Đẩy mạnh áp dụng JIT trong quản trị dự trữ tại công ty cổ phần ô tô trường hải (tt)

Ngành công nghiệp ô tô Việt Nam ngành sinh sau đẻ muộn, đời sau nước khu vực từ 40-50 năm Tuy nhiên, Nhà nước Việt Nam, với mục đích thu hút đầu tư xây dựng ngành công nghiệp ô tô để theo kịp nước khu vực, gần 15 năm qua, kể từ đời vào năm 1992 đến nay, ngành công nghiệp ô tô Việt Nam coi ngành trọng điểm ngành luôn ưu đãi số ngành công nghiệp Sự ưu đặc biệt thể qua sách thuế quan Bộ Tài chính, với sách thuế ưu đãi tỷ lệ nội địa hóa, thuế nhập cho linh kiện lắp ráp thuế thu nhập doanh nghiệp Từ 2007 Việt Nam nhập WTO, hội nhập kinh tế quốc tế đồng nghĩa với việc biện pháp bảo hộ áp dụng ngành ô tô bước giảm dần (bởi chúng vi phạm nguyên tắc thương mại quốc tế bị cấm) Các doanh nghiệp tiếp tục trơng chờ vào sách bảo hộ Nhà nước trước Vì vậy, để hội nhập thành công, doanh nghiệp sản xuất lắp ráp ô tô nước phải có biện pháp cho riêng để hạ giá thành sản phẩm nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, đặc biệt dịch vụ sau bán hàng JIT công cụ mà doanh nghiệp ô tô hướng tới nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ ngành ô tô theo mơ hình Nhật Thời gian gần có nhiều lý thuyết, luận văn, phân tích JIT ứng dụng cho ngành ô tô Việt Nam, đa số nêu chung cho toàn ngành mà chưa sâu vào phân tích cụ thể doanh nghiệp ô tô nào, đề tài muốn nghiên cứu sâu việc ứng dụng JIT vào quản trị trữ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng Thaco Group –doanh nghiệp đầu sản xuất lắp ráp ô tô Việt Nam nhằm đem lại nhìn chi tiết, thực tế ứng dụng JIT Việt Nam Những năm 1940, Hãng ô tô Ford (Hoa kì) lần áp dụng hệ thống dây chuyền để lắp ráp xe, dạng sơ khai phương pháp Just in time (JIT) Đến năm 1970, hãng tơ Toyota (Nhật bản) hồn thiện phương pháp nâng thành lý thuyết Just in time - JIT Hãng ô tô Nhật Toyota phát triển hệ thống dây chuyền sản xuất Ford, phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm hình thái sản xuất Đội ngũ cơng nhân có tay nghề thục trang bị hệ thống máy móc linh hoạt, đa năng, có khả sản xuất theo nhiều mức công suất với nhiều loại sản phẩm dây chuyền Đây giai đoạn cạnh tranh liệt, cung xấp xỉ, chí lớn cầu, có nhiều sản phẩm thay thế, khách hàng có nhiều lựa chọn định mua hàng Sau Nhật bản, Just in time tiếp tục giáo sư Hoa kì Deming Juran phát triển phổ biến khắp giới JIT nguyên tắc, công cụ kĩ thuật cho phép công ty sản xuất phân phối sản phẩm theo lô nhỏ, thời gian ngắn, đáp ứng nhu cầu cụ thể khách hàng Nói đơn giản JIT giao sản phẩm, thời gian với số lượng, mạnh JIT cho đáp ứng việc vận chuyển hàng hàng ngày theo yêu cầu khách hàng, mà Toyota cần the preceding process must always what the subsequent process says (công đoạn trước ln ln phải thực mà cơng đoạn sau u cầu) thuật ngữ có ý nghĩa just in time (the Toyota way, trang: 48) - Có nhiều định nghĩa, nhiều cách tiếp cận khác chúng có đặc điểm chung: Just in