ ba Và tạo sản phẩm Và hơm tơi muốn giới thiệu với bạn, bây giờ, chúng tơi gọi iPad.” Những tràng vỗ tay, tiếng cười sảng khoái khán giả chứng minh show diễn Steve Jobs thật đem lại cho họ nhiều hứng thú, cảm xúc mạnh mẽ ấn tượng khó quên Chris Harvey, CEO VietnamWorks Câu hỏi: Bạn học điều từ câu chuyện trên? PPH101_Bai5_v1.0018109225 Khái niệm vai trò hoạt động giao tiếp Trong 4, bạn thấy tầm quan trọng hoạt động giao tiếp ảnh hưởng kỹ giao tiếp đến mối quan hệ công việc sống Khi tìm kiếm ứng cử viên cho vị trí quản lý doanh nghiệp, kỹ giao tiếp tốt tiêu chí mà nhà tuyển dụng ưu tiên hàng đầu Kỹ thuyết trình hình thức giao tiếp mức độ cao hơn, phức tạp hơn, địi hỏi có chuẩn bị kỹ trước thuyết trình Thuyết trình diễn thường xun mơi trường làm việc Có kỹ thuyết trình tốt, bạn dễ dàng truyền tải tư tưởng mong muốn đến người nghe Với kỹ thuyết trình chuyên nghiệp bạn dễ dàng thuyết phục đối tác dù người khó tính Khái niệm thuyết trình Có nhiều cách hiểu khác thuyết trình Sau số khái niệm nhiều nhà quản lý chia sẻ:  Theo Wikipedia, thuyết trình trình trình bày nội dung chủ đề cho người nghe Những dụng cụ trực quan sử dụng để minh họa cho nội dung nói Theo Byrne (1989), thuyết trình hoạt động giáo viên tổ chức nhằm yêu cầu học sinh thể khả giao tiếp tốt  Thuyết trình trình bày lời trước nhiều người vấn đề nhằm cung cấp thông tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe Thuyết trình hình thức giao tiếp thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thơng tin trước nhóm khán giả nhằm đạt mục đích định  Bài thuyết trình truyền tải đến người nghe loại thông tin khác với loại thơng tin bạn cần ý:  Thơng tin mang tính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trường hợp bạn cần phải đưa thông tin nguồn cung cấp thông tin thật xác Trong số khán giả nghe thuyết trình có người biết rõ thơng tin mà bạn cung cấp Vì vậy, thơng tin khơng xác, bạn vấp phải phản đối họ  Thông tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình loại thơng tin này, thuyết trình viên cần tạo hiệu ứng tích cực với người nghe Làm để khán giả phải hào hứng lắng nghe, đồng thời có cảm nhận, đánh giá thơng tin Tính hấp dẫn thể thuyết trình khơng dừng lại nội dung thông tin đưa mà cịn phụ thuộc nhiều vào cách truyền tải thơng tin   Thơng tin mang tính thực tế: Thông tin đưa phải người nghe chấp nhận, thông tin phải cần thiết quan trọng với người nghe Qua người nghe xử lý thơng tin chừng mực hiểu biết Thơng tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy luận điểm, luận cách luận giải thuyết trình viên hợp lý, họ chấp nhận đồng tình với quan điểm thuyết trình viên Đó khán giả người thuyết trình cảm thấy hài lịng với thuyết trình Các loại thuyết trình Phân loại theo mục tiêu thuyết trình, có hình thức là: PPH101_Bai5_v1.0018109225   Thuyết trình theo kiểu trình bày: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chun mơn cho người nghe Ví dụ: Trình bày giải tốn cho học viên nhóm học tập, trình bày luận văn tốt nghiệp, trình bày thân vấn tuyển dụng phổ biến quy trình kế tốn tốn cho nhân viên áp dụng làm theo Thuyết trình theo kiểu thuyết phục: Đưa lý lẽ lập luận để người nghe nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn Ví dụ: Thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm công ty thuyết phục nhân viên chấp nhận tuân thủ làm theo quy trình kế tốn tốn cơng ty Vai trị hoạt động thuyết trình Thuyết trình cơng cụ giao tiếp hiệu Thuyết trình công cụ giao tiếp hiệu giúp người nói thể nội dung ý tưởng mục đích giao tiếp cịn người nghe tiếp nhận nội dung để có cách hiểu thống Ví dụ Hà nhóm bạn Hà giới thiệu đến thực tập cơng ty A, phịng kinh doanh Trong lần thực tập có tất bạn Ban giám đốc cơng ty có chủ trương tập kết thúc, tuyển dụng số bạn vào làm việc cơng ty Một buổi thảo luận lớn cho tồn nhân viên phịng kinh doanh ban giám đốc cơng ty tổ chức để bạn sinh viên thực tập trình bày kế hoạch kinh doanh dựa tình hình thực tế cơng ty mà sinh viên nghiên cứu Tuy tất bạn nỗ lực chuẩn bị cho thuyết trình bị q căng thẳng có mặt ban giám đốc anh chị có kinh nghiệm dày dạn công ty nên nhiều bạn bình tĩnh Riêng Hà, cán đồn trước đây, tham gia nhiều hoạt động cần phải thuyết trình trước đám đơng nên Hà tự tin trình bày kế hoạch kinh doanh Với thơng tin hữu ích cách trình bày thuyết phục Hà nhận nhiều lời khen ban lãnh đạo cơng ty lãnh đạo phịng kinh doanh Hà lựa chọn Thuyết trình góp phần to lớn thành công cá nhân Sự thành công cá nhân phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: lực, kiến thức, khả phán đoán, nhạy cảm sống khả thuyết trình yếu tố giúp tạo nên thành công cá nhân Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong quan trọng tự tin cho bạn đứng trước đám đông Thực tế chứng minh người thành công công việc sống thường chuyên gia việc thuyết trình Đối với người lãnh đạo hay nhà quản lý kỹ thuyết trình trở thành kỹ quan trọng khơng thể thiếu Một thuyết trình thành cơng đem lại nhiều kết tuyệt vời mong đợi Tạp chí Times viết báo “Tại Barack Obama nên trở thành tổng thống Mỹ”? Trong cho thấy Barack Obama, tân Tổng thống Mỹ, thượng nghị sỹ bang Illinois có thuyết trình hồn hảo 16 phút 25 giây Hội nghị Quốc gia Đảng Dân chủ năm 2004 Bài thuyết trình tạo dấu ấn quan giúp Barack Obama trở thành tổng thống Mỹ người có quyền hành PPH101_Bai5_v1.0018109225 Khi trang bị tốt kỹ thuyết trình tự tạo dựng hình ảnh, tác phong tự tin đứng trước đám đông Câu chuyện ngài Barack Obama cho thấy thuyết trình hồn hảo đem lại thành cơng vượt xa tất tưởng tượng Thuyết trình góp phần to lớn thành cơng Do đó, việc rèn luyện kĩ thuyết trình cần thiết Yếu tố quan trọng để thuyết trình thành cơng:  Tư logic;  Khả diễn đạt;  Khả thuyết phục người nghe Chuẩn bị thuyết trình Để buổi thuyết trình thành công, bạn phải đảm bảo thực công đoạn chuẩn bị phải tập luyện thật nghiêm túc Nếu bạn dành thời gian chuẩn bị cẩn thận, hội thành cơng cao Chọn chủ đề Chủ đề thuyết trình phụ thuộc vào nhiều yếu tố:  Dựa vào mục tiêu cụ thể buổi thuyết trình để lựa chọn chủ đề o Nghĩ vấn đề lớn mà bạn quan tâm o Nghĩ chủ đề gây thu hút thính giả: đối tượng đến tham dự buổi thuyết trình ai, chủ đề mong muốn nghe cách tiếp nhận họ sao? Khi nắm bắt tâm tư nguyện vọng khán giả muốn lắng nghe chủ đề muốn chia sẻ điều gì, chủ đề trình bày có sức hút với khán giá?  