TÀI LIỆU HỌC TẬP – GIẢNG DẠY KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Thời gian = VÀNG TÀI LIỆU HỌC TẬP – GIẢNG DẠY KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC    MỤC TIÊU HỌC TẬP : Sau học xong này, người học có thể: Trình bày ngun nhân gây lãng phí thời gian nguyên tắc quản lý thời gian Lập mục tiêu kế hoạch để quản lý thời gian công việc hiệu  Chủ động có trách nhiệm với thân cơng việc  NỘI DUNG: I Giá trị thời gian Tất có tài sản, thời gian – 1440 phút/ngày Thời gian ví vàng thứ tài sản tái tạo được, không thay đổi được, không mua bán Có người viết “Muốn biết giá trị đời người, hỏi người hấp hối; muốn biết giá trị năm, hỏi sinh viên trượt đại học; muốn hiểu hết giá trị tháng, tiếp xúc với người mẹ phải sinh thiếu tháng; để hiểu giá trị tuần, đến gặp tổng biên tập tờ báo tuần; muốn biết giá trị ngày, hỏi tù nhân; muốn biết giá trị giờ, hỏi người chờ đợi; để đánh giá giá trị phút, đặt vào tình cảnh người vừa lỡ chuyến bay chuyến tàu; muốn biết giá trị giây, hỏi người vừa thoát chết khỏi tai nạn; để đánh giá giá trị phần ngàn giây, đến gặp người vừa huy chương vàng kỳ thi đấu thể thao Olympic” “1 giây khơng nhiều khơng giây khơng làm làm tất cả; giây thời gian, mà thời gian vòng xoay bất tận, giây hôm không giây hôm qua không giống giây ngày mai Hãy sống để hối tiếc dù giây ngắn ngủi Có thể giây thay đổi đời người.” Vì đặc điểm trên, cần phải nhìn nhận giá trị thời gian q trọng nó; thật không quản lý thời gian, điều làm xếp sử dụng thời gian cho hiệu Ai làm chủ thời gian, cần học, luyện tập, kỷ luật kiên trì làm chủ thời gian Hãy nhớ rằng: “Tiền mua đồng hồ không mua thời gian” “Thời gian không chờ đợi ai” II Bạn sử dụng thời gian tốt khơng? Bạn hồn thành bảng câu hỏi trắc nghiệm bên cách ghi (“thường xuyên”) (“thỉnh thoảng”) (“chưa bao giờ”) vào ô “kết quả” tương ứng với câu hỏi; sau đó, bạn cộng kết lại để có đáp án việc sử dụng thời gian bạn Bạn sử dụng thời gian có tốt khơng? Câu trả lời Câu hỏi Kết Thương Thỉnh Chưa xuyên thoảng Mỗi ngày bạn bỏ khoảng thời gian định để lập kế hoạch làm việc cho ngày mai Bạn giải vấn đề lớn trước tiên Bạn hồn thành việc kế hoạch ngày 3 3 3 3 Bạn hồn thành cơng việc thời hạn mà khơng vội vàng Góc học tập bạn ln ngăn nắp, gọn gàng Bạn tìm thấy tài liệu cất giữ lâu cách nhanh chóng Bạn khơng gặp khó khăn việc định xem làm việc Bạn nộp tập theo kế hoạch yêu cầu giáo viên Bạn có vừa ăn vừa đọc sách, báo xem tivi … 10 Bạn có chỉnh lại đồng hồ đeo tay đồng hồ treo tường để thời gian xác Tổng cộng Đáp án cho việc sử dụng thời gian bạn:  Điểm 27 – 30: Bạn giỏi việc xếp sử dụng thời gian Bạn nên tiếp tục trì phát huy cách xếp sử dụng thời gian bạn  Điểm 24 – 26: Bạn xếp sử dụng thời gian tốt Bạn nên dành thêm thời gian quan tâm đầu tư vào việc xếp sử dụng thời gian bạn hợp lí hiệu