Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có tiếp cận sát thực hơn về những gì đã được học trên lớp, có sự nhìn nhận đúng đắn về những công việc thực tế hơn nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn phòng quyết định tổ chức chuyến đi thực tập cho sinh viên. Nhà trường đã tổ chức chuyến đi thực tập thực tế cho sinh viên để tìm hiểu công việc. Chuyến đi là một môi trường tốt, để sinh viên có thể tìm tòi, học hỏi những điều mà trên lớp chưa được học và phát huy những kỹ năng đã được...
PHẦN MỞ ĐẦU Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Ý nghĩa chuyến thực tập Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có tiếp cận sát thực học lớp, có nhìn nhận đắn công việc thực tế nhà Trường Bộ mơn Quản trị Văn phịng định tổ chức chuyến thực tập cho sinh viên Nhà trường tổ chức chuyến thực tập thực tế cho sinh viên để tìm hiểu cơng việc Chuyến mơi trường tốt, để sinh viên tìm tịi, học hỏi điều mà lớp chưa học phát huy kỹ học: kỹ soạn thảo, kỹ giao tiếp, kỹ sử dụng thiết bị văn phịng,… Đây khơng chuyến mang tính chất khảo sát thực tế, mà cịn kinh nghiệm quan trọng giúp ích cho sinh viên thực tốt công việc thực sau Trong q trình thực tập Trung tâm Cơng nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên Môi trường giúp em nhiều có hội tiếp cận với cơng việc văn phịng thực tế Trong thời gian thực tập Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên Môi trường em thực hành công việc như: lưu văn đến, văn đi, đóng dấu, in tài liệu, cách giao tiếp, photocopy, trình ký văn bản, chuẩn bị cơng tác, tham gia hoạt động tổ chức hội họp…Mở rộng thêm kiến thức mà em học trường, lớp Những em thực quan sát có phần khác so với mà em học Qua tập em học hỏi anh (chị) tinh thần tự giác công việc, học hỏi cách giao tiếp với lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng cách xếp bố trí thời gian làm việc hiệu Thực tập cuối khóa kết đánh giá học tập suốt ba năm vừa qua Kết có ý nghĩa quan trọng sinh viên Trang Ý nghĩa chuyến thực tập nhà Trường Bộ mơn Quản trị Văn phịng tạo điều kiện cho em va chạm với thực tế riêng em mà toàn thể sinh viên khác tập lần nói chung, để có kiến thức nhiều sống với thực công việc tương lai Trong tập lần em học hỏi nhiều, đồng thời qua tập kỳ giúp em tự tin công việc sau Thời gian thực tập Thời gian thực tập 06 tuần Khoảng thời gian thực tập Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên Môi trường (từ ngày 14 tháng đến ngày 22 tháng năm 2012) khơng phải khoảng thời gian dài, khoảng thời gian thực có ý nghĩa em Thời gian làm việc: Từ thứ đến thứ Buổi sáng: 07h đến 11h Buổi chiều: 13h đến 17h Thứ 7, chủ nhật ngày lễ nghỉ Trang PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1 Giới thiệu chung quan thực tập Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên Môi trường Trà Vinh Địa chỉ: Số 478A Mậu Thân, Khóm 3, Phường 6, Thành phố Trà Vinh, Tỉnh Trà Vinh Điện thoại: 0743.840280 Fax: 0743.840160 1.2 Chức nhiệm vụ 1.2.1 Chức Trung tâm Công nghệ Thông tin đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài ngun Mơi trường, có chức thực hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin tài nguyên môi trường thuộc phạm vi quản lý Sở; tổ chức thực dịch vụ công công nghệ thông tin theo quy định pháp luật Trung tâm Cơng nghệ Thơng tin có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng, có trụ sở làm việc theo quy định pháp luật Trung tâm Công nghệ Thông tin chịu đạo, quản lý Sở Tài nguyên Môi trường tổ chức, biên chế hoạt động; đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Cục Công nghệ Thông tin trực thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Xây dựng kế hoạch ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin tài nguyên môi trường địa phương thuộc phạm vi quản lý Sở Tài nguyên Môi trường, tổ chức thực kế hoạch sau phê duyệt Tổ chức xây dựng quản lý vận hành sở liệu tài nguyên môi trường cấp tỉnh theo phân công Giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường, gồm: - Xây dựng Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác sử dụng liệu tài nguyên môi trường áp dụng địa bàn cấp tỉnh; - Xây dựng kế hoạch thu