Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư trong công ty xây dựng

ĐỀ TÀI: Quản lý vật tư công ty xây dựng I.Khảo sát hệ thống phân tích trạng Khảo sát hệ thống: Quản lý vật tư công ty xây dựng (CTXD) hệ thống quản lý việc nhập xuất vật tư cho dự án gồm nhiều hạng mục Nguồn vật tư công ty nhà cung cấp, nhà sản xuất cơng ty ngồi nước cung cấp Vật tư CTXD cung cấp theo định mức hạng mục thuộc dự án nhỏ lớn công ty CTXD quản lý nhiều loại vật tư như: gạch, cát, đá, xi măng, sắt, thép, tole, xà gồ loại … Toàn hệ thống quản lý vật tư CTXD có phịng quản lý vật tư, thủ kho, đội thi cơng hạng mục… Vì cần phải có chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng việc quản lý Các hoạt động hệ thống quản ký vật tư gồm nhập vật tư vào kho, xuất vật tư cung cấp cho hạng mục theo bảng định mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra, báo cáo tồn kho tháng Việc quản lý vật tư CTXD phân cấp quản lý theo phận sau: Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm việc xuất nhập vật tư công ty, gồm: phận kế hoạch, phận kế toán, phận quản lý vật tư + Bộ phận kế hoạch: Bộ phận nghiên cứu thị trường: khảo sát giá vật tư thị trường Bộ phận mua hàng: có nhiệm vụ mua vật tư dựa theo khảo sát + Bộ phận kế toán: thực việc thống kê số liệu giá thu mua xuất nhập vật tư + Bộ phận quản lý vật tư: quản lý việc nhập vật tư vào kho xuất vật tư theo định mức riêng hạng mục dự án Việc mát vật tư người chịu trách nhiệm dễ dàng phát nhờ phân cơng rạch rịi người, phận -2- Phân tích trạng hệ thống Sau cụ thể công việc thực trình quản lý vật tư CTXD: a Nhập vật tư Để nhập vật tư, cơng ty phải có phận nghiên cứu thị trường, phải nắm bắt nhu cầu thị hiếu khách hàng, chất lượng giá loại vật tư để từ đặt quan hệ mua vật tư với nhà cung cấp vật tư mà công ty cần Nguồn hàng nhập thơng qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán công ty với nhà cung cấp Vật tư nhập kiểm tra xem có số lượng, chất lượng phân loại vật tư cho nhập vào kho Các báo cáo liên quan đến việc nhập vật tư thể qua phiếu mua hàng thẻ kho theo mẫu sau: Công Ty Xây Dựng PHIẾU MUA VẬT TƯ Số: …………… Ngày: ……… Người bán: …………………………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………………… Số điện thoại: ………………………Số Fax: ……………………………… STT Mã số Tên vật tư ĐV Đơn giá Số lượng T -3- Thành tiền Ghi Tổng cộng Số tiền chữ: ……………………………………………………………………… Ngày ….Tháng … Năm 200… Trưởng Phịng QLVT Cơng Ty Xây Dựng Số: ……………… THẺ KHO Thẻ lập ngày … tháng … năm 200… Tên hàng: …………………………………………………………………………… Đơn vị tính: ……………………………………………………………………… STT Chứng từ -4- Số Khi hàng nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho Mỗi mặt hàng có thẻ kho riêng Nếu hàng có kho thủ kho ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, mặt hàng thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho b Xuất hàng Vật tư xuất theo số định mức hạng mục, theo tình hình chung yêu cầu khách hàng qua dự án đội trưởng đội thi cơng thống kê loại vật tư thịnh hành đáp ứng nhu cầu thị hiếu khách hàng, loại vật tư Thủ kho lại thấy kho hết cịn ít, từ đưa yêu cầu nhập thêm hàng mới, xuất vật tư cho dự án cần loại vật tư Các báo cáo liên quan đến việc xuất vật