Tập thói quen nghĩ chủ đề sau học, ghi lại ý tưởng vào sổ tay Ghi nhận chủ đề hay điểm nhấn chủ đề nghe để xây dựng rút kinh nghiệm thuyết trình  Tìm kiếm thơng tin mạng, qua sách báo, v.v để xác định chủ đề rõ Tạo hấp dẫn cách đưa thơng tin mang tính cập nhật thường xun chủ đề thuyết trình Một số chủ đề thuyết trình thường gặp  Trong cơng việc o Thuyết trình chiến lược phát triển công ty, phát triển sản phẩm mới, cấp đồng tình đầu tư triển khai kế hoạch, kết nghiên cứu thị trường…, cấp thơng qua vai trị, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển hành động hướng đến mục tiêu chung o Các buổi đào tạo chun mơn, cấu, quy trình làm việc; có phản hồi, tranh luận để hạn chế tối đa sai sót o Hội thảo quảng bá sản phẩm thu hút khách hàng Thu hút ý thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ công ty, tiếp thu ý kiến phản hồi  Trong xã hội o Tuyên truyền phòng chống dịch bệnh, kế hoạch hóa… o Tuyên truyền thuyết phục người dân thực nếp sống văn minh PPH101_Bai5_v1.0018109225 o   Tổ chức thuyết trình an tồn xã hội, an sinh giáo dục, mơi trường Trong gia đình: Các buổi họp mặt gia đình, cha mẹ, ơng bà truyền dạy điều hay lẽ phải, cách sống tốt đẹp thuyết phục cháu noi gương Trong trình học tập o Tăng cường lực sáng tạo sinh viên việc học; o Giúp sinh viên trở nên chủ động, tự tin; o Phát triển bốn kĩ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết; o Nâng cao khả sử dụng tiếng Anh sinh viên; o Hình thành kĩ làm việc theo nhóm; o Tăng mức độ hứng thú việc học Tìm hiểu khán giả Thu thập thông tin khán giả Khi xác định chủ đề, tìm hiểu khán bước quan trọng Tìm hiểu khán giả giúp cho có cách tiếp cận với khán giả cho tốt Khi tìm hiểu, khán giả cần tìm hiểu đánh giá về:  Giới tính: số lượng nam bao nhiêu, nữ Thơng thường người phụ nữ có quan điểm cách tiếp cận vấn đề khác với nam giới  Trình độ: đối tượng có trình độ học vấn cao có cách tiếp cận khác với người có trình độ học vấn thấp Với đối tượng khán giả người có địa vị xã hội, học hàm học vị cao thơng tin đưa phải ngắn gọn, xác, đọng thuyết phục, tránh lan man, dài dòng, đưa nhiều thông tin lúc Điều khiến họ mệt mỏi nghe  Tuổi tác: trẻ em người già có cách tiếp cận khác với người lớn  Sở thích: có người thích nghe vấn đề trị có người lại thích nghe thuyết trình vấn đề văn hóa thể thao  Khác biệt văn hóa: Mỗi dân tộc quốc gia có vùng miền văn hóa khác làm để thuyết trình khơng ảnh hưởng đến văn hóa riêng họ  Nghề nghiệp tôn giáo khác nhau: Những người công nhân nhà máy trực tiếp lao động tạo cải vật chất phải có cách tiếp cận khác với nhân viên văn phòng  Mức độ phản ứng người nghe: Phản ứng người nghe trước vấn đề nhạy cảm ảnh hưởng tới khơng khí buổi thuyết trình Nếu gặp khán giả có quan điểm cứng rắn nêu vấn đề cần chuẩn bị tốt chứng minh họa lập luận tốt  Tâm tư nguyên vọng người: người sống làm việc với mục đích khác tâm tư nguyện vọng người khác Tóm lại, khán giả có độ tuổi, giới tính, tơn giáo, tảng văn hóa, nghề nghiệp, địa vị khác có phản ứng khác thuyết trình Phương pháp thu thập thơng tin khán giả Nguồn cung cấp thông tin khán giả thường người tổ chức buổi thuyết trình bạn mời đến thuyết trình, bạn bạn tự tổ chức thuyết trình PPH101_Bai5_v1.0018109225 Bạn đề nghị ban tổ chức cung cấp danh sách đại biểu tham dự Nếu khán giả khách hàng tiềm năng, bạn tìm hiểu họ thông qua người quen, người ngành Hãy vận dụng tốt thông tin thu thập để thuyết trình bạn khơng đề cập tới vấn đề họ quan tâm, mà tạo đồng cảm Phân tích khán giả Thuyết trình viên tốt người phải biết đặt khán giả trung tâm, mục tiêu thuyết trình để có phản hồi tích cực từ phía khán giả Do thuyết trình viên cần phải tìm hiểu khán giả:  Họ biết chủ đề?  Họ muốn biết thêm điều gì?  Giá trị lợi ích thông tin họ? Những câu hỏi bạn cần trả lời tìm hiểu khán giả  Số lượng người nghe dự kiến bao nhiêu?  Tuổi trung bình bao nhiêu?  Tỷ lệ nam nữ?  Người nghe thông báo đầy đủ chủ đề bạn định trình bày chưa?  Người nghe tự nguyện hay yêu cầu đến tham dự buổi thuyến trình?  Những điểm chung người nghe gì?  Những người có định kiến khơng?  Trình độ văn hóa người này?  Người bạn quen biết chiếm phần trăm? Tìm hiểu quy mơ khán giả Quy mơ khán giả có ảnh hưởng lớn đến kết cấu thuyết trình Nếu khán giả chia thành nhiều nhóm nhỏ, người thuyết trình người nghe có nhiều hội để giao lưu trao đổi thân mật Với cách phân chia khán giả theo nhóm vậy, việc lôi khán giả chia sẻ ý kiến buổi thuyết trình hiệu Cịn với số lượng khán giả lớn hầu hết buổi thuyết trình mang tính chất truyền thơng điệp chiều Vì vậy, bạn cần có cách tiếp cận khán giả theo kiểu khác Trong trường hợp rõ ràng, dễ hiểu xác thông điệp yếu tố quan trọng để trì ý người nghe suốt buổi thuyết trình Để thực tốt thuyết trình theo quy mơ khán giả bạn tham khảo bảng tổng hợp đây: Điều chỉnh thuyết trình theo quy mơ khán giả Quy mơ khán giả Kiểu thuyết trình Phương pháp tiếp cận Số lượng Chính thức Được xem số lượng khán giả chưa đến 15 người Phần lớn người có lần Áp dụng quy trình thức cho họp, buổi giới thiệu sản phẩm với khách hàng tiềm Sớm thiết lập giao tiếp bằng mắt với từng khán giả PPH101_Bai5_v1.0018109225 