Thiết kế mô hình quản lý vật tư trong công ty xây dựng

Quản lý vật tư trong công ty xây dựng (CTXD) là một hệ thống quản lý việc nhập và xuất vật tư cho các dự án gồm nhiều hạng mục. Nguồn vật tư của công ty có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp. Vật tư của CTXD được cung cấp theo định mức của từng hạng mục thuộc các dự án nhỏ hoặc lớn của công ty. CTXD quản lý rất nhiều loại vật tư như: gạch, cát, đá, xi măng, sắt, thép, tole, xà gồ các loại … Toàn hệ thống quản lý vật tư trong CTXD có phòng quản lý vật tư, thủ kho, đội thi công hạng mục… Vì vậy cần phải có một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc quản lý của mình.

I Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng.

1 Khảo sát hệ thống:

Quản lý vật tư trong công ty xây dựng (CTXD) là một hệthống quản lý việc nhập và xuất vật tư cho các dự án gồm nhiềuhạng mục Nguồn vật tư của công ty có thể do các nhà cung cấp,nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp.Vật tư của CTXD được cung cấp theo định mức của từng hạngmục thuộc các dự án nhỏ hoặc lớn của công ty CTXD quản lýrất nhiều loại vật tư như: gạch, cát, đá, xi măng, sắt, thép, tole,

xà gồ các loại … Toàn hệ thống quản lý vật tư trong CTXD cóphòng quản lý vật tư, thủ kho, đội thi công hạng mục… Vì vậycần phải có một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dànghơn trong việc quản lý của mình

Các hoạt động chính của hệ thống quản ký vật tư gồm nhậpvật tư vào kho, xuất vật tư cung cấp cho các hạng mục theo bảngđịnh mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra, báo cáo tồn kho trongtháng

Việc quản lý vật tư trong CTXD được phân cấp quản lý theotừng bộ phận như sau:

Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc xuất nhập vật

tư của công ty, gồm: bộ phận kế hoạch, bộ phận kế toán, bộphận quản lý vật tư

+ Bộ phận kế hoạch:

cả vật tư trên thị trường

dựa theo khảo sát

+ Bộ phận kế toán: thực hiện việc thống kê số liệu vềgiá cả thu mua và xuất nhập vật tư

+ Bộ phận quản lý vật tư: quản lý việc nhập vật tư vàokho và xuất vật tư theo đúng định mức riêng của từng hạngmục dự án

Việc mất mát vật tư và người chịu trách nhiệm sẽ dễ dàngphát hiện nhờ sự phân công rạch ròi từng người, từng bộ phận

2 Phân tích hiện trạng hệ thống

Sau đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quátrình quản lý vật tư của CTXD:

a Nhập vật tư

Để nhập vật tư, công ty phải có một bộ phận nghiên cứu thịtrường, phải nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của khách hàng, chấtlượng và giá cả các loại vật tư để từ đó đặt quan hệ mua vật tưvới nhà cung cấp những vật tư mà công ty cần

Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặt hàng, đó là hợpđồng mua bán giữa công ty với nhà cung cấp

Vật tư nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chấtlượng rồi phân loại vật tư và cho nhập vào kho Các báo cáo liênquan đến việc nhập vật tư được thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho theo mẫu sau:

Người bán:

………

………

Số điện thoại: ………Số Fax:

ĐVT

Đơngiá

Sốlượng

Thànhtiền

GhichúTổng cộng

……… Ngày ….Tháng ….Năm 200…

TrưởngPhòng QLVT

Công Ty Xây Dựng

………

giải

Ngày nhậpxuất

Số lượng

Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàngnhập vào thẻ kho Mỗi mặt hàng đều có một thẻ kho riêng Nếuhàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn,đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới

b Xuất hàng

Vật tư được xuất căn cứ theo số định mức của từng hạngmục, theo tình hình chung về yêu cầu của khách hàng qua các

dự án thì đội trưởng đội thi công sẽ thống kê được những loạivật tư nào đang được thịnh hành đáp ứng nhu cầu thị hiếu củakhách hàng, nhưng chính những loại vật tư đó Thủ kho lại thấytrong kho đã hết hoặc còn ít, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêmhàng mới, hoặc xuất vật tư cho các dự án đang cần loại vật tưđó

Các báo cáo liên quan đến việc xuất vật tư thể hiện quaphiếu đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất, báo cáo nhập xuất tồn khotrong tháng:

hạng mục thì Thủ kho tiến hành việc xuất kho Việc xuất vật tư

từ kho ra hạng mục dự án sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuấtkho

Trưởng Phòng QLVT Thủ kho Người nhận

Bất cứ lúc nào ban quản lý cũng xem được báo cáo nhậpxuất tồn.