thập liệu tài nguyên môi trường hàng năm cấp tỉnh phối hợp tổ chức thực sau phê duyệt Trang - Tiếp nhận, xử lý liệu tài nguyên môi trường; xây dựng, tích hợp, quản lý, cập nhật, khai thác sử dụng sở liệu tài nguyên môi trường địa phương; Tổ chức xây dựng, phối hợp xây dựng kiểm tra giám sát công tác xây dựng sở liệu thành phần tài nguyên môi trường địa phương, hệ thống sở liệu thông tin địa lý sở liệu đo đạc đồ, sở liệu quản lý đất đai, sở liệu thông tin địa lý… - Xây dựng danh mục liệu tài nguyên môi trường địa phương phối hợp tổ chức công bố cổng thông tin trang thông tin điện tử Sở Tài nguyên Môi trường cấp tỉnh; - Tham gia kiểm tra đề xuất hình thức xử lý đơn vị, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác sử dụng liệu tài nguyên môi trường địa phương - Tổ chức thực công tác tin học hóa quản lý hành nhà nước Sở Tài nguyên Môi trường; tổ chức hoạt động thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin ngành tài nguyên môi trường địa phương; hướng dẫn, giám sát, quản lý hệ thống thông tin phần mềm quản lý chuyên ngành - Xây dựng, triển khai chương trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin Sở Tài nguyên Môi trường; quản trị vận hành hạ tầng kỹ thuật, trì hoạt động cổng thông tin điện tử trang thông tin điện tử, thư viện điện tử, bảo đảm việc cung cấp dịch vụ hành cơng mạng thuộc phạm vi quản lý Sở Tài nguyên Môi trường - Thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin theo phân cấp Sở, bao gồm: tài liệu điều tra tài nguyên môi trường theo quy mô tỉnh quy mô vùng kinh tế; sản phẩm kết cơng trình dự án; Tài liệu ấn phẩm nộp lưu để sử dụng lâu dài, bao gồm: đơn giá sản phẩm Sở ban hành, luận chứng kinh tế - kỹ thuật, kết dự án, kết đề tài nghiên cứu khoa học sau hoàn thành, loại ấn phẩm đồ theo quy định; - Quản lý, lưu trữ tổ chức cung cấp, dịch vụ, thu phí khai thác thông tin, tư liệu tổng hợp tài nguyên môi trường thuộc phạm vi quản lý Sở Tài nguyên Môi trường Trang - Tổng hợp từ số liệu, tài liệu tài nguyên môi trường; xây dựng, thành lập tài liệu tổng hợp tài nguyên môi trường phục vụ cộng đồng xã hội như: tài liệu thông tin kinh tế xã hội gắn với tài nguyên môi trường, đồ thông tin kinh tế xã hội, đồ hành chính, đồ địa giới hành chính, đồ chuyên đề khác… - Thẩm định dự án ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm chuyên ngành sở liệu thuộc phạm vi quản lý Sở Tài nguyên Môi trường - Tổ chức tập huấn, cập nhật kiến thức chuyển giao ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành cho sở đối tượng sử dụng theo kế hoạch chương trình duyệt - Tổ chức xây dựng, nghiên cứu thực chương trình, đề tài, đề án cơng nghệ thông tin, tư liệu, liệu tài nguyên môi trường theo phân công Giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường - Phối hợp với đơn vị thuộc Sở Tài nguyên Môi trường tổ chức có liên quan thực cơng tác bảo đảm an tồn bảo mật hệ thống thơng tin, sở liệu điện tử tài nguyên môi trường địa phương - Phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực văn quy phạm pháp luật lĩnh vực công nghệ thông tin thực chiến lược ứng dụng phát triển công nghệ thông tin tài nguyên môi trường địa bàn cấp tỉnh - Quản lý tổ chức máy, cơng chức, viên chức, lao động, tài chính, tài sản thuộc phạm vi quản lý Trung tâm theo phân cấp Sở Tài nguyên Môi trường quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường giao 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.3.1 Lãnh đạo Trung tâm: Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài ngun Mơi trường có Giám đốc 01 Phó Giám đốc 21 viên chức người lao động 1.3.2 Các phịng chun mơn, nghiệp vụ: - Hành - Tổng hợp: 03 viên chức người lao đơng; - Phịng Dữ liệu Lưu trữ: 11 viên chức người lao đơng; Trang - Phịng Phát triển công nghệ: 07 viên chức người lao đơng SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CỦA TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THÔNG TIN SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC P.HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP P DỮ LIỆU VÀ LƯU TRỮ Trang P.PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHƯƠNG II BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 