time (vừa lúc) : triết lý sản xuất dựa tảng cốt lõi loại bỏ lãng phí cải tiến liên tục, nâng cao suất Nó coi phương pháp tiếp cận với mục tiêu sản xuất chủng loại nơi lúc (just in time: kịp thời) Lãng phí gây hoạt động làm tăng thêm chi phí mà khơng tạo giá trị Ví dụ: di chuyển không cần thiết nguyên vật liệu, tồn kho mức, hay áp dụng phương thức sản xuất sai lầm taọ sản phẩm phải sửa chữa lại sau JIT (cũng hiểu sản xuất tinh gọn hay, phương pháp sản xuất không tồn kho) làm tăng lợi nhuận tái đầu tư cách giảm thiểu mức tồn kho (tăng số chu kì tồn kho lên), giảm thiểu biến đổi nâng cao chất lượng sản phẩm giảm thời gian chết sản xuất phân phối giảm chi phí khác (ví dụ chi phí có liên quan đến vận hành hỏng hóc thiết bị) Trong hệ thống JIT sử dụng mức khả sử dụng thay tồn kho mức để đối mặt với vấn đề xảy JIT ứng dụng cho tồn q trình sản xuất đến tiêu thụ, dịch vụ hay ứng dụng đặc thù cho công việc mục tiêu khác như: Ứng dụng JIT chế tạo, JIT quản trị dự trữ - kiểm soát nguyên vật liệu, JIT logistic… Trong lĩnh vực kiểm soát nguyên vật liệu, số cơng việc cần quan tâm là: Khuyến khích sử dụng cỡ lơ nhỏ Có nhiều cách để đạt mong muốn này: giảm chi phí chuẩn bị, xác định chi phí thực tồn kho rút ngắn quy trình mua hàng Kiểm sốt q trình sản xuất để đảm bảo tránh phế phẩm Đối với JIT kiểm tra khâu tiếp nhận hàng lãng phí cần loại bỏ cách nâng cao chất lượng nhà cung cấp khả cung cấp linh hoạt nhà cung cấp này, với nhà cung cấp chọn lọc nguyên vật liệu đưa trực tiếp tới địa điểm thiết kế lối vào khu làm việc cần nguyên vật liệu Hệ thống kiểm soát nguyên vật liệu cách ứng dụng JIT ngày ứng dụng rộng rãi doanh nghiệp.…… Việc ứng dụng thành công JIT mang lại nhiều lợi ích như: Giảm dự trữ khâu, giảm nhu cầu mặt bằng, tăng chất lượng sản phẩm, loại bỏ lãng phí, … Tuy nhiên khơng phải doanh nghiệp ứng dụng được, để ứng dụng thành công JIT doanh nghiệp kinh tế cần đáp ứng nhiều điều kiện như: Về phía kinh tế: phải có hệ thống sở hạ tầng xã hội tốt, lực lượng lao động có trình độ cao,…Cịn phía doanh nghiệp cần có khối lượng đặt hàng lớn, liên kết chặt chẽ với nhà cung cấp, đặc biệt đội ngũ nhân phải có trình độ, thời gian để ứng dụng thành công JIT dài (theo kinh nghiệm doanh nghiệp trước khoảng 5-7 năm ứng dụng thành cơng)….Mơ hình JIT đặc biệt nhấn mạnh đến nguồn nhân lực, đặc biệt việc đưa ý kiến cải tiến nguồn tài nguyên vô tận nhằm “cải tiến liên tục’, nhấn mạnh vai trò quản lý cấp trung,… Để ứng dụng JIT có nhiều kỹ thuật hỗ trợ thực thành công doanh nghiệp, Khi thực hành sản xuất JIT, Toyota sử dụng hệ thống kiểm soát hệ thống Kaban Vai trò hệ thống Kaban quan trọng đến mức hệ thống Toyota cịn có tên gọi hệ thống Kaban Kanban Production Control System: hệ thống thẻ báo hay hệ thống kiểm soát sản xuất kéo sử dụng đơn giản dễ quan sát để kiểm soát di chuyển nguyên vật liệu trung tâm công việc trung tâm sản xuất bổ sung nguyên vật liệu cho thứ mà gửi