Luôn đối diện với khán giả điều giúp trì ý họ Điều chỉnh thuyết trình theo quy mơ khán giả Quy mơ khán giả Kiểu thuyết trình trình bày trước khán giả có quy mơ nhỏ trình làm việc, học tập thuyết trình quan, cơng sở Khơng thức Phá bỏ khoảng cách, tạo bầu khơng khí thân mật, gần gũi buổi giới thiệu sản phẩm cho nhà cung cấp quen thuộc thuyết trình cho đờng nghiệp Số lượng nhiều Chính thức Được xem nhiều số lượng khán giả 15 người Nếu bạn có kinh nghiệm, việc thuyết trình trước khán giả ở quy mô dễ dàng Áp dụng quy trình thức phát biểu hội nghị gặp mặt khách hàng hàng năm cơng ty Khơng thức Vận dụng quy trình khơng thức tham gia trình bày vấn đề hội nghị Phương pháp tiếp cận Trao đổi hai chiều với khán giả bằng cách khuyến khích họ đặt câu hỏi Đề nghị từng khán giả có ý kiến, yêu cầu ngắn gọn Đảm bảo tất cả, đặc biệt người ngời ở cuối phịng họp nghẽ rõ thuyết trình bạn Liên kết, tóm tắt, nhấn mạnh nhắc lại ý Trình bày chậm, mạch lạc rõ ràng Nên trình bày vấn đề cách bao quát đơn giản Chỉ vào chi tiết yêu cầu Thu thập thông tin tư liệu Sự thành cơng thuyết trình phụ thuộc vào việc thu thập tài liệu đưa thông tin minh chứng thuyết phục với khán giả Hoạt động đòi hỏi đầu tư nhiều thời gian công sức Các loại thông tin cần thu thập Để biết thu thập thông tin tư liệu cho việc thuyết trình cần nắm ba loại thông tin tư liệu cần thu thập:  Thơng tin phải biết: Thuyết trình viên phải nắm vững hiểu xác thơng tin để cung cấp cho khán giả Điều có nghĩa người thuyết trình cần phải trang bị cho kiến thức sâu sắc lĩnh vực định trình bày có lượng thơng tin phong phú để thuyết phục người nghe     Thông tin cần biết: Cung cấp thêm cứ, dẫn chứng, minh họa, thuyết phục người nghe Ngồi thơng tin phải biết khn khổ thuyết trình cần phải có thơng tin tìm hiểu thêm bên ngồi để minh họa dẫn chứng cho thuyết trình Thơng tin nên biết: Những tư liệu thực tế, mơ hình, số liệu cụ thể, ý tưởng lạ làm tăng tính hấp dẫn thuyết trình Để bắt đầu tiến hành nghiên cứu, thu thập tài liệu, bạn cần ghi nhớ mục tiêu chủ yếu buổi thuyết trình qua 3-4 điểm Khi vạch hướng nghiên cứu định, bạn tiến hành việc thu thập thông tin liên quan, ghi nhớ nguồn trích dẫn điểm tài liệu Sau suy PPH101_Bai5_v1.0018109225 nghĩ xem có phải tài liệu khơng chủ đề thuyết trình? cung cấp thơng tin cập nhật nhất? Thơng tin có xác khơng? Có cung cấp nguồn tài liệu tham khảo? Bạn nên giữ lại tài liệu đáp ứng tiêu chí Các nguồn thu thập thơng tin Muốn thuyết trình thành cơng bạn phải giành nhiều thời gian tìm tịi tư liệu, nghiên cứu đầy đủ nguồn tư liệu Các nguồn để thu thập thơng tin như:  Đọc sách: Bạn bắt đầu việc nghiên cứu cách chọn xem sách tiêu biểu chủ đề thuyết trình xem phần phụ lục tham khảo sách để tìm kiếm nguồn tài liệu khác  Đọc báo, tạp chí: Ngồi đọc loại báo tạp chí in thành ấn phẩm, bạn sử dụng dịch vụ đăng ký điểm tin để cung cấp thường xuyên chủ đề mà bạn quan tâm  Tra cứu internet: Mỗi trang web mạng lưu trữ khối lượng thông tin phong phú người truy cập, lưu lại, in sử dụng tài liệu tham khảo Thông tin web cịn có ưu điểm cập nhật thường xun so với thông tin ấn phẩm in ấn Tuy nhiên phần lớn tài liệu Internet tồn dạng điện tử, có số biên tập để đảm bảo tính tin cậy tài liệu in ấn Vì bạn cần phải thật cẩn thận sử dụng thông tin tài liệu tra cứu từ Internet Bạn cần biết chọn lọc, đánh giá tài liệu từ Internet Thông tin internet khổng lồ Mỗi ngày Internet có hàng loạt địa thành lập Vì vậy, bạn cần sử dụng cơng cụ tìm kiếm để thu thập tài liệu tham khảo có giá trị Một số cơng cụ tìm kiếm hay sử dụng để thu thập tài liệu như: o Google (http://www.google.com) o Bing (http://www.bing.com) Khi bạn sử dụng cơng cụ tìm kiếm, bạn cần tìm kiếm từ khóa chủ đề  Gặp gỡ chuyên gia để có tư liệu quý giá Các chuyên gia người có kiến thức uyên bác, nghiên cứu sâu chuyên môn Họ cung cấp chia sẻ cho bạn kiến thức mà bạn bỏ nhiều thời gian tìm kiếm sách báo internet khơng thấy  Ngồi bạn nên tham khảo ý kiến người xung quanh bạn bè, gia đình quan hệ cá nhân Có thể họ cho bạn lời khuyên bổ ích cung cấp tài liệu quý bạn ngờ tới Xây dựng đề cương thuyết trình Các kiểu thuyết trình   Thuyết trình để thơng báo, giải thích: từ ngữ sử dụng thuyết trình phải dễ hiểu, gần gũi Thơng tin đưa rõ ràng để người nghe hiểu cách dễ dàng có thay đổi nhận thức, tư Thuyết trình để thuyết phục: Có cách thức, bố cục riêng để đạt hiệu thuyết phục Lời lẽ giọng điệu sử dụng thuyết trình dạng chiếm vị trí quan trọng với thành cơng thuyết trình PPH101_Bai5_v1.0018109225 10    Có thể cung cấp cho người tham dự số tài liệu hay quà lưu niệm để nhắc họ nhớ tới buổi thuyết trình tạo hình ảnh trí nhớ họ sản phẩm Giữ liên lạc với vị khách mời, người tham dự Bởi họ khơng khách hàng bạn sau buổi giới thiệu này, khách hàng tiềm cho lần sau Vậy điều cần làm sau buổi thuyết trình là: o Thống kê đánh giá người tham gia; o Cung cấp tài liệu hay quà tặng; o Giữ liên lạc với người tham gia Đặt trả lời câu hỏi khán giả Đã có nhiều buổi thuyết trình thất bại thuyết trình viên xử lý câu hỏi khán giả cách khơng thỏa đáng Do đó, trình chuẩn bị thuyết trình, bạn nên học cách xử lý dạng câu hỏi khó rắc rối để rèn luyện tự tin đứng trước câu hỏi khán giả khó tính đối nghịch Chuẩn bị kỹ phần hỏi đáp Bước vào buổi thuyết trình với tinh thần sẵn sàng trả lời câu hỏi khán giả điều quan trọng Chìa khóa thành cơng cho vấn đề chỗ công tác nghiên cứu, xây dựng soạn thảo phải chuẩn bị tiến hành kỹ lưỡng Sau hoàn tất dự thảo, bạn đọc lại nhiều lần lưu ý tìm lời giải đáp cho vấn đề chưa nhắc đến Sau đó, bạn thử trình bày thuyết trình cho bạn bè đồng nghiệp nghe yêu cầu họ đặt câu hỏi Hãy cố gắng trả lời câu hỏi cần bổ sung thêm thơng tin vào thuyết trình Tuy nhiên, bạn lường trước khả năng, thuyết