2.1 Vệ sinh văn phòng làm việc Một chọn ngành học Quản trị Văn phịng cơng việc tất yếu mà nhân viên văn phòng phải thực vệ sinh phòng làm việc Phịng làm việc thống mát giúp nhân viên văn phịng làm việc thoải mái hăng sai với cơng việc có câu nói “nhà mát, bát ngon cơm” Văn phòng gọn ràn, mát mẽ hiệu công việc đạt nhiều hơn, đồng thời tạo nên vẽ thẩm mỹ nơi làm việc Qua cịn tạo nên nét văn hóa nơi cơng sở, nhằm tạo nên tin thần phấn chấn, hăng say cơng vệc Chính điều trong thời gian thực tập em ln vệ sinh phịng làm việc mà nơi em thực tập cho thoáng mát bước vào ngày làm việc có hiệu đạt suất 2.2 Sử dụng thiết bị văn phòng Thiết bị văn phịng cơng cụ đắc lực hổ trợ cho cơng việc văn phịng Ngày nay, khoa học kỹ thuật không ngừng cải tiến nên thiết bị văn phịng khơng ngừng đổi Điều giúp cho việc thực cơng việc nhanh chóng 2.2.1 Sử dụng máy vi tính Trong thời đại cơng nghiệp hố đại hố, xã hội tình trạng phát triển vượt bật ngày máy vi tính thiết bị tiên tiến thiếu quan, doanh nghiệp, đơn vị, mang lại lợi ích khơng nhỏ quan, doanh nghiệp Máy vi tính thiết bị khơng thể thiếu văn phòng đại Máy hỗ trợ nhiều công tác soạn thảo, lưu trữ tìm kiếm thơng tin Trong Trung tâm Cơng nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên Môi trường, máy vi tính sử dụng nhiều cơng tác soạn thảo văn hành chính, loại văn thông thường, hay soạn thảo tài liệu,…Máy cài phần mền Open Office Microsoft Office Word 2003 với đầy đủ tính cần thiết hỗ trợ cho cơng tác soạn thảo văn Trang Ngồi ra, máy tính Trung tâm cịn sử dụng để truy cập Internet để tìm kiếm thơng tin, dùng để nhận văn từ quan chuyển đến email Họ trang bị người máy vi tính Hằng ngày, em thường quan sát cách làm việc máy vi tính anh (chị) em anh (chị) giao công việc làm máy vi tính như: đánh máy, soạn thảo văn bản, lưu văn bản, vẽ đồ,… Hình 2.1, Máy vi tính 2.2.2 Sử dụng máy photocopy Văn phịng làm việc Trung tâm Cơng nghệ Thơng tin – Sở Tài nguyên Môi trường lắp đặt máy photo Thiết bị máy photo hoạt động thường xun Hằng ngày có nhiều cơng việc mà em cần phải photo Công việc photo nhiệm vụ mà em thường giao Ngày vào thực tập tiếp xúc với thiết bị em cịn bỡ ngỡ lạ cách sử dụng hướng dẫn nhiệt tình anh (chị) em dần quen sử dụng thực thành thạo Máy photo thiết bị mà em tiếp xúc thường xuyên suốt trình thực tập Em anh (chị) tận tình hướng dẫn sử dụng máy cho thật xác Các anh (chị) hướng dẫn em cách sử dụng máy, cách ứng phó với tình máy bị kẹt giấy, cách nhận biết máy hay hết giấy Những tài liệu mà em photo nhiều nhất: thông báo, báo cáo, tài liệu tập huấn, tài liệu hội nghị văn thông thường khác Cách sử dụng máy photo: khởi động máy, chờ cho máy chạy khoảng phút, nút Start sáng đèn xanh máy sẵn sàng Cho tài liệu cần photo vào ngăn chụp tài liệu, sau chọn khổ giấy A3,A4, điều chỉnh độ mực đậm Trang nhạt Chọn độ mực nhạt ấn (Light), độ mực chuẩn để thấy rõ dấu (Auto) hay độ mực đậm để photo loại bìa (Dark), chỉnh lại giấy chọn số lượng cần photo cách ấn dãi số máy ấn nút Start để bắt đầu photo Một số thuận lợi khó khăn Là thiết bị tiên tiến, đại sử dụng cần phải ý cân nhắc kỹ Sử dụng nhanh chóng, xác, thực nhiều màu mực tốt không mờ nhạt nhiều loại máy photo khác mà em sử dụng Photo công việc thường xuyên mà ngày em thực Mỗi ngày em thực nhiều lần, photo chủ yếu văn nhiều loại tài liệu khác.Có lần em photo vài nhiều số lượng photo lên đến vài chục hàng trăm tài liệu tập huấn Số lượng nhiều lại phức tạp đôi lúc làm em bối rối trình xếp, photo tài liệu, văn hoá đơn toán thu, chi chuyên kế toán, tài liệu tập huấn cần phải xếp theo trật tự phù hợp, định Đầu tiên trước photo phải đặt giấy thẳng sản phẩm photo hoàn chỉnh đẹp mắt cần để ý đến hình máy chọn khổ giấy mà chọn photo Hơn để khơng nhiều thời gian cần ý xem máy có cịn giấy hay khơng đặt giấy vào hết khơng đủ Cơng việc photo mặt dễ dàng không đơn giản photo hai mặt Máy photo gồm có khay giấy, khay giấy khay giấy Khi photo hai mặt, mặt giấy sử dụng khay giấy mặt thứ hai sử dụng khay giấy Ở mặt thứ hai photo nên ý đến hình máy photo, nên đặt giấy xác để máy nhận biết Nếu khơng máy sử dụng khay giấy mà photo mặt bình thường Khi photo