Bài giảng hệ thống thông tin kế toán

06-Jul-19 Mục tiêu môn học TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN • Nhận biết đặc trưng hệ thống thông tin hệ thống thơng tin kế tốn cơng cụ kỹ thuật mơ tả hệ thống • Hiểu cách thức tổ chức liệu hệ thống thông tin kế tốn • Nhận biết có khả vận dụng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp • Nắm bắt chu trình kinh doanh doanh nghiệp hoạt động chu trình vấn đề liên quan đến kế tốn chu trình • Hiểu giai đoạn phát triển hệ thống thơng tin kế tốn cơng việc cần thực HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Nội dung môn học Phương pháp đánh giá Chương 1: Tổng quan HTTTKT Chương 2: Phương pháp mơ tả HTTTKT Chương 3: Quy trình nghiệp vụ HTTTKT Chương : Kiểm soát nội HTTTKT Chương 5: Tổ chức thực vận hành HTTTKT Chương 6: Phần mềm ứng dụng kế tốn 40% điểm q trình 60% điểm thi hết môn (Không sử dụng tài liệu làm bài) Sinh viên tham gia: - Tham gia phát biểu, thảo luận học tính vào điểm trình, - Chuẩn bị tình thực hành tập 06-Jul-19 Tài liệu tham khảo TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH Khoa Kế Toán Kiểm Toán Trần Quốc Thịnh (2017) Giáo trình Hệ thống thơng tin Kế tốn - NXB Kinh tế TP.HCM Nguyễn Bích Liên, Nguyễn Phước Bảo Ấn (2016) Giáo trình Hệ thống thơng tin Kế tốn, Tập – NXB Kinh tế TP.HCM Tài liệu giảng viên cung cấp HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG • • • • CHƯƠNG TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Nắm khái niệm HTTTKT Vai trò HTTTKT doanh nghiệp Biết đối tượng nghiên cứu HTTTKT Biết thành phần HTTTKT 06-Jul-19 1.1 Quá trình hình thành xu hướng phát triển HTTTKT 1.1.2 Xu hướng phát triển NỘI DUNG • HTTT kế tốn khơng đơn HTTT xử lý nghiệp vụ • Bên cạnh liệu tài cịn thu thập thêm liệu phi tài • Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động kế tốn • HTTT kế toán kết hợp với hệ thống chức khác HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning) doanh nghiệp • Đối phó nhiều rủi ro phát sinh 1.1 Quá trình hình thành xu hướng phát triển HTTTKT 1.2 Khái niệm, đặc điểm vai trò HTTTKT 1.3 Đối tượng nghiên cứu HTTTKT 1.4 Phân loại HTTTKT 1.5 Các thành phần HTTTKT 10 1.2 Khái niệm, đặc điểm vai trò HTTTKT 1.2.1 Khái niệm 1.2 Khái niệm, đặc điểm vai trò HTTTKT 1.2.2 Đặc điểm Hệ thống tập hợp thành phần có quan hệ với nhau, tác động nhằm đạt mục tiêu Đối tượng HTTTKT nội dung trình SXKD Các hoạt động chu trình doanh thu B C A D Mục tiêu Q trình SXKD Hệ thống thơng tin hệ thống gồm thành phần có quan hệ với nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ liệu tạo thơng tin hữu ích cho người sử dụng Tập hợp theo chuỗi hoạt động liên quan đến nội dung Các hoạt động chu trình chi phí Các hoạt động chu trình sản xuất Các hoạt động chu trình … 11 12 06-Jul-19 1.2 Khái niệm, đặc điểm vai trò HTTTKT 1.2.2 Đặc điểm Chức hệ thống thơng tin kế tốn 1.2 Khái niệm, đặc điểm vai trò HTTTKT 1.2.3 Vai trò HTTTKT • Tự động hố tích hợp qui trình kinh doanh, sản xuất • Chia sẻ liệu, thơng tin phạm vi doanh nghiệp • Cung cấp truy vấn thông tin trực tuyến Chức HTTTKT Thu thập, lưu trữ liệu hoạt động SXKD DN Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích • Thơng tin tài cho đối tượng bên ngồi DN • Thơng tin cho việc lập kế hoạch • Thơng tin cho việc kiểm sốt thực kế hoạch • Thơng tin cho việc điều hành hoạt động hàng ngày Kiểm sốt • Tn thủ qui trình hoạt động SXKD DN • Bảo vệ tài sản vật chất, thơng tin • Hoạt động xử lý thơng tin, đảm bảo chất lượng thông tin 13 14 1.4 Phân loại HTTTKT 1.4.1 Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin 1.4.2 Phân loại theo phương tiện xử lý 1.3 Đối tượng nghiên cứu HTTTKT 1.3.1 Tổ chức thực vận hành HTTTKT 1.3.2 Phương pháp mô tả HTTTKT 1.3.3 Quy trình nghiệp vụ HTTTKT 1.3.4 Kiểm soát nội HTTTKT Phân loại HTTTKT