trình tốt, người nghe đặt câu hỏi phức tạp mà bạn chưa nghĩ tới  Dự đoán câu hỏi khán giả o Nên nghĩ đến câu hỏi mà khán giả hỏi bạn từ bạn lập đề cương cho buổi thuyết trình o Trong giai đoạn luyện tập, khuyến khích người nhóm đặt nhiều câu hỏi tốt  Luyện tập cách trả lời câu hỏi Qua cách thuyết trình viên trả lời câu hỏi khán giả người ta đánh giá mức độ chuyên nghiệp độ khéo léo thuyết trình viên Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước thuyết trình giúp bạn tự tin trả lời câu hỏi Bạn cần có chuẩn bị, luyện tập cách trả lời câu hỏi trước thuyết trình cách: o Nhờ bạn bè nghe thuyết trình đặt câu hỏi; o Ghi âm câu trả lời nghe lại, tự điều chỉnh cho hợp lý Ứng xử với câu hỏi khán giả Thông báo cách thức thời điểm khán giả đặt câu hỏi PPH101_Bai5_v1.0018109225 23 Bạn nên nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau đoạn nói, sau kết thúc, hay lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hơm Cũng giới hạn số câu hỏi yêu cầu người hỏi Khi nhận câu hỏi khán giả, bạn cần lưu ý:  Tiếp nhận câu hỏi với thái độ tích cực: Khán giả có phản ứng khác trước thông tin thuyết trình đưa Phản ứng tích cực tiêu cực Cho dù giọng điệu hay ý định người hỏi thiếu thiện chí, gay gắt, bạn nên cố gắng giữ bình tĩnh tạo ơn hịa  Lắng nghe cẩn thận câu hỏi khán giả Để trả lời tốt vấn đề, điều bạn phải lắng nghe câu hỏi cẩn thận Bạn cần ý đến người đặt câu hỏi, nhìn trực tiếp vào họ, khơng nhìn quanh khán phịng, nhìn xuống sàn hay nhìn lên trần nhà Nếu người đặt câu hỏi tỏ rụt rè hay căng thẳng, bạn khích lệ động viên họ nói rõ Nếu khơng hiểu câu hỏi khán giả, bạn nên cố gắng tìm cách diễn đạt lại câu hỏi, ví dụ như: “Theo tơi hiểu, bạn hỏi về…” “có phải bạn hỏi là…”, “tơi hiểu câu hỏi bạn là…., có khơng”? Bạn u cầu người hỏi nhắc lại đưa ví dụ ý cần hỏi  Hướng câu trả lời tới toàn khán giả Sử dụng nguyên tắc 25%-75% Sử dụng khoảng 25% giao tiếp mắt với người đặt câu hỏi 75% giao tiếp mắt với người nghe khán phòng Khi bạn nghe câu hỏi, bạn nên nhìn trực tiếp vào người hỏi trả lời câu hỏi bạn cần hướng đến tất khán giả Bạn nên nhắc lại câu hỏi trước trả lời trước toàn khán giả để chắn bạn hiểu trả lời thẳng vào vấn đề Những kiểu câu hỏi khán giả thường đặt cho thuyết trình viên Hầu hết câu hỏi cử tọa có mục đích chung, khơng có mục đích cá nhân o Câu hỏi tóm tắt: “Tóm lại, anh/ chị trình bày là…Tơi nói khơng?” Người hỏi muốn tóm lược lại diễn giả vừa trình bày o Câu hỏi trực tiếp: “Anh/chị làm ơn cho biết dịch vụ mà công ty cung cấp nước X?” Người hỏi trực tiếp đề nghị cung cấp thêm thông tin o Câu hỏi Tôi Tôi: “Khi mẹ thử nghiệm bạn nói, bà thấy hồn tồn ngược lại Anh/ chị giải thích điều nào?” Người hỏi dùng kinh nghiệm cá nhân để đặt câu hỏi o Câu hỏi gặng: “Làm mà Anh/chị nói X, sau lại khăng khăng Y?” Người hỏi bắt bí nhằm mục đích đánh bại diễn giả o Câu hỏi thiếu thiện chí: “Khi công ty anh/chị trở lại mức năm 1995?” Người hỏi có dụng ý khơng tốt o Câu chuyện khoe khoang: “Anh/chị nói chuyện với người bạn thân X chưa?” Người hỏi muốn chứng tỏ khả gây ảnh hưởng o Cố gắng trả lời nhanh thẳng vào vấn đề o Bạn suy nghĩ trước trả lời câu hỏi không nên lâu Với câu hỏi đơn giản bạn nên suy nghĩ 10 giây Với câu hỏi khó bạn suy nghĩ lâu không nên phút Nếu bạn suy nghĩ lâu khán giả PPH101_Bai5_v1.0018109225 24 cảm thấy ghi ngờ hiểu biết bạn Khi trả lời bạn cố gắng trả lời thẳng vào vấn đề tránh dài dòng lan man Câu trả lời cần phải có đủ ý để bao quát vấn đề cần ngắn gọn để người nghe dễ hiểu Cuối phần trả lời bạn nên cảm ơn với người đặt câu hỏi Vì vậy, việc dự đốn câu hỏi luyện tập trả lời câu hỏi trước thuyết trình quan trọng  Thái độ chân thành thẳng thắn gặp câu hỏi khó trả lời Thỉnh thoảng, bạn gặp câu hỏi khó khán giả mà lúc bạn khơng trả lời Điều bình thường, bạn tỏ thẳng thắn trung thực với khán giả Nếu bạn không nắm rõ thông tin, kiện để trả lời câu hỏi, thẳng thắn thừa nhận với họ, đừng cố trình bày vịng vo, tránh né câu hỏi họ Điều làm khán giả nghi ngờ tính xác thực tồn phần trình bày bạn Bạn có quyền từ chối trả lời câu hỏi hẹn trả lời câu hỏi sau buổi thuyết trình (khi bạn có thời gian để tìm câu trả lời) Trong trường hợp bạn biết chắn người khán phịng giúp bạn trả lời, giới thiệu người trả lời thay bạn Ứng phó với câu hỏi trả lời Trong trường hợp câu hỏi khó, bạn khơng biết câu trả lời, nghiên cứu kỹ trả lời được, cố gắng thể cho chủ tọa thấy bạn không phớt lờ câu hỏi đó, mạnh dạn nói câu sau đây:  “Hiện tơi khơng có câu trả lời, tơi tìm hiểu giúp ơng Xin vui lịng cho tơi địa liên lạc với ông sau.”  “Tôi cần suy nghĩ chút Chúng ta trở lại câu hỏi vào cuối buổi Xin mời câu hỏi tiếp theo.”  “Tơi khơng biết biết rõ câu trả lời Có lẽ, thảo luận thêm vấn đề vào cuối buổi thuyết trình.”  “Thực khơng có câu trả lời phân định hay sai rõ ràng cho vấn đề Song cá nhân cho rằng…”  Cố gắng kiểm sốt thời gian Trong phần hỏi đáp, có lúc bạn gặp số tình người hỏi nhiều hay hai hay nhiều người nói lúc Với trường hợp người hỏi nhiều, bạn nên trả lời hai câu người dành thời gian cho người khác Nếu người muốn trao đổi thêm, bạn hẹn gặp họ sau buổi thuyết trình Bạn đừng để hai hay nhiều người nói lúc, khơng tình hình dễ vượt tầm kiểm sốt Bạn thơng báo rõ trả lời câu hỏi, ví dụ: “Trước tiên, xin nghe câu hỏi ơng X, sau tơi quay trở lại câu hỏi bà Y…” Bạn cần tỉnh táo để tránh bị vào tranh luận dông dài khía cạnh nhỏ thuyết trình Nhưng người quan tâm đến vấn đề này, bạn nên để vào cuối buổi thuyết trình (nếu cịn thời gian) tiếp tục thảo luận  Phân tích câu hỏi trước trả lời Khi tiếp nhận câu hỏi, bạn có khoảnh khắc ngắn để phân tích chất Đó lời đề nghị bạn tóm lược lại thuyết trình, hay đơn giản đề nghị bạn cung cấp thêm thông tin, ẩn chứa nguy người hỏi dụ bạn sập bẫy