hai mặt máy thường hay kẹt giấy, giấy mỏng dẫn đến kẹt giấy Và phải giấy cho thẳng giấy bị cong dảnh để máy dễ nhận biết Khi photo mặt em khó khăn máy photo nơi em khơng thể photo mặt lần photo mặt phải kéo khay giấy để photo mặt thời gian Do công việc thực nhiều lần ngày nên em xử lý trường hợp máy bị kẹt giấy.Và cần phải ý máy hết giấy, hết giấy Trang khay máy tự động báo lên hình, photo mực mờ phải biết chỉnh mức độ mực lại Hình 2.2, Máy photocopy 2.2.3 Sử dụng máy Scan Do hoạt động lưu văn bản, chuyển giao công việc đến Ban lãnh đạo công chức Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên Môi trường điều thực máy vi tính, mà hoạt động máy scan thiếu Trước văn phịng có máy scan tính chất cơng việc cần thiết, địi hỏi nhanh nhạy nên lắp đặt thêm máy khác đại nhanh gọn Scan văn vấn đề quan trọng đáng quan tâm nhân viên văn phòng đại Khi thực chương trình M.Office (văn phịng điện tử) dùng để lưu chuyển giao văn cơng việc scan văn thực Ngày đầu vào thực tập em quan sát sau em hướng dẫn chị để sử dụng thiết bị Một hai ngày sau em thực hành máy để thực cơng việc Máy scan máy vi tính có mối quan hệ mật thiết với hổ trợ cho Văn phịng có hai loại máy scan, máy có cách thực khác nên scan cần phân biệt rõ ràng Một máy thực lưu trước scan máy scan xong lưu Để đảm bảo tốt công việc không nhiều thời gian nên ý đến thao tác lưu không nên bỏ quên Khi scan văn nên lưu văn theo số, ký hiệu trích yếu nội dung văn để thuận lợi cho việc tìm kiếm Ngồi cần ý đến cách đặt giấy, đặt giấy thẳng, chiều scan hai mặt đặc biệt bảng thống kê, bảng tổng hợp,…có nhiều số liệu cần phải đặt giấy cho chiều hướng với để thể lên Trang 10 Cán văn phịng có trách nhiệm xem xét, chuyển giao văn đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết, theo dõi đơn đốc việc giải văn 2.3.4 Lưu văn thiết bị thủ công Văn thơng báo, báo cáo, tời trình, cơng văn, tài liệu quan ban hành chuyển giao đến quan khác để trình lên cấp Quản lý công văn thực theo trình tự quy định Nghị định Chính phủ cơng tác văn thư Gồm bước: - Kiểm tra thể thức, nội dung, hình thức kỹ thuật trình bày - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký văn - Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Lưu văn Lưu trữ văn thiết bị thủ công giống lưu thủ công văn đến Sau lưu phát hành M.Office bấm lổ lưu vào sơ mi còng riêng cho loại năm cụ thể Nhưng hai ba năm lưu vào sơ mi còng số lượng cơng văn phát hành Gồm có loại công văn phát hành sau: công văn phát hành 2012, công văn phát hành chi 2009- 2010 - 2012, cơng văn phát hành định - cơng đồn Công việc thực sau công văn ký tên, lưu vào máy chương trình M.Office ghi số cơng văn đến, chưa đóng dấu nguyên tắc phải lưu gốc văn 2.3.4.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Văn soạn thảo xong, chuyển đến người đánh máy Trong trình thực soạn thảo văn bản, văn phải kiểm tra tính xác tuyệt đối nội dung hình thức Khi phát sai xót phải kịp thời xử lý 2.3.4.2 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Công văn đánh máy ghi rõ ngày tháng kiểm tra thể thức nội dung Văn trình lên lãnh đạo xem xét ký tên Trang 23 Khi có chữ ký hợp pháp, hợp lệ lãnh đạo người văn thư sử dụng dấu quan đánh vào văn Con dấu cần đóng cách ngắn rõ ràng, dấu đóng khoảng 1/2 1/3 chữ ký lãnh đạo đóng thêm dấu tên người ký 2.3.4.3 Đăng ký văn Công văn cần phải ghi vào sổ cơng văn đến quản lý cơng văn quan gửi đến quản lý cơng văn quan gửi đến quan thời gian Sở công văn Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên Môi trường phân theo loại văn như: cơng văn, thơng báo, báo cáo, tờ trình, định,… Mẫu số công văn Trung tâm Công nghệ Thông tin Số Ngày Nơi phát Số, ký Ngày Tên loại, Người Ký Ghi đi hành văn hiệu tháng nội dung nhận nhận (8) (9) văn (1) (2) (3) (4) (5) văn (6) (7) Ghi chú: - (1) số đi: số thứ tự văn - (2) ngày đi: ngày văn - (3) nơi phát hành văn bản: tên quan phát hành văn - (4) số, ký hiệu văn bản: số ký hiệu văn - (5) ngày, tháng: ngày tháng ghi văn - (6) tên loại, nội dung văn bản: tên loại trích yếu nội dung văn - (7) người nhận văn bản: trực tiếp nhận văn - (8) ký nhận: ký nhận văn - (9) ghi chú:ghi chép điều cần thiết 2.3.4.4 Chuyển giao công văn Trang 24 Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày chậm hết ngày làm việc Công văn chuyển giao cách chuyển trực tiếp (nếu quan gần) đặc công văn vào phong bì gửi qua đường bưu điện (nếu quan xa) Văn chuyển đến nơi nhận fax chuyển qua email để thông tin nhanh chóng Cần lưu ý số điều chuyển giao công văn thư, fax, email: - Cần chọn phong bì phù hợp -Tên quan địa cần ghi rõ ràng, xác đầy đủ khơng viết tắc, đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) -Khi sử dụng máy fax hay email cần đảm bảo nhập số địa cần gửi đến -Văn phải đảm bảo tính an tồn, xác nhanh chóng SỞ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐC: 478A, Đường Mậu Thân, Phường 6, TP Trà Vinh, Tỉnh Trà Vinh ĐT: 074.38 Emai:cntttv@yahoo.com.vn Số: …………/………… Kính gửi: 2.3.4.5 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản, lưu văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản lưu văn thư quan, tổ chức phải xếp thứ tự đăng ký Trang 25 MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TRANG BÌA Trang bìa sổ đăng ký văn trình bày khổ giấy A3 kích thước 420mm x 297mm, nội dung sau: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH TRÀ VINH TRUNG TÂM THÔNG TIN TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2012 Từ ngày: 01/01/2012 đến 31/12/2012 Từ số: 01 đến số………………… (*) Quyển số: 01 (*): số văn quan đơn vị phát hành cuối năm 2012 Trung tâm Công nghệ Thông tin - Môi trường tỉnh Trà Vinh đơn vị nghiệp có thu trực thuộc Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Trà Vinh, hàng năm số lượng văn đơn vị không nhiều, 500 văn theo lý thuyết đơn vị lập 02 sổ văn là: + Sổ đăng ký văn loại thường ; + Sổ đăng ký văn mật 2.3.5 Chuyển giao cơng việc M.Office Sau hồn thành lưu trữ, quản lý văn tiến hành thực chuyển giao công việc, gửi đến lãnh đạo xử lý Công việc thực theo đường dẫn M.Office Chú ý gửi phải xem lại tệp tin chứa phần Trang 26 văn muốn gửi có đầy đủ xác hay không Tránh trường hợp bị lẫn lộn, thiếu phần nội dung văn 2.4 Trình ký văn Trình ký văn cơng việc thực thường xuyên Và xem nghệ thuật nhân viên văn phịng Lãnh đạo có duyệt văn hay khơng, ngun nhân khơng cách trình bày hay nội dung văn có vấn đề mà cịn phụ thuộc vào nhiều yếu tố tác phong thái độ người nhân viên trình ký Trình ký khơng đơn giản việc mang văn đến cấp lãnh đạo, cần xác nhận xong Cơ quan ln có văn cần phải có xem xét, xác nhận cấp lãnh đạo Khi trình ký nên giữ cho văn ln sẽ, góc giấy phải giữ cho chúng không bị xếp lại đặt văn thẳng vào bìa trình ký Và quan trọng hơn, nhân viên văn phòng lịch sự, phải thể tác phong ngôn ngữ giao tiếp Khơng thể mang đến lại mang Ngồi cách thể văn trình ký lịch mà cịn phải thể người lịch Khi trình đến lãnh đạo ký văn nên nói dạ, thưa, tươi cười nói chuyện với thái độ nhỏ nhẹ, kính trọng Ví dụ thực tế mà em thực cơng việc trình ký quan: “Thưa Anh ! Anh vui lòng ký giúp em văn này!” hay “Thưa Anh! Anh xem qua giúp em văn này!” Hoặc mang thư đến cho lãnh đạo nên vui vẻ, lịch sự…Ví dụ như: “Thưa Anh! Anh có thư ạ!” hay “Thưa Anh! Đây thư Anh!” Chúng ta không nên mang cảm xúc bực tức người lý mà thể trước lãnh đạo trình ký hay làm việc lãnh đạo 2.5 Công tác giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng 2.5.1 Công tác giao tiếp với cấp Bất kỳ văn phòng có người lãnh đạo, người định quản lý, tạo chuẩn mực Nhìn chung, tất nhân viên phải nể thừa nhận họ Trang 27 Giao tiếp với cấp có đặc điểm sau: - Cấp thường noi theo phong cách cấp Cấp thường quan sát cấp ăn mặc, nói năng, đứng, tổ chức họp để bắt chước Cấp mẫu hình tổ chức, họ muốn người tổ chức noi theo phong cách họ - Cấp phải biết cư xử khéo léo giao tiếp với cấp Cấp không làm mặt cấp hay chê bai họ sau lưng Chớ nói sau lưng họ điều mà trước mặt họ ta không dám nói Nếu bạn khơng hiểu hay khơng đồng tình không nên phản đối - Hãy quý trọng thời gian: Thời gian nói chung tiền bạc, mà thời gian lãnh đạo quý tiền bạc - Cấp phải báo cáo thường xuyên Phải báo cáo để cấp nắm tiến độ công việc, triển vọng cơng việc phát sinh có tương lai - Hãy tơn trọng cấp bậc tổ chức (văn phòng) Cấp bậc tổ chức tồn có lý người cần tôn trọng Bạn không báo