Theo đối tượng cung cấp thông tin Theo phương tiện xử lý Theo mối quan hệ hệ thống • • • • 15 Hệ thống thơng tin kế tốn tài Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị • • Hệ thống tay (thủ cơng) HTTTKT bán thủ cơng Hệ thống máy tính (hệ thống máy) • Hệ thống cha Hệ thống cấp 16 06-Jul-19 1.5 Các thành phần HTTTKT TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH Khoa Kế Tốn Kiểm Tốn HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Thơng tin kế tốn/ mạng truyền thơng Thiết bị/ phần mềm Qui trình xử lý Con người Cơ sở liệu 17 18 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP MƠ TẢ HTTTKT • Nhận tầm quan trọng việc mơ tả HTTTKT • Hiểu rõ cơng cụ phương pháp mơ tả HTTTKT • Thực hành vẽ sơ đồ dòng liệu, lưu đồ thủ cơng máy tính 20 06-Jul-19 2.1 Ý nghĩa vai trị mơ tả HTTTKT 2.1.1 Ý nghĩa NỘI DUNG 2.1 Ý nghĩa vai trò mô tả HTTTKT 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.3 Vận dụng phương pháp mô tả HTTTKT Khái niệm Mô tả HTTTKT việc sử dụng công cụ lưu đồ, sơ đồ,… nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động Nội dung mơ tả HTTTKT Ai? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Cách thức: • • • • • Nhập liệu Xử lý Lưu trữ Thông tin đầu Kiểm soát hệ thống 21 2.1 Ý nghĩa vai trị mơ tả HTTTKT 2.1.1 Ý nghĩa Phân loại Tường thuật Tài liệu khác Bảng câu hỏi Lưu đồ Bảng vấn Sơ đồ dòng liệu 2.1 Ý nghĩa vai trị mơ tả HTTTKT 2.1.2 Vai trị • Mơ tả cách thức mà hệ thống hoạt động cách khoa học dễ hiểu • Hỗ trợ việc hiểu phân tích thủ tục, quy trình xử lý chu trình hệ thống • Xác định điểm yếu hệ thống kiểm soát nội bộ, cải thiện hiệu hoạt động hệ thống kế tốn hoạt động kinh doanh • Cung cấp thơng tin cho q trình thiết lập hệ thống phát triển hệ thống 06-Jul-19 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2 Phương pháp vẽ sơ đồ dòng liệu 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2 Phương pháp vẽ sơ đồ dòng liệu Khái niệm Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagram – DFD) mô tả thành phần hệ thống thơng qua hình vẽ mơ tả: • Nguồn / điểm đến • Dịng ln chuyển • Hoạt động xử lý • Lưu trữ Phân loại DFD Phân loại DFD dựa vào cấp độ mô tả chi tiết ln chuyển thơng tin hệ thống • DFD dạng tổng quát (khái quát) (cấp 0) • DFD luận lý (cấp 1) 2.2 Nội dung phương pháp mơ tả HTTTKT 2.2.2 Phương pháp vẽ sơ đồ dịng liệu 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2 Phương pháp vẽ sơ đồ dòng liệu Ký hiệu sơ đồ dòng liệu Biểu tượng Tên liệu luân chuyển Tên Giải thích Nguồn / đích Cá nhân/ tổ chức gửi nhận liệu từ hệ thống Dòng liệu Dòng liệu luân chuyển vào xử lý Hoạt động xử lý Q trình xử lý liệu hệ thống Mơ tả xử lý Mơ hình sơ đồ dịng liệu Dữ liệu lưu trữ (H) Nguồn liệu (A) Dữ liệu (B) Xử lý (C) Dữ liệu (D) Xử lý (F) Thông tin (G) Điểm đến (K) Thông tin (E) Điểm đến (V) Tên liệu lưu trữ Bảo quản liệu Nơi bảo quản liệu 06-Jul-19 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2 Phương pháp vẽ sơ đồ dòng liệu 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2 Phương pháp vẽ sơ đồ dòng liệu Cách vẽ DFD khái quát Bước 1: Mô tả hệ thống hành đoạn văn mô tả Bước 2: Lập bảng thực thể hoạt động liên quan đến thực thể Cách vẽ DFD khái quát Bước 3: Đánh dấu hoạt động xử lý liệu hoạt động bảng mơ tả bước • Hoạt động xử lý: Truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ liệu, hoạt động nhập liệu xếp, xác nhận, tính tốn, tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu • Các hoạt động khác: Chuyển nhận liệu thực thể hoạt xử lý liệu • Các hoạt động chức năng: Nhập xuất, bán hàng, mua hàng… hoạt động xử lý liệu – Thực thể: Các đối tượng thực điều khiển hoạt động (như người, nơi chốn, vật) 29 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2 Phương pháp vẽ sơ đồ dòng liệu 30 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2 