Thống nhất cách thức thực hiện các bước xác lập, báo cáo, xử lý sự việc liên quan tới các biên bản sự việc do các bộ phận lập trong quá trình sản xuất. Đảm bảo tính hiệu quả, nhanh chóng và chính xác trong quá trình thực hiện công việc của các bộ phận liên quan, kiểm soát tình hình sản xuất và quy kết trách nhiệm trong các khâu xử lý biên bản.
Mã số: QT.HCNS… CƠNG TY CP ĐẦU TƯ KHỐNG SẢN ĐẠI DƯƠNG Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 QUY TRÌNH XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM QT.HCNS… Họ tên Chức vụ Chữ ký Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt Lê Trần Hạnh Lê Thị Hồng Phạm Văn Hiếu Tổng Giám đốc NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận, đánh dấu √ ô bên cạnh lấy chữ ký người nhận gốc) Tic k Đơn vị Ghi Tick Đơn vị Ghi □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tóm tắt tình trạng sửa đổi so với trước đó) Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung sửa đổi CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG SẢN ĐẠI DƯƠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM Mã số: QT.HCNS… Ngày hiệu lực: Lần BH: Lần Trang: 3/8 MỤC ĐÍCH: Thống cách thức thực bước xác lập, báo cáo, xử lý việc liên quan tới biên việc phận lập trình sản xuất Đảm bảo tính hiệu quả, nhanh chóng xác q trình thực cơng việc phận liên quan, kiểm sốt tình hình sản xuất quy kết trách nhiệm khâu xử lý biên Phân định rõ trách nhiệm phận, phịng ban, phân xưởng q trình thực cơng tác xử lý biên bản, hạn chế tình trạng thiếu trách nhiệm, đùn đẩy trách nhiệm PHẠM VI: Quy trình áp dụng cho tồn khối sản xuất, phòng, ban, phận KCS, phòng Hành Nhân Hội đồng khen thưởng kỷ luật THAM KHẢO: Các Nội quy, Chính sách cơng ty ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT: BLĐ Ban lãnh đạo GĐSX Giám đốc sản xuất HCNS Hành nhân BPSX Bộ phận sản xuất TCKT Tài kế tốn Trưởng BP Trưởng Bộ phận NLĐ Người lao động BKTKL Ban khen thưởng kỷ luật KSNB Kiểm soát nội TT-TC Tổ trưởng, trưởng ca LƯU TRÌNH Mã số: QT.HCNS… CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG SẢN ĐẠI DƯƠNG Ngày hiệu lực: QUY TRÌNH XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM Bước Trách nhiệm CBCNV Trưởng BP TT-TC NVKCS, NVKSNB Trưởng BP Trưởng KCS HCNS TCKT Trưởng BP BKTKL Cơng đồn GĐSX HCNS GĐSX BLĐ HCNS TCKT Trưởng BP HCNS Lưu đồ Tiếp nhận thông tin Xác nhận trạng Lập biên Ký xác nhận Tiếp nhận biên Định giá thiệt hại Họp hội đồng Ban hành định Lần BH: Lần Trang: 4/8 Tài liệu/Biểu mẫu Đơn trình báo Bản tường trình Biên việc Biên vi phạm Quy định thẩm quyền ký, ban hành công tác văn thư Quy tắc tạo mã Giấy xác nhận tiếp nhận văn Quy trình tổ chức họp Định giá Biên họp Quy định thẩm quyền ký, ban hành công tác văn thư Quyết định xử lý kỷ luật Thi hành định Lưu hồ sơ Quy định thẩm quyền ký, ban hành công tác văn thư CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG SẢN ĐẠI DƯƠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM Mã số: QT.HCNS… Ngày hiệu lực: Lần BH: Lần Trang: 5/8 DIỄN GIẢI LƯU TRÌNH Bước Trách nhiệm Mô tả thực công việc Tài liệu Tiếp nhận thông tin; Xác nhận trạng; Lập biên CBCNV Trưởng BP TT-TC NVKCS, NVKSNB Tiếp nhận thông qua cơng tác kiểm tra, rà sốt; khơng phải phát trực tiếp mà thơng qua trình báo phận tiếp