tư thể qua phiếu đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất, báo cáo nhập xuất tồn kho tháng: -5- Công Ty Xây Dựng PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Số: ……………… Hạng mục: ……………………………………………………………………………… Ngày: …………………………………………………………………………………… STT Mã số loại VT Ngày … Tháng ….Năm 200… Đội trưởng đội thi công Vật tư từ kho xuất hạng mục dự án theo phiếu đề nghị Đội trưởng đội thi công Sau xem xét thấy phiếu đề nghị hợp lý thuộc định mức quy định cho hạng mục Thủ kho tiến hành việc xuất kho Việc xuất vật tư từ kho hạng mục dự án thể dạng phiếu xuất kho -6- Công Ty Xây Dựng Số :……………… PHIẾU XUẤT Ngày … Tháng … Năm 200… Hạng mục: …………………………………………………………………………… STT Mã số loại VT Trưởng Phòng QLVT Thủ kho Người nhận Bất lúc ban quản lý xem báo cáo nhập xuất tồn -7- Công Ty Xây Dựng BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày …………đến ngày ………… STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì Ghi Ngày … Tháng … Năm 200… Trường Phịng QLVT Kế tốn trưởng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG CÔNG TY XÂY DỰNG c Hiện trạng tin học -8- Qua tìm hiểu phương thức hoạt động hệ thống quản lý trên, ta thấy công việc hàng ngày công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy liên tục, đặc biệt công việc nhập xuất vật tư Dữ liệu ln biến động địi hỏi tính xác cao Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại hồ sơ lặp lặp lại kiểm tra qua nhiều khâu tốn thời gian nhân lực, khó tránh khỏi sai sót liệu khơng hồn tồn xác Nếu có sai xót việc tìm kiếm liệu để khắc phục khó khăn Nếu khơng giải kịp thời, dẫn đến việc nhầm lẫn liệu, gây tài sản chung cho siêu thị, không phục vụ tốt công tác đạo quản lý công ty Do vậy, việc đưa máy vi tính vào quản lý vật tư công ty xây dựng nhu cầu cấp thiết nhằm khắc phục nhược điểm nói phương pháp xử lý tay, đồng thời giúp việc xử lý xác nhanh gọn Tuy nhiên, sử dụng máy tính đơn dẫn đến khuyết điểm liệu khơng quán, Do cần đưa mạng máy tính vào để khắc phục yếu điểm nói II Phân tích yêu cầu Yêu cầu chức a.Quản lý kho Quản lý hàng nhập - Nhập hàng theo danh mục hóa đơn mua hàng cơng ty Hàng nhập theo dõi dựa trên: mã hàng, nhóm hàng, chủng loại hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá…Số hàng nhận có xác nhận thủ kho kế toán kiểm tra hàng thực nhập cho kho - In báo cáo nhập hàng kỳ Quản lý hàng xuất -9- - Hàng xuất cung cấp cho dự án theo định mức theo dõi qua mã hàng, chủng loại, số lượng xuất… - In báo cáo lượng hàng xuất kỳ Quản lý hàng tồn - Tổng hợp phát sinh xuất nhập tồn kì - In báo cáo hàng tồn giá trị tồn kho kì - In báo cáo thẻ kho mặt hàng b Quản lý danh mục Cập nhật danh mục vật tư Cập nhật danh mục nhà cung cấp Cập nhật danh mục hạng mục Xem danh sách danh mục c Quản lý hệ thống liệu Lưu trữ phục hồi liệu Kết thúc chương trình Yêu cầu phi chức Hệ thống có chức bảo mật phân quyền - Người sử dụng chương trình: đăng kí phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp người quản lý theo dõi, kiểm sốt chương trình - Đổi password: người sử dụng đổi mật mã để vào chương trình sử dụng hệ thống liệu - 10 - Lưu Button Xóa Button Lùi Button Tới Button -82- V.Thiết kế ô xử lý Ô xử lý lưu form