họ Hoặc có người hỏi muốn qua câu hỏi để nói lên kiến vấn đề thuyết trình; ý kiến tích cực bổ sung cho lập luận bạn, PPH101_Bai5_v1.0018109225 25 tỏ lịch ghi nhận Cịn ý kiến khơng phù hợp, bạn cần cảm ơn người hỏi chuyển sang câu hỏi Ứng phó với chống đối khán giả Bài thuyết trình khiến số khán giả có cảm xúc tích cực mạnh mẽ bên cạnh có số khán giả lên tiếng phản đối liệt với diễn giả Để ứng phó với trường hợp này, bạn phải rèn khả vừa ứng phó hữu hiệu với ý kiến “đối nghịch” công khai, vừa xử lý tốt ý kiến đồng tình thầm lặng Khán giả tỏ thái độ đối nghịch với thuyết trình thuyết trình viên nhiều nguyên nhân khác Ví dụ họ khơng đồng tình với đánh giá nêu thuyết trình, họ bực bội với diễn giả trước hay họ phải ngồi nghe thuyết trình bạn mục đích họ đến muốn nghe thuyết trình người khác…Một số kinh nghiệm bạn vận dụng để xử lý thái độ chống đối khán giả là:  Hãy chấp nhận chống đối thái độ chân thành cởi mở bạn Bạn nên đề nghị khán giả có thái độ cơng khơng phán xét bạn thuyết trình  Cố gắng giữ bình tĩnh đối mặt với thái độ chống đối khán giả Điều giúp bạn ngăn chặn tình trạng căng thẳng buổi thuyết trình  Trả lời thật ngắn gọn câu hỏi  Nhờ số bạn bè hay đồng nghiệp bạn làm khán giả khai mào thảo luận câu hỏi chuẩn bị sẵn Những người đưa số câu hỏi phức tạp bạn trả lời cách trôi chảy, mạnh mẽ Điều có sức thuyết phục khán giả chống đối bạn Dưới số hình thức đối nghịch cách xử lý: Sự đối nghịch khán giả Cách xử lý Khán giả đưa nhận xét tiêu cực hay ngắt lời diễn giả trình bày Trả lời lịch kiên Khán giả bác bỏ điều diễn giả trình bày Tránh tranh cãi Các khán giả xảy bất đờng khiến buổi thuyết trình bị gián đoạn Bạn phải đóng vai trị hịa giải Nhắc lại người nhớ lại mục đích buổi thuyết trình Cố gắng giảm bớt căng thẳng, đảm bảo người cũng phát biểu Khán giả đặt câu hỏi khơng liên quan tới thuyết trình câu hỏi chuẩn bị sẵn sàng để vạch điểm yếu lập luận, nhằm làm khó diễn giả hạ thấp giá trị thuyết trình Bạn chuẩn bị sẵn số câu trả lời để né tránh như: “Hôm nay, không định đề cập đến khía cạnh vấn đề…”, hay: “Đây vấn đề hồn tồn tách biệt với vấn đề thuyết trình tơi khơng có thời gian để thảo luận nó…” Khán giả im lặng khơng hưởng ứng với thuyết trình Suy đốn ngun nhân tự khắc phục Có thể ngun nhân thuyết trình không tạo hứng thú không đem lại hiệu cử tọa thuộc tuýp người Cần khéo léo tế nhị Đưa kiện, bằng chứng để làm sáng tỏ vấn đề Nguồn: Kỹ thuyết trình – Tim Hindle PPH101_Bai5_v1.0018109225 26 Rút kinh nghiệm cho thân Để xử lý hiệu gặp phải câu hỏi phức tạp hay thái độ chống đối khán giả lúc thuyết trình, thuyết trình viên cần phải rèn luyện, học hỏi số kỹ cần thiết Bạn rút kinh nghiệm từ sai lầm thân, từ tình cụ thể sống Bạn ứng phó tình xấu nào? Bạn có suy nghĩ kỹ tình trước ứng phó khơng? Điều xảy cử tọa phát tràng cười chế giễu nhằm hạ thấp uy tín bạn? Giải pháp tốt trường hợp vận dụng óc hài hước bạn, tuyệt đối không trả đũa cử tọa, khơng tình trạng tồi tệ Đánh giá kết thuyết trình Ngày nay, sau kiện lớn nhà tổ chức thường thu thập thông tin đánh giá người tham dự để rút kinh nghiệm cho lần Việc đánh giá kết thuyết trình khâu quan trọng Thuyết trình viên cần tìm cách để đánh giá kết buổi thuyết trình, tự đánh giá phát phiếu đánh giá cho người nghe theo kiểu trắc nghiệm để họ đánh dấu cho điểm… Sau đó, thuyết trình viên cần tổng hợp kết đánh giá, ghi nhận rút kinh nghiệm Khi đánh giá buổi thuyết trình, bạn nên đánh giá tổng thể yếu tố người thuyết trình, khán giả nội dung thuyết trình Các tiêu chí tự đánh giá thuyết trình viên Có Khơng Diễn giả □ □ Bạn có lập mối quan hệ tốt với thính giả □ □ Bạn có tự tin kiểm sốt thứ □ □ Bạn có qn theo mục tiêu □ □ Bạn có hài lịng với cách mở đầu □ □ Bạn có hài lịng với cách kết luận □ □ Bạn có hài lịng với kết □ □ Bạn có bị mắc phải sai lầm ngớ ngẩn □ □ Kỳ vọng thính giả có đáp ứng □ □ Bạn có nhận phản hời từ khán giả □ □ Bạn có chắc chắn rằng khán giả hiểu thơng điệp bạn □ □ Bạn có nói rõ ràng qn thơng điệp □ □ Lập luận bạn có liên kết □ □ Bạn có cập nhật thơng tin □ □ Thơng điệp đưa ngắn □ □ Thính giả Thơng điệp PPH101_Bai5_v1.0018109225 27 Vận dụng kỹ thuyết trình Kỹ nói Giọng điệu âm lượng giọng nói có tác động đặc biệt đến thuyết trình Bạn cần ý kiểm sốt điều chỉnh giọng nói để góp phần định thành cơng buổi thuyết trình Ví dụ: Những người dẫn chương trình truyền hình phải người có giọng nói truyền cảm, rõ ràng, có điểm nhấn tạo lơi  Giọng nói/âm lượng o Trong thuyết trình bạn cần điều tiết âm lượng, giọng nói cho truyền cảm rõ ràng, có điểm nhấn tạo lôi o Tránh âm lượng to làm cho khán giả mệt mỏi, tránh âm lượng nhỏ làm cho khán giả phải căng tai muốn nghe bạn nói o Cách phát âm cần rõ ràng mạch lạc, “tròn vành rõ chữ” Cách phát âm bạn rào cản cho bạn có vấn đề như:  Âm từ địa phương;  Nói ngọng, nói lắp;  Khơng diễn đạt từ;  Dùng nhiều âm từ: ừ, à, Các vấn đề âm lượng giải thông qua luyện tập Bạn cần ý thức mức độ âm lượng Khi thuyết trình bạn hỏi người ngồi cuối phịng xem họ có nghe rõ bạn nói rõ khơng? Khán giả dễ dàng thông cảm bạn quan tâm Nếu giọng đọc bạn nhỏ, bạn luyện tập điều tiết âm lượng cách: bạn đến phịng họp có kích thước lớn hai lần so với phòng bạn thuyết trình Nhờ người bạn giúp đỡ, người ngồi hàng ghế đầu phòng người ngồi hàng ghế cuối phịng Bạn thuyết trình nhờ người ngồi hàng ghế cuối hiệu họ nghe rõ đồng thời ghi lại mức âm lượng Bên cạnh đó, bạn cần kiểm tra âm lượng đối người ngồi hàng ghế đầu để giọng bạn không lớn Nếu giọng đọc bạn to gây khó khăn cho người nghe tiếp nhận thơng tin Bạn sử dụng tập giống lần người ngồi hàng ghế đầu hiệu cho bạn hạ giọng sau kiểm tra người ngồi hàng ghế cuối có nghe rõ khơng  Nhịp điệu/tốc độ nói: Việc thay đổi nhịp điệu, tốc độ nói nhấn mạnh ý mà người thuyết