học tập công việc bạn cao  Điểm 10 – 23: Khả xếp sử dụng thời gian bạn Bạn phân tích cẩn thận nguyên nhân để xếp sử dụng thời gian hiệu III Nhật ký thời gian Nếu bạn sử dụng thời gian chưa hiệu việc nên làm xem xét cách cẩn thận việc phân bổ thời gian cho công việc Hiện tại, bạn dành thời gian ngày cho việc: Học tập? Lướt web, Facebook, Zalo…? Nghe nhắn tin điện thoại? Đi chơi uống café với bạn bè? Đi mua sắm? … Việc phân tích cách bạn phân bổ sử dụng thời gian giải pháp tốt giúp bạn biết bạn lãng phí thời gian vào việc để phân bổ lại thời gian cho hợp lí Một cơng cụ giúp bạn có nhìn tổng quan trạng phân bổ sử dụng thời gian Nhật ký thời gian Bạn tham khảo mẫu nhật ký thời gian bên điều chỉnh cho phù hợp với bạn Khi lập nhật ký thời gian, bạn nên thời điểm bắt tay vào công việc kết thúc công việc cuối ngày để nghỉ ngơi Nhật ký thời gian Thứ …… ngày… tháng …… năm… Thời gian Nội dung công việc Thời lượng Kết ………… ……………… ………… …………… ………… ……………… ………… …………… ………… ……………… ………… …………… ………… ……………… ………… …………… Điều quan trọng bạn phải ghi lại công việc với thời lượng sử dụng cách xác theo trình tự thời gian Không ghi lại công việc lớn, quan trọng chiếm nhiều thời gian lên lịch trước lên lớp, học nhóm, làm thêm… mà việc nhỏ, không quan trọng chiếm thời gian ngày bạn chợ, nấu ăn, giặt quần áo, mua sắm hay ngồi tán gẫu với bạn bè… Để phân tích việc phân bổ sử dụng thời gian, bạn phải ghi lại nhật ký thời gian ngày, kết tốt bạn ghi nhật ký thời gian tuần Sau có nhật ký thời gian, bạn tiến hành phân tích nhật ký Cơng việc phân tích nhật ký thời gian gồm bước: Bước 1: Phân loại cơng việc theo nhóm Bước 2: Nhận định cách phân bổ thời gian cho nhóm công việc Bước 1: Phân loại công việc theo nhóm Việc phân loại cơng việc theo nhóm dựa vào chất cơng việc Cơng việc (CV) phân loại thành nhóm sau:    Nhóm CV 1: Cơng việc phục vụ nhu cầu cá nhân (vệ sinh cá nhân, ăn uống, giặt đồ, ) Nhóm CV 2: Cơng việc phục vụ cho học tập, cơng tác Nhóm CV 3: Cơng việc dành cho xã hội, gia đình sở thích Sau hồn thành việc phân loại cơng việc, bạn tính tỷ lệ phần trăm (%) thời gian bạn sử dụng cho nhóm cơng việc Biểu đồ phân bổ thời gian lý tưởng: Nhóm CV1 Nhóm CV2 Nhóm CV2: 50% Nhóm CV3 Tỷ lệ % thời gian cho nhóm cơng việc bạn:  Nhóm CV1: ……… %  Nhóm CV 2: ……….%  Nhóm CV3: ……… % Bước 2: Nhận định cách phân bổ thời gian cho nhóm cơng việc Bạn nhận định cách phân bổ thời gian cho nhóm cơng việc thông qua trả lời câu hỏi sau:  Bạn dành thời gian nhiều cho nhóm cơng việc nào?  Bạn dành thời gian cho cơng việc học tập?  Bạn có làm q nhiều công việc so với khả bạn không?  