TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN NHẬP DỮ LIỆU TRÊN PHẦN MỀM CRM R8 PHẦN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

TỔNG CƠNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN NHẬP DỮ LIỆU TRÊN PHẦN MỀM CRM R8 PHẦN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG LƯU HÀNH NỘI BỘ Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | / 25 Phần 1: NHẬP THÔNG TIN KHÁCH HÀNG TRÊN HỆ THỐNG I Xác định loại loại khách hàng: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống CRM; Bước 2: Chọn menu CRM > TRUNG TÂM DỮ LIỆU > TRUY CẬP VÀO TRUNG TÂM DỮ LIỆU; - Hệ thống hiển thị hình sau: - Hệ thống cho phép tạo 02 loại khách hàng: Cá nhân Tổ chức Bước 3: Người dùng chọn menu ĐĂNG KÍ THƠNG TIN CÁ NHÂN để nhập thông tin khách hàng loại cá nhân; Hoặc ĐĂNG KÍ THƠNG TIN CƠNG TY để nhập thơng tin khách hàng loại tổ chức (Công ty, Khách sạn) II Nhập thông tin khách hàng Đối với khách hàng cá nhân Bước 1: Tại hình trung tâm liệu chọn menu ĐĂNG KÝ THÔNG TIN CÁ NHÂN; Bước 2: Tại hình thơng tin liên lạc người dùng nhập thông tin cần thiết khách hàng; - Giới tính, ngày tháng năm sinh (bắt buộc): nhấp số ngày, tháng, năm sinh vào trường thông tin tương ứng - Họ tên khách hàng (bắt buộc): Gõ chữ in hoa có dấu, khơng có dấu cách cuối tên không chứa ký tự đặc biệt: @ # $ % ^ * ~… VD: NGUYỄN HUY HOÀNG, PHẠM THÀNH NAM - Số CMTND (bắt buộc: Nếu KH chưa cung cấp nhập vào 19001515); TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | / 25 - Loại: Chọn loại địa khách hàng (Cơ quan, nhà riêng, in hóa đơn GTGT); - Quốc gia: VIỆT NAM - Vùng miền/Thành phố/Quận Huyện/Xã phường/Đường phố (chọn lần lượt); Trong phân cấp: Quốc gia, Vùng Miền, Tỉnh/Thành Phố, Quận/Huyện, Xã/Phường cố định Từ đường phố trở người dùng lựa chọn - Số nhà, ngõ/hẻm, ngách (áp dụng khu vực thành phố, thị xã, thị trấn): Các trường ghi thẳng số nhà, ngõ/hẻm, ngách không đánh chữ vào trường (Xem ví dụ hướng dẫn nhập liệu) - Xóm/Ấp, thơn (đối với khu vực nơng thơn) Một số phân cấp địa theo vùng Miền: - Tỉnh thành phố lớn (Miền Bắc Trung Nam): + Đường phố > Số nhà + Đường phố > Chung cư > Tịa nhà > Tầng > Số phịng TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | / 25 + Đường phố > Ngõ > Ngách > Hẻm > Số nhà + Tổ dân phố > Đường phố > Số nhà + Tổ dân phố > Đường phố > Ngõ > Ngách> Hẻm - Khu vực nông thông, vùng cao: + Thôn / Tiểu khu/Làng/ Buôn/ Bản > Đội/Xóm/ Khối/ Ấp */ Lưu ý: + Đối với khách hàng địa khơng rõ ràng khó xác định (do chưa chưa đánh tên đường, phố, số nhà), yêu cầu nhập thông tin mô tả địa trường Mô tả (nhà cạnh đâu, tên vợ/chồng… Không nhập thông tin đường phố, ngõ ngách, số nhà có sẵn trường này) + Nếu khu vực, địa khách hàng có thơng tin đường phố rõ ràng không chọn đường không xác định + Nếu khách hàng thuộc khu vực chung cư, khu đô thị lớn cần phải lựa chọn tương ứng trường đường phố; phần mô tả ghi thêm Chung cư có tên khác (Số phịng chung cư đánh rõ VD: 1211 (lưu ý không đánh P1211), Số tầng chung cư đánh 01 (lưu ý không đánh tầng 01)) - Thông tin điện thoại (bắt buộc); + Điện thoại cá nhân : Số điện thoại di động KH bao gồm 10 số: VD: 0984698059 0855625469 + Điện thoại liên quan: Số điện thoại di động phụ KH (nếu có), số điện thoại người thân Nhập mô tả thông tin số điện thoại liên quan đến số cá nhân trường ghi điện thoại + Cố định: Số điện thoại cố định (nếu có) TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | / 25 */ Lưu ý: Không nhập nối chuỗi mô tả thông tin trường số điện thoại + Độ dài từ 10 ký tự số; + Khơng có chứa dấu cách, ký tự đặc biệt số điện thoại; + Đối với số cố định/số fax cần nhập đủ mã vùng số điện thoại - Email (không bắt buộc): Địa Email khách hàng theo chuẩn VD: emailcanhan@gmail.com , emailcongty@vtvcab.vn, emailcuatoi@hotmail.vn … Hình 1: Màn hình nhập liệu thơng tin khách hàng cá nhân TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | / 25 - Người sử dụng bắt buộc phải nhập thông tin khách hàng tab Thơng Tin Chính: - Ghi người dùng nhập tab LỊCH SỬ Bước 3: Sau nhập xong thông tin khách hàng, người sử dụng chọn nút Lưu để lưu liệu khách hàng vào hệ thống Đối với khách hàng Cơng ty Bước 1: Tại hình trung tâm liệu chọn menu ĐĂNG KÍ THƠNG TIN CƠNG TY; Bước 2: Tại hình thơng tin liên lạc người dùng nhập thông tin cần thiết Công ty; - Tên tổ chức, công ty (bắt buộc): Gõ chữ in hoa có dấu, khơng có dấu cách cuối tên không chứa ký tự đặc biệt: @ # $ % ^ * ~… Tên nhập vào giống cách viết tên Cơng ty vào hóa đơn theo quy định Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 Bộ Tài Chính "Cổ phần" "CP"; "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH"; "Khu công nghiệp" thành "KCN"; "Sản xuất" thành "SX"; "Chi nhánh" thành "CN" VD: CÔNG TY TNHH MTV NƯỚC SẠCH HÀ NỘI, TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM,… - Số hộ chiếu/mã số thuế: Nhập liền không chứa khoảng trắng ký tự đặc biệt - Các thông tin khác nhập tương tự khách hàng cá nhân TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Hình 2: Màn hình nhập thơng tin khách hàng cơng ty TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Trang | / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | / 25 Phần 2: NHẬP THÔNG TIN YÊU CẦU I TẠO YÊU CẦU Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống CRM; - Chọn menu CRM > TRUNG TÂM DỮ LIỆU > TRUY CẬP TRUNG TÂM DỮ LIỆU, tìm kiếm thơng tin KH tạo trước Click chọn menu LẬP KẾ HOẠCH CƠNG VIỆC - Hoặc truy cập CRM > CÔNG VIỆC > QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, Click MỚI Bước 2: Tại tab THÔNG TIN CÔNG VIỆC + Chọn loại yêu cầu: Căn vào yêu cầu dịch vụ khách hàng, người dùng lựa chọn loại yêu cầu tương ứng Khi yêu cầu chọn, hệ thống tự động hiển thị loại thuê bao, kỳ tính cước; TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | / 25 Chọn loại yêu cầu + Lý chọn yêu cầu; + Mô tả công việc; + Mã sale: Mã người phát triển thuê bao; + Chọn đội thi công (bắt buộc): Tại tab Yêu Cầu Dịch Vụ click CHỌN ĐỘI để chọn đội thi cơng theo u cầu; + Chính Sách Giá (bắt buộc): Click chọn sách giá theo yêu cầu; + Ngày bắt đầu chạy cước (bắt buộc); + Ngày thực thi: Ngày thực thi phải nhỏ ngày bắt đầu chạy cước + Chọn nhà cung cấp dịch vụ tương ứng TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Trang | 10 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 11 / 25 Sau nhập đầy đủ thông tin yêu cầu người dùng bấm chọn XÁC NHẬN để hoàn thành tạo yêu cầu TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 12 / 25 II TIẾP NHẬN / TỪ CHỐI YÊU CẦU Tiếp nhận yêu cầu Bước 1: Tìm kiếm yêu cầu tiếp nhận - Tại hình TRUNG TÂM DỮ LIỆU tìm kiếm khách hàng, click chọn tab CƠNG VIỆC > Chờ Xử Lý, chọn yêu cầu chờ xử lý - Hoặc Truy cập CRM > CÔNG VIỆC > QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, kết hợp điều kiện để tìm kiếm u cầu cơng việc chờ xử lý Bước 2: Tại hình Cơng việc (Job), Click HÀNH ĐỘNG > CHẤP NHẬN trạng thái yêu cầu chuyển tiếp nhận TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 13 / 25 Bước 3: Click HÀNH ĐỘNG > START PROGRESS > Chấp nhận đơn hàng > LƯU trạng thái yêu cầu chuyển xử lý TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 14 / 25 Từ chối yêu cầu Bước 1: Giống bước tiếp nhận yêu cầu; Bước 2: Tại hình Cơng việc (Job), - Để từ chối u cầu, click HÀNH ĐỘNG > CHANGE STATUS TO ‘NOT APPROVED’ Hình: Từ chối yêu cầu - Để hủy yêu cầu, click click HÀNH ĐỘNG > HỦY, Chọn lý ngưng hủy (bắt buộc); - Trạng thái: Chọn Đã hủy; - Bấm chọn LƯU trạng thái yêu cầu chuyển Đã hủy TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 15 / 25 Hình: hủy yêu cầu III NGHIỆM THU YÊU CẦU Sau KTV hoàn thành việc lắp đặt, Chi nhánh tiến hành nghiệm thu yêu cầu Nếu thông