trình cần trình bày Trong trình thuyết trình, người thuyết trình cần phải điều chỉnh tốc độ nói, nhịp độ nói, đơi lúc cịn dừng lại 2-3 giây nói nhanh, nói liền mạch để thay đổi ngữ điệu, màu sắc thuyết trình để thuyết trình khơng bị nhàm chán o Nên vào đối tượng cụ thể để điều chỉnh tốc độ nói Nếu khán giả có trình độ cao chăm lắng nghe nói tốc độ nhanh Ngược lại khán giả có kiến thức hạn chế cần nói chậm o Cần quan sát thái độ khán giả để nói PPH101_Bai5_v1.0018109225 28  Tránh nói nhanh làm khán giả không kịp tiếp nhận;  Tránh nói chậm, đều gây buồn ngủ, nhạt nhẽo;  Tránh tiếng đệm: ừ, à, ờ;  Tránh lặp lại từ nhiều lần Nói đều: Đa số người giọng đọc đều lo lắng Khi người nói cảm thấy hồi hộp ngực cổ họng trở nên linh hoạt khơng khí khó lưu thơng Dẫn đến giọng nói tính linh hoạt tự nhiên nói chuyện giọng đọc đều Để khắc phục tình trạng bạn cần thả lỏng giảm bớt tình trạng căng thẳng cách thực động tác đơn giản siết tay, đẩy cổ, kéo căng thể kéo căng xương sống Nói nhanh: Mức độ nói trung bình giao tiếp 125 từ/phút Khi bạn lo lắng bạn bị nói q nhanh Nói q nhanh cịn xảy bạn bị nói vấp Khi điều xảy bạn nên nói chậm lại nghỉ nói hết câu chuyển sang câu khác Kỹ giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ thể) Bên cạnh giọng nói, người giao tiếp, biểu đạt tình cảm truyền thông tin cho đa phần qua dấu hiệu phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ công cụ quan trọng để biểu đạt tâm trạng, tình cảm, cảm xúc người Vận dụng tốt phương thức giao tiếp phi ngôn ngữ thuyết trình giúp bạn thành cơng Khi sử dụng giao tiếp phi ngôn từ bạn phải ý tới văn hóa quốc gia, dân tộc nơi mà bạn thuyết trình Bạn cần nghiên cứu thích ứng với văn hóa quốc gia đồng thời vận dụng vào thuyết trình quốc gia Giao tiếp mắt thuyết trình Việc giao tiếp tốt mắt mở kênh truyền đạt thơng tin người với người Nó giúp xác lập xây dựng mối quan hệ đồng thời giúp thu hút ý khán giả vào thuyết trình khơng cho họ có hội lơ hay làm việc khác Giao tiếp mắt khiến khơng khí buổi thuyết trình trở nên thân thiện hơn, với buổi thuyết trình mang tính chất long trọng Quy tắc giao tiếp mắt nhìn người khoảng thời gian từ đến ba giây Để đạt hiệu cao, giao tiếp mắt bạn cần ý:     Bắt đầu việc đưa ánh mắt trìu mến quan sát xung quanh phịng để lơi ý khán giả Đưa ánh mắt ý đến nhóm khán giả bạn nói câu nói Khi bạn tạo thiện cảm tốt với thính giả ý quan sát họ bạn tăng tự tin tạo cảm hứng cho thuyết trình Trong nói, di chuyển ánh mắt đến tất khán giả có mặt buổi thuyết trình Khán giả cảm thấy bạn quan tâm tới tất người Khơng nên nhìn chằm chằm vào khán giả mà quan sát họ, tìm kiếm cá nhân ý lắng nghe bạn PPH101_Bai5_v1.0018109225 29  Khơng nên nhìn liên tục vào tài liệu, chiếu chớp mắt liên tục Để rèn luyện việc giao tiếp mắt, bạn nên dành 90% thời gian nói chuyện nhiều để nhìn thẳng vào mắt người trị chuyện ghi hình lại buổi thuyết trình xem lại để rút kinh nghiệm Cử chỉ Nếu bạn nghe thuyết trình tổng thống Mỹ Obama hay giám đốc điều hành Macworld -Steve Job tỷ phú Bill Gate, bạn nhận thấy phong cách thuyết trình họ chuyên nghiệp Đặc biệt cử tự nhiên họ Họ thường xuyên có cử vung tay, nhún vai, lắc đầu giơ ngón tay đếm để nhấn mạnh ý, truyền tải thông tin cần truyền đạt để khuấy động khán giả Các cử hình thành theo thói quen người Qua trình tập luyện đúc kết kinh nghiệm làm người thuyết trình chủ động sử dụng cử Bên cạnh cử cịn phụ thuộc vào mức độ nhiệt huyết khán giả Nhiệt huyết khán giá tác động gián tiếp, kích thích hạn chế người thuyết trình thể cử Các cử tự nhiên làm bạn giảm bớt lo lắng hồi hộp Các cử diễn giả sử dụng để nhấn mạnh ý kiến phải biết kiểm sốt cử trước đám đông Các cử cần tự nhiên, kết hợp với lời diễn đạt phù hợp với cử Bạn kết hợp lúc nhiều cử Trong thuyết trình khơng có cử gây nhàm chán, không truyền đạt trọn vẹn thông điệp đến khán giả Tuy nhiên sử dụng cử không cách sử dụng nhiều gây phản cảm với khán giả Vậy người thuyết trình cần tránh cử chỉ:  Nhún vai nhiều;  Lắc lư đầu vung tay nhiều;  Trỏ tay, chắp tay sau lưng;  Khoanh tay, để tay túi;  Siết tay, tay chống hông;  Rụi mắt, mân mê đồ vật Muốn trở thành người thuyết trình chuyên nghiệp, cử tự nhiên kiểm sốt cử trước đám đơng, bạn phải luyện tập, tập tập lại nhiều lần để tạo thói quen Bạn tạo tự tin hoàn cảnh Dáng điệu, tư thế, phong thái Dáng điệu Bạn cần tạo ấn tượng tốt đẹp với khán giả Ấn tượng ban đầu thường mạnh mẽ khó thay đổi Lần đầu gặp người, đầu hình thành đánh giá người đó, thơng qua cách ăn mặc cách đứng họ Tương tự thế, bạn bước lên bục phát biểu, đầu khán giả hình thành đánh giá bạn dựa hình ảnh bạn mà họ vừa nhìn thấy Do đó, chọn lựa định chuyển tải hình ảnh thân đến khán giả qua nhìn có ý nghĩa quan trọng Đơi việc tạo ấn tượng ban đầu đóng vai trị thiết yếu thành cơng thuyết trình Do đó, bạn chọn trang phục phù hợp đứng, trình bày PPH101_Bai5_v1.0018109225 30 cách tự tin để tạo ấn tượng tốt đẹp với khán giả Trong trường hợp bạn thấy có khó khăn với việc lựa chọn trang phục tham khảo ý kiến bạn bè, đồng nghiệp người thân bạn Tư thế, phong thái  Tư cách mà bạn giữ khung xương Khi thuyết trình trước khán giả, để gây ấn tượng tốt, bạn cần giữ tư ngắn: o Đứng thẳng hướng phía trước để tạo gần gũi, cởi mở với khán giả; o Thẳng đầu, ánh mắt nhìn phía khán giả; o Lưng, bụng chân thẳng, tạo tự nhiên o Tạo đứng vững đặt hai mũi bàn chân đứng hính chữ V; o Lực dồn hai bàn chân  Tư tốt để bắt đầu thuyết trình đứng thẳng, hai chân mở rộng sang hai bên trọng lượng thể dồn xuống hai chân Khi thuyết trình, bạn cần tránh: o Lắc lư đầu nhiều, trùng chân, dựa vào bàn điểm tựa đó; o Khơng giao tiếp mắt cúi mặt xuống làm giảm âm lượng giọng nói; o Đứng che khuất tầm nhìn quay lưng phía khán giả Bạn khắc phục thói quen xấu