Bao nhiêu thời gian bạn bị “đánh cắp” vào việc bạn không thực cần đến có mặt bạn? Kết phân tích nhật ký thời gian sở để bạn phân bổ thời gian cho nhóm công việc hợp lý bạn lập kế hoạch làm việc sau IV Nguyên nhân gây lãng phí thời gian Chúng ta thường lãng phí thời gian nguyên nhân sau:  Thiếu mục tiêu: không đặt mục tiêu, bạn nên làm có ích cho sống mình, khơng biết cơng việc quan trọng để ưu tiên làm trước  Đặt nhiều mục tiêu: có nhiều mục tiêu, bạn nhiều thời gian cân nhắc lựa chọn mục tiêu thực mục tiêu  Làm việc khơng có kế hoạch: bạn khơng kiểm sốt việc cần làm, bạn rơi vào tình trạng lúc thảnh thơi lúc “vắt chân lên cổ” để giải cơng việc Tuy nhiên, công việc lên kế hoạch cứng nhắc thực theo thời gian định kế hoạch, phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với tình trạng cơng việc có tình bất ngờ đến  Góc học tập, làm việc, sinh hoạt khơng gọn gàng: bạn thời gian để tìm kiếm vật dụng học tập/làm việc/sinh hoạt bạn cần  Điện thoại – internet: thời gian lãng phí bạn dành nhiều thời gian cho nhắn tin, chat, chơi game, mạng xã hội …  Tính trì hỗn: lúc bạn chần chừ, trì hỗn cơng việc lúc thời gian trơi qua lãng phí Điều làm cho công việc bạn bị dồn đống  Khơng có khả nói “KHƠNG”: bạn khơng nói “Khơng” với cơng việc mà người khác nhờ bạn làm, bạn làm thời gian với cơng việc khơng phải V Các nguyên tắc quản lý thời gian Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên thực việc đây: Xác định mục tiêu: Việc xác định mục tiêu động lực để bạn phấn đấu Mục tiêu định hướng cho hoạt động bạn Hãy xem thêm mục IV – Lập mục tiêu SMART Liệt kê việc phải làm: Lỗi phổ biến quản lý thời gian cố gắng sử dụng trí nhớ bạn để nhớ nhiều công việc dẫn đến bạn bị tải thông tin Việc lập danh sách việc phải làm cách tuyệt để xếp kiểm soát công việc bạn Một điều quan trọng đảm bảo danh sách công việc thật khả thi Khơng thích thú với danh sách q dài 2/3 cơng việc danh sách chưa hoàn thành - Hãy nhớ rằng, lên danh sách chuyện cần làm (như học tập, nghiên cứu, vui chơi, giải trí, ăn uống, nghỉ ngơi, chăm sóc thân, tập thể dục, dành thời gian cho gia đình, hoạt động xã hội, công việc, đến câu lạc hữu ích, suy ngẫm…) phát huy tác dụng bạn phân bổ giới hạn thời gian phù hợp cho nhiệm vụ Và đừng quên ghi lên lịch làm việc Cách làm mang tính kỷ luật khơng giúp bạn hồn thành cơng việc, mà cịn cải thiện khả ước định thời lượng tăng tốc cần Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách công việc phải làm giúp bạn tập trung dành nhiều thời gian vào việc thật quan trọng khó khăn Một chuyên gia nói rằng: “Bạn có hai cánh tay đầu vác ba, bốn bao tải lúc điều khơng thể Chính vậy, sách mà bạn cần thi hành ưu tiên việc quan trọng tập trung hết tốc lực vào Bạn sếp giao cho giải lúc hai ba nhiệm vụ tất cần hoàn thành cách tốt Hãy suy nghĩ tìm đâu việc làm quan trọng thực đầu tiên, sau bước tiếp theo” Dành thời gian hiệu cho việc quan trọng: Thành công việc quản lý thời gian xuất phát chủ yếu từ tự quan sát thân môi trường xung quanh bạn Đầu tiên, ý đến nhịp