Hướng dẫn kỹ năng mô tả vị trí việc làm

Hướng dẫn kỹ mơ tả vị trí việc làm Bắc Kạn, Ngày 16-17 tháng năm 2017 Phần Rà sốt, hồn thiện danh mục vị trí việc làm Khung danh mục VTVL Bộ Nội vụ thẩm định • Mục đích đưa “Khung VTVL” nhằm: - Giúp việc quản lý vị trí việc làm thống khoa học toàn quốc, thuận tiện cho việc luân chuyển điều động cán bộ, công chức quan đơn vị hệ thống quản lý nhà nước; - Tránh việc đề tên VTVL khác chất nội dung công việc, tránh việc hình thành VTVL hẹp, mức độ “nhiệm vụ” thực tế xảy số Bộ ngành địa phương (Bắc Kạn 310) - Tạo đa dạng phong phú kỹ u cầu VTVL, qua tăng tính hấp dẫn công việc cho người thực hiện, sở để phát triển đội ngũ công chức chuyên nghiệp động Đây xu hướng tiếp cận quản trị nhân đại hội nhập quốc tế Trên tảng “khung VTVL” này, đơn vị cần rà sốt hồn thiện cho phù hợp với đặc thù đơn vị Viết mô tả chi tiết VTVL Ngun tắc Vị trí việc làm hồn thiện Danh mục • Bảo đảm thỏa mãn mục đích đưa “khung VTVL” Bộ Nội vụ (bảo đảm so sánh, tương thích địa phương, đa lực, quản lý thống nhất); • Phản ánh rõ đặc thù cơng việc, bố trí cơng việc đơn vị; • Bảo đảm tính khả thi áp dụng thực tiễn đơn vị Các vấn đề hồn thiện (1) • Vị trí việc làm “Trưởng phịng” cho tất phịng chưa hợp lý thực tế: – Các phịng có chun mơn khác nhau, tính chất quản lý Nhà nước khác nhau; – Có phịng mang tính “hỗ trợ” chức quản lý NN, khác với phòng QLNN; – Mức độ tham gia “Trưởng phòng” vào cơng tác chun mơn khác đơn vị • Gợi ý giải pháp: – Viết mơ tả cơng việc theo trưởng phịng riêng biệt (tức có nhiều mơ tả cơng việc cho VTVL “Trưởng phịng”); – Việc mơ tả cơng việc để phục vụ quản lý cụ thể Bộ NV khuyến khích triển khai Các vấn đề hồn thiện (2) • Một hay nhiều vị trí việc làm “Phó Trưởng phòng”? – Một số phòng chịu trách nhiệm nhiều mảng chun mơn khác nhau, nên Phó trưởng phịng phân cơng phụ trách nhóm mảng chun mơn định Do vậy, VTVL khơng phản ánh hết đặc thù công việc phụ trách; • Gợi ý giải pháp: – Viết mô tả công việc theo Phó trưởng phịng, phụ trách mảng riêng biệt; – Ví dụ: “Phó trường phịng tổ chức NS/Phụ trách cơng tác tổ chức” Các vấn đề hồn thiện (3) • vị trí việc làm bao qt q rộng mảng cơng việc (theo đặc thù địa phương): – Ví dụ, vị trí “Quản lý nhân đội ngũ ” địa phương phù hợp, song địa phương khác lại rộng (có thể đặc thù mảng tuyển dụng, hay đào tạo (chẳng hạn) có khối lượng cơng việc q nhiều • Gợi ý giải pháp: – Có thể Phân cơng nhân giữ VTVL theo cách: “Quản lý nhân đội ngũ/đào tạo” “Quản lý nhân đội ngũ/tuyển dụng” – Hay xác định theo đối tượng Ví dụ: “Quản lý nhân đội ngũ/khối sở ngành”; “Quản lý nhân đội ngũ/ khối nghiệp” – Như vậy, vừa đảm bảo thống tồn quốc, có tính mở linh hoạt theo đặc thù địa phương – Điều cho phép dễ dàng “mã hóa” vị trí việc làm sau Các vấn đề hồn thiện (4) • Vị trí việc làm xác định chưa hồn tồn trùng hợp với khả phân công việc thực tế đơn vị: – Ví dụ: Vị trí việc làm “Thanh tra” Sở Lao động LĐTB XH Trong thực tế đơn vị, phân cơng • Một người chuyên tra sách lao động, việc làm; • Một người chuyên an toàn lao động; • Một người chun sách xã hội, người có công – (Tất mảng thuộc chức nhiệm vụ Vị trí “Thanh tra” Sở LĐTB XH) • Gợi ý giải pháp: – Trường hợp mảng mảng có khối lượng cơng việc lớn thường xun (ví dụ, số doanh nghiệp địa phương nhiều, phải tra an tồn lao động nhiều) tách phân cơng cá nhân giữ VTVL riêng Ví dụ: “Thanh tra chuyên ngành an toàn lao động” ; – Trường hợp khối lượng công việc mảng vừa phải, cách bố trí nhân , giữ VTVL, viết mơ tả vị trí mở rộng phân công nhiệm vụ cho cá nhân sang mảng khác để họ làm đầy đủ nhiệm vụ theo mô tả công việc Phần Mơ tả vị trí việc làm Cấu trúc vị trí việc làm Bản mơ tả cơng việc VỊ TRÍ VIỆC LÀM Khung lực Cách viết phần «Nhiệm vụ chính» Các nhiệm vụ Ở cột liệt kê nhiệm vụ tương ứng với VTVL Lấy thông tin từ Bảng CNNV đơn vị (NV Quản lý, NV chuyên môn, NV hỗ trợ) Tùy theo mức độ phức tạp để sử dụng động từ, như: Chủ trì/Dự thảo/Tổ chức triển khai/Triển khai thực hiện/Thực Tỉ trọng thời gian (%) Tiêu chí đánh giá hồn thành cơng việc Là tỷ trọng % thời gian mà nhiệm vụ chiếm tổng thể 100% thời gian làm việc VTVL Tiêu chí đánh giá hồn thành CV: Có thể viết tiêu chí số lượng sản phẩm hoàn thành, thời gian, chất lượng, mức độ hồn thành, tính hiệu quả, kết quả, tác động NV Phân biệt “Nhiệm vụ chính” “Cơng việc” nhiệm vụ Cơng việc Công việc Công việc … Công việc … Nhiệm vụ Nhiệm vụ Vị trí việc làm Quyết định: Mức độ chi tiết viết Mô tả công việc: Nhiệm vụ hay Cơng việc? Ví dụ _ Nội dung VTVL CV: Tổ chức họp, lấy ý Kiến đánh giá nhu cầu ĐTBD CV:Tổng hợp, phân tích thơng tin nhu cầu ĐTBD NV: Lập quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng CV: Soạn thảo quy hoạch, kế hoạch ĐTBD NV: Phổ biến hướng dẫn thực văn PL ĐTBD Vị trí việc làm Quản lý đào tạo & bồi dưỡng Cách viết để phân biệt “mức độ phức tạp” nhiệm vụ • Chủ trì việc phát triển sách đào tạo ngành • Dự thảo qui định cải cách hành địa phương… • Tổ chức triển khai chương trình, đề án về… • Hỗ trợ triển khai thực qui trình lấy mẫu kiểm tra… • Thực tiếp dân định kỳ… Ví dụ xác định mức độ phức tạp nhiệm vụ theo ngạch công chức tương ứng VTVL (1) Mức độ Ví dụ nhiệm vụ - Mức - Mức - Tương đương Chủ trì việc xây dựng chủ trương, sách kinh tế xã hội lớn có tầm cỡ chiến lược ngành phạm vi toàn quốc đề án tổng hợp kinh tế - xã hội tỉnh; Chủ trì tổ chức đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ (đối với toàn hệ thống quản lý nghiệp vụ lĩnh vực đó) nhằm đảm bảo tổ chức quản lý chặt chẽ có hiệu lực hiệu Chuyên viên cao cấp Chủ trì nghiên cứu, đề xuất, đạo thực chủ trương, sách, chế độ quản lý lĩnh vực nghiệp vụ toàn ngành, nhiều lĩnh vực cấp tỉnh (Sở); Xây dựng quy chế, luật lệ, thể lệ nghiệp vụ quản lý lĩnh vực nhằm đảm bảo thống đạo quản lý có hiệu lực hiệu Chuyên viên Mức - Xây dựng đề xuất phương án chế quản lý phần lĩnh vực nghiệp vụ sở chế có cấp nhằm thể sát với sở Chuyên viên Mức - Xây dựng triển khai kế hoạch, phương án nghiệp vụ sở quy chế thể lệ, thủ tục quản lý có ngành cho sát với sở; Cán Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đi, đến theo quy định quan Trực tiếp sản xuất, sửa chữa vật tư, thiết bị theo quy trình, quy phạm kỹ thuật chuyên môn quy chế quan đơn vị Nhân viên Mức - Ví dụ xác định mức độ phức tạp nhiệm vụ theo ngạch công chức tương ứng VTVL (2) Mức độ phức tạp Các nhiệm vụ chuyên môn – Quản lý nhà nước Xây dựng văn pháp luật Kiểm tra, thẩm định, tra Triển khai dự án, Tuyên truyền, đề án phổ biến Mức Chủ trì; VB mang tính tổng hợp tầm ngành, quốc gia Chịu trách nhiệm kết quả; Chỉ đạo thực ; việc KT, TĐ, TT qui mô nước, ngành Chịu trách nhiệm kết quả; Chỉ đạo thực DA, ĐA qui mô ngành, QG Chịu trách nhiệm kết quả; Chỉ đạo thực (qui mô ngành, quốc gia ) Mức Chủ trì, VB tầm lĩnh vực ngành, hay cấp tỉnh Chịu trách nhiệm kết quả; Chỉ đạo thực hiện, việc KT, TĐ, TT qui mô phạm vi nhỏ (cấp lĩnh vực, địa phương) Chịu trách nhiệm kết quả; Chỉ đạo thực DA, ĐA qui mô lĩnh vực, địa phương Chịu trách nhiệm kết quả; Chỉ đạo thực (qui mô lĩnh vực nghiệp vụ, địa phương ) Mức Dự thảo văn Tổ chức thực Tổ chức TH Tổ chức TH Mức Tham phần Tham gia thực Tham gia TH Tham gia TH Mức Thực việc cụ thể theo yêu cầu xây dựng VB Thực việc cụ thể phục vụ, hỗ trợ trình kiểm tra… Thực việc cụ thể phục vụ, hỗ trợ Thực việc cụ thể gia Ví dụ phân biệt chức quản lý chức chun mơn Vị trí cơng việc Chức Các nhiệm vụ phịng Vị trí trưởng Xây dựng kế hoạch, qui chế hoạt động phòng phù phịng/hay Phó Chức quản lý hợp với hoạt động quan đơn vị phòng phòng Phân công công việc theo dõi kiểm tra giám sát thực Quản lý phát triển nhân Quản lý nguồn lực khác (nếu có) Tham mưu xây dựng văn pháp luật, qui hoạch, kế hoạch Vị trí chuyên Chức chuyên Thẩm định, kiểm tra dự án, đề án viên (trong môn (liên quan đến Hướng dẫn, quản lý, triển khai thực hoạt động quản lý Nhà nước thuộc lĩnh vực phòng) thuộc lĩnh vực Theo dõi, đánh giá báo cáo Phòng) Tuyên truyền, phổ biến văn pháp luật Các nhiệm vụ quản lý nhà nước  Xây dựng văn quy phạm pháp luật  Cơ chế sách  €Tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm  €Quyết định, thị, hướng dẫn thi hành  Lập quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án  quy hoạch kế hoạch dài hạn, dự án, chương trình trọng điểm  €kế hoạch định kỳ: năm, quý, tháng  Phổ biến hướng dẫn thực quy định pháp luật  Tổ chức thực  Kiểm tra giám sát thực  Lập báo cáo đưa đề xuất kiến nghị Xác định “tỉ trọng thời gian trung bình cần để thực nhiệm vụ VTVL”:  Đây tỉ lệ phần trăm ước tính để thực nhiệm vụ VTVL hàng năm Tỷ lệ mang tính chất tương đối  Mục đích để tìm hiểu nhiệm vụ chiếm nhiều thời gian việc chiếm thời gian VTVL Xác định “tỉ trọng thời gian trung bình cần để thực nhiệm vụ VTVL”  Tổng tỉ lệ phần trăm thời gian cho công việc VTVL phải 100%  Căn để tính tỷ trọng dựa vào thống kế % thời gian trung bình mà người nắm giữ cơng việc vị trí tương tự đơn vị tổ chức dùng để thực nhiệm vụ đó, có tham vấn định cuối ban lãnh đạo đơn vị Cách viết Tiêu chí hồn thành cơng việc Loại tiêu chí Giải thích, mơ tả Vd cách viết “tiêu chí hồn thành cơng việc” mô tả VTVL Số lượng &  Số văn đánh máy; Số • thời gian văn pháp quy soạn thực thảo (trong giai đoạn đánh giá) •  Số hội thảo triển khai thời gian định: • tháng/q/năm…; Thời gian hồn thành văn bản/sản phẩm kể từ nhận Hoàn thành đủ hạn số văn đánh máy; Soạn thảo đủ hạn số văn pháp quy; Triển khai đủ hạn số hội thảo giao kỳ Chất lượng  Khơng sai sót •  Phù hợp với quy định phát luật  Mức độ hài lịng bên liên quan • Các văn pháp quy soạn thảo xác, phù hợp với quy định Các ý kiến tham mưu đánh giá thực tế hiệu Các văn pháp quy xây dựng triển khai hiệu vào sống Kết quả, tác  Kết đóng góp bên ngồi • động (ví dụ: xã hội) Tiêu chí hồn thành cơng việc phản ánh mức độ phức tạp nhiệm vụ (ví dụ minh họa) NV 1: Dự thảo văn qui phạm pháp luật quản lý nhà nước đăng ký quyền sử dụng đất NV 2: Chủ trì xây dựng VBPL quản lý nhà nước đăng ký quyền sử dụng đất  Tiêu chí hồn thành  Tiêu chí hồn thành NV: nhiệm vụ: Dự thảo văn văn bên hoàn thành thống ban hành hạn, có chất lượng, thức Chịu trách lãnh đạo cấp chấp nhiệm tính phù hợp nhận; văn bản;  Thời gian hoàn thành:  Thời gian hoàn thành: năm Hơn năm Mức độ phức tạp NV cao NV Cách viết phần “Thẩm quyền” VTVL  Thẩm quyền mà VTVL chủ động thực hay “ra định”  Có ba khía cạnh phần này:  Thẩm quyền định, ví dụ:  Được định việc phân cơng nhiệm vụ cá nhân phịng;  Được yêu cầu phận quan cung cấp thông tin  Số cán thuộc quyền quản lý:  Thẩm quyền tài (nếu có): u cầu lực  Trình độ chun mơn: xác định trình độ chun mơn tối thiểu cần có để thực VTVL này;  Kinh nghiệm công tác: Là số năm kinh nghiệm công tác, hay trải nghiệm tối thiểu để đảm bảo hồn thành nhiệm vụ VTVL này;  Năng lực hành động: mang tính hành động/kết Năng lực cần thiết để thực cơng việc có mối liên hệ nhân-quả đến kết công việc Cách viết phần “Yêu cầu lực” MTCV Trình độ chun mơn: (Ví dụ: Tốt nghiệp đại học, chuyên ngành Kinh tế quản trị kinh doanh) Kinh nghiệm công tác: (Nên ghi kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực/khía cạnh gì; ví dụ: Ít năm kinh nghiệm làm công tác quản lý…) Yêu cầu lực Năng lực chung: (xem hướng dẫn chi Năng lực quản lý: tiết Phần sau) Năng lực chun mơn: Những địi hỏi đặc thù vị trí cơng việc (nếu có): (nêu yếu tố “đặc biệt” xuất phát từ địi hỏi cơng việc Ví dụ: Phải có điều kiện sức khỏe bình thường, hay chịu đựng cẳng thẳng…) ... phần Thông tin chung MTCV Mã VTVL: (chú ý: mã VTVL dùng để quản lý, theo Tên VTVL: (Điền tên VTVL dõi tài liệu hóa, số hóa) xác định) Ngày bắt đầu thực hiện: (là ngày VTVL bắt đầu có hiệu lực) Là... vị cơng tác VTVL Là VTVL quản lý cấp trực tiếp VTVL Quản lý trực tiếp Là quản quản lý chức (ngành dọc) Quản lý chức VTVL Các vị trí cơng việc khác liên Là vị trí có liên quan đến VTVL mặt quan... kết thực VTVL người * Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu VTVL 23 câu súc tích bao hàm trách nhiệm cuối VTVL mối tương quan với tổ chức, VTVL chủ chốt khác; Mục tiêu vị trí việc làm * Mục tiêu VTVL thường