thuyết trình cách: o Luyện tập trước nhóm khán giả bạn bè người tự nguyện nhờ họ góp ý o Luyện tập thường xuyên trước gương, tự sửa tư không phù hợp Bạn cần kiên trì tập tập lại nhiều lần thục o Ghi lại hình ảnh trình tập luyện buổi thuyết trình bạn, xem lại rút kinh nghiệm o Ghi nhớ tư đẹp bạn đồng thời quan sát học hỏi kinh nghiệp chun gia thuyết trình mà bạn u thích  Tư đứng thuyết trình viên Các bắp thể có chức giữ cho khung xương đứng thẳng Khi thể đứng tư thế, thể ý nghĩa: “Tơi người biết giữ thăng tự tin” Nếu bạn thả lỏng bắp q mức, thể có dấu bng thõng Để tư hồn chỉnh, bạn tập đứng thẳng lưng cảm thấy tự tin tư trông thật tự nhiên thoải mái Để đạt trì tư này, bạn tưởng tượng cao lúc bình thường thể bạn nhẹ nhàng dựng thẳng lên sợi dây vơ hình bắt nguồn từ đỉnh đầu xuống đến chân Di chuyển Một thuyết trình tẻ nhạt người thuyết trình đứng vị trí, nói đều, không chịu di chuyển Việc di chuyển người thuyết trình tạo gần gũi với khán giả Di chuyển giúp người thuyết trình giảm bớt căng thẳng Bạn bước qua lại tiến phía người nghe đưa tay lên xuống phù hợp với lời thuyết trình Khi đứng nói bục bạn quanh bục qua lại Người thuyết trình ln có khơng gian để chủ động việc di chuyển Việc di chuyển sử dụng khơng gian cho hợp lý? PPH101_Bai5_v1.0018109225 31   Di chuyển hợp lý khi: o Di chuyển nhẹ nhàng kết hợp việc hướng ánh mắt phía khán giả, vào bảng biểu minh họa đồng thời việc thuyết trình phải liên tục; o Chỉ nên di chuyển đến khoảng cách 1m với khán giả; o Di chuyển đến nhiều vị trí khán giả khác nhau, tạo bất ngờ với nhiều đối tượng Di chuyển không hợp lý khi: o Di chuyển nhanh liên tục: Lúc khán giả cho bạn bị ảnh hưởng tâm lý căng thẳng o Di chuyển đến gần khán giả: Lúc khán giả lại đánh giá bạn suồng sã, người khác giới họ phải né tránh bạn o Tránh va chạm vào khán giả: Khi di chuyển bạn cần phải ý không va vào khán giả, việc va chạm làm gián đốn thuyết trình làm bạn tự tin Kỹ lắng nghe Bên cạnh kỹ nói sử dụng ngơn ngữ thể, kỹ quan trọng góp phần tạo nên thành cơng cho buổi thuyết trình kỹ lắng nghe  Lắng nghe cách chủ động: Lắng nghe tập trung nghe cách cẩn thận có cảm nhận mà bạn nghe thấy Trong q trình thuyết trình, khơng có khán giả nghe, mà người thuyết trình phải lắng nghe Người thuyết trình vừa phải trình bày vừa phải lắng nghe ý kiến phản hồi thính giả thơng qua câu hỏi khán giả đặt âm phát xung quanh khán phòng Để nghe chủ động, bạn cần khắc phục số vấn đề sau: o Nghe khơng tập trung: Thuyết trình viên q tập trung vào thuyết trình khơng để ý đến việc xung quanh Nghĩ đến vấn đề khác nghe câu hỏi khán giả Để khắc phục việc nghe khơng tập trung bạn cần đặt vào vai trò người khác Kiên nhẫn nghe người khác chia sẻ kinh nghiệm đặt câu hỏi o Nghe q khó: Bạn khó nghe khó phán đốn nội dung câu hỏi khán giả đặt câu hỏi lan man đồng thời khán phịng có nhiều tạp âm Đối với câu hỏi lan man, bạn nên chọn ý chính, hỏi lại trực tiếp khán giả để khẳng định ý khán giả muốn hỏi o Đưa kết luận vội vàng: bạn q tự tin vấn đề khơng có để nói bạn dễ đưa kết luận khơng phù hợp với diễn biến việc xảy Bạn cần tôn trọng người nghe, tập trung nghe xử lý thơng tin, phân tích liệu  Lắng nghe có phân tích: Việc lắng nghe có phân tích khơng liên quan đến tai nghe mà cịn liên quan đến não đôi mắt bạn Để trả lời xác, bạn phải nghe mà khán giả nói, đọc ngơn ngữ thể họ xử lý tốt tình xảy Kỹ thuyết phục Thuyết phục hoạt động tâm lý xảy có nhiều quan điểm vấn đề tồn người muốn quan điểm có ảnh hưởng người khác Hiểu đơn PPH101_Bai5_v1.0018109225 32 giản thuyết phục đưa tình tiết, kiện để phân tích giải thích làm cho người khác cảm thấy đúng, thấy hay tin theo, làm theo Trong kinh doanh, hoạt động xã hội sống hàng ngày, hoạt động thuyết phục thường xuyên diễn Ví dụ Thuyết phục hoạt động kinh doanh: Thuyết phục để huy động nguồn vốn cho công ty, phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng thiết lập mối quan hệ làm ăn với đối tác việc tuyển dụng định đầu tư Thuyết phục hoạt động xã hội: Thuyết phục muốn người ủng hộ mình, để tạo gần gũi, quan tâm chia sẻ băn khoăn người hay tạo uy tín tin tưởng trước người Thuyết trình trước đám đông cần kỹ thuyết phục để đưa luận điểm làm thay đổi kiến, quan điểm người nghe vấn đề Mục đích để bảo vệ ý kiến mình, từ chối ý kiến đối lập hối thúc làm theo ý kiến Cơng việc số nhóm người luật sư, người bán hàng, người cố vấn, nhà quản lý phụ thuộc nhiều vào khả thuyết trình thuyết phụ người khác chấp nhận ý kiến họ Để thuyết phục người nghe bạn cần ý:  Đưa chứng xác đáng để minh họa thông tin đưa thực tế Bằng chứng số, báo, tin tức tổng hợp đăng tải đơn vị có uy tín ảnh minh họa thực tế Ví dụ việc đưa số thực tế làm chứng Bạn phải thuyết trình bảo vệ kế hoạch đầu tư cho quảng cáo, bạn muốn thuyết phục ban giám đốc lợi ích quảng cáo, bạn khơng nên nói chung chung quảng cáo quan trọng, cần thiết mà phải đưa dẫn chứng cụ thể như: năm 2017 công ty BJ đầu tư 800 cho quảng cáo công ty AX chi tỷ cho vấn đề Kết doanh số bán hàng công ty BJ tăng 1,5 lần cịn cơng ty AX doanh thu tăng gấp lần     Thuyết phục nghệ thuật, khơng phải bạn có lý lẽ người khác nghe bạn Ngoài lý lẽ vững bạn cần biết lúc thích hợp để đưa lý lẽ vào thể chúng cho hiệu Muốn bạn phải hiểu tâm lý người nghe tìm hiểu đối tượng khán giả Lời lẽ thuyết phục phải dứt khoát, tự tin đồng thời phải biết kết hợp với việc biểu cảm phi ngôn từ ánh mắt, nét mặt, động tác, tư thế, vị trí Để thuyết phục tốt bạn cần trang bị thêm số kỹ khác kỹ đưa thông tin Cách truyền đạt thông tin quan trọng vấn đề thuyết phục Những thơng tin đưa phải xúc tích, dễ xử lý tăng tính hiệu thuyết phục, trực tiếp ảnh hưởng đến người nghe khiến họ tin tưởng vào hành động hay lời nói Cần chuẩn bị tâm lý đối mặt với thực tế “dù