Tồn đầukì

Nhập Xuất Tồn

cuối kì

Ghichú

Ngày … Tháng ….Năm 200…

Kế toán trưởng Trường PhòngQLVT

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯTRONG CÔNG TY XÂY DỰNG

Bộ phận mua hàng

Kế toán viên

c Hiện trạng tin học

Qua tìm hiểu phương thức hoạt động của hệ thống quản lý

ở trên, ta thấy công việc hàng ngày của công ty thông qua nhiềugiai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy ra liên tục, đặc biệt là

công việc nhập và xuất vật tư Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi

tính chính xác cao

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách,việc lưu lại các hồ sơ được lặp đi lặp lại và kiểm tra qua nhiềukhâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng khó tránh khỏi saisót dữ liệu hoặc không hoàn toàn chính xác Nếu có sai xót thì

việc tìm kiếm dữ liệu để khắc phục cũng sẽ rất khó khăn Nếukhông giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu,gây mất tài sản chung cho siêu thị, cũng như không phục vụ tốtcông tác chỉ đạo của quản lý công ty.

Do vậy, việc đưa máy vi tính vào quản lý vật tư trong công

ty xây dựng là nhu cầu cấp thiết nhằm khắc phục những nhượcđiểm nói trên của phương pháp xử lý bằng tay, đồng thời nó cóthể giúp việc xử lý chính xác và nhanh gọn Tuy nhiên, nếu chỉ

sử dụng các máy tính đơn thì sẽ dẫn đến khuyết điểm dữ liệukhông được nhất quán, Do vậy cần đưa mạng máy tính vào đểkhắc phục các yếu điểm nói trên

II Phân tích yêu cầu

1 Yêu cầu chức năng

a Quản lý kho

Quản lý hàng nhập

- Nhập hàng theo đúng danh mục trong hóa đơn mua hàngcủa công ty

- Hàng nhập được theo dõi dựa trên: mã hàng, nhóm hàng,chủng loại hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá…Số hàngnhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểmtra hàng thực nhập cho kho.

- In báo cáo nhập hàng trong kỳ

- Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì

- In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì

- In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng

Lưu trữ và phục hồi dữ liệu.

Kết thúc chương trình

2 Yêu cầu phi chức năng

Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền

-Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền chongười sử dụng chương trình, giúp người quản lý có thể theodõi, kiểm soát được chương trình

-Đổi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vàochương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu

Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từngnhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu khôngthuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khókiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thống kê cuối kì…

Các thuộc tính:

- Mã vật tư(MaVT): Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính

này mà ta phân biệt được các loại vật tư khác nhau

- Tên vật tư (TenVT): Mô tả tên của loại vạt tư tương ứng với

- Mã số nhà cung cấp (MaNCC): Thuộc tính khóa để phân

biệt nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác

- Tên nhà cung cấp (TenNCC): Mô tả tên nhà cung cấp

- Đại chỉ (DiaChi): Địa chỉ liên lạc với nhà cung cấp

- Điện thoại (Dienthoai)

- Số fax (Fax)

- Địa chỉ Email (Email)

3) Thực thể 3: LoaiVatTu

Để xác định vật tư đó thuộc loại gi (Cát, Ximăng, Sắt,Thép,…)

Các thuộc tính :

- Mã phân loại (MaLoai): Thuộc tính khóa để phân biệt loại

vật tư này với loại vật tư khác

- Tên phân loại (TenLoai)

4) Thực thể 4: Kho

Ta đưa Kho vào làm thực thể vì CTXD là một công ty lớn

có nhiều chi nhánh trong thành phố, mỗi chi nhánh có khochứa riêng vì vậy trong trường hợp chi nhánh này thiếuhàng có thể huy động vật tư từ các kho của chi nhánh khác.Các thuộc tính:

- Mã số kho (MaKho): Để phân biệt kho hàng này với kho

hàng khác

- Tên kho (TenKho)