tin khách hàng có thay đổi nghiệm thu, phải có xác nhận KTV note lại trường Ghi Bước 1: Tìm kiếm yêu cầu nghiệm thu - Tại hình TRUNG TÂM DỮ LIỆU tìm kiếm khách hàng, click chọn tab CÔNG VIỆC > Chờ Xử Lý, chọn yêu cầu chờ xử lý - Hoặc Truy cập CRM > CÔNG VIỆC > QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, kết hợp điều kiện để tìm kiếm u cầu cơng việc chờ xử lý Bước 2: Nhập thông tin nghiệm thu - Tại hình Cơng việc (Job), Click SỬA; - Nhập mã người thu: Truy cập tab THÔNG TIN LIÊN LẠC > THÊM THÔNG TIN > NGƯỜI THU > click THÊM tìm mã người thu hệ thống để nhập > Tích chọn KÍCH HOẠT TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 16 / 25 - Nhập thiết bị không truy vết (Jack, cáp, chia, ): Chọn tab THÔNG TIN CÔNG VIỆC > Hàng hóa phụ cung ứng > Thêm > ADD EXTRA PHYSICAL GOODS, kết hợp điều kiện để tìm kiếm thiết bị thêm vào yêu cầu nghiệm thu Hình: Thêm thiết bị khơng truy vết - Nhập thiết bị truy vết có (chỉ áp dụng cho thuê bao số, Internet, VOD: Settopbox, SmartCard, Modem, Router, ) Trong tab HÀNG HÓA lựa chọn nhà phân phối tương ứng theo dịch vụ khách hàng đăng ký Chọn Hàng Hóa bán > ADD INSTALLED ITEM ON SUBSCRIPTION để thêm thiết bị TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 17 / 25 */ Lưu ý: Khi chọn thiết bị chi nhánh phải tích chọn Đã cho phép để tránh lỗi: Hình: Thêm thiết bị truy vết TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 18 / 25 - Nhập thông tin node quang, serial hợp đồng cách click vào số hợp đồng: Trong hình QUẢN LÝ THUÊ BAO > Các Nghiệp Vụ Liên Quan Đến Thuê Bao > Click vào link SỬA ĐỔI THƠNG TIN LẮP ĐẶT Hình: Nhập thơng tin node quang Bước 3: Đóng khung làm việc Để nghiệm thu yêu cầu công việc, người dùng cần nghiệm thu cơng việc, có chứa thơng tin đội thi công trước Truy cập tab HÀNH ĐỘNG > Chờ Duyệt chọn mã hành động > Tại hình hành động chọn menu Hành Động > COMPLETE ACTIVITY > Bấm nút Lưu để hồnh thành TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 19 / 25 Hình Màn hình nghiệm thu hành động Bước 4: Nghiệm thu u cầu - Tại hình Job (cơng việc) chọn menu Hành Động > HỒN THÀNH để hồn thành nghiệm thu yêu cầu TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 20 / 25 Phần 3: HƯỚNG DẪN CHỤP VÀ CẬP NHẬT CMTND TRÊN iCab Bước 1: Bật Icab App Bước 2: Đăng nhập Icab TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tịa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Bước 3: Chọn chức “Nghiệm thu yêu cầu lắp đặt” ICAB Bước 4: Chọn yêu cầu bảo hành cần cập nhật CMND TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Trang | 21 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 22 / 25 Bước 6: Chọn Thông tin khách hàng vào ấn vời biểu tượng sửa thông tin góc Bước 7: Chọn biểu tượng hình máy ảnh hình để chụp CMND TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Bước :Chụp mặt trước mặt sau CMT TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Trang | 23 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 24 / 25 Bước 9: Cập nhật CMND cách chọn biểu tượng cập nhật góc phải chọn có để cập nhật Bước 10: Kiểm tra CMTND import thành công hệ thống - Truy cập Trung Tâm Dữ Liệu > Tìm thuê bao cần xem thông tin CMTND - Click tab Thuê bao > Quản lý thuê bao - Trong hình Quản lý thuê bao Click tab THÔNG TIN LIÊN LẠC > XEM THÔNG TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM Trang | 25 / 25 - Trong hình Thơng tin liên hệ click tab ĐÍNH KÈM > Click link ảnh để xem ảnh chi LƯU Ý: - Hệ thống hỗ trợ lưu link ảnh không lưu file ảnh CMTND Nếu chi nhánh muốn tải ảnh máy tính click vào link ảnh save ảnh từ web máy cá nhân - Trong trường hợp Chi nhánh xóa link ảnh khách hàng, CN liên hệ IT để hỗ trợ cập nhật lại link ảnh TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Tầng 5, tòa nhà VTV, số ngõ 84, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội