Đang tải... (xem toàn văn)
Đề tài trình bày về các nội dung: Các thủ tục kiểm soát đối nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex, đánh giá môi trường kiểm soát của công ty. Để biết rõ hơn về nội dung chi tiết, mời các bạn cùng tham khảo.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG o0o BÀI TẬP NHĨM MƠN: QUẢN LÝ HỌC Đề tài: NGHIÊN CỨU VỀ CÁC CÔNG CỤ TẠO ĐỘNG LỰC Giáo viên hướng dẫn : PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà Danh sách nhóm : Phạm Minh Thư – 11123912 – 255 – 11121522 – 103 Nguyễn Xuân Tuyến – 11124488 – 290 Vũ Hải Linh – 11122142 – 157 Phạm Thanh Vân – 11124550 – 293 Nguyễn Đình Hồng Lớp tín : Quản lý học (213)_5 Hà Nội, tháng 10/2013 MỞ ĐẦU Công ty Vinatex Đà Nẵng thuộc loại cơng ty cổ phần, có lịch sử phát triển từ năm 1992 Cụ thể: - Ngày 01/07/1992 Công ty thành lập với tên gọi chi nhánh Liên Hiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam Đà Nẵng Với xưởng may 350 công nhân, xưởng thêu tự động số cửa hàng cung ứng thiết bị phụ tùng ngành may - Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nhập dệt may Đà Nẵng sáp nhập với chi nhánh Textimex Đà Nẵng theo định số 100/QĐ/TCLĐ Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấy tên chi nhánh Vinatex Đà Nẵng - Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập dệt may Đà Nẵng cổ phần hố với tên gọi là: “Cơng ty cổ phần sản xuất - xuất nhập dệt may Đà Nẵng” hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 3203000715 ngày 08/08/2005 - Ngày 01/09/2005 thời điểm đánh dấu việc chuyển đổi hình thức sở hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty Vinatex Đà Nẵng - Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng - Tên giao dịch quốc tế: Danang Textile And Garment Manufacturing Import Export Joint Stock Company - Tên viết tắt: Vinatex thành phố đà nẵng - Trụ sở chính: 25 Trần Quý Cáp- Quận Hải Châu- Tp.Đà Nẵng Cơ cấu tổ chức cơng ty: Tổng giám đốc Phó giám đốc Ban quản lý ISO Các phòng ban chức Các đơn vị sản xuất XN may I, IIA, IIB, III, IV Nhà máy may Phù Mỹ Nhà máy may Dung Quất Xưởng thêu tự động Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch thị trường Phịng tổ chức hành Các đơn vị kinh doanh Phịng tài kế tốn Phịng kỹ thuật cơng nghệ Phịng QA Trung tâm kinh doanh điện điện lạnh Trung tâm thương mại dệt may Các cửa hàng Các cửa hàng Chức nhiệm vụ phòng ban: Ban giám đốc: Tổng Giám Đốc: Là người điều hành, phụ trách chung hoạt động sản xuất kinh doanh, định tổ chức máy quản lí chi nhánh, đảm bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị Phó Tổng Giám Đốc: Là người đạo cụ thể cho đơn vị lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất lượng; nắm tình hình sản xuất nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc, giải khó khăn q trình sản xuất Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh giá hoạt động quản trị chất lượng đề xuất cải tiến lĩnh vực hoạt động công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc đại diện lãnh đạo công ty Các đơn vị sản xuất: Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: có nghiệm vụ tổ chức sản xuất cho đơn hang công ty giao Nhà máy Phù Mỹ tỉnh Bình Định: Được thành lập theo định số 558/QD-TCHC ngày 18 tháng năm 2003 Tổng Giám Đốc Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam; chủ động cân đối lực sản xuất, thực đơn đặt hang công ty dao tự kiếm, khai thác nhằm hoàn thành kế hoạch sản xuất Xưởng thêu tự động: có hệ thống thêu tự động phục vụ cơng đoạn hồn thiện sản phẩm Các phòng ban: Phòng kinh doanh: phụ trách việc kinh doanh thị trường nước; quản lý đơn đặt hang gia công, xuất khẩu; thực thủ tục giao nhận; hải quan… để nhập nguyên phụ liệu xuất hang hóa; đàm phán, giao dịch với nhà cung cấp, khác hang từ khâu ký kết hợp đồng đến thực hiện, lý hợp đồng Phịng tổ chức hành chính: Tổ chức quản lý nhân sựm nghiên cứu đề xuất với giám đốc việc bố trí xếp đội ngũ lao động, tổ chức máy lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất, giải chế độ sách, thực cơng tác quản trị hành chính, văn thư, y tế, tra, bảo vệ Phịng tài chính, kế tốn: Quản lý theo dõi, thực cơng tác tài kế tốn đơn vi, tham mưu cho tổng giám đốc cơng ty hiệu tài đầu tư dự án Theo dõi tình hình biến động, sử dụng tài sản nguồn vốn, lập báo cáo thuế, báo cáo tài cho quan quản lý, quan thuế… Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm công tác vận hành thiết bị, thiết kế sản phẩm theo yêu cầu khách hang, phù hợp với khả công ty, điều hành tiến độ sản xuất kế hoạch Phịng quản lý chất lượng (QA): có trách nhiệm kiểm sốt chất lượng cho tồn đơn hàng từ đầu vào đến đầu Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với lực công ty bà đơn vị trực thuộc; tham gia đàm phán, soạn thảo vè tổ chức thực đơn hàng gia công theo hợp đồng ký; tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty, bao gồm sản phẩm FOB nội địa Các đơn vị kinh doanh: Trung tâm TM dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực kinh doanh thương mại cho đối tượng khách hàng nước sản phẩm quần áo may mặc thời trang Trung tâm KD điện điện lạnh: Bán loại máy may thiết bị thuộc ngành may I Các thủ tục kiểm sốt đối nội chu trình mua hàng tốn cơng ty cổ phần Vinatex Các thủ tục kiểm soát hoạt động mua hàng Sơ đồ kiểm soát mua hàng Kho Bộ phận quản lý Phòng KTCN Kiểm ta chất lượng Lấy mẫu Đơn đặt hàng Nhận hàng Sao chép Kiểm tra số lượng Lập báo cáo Bảng phân phối màu Gửi cho nhà cung cấp Nhập kho lập phiếu Ghi sổ kế tốn, sổ kho Nhận hàng hóa đơn bảng màu Sao chép Kiểm tra a) Xét duyệt mua hang Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho cơng ty phịng kinh doanh nơi trực tiếp nhận, sau tài liệu chuyển sang cho phịng cơng nghệ kiểm tra định mức ngun phụ liệu (NPL) cân đối lực sản xuất xí nghiệp có liên quan để xem xét khả cơng ty đáp ứng thời hạn giao hàng cho khách hàng không Hơn nữa, cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng, Nếu phịng cơng nghệ kiểm tra thấy đáp ứng yêu cầu đơn hàng thống với phịng kinh doanh tất nội dung BC chuyển cho Trưởng phịng kinh doanh ký duyệt, sau chuyển thơng báo lại cho khách hàng Khách hàng gửi PO (purchasing order) cho công ty Công ty đối chiếu PO với BC sống lượng giá trị đơn hàng, thấy phù hợp lập bảng tổng hợp tất nguyên phụ liệu cần kua cho đơn hàng vào Costing sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu phịng cơng nghệ tài liệu có liên quan để tiến hành thủ tục mua Phòng kinh doanh tập hợn đơn đặt hàng gửicho nhà cung cấp Đối với hàng mua nước việc ký duyệt phó phịng kinh doanh, cịn hàng nhập trưởng phịng kinh doanh ký duyệt Đơn đặt hàng lập thành liên: gửi cho kế tốn cơng nợ để làm toán tiền hàng, cho phận kho để dung làm nhận hàng gốc lưu phòng kinh doanh Do mua hàng nhà cung cấp công ty định nên nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng cơng ty Sau đó, nhà cung cấp gửi PI (bảng xác nhận người bán) cho công ty tiến hàng làm hợp đồng b) Nhận hàng Thủ kho: trực tiếp nhận hàng, sau xem xét, so sánh số lượng Packing list, đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay không Lúc thủ kho cần kiểm tra chi tiết nguyên phụ liệu nộp Biên kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu dựa sở báo cáo kiểm tra chất lương NPL phận Quản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập - Kinh hàng tờ khai nhập hay hóa đơn chưa Chủ kho phải lập biên tạm nhập cho lơ hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký bên liên quan để làm nhập hàng vào kho Đồng thời phải thơng báo kịp thời cho Kế tốn để lấy Hóa đơn - Khi hàng mà tờ khai nhập nhẩu hóa đơn hàng nhập kho thủ kho phải kiểm tra số lượng chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn Sau làm thủ tục nhập kho ký nhận sau Hóa đơn hàng nhập đủ theo yêu cầu Cả hai trường hợp Thủ kho phải lập Biên nhận hàng, có chữ ký bên giao hàng Sau đó, phải chép cho gồm hóa đơn có chữ ký thủ kho mặt sau, tờ khai, đơn đặt hàng chứng từ có liên quan gửi cho kế tốn cơng nợ làm sở để hạch toán - Nếu hàng nhập vào xảy thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, hóa đơn, thủ kho cần lập biên thừa thiếu để làm sở theo dõi lô hàng nhanh chóng thơng báo cho Sales mặt hàng có liên quan Trong lúc đó, hàng thiếu chi nhập số thực nhận, cịn hàng thừa thfi chi nhập theo số Pacsking list hay hóa đơn xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu - Nếu hàng mà đưa vào sản xuất thủ kho phải lập biên tạm xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký bên có liên quan Trong trường hợp chứng từ phải có chữ ký cấp lãnh đạo có liên quan kế tốn Khi có vấn đề ngồi thẩm quyền thủ kho phải có giấy đề xuất có chữ ký người có thẩm quyền liên quan Bộ phận quản lý chất lượng (QA) kho: kiểm tra chất lượng lơ hàng có u cầu hay khơng, sau lập Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu chuyển cho Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp Các quy định chi tiết kiểm tra phụ liệu: - Thùng Carton: kiểm tra thông tin in mặt thùng, kết cấu đóng thùng - Các loại bao bì: kiểm tra hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm quy cách xếp đáy bao); kiểm tra thông tin in bao bì, chữ in bao khơng bị nhịe, chữ, độ bám chữ bao, bị trí in bao; kiểm tra vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám keo dán bao bì, - Các loại nút thường: kiểm tra thơng số, màu sắc, độ bóng loại nút kiểm tra thông tin in mặt nút, đồng nút, kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng nút - Các loại dây kéo: kiểm tra màu sắc, thông số, rang dây kéo, vải dệt dây kéo Kéo đầu khóa lên xuống lần xuay đầu khóa vịng, bẻ gập dây kéo làm lần để kiểm tra độ bền Nếu dây kéo kim loại mạ kim loại dung vải 100% cotton trắng để lau kiểm tra xem mày rang kim loại độ bền màu dây - Những loại khác (nhãn loại, thẻ dài, dây viền, giấy lót,…) tùy theo yêu cầu quy định tài liệu mua sản phẩm mẫu để kiểm tra Nếu phát phụ kiện khơng phù hợn phải để riêng rag hi rõ phụ liệu không đạt Khi kiểm tra xong lơ phụ liệu phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng lô phụ liệu: - Nếu chấp nhận ô hàng: Ghi kiểm tra/đạt phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm theo biểu báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó, cán QA kho trình cho lãnh đạo phịng QA phê duyệt giao liên cho phận kho làm nhận hàng, liên lưu phòng QA - Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó, trình lãnh đạo phịng QA phê duyệt chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý Phụ liệu không đạt yêu cầu khơng nhập kho Bộ phận kỹ thuật cơng nghệ: kiểm tra tính phù hợp ngun phụ liệu lấy mẫu đưa vào Bảng phối màu Bộ phận Sales: kiểm tra lơ hàng có theo yêu cầu đặt hay không vào báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ QA bảng phối màu từ phòng KTCN Cán Sales kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi trang bìa Bảng phối màu với hàng thực nhận Phần bên bảng phối màu nguyên phụ liệu mẫu thực tế cần thiết để may nên mặt hàng cụ thể, để đối chiếu với hàng thực nhận chất lượng, mẫu mã hàng mua Đối với lô hàng khơng đạt tiêu chuẩn chất lượng nhân viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỉ lệ số lượng khơng phù hợp Từ giải với ngun phụ liệu khơng phù hợp kịp thời khiếu nại với nhà cung cấp thời gian sớm nhằm đảm bảo an tồn chơ sản xuất c) Nhập kho ghi sổ Sau nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn tiến hành phập kho hàng hóa Khi nhập khi, thủ kho kế toán kho cần vào chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ: Thủ kho: Packing list, hóa đơn, đơn đặt hàng, Invoice, biên tạm nhập, biên nhận hàng, báo cáo kiểm tra chất lượng, giấy đề xuất(nếu có) Kế tốn kho: Packing list, hóa đơn, đơn đặt hàng, invoice, phiếu xuất kho, giấy đề xuất(nếu có), biên tạm nhập, biên nhận hàng, biên thừa thiếu, báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng nhập Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán cho tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu mục tờ khai hàng hóa nhập với chứng từ có liên quan Khi thấy phù hợp tiến hành ghi tang nguyên phụ liệu sổ chi tiết TK 152, bảng kê nguyên phụ liệu bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, thủ kho ghi vào thẻ kho Căn Hóa đơn GTGT người bán cung cấp, kế toán kiểm tra số tiền, mã số thuế ghi hóa đơn có khơng, sai gửi trả lại cho nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồng phải có phê chuẩn Tổng giám đốc công ty Sau kiểm tra xong, kế toán kho sử dụng User Password để truy cập vào hệ thống nhập liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã nhập xuất”,… Trường hợp hàng nhập kho chưa có danh sách mã hàng mà cơng ty mã hóa kế tốn kho phải báo cho phòng kinh doanh để tạo them danh mục mặt hàng vào danh sách Khi liệu nhập đầy đủ vào máy tính nõ tự động kết chuyển số liệu vào sổ sách báo cáo có liên quan theo chương trình lập sẵn định kỳ, kế toán kho đối chiếu số dư cuối kỳ TK 152 với số dư Bảng tổng hợp cân đối kế toán tổng hợp lập, có chênh lệch kế tốn kho kiểm tra lại xem việc nhập liệu ban đầu có khơng việc định khoản chưa xác để sửa chữa lại trựa tiếp máy cho phù hợp nhiên, sử dung phần mềm kế tốn nên đơi khơng tránh khỏi sai sót lỗi phần mềm, kế tốn kho tiến hành sửa chữa trực tiếp máy được, lúc kế toán kho phải lập bảng tổng hợp sai sót lỗi chương trình trình cho phịng kinh doanh kiểm tra, xem xét Các thủ tục kiểm soát việc toán tiền hàng Kiểm sốt việc chi tiền mặt Phịng kinh doanh Kế toán toán Lập giấy đề xuất Lập giấy toán Kiểm tra Lập phiếu chi Kế toán trưởng Kiểm tra, xét duyệt Thủ quỹ Chi tiền Phiếu chi chứng từ liên quan Nhận hóa đơn GTGT, bảng báo giá Ghi sổ quỹ a) Kiểm soát nợ phải trả Việc ghi nhận nợ thực có đầy đủ chứng chứng minh việc mua hàng hoàn tất sau nhận hàng kế toán kho phải chứng từ gồm: Phiếu nhập kho (lieen2), hơp đồng, hóa đơn GTGT… chuyern cho kế tốn cơng nợ lưu giữ với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi) để làm toán tiền hàng - Phiếu nhập kho kế tốn kho lập cần phải có chữ ký người nhận hàng (chứng tỏ hàng thực nhận) chữ ký thủ kho 10 (chứng tỏ hàng nhận số lượng) để toán theo số hàng thực nhận - Hợp đồng cần phải có chữ ký đóng dấu Tổng giám đốc công ty để chứng minh việc mua hàng có thật - Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận thủ kho nhận hàng ghi mặt sau hóa đơn - Tờ khai nhập đối chiếu với hợp đồng số ngày, ngày hết hạn hợp đồng; đối chiếu với phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT (liên 2) số lượng hàng nhập số tiền phải trả Mục đích khơng tốn vượt q số lượng hàng đặt mua số lượng hàng thực nhận Đối với việc chiết khấu, giảm giá hàng mua công ty với nhà cung cấp khơng có văn thức, cơng ty nhận biết khoản giảm giá dựa vào thói quen mua hàng Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá trực tiếp hóa đơn cho cơng ty Chính vậy, coi nhược điểm cơng ty việc kiểm sốt khoản giảm giá, chiết khấu; dễ có thơng đồng giữ nhân viên mua hàng với nhà cung cấp việc thực giảm giá hóa đơn, có sai lệch so với khối lượng hàng thực tế mua Kế tốn cơng nợ dựa vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn vận tải…(người bán có thật) đơn đặt hàng phê chuẩn làm ghi sổ Khi nhận đầy đủ chứng từ toán liên quan đến việc mua hàng kế tốn kho cung cấp kế tốn cơng nợ tiến hành kiểm tra định khoản hóa đơn, đối chiếu thơng tin hóa đơn với đơn đặt hàng biên nhận hàng trước tiến hành ghi sổ, mục đích để khơng tốn vượt q số lượng hàng đặt mau Mỗi nhà cung cấp mở sổ chi tiết theo dõi riêng theo “mã NCC” với đầy đủ thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện thoại,… liệu khoản nợ phải trả cho người bán kế tốn cơng nợ nhập vào máy theo chương trình kế tốn máy Sau chương trình tự động cập nhật vào sổ chi tiết người bán bảng kê khoản phải trả người bán… Cuối tháng, kế tốn cơng nợ đối chiếu sổ chi tiết người bán với sổ kế tốn tổng hợp lập thơng qua bảng tổng hppwj cân đối 11 số phát sinh Trong phận kế tốn có phân quyền rõ rang nên kế tốn cơng nợ có User Password riêng để truy cập vào hệ thống liệu liên quan đến khoản phải trả, không phép truy cập vào Sổ hay Bảng tổng hợp khác Công ty cần phải có kiểm sốt chặt chẽ việc trả nợ cho khách hàng để đảm bảo việc cân đối nguồn vốn Với phương châm “đặt uy tín chất lượng lên hàng đầu” công ty thường trả nợ hạn nhà cung cấp theo thời gian quy định hợp đồng không để nợ tồn hạn Nợ phải trả người bán tiêu quan trọng Báo cáo tài nên cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp; mà kế tốn cơng nợ lưu trữ chứng từ toán sao, cần phải có đóng dấu “sao y chính” kèm theo chữ ký cấp có thẩm quyền : Trưởng phòng kinh doanh, Tổng giám đốc cơng ty… b) Kiểm sốt việc chi tiền tốn Đối với hàng mua nước khối lượng mua khơng lớn cơng ty lập phiếu chi để toán Bộ chứng từ toán tiền mua hàng gồm có: Giấy đề xuất, giấy tốn, hóa đơn GTGT, phiếu chi chứng từ khác có liên quan - Giấy đề xuất: Do phó phịng kinh doanh lập phải có xét duyệt Ban Giám Đốc cơng ty Sau đó, giấy đề xuất chuyền cho phịng kế tốn giải thực việc chi tiền Trường hợp số tiền cần chi lớn địi hỏi phải có bảng báo giá từ nhà cung cấp kèm theo hóa đơn GTGT chấp nhận lời đề nghị từ phòng kinh doanh - Giấy toán: KHi giấy đề xuất chấp nhận kế tốn tốn tiến hành lập giấy tốn, ghi rõ số tiền cần chi định khoản sau đó, kế tốn tốn kiểm tra, đối chiếu số tiền định khoản giấy toán với chứng từ duyệt, thấy phù hợp chuyển lên cho kế toán trưởng giám đốc ký duyệt trước tiến hành lập phiếu chi 12 - Phiếu ci lập dựa giấy toán (nhu cầu toán thực phát sinh), biên nhận hàng hóa đơn bán hàng (hàng hóa thực nhận)…Kế tốn trưởng kế toán toán kiểm tra khớp chứng từ trước ký duyệt chứng từ chi Phiếu chi lập thành liên: liên giao cho thủ quỹ, liên kế toán toán lưu Thủ quỹ kiểm tra số tiền phiếu chi với chứng từ gốc kèm (Hóa đơn GTGT), xác nhận chữ ký phiếu chi xác thfi tiến hành chi trả tiền cho nhà cung cấp - Cần phải ý không ký khống chứng từ chi với lý người có thẩm quyền phê duyệt vắng lúc cần thiết Hơn nữa, chứng từ cần đánh số thứ tự ghi sổ theo thứ tự để tránh trường hợp ghi thiếu ghi trùng, cịn hóa đơn bán hàng cần đóng dấu toán sau toán để tránh trường hợp sử dụng lại - Các nghiệp vụ chi tiền cần chi với số tiến duyệt chi hóa đơn chứng từ khác có liên quan Sau nghiệp vụ chi tiền hồn thành kế tốn tốn cần ghi giảm khoản tiền tương ứng để tránh gian lận Cuối tháng, phiếu chi xếp theo thứ tự từ bé đến lớn trước đóng thành tập để lưu trữ kế toán toán kiểm tra lần số tiền phiếu chi vơi sổ quỹ chi tiền; liệt kê phiếu chi thất lạc, hay ghi sai số tiền đẻ tiến hành giải sau c) Kiểm sốt tiền thơng qua ngân hàng Khi khối lương hàng mua nhiều, số tiền tốn lớn cơng ty thường tốn qua ngân hàng Các hình thức tốn mà cơng ty thường áp dụng là: ủy nhiệm chi L/C T/T (gồm trả trước sau) Khi có nhu cầu phải tốn, phịng kinh doanh lập giấy đề xuất gửi cho phận kế toán xem xét Nếu đồng ý kế tốn tiền gửi ngân hàng tiến hành lập ủy nhiệm chi tiến hành mở L/C, T/T tùy theo phương thức toán đề cập hợp đồng Sau hoàn tất việc toán tiền hàng, ngân hàng gửi giấy báo Nợ số phụ ngân hàng cho công ty Kế toán tiền gửi 13 vào chứng từ gốc mua hàng, giấy đề xuất toán để kiểm tra đối chiếu với số tiền ngân hàng toán ghi giấy báo nợ số phụ kế tốn có khớp với hay khơng, kế tốn tiền gửi dùng User password để truy cập hệ thống cập nhật số liệu máy tính Kiểm sốt mơi trường xử lí thơng tin máy tính Cơng ty sử dụng phần mềm Pro Accounting cơng tác kế tốn Để đảm bảo việc cung cấp thông tin trung thực xác cần thiết phải có kiểm sốt kế tốn điều kiện tin học hóa a) Kiểm soát chung Kiểm soát truy cập theo hệ thống Phân quyền sử dụng: phần mềm kế toán sử dụng công ty cho phép phân quyền sử dụng theo đó, nhân viên kế tốn có User Password riêng để truy cập vào hệ thống phép cập nhật, sửa chữa, in ấn… phép truy cập vào liệu tất phần hành Kế toán phần hành phép truy cập vào báo cáo hay sổ sách tổng hợp năm toán xong Kiểm soát lưu trữ liệu - Phần mềm sử dụng cần cài đặt tính tự động lưu trữ liệu nhập vào sau khoảng thời gian định để tránh trục trặc bất ngờ, đột xuất - Cuối tháng, kế toán viên phải tiến hành in ấn sổ sách máy đối chiếu với chứng từ gốc, sau đống thành tập lưu trữ Mỗi kế tốn viên có trách nhiệm lưu trữ chứng từ sổ sách liên quan tới phần hành b) Kiểm sốt ứng dụng Kiểm soát nhập liệu - Kế toán cần nhập “mã NCC”, “mã hàng” vào máy, chương trình tự động hiển thị thơng tin có liên quan thiết kế từ trước trình tự động hiển thị thơng tin có liên quan thiết kế từ trướng trình thiết kế mã nhà cung caaos hay mã hàng có trùng lắp phần mềm tự báo lỗi 14 - Chứng từ gốc đánh số thức tự trước nhập vào máy để hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ nhập xong, nhân viên kế toán phần hành đánh dấu sử dụng để tránh tình trạng liệu nhập hai lần - Dữ liệu trước nhập vào máy cấp có thẩm quyền phê duyệt Kiểm sốt xử lý liệu - Cơng ty áo dụng kế toán máy tư năm 2006 nên liệu lưu máy tính chưa nhiều, mà cơng ty chưa có quy định cụ thể thời gian lưu trữ thiết bị lưu trữ khác - Dữ liệu chứng từ mệnh lệnh chúng từ thực phải phù hợp với - Hệ thống thiết kế đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết nhằm phát ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau chuyển sổ c) Kiểm sốt thơng tin đầu Cần phải kiểm tra xem xét kỹ sổ sách báo cáo in để đảm bảo thông tin cung cấp xác, trung thực hợp lý; phải đảm bảo hình thức sổ sách, báo cáo phù hợp với quy định chế độ kế tốn Việt Nam II Đánh giá mơi trường kiểm sốt cơng ty Ưu điểm - Đặc thù quản lý: công ty áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nên ban giám đốc cơng ty ln dễ dàng trì mối quan hệ trực tuyến với phận khác có phân quyền rõ ràng với cấp dưới, ban lãnh đạo quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính, ý tới phong cách lãnh đạo mình, thân thiện với người ln cố gắng phát triển văn hóa cơng ty - Chính sách nhân sự: cơng ty có sách nhân rõ ràng, trách nhiệm quyền hạn quy định cụ thể, không nhập nhằng; chất lượng làm việc theo dõi chặt chẽ để có sách thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc để nâng cao chất lượng hiệu công việc giao 15 - Cơ cấu tổ chức: đứng đầu tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung phịng bạn có cấp trường phịng ban tách biệt chức nhiệm vụ với nhau, tất chịu giám sát tổng giám đốc vậy, mà khơng có chồng chéo công