sinh học bạn Bạn cảm thấy tỉnh táo làm việc vào buổi sáng hay vào buổi tối? Ngoài ra, để ý xem trường hợp bạn có hội tốt để hồn thành cơng việc Lập kế hoạch thực hiện: Dù bạn thực bốn nguyên tắc nêu trên, có nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng: lập kế hoạch thực Nếu bạn chưa làm vậy, mua lịch để bàn sổ để lập kế hoạch hàng tuần, chí hàng ngày Hãy viết cơng việc quan trọng, ngày đến hạn thời hạn công việc lịch hàng tháng để giúp bạn theo dõi ngày quan trọng đến Sau đó, bạn sử dụng lịch nhắc việc để lên lịch trình hàng tuần hàng ngày Hãy xem thêm mục V – Lập kế hoạch Mang theo sổ nhỏ: Bạn khơng biết bạn có ý tưởng lớn thơng thái sáng suốt Vì vậy, bạn nên mang theo sổ nhỏ để tới đâu bạn ghi lại suy nghĩ Nếu bạn để thật lâu viết suy nghĩ mình, bạn qn Một cách khác bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số 10 Tận dụng thời gian “chết”: Bạn tận dụng thời gian “chết” để làm số việc bạn tiết kiệm thời gian Chẳng hạn, bạn tận dụng thời gian ngồi chờ phòng khám để tranh thủ ghi lại thứ đồ linh tinh cần mua lúc đợi nồi cá kho bếp ăn bạn quét nhà Nếu có hội tận dụng triệt để, ghi nhớ bạn hồn tồn sử dụng chúng để thư giãn cần thiết Tạo cho tính kỷ luật thói quen: Việc vận dụng nguyên tắc để quản lý thời gian hiệu đòi hỏi bạn có tính kỷ luật rèn luyện thường xun để tạo thói quen Nếu bạn lập kế hoạch thực cụ thể, bạn khơng có kỷ luật tuân thủ thực công việc theo thời gian xác định kế hoạch kế hoạch bạn bị phá vỡ Điều có nghĩa bạn không quản lý thời gian Nhận thói quen xấu: Bạn nên lập danh sách thói quen xấu tiêu tốn thời gian bạn, phá hủy mục tiêu bạn hạn chế thành công bạn Sau lập xong danh sách, bạn tập loại bỏ thói quen loại bỏ thói quen cách có hệ thống khỏi sống bạn Bạn nhớ cách tốt để loại bỏ thói quen xấu thay thói quen tốt 10 Học cách nói “khơng”: Là kỹ nhiều trị gia tiếng Tổng Thống Obama, Bill Gates,… sử dụng thành cơng Nhẹ nhàng nói “khơng” với thứ ưu tiên hàng đầu bạn Bạn có xác 24 ngày để làm điều mà bạn cần làm, bạn không học cách từ chối với điều không quan trọng,0 bạn ngập đầu với công việc mà khơng mang lại hiểu Thay vào đó, bạn tập trung vào mục tiêu quan trọng thân bạn Tâp trung thời gian vào việc quan giúp bạn thành công 11 11 Từ bỏ tư tưởng trì hỗn Một chun gia cho rằng: “Tư tưởng trì hỗn cơng việc kẻ thù thành cơng Nhiều người có kỹ cần thiết tài để thực nhiệm vụ lại lười biếng tồn tư tưởng “chây ỳ” Mỗi ngày tích chút cơng việc nghĩa ngày bạn phí phạm lượng thời gian đáng kể tiếp tay ni dưỡng thói quen xấu” Do đó, bạn từ bỏ tính trì hỗn cơng việc để sử dụng thời gian hiệu VI Lập mục tiêu SMART Mục tiêu bạn năm tới gì? Bạn trở thành doanh nhân thành đạt luật sư, bác sĩ, kỹ sư tiếng? Để thực ước mơ bạn khơng thể ngồi chờ thành cơng đến tìm mà cần tạo hội để thành công Cơ hội việc bạn đặt mục