- Địa chỉ kho (DiaChi)

5) Thực thể 5: NuocSX

Mô tả thong tin về quốc gia sản xuất vật tư

Các thuộc tính:

- Mã quốc gia (MaQG): Thuộc tính khóa để phân biệt nước

này với nước khác

- Tên quốc gia (TenQG)

6) Thực thể 6: ĐoiThiCong

Các thuộc tính:

- Mã đội (MaĐoi): Thuộc tính khóa để phân biệt đội này với

đội khác

- Tên đội (TenĐoi)

- Tên đội trưởng (TenĐoiTruong), Địa chỉ (DiaChi), Điệnthoại (Dienthoai)

7) Thực thể 7: PhieuNhap

Các thuộc tính:

- Mã số phiếu nhập kho (MaPhieuNhap): Là thuộc tính khóa,

có giá trị tự động tăng lên khi cập nhật các thong tin khác vềphiếu nhập kho

- Ngày nhập (NgayNhap): Ngày nhập phiếu

- Tổng giá trị (TongGiaTri)

8) Thực thể 8: PhieuXuat

Mô tả thông tin chung của một chứng từ xuất vật tư cho các

dự án

Các thuộc tính:

- Mã số xuát kho (MaPhieuXuat): thuộc tính khóa

- Ngày xuất (NgayXuat)

- Mã số hạng mục (MaHangMuc): Thuộc tính khoá chính để

phân biệt hạng mục này với hạng mục khác

- Tên hạng mục (TenHangMuc)

Mô tả mỗi hạng mục có một định mức riêng

Các thuộc tính:

- Mã bảng định mức (MaBangĐinhMuc): Thuộc tính khóa

chính để phân biệt bảng định mức này với bảng định mức khác

- Quy cách vật tư (QuyCach)

- Hãng sản xuất (HangSX)

Để thuận lợi cho việc vẽ mô hình ta mô tả mối kết hợp củahai thực thể vật tư và bảng định mức thành 1 thực thể:VatTu-BangĐinhMuc

Các thuộc tính:

- Định mức (DinhMuc): Thuộc tính định danh

- Số lượng định mức (SoLuongDinhMuc)

b Mô hình ERD

MaPhieuXuat

NgayXuat TongGiaTri

(1,n)

(1,1) (1,1)

(1,1)

(1,1)

(0,n) (1,n)

(1,1)

(1,n)

(1,n)

Số lượng nhập Đơn giá

-Số lượng xuất

2 Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ

- NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DienThoai, Fax,

- Kho (MaKho, TenKho, DiaChi)

- NuocSX (MaQG, TenQG)

- LoaiVatTu (MaLoai, TenLoai)

- VatTu-BangDinhMuc (MaVT, MaBangDinhMuc,

SoLuongDinhMuc) (Ở đây ta không dùng thuộc tínhDinhMuc làm thuộc tính định danh nữa mà lấy 2 thuộc tính

khóa MaVT và MaBangDinhMuc làm thuọc tính khóa

chính cho thực thể quan hệ VatTu-BangDinhMuc)

- BangDinhMuc (MaBangDinhMuc, QuyCach, HangSX,

- HangMuc (MaHangMuc, TenHangMuc, MaDoi, MaDA)

- DuAn (MaDA, TenDA, DiaDiem)

- DoiThiCong (MaDoi, TenDoi, TenDoiTruong, DiaChi,

DienThoai)

3 Mô tả chi tiết cho các quan hệ

3.1- Quan hệ Nhà Cung Cấp

NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DIenThoai, Fax, Email)

Tên quan hệ:NhaCCNgày: 29-05-2008

Thuộc

Tính

DiễnGiải

KiểuDL

Số

LoạiDL

Kích thước tối đa: 2000x100 (byte)

= 200 KB

Đối với kiểu chuỗi:

MaNCC: cố định, không unicodeTenNCC: không cố định, UnicodeDiaChi: không cố định, Unicode

DienThoai: không cố định, khôngUnicode

Fax: không cố định, UnicodeĐịnh dạng dữ liệu:

Email: tên_hộp_thư@tên_miền

3.2

- Quan hệ phiếu nhập

PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC)

Tên quan hệ:PhieuNhapNgày: 29-05-2008

Giải DL Byte DL Buộc

phiếunhập

Tổng số 40

Số dòng tối đa: 800Kích thước tối thiểu: 500x40 (byte)