việc, tạo nên chế quản lý rõ ràng, chặt chẽ, có chu trình mua hàng toán - Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng thống phận, đảm bảo tuân thủ quy định tài đồng thời cơng ty áp dụng hình thức kế tốn máy nên việc rút số dư tài khoản xác hơn, đảm bảo tính xác cho báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhập xuất vật tư, quản lý phiếu thu chi, công tác quản lý giảm nhẹ, nhanh chóng mang tính khoa học hơn nữa, cơng ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nên đơn giản cho việc kiểm tra đối chiếu cuối kỳ Nhược điểm a) Đối với nghiệp vụ mua hàng - Cơng ty thực việc kiểm sốt nghiệp vụ mua hàng chặt chẽ, quy định trách nhiệm cơng việc phận có liên quan việc mua hàng tương đối rõ ràng đầy đủ - Tuy nhiên việc xem xét, kiểm tra hàng mua cịn mang tính hình thức: nhận hàng, để thực đầy đủ khâu kiểm tra phận nhận hàng thiết phải có bốn bên tham gia thực tế đơn vị có ba phận tham gia phịng kinh doanh, khổ phận quản lý mà khơng có tham gia phịng kỹ thuật cơng nghệ - Việc đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách thường nhân viên phụ trách phần hành tự kiểm tra với nhân chưa có nhân viên độc lập để làm nhiệm vụ - Cơng ty chưa có giấy yêu cầu mua hàng - Trong số trường hợp hàng không kèm theo hóa đơn, kế tốn kho vận ghi tăng khoản mục hàng tồn kho 16 - Một số đơn đặt hàng đơi in giấy khơng có kí duyệt cấp có thẩm quyền cho đơn đặt hàng lưu máy người lưu người chịu trách nhiệm trực tiếp nữa, chưa có so sánh cụ thể đơn đặt hàng với bảng tổng hợp nguyên phụ liệu cần mua việc xác định số lượng cần mua - Công ty không sử dụng tài khỏan theo dõi hàng mua đường - Trên biên nhận hàng hóa đơn khơng có đánh số thứ tự - Khơng có kế hoạch việc mua hàng tính tốn chi phí cụ thể, việc mua hàng thực có đơn đặt hàng từ khách hàng - Chưa có kiểm tra tự động máy việc nhập sai mã vật tư b) Đối với nghiệp vụ toán Đối với tài khoản phải trả người bán - Bộ chứng từ toán chép thành nhiều giao cho phòng liên quan để đảm bảo xác mặt số liệu tiến hành ghi sổ - Có phân cơng rõ ràng việc theo dõi khoản phải trả người bán, cơng việc thực kế tốn cơng nợ - Để đảm bảo uy tín, cơng ty ln trì mức nợ hợp lý nên việc trả nợ cho nhà cung cấp thường không để tồn đọng lâu phải đảm bảo đủ vốn cho tăng trưởng công ty - Công ty khơng có quy định cụ thể thời gian ln chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán cơng nợ - Về khoản chiết khấu: khơng có quy định cụ thể kiểm tra tính xác khoản chiết khấu giảm trừ hóa đơn Đối với việc chi tiền - Chức kiểm tra chức chấp nhận toán tách biệt so với chức xét duyệt quỹ để tốn - Có kì duyệt thủ quỹ phiếu chi, đảm bảo việc chi tiền thực tránh việc sử dụng lại phiếu để u cầu tốn - Hóa đơn mẫu hàng giá cho kế toán toán nên đơi chưa có kiểm tra lại với hóa đơn gốc 17 III Giải pháp Hồn thiện nghiệp vụ mua hàng - Các yếu tố trình bày đơn đặt hàng thường khơng thống Cơng ty nên xem lại tính thống đơn đặt hàng biên soạn lại đơn đặt hàng để có mẫu đơn chuẩn phụ vụ cho kiểm sốt - Khi kiểm tra hàng nhập kho, thực tế cơng ty có ba bên tham gia phịng Kinh doanh, kho phòng QA Tuy nhiên, để đảm bảo hàng nhận chất lượng đủ cơng ty nên quy định cần thiết phải tham gia phịng kỹ thuật cơng nghệ vào q trình kiểm nhận hàng - Công ty nên giao trách nhiệm cho người độc lập kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách phòng ban - Để thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu đảm bảo việc kiểm soát mua hàng chặt chẽ công ty nên quy định việc phải đánh số thứ tự đơn hàng hóa đơn để thuận tiền việc theo dõi, kiểm tra đảm bảo tất đơn đặt hàng hóa đơn xử lý, đồng thời dễ dàng kiểm tra liên tục quan trọng số thứ tự đơn đặt hàng phải ký hiệu cho dễ dàng tham chiếu đến giấy yêu cầu mua hàng, tránh trường hợp cán mặt hàng mua hàng hóa sử dụng cho mục đích riêng - Để tránh tình trạng gian lận khoản chiết khấu hưởng, công ty nên yêu cầu bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cáp bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận phù hợp xác Hồn thiện kiểm soát việc toán tiền hàng a) Đối với nợ phải trả - Cơng ty nên có quy định cụ thể thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng cho kế tốn cơng nợ Sau ngày nhận hàng bao nhiều ngày phải chuyển tồn chứng từ mua hàng cho kế tốn cơng nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp - Kế tốn cơng nợ nên hạch tốn rõ ràng, rành mạch khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán nhà cung cấp, tực thay định khoản bút toán ghi tăng hàng tồn kho với giá trị sau trừ 18 chiết khấu, kế tốn cơng nợ nên tách biệt hai định khoản trước nhập vào nhà máy: bút toán phản ánh giá trị hàng mua vào thực tế bút toán phản ánh khoản chiết khấu giảm giá hưởng - Định kỳ nên kiểm tra số dư TK 331 để phát nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ có kế hoạch cụ thể việc trả nợ b) Hoàn thiện với việc chi tiền Kế toán kiểm toán cần kiểm tra lại việc chi có với chứng từ gốc có hợp hay khơng trước tiến hành duyệt chi Vì chứng từ thánh tốn nên ngồi dấu “sao y chính” cần yêu cầu ký duyệt ban giám đốc công ty để tránh trường hợp dấu bị làm giả Cơng ty nên có bảng báo giá từ nhà cung cấp nguyên phụ liệu mua trước tiến hành duyệt chi để đảm bảo số tiền chi xác Trên Bảng báo giá nhà cung cấp nên có xác nhận nhà cung cấp để đảm bảo khơng có trường hợp nhân viên làm bảng báo giá giả để thực việc gian lận Hồn thiện kiểm sốt mơi trường xử lý máy tính a) Kiểm sốt việc vào hệ thống Chương trình kế tốn máy áp dụng công ty từ năm 2006 nên công ty chưa gặp trường hợp chỉnh sửa số liệu trái phép hay gian lận phần hành Hơn nữa, công ty áp dụng nên việc thiết kế phần mềm trọng vào việc cải thiện phần mềm cho phù hợp với quy định Bộ tài chính, cho nên, chưa tâm vào việc thiết kế phần mềm để phát nhân viên truy cập trái phép Công ty nên áp dụng thức chương trình ghi lại sơ lần, thời gian tài khoản truy cập để phát tài khoản hay cập nhật người cập nhật vào tài khoản có phân quyền truy cập quy định khơng b) Kiểm sốt xử lý liệu 19 Phần mềm trước đưa vào sử dụng cần phải kiểm tra kỹ để đảm bảo nghiệp vụ không bị thay đổi phương pháp xử lý thay đổi phần mềm số sai sót nhỏ thay đổi kết lớn Có thể xóa bớt mã nhà cung cấp khơng cịn giao dịch khỏi hệ thống để tránh tình trạng đầy nhớ giảm tốc đọ xử lý liệu c) Kiểm soát lưu trữ liệu Việc lưu trữ liệu máy khơng phải lúc an tồn tuyệt đối, xảy trường hợp kẻ gian lợi dụng sơ hở cài chương trình virut vào máy để phá hủy liệu mà họ thực gian lận nhằm xóa dấu vế, cơng ty thực lưu liệu vào đĩa, USB, thẻ… nhiên Không phải việc lưu trữ vào ổ cứng tuyệt đối an tồn đối lúc hỏng hóc, bị lỗi, cơng ty nên thực hiện: - Định kỳ, nên tiến hành in ấn, lưu ghi tập tin quan trọng; nên lưu thành nhiều lưu nhiều nơi khác - Các thiết bị đĩa USB, văn nên lưu trữ chỗ an tồn, người biết đến để đảm bảo an tồn phải giao cho người có trách nhiệm quản lý 20 ... hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty Vinatex Đà Nẵng - Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng - Tên giao dịch quốc tế:... nhánh Textimex Đà Nẵng theo định số 100/QĐ/TCLĐ Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấy tên chi nhánh Vinatex Đà Nẵng - Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập dệt may Đà Nẵng cổ...MỞ ĐẦU Công ty Vinatex Đà Nẵng thuộc loại công ty cổ phần, có lịch sử phát triển từ năm 1992 Cụ thể: - Ngày 01/07/1992 Công ty thành lập với tên gọi chi nhánh Liên