đến cho trung tâm công việc Tổ chức lao động JIT Nhân lực nguồn tài nguyên có giá trị nên phải tận dụng nguồn tài nguyên vào mục đích tạo hiệu cao cho sản xuất Một điểm nhấn mạnh tổ chức nhân JIT phong trào cải tiến liên tục (Phong trào Kaizen) nhằm nhấn mạnh, đề cao sáng kiến người lao động nhằm cải tiến quy trình , tận dụng tài nguyên sức lao động Để đảm bảo mức tham gia cao phải tạo mơi trường văn hóa thuận lợi cơng ty cách đào tạo cơng nhân có khả giải vấn đề tạo hội để họ sử dụng khả Các sáng kiến xét thấy hợp lý cần pháy huy nhân rộng để trì phong trào Bố trí mặt JIT kỹ thuật khơng thể thiếu để ứng dụng JIT Chính việc bố trí lại mặt tạo nên hiệu cho JIT nói chung Lợi ích quan trọng bố trí mặt hợp lý giảm thời gian di chuyển, tận dụng tối đa trang thiết bị lao động Do nâng cao tính linh hoạt sản xuất, đáp ứng nhu cầu thay đổi sản phẩm mẫu mã theo đơn hàng Hiện nay, JIT ứng dụng toàn giới Một số doanh nghiệp ứng dụng thành công như: Harley-Davidson ,DOVER Corp Hewlett- Packard, 3M, General Electric, Johnson and Johnson,… nhiên có nhiều doanh nghiệp ứng dụng thất bại Apple điển hình Toyota liên doanh Việt Nam, điển hình Toyota Bến Thành ví dụ điển hình họ áp dụng JIT thành công Nhờ áp dụng JIT, Toyota Bến Thành rút ngắn ba phần tư thời gian bảo trì định kỳ cho xe, từ 240 phút xuống khoảng 50 phút Đầu tiên, Toyota Bến Thành khắc phục khoảng thời gian chết, chiếm đến phần tư thời gian bảo trì xe, chủ yếu nhân viên phải đợi lúc giao nhận phụ tùng công đoạn quy trình Tuy nhiên, cịn nửa thời gian bảo trì cần phải đẩy nhanh tiến độ theo yêu cầu khách Để cắt giảm lượng thời gian thừa này, Toyota Bến Thành nghiên cứu lại việc xếp chỗ đứng công nhân thao tác để hỗ trợ nhiều hơn, thời gian di chuyển hơn; đặt lại dụng cụ theo thao tác phù hợp để công nhân sử dụng thời gian tối ưu việc lựa chọn dụng cụ làm việc; trang bị thêm thiết bị chuyên dùng huấn luyện công nhân sử dụng thành thạo thiết bị này… Công ty cổ phần ô tô Trường Hải doanh nghiệp sản xuất lắp ráp hàng đầu Việt Nam, Với Khu liên hiệp sản xuất lắp ráp ô tô hệ thống bến cảng, tầu biển đại Thaco xây dựng chuỗi giá trị đầy đủ Ra đời ngày 29/4/1997 Đồng Nai với chức mua bán, sửa chữa ô tô cũ, đến Trường Hải có hệ thống gần 100 đại lý, chi nhánh toàn quốc Trường Hải vươn lĩnh vực khác ngồi tơ, như: lĩnh vực tài chính, bất động sản, logistic,… Nhà cung cấp linh kiện ô tô chủ yếu Trường Hải hãng KIA Hyundai Hàn Quốc, Foton Trung Quốc, ngồi cịn số nhà cung cấp hóa chất phụ kiện nhỏ nước Phụ kiện, phụ tùng ô tô nhập qua đường biển đường máy bay cảng Chu Lai, sau chuyển đến Tổng kho miền, từ tổng kho phụ tùng phụ kiện chuyển chi nhánh đại lý theo kế hoạch đặt hàng chi nhánh đại lý Căn vào mục đích sử dụng, phụ tùng Thaco chia làm nhóm: Phụ tùng bảo dưỡng (chiếm khoảng 40 % tổng giá trị), Phụ tùng cho sửa chữa chung cho xe vào xưởng (chiếm khoảng 40 % tổng giá trị), Phụ tùng dự trữ (khoảng 17 %), cịn lại phụ tùng khơng đưa vào dự trữ chi nhánh Trước ứng dụng JIT vào quản trị dự trữ giá trị hàng dự trữ tương đối lớn, hàng chậm bán khó bán tương đối cao, xét Chi nhánh Giải Phóng Trường Hải tỷ lệ chậm bán chiếm khoảng 29% tổng giá trị dự trữ (số liệu trước 2011), nguyên nhân chủ yếu lỗi thời công nghệ, nhân phụ tùng dự đoán sai nhu cầu thị trường, chưa có chế tài xử lý nghiêm khắc với trường hợp đặt hàng sai,… Việc đặt phụ tùng dự trữ trước ứng dụng JIT đơn hàng đặt theo thực tế nhu cầu phát sinh khơng có kế hoạch cụ thể nên bị động việc giao hàng, kế toán chưa tham gia vào việc song hành quản trị đặt hàng nhiều dẫn đến đặt hàng sai, việc bố trí nhân sự, ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn nhiều hạn chế,…Trước thực trạng Ban lãnh đạo Thaco tâm thực ứng dụng JIT nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng nhằm đem lại hài lòng cao cho khách hàng đến với Thaco.Việc ứng dụng JIT Thaco Group tóm tắt thành bước: Bước 1: Chuẩn bị bao gồm công việc chủ yếu: Truyền tải đào tạo kiến thức JIT tác dụng cách áp dụng; xây dựng cam kết thực từ Ban Lãnh đạo nhân viên; thực 5S nhằm tạo môi trường làm việc đại, chuyên nghiệp; bố trí lại mặt bằng, layout làm việc từ chỗ ngồi làm việc vị trí liên quan trực tiếp; xây dựng quy trình dịch vụ phụ tùng nhằm chuẩn hóa cách làm, quy định bước cụ thể, thời gian chuẩn cho phép thực cơng việc này; bố trí lại nhân phù hợp ngời việc: Tổ chức kiểm tra nghiệp vụ, đánh giá lấy ý kiến thân người lao động hội đồng đánh giá, vào cầu công việc nguyện vọng người lao độn Ban lãnh đạo công ty tổ chức tái cấu lại nhân đồng thời tổ chức buổi tập huấn đào tạo thực hành JIT Bước 2: Thực hiện, bao gồm công việc: Đặt hàng lơ cỡ nhỏ: tính tốn cân đối chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ hàng tồn kho; loại bỏ việc kiểm tra khâu tiếp nhận cách xây dựng nhà máy chuyên biệt; Cung cấp linh hoạt thông qua hệ thống hẹn; Đưa nguyên vật liệu đến tận nơi bảo dưỡng sửa chữa xe,… Bước 3: Kiểm tra giám sát đánh giá định kỳ, bao gồm số công việc: Thực đánh giá định kỳ thông qua hệ thống thông tin quy trình quy định; Kế tốn tham gia quản trị song hành từ khâu đặt hàng,… Nhằm đánh giá tìm điểm chưa nhằm cải tiến nâng cao chất lượng dịch vụ cao Sau thời gian năm thực JIT, Thaco Group bước đầu thu số thành công định: Lãnh đạo công ty từ cấp cao đến quản lý cấp trung thay đổi cách nghĩ cách làm, từ có nhìn xác hơn, có tiêu chuẩn cao để xây dựng cao người kỷ luật, văn hóa kỷ luật tâm thực hiên JIT; quy trình, quy định hệ thống cách rõ ràng; danh mục phụ tùng giá trị phụ tùng tồn kho dự trữ giảm đáng kể, đặc biệt hàng chậm bán không bán được; số lượng khách hàng đến với dịch vụ phụ tùng ngày đông,… coi thành công bước đầu động lực để Thaco Group tiếp tục ứng dụng JIT sâu Bên cạnh thành công đạt được, trình ứng dụng JIT Thaco Group cịn số tồn tại: Các chi phí chưa quan tâm mức; việc tính tốn, thống kê