tiêu cho thân Khi xác định mục tiêu, bạn nên quan tâm đến giá trị hồn thành Với mục tiêu có giá trị động lực để hồn thành lớn Nếu bạn không hào hứng với kết quả, mục tiêu khơng thích hợp với mục tiêu lớn bạn bỏ cơng sức để thực mục tiêu khó có khả hồn thành Hãy đặt mục tiêu ưu tiên cần trước đừng đặt mục tiêu xa vời nhiều mục tiêu khiến bạn không đủ thời gian để thực chúng đuối sức mục tiêu cần lâu hoàn thành Để xác định mục tiêu cho thân, bạn tự trả câu hỏi “Tôi muốn đạt gì?” Bạn cần theo nguyên tắc để mục tiêu bạn trở thành mục tiêu SMART (thông minh) 12 Specific – Cụ thể: mục tiêu bạn cần phải có rõ ràng cụ thể gì, ai, đâu, Có mục tiêu cụ thể thân bạn biết cần gì, biết cần đâu kết thúc Measurable – Đo lường được: Mục tiêu bạn đặt phải đo lường cụ thể giá cả, số lượng khối lượng, thời gian … Achievable – Khả thi: Phải đảm bảo mục tiêu đặt có khả thực khơng bạn dễ dàng tự tin thấy nản lòng Tuy nhiên đừng đề mục tiêu đơn giản dễ dàng thực với thân Khi bạn chủ quan đạt mục tiêu dễ dàng không tạo cho bạn cảm giác hài lòng Tốt nên thiết lập mục tiêu thực tế thử thách để cân thứ khiến bạn phải “nâng cao khả năng” mang lại hài lòng lớn cho thân Relevant – Thích hợp: Khi đặt mục tiêu thích hợp với định hướng sống nghiệp, bạn tập trung để ln tiến lên hồn thiện Cịn đặt mục tiêu q rộng không phù hợp, bạn thấy thời gian đường, sống nẻo Timely – Thời hạn: Mục tiêu phải có thời gian để bạn biết cần thực cách nhanh nhất, thời gian bạn chờ đợi kết Nếu khơng có thời gian cụ thể khiến bạn nhanh nản lòng VII Lập kế hoạch Ma trận quản lý thời gian Chúng ta sống giới áp lực thời gian, nơi nhìn chung có nhiều cơng việc/ nhiệm vụ 13 chồng chéo đòi hỏi tập trung Do đó, làm để người vừa quản lý làm cơng việc tốt vừa trì đầu óc tích cực? Ma trận quản lý thời gian Covey phương pháp hiệu cho việc tổ chức nguồn lực bạn Quan trọng Cấp thiết Không cấp thiết (I) Quan trọng & Cấp (II) Khơng cấp thiết & Quan trọng thiết Có kế hoạch làm hợp lý Làm Không (III) Cấp thiết & Không (IV) Không cấp thiết & Không quan quan quan trọng trọng trọng Làm sớm tốt Làm sau Phần tư (I) cho việc có thời hạn quan trọng Phần tư (II) cho chiến lược phát triển lâu dài Phần tư (III) cho công việc chen ngang Những việc chen ngang thật không quan trọng, muốn có kết Phần tư (IV) cho hoạt động đem đến giá trị Những hoạt động thuộc nhóm thường sử dụng cho việc nghỉ giải lao từ hoạt động quan trọng bị áp lực thời gian Nhiều người tìm thấy hầu hết hoạt động họ rơi vào Phần tư (I) (III) Phần tư (II) thường sử dụng Tuy nhiên, Phần tư (II) quan trọng khác thường người phải làm việc cách chiến lược lẫn khôn khéo Việc tìm cách để mở rộng hoạt động Phần tư (II) kết thông thường từ việc sử dụng ma trận Việc sử dụng ma trận: Ma trận quản lý thời gian có nhiều ứng dụng Hai ứng dụng đề nghị Việc sử dụng rõ ràng ma trận liệt kê 14 danh sách hoạt động/việc cần làm bạn xếp tất hoạt động vào ma trận phù hợp Sau đó, đánh giá lượng thời gian mà bạn phải hồn thành danh sách cơng việc, cần thiết, xếp lại công việc Ứng dụng thứ ma trận chiến lược đánh giá tuần Hãy photo bảng ma trận (xem phụ lục 1) sử dụng ma trận cho ngày làm việc tuần, liệt kê việc/hoạt động thời gian sử dụng Vào cuối tuần, tổng hợp liệu ngày riêng lẻ vào ma trận (số 6) tính tốn phần trăm thời gian sử dụng ma trận Sau đó, đánh giá thời gian bạn sử dụng tốt liệu bạn có làm việc vượt nhu cầu để xếp lại Lập kế hoạch cá nhân ngày Bạn lập kế hoạch hàng ngày theo bước sau: • Lập danh sách việc cần làm • Quyết định trình tự giải cơng việc cần làm • Phân bổ thời gian tính thời lượng cho cơng việc • Mơ tả kết cần đạt công việc Bạn sử dụng biểu mẫu để lập kế hoạch cá nhân ngày: Thời gian Công việc Thời lượng ước tính Kết Lập kế hoạch START Một kiểu kế hoạch khác bạn sử dụng để quản lý thời gian tổ chức công việc kiểu STARS 15      Steps – Các bước công việc Timing – Thời gian Assignment – Người thực Responsibility – Người chịu trách nhiệm Success Criteria – Tiêu chí thành cơng Các bước (S)      Thời gian Người thực (T) (A) Người chịu Tiêu chí trách thành công nhiệm (R) (S) Người chịu Tiêu trách thành công nhiệm (R) (S) Hoặc Steps – Các bước (số thứ tự) Timing – Thời gian Assignment – Công việc Responsibility – Người chịu trách nhiệm Success Criteria – Tiêu chí thành công Các bước (S) Thời gian Côngviệc (T) (A) Chú ý: 16 chí Đừng chia thời gian cho việc trọng yếu, để làm xong nhiều việc hơm nay, bạn thất bại Cần xác định đâu việc cần thêm thời gian đâu việc rút ngắn thời gian thực Cần ý có việc chen ngang, có chuyện đột xuất ngồi dự tính, bạn phải ghi giấy, để xem xét phân bố lại thời gian Đánh dấu chéo vào việc hoàn thành ngày Dù việc nhỏ làm trịn theo kế hoạch, khiến bạn vui với cảm giác thành công  Câu hỏi tập: Thời gian có giá trị nào? Hãy hoàn thành bảng câu hỏi trắc nghiệm mục II – Bạn sử dụng thời gian có tốt khơng? Từ bảng trắc nghiệm, trình bày kết sử dụng thời gian bạn nào? Hãy lập nhật ký thời gian cho ngày gần Bằng việc phân tích nhật ký đó, bạn cho biết phân bổ thời gian cho nhóm cơng việc? Những nguyên nhân gây lãng phí thời gian bạn? Bạn vận dụng nguyên tắc để quản lý thời gian hiệu quả? Hãy viết mục tiêu SMART mà bạn muốn đạt tháng tới Hãy sử dụng Ma trận quản lý thời gian (xem phụ lục 1) để lập kế hoạch tuần làm việc bạn Cho tình huống: Bạn Bí thư Ban Chấp hành Chi Đồn lớp, Ban chấp hành Chi Đoàn gồm thành viên Nhân dịp trung thu, Chi Đoàn lớp bạn chuẩn bị cho chuyến thăm tặng quà trẻ em nghèo khuyết tật Trung tâm nuôi dạy trẻ em nghèo khuyết tật (Trung tâm tên Mái ấm) Bạn lập kế hoạch STARS để phân công công việc chuẩn bị cho thành viên BCH để thực chuyến thăm tặng quà