cáo vượt cấp, bạn nói với cấp cao lại chuyển cho cấp trực tiếp xử lý Khi bạn gặp rắc rối lớn Bạn tạo hình ảnh bất lợi lãnh đạo trực tiếp - Cấp nên tiếp thu phê bình cấp cách vơ tư Nếu lãnh đạo đề nghị thay đổi quy trình, kế hoạch nhân viên cách tốt tn thủ cách tích cực Lãnh đạo phê bình bạn tiếp thu sửa chữa, lãnh đạo phê bình sai nên nghe để rút kinh nghiệm Bạn tỏ chín chắn thành thạo cơng việc - Tập nhìn việc với mắt người lãnh đạo Hãy suy nghĩ công việc mối quan hệ cơng việc hệ thống công việc tổ chức Em học môn “tâm lý ứng nơi công sở” giao tiếp dẫn đến thành cơng hay thất bại bạn, biết cách giao tiếp tốt bí dẫn đến thành cơng Biết cách ăn nói khéo léo lời nói lời nói mà lời nói đưa ta đến thành công hay phải nhận lại kết xấu Dùng lời nói để trao đổi lời nói thứ đơn giản thứ cần thiết giao Trang 28 tiếp Có nhiều cách giao tiếp khác ta vận dụng hiểu biết, học hỏi để giao tiếp hiệu VD: Đối với người thơng minh ta có cách giao tiếp khác như: Họ cần hiểu biết sâu rộng vấn đề Bởi ta cần có kỹ phân tích biện lý đưa lý lẽ thật thuyết phụ họ Đối với người có địa vị cao xã hội ta cần có cách ứng xử tơn họ, ta tự tin vào có Đối với đồng nghiệp cần gần gủi, hòa đồng, tạo thiện cảm,…luôn sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ cho họ họ gặp phải vấn đề khó xử lý, trường hợp ta giúp đỡ Trong thời gian học em học hỏi cách giao tiếp mà anh (chị) hướng dẫn thực tập em vận dụng em học vào việc giao tiếp cho phù hợp cho đối tượng để ứng xử cách tốt em học ngành Quản trị Văn phòng mà, thể lễ phép, lịch giao tiếp, đồng thời qua cách giao tiếp cách ứng xử, dáng vẽ bên ngồi người khác đánh giá người Cũng có câu nói hay “lời nói chẳng tiền mua lựa lời mà nói cho vừa lịng nhau” 2.5.2 Giao tiếp với đồng nghiệp Trong văn phòng, quan hệ với đồng nghiệp không quan hệ mang tính cạnh tranh mà cịn mối quan hệ phối hợp, hợp tác cơng việc Đó mối quan hệ vô quan trọng thành đạt người Ở tổ chức khơng có cơng việc không cần hợp tác với người khác Các quan hệ tồn nhiều năm, làm phong phú vốn sống làm chỗ dựa cho bạn Nó tạo điều kiện, củng cố mối quan hệ bạn nơi làm việc Trong quan hệ với đồng nghiệp, bạn cần lưu ý điểm sau: - Luôn học hỏi đồng nghiệp Bất kỳ cá nhân có điểm tốt cho người khác học tập Chúng ta học đồng nghiệp học thành công, kể học thất bại họ - Luôn chia sẻ thông tin với đồng nghiệp Hãy vui vẻ, chan hịa với đồng nghiệp, chia sẻ thơng tin đồng nghiệp Chia sẻ thơng tin khơng có nghĩa gặp nói ấy, để lộ thơng tin bảo mật Khơng nên sống q khép kín, khơng giao tiếp để trở thành người bí hiểm, lập dị Trang 29 - Tích cực giúp đỡ đồng nghiệp Hãy giúp đỡ đồng nghiệp vô tư điều kiện có thể, tạo ấn tượng tốt từ đồng nghiệp, tỏ người đáng tin cậy, hình thành niềm tin, từ bạn hình thành uy tín bạn bè, đồng nghiệp Giúp đỡ đồng nghiệp khơng có nghĩa làm thay họ, che giấu khuyết điểm họ - Không đùa cợt nhược điểm đồng nghiệp Không lấy nhược điểm hay dị tật đồng nghiệp để giễu cợt, nhạo báng Bởi có dị tật, nhược điểm khơng muốn người khác động chạm đến Đừng lấy nỗi đau người khác làm trị đùa - Hãy tơn trọng cá tính, riêng tư đồng nghiệp Khơng thể áp đặt quan điểm, lẽ sống người khác Hãy tôn trọng giá trị người khác, dù giá trị khơng với bạn Đừng can thiệp sâu vào chuyện riêng đồng nghiệp, không nên hỏi thẳng thừng hay đồn thổi chuyện riêng họ 2.5.3 Giao tiếp với khách hàng Chúng ta biết “khách hàng thượng đế” “ý kiến khách hành đúng” Theo quy luật cung cầu kinh tế thị trường đâu có cầu có cung Có khách hàng có tổ chức đáp ứng nhu cầu họ Các giao tiếp với khách hành thường ngắn, nên ấn tượng phong cách bạn phải góp phần củng cố niềm tin họ - Bạn phải có trách nhiệm khách hàng Bạn cần tôn trọng hợp đồng, lời hứa với khách hàng để tạo uy tín riêng bạn uy tín chung tổ văn phòng Hãy nhớ khách hàng (quá khứ, tại, tương lai) quan trọng Họ cần đối xử ân cần, lịch có trách nhiệm - Giao tiếp với khách hàng phải hẹn Thời gian vàng Điều không với bạn mà với khách hàng bạn Cho nên, không nên trễ hẹn giao tiếp nói chung với khách hàng nói riêng Khi cơng việc kết thúc, hết thơng tin, cần dứt khốt kết thúc gặp, khơng nên ngồi nán lại nói chuyện lan man - Hãy tế nhị