Phương pháp vẽ sơ đồ dòng liệu Cách vẽ DFD khái quát Bước 4: Nhận diện thực thể bên hệ thống Cách vẽ DFD luận lý Bước 1,2,3,4: Tương tự cách vẽ DFD tổng quát Bước 6: Nhận diện thực thể bên hệ thống Thực thể bên ngồi thực thể khơng thực hoạt động xử lý hệ thống Thực thể bên làm nhiệm vụ chuyển hóa liệu Bước : • Vẽ hình chữ nhật biểu diễn thực thể bên ngồi hệ thống • Vẽ vịng trịn biểu diễn nội dung hoạt động xử lý hệ thống hành (Đặt tên mang tính khái qt) • Vẽ dịng liệu nối vịng trịn thực thể bên ngồi hệ thống • Đặt tên cho dịng liệu theo động từ hành động nhận gửi liệu Bước 7: Liệt kê hoạt động xử lý liệu bảng theo thực thể trình tự diễn hoạt động Bước 8: Nhóm hoạt động xử lý liệu • Cách 1: Nhóm hoạt động xảy nơi thời điểm • Cách 2: Nhóm hoạt động xảy thời điểm khác nơi xảy • Cách 3: Nhóm hoạt động theo mối quan hệ hợp lý với 31 32 06-Jul-19 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2 Phương pháp vẽ sơ đồ dòng liệu 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3 Phương pháp vẽ lưu đồ Cách vẽ DFD luận lý Bước 9: Vẽ hình trịn đặt tên chung cho nhóm hoạt động theo động từ nêu bật nội dung hoạt động nhóm Bước 10: Đọc lại bảng mơ tả hệ thống nối hình tròn với theo mối liên hệ hợp lý Bước 11: Bổ sung nơi lưu trữ liệu thấy hợp lý Khái niệm • Sơ đồ biểu tượng hay hình vẽ mơ tả trình tự xử lý, trình tự vận hành hệ thống • Lưu đồ thường sử dụng trình phát triển hệ thống • Lưu đồ cho biết: – Điểm bắt đầu kết thúc chứng từ – Trình tự luân chuyển chứng từ – Mục đích sử dụng chứng từ – Cách thức lưu trữ chứng từ Chú ý: Để cho DFD dễ đọc, nên sử dụng từ đến hình trịn sơ đồ, cấp 33 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3 Phương pháp vẽ lưu đồ 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3 Phương pháp vẽ lưu đồ Ký hiệu lưu đồ Ký hiệu lưu đồ Nhóm ký hiệu đầu vào Chứng từ liên 34 Nhóm ký hiệu xử lý Yêu cầu mua hàng Chứng từ nhiều liên Phiếu thu Xử lý thủ công (bằng tay) Xử lý tự động (bằng máy tính) Lập hóa đơn Nhóm ký hiệu lưu trữ Nhóm ký hiệu đầu Tập tin (lưu đĩa từ) Hiển thị thơng tin hình Tập tin (lưu máy) Lập hóa đơn Hàng tồn kho Hàng tồn kho Lưu trữ thủ công N: theo STT Nhập liệu Sổ, thẻ, báo cáo tạo Doanh thu Thẻ TSCĐ Báo cáo N Báo cáo HTK D: theo ngày Nhập hóa đơn A: theo tên 35 36 06-Jul-19 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3 Phương pháp vẽ lưu đồ 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3 Phương pháp vẽ lưu đồ Ký hiệu lưu đồ Nhóm ký hiệu kết nối Điểm bắt đầu/ kết thúc Điểm nối trang Cách vẽ lưu đồ chứng từ Bước 1: Mô tả hệ thống hành đoạn văn mô tả Bước 2: Lập bảng thực thể hoạt động liên quan đến thực thể Nhóm ký hiệu khác Khách hàng Dòng luân chuyển chứng từ Ghi Lưu theo số đơn đặt hàng Điểm nối khác trang 37 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3 Phương pháp vẽ lưu đồ 38 2.2 Nội dung phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3 Phương pháp vẽ lưu đồ Cách vẽ lưu đồ chứng từ Bước 5: Xác định thành phần cột • Đọc lại bảng mơ tả hoạt động • Sắp xếp thành phần lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ xuống dưới, từ trái sang phải Bước 6: Hồn thành lưu đồ • Nối kí hiệu thành phần dịng thơng tin • Sử dụng dấu nối dịng thơng tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều đường kẻ ngang/dọc • Các hoạt động xử lý liên tiếp gộp chung thành hoạt động xử lý (nếu cần) Cách vẽ lưu đồ chứng từ Bước 3: Đánh dấu hoạt động xử lý liệu hoạt động bảng mô tả bước Bước 4: Chia lưu đồ thành cột • Mỗi thực thể bên cột lưu đồ • Các cột xếp cho dòng lưu chuyển hoạt động từ trái sang phải 39 40 10 06-Jul-19 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH Khoa Kế Tốn Kiểm Tốn HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HTTTKT 129 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG NỘI DUNG • Hiểu chu kỳ phát triển hệ thống • Nắm bắt quy trình tổ chức Hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện tin học hố • Phân tích, thiết kế hệ thống kế toán điều kiện tin học hố cơng tác kế tốn • Quy trình cách thức đánh giá, lựa chọn, triển khai phần mềm kế toán doanh nghiệp 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.2 Vận hành hệ thống 131 132 33 06-Jul-19 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống Chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn Lựa chọn phương án hình thành phần mềm  Hệ thống thơng tin kế tốn thay đổi  Tiếp cận chu kỳ phát triển hệ thống  Các vấn đề liên quan đến trình phát triển hệ thống thơng tin kế tốn  Nhân tham gia dự án Xác định yêu cầu Lập danh sách phần mềm Đáp ứng yêu cầu Có thể điều chỉnh N N Tự viết/ Thuê viết Y Liên hệ NCC Y N Đánh giá Đáp ứng yêu cầu Y Lựa chọn 133 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống Xây dựng danh mục đối tượng kế toán Xây dựng hệ thống chứng từ  Đối tượng kế toán : …  Căn để xây dựng danh mục đối tượng kế toán  Danh mục đối tượng kế toán STT Nhóm- Tên 134  Căn để xây dựng hệ thống chứng từ     Theo dõi chi tiết Hệ thống chứng từ kế toán theo chế độ kế toán Việt Nam Đặc điểm đối tượng kế toán - đối tượng quản lý Đặc điểm hoạt động kinh doanh Yêu cầu quản lý doanh nghiệp  Lập danh mục chứng từ Tiền Tiền mặt STT Tiền gửi ngân hàng Tên- số hiệu chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng Tài khoản ngân hàng 135 136 34 06-Jul-19 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống Chi tiết nhập liệu Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán  Xác định tài khoản cần sử dụng  Xây dựng danh mục tài khoản tổng hợp tài khoản chi tiết  Hướng dẫn phương pháp ghi chép, xử lý tài khoản  Danh mục tài khoản  Nguồn liệu: Chứng từ làm sở nhập liệu, chứng từ tham chiếu, chứng từ in sau kết thúc việc nhập liệu  Kiểm sốt nguồn liệu  Mơ tả liệu nhập - phương thức nhập liệu kiểm sốt q trình nhập liệu  Màn hình nhập liệu Số hiệu Tên Tài khoản Đối tượng theo dõi chi tiết Ghi 137 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống 138 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống Thiết kế chi tiết q trình xử lý Thiết kế chi tiết kiểm sốt hệ thống  Mơ tả trình bày chi tiết phương pháp kế tốn  Sử dụng ngơn ngữ giả, sơ đồ cấu trúc trình bày quy trình yêu cầu xử lý phần mềm kế toán Chu trình 139 KS nguồn liệu KS ứng dụng KS chung liên quan Dịng liệu chuyển đến kế tốn (sơ đồ, lưu đồ) KS hoạt động nhập liệu, khai báo Phân quyền nhập liệu, khai báo, xem báo cáo 140 35 06-Jul-19 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống Rủi ro kiểm soát Tên chương từ/ liệu nhập Chu trình doanh thu Xét duyệt Chọn DS Hóa đơn MH … Chu trình chi phi Số chứng từ … Ngày hóa đơn Một số thủ tục kiểm sốt nhập liệu KT trưởng Chu trình doanh thu X: Xem; T: Thêm; S: Chỉnh sửa NV NV … Khai báo/ Hệ thống + Khách hàng X, T, S X X + Xuất kho X X T + Chuyển kho X X T Giới hạn x x Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động x x Số ĐĐH Nội dung Duy x x x Nhà CC x x Tên NCC x x TK Nợ/Có x Ktra số học x x x Số phiếu NKho x Kiểm liệu x x x … Màn hình nhập liệu … Tên báo cáo NV Báo cáo công nợ xem NV NV NV xem Báo cáo nhập xuất tồn 141 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.2 Chuyển đổi hệ thống … 142 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.2 Chuyển đổi hệ thống Tổ chức chuyển đổi – sử dụng PMKT  Chuyển đổi thành phần thu thập liệu      Khai báo thông tin chung doanh nghiệp, sách kế tốn  Khai báo thông tin liên quan đến tài khoản, đối tượng cần theo dõi  Khai báo, chuyển đổi số dư đầu kì tài khoản, đối tượng chi tiết  Thiết lập chức nhập liệu kiểm soát  Phân quyền sử dụng  Nhập liệu thử nghiệp vụ  Xem xét hệ thống