MaNCC: cố định, không unicode

3.3- Quan hệ chi tiết phiếu nhập

SốByte

lượngnhập

Tổng số 40

Số dòng tối đa: 2000Kích thước tối thiểu: 1000x40 (byte)

MaVT: cố định, không unicodeDonGia: không cố định, khôngunicode

SoLuongNhap: không cố định,không unicode

Tính

DiễnGiải

KiểuDL

Số

LoạiDL

Tổng số 70

Số dòng tối đa: 2000Kích thước tối thiểu: 1000x70(byte)

= 70 KB

Kích thước tối đa: 2000x70 (byte) =

140 KB

Đối với kiểu chuỗi:

MaVT: cố định, không unicodeTenVT: không cố định, UnicodeDVTinh: cố định, không unicodeSoLuong: không cố định, khôngUnicode

MaQG: cố định, không UnicodeMaLoai: cố định, không unicodeMaKho: cố định, không unicode

3.5- Quan hệ Kho

Kho (MaKho, TenKho, DiaChi)

Tên quan hệ:Kho

Ngày: 29-05-2008STT Thuộc

Tính

DiễnGiải

KiểuDL

SốByte

= 30 KB

Kích thước tối đa: 2000x30 (byte) =

60 KB

Đối với kiểu Chuỗi:

MaKho: cố định, không unicodeTenKho: không cố định, UnicodeDiaChi: không cố định, Unicode

NuocSX (MaQG, TenQG)

Tên quan hệ: NuocSX

Ngày: 29-05-2008STT Thuộc

Tính

DiễnGiải

KiểuDL

SốByte

quốc

Tổng số 20

Số dòng tối đa: 2000Kích thước tối thiểu: 1000x20(byte)

= 20 KB

Kích thước tối đa: 2000x20 (byte) =

40 KB

Đối với kiểu chuỗi:

MaQG: cố định, không unicodeTenQG: cố định, Unicode

3.7- Quan hệ Loại vật tư

LoaiVatTu (MaLoai, TenLoai)

Tên quan hệ:NhaCCNgày: 29-05-2008

Tính

DiễnGiải

KiểuDL

SốByte

= 20 KB

Kích thước tối đa: 2000x20 (byte) =

40 KB

Đối với kiểu chuỗi:

MaLoai: cố định, không unicodeTenLoai: cố định, Unicode

LoạiDL

RàngBuộc

uc

Mã bảng định mức

Số dòng tối đa: 2000Kích thước tối thiểu: 1000x30(byte)

= 30 KB

Kích thước tối đa: 2000x30 (byte) =

60 KB

Đối với kiểu chuỗi:

MaVT: cố định, không unicodeMaBangDinhMuc: cố định, khôngUnicode

SoLuongDinhMuc: cố định, khôngUnicode

Quan hệ Bảng định mức

BangDinhMuc (MaBangDinhMuc, QuyCach, HangSX,

MaHangMuc)

Tên quan hệ:BangDinhMucNgày: 29-05-2008

DL

SốByte

MGT

Kích thước tối đa: 2000 x 60 (Byte)

= 120 KB

Đối với kiểu chuỗi:

MaBangDinhMuc: cố định, không Unicode.

MaHangMuc: cố định, không Unicode

HangSX: cố định, unicode

QuyCach: cố định, Unicode

3.10-Quan hệ Phiếu Xuất

PhieuXuat (MaPhieuXuat, NgayXuat, TongGiaTri,

SốByte

bảng

Kích thước tối đa: 5000 x 50 (Byte)

= 250 KB

Đối với kiểu chuỗi:

MaPhieuXuat: cố định, không unicode

MaBangDinhMuc: cố định, không unicode

KiểuDL

SốByte

MGT

LoạiDL

Ràng

Buộc

phiếuxuất

lượngxuất

Kích thước tối đa: 2000 x 40 (Byte)

= 80 KB

Đối với kiểu chuỗi:

MaPhieuXuat: cố định, không unicode

MaBangDinhMuc: cố định, không unicode

3.12- Quan hệ Hạng Mục

HangMuc (MaHangMuc, TenHangMuc, MaDoi, MaDA)