khéo léo với khách hàng Ln tơn trọng khách hàng, khuyến khích khách hàng phản hồi thông tin sản phẩm bạn, để bạn có điều kiện cải tiến sản phẩm tốt Không tiết kiệm lời “cảm ơn”, “xin lỗi” Trang 30 - Hãy tỏ thân thiện với khách hàng, đừng tỏ thân mật họ Hãy lưu trữ hồ sơ khách hàng, gồm thông tin sau: Họ tên, địa chỉ, chức danh, hồn cảnh gia đình, nơi cơng tác, sở thích, đặc điểm 2.6 Cơng tác chuẩn bị cho lãnh đạo công tác Trong thời gian em thực tập Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên Môi trường, em anh (chị) hướng dẫn khâu chuẩn bị lãnh đạo cơng tác sau Để có chuyến cơng tác hồn hảo ta cần thực kế hoạch kỹ lưỡng chuẩn bị đủ thứ đề phòng bất Gồm bước sau: Phác thảo chuyến - Mục đích chuyến - Các nơi đến - Thời gian đi, thời gian đến - Điểm khởi hành, điểm dừng - Phương tiện giao thông ưa thích - Tiện nghi ưa thích - Điều kiện lại trình chuyến Lập hồ sơ chuyến - Nhật ký hành trình - Thơng tin khách sạn - Bản chương trình hẹn gặp - Tài liệu cho làm việc lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số hồ sơ,…) Lập dự toán chi phí cho chuyến Nếu thân với lãnh đạo, cần xếp lịch trình riêng cho thân dự tính tình xử (trả tiền, phong tục-nghi lễ nơi đến, đột biến khơng tính trước phương tiện, tài liệu, thời gian cá nhân, thời gian chung, ) Trang 31 Nếu thân thư ký chuyên nghiệp, cần chuẩn bị thêm: tìm hiểu yêu cầu đặc biệt đặt cho thương gia nơi đến (thông qua lãnh công ty du lịch), lập danh sách người lãnh đạo tiếp kiến tiếp kiến hay làm việc, lập danh sách quan, cá nhân có đóng góp cho cơng ty cần thăm viếng (nên gởi thư thông báo cho họ thăm viếng này) Ngoài ra, nên liên hệ quan, cá nhân có uy tín phía đối tác, đồng thời lãnh đạo có quan hệ tốt để xin họ cho thơ tay giới thiệu (nhằm thuận tiện cho công tác nước đó) Xem xét sách quan - Ai có thẩm quyền cho cơng tác - Tiêu chuẩn cán công tác - Thủ tục tiến hành chuyến - Thủ tục tạm ứng chi phí tốn Những thứ cần đặt chuẩn bị trước Phương tiện giao thông: nơi đến, điều kiện giao thơng, ưa thích cá nhân, để đặt trước Lưu ý ngày, thay đổi tuyến giao thơng (nếu có) Cần kiểm tra vé (máy bay) gồm: số chuyến bay; điểm khởi hành thời gian yêu cầu; sân bay xuất phát, nơi đến; chi tiết ghi vé Nếu sai thơng tin thủ trưởng muốn huỷ chuyến phải làm thủ tục trả vé, lấy tiền lại Khách sạn: đăng ký (số lượng phịng, vị trí phịng, đăng ký đảm bảo), xác nhận việc đăng ký Đặt phòng cho họp lớn (nếu cần) bữa ăn khách sạn (nếu muốn) Các thủ tục giấy tờ: nước, cần ý kiểm tra giấy tờ tùy thân cần thiết; nước ngoài, cần ý làm đầy đủ thủ tục vi-sa, passport Cần ý thời gian làm giấy tờ để chuẩn bị từ trước Soạn thảo lịch trình chuyến - Các địa điểm chuyến - Ngày, dự kiến địa điểm - Các kế hoạch khác chuyến Trang 32 - Lịch trình gởi cho nơi liên quan cần thiết Kế hoạch đảm nhận thay người công tác - Cần chọn người ủy nhiệm thay - Lập giấy ủy nhiệm trình duyệt - Tiến hành bàn giao công việc người người thay - Điều chỉnh họp, sinh hoạt, cần thay đổi bị ảnh hưởng người công tác Kiểm tra lần cuối trước chuyến - Lập danh sách thứ cần kiểm tra Tùy tính chất chuyến công tác, thứ cần kiểm tra khác - An toàn cho chuyến đi: - Đừng mang nhiều tiền mặt, khoản toán trước sau nên thực - Chú ý đầy đủ vấn đề bảo hiểm - Chú ý hành lý, đừng gây ý cho người khác sử dụng vật đựng đắt tiền, tránh phô bày vật nhỏ ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ 'giựt', đặc biệt nơi vắng, lúc lên, xuống xe - Cẩn thận an ninh nơi khách sạn cư trú - Photo tài liệu quan trọng trước mang để đề phòng bị cắp - Nếu bị cướp, liên lạc với cảnh sát Lấy giấy xác nhận cảnh sát để bảo hiểm - Chọn phương tiện lại an toàn tùy nơi, tùy lúc quan trọng nhằm đảm bảo an tồn Trang 33 CHƯƠNG III THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN TRONG Q TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THÔNG TIN SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 3.1 Thuận lợi - Được quan tâm, giúp đỡ tận tình anh, chị - Được tiếp xúc, giao tiếp với nhiều người - Giao tiếp người thân thiện nên dễ trao đổi tìm hiểu - Được học hỏi trao dồi kỹ năng, đức tính tốt cán cơng chức - Được phân công công việc phù hợp - Được tiếp