báo cáo  Phương thức chuyển đổi  Lựa chọn đánh giá phần mềm Tài khoản Đối tượng Màn hình nhập liệu Chứng từ  Chuyển đổi quy trình  Luân chuyển chứng từ bên ngồi  Quy trình xử lý máy kế tốn  Các sách kiểm sốt  Chuyển đổi tổ chức  Tổ chức phận liên quan  Tổ chức máy kế toán  Chuyển đổi công nghệ  Trang bị phần cứng  Trang bị phần mềm  Huấn luyện người sử dụng 143 144 36 06-Jul-19 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.2 Chuyển đổi hệ thống 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.2 Chuyển đổi hệ thống Lựa chọn - đánh giá phần mềm kế toán Phương thức chuyển đổi Phương thức Chuyển đổi trực tiếp Chuyển đổi song song Đặc điểm Cũ Ưu Tiết kiệm thời gian Rủi ro cao khơng có sở kiểm tra Có sở đối chiếu với HT cũ Thời gian kéo dài Chi phí tăng Mới Cũ Mới  Tiêu chí chung đánh giá phần mềm  Nội dung cần chuẩn bị trao đổi với nhà cung cấp phần mềm  Quy trình đánh giá phần mềm kế tốn Nhược Chuyển đổi phần Cũ Mới Giảm thiểu rủi ro Thời gian kéo dài sai sót HT Chi phí tăng Chuyển đổi thí điểm Cũ Cũ M M Cũ Mới Hạn chế rủi ro thúc đẩy phát triển AIS Kéo dài thời gian phát triển AIS 145 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.2 Chuyển đổi hệ thống 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.2 Chuyển đổi hệ thống Nội dung cần chuẩn bị trao đổi với nhà cung cấp phần mềm Tiêu chí chung đánh giá phần mềm      146 Đáp ứng yêu cầu người sử dụng Phần mềm phải có tính kiểm sốt cao Tính linh hoạt phần mềm Phần mềm phải phổ biến có tính ổn định cao Giá phí phần mềm  Các chi tiết kết xuất, nhập liệu, liệu nhập  Khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, loại nghiệp vụ, khối lượng liệu cần xử lý  Các yêu cầu tốc độ xử lý, thời điểm phải cung cấp thông tin  Yêu cầu phương thức xử lý: theo lô hay trực tuyến theo thời gian thực  Các yêu cầu nâng cấp hay mở rộng hệ thống  Các mối quan hệ nội doanh nghiệp  Các sách tài kế tốn 147 148 37 06-Jul-19 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.2 Chuyển đổi hệ thống 5.2 Vận hành hệ thống 5.2.1 Tổ chức vận hành hệ thống Quy trình đánh giá phần mềm kế tốn  Chuẩn bị: Dữ liệu thử nghiệm hoàn chỉnh cho hay nhiều kỳ kế toán, phần mềm (phiên thử nghiệm), kết thiết kế chi tiết  Khai báo, nhập liệu, in báo cáo, đối chiếu để đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu  Đánh giá tính kiểm sốt phần mềm  Đánh giá tiêu chí khác  Ghi kết thử nghiệm trao đổi với nhà cung cấp phần mềm     Mua sắm trang thiết bị Lập trình/ mua cài đặt phần mềm Huấn luyện Kiểm tra 149 5.2 Vận hành hệ thống 5.2.1 Tổ chức vận hành hệ thống 150 5.2 Vận hành hệ thống 5.2.1 Tổ chức vận hành hệ thống Mua sắm cài đặt trang bị Huấn luyện  Công việc…  Cần lưu ý:…  Huấn luyện sử dụng phần mềm  Huấn luyện vận hành hệ thống  Lưu ý:… Mua cài đặt phần mềm Kiểm tra hệ thống  Hợp đồng mua phần mềm trọn gói  Tự cài đặt phần mềm  Kiểm tra dung lượng khả xử lý  Kiểm tra tính tương thích  Đánh giá kiểm sốt hệ thống 151 152 38 06-Jul-19 5.2 Vận hành hệ thống 5.2.1 Tổ chức vận hành hệ thống 5.2 Vận hành hệ thống 5.2.1 Tổ chức vận hành hệ thống Xem xét- đánh giá sau chuyển đổi Bảo trì - cải tiến tái phát triển hệ thống  Những nhân tố cần xem xét đánh giá:         Nguyên nhân: Mục tiêu đối tượng hệ thống Sự hài lòng người dùng Lợi ích hệ thống Chi phí phát triển hệ thống Tính hữu ích đáng tin cậy thơng tin Kiểm soát an ninh hệ thống Tài liệu hệ thống  Lỗi hệ thống  Thay đổi nhu cầu thông tin  Phiên phần mềm  Lưu ý  Đánh giá tính cấp thiết  Đánh giá chi phí  Lựa chọn giải pháp  Lưu ý:  Ghi nhược điểm, lỗi hệ thống hay yêu cầu  Huấn luyện nhân viên  Sắp xếp máy kế toán trình vận hành 153 5.2 Vận hành hệ thống 5.2.2 Tổ chức kiểm soát hệ thống 154 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH Khoa Kế Tốn Kiểm Toán  Kiểm soát nguồn liệu  Xét duyệt, phân