nhận phân bổ người có trách nhiệm tới trường để xác nhận lập biên Người bị lập biên phải có mặt có quyền chứng minh vụ việc xảy trách nhiệm mình; Tiến hành lập biên bản, ghi rõ thời gian xảy việc, thời gian lập biên bản, thái độ trách nhiệm người liên quan; lấy chữ ký xác nhận người liên quan; Quy định thẩm quyền ký, ban hành công tác văn thư Chuyển biên lên Trưởng BP người bị lập biên nhằm đưa kết luận yếu tố lỗi thiệt hại vật chất (nếu có) Thời hạn hồn tất việc lập biên bản: Ký xác nhận Trưởng BP người bị lập biên có quyền đề xuất phương án xử lý kỷ luật Trưởng BP lập biên người đưa kết luận sau vào biên đề xuất mà Trưởng BP người bị lập biên đưa Trưởng BP Trưởng KCS Sau hồn tất cơng tác ký xác nhận, Trưởng BP lập Biên tiến hành nộp Biên lên phòng HCNS để thực việc tiếp nhận biên Thời hạn hồn tất cơng tác ký: trước 8h sáng ngày sau xảy việc Thời điểm tiếp nhận: Trước 9h sáng ngày sau xảy việc Lưu ý: Chỉ tiếp nhận biên ngày trước đó, biên nộp không quy định bị trả lại Mọi chậm trễ xử lý theo quy định Trưởng BP Trưởng KCS Trường hợp biên báo cáo việc có tính cấp thiết nhằm có phương án giải cách kịp thời Quy định thẩm quyền ký, ban hành cơng tác văn thư CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG SẢN ĐẠI DƯƠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM Mã số: QT.HCNS… Ngày hiệu lực: Lần BH: Lần Trang: 6/8 sau thực cơng tác ký xác nhận xong, trưởng BP lập biên chuyển biên lên phịng HCNS để trình BP liên quan Giám đốc, Ban lãnh đạo xem xét phê duyệt, giải tổ chức họp theo quy trình Sau thực xong phương án xử lý, giải Ban lãnh đạo, Giám đốc đưa thực theo kết luận họp xong, biên chuyển lại cho phòng HCNS phận chủ trì việc xử lý, khắc phục nhằm tổng hợp thực cơng tác liên quan vịng 03 ngày Tiếp nhận biên Các phần lập biên trình lên phịng HCNS phải có danh mục (tổng số biên từ 05 trở lên) có ký xác nhận trưởng phận Phịng HCNS tiếp nhận biên từ phận có thẩm quyền lập biên bản, yêu cầu phải có giấy xác nhận tiếp nhận biên tiến hành ký xác nhận tiếp nhận biên Người tiếp nhận biên phải người ban khen thưởng kỷ luật ban quy trình.Tiến hành phân loại, sàng lọc biên vi phạm báo cáo việc HCNS Thời điểm tiếp nhận: Trước 9h sáng ngày sau xảy việc Danh mục; Giấy xác nhận Trường hợp biên mang tính chất cần giải lập tức, người tiếp nhận tiến hành lưu biên để kiểm sốt, sau hướng dẫn người trình biên trình biên đến phịng, ban, phận Giám đốc theo thẩm quyền xử lý, giải Sau giải xong, biên phải nộp lại cho phận HCNS (người tiếp nhận văn bản), phòng HCNS tiến hành tổ chức họp nhằm giải vấn đề liên quan thiệt hại vật chất, quy kết trách nhiệm, đúc rút kinh nghiệm,… theo quy trình tổ chức họp thơng báo tới tồn đơn vị, CBCNV liên quan tới việc HCNS TCKT Định giá thiệt hại Người tiếp nhận biên chuyển toàn biên có liên quan đến thiệt hại vật chất qua phận TCKT nhằm mục đích định giá thiệt hại Quy định thẩm quyền ký, ban hành công tác văn thư Khi tiến hành định giá, người định giá có trách Giấy xác nhận CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG SẢN ĐẠI DƯƠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM Mã số: QT.HCNS… Ngày hiệu lực: Lần BH: Lần Trang: 7/8 nhiệm ký xác nhận phần định giá biên Sau định giá xong, thông báo tới người tiếp nhận biên phịng HCNS Chú ý: Q trình bàn giao phải có giấy tờ xác nhận bàn giao, tránh trường hợp làm thất lạc giấy tờ, biên Thời hạn: 01 ngày Trường hợp biên việc xử lý tính cấp thiết việc, công tác định giá thiệt hại thực họp cuối liên quan đến việc Họp hội đồng Trưởng BP BKTKL Cơng đồn GĐSX Phịng HCNS thơng báo họp theo quy trình tổ chức họp Cuộc họp diễn vào ngày thứ tuần Trừ trường hợp biên mang tính cấp thiết việc tổ chức họp theo thị Giám đốc, Ban lãnh đạo Giám đốc sản xuất, đại diện Cơng đồn đưa ý kiến hướng xử lý, giải Ban khen thưởng kỷ luật tiến hành xem xét, đánh giá việc, vào hướng xử lý mà trưởng phận, GĐSX, Cơng đồn đề xuất đưa kết luận Ban hành định HCNS GĐSX BLĐ HCNS TCKT Trưởng BP Phòng HCNS tiến hành soạn thảo định vào kết luận họp Trình định tới người có thẩm quyền ký ban hành ban hành định tới phận liên quan Quy trình tổ chức họp Cơ chế hoạt động BKTKL Biên họp Quy định thẩm quyền ký, ban hành công tác văn thư Quyết định Thi hành định Phòng HCNS, phòng TCKT, Trưởng BP liên quan tiến hành thực nội dung quy định định Lưu hồ sơ HCNS, Lễ tân, Nhân viên VT Tiến hành tổng hợp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan theo công tác văn thư Đối với vụ việc quan trọng, tiến hành copy tồn hồ sơ tiến hành lưu giữ phận Văn thư, Bộ phận chủ trì xử lý vụ việc Bộ phận sảy việc Quy định thẩm quyền ký, ban hành cơng tác văn thư CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHOÁNG SẢN ĐẠI DƯƠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM Mã số: QT.HCNS… Ngày hiệu lực: Lần BH: Lần Trang: 8/8 BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM TT TÊN BIỂU MẪU - FORM NAME 01 Biên việc 02 Biên vi phạm 03 Giấy xác nhận (V/v tiếp nhận biên bản) 04 Danh mục biên 02 Biên họp (V/v xử lý biên bản) 03 Quyết định KÝ MÃ HIỆU CODE THỜI GIAN LƯU CÔNG TÁC KIỂM SỐT BIÊN BẢN Nhằm đề phịng tình lý chậm trễ thủ tục lập biên mà phận giữ lại biên bản, không trình lên phịng HCNS, phương án kiểm sốt sau: 8.1 Tiến hành đặt mua, in ấn sổ ghi biên (theo mẫu) 8.2 Mỗi biên có (phần ghi trực liếp) copy (phần làm giấy chuyên dụng) 8.3 Khi xé rời biên để giao phòng HCNS, xé phần bàn (phần ghi trực tiếp), tuyệt đối không xé copy với lý nào; trường hợp ghi sai phải gạch gạch chéo lên copy đồng thời không xé 8.4 Cuối ca làm việc, tiến hành kiểm tra lại sổ ghi biên để xác nhận khơng có thất lạc, xé nhầm biên ca 8.5 Vào ngày cuối tháng, phòng HCNS, Ban Kiểm soát nội Ban khen thưởng kỷ luật tiến hành kiểm tra sổ ghi biên Nếu phát sai phạm việc quản lý, sử dụng sổ ghi biên tiến hành xử lý phận sử dụng sổ ghi biên sai phạm theo nguyên tắc tập thể ... 01 Biên việc 02 Biên vi phạm 03 Giấy xác nhận (V/v tiếp nhận biên bản) 04 Danh mục biên 02 Biên họp (V/v xử lý biên bản) 03 Quy? ??t định KÝ MÃ HIỆU CODE THỜI GIAN LƯU CƠNG TÁC KIỂM SỐT BIÊN BẢN... Văn thư, Bộ phận chủ trì xử lý vụ việc Bộ phận sảy việc Quy định thẩm quy? ??n ký, ban hành cơng tác văn thư CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ KHỐNG SẢN ĐẠI DƯƠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ BIÊN BẢN SỰ VIỆC, VI PHẠM Mã... thư Quy tắc tạo mã Giấy xác nhận tiếp nhận văn Quy trình tổ chức họp Định giá Biên họp Quy định thẩm quy? ??n ký, ban hành công tác văn thư Quy? ??t định xử lý kỷ luật Thi hành định Lưu hồ sơ Quy định