thu nhiều công nghệ - Môi trường làm việc hịa đồng, vui vẻ, khơng khí làm việc khơng căng thẳng 3.2 Khó khăn - Số lượng máy vi tính đủ cho cơng chức, nên khơng sử dụng nhiều - Chưa thể hết khả với nhiều lĩnh vực - Những cơng việc chưa thành thạo chưa làm nhiều - Do điều em học chủ yếu lý thuyết nhiều thực hành, nắm bắt vấn đề sách phương tiện thông tin chưa thực hành nhiều Nên áp dụng điều học vào cơng việc thực tế em cịn gặp nhiều khó khăn, thiếu linh hoạt xác thực cơng việc - Cịn thiếu tự tin giao tiếp đặt biệt với cấp lãnh đạo Trang 34 PHẦN KẾT LUẬN Nhận xét ưu, khuyết điểm 1.1 Ưu điểm Qua 06 tuần thực tập Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên Môi trường nhờ giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình anh (chị) em thực công viêc cách tốt - Sử dụng tốt tất thiết bị văn phịng - Nhiệt tình cơng việc - Ln hồn thành tốt cơng việc giao - Chuẩn bị cho chuyến công tác - Vui vẻ, hòa đồng… - Bản thân đảm bảo thời gian thực tập quy định - Đảm bảo nội quy quy chế quan thực tập - Đảm bảo nội dung thực tập mà nhà trường Bộ môn quy định - Trong q trình thực tập, em ln thể tác phong sinh viên ngành Quản trị Văn phòng: đồng phục quy định Bộ môn, suốt trình thực tập, làm việc nghiêm túc, chuẩn mực cho phép chủ động công việc 1.2 Khuyết điểm - Khi photo số tài liệu phức tạp với số lượng nhiều lẫn lộn thực chậm - Chưa mạnh mẽ giao tiếp với cấp cao - Lúng túng công việc giao Đề xuất - Mong quý Thầy (cơ) ln tạo điều kiện cho chúng em có khóa thực tập thực tế đầy ý nghĩa - Tăng thời lượng tiết dạy môn giao tiếp, ứng xử Trang 35 PHẦN MỞ ĐẦU Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM .1 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 1 Ý nghĩa chuyến thực tập Thời gian thực tập PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1 Giới thiệu chung quan thực tập 1.2 Chức nhiệm vụ .3 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.3.1 Lãnh đạo Trung tâm: .5 1.3.2 Các phịng chun mơn, nghiệp vụ: CHƯƠNG II BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG 2.1 Vệ sinh văn phòng làm việc 2.2 Sử dụng thiết bị văn phòng 2.2.1 Sử dụng máy vi tính .7 2.2.2 Sử dụng máy photocopy 2.2.3 Sử dụng máy Scan .10 2.2.4 Sử dụng máy điện thoại .11 2.2.5 Sử dụng máy Fax 13 2.2.6 Sử dụng máy in 14 2.3 Công tác văn thư lưu trữ 16 2.3.1 Soạn thảo văn 16 2.3.2 Lưu văn đến văn phần mềm M.Office 17 2.3.3 Lưu văn đến thiết bị thủ công .18 2.3.3.1 Phân loại thư 19 2.3.3.2 Tiếp nhận đăng ký văn đến .19 2.3.3.3 Trình, chuyển giao văn đến 22 2.3.3.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến .22 2.3.4 Lưu văn thiết bị thủ công 23 Trang 36 2.3.4.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày .23 2.3.4.2 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật 23 2.3.4.3 Đăng ký văn .24 2.3.4.4 Chuyển giao công văn 25 2.3.4.5 Lưu văn 25 2.3.5 Chuyển giao công việc M.Office 26 2.4 Trình ký văn 27 2.5 Công tác giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng 27 2.5.1 Công tác giao tiếp với cấp 27 2.5.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 29 2.5.3 Giao tiếp với khách hàng .30 2.6 Công tác chuẩn bị cho lãnh đạo công tác 31 CHƯƠNG III 34 THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN TRONG Q TRÌNH THỰC TẬP .34 TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 34 SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 34 3.1 Thuận lợi .34 3.2 Khó khăn .34 PHẦN KẾT LUẬN 35 Nhận xét ưu, khuyết điểm 35 1.1 Ưu điểm 35 1.2 Khuyết điểm .35 Đề xuất 35 Trang 37 ... công nghệ thông tin tài nguyên môi trường địa phương thuộc phạm vi quản lý Sở Tài nguyên Môi trường, tổ chức thực kế hoạch sau phê duyệt Tổ chức xây dựng quản lý vận hành sở liệu tài nguyên môi. .. tâm Công nghệ Thông tin đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài ngun Mơi trường, có chức thực hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin tài nguyên môi trường thuộc phạm vi quản lý Sở; ... thực công tác tin học hóa quản lý hành nhà nước Sở Tài nguyên Môi trường; tổ chức hoạt động thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin ngành tài nguyên môi trường địa phương; hướng dẫn, giám sát, quản