số liệu nhiều hạn chế chưa hỗ trợ từ phần mềm chuyên dụng; việc thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp gặp nhiều khó khăn, phong trảo cải tiến chưa quan tâm mức,…Từ tồn định hướng nâng cao chất lượng dịch vụ kiểm soát chất lượng toàn diện Thaco Group, Tác giả đưa số giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng JIT nâng cao hiệu dự trữ Thaco Group Trước hết, vấn đề quan trọng nâng cao cam kết thực JIT ban lãnh đạo, nhấn mạnh vai trò nhà quản lý cấp trung Cam kết tâm Ban lãnh đạo yếu tố quan trọng nhất, điều kiện tiên để thực ứng dụng thành công JIT doanh nghiệp Ban lãnh đạo người định hướng nhà quản lý cấp trung bao gồm: đốc cơng, tổ trưởng,…có nhiệm vụ: Hướng dẫn làm việc, Phương pháp làm việc, quản lý mối quan hệ người với Các chức có phân chia rõ ràng tổ chức tạo điều kiện cho sản xuất vận hành liên tục đảm bảo mục tiêu hệ thống JIT Tiếp đến, Thaco cần hồn thiện quy trình đào tạo chun nghiệp cách đào tạo “nhóm chủ đạo” để làm lực lượng nòng cốt hướng dẫn thực hành JIT Tiếp theo, Thaco cần nâng cao khả kiểm soát hỗ trợ phận kế toán nhằm tạo mắt xích khơng thể thiếu để kiểm sốt lỗi, tránh lãng phí giảm rủi ro trình hoạt động Tiếp đến nâng cao hiệu cơng tác kiểm sốt đánh giá thực JIT, bước khơng thể thiếu nhằm kiểm sốt q trình thực hiện, rút học kinh nghiệm đưa kiến nghị cải tiến phù hợp với tình hình thực tế Tác giả đề cập đến việc đánh giá thơng qua sử dụng phân tích số như: số nguyên vật liệu, số tồn kho, số nhân sự,… Một điểm quan trọng vấn đề nhân thời điểm nguồn nhân tài sản quý giá doanh nghiệp, điểm khác biệt để thực JIT thành cơng so với phương pháp truyền thống lao động nên trao quyền để tính tự chủ độc lập cơng việc, từ góp phần kích thích công nhân đạt suất cao Về vấn đề công nghệ, Tác giả cho doanh nghiệp ô tô Việt Nam cần tắt đón đầu cơng nghệ, nên thực liên kết có biện pháp khuyến khích chuyển giao cơng nghệ từ nước có ngành cơng nghiệp ô tô phát triển Nhật Bản, Hàn Quốc,… Mặc dù luận văn đưa giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng JIT nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ , nhiên trình ứng dụng JIT Thaco Group nên đánh giá thiếu tính tổng qt chi tiết Việc tiếp tục thu thập báo cáo , thống kê số lượng thu thập phản hồi khách hàng sở liệu quan trọng nhằm hoàn thiện mục tiêu luận văn ... dùng huấn luyện công nhân sử dụng thành thạo thiết bị này… Công ty cổ phần ô tô Trường Hải doanh nghiệp sản xuất lắp ráp hàng đầu Việt Nam, Với Khu liên hiệp sản xuất lắp ráp ô tô hệ thống bến... phụ tùng không đưa vào dự trữ chi nhánh Trước ứng dụng JIT vào quản trị dự trữ giá trị hàng dự trữ tương đối lớn, hàng chậm bán khó bán tương đối cao, xét Chi nhánh Giải Phóng Trường Hải tỷ lệ... lần áp dụng hệ thống dây chuyền để lắp ráp xe, dạng sơ khai phương pháp Just in time (JIT) Đến năm 1970, hãng ô tô Toyota (Nhật bản) hoàn thiện phương pháp nâng thành lý thuyết Just in time - JIT