bạn có chuẩn bị thuyết trình tốt đến đâu bạn khó thuyết phục tồn người nghe” Sẽ có số ý kiến đối lập với bạn mà bạn thực thay đổi quan điểm họ Vậy bạn tập trung vào đối tượng nghe bạn nói, khơng có nghĩa bạn lơ người lại Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi thuyết trình để tăng độ tự tin hướng vào đa số khán giả nghe bạn PPH101_Bai5_v1.0018109225 33 Giải tình dẫn nhập Qua câu chuyện “3S cho buổi thuyết trình ấn tượng” Steve Jobs, thấy điều sau đây:  Cách chuẩn bị xây dựng nội dung thuyết trình tốt  Slide thuyết trình đơn giản, nội dung cần thiết có xen kẽ hình ảnh, video cho sinh động  Kỹ thuyết trình Steve Jobs thu hút người nghe, phong cách chuyên nghiệp Đặc biệt cử chỉ tự nhiên Ông thường xuyên có cử chỉ vung tay, nhún vai, lắc đầu giơ ngón tay đếm để nhấn mạnh ý, truyền tải thông tin cần truyền đạt để khuấy động khán giả Đó yêu cầu cần thiết để có thuyết trình hiệu PPH101_Bai5_v1.0018109225 34 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Bài giảng biên soạn nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức chung thuyết trình kỹ bổ trợ thực buổi thuyết trình thành cơng Để đem lại thành cơng thuyết trình, người thuyết trình khơng cần tập trung vào nội dung thuyết trình mà cịn ý đến cách trả lời câu hỏi khán giả, ý vận dụng kỹ thân kỹ nói, kỹ nghe, kỹ thuyết phục đặc biệt phải biết cách kết hợp với cử chỉ, dáng điệu, ánh mắt, cách di chuyển thuyết trình Tiến hành thuyết trình cách thức vận dụng kỹ thuyết trình  Tiến hành thuyết trình o Trình bày nội dung thuyết trình o Đặt câu hỏi trả lời câu hỏi khán giả  Vận dụng kỹ thuyết trình o Kỹ nói o Ngơn ngữ thể o Kỹ nghe o Kỹ thuyết phục Thuyết trình hoạt động khơng khó! Bạn trở thành thuyết trình viên xuất sắc bạn biết học hỏi kiến thức, kinh nghiệm dày công chuẩn bị, tập luyện PPH101_Bai5_v1.0018109225 35 BÀI TẬP THỰC HÀNH CÂU HỎI ƠN TẬP Nêu vai trị hoạt động thuyết trình Nêu cơng việc cần chuẩn bị cho hoạt động thuyết trình Thực hành viết thuyết trình liên quan đến cơng việc thân Vận dụng kỹ học, thực hành thuyết trình CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Các phương tiện nghe nhìn đóng vai trị việc tạo nên thành cơng thuyết trình? A B C D Khơng có vai trị gì, khơng có Đóng vai trị nhỏ, ảnh hưởng tới thuyết trình Đóng vai trị khơng nhỏ, có tầm ảnh hưởng quan trọng Đóng vai trị định, ảnh hưởng tới tồn thành cơng thuyết trình Khi người thuyết trình trình bày thuyết trình với ý tiếp nối vài ý khác, người sử dụng kiểu kết cấu để phác thảo đề cương cho thuyết trình? A B C D Kiểu kết cấu trình bày ý riêng lẻ Kiểu kết cấu nhấn mạnh ý Kiểu kết cấu trình bày theo diễn biến thời gian Kiểu kết cấu gợi ý Trong thuyết trình, người thuyết trình cần ý đến hình thức bên ngồi để: A B C D trở nên bật trước đám đông gây ấn tượng tốt đẹp với khán giả từ phút đầu thấy sang trọng thân tạo nên điểm nhấn cho nội dung thuyết trình Việc di chuyển sân khấu người thuyết trình tạo ấn tượng không tốt với khán giả? A B C D Di chuyển nhịp nhàng, kết hợp hướng ánh mắt phía khán giả Di chuyển đến nhiều vị trí khán giả khác Di chuyển thật nhanh liên tục Di chuyển nhẹ nhàng kết hợp với thuyết trình tự nhiên Tại nói “Thuyết trình góp phần to lớn thành cơng cá nhân”? A Vì thuyết trình giúp tăng khả phán đoán cá nhân B Vì thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong tự tin cho cá nhân đứng trước đám đơng C Vì thuyết trình giúp cho cá nhân bày tỏ cảm xúc đứng trước đám đơng D Vì thuyết trình giúp phát triển lực tư sáng tạo cá nhân PPH101_Bai5_v1.0018109225 36 ĐÁP ÁN CÂU HỎI ÔN TẬP Nêu vai trị hoạt động thuyết trình   Là cơng cụ giao tiếp hiệu quả; Thuyết trình góp phần to lớn thành công cá nhân Nêu công việc cần chuẩn bị cho hoạt động thuyết trình Chọn chủ đề      Tìm hiểu khán giả Thu thập thơng tin tư liệu Xây dựng đề cương thuyết trình Chuẩn bị tâm lý hình thức cho buổi thuyết trình Các cơng tác hậu cần cho buổi thuyết trình CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Đáp án là: Đóng vai trị khơng nhỏ, có tầm ảnh hưởng quan trọng Vì: Các phương tiện hỗ trợ nghe nhìn giúp minh họa rõ ràng vấn đề phức tạp cho thuyết trình nhiên khơng định thành cơng thuyết trình cịn phải dựa vào nội dung thuyết trình kỹ người thực Đáp án là: Kiểu kết cấu nhấn mạnh ý Vì: Kiểu kết cấu nhấn mạnh ý bao gồm ý tiếp nối vài ý khác giúp cho người nghe dễ tiếp thu Đáp án là: gây ấn tượng tốt đẹp với khán giả từ phút đầu Vì: Thơng thường, trang phục người thuyết trình lịch sự, phù hợp với thơng điệp trình bày khiến khán cảm thấy trọng ý vào thuyết trình Đáp án là: Di chuyển thật nhanh liên tục Vì: Trên sân khấu, người thuyết trình di chuyển nhanh liên tục gây phản cảm, căng thẳng, chóng mặt cho khán giả ảnh hưởng đến hiệu buổi thuyết trình Đáp án là: Vì thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong tự tin cho cá nhân đứng trước đám đơng Vì: Khái niệm thuyết trình cho thấy, hoạt động thuyết trình thực chủ thể họ người trực tiếp cung cấp thơng tin trước nhóm khán giả nhằm đạt mục đích định Do vậy, ý nghĩa quan trọng thuyết trình việc mang lại hình ảnh, tác phong tự tin cho chủ thể thuyết trình PPH101_Bai5_v1.0018109225 37 ... thuyết trình Tiến hành thuyết trình cách thức vận dụng kỹ thuyết trình  Tiến hành thuyết trình o Trình bày nội dung thuyết trình o Đặt câu hỏi trả lời câu hỏi khán giả  Vận dụng kỹ thuyết trình. .. lại thành cơng thuyết trình, người thuyết trình khơng cần tập trung vào nội dung thuyết trình mà cịn ý đến cách trả lời câu hỏi khán giả, ý vận dụng kỹ thân kỹ nói, kỹ nghe, kỹ thuyết phục đặc... có chuẩn bị kỹ trước thuyết trình Thuyết trình diễn thường xun mơi trường làm việc Có kỹ thuyết trình tốt, bạn dễ dàng truyền tải tư tưởng mong muốn đến người nghe Với kỹ thuyết trình chuyên