Tên quan hệ: HangMucNgày: 29-05-2008

DiễnGiải

KiểuDL

SốByte

MGT

LoạiDL

Ràng

Buộc

hạng mục

Dự Án

Đội Thị Công

Hạng Mục

65

Tổng sốKhối lượng:

Số dòng tối thiểu: 1000

Số dòng tối đa: 1500Kích thước tối thiểu: 1000 x 65(Byte) = 65 KBKích thước tối đa: 1500 x 65 (Byte) = 97.5 KBĐối với kiểu chuỗi:

MaHangMuc: cố định, không unicodeTenHangMuc: không cố định, unicodeMaDoi: cố định, không unicode

MaDA: cố định, không Unicode

DuAn (MaDA, TenDA, DiaDiem)

Tên quan hệ: DuAnNgày: 29-05-2008

Tính Giải DL Byte DL Buộc

MaDA: cố định, không unicode TenDA: không cố định, UnicodeDiaDiem: không cố định, unicode

3.14- Quan hệ Đội Thi Công

DoiThiCong (MaDoi, TenDoi, TenDoiTruong, DiaChi,

SốByte

Đội Thi Công Tổng số

85

Khối lượng:

Số dòng tối thiểu: 500

Số dòng tối đa: 1000Kích thước tối thiểu: 500 x 85 (Byte) = 42.5 KBKích thước tối đa: 1000 x 85 (Byte) = 85 KBĐối với kiểu chuỗi:

MaDoi: cố định, không UnicodeTenDoi: không cố định, Unicode DiaChi: không cố định, Unicode

DienThoai: không cố định, không Unicode TenDoiTruong: cố định, Unicode

4 Mô tả bảng tổng kết

NhaCC, Kho

DoiThiCong

ChiTietPhieuNhap,VatTu-

BangDinhMuc,

ChiTietPhieuXuat

nhập

ChiTietPhieuNhap

IV Thiết kế giao diện

1 Các menu chính cùa giao diện

1.1 Menu Hệ Thống

Trong menu Hệ Thống có thành phần Quản TrỊ Người Dùng(dành cho người có quyền admin), có mục Đăng Xuất vàThoát

1.2 Quản Lý Danh Mục

Quản lý các danh mục nhà cung cấp, nước sản xuất, loại vật

tư, kho, hạng mục, đội thi công, dự án

Trong menu Quản Lý Nhập Xuất ta có thể lập phiếu nhậpkho, phiếu xuất kho, xem bảng định mức của một hạngmục nào đó và có thể báo cáo nhập xuất tồn vật tư trongkho.

1.3 Tra Cứu

Tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp, hạng mục, vật tư,nhập và xuất vật tư

1.4 Trợ Giúp

Trình trợ giúp và xem thông tin phần mềm

2 Mô tả forms

2.1) Form quản lý nhà cung cấp

Mụcđích

Hàm lien quan

trịmặc

địnhMã

phímTên

Địa

Nhậptừbànphím

Điện

Nhậptừbànphím

Email textbox

Nhậptừbànphím

Nhậptừbànphím

Thêmvàonhàcungcấpmới

Nhap_click()

Xóanhàcungcấp đãcó

Xoa_click()

đổi

Thaydoi_click()

thôngtin nhàcungcấp

TìmnhàcungcấptrongbảngNhaCC

tim_click()

Lưu lạithôngtin

Luu_click()

Hủy bỏ

dữ liệuvừanhập

Huy_click()

2.2) Form chi tiết phiếu nhập

Dữ liệu

Mụcđích

Hàm lienquan

GiátrịmặcđịnhMã

phiếu

combobox

Lấy từtablePhieuNhapNgày

nhập

Textbox

Lấy tựđộng theo

tạiTên

mã nhàcung cấp

Email Textbox

Lấy tựđộng nhờ

mã nhàcung cấp

Mã

Lấy từtableMaVT

Chọnvật tưđãtồntạiTên

Lấy tựđộng nhờ

mã vật tưSố

Nhập từbàn phímĐơn

Lấy tựđộng nhờ

mã vật tư

Tínhtiềncácvật tưnhậpvàokhocủa 1phiếunhập

Thêm1phiếunhậpkho

Them_click()

Xóa1phiếunhập

Xoa_click()

Lưuthayđộicủaphiếunhập

Luu_click()

Hủybỏthayđổi

Hủy_click()

2.3) Form Danh sách kho