chia trách nhiệm, quy định tự thực hiện, đối chiếu chứng từ … -> Phần lớn thiết lập thông qua việc thiết lập quy trình lập, luân chuyển xử lý chứng từ cho nghiệp vụ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN  Kiểm soát chung  Phân quyền sử dụng phần mềm (đã thực trình tổ chức máy kế tốn)  Kiểm sốt đối tượng bên ngồi, lưu dự phòng liệu, tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm  Kiểm soát nhập liệu, xử lý, kết xuất  Thiết lập thủ tục kiểm soát nhập liệu cho hình  Tổ chức việc kiểm tra đối chiếu kết từ nguồn độc lập  Phân quyền sử dụng báo cáo, thông tin 155 156 39 06-Jul-19 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG • Xây dựng đánh giá, lựa chọn tổ chức sử dụng phần mềm kế tốn • Nắm bắt tiêu chí quan trọng đánh giá, lựa chọn phần mềm kế tốn • Nắm bắt quy trình đánh giá lựa chọn phần mềm kế tốn • Biết cách sử dụng phần mềm kế toán CHƯƠNG 6: PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN 158 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.1 Đặc điểm phần mềm NỘI DUNG Mục tiêu tổ chức HTTTKT điều kiện sử dụng PMKT • Xây dựng hệ thống kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý cung cấp thông tin phù hợp cho đối tượng sử dụng thơng tin • Đáp ứng yêu cầu quản lý, đặc điểm kinh doanh đặc thù doanh nghiệp • Ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin, tính phần mềm vào cơng tác kế toán 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.2 Ứng dụng phần mềm kế toán 159 160 40 06-Jul-19 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.1 Đặc điểm phần mềm 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.1 Đặc điểm phần mềm Các yếu tố chi phối Phân loại PMKT      Môi trường pháp lý Môi trường, đặc điểm kinh doanh u cầu thơng tin kế tốn u cầu quản lý, sách kế tốn Cơng nghệ thơng tin: Đặc điểm phần mềm, phần cứng …  Con người  Phân loại theo mục đích hình thành:  Phần mềm kế toán thương phẩm cho nhiều đối tượng sử dụng (Off-the-Shelf accounting software)  Phần mềm kế toán viết theo yêu cầu (developing accounting Software)  Theo quy mô:  Quy mô nhỏ  Quy mô vừa  Phần mềm ERP 161 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.1 Đặc điểm phần mềm 162 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.1 Đặc điểm phần mềm Đặc điểm PMKT thương phẩm Đặc điểm hoạt động PMKT      Đặc điểm cung cấp thông tin Đặc điểm thu thập liệu, xử lý Khả kiểm soát Khả tùy biến Khả tương thích với phần mềm xử lý liệu  Thời gian thiết lập, ứng dụng  Chi phí thực  Nhà cung cấp Sự kiện q trình SXKD Thơng tin theo u cầu Chứng từ Nhập liệu Cập nhật, truy xuất thông tin theo yêu cầu Các đối tượng, nguồn lực (tài khoản, đối tượng chi tiết) sách kế tốn liên quan 163 Nhập liệu hoạt động liên quan Các tập tin lưu trữ liệu Khai báo 164 41 06-Jul-19 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.1 Đặc điểm phần mềm 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.1 Đặc điểm phần mềm Kết cấu phần mềm kế tốn Danh mục (màn hình) nhập liệu Chứng từ Hình thức kế tốn Máy Danh mục khai báo: thơng tin chứng từ, sách kế toán, tài khoản, đối tượng chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Dữ liệu PMKT Tìm kiếm, truy vấn thơng tin Phân quyền BẢNG TH CHỨNG TỪ Chức kiểm tra, ghi sổ MÁY VI TÍNH - BCTC - BC quản trị Danh mục báo cáo, sổ kế toán 165 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.1 Đặc điểm phần mềm 166 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.2 Tính phần mềm         Mục tiêu tiếp cận PMKT  Am hiểu kết cấu PMKT  Hiểu rõ cách thức thu nhập, xử lý liệu phần mềm  Xác định nội dung, thông tin báo cáo phần mềm cung cấp  Đánh giá khả đáp ứng yêu cầu PMKT 167 Tìm hiểu cách thức cài đặt Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu Thiết lập thơng số, sách ban đầu Tổ chức nhập liệu phần mềm Truy