Chi tiết phiếu nhập Tên xử lý: Lưu Form: Chi tiết phiếu nhập Input: Mã số Phiếu Nhập, Ngày Lập phiếu, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng nhập, Mã nhà cung cấp Output: Lưu giá trị nhập vật tư vào sở liệu Table lien quan: ChiTietPhieuNhap, NhaCC, VatTu GIẢI THUẬT: -83- Ô xử lý lưu form chi tiết phiếu xuất Tên xử lý: Lưu -84- Form: Chi tiết phiếu xuất Input: Mã số Phiếu Xuất, Ngày Lập phiếu, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng xuất, Mã bảng định mức Output: Lưu giá trị xuất vật tư vào sở liệu Table lien quan: ChiTietPhieuXuat, BangDinhMuc, VatTu GIẢI THUẬT: -85- Ô xử lý sửa form vật tư Tên xử lý: sửa Form: vật tư Input: Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, Số lượng, Mã quốc gia, Mã loại, Mã kho Output: Thông báo kết chỉnh sửa Table lien quan: VatTu GIẢI THUẬT: -86- MaVT: mavt TenVT: tenvt DVTinh: dvtinh SoLuong: soluong MaQG: maqg MaLoai:maloai MaKho: makho Mở table: VatTu Khi chưa hết liệu Đóng table NuocSX Ô xử lý thêm form hạng mục -87- Tên xử lý: Thêm Form: Hạng Mục Input: Mã hạng mục, Tên hạng mục, Mã đội, Mã dự án Output: Thông tin báo kết thực Table lien quan: HangMuc, Duan, DoiThiCong GIẢI THUẬT: -88- TenHMuc: ten MADoi: madoi MaDA: maduan S Mở ta HangM Đ Tạo Mã hạng mục: MaHMuc Thêm vào dòng X X.MaHMuc = MaHmuc X.TenHMuc = ten X.MaDoi = madoi X.MaDA = maduan Đóng table HangMuc Ơ xử lý tìm form hạng mục -89- Tên xử lý: Tìm Form: Hạng Mục Input: Tên hạng mục Output: Các thông tin hạng mục Table liên quan: HangMuc GIẢI THUẬT: -90- Ô xử lý tìm form nhà cung cấp -91- Tên xử lý: Tìm Form: Nhà cung cấp Input: Tên nhà cung cấp Output: Các thông tin nhà cung cấp Table liên quan: NhaCC GIẢI THUẬT: -92- Ô xử lý xóa form nước sản xuất -93- Tên xử lý: Xóa Form: Nước sản xuất Input: Mã quốc gia Output: Thông tin báo kết thực Table liên quan: NuocSX GIẢI THUẬT: -94- VI.Đánh giá ưu khuyết Ưu điểm - Thể số chức thỏa mãn yêu cầu đề - Cấu trúc liệu giải thuật tương đối đầy đủ để từ phát triển lên sản phẩm phần nềm Khuyết điểm - Chưa hoàn chỉnh - Giao diện chưa đẹp MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC I Khảo sát hệ thống phân tích trạng hệ thống Khảo sát hệ thống Phân tích trạng hệ thống II Phân tích yêu cầu Yêu cầu chức -95- III Yêu cầu phi chức Phân tích hệ thống Mơ hình thực thể ERD a Xác định thực thể b Mơ hình ERD Chuyển mơ hình ERD sang mơ hình quan hệ Mơ tả chi tiết quan hệ Mô tả bảng tổng kết a Tổng kết quan hệ b Tổng kết thuộc tính IV Thiết kế giao diện Các menu giao diện Mô tả Form V Thiết kế Ô xử lý VI Đánh giá ưu khuyết điểm -96- ...I.Khảo sát hệ thống phân tích trạng Khảo sát hệ thống: Quản lý vật tư công ty xây dựng (CTXD) hệ thống quản lý việc nhập xuất vật tư cho dự án gồm nhiều hạng mục Nguồn vật tư công ty nhà cung... Kế tốn trưởng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG CÔNG TY XÂY DỰNG c Hiện trạng tin học -8- Qua tìm hiểu phương thức hoạt động hệ thống quản lý trên, ta thấy công việc hàng ngày công. .. Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm việc xuất nhập vật tư công ty, gồm: phận kế hoạch, phận kế toán, phận quản lý vật tư + Bộ phận kế hoạch: Bộ phận nghiên cứu thị trường: khảo sát giá vật tư