xuất sử dụng báo cáo cung cấp Sử dụng công cụ hỗ trợ Thực cơng việc kế tốn cuối kỳ Sao lưu liệu 168 42 06-Jul-19 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.2 Tính phần mềm  Tìm hiểu cách thức cài đặt  Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu  Thiết lập thơng số, sách ban đầu  Tổ chức nhập liệu phần mềm  Truy xuất sử dụng báo cáo cung cấp  Sử dụng công cụ hỗ trợ  Thực cơng việc kế tốn cuối kỳ  Sao lưu liệu      6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.2 Tính phần mềm  Tìm hiểu cách thức cài đặt  Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu  Thiết lập thơng số, sách ban đầu  Tổ chức nhập liệu phần mềm  Truy xuất sử dụng báo cáo cung cấp  Sử dụng công cụ hỗ trợ  Thực công việc kế toán cuối kỳ  Sao lưu liệu Yêu cầu cấu hình Cách thức cài đặt chương trình Cách thức khởi tạo Cách thức kết nối liệu Cách thức khởi động, kết thúc chương trình  Khai báo thơng tin chung, sách  Danh mục đối tượng, tài khoản  Nhập liệu số dư, chứng từ phát sinh  Cập nhật nghiệp vụ  In hiển thị báo cáo liên quan  Truy vấn thông tin: Truy xuất thông tin cần thiết đáp ứng yêu cầu thông tin  Sao lưu, khỏi phân hệ/ chương trình 169 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.2 Tính phần mềm  Tìm hiểu cách thức cài đặt  Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu  Thiết lập thơng số, sách ban đầu  Tổ chức nhập liệu phần mềm  Truy xuất sử dụng báo cáo cung cấp  Sử dụng công cụ hỗ trợ  Thực công việc kế toán cuối kỳ  Sao lưu liệu 170 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.2 Tính phần mềm  Tìm hiểu cách thức cài đặt  Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu  Thiết lập thơng số, sách ban đầu  Tổ chức nhập liệu phần mềm  Truy xuất sử dụng báo cáo cung cấp  Sử dụng công cụ hỗ trợ  Thực cơng việc kế tốn cuối kỳ  Sao lưu liệu  Danh mục đối tượng chi tiết  Danh mục tài khoản mối quan hệ với đối tượng chi tiết  Số dư ban đầu tài khoản, đối tượng chi tiết  Danh mục nhập liệu chứng từ  Thiết lập chi tiết hình nhập liệu  Quản lý người dùng 171  Xác định hình nhập liệu phù hợp  Xác định nội dung liệu Lưu ý liệu bắt buộc:  Ngày, số chứng từ …  Tài khoản, đối tượng liên quan  Giá trị…  Xem xét mối quan hệ nghiệp vụ  Ghi nhận nghiệp vụ 172 43 06-Jul-19 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.2 Tính phần mềm  Tìm hiểu cách thức cài đặt  Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu  Thiết lập thơng số, sách ban đầu  Tổ chức nhập liệu phần mềm  Truy xuất sử dụng báo cáo cung cấp  Sử dụng công cụ hỗ trợ  Thực công việc kế toán cuối kỳ  Sao lưu liệu 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.2 Tính phần mềm  Định nghĩa thông tin báo cáo  Truy xuất báo cáo sẵn có  Thay đổi, điều chỉnh, định dạng báo cáo sẵn có  Cách thức tạo báo cáo theo yêu cầu  Truy xuất báo cáo chương trình ứng dụng khác  Tìm kiếm liệu  Chọn lọc thơng tin  Theo dõi q trình xử lý liệu (audit trail …)  Tìm hiểu cách thức cài đặt  Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu  Thiết lập thơng số, sách ban đầu  Tổ chức nhập liệu phần mềm  Truy xuất sử dụng báo cáo cung cấp  Sử dụng công cụ hỗ trợ  Thực cơng việc kế tốn cuối kỳ  Sao lưu liệu     Thực bút tốn cuối kỳ Kiểm tra liệu Khóa sổ, chuyển sổ Sao lưu dự phòng liệu 173 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.2 Tính phần mềm         174 6.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 6.1.2 Tính phần mềm Đánh giá PMKT Tìm hiểu cách thức cài đặt Tìm hiểu cách thức tổ chức, kết cấu Thiết lập thông số, sách ban đầu Tổ chức nhập liệu phần mềm Truy xuất sử dụng báo cáo cung cấp Sử dụng công cụ hỗ trợ Thực cơng việc kế tốn cuối kỳ Sao lưu liệu     Khả cung cấp thông tin Khả hoạt động phần mềm (chính xác, ổn định…) Khả kiểm soát (KS chung, KS ứng dụng) Khả hỗ trợ người sử dụng (hệ thống trợ giúp, giao diện thân thiện …)  … Hãy tìm hiểu làm quen số PMKT     175 Quickbook SSP Accounting Ttsoft 1A … 176 44 06-Jul-19 6.2 Ứng dụng phần mềm kế toán 6.2.1 Tổ chức hệ thống 6.2 Ứng dụng phần mềm kế toán 6.2.2 Qui trình xử lý hệ thống Phân quyền cho máy kế tốn Chu trình Các chu trình Nội dung xử lý kế toán Phương thức xử lý Nguồn nhân lực Kiểm soát Các hoạt động Bộ máy kế toán Nhập liệu Khai báo Quản lý tập trung nguồn lực Tách biệt hoạt động chu trình Cập nhật/ báo cáo Tách biệt khai báo, nhập liệu hoạt động Xem Thêm Chỉnh sửa / xóa 177 6.2 Ứng dụng phần mềm kế tốn 6.2.2 Qui trình xử lý hệ thống 178 6.2 Ứng dụng phần mềm kế tốn 6.2.2 Qui trình xử lý hệ thống Ma trận phân quyền truy cập Chuẩn hóa máy kế tốn Nội dung KT trưởng NV Chu trình doanh thu X: Xem; T: Thêm; S: Chỉnh Sửa NV2  Lập bảng mô tả công việc phần hành kế toán, bao gồm: … Khai báo  Mục tiêu phần hành, công việc thường xuyên, công việc định kỳ, báo cáo cung cấp + Khách hàng X X X + Hàng hóa X X X + Xuất kho X X T + Ghi nhận doanh thu X T X + Ghi nhận nợ phải thu X T X Nhân viên (nam) + Thu tiền X X X …  Lập bảng phân công công việc cá nhân Nhập liệu/ Xử lý Tên nhân viên Phần hành Nhiệm vụ chi tiết … 179 180 45 06-Jul-19 6.2 Ứng dụng phần mềm kế toán 6.2.2 Qui trình xử lý hệ thống 6.2 Ứng dụng phần mềm kế tốn 6.2.2 Qui trình xử lý hệ thống Tổ chức nhập liệu chứng từ Tổ chức xử lý chứng từ phịng kế tốn  Xác định nội dung kế tốn cần nhập liệu q trình chu trình kinh doanh  Xác định yêu cầu liệu nội dung nhập liệu  Xác định, tổ chức hình nhập liệu  Lưu ý: Các nội dung kế tốn có u cầu liệu, đối tượng thực nên tổ chức nhập liệu chung hình nhập liệu (VD: xuất kho ghi nhận GVHB) Nội dung Yêu cầu liệu Tên hình Ghi nhận xuất kho bán Số: PX0001… Đối tượng: Kho, kh TK nợ: 632 TK có: 1561, 157 Phiếu xuất Ghi nhận GVHB  Căn vào lưu đồ luân chuyển chứng từ (trong phần tổ chức luân chuyển chứng từ) để xác định chứng từ kế toán nhận cho trình kinh doanh  Căn vào phân cơng máy kế toán để xác định đối tượng nhận chứng từ nội dung xử lý tương ứng  Căn vào tổ chức nhập liệu chứng từ để xác định hình nhập liệu cho chứng từ  Vẽ lưu đồ mơ tả q trình xử lý chứng từ phịng kế tốn cho q trình chu trình kinh doanh Ghi Tăng tiền gửi NH 181 6.2 Ứng dụng phần mềm kế tốn 6.2.2 Qui trình xử lý hệ thống 182 6.2 Ứng dụng phần mềm kế tốn 6.2.2 Qui trình xử lý hệ thống Tổ chức hệ thống báo cáo Báo cáo Nội dung Các chu trình Cách thức lập Thời gian lập Hình thức Người lập BP sử dụng Chu trình doanh thu Báo cáo đánh giá hoạt động a Báo cáo hoạt động Báo cáo đánh giá hoạt động … b Báo cáo tình trạng • • • • • Bảng kê hoạt động/ kiện kỳ Bảng kê hoạt động/ kiện kỳ Phân tích hoạt động theo đối tượng/ nguồn lực liên quan Phân tích hoạt động theo đối tượng/ nguồn lực liên quan Nội dung: Thông tin báo cáo cung cấp Thời gian: Mức độ kết xuất (hàng năm, quý, tháng, tuần…) Cách thức lập (từ PM hay tự lập?) Hình thức (in hay không?) Đối tượng sử dụng báo cáo … Chu trình chi phí Báo cáo hoạt động … Báo cáo tình trạng … Chú ý đặc điểm phần mềm 183 184 46 06-Jul-19 HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THE END 185 47 ... cấp thông tin Theo phương tiện xử lý Theo mối quan hệ hệ thống • • • • 15 Hệ thống thơng tin kế tốn tài Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị • • Hệ thống tay (thủ công) HTTTKT bán thủ công Hệ thống. .. thực hệ thống 5.2 Vận hành hệ thống 131 132 33 06-Jul-19 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống 5.1 Tổ chức thực hệ thống 5.1.1 Tạo lập hệ thống Chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế. .. kiểm soát nội HTTTKT Mục tiêu Hệ thống thông tin tin cậy Hệ thống thông tin tin cậy Theo AICPA CICA) Tạo Bảo vệ Thông tin quan trọng